Документаційне забезпечення управлінської діяльності органів місцевого самоврядування

Тип работы:
Курсовая
Предмет:
Менеджмент


Узнать стоимость

Детальная информация о работе

Выдержка из работы

Зміст

  • Вступ
  • Розділ 1. Управлінська документація: створення та класифікація
    • 1.1 Документ як невід'ємна частина документаційного забезпечення
    • 1.2 Проблеми класифікації управлінських документів
    • 1.3 Створення управлінських документів
  • Розділ 2. Організація роботи з управлінськими документами в діяльності органів місцевого самоврядування
    • 2.1 Документування управлінської діяльності в органах місцевого самоврядування
    • 2.2 Перспективні напрямки документаційного забезпечення управлінської діяльності органів місцевого самоврядування
    • 2.3 Актуальність впровадження нових інформаційних технологій в управлінські процеси
    • 2.4 Механізація та автоматизація управлінської документації в діловодних процесах
  • Висновки
  • Список використаної літератури

Вступ

Актуальність теми полягає в тому, що документування та організація роботи з документами як складові процесу управління є важливими чинниками забезпечення результативної та ефективної діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування.

Документування управлінської інформації та організування роботи зі службовими документами є одним із основних складових діяльності органів місцевого самоврядування. Належна організація функціонування цих органів забезпечує успішний розвиток держави, зокрема її соціально-економічну та політичну стабільність. Саме на місцевому рівні вирішуються основні проблеми життєдіяльності територіальної громади та забезпечується реалізація її інтересів. Діяльність у цьому напрямі є головним завданням органів місцевого самоврядування, успішне здійснення якого залежить від якісного та оперативного опрацювання відповідної інформації, що надходить до цих органів або створюється ними у вигляді документів.

Мета курсової полягає у дослідженні особливостей документаційного забезпечення управлінської діяльності органів місцевого самоврядування та з’ясуванні перспектив його подальшого розвитку. З цією метою потребують розв’язання наукові завдання, які полягають у аналізі нормативно-методичної бази документаційного забезпечення діяльності органів місцевого самоврядування; дослідженні процесів документування й організації роботи зі службовими документами та виробленні на цій основі практичних рекомендацій щодо подальшого розвитку діловодства в органах місцевого самоврядування в Україні.

У державних органах та органах місцевого самоврядування як типова, так і профільна документація представлені переважно видами управлінських документів. Це означає, що в документаційному забезпеченні діяльності органу місцевого самоврядування основними є процеси створення та організація функціонування службових управлінських документів. Однак, нині, на відміну від традиційних діловодних процесів, вони реалізуються із врахуванням впровадження систем електронного документообігу, методів інформаційного забезпечення керування, моніторингу документаційних потоків в установі, керування документаційними процесами відповідно до чинних національних стандартів. Незважаючи на актуальність дослідження зазначених аспектів у роботі органів місцевого самоврядування в Україні вони залишаються поза увагою державних службовців та посадових осіб органів місцевого самоврядування.

Розділ 1. Управлінська документація: створення та класифікація

У сучасному суспільстві інформація стала повноцінним ресурсом виробництва, важливим елементом соціального та політичного життя суспільства. Якість інформації визначає якість управління. У сучасних умовах для підвищення ефективності управління необхідно приділяти достатньо уваги вдосконаленню роботи з документами, оскільки будь-яке управлінське рішення ґрунтується на інформації, на службовому документі.

Управлінська документація являє собою систему документів, що забезпечують управлінські процеси в суспільстві, в установі, на підприємстві, в організації.

Підставою для створення документів в установах є необхідність засвідчення наявності та змісту управлінських дій, передавання, зберігання і використання інформації протягом певного часу або постійно. [1]

1.1 Документ як невід'ємна частина документаційного забезпечення

Сучасне документаційне забезпечення управління — це досвід людських взаємовідносин, що накопичувався і передавався із покоління у покоління упродовж століть. Документ (від лат. documentum — зразок, взірець, свідоцтво, доказ), матеріальний об'єкт, що має інформацію в зафіксованому вигляді і спеціально призначений для її передачі у просторі. Документ — це діловий папір, що підтверджує будь-який факт або право на щось. І тому для юриста документ — це засіб доказу події, для історика — першоджерело, для управлінця — засіб фіксації і передачі управлінського рішення [2].

Документ — це не тільки об'єкт, виріб. Це — явище, зокрема явище оформлення нового способу фіксації інформації, каналу комунікації. І саме головним моментом виникнення документа, формування його як явища є ознака типовості такого роду об'єктів з уніфікованим способом фіксації інформації і зовнішньою формою. Така уніфікованість дозволяла чітко ідентифікувати ці об'єкти як справжні, що підтверджувало, кажучи сучасною мовою, їхню юридичну силу. У цьому плані і значну роль відіграла і печатка власника. Такі зауваги дуже важливі, зважаючи на те, до якої сфери належали перші документи, бо це були не тільки правові відносини [1].

Документ може розглядатися в різних аспектах. Зокрема, для управлінського документознавства актуальним є його аналіз як інструмента управління, а також розгляд його характеристик як юридичного акту. Мова йде про юридичну силу документної інформації, яка, між тим, має місце за умови наявності позатекстових інформаційних елементів-бланку, печатки, підпису тощо. Більш масштабною є концепція документа як елемента соціальної пам’яті, як частки ноосфери. Власне і аспекти розгляду функціонування документа як з наукової системи у певному середовищі текстів споріднені з такого роду концепціями в плані соціальних комунікацій, з одного боку, і документальною пам’яттю людства — з другого. Ретроспективна і оперативна частини світового документального поля розглядаються з точки зору їхнього руху, актуалізації, потенційного інформаційного ресурсу суспільства.

Документ вважається виконаним тільки у тому випадку, коли зазначені у ньому питання (проблеми) знайшли своє вирішення і заявник отримав відповідь по суті. Після виконання документ знімається з контролю, причому це може зробити лише та особа, яка поставила його на контроль.

Оскільки документи є не лише інструментом, а й регулятором управлінських процесів, вони потребують наявності як певних правил їх складання та оформлення, так і організації роботи з ними.

Правове регулювання документаційного забезпечення управління в Україні здійснюється системою органів державної влади та органів місцевого самоврядування відповідно до їх компетенції, що визначена Конституцією України, законами України та підзаконними нормативно-правовими актами. Найважливіша роль у правовому регулюванні документаційного забезпечення управління належить Верховній Раді України, яка у межах компетенції, передбаченої ст. 85 Конституції України щодо визначення засад внутрішньої політики, шляхом встановлення окремих норм, закріплених у Конституції України, а також прийняття спеціальних законів визначає основні напрями державної політики у сфері діловодства та архівної справи і створює законодавчу базу для її реалізації. [3]

1.2 Проблеми класифікації управлінських документів

Проблеми класифікації управлінських документів вперше були сформовані російським науковцем проф. К.Г. Мітяєвим у середині 60-х років минулого століття. Потреба в поділі документів на окремі групи та системи документації були розглянуті ним у нерозривному зв’язку з діловодними процесами: складанням номенклатури справ та організацією пошуку документів.

Всі системи документації офіційного походження, як зазначає проф. С. Г. Кулешов, можна поділяти на базові, інфраструктурні та дисциплінарні.

Базові - це сукупність систем документації, що утворилися в результаті функціонування «базових» сфер соціальної діяльності (наука, економічна сфера, виробництво, освітянська діяльність тощо) та/чи спрямовані на забезпечення такого функціонування.

Складові системи базової документації офіційного походження включають сукупності документації з найбільш усталеними формами документів, а деякі з них в свою чергу містять ще цілий ряд систем документації. Інфраструктурні види документації названі через те, що функціонують вони в інфраструктурі кожної базової сфери соціальної діяльності: науці, виробництві, навчанні, економічній сфері тощо. Цей блок включає управлінські, нормативні та інформаційні групи документів. Дисциплінарні (галузеві) — це види документації, що утворюються в результаті функціонування різних сфер соціальної діяльності і відповідають за змістом певній науковій (науково-технічній) галузі знань. Групування документів у межах цього блоку проф. Кулєшов С.Г. пропонує здійснювати за традиційним поділом на три цикли наукових дисциплін: технічні, гуманітарні та природничі. До технічної системи документації відносити будівельну, транспортну, енергетичну, машинобудівну, житлово-комунальну і т. п., до гуманітарної - соціологічну, екологічну, етнографічну і т.п., а до природничої - геологічну, картографічну, метеорологічну тощо. До дисциплінарних видів документації можна було б додати також документацію праводілової сфери з включенням до неї судової, нотаріальної, цивільно-реєстраційної документації та документації органів зовнішніх та внутрішніх справ.

Незважаючи на запропонований науковій спільноті широкий спектр рішень, проблеми розроблення класифікацій документації та їх диференціації за більш-менш сталими системами до кінця не вирішені. Нерідко об'єднання різних систем (підсистем) документації зумовлюється потребами практичної діяльності чи усталеністю вже розроблених класифікаційних схем. Так, приклад врахування вищезазначених чинників подає такий нормативно-методичний посібник у діловодстві та архівній справі, як «Перелік типових документів, що утворюються в діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, організацій і підприємств, із зазначенням термінів зберігання документів. Види номіналів документів подані в ньому за сферами соціальної діяльності та їх окремими напрямами.

У Переліку документи згруповані за ступенем значущості їх видів та питань, що в них відображаються з умовним поділом їх на: — документи, що утворюються в управлінській діяльності (частина 1); - документи, що утворюються в науково-технічній та виробничій діяльності (частина 2). Перелік слугує нормативно-методичним посібником для створення на підприємстві єдиної системи формування справ, забезпечення їх обігу, можливості швидкого пошуку документів за їх змістом, проведення експертизи документів для визначення подальшої роботи з ними.

Організацією може вестись також й інша документація (робочі інструкції, сітьові графіки, плани заходів з якості тощо), що не є обов’язковими для розробки системи менеджменту якості. Вдосконалення організації руху й змісту ділових документів за умов однієї установи, групи установ чи в масштабах галузі в цілому впливає на їхню діяльність й забезпечує виконання документами певних соціальних функцій. Відповідно досконалість цієї діяльності повинна мати обґрунтування з точки зору якісного забезпечення управління певними видами ділової офіційної документації.

Більшу частину документаційного фонду установи складає її управлінська документація, тобто система документації, що забезпечує виконання функції управління. Незалежно від напрямів діяльності установи управлінська документація виступає як інфраструктурна й об'єднуюча, тобто є в кожній установі та стосується роботи всіх підрозділів.

Під системою управлінської документації розуміється сукупність взаємопов'язаних офіційних документів, що застосовуються в установі. Це перш за все організаційно-розпорядча документація, що включає документацію з організації систем та процесів управління, управління кадрами та з оцінки трудової діяльності. До цього виду документації відносяться організаційні (статут, положення, правила та інструкції), розпорядчі (накази, рішення, розпорядження, вказівки, ухвали) і довідково-інформаційні документи (заяви, доповідні та пояснювальні записки, графіки відпусток). Зафіксована в системі управлінській документації інформація мусить свідчити про ефективність діяльності установи, вона являється основою для її оцінювання і показує наскільки дієвим є управління з боку вищих ланок, якого воно потребує коригування чи вдосконалення. Успішне функціонування установи неможливе без точного відображення її економічних показників, виваженої цінової політики, наявних взаємовигідних торгових угод з партнерами (в тому числі іноземними) та інших фінансових показників, що знаходять своє відображення в економічній документації (плановій, торговельній, зовнішньоторговельній, фінансовій, ціновій, ресурсній, бухгалтерсько-обліковій, з організації праці тощо). Зазначена документація являється базовою для прийняття управлінських рішень й підготовки організаційно-розпорядчих документів. Так, основою бухгалтерсько-облікової документації являються звіти про надходження коштів, звіти про фінансово-майновий стан, баланс установи, рахунки, платіжні документи, відомості тощо. До фінансової документації відносяться фінансові плани (баланси прибутків та видатків), лімітні довідки, звіти про використання валютних планів, проведення платежів, надходження валюти і т. п.

До управлінської можна також певним чином віднести кадрову документацію, що відображає питання обліку та організування роботи з персоналом установи, включаючи питання проведення атестації і встановлення кваліфікацій, зарахування до резерву кадрів, нагородження та присвоєння почесних звань, призначення пенсій тощо. Окремо можна виділити документацію з соціальних питань та соціального захисту, а також словниково-довідкову документацію (висновки, довідки, доповіді, списки тощо). Управлінські документи, як зазначає проф. С. Г. Кулешов, можна розділити за дворівневими класифікаціями, на групи (класи документів), що в свою чергу будуть поділятись на підгрупи (підкласи) та види документів.

Існує також проста класифікація управлінських документів на вхідні, вихідні та внутрішні (ознакою побудови тут є організація процесу їхнього обігу), вхідні документи у свою чергу можуть поділятися на ті, що підлягають і ті, що не підлягають реєстрації, прості та складні, термінові чи безстокові, загальнодоступні та секретні тощо. Вид номіналу документа (наприклад, акт про списання матеріальних цінностей, наказ про ліквідацію підприємства, заява про надання відпустки) може вказувати на тему документа, яка розкривається в його змісті. [4]

1.3 Створення управлінських документів

Другий розділ закону України «Про діловодство» розповідає про створення управлінських документів та організація роботи із службовими документами.

Згідно закону існують такі вимоги до створення управлінських документів:

1. Створювані суб'єктом організації діловодства управлінські документи повинні відповідати правовому статусу суб'єкта організації діловодства. Органи державної влади та органи місцевого самоврядування створюють управлінські документи в межах своїх повноважень.

2. Управлінські документи суб'єкта організації діловодства повинні відповідати уніфікованим формам, які встановлюються національними стандартами, нормативно-правовими актами. Перелік класів управлінських документів визначається Державним класифікатором управлінської документації, який затверджується спеціально уповноваженим центральним органом виконавчої влади у сфері стандартизації.

3. Склад реквізитів управлінських документів встановлюється національними стандартами, а також нормативно-правовим актами, виданими відповідними центральними органами виконавчої влади, іншими органами виконавчої влади.

4. Матеріальний носій інформації управлінського документа, способи та засоби її фіксування повинні забезпечувати збереженість документа протягом визначеного строку його зберігання.

Щодо організації роботи із службовими документами, то тут існують такі вимоги:

1. Передача суб'єктом організації діловодства службових документів іншому суб'єкту організації діловодства чи фізичній особі та одержання суб'єктом організації діловодства службових документів від іншого суб'єкта організації діловодства чи фізичної особи здійснюється засобами поштового, електронного зв’язку або кур'єрськими службами.

2. Службові документи незалежно від виду матеріального носія інформації функціонують в системі діловодства на єдиних організаційних та правових засадах.

3. Службовий документ повинен бути розглянутий суб'єктом організації діловодства у строк не пізніше ніж 30 днів з моменту його надходження, якщо інше не передбачено законодавством.

4. Завдання, визначене у службовому документі, виконується у встановлений строк.

Щодо користування службовими документами та використання інформації:

1. Користування службовими документами суб'єкта організації діловодства та використання інформації, яку вони містять, здійснюється згідно із законодавством та відповідно до інструкції з діловодства, затвердженої керівником суб'єкта організації діловодства.

2. Суб'єкти організації діловодства та фізичні особи мають право одержувати копії службових документів, довідки та витяги із службових документів у порядку, передбаченому законодавством.

3. Вилучення оригіналів службових документів із документаційного фонду суб'єкта організації діловодства органами державної влади має бути тимчасовим і лише у випадках, передбачених законом. [5]

управлінський документ місцевий самоврядування

Розділ 2. Організація роботи з управлінськими документами в діяльності органів місцевого самоврядування

Органи державної влади та органи місцевого самоврядування визначають конкретний комплекс документів, необхідний та достатній для документування їх діяльності. Ці документи групуються за логічною послідовністю виконання, а їх систематизований перелік справ називається «номенклатурою справ».

Номенклатура справ — це обов’язковий для кожної юридичної особи систематизований перелік назв справ, що формуються в її діловодстві, розміщених у певній послідовності, із зазначенням строків зберігання справ.

Документування управлінської інформації та організування роботи зі службовими документами є одним із основних складових діяльності органів місцевого самоврядування. Належна організація функціонування цих органів забезпечує успішний розвиток держави, зокрема її соціально-економічну та політичну стабільність.

Документаційним забезпеченням називають галузь діяльності, що забезпечує документування і організацію роботи з офіційними документами. [6] У свою чергу, документаційне забезпечення діяльності органів місцевого самоврядування залежить від різних чинників, ключовими серед яких є наявність законодавчих актів, нормативних та методичних документів, що регулюють основні діловодні процеси, які в сукупності складають нормативно-методичну базу та поділяються на такі групи документів:

— законодавчі акти України, укази та розпорядження Президента України, постанови та розпорядження Кабінету Міністрів України;

— нормативні та методичні документи, які розробляються Державним комітетом архівів України та Українським науково-дослідним інститутом архівної справи та документознавства;

— нормативно-правові, методичні документи, які створюються органами законодавчої та виконавчої влади регіонального рівня;

— організаційно-правові, розпорядчі та методичні документи, які розробляються конкретним органом місцевого самоврядування. [7]

На сьогодні створення службових документів в органах місцевого самоврядування здійснюються за правилами, визначеними у: Державному стандарті України (далі - ДСТУ) 3843−99 «Державна уніфікована система документації. Основні положення», ДСТУ 3844−99 «Державна уніфікована система документації. Формуляр-зразок. Вимоги до побудови», ДСТУ 4163−2003 «Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів». Особливої уваги заслуговує стандарт з оформлення організаційно-розпорядчого документу (далі - ОРД), який встановлює основні вимоги до створення бланків цих документів, змісту та розташовування реквізитів, а також правила з виготовлення документів друкованими засобами. Цей стандарт поширюється на всі типи уніфікованих систем документації, крім електронних ОРД, що доводить необхідність стандартизації вимог щодо оформлення цих документів. [1]

При цьому, слід зазначити, що облік, систематизацію, контроль складу та зміст уніфікованих форм документів, а також їх автоматизований пошук забезпечує Державний класифікатор (далі - ДК) управлінської документації, який є номенклатурним переліком назв уніфікованих форм документів з кодовими позначеннями. Першою системою, яка представлена у ДК 010−98, є ОРД, в якій визначено чотири підкласи, а саме: документація з організації систем управління, з організації процесів управління, з управління кадрами, з оцінки трудової діяльності [7].

Організаційним документом, що регулює документаційне забезпечення діяльності органів місцевого самоврядування, є інструкція з діловодства, що створюється в межах відповідного органу на підставі низки чинних нормативно-правових документів, основним з яких є Примірна інструкція з діловодства. Структура індивідуальної інструкції з діловодства органу місцевого самоврядування загалом відповідає структурі Примірної інструкції з діловодства. В індивідуальній інструкції фіксуються правила здійснення основних діловодних операцій на кожному етапі документообігу, починаючи з приймання або створювання документа до його відправлення, зберігання або знищення, враховуючи специфіку діяльності органів місцевого самоврядування. Значна увага концентрується на регламентації процесу документування службових документів, зокрема розпорядчого та довідково-інформаційного характеру. Індивідуальна інструкція з діловодства, як правило, містить розділи, які регламентують напрями діяльності органів місцевого самоврядування, властиві тільки для них. Наприклад, розділ про порядок підготовки рішень виконкому місцевої ради, їх створювання, оформлення, узгодження, доопрацювання після узгодження та розгляду. Проте, у вказаній інструкції з діловодства чітко не прописані функції сільського, селищного, міського голови, секретаря ради / виконкому, заступників голови, керуючого справами та керівників відділів ради по роботі з документами. Ця інформація повинна міститись у розділі «Загальні положення». [7]

Також до методичних документів, які розробляються у межах органу місцевого самоврядування та розширюють методичну базу його документаційного забезпечення, показують маршрут руху документів слід віднести схеми, таблиці, графіки. Ці документи окреслюють основні етапи документування та організації роботи зі службовими документами, визначають структурні підрозділи та посадових осіб, відповідальних за виконання певної діловодної операції, їх взаємозв'язки, а також основні технічні засоби, які використовуються у роботі з документами.

Усе це дає можливість підготувати варіанти більш раціонального документаційного забезпечення діяльності органів місцевого самоврядування шляхом розроблення типових зразків основних видів документів, які використовуються у поточній роботі органів місцевого самоврядування.

У межах органів місцевого самоврядування використовуються переліки документів, що визначають види й підвиди документів та є методичною основою діловодних операцій органів місцевого самоврядування. До них належать: перелік документів, які підлягають затвердженню у виконавчих органах ради; перелік документів, які скріплюються гербовою печаткою виконкому ради; перелік документів, які не підлягають реєстрації; перелік документів, які підлягають спеціальному контролю за їх виконанням та ін. Тобто, такий перелік документів дозволяє у більш ефективний спосіб організовувати роботу органу місцевого самоврядування, керувати ним, координувати та контролювати його діяльність, забезпечувати інформацією, необхідною для прийняття об'єктивного управлінського рішення.

У свою чергу, своєрідна уніфікація як самих документів, так і правил роботи з ними, сприяє вдосконаленню документаційного забезпечення управлінням діяльності органу місцевого самоврядування, а також позитивно впливає на документно-комунікаційний процес, який відбувається між структурними підрозділами місцевої ради та її виконавчих органів.

Саме тому, актуальним на сьогодні є розроблення нормативних та методичних документів, спеціально розроблених для регулювання документаційного забезпечення діяльності органів місцевого самоврядування, зокрема розроблення на державному рівні такого нормативного документа як Порядок документування сесій органу місцевого самоврядування та засідань його виконавчого комітету. Це сприятиме більш чіткій розробці основних вимог щодо підготовки та оформлення матеріалів до сесій рад і проведення засідань її виконавчого комітету, а також надасть можливість уніфікувати документування та організувати роботу зі службовими документами у відповідних органах. [1]

2.1 Документування управлінської діяльності в органах місцевого самоврядування

Документування управлінської діяльності полягає у фіксації за встановленими правилами на паперовому або магнітному носіях управлінських дій, тобто у створенні документів. Сукупність дії, здійснюваних органами управління по створенню і використанню документів називається документуванням управлінської діяльності.

В управлінській діяльності використовуються головним чином текстові документи, інформація в яких зафіксована будь-яким письмовим способом — рукописним або друкарським, такі документи, оформлені відповідно до певних правил називають управлінськими, а їх сутність управлінською документацією.

Управлінська документація являє собою систему документів, що забезпечують управлінські процеси в суспільстві, в установі, на підприємстві, в організації.

Підставою для створення документів в установах є необхідність засвідчення наявності та змісту управлінських дій, передавання, зберігання і використання інформації протягом певного часу або постійно.

З погляду використання в управлінні розрізняють такі документи:

1. офіційні, власні і власного походження;

2. справжні оригінали офіційних документів, дублікати і копії, витяги з офіційних документів.

Офіційним є документ, створений організацією або посадовою особою і оформлений у встановленому порядку. Під посадовою особою розуміють особу, яка здійснює функції представника влади, або займає посаду, яка вимагає виконання організаційно-розпорядчих чи адміністративно-господарських обов’язків.

Власний — це офіційний документ, що засвідчує особу та її права, обов’язки, службове або громадське становище і у ньому можуть бути також інші відомості біографічного характеру.

Документ власного походження — це документ, який створює особа поза сферою її службової діяльності або виконання громадянських обов’язків.

Справжній — документ, відомості про час і місце створення якого і про автора яких є в самому документі або виявлені будь-яким способом відповідають дійсності.

Оригінал офіційного документу — це перший або єдиний примірник офіційного документу.

Витяг з офіційного документу — це копія офіційного документа, що відтворює його частину і завірена у встановленому порядку.

Управлінські документи мають такі особливості:

створюються і використовуються органами управління (суб'єктами та об'єктами) у відповідності до встановленої компетенції і поставлених завдань;

служать засобом закріплення функцій органів управління;

містять інформацію правового та довідкового характеру, що відображає природу виконавчої і розпорядчої діяльності певного органу управління;

процес створення документів, їх форма, зміст, параметри, надають їм загальної значущості та обов’язковості виконання. [8]

2.2 Перспективні напрямки документаційного забезпечення управлінської діяльності органів місцевого самоврядування

Основними перспективними напрямами документаційного забезпечення діяльності органів місцевого самоврядування в Україні слід вважати:

1. Упровадження новітніх технологій шляхом: створення та широкого запровадження у діловодну практику діяльності автоматизованої системи аналізу вхідних, вихідних та внутрішніх документів; розроблення і впровадження типових інформаційних технологій для структурних підрозділів органу місцевого самоврядування; зниження випадків втрати документів; оперативності проходження та виконання документа; посилення контролю виконання документів; підвищення якості документування завдяки шаблонам документів, які зберігаються у пам’яті персонального комп’ютера тощо.

2. Використання електронних інформаційних ресурсів, зокрема веб-ресурсів органів державної влади в діяльності органів місцевого самоврядування, а також засобів Інтернет.

3. Проведення перевірок державними архівами стану документаційного забезпечення діяльності органів місцевого самоврядування, систематичне консультування ними служб документаційного забезпечення органів місцевого самоврядування та проведення занять з їх персоналом з питань організації діловодства та роботи архівних підрозділів; застосування норм національного стандарту ДСТУ 4423: 2005 «Інформація та документація. Керування документаційними процесами». [1]

2.3 Актуальність впровадження нових інформаційних технологій в управлінські процеси

На сьогодні здобуття та обробка інформації, обмін нею та її захист, набуття навичок користування джерелами інформації є пріоритетними напрямами розвитку суспільства. В умовах тотальної інформатизації всіх сфер життя одним з важливих питань стає оволодіння комп’ютером як засобом та інструментом якісного виконання професійних обов’язків. Важко знайти якусь сферу діяльності, де б не застосовувалися комп’ютери та інформаційні технології. Їхній стрімкий розвиток живлять два важливі фактори: бажання людини знати більше, оволодіти більшою кількістю інформації, та швидкий темп технічного прогресу, що з кожним днем вдосконалює технічні засоби та джерела отримання та переробки інформації. Обчислювальна техніка і засоби зв’язку міцно ввійшли в сучасне життя, і подив викликає вже не їхня наявність, а скоріше, відсутність чи недостатньо ефективне використання.

Останніми роками значно виріс обсяг інформації, якою обмінюються органи державного управління, а також потік управлінських документів. Відповідні процеси спостерігаються і в сусідніх державах.

Актуальність проблеми підвищення ефективності державного управління за допомогою інформаційних технологій не викликає сумніву, адже використання автоматизованих систем підвищить якість та швидкість обробки та передачі інформації, потік якої постійно зростає. Органи державної влади, використовуючи переваги нових інформаційних технологій, можуть створювати якісно нові способи взаємодії між собою та громадянами, таким чином підвищуючи ефективність управління в цілому. Використання інформаційно-комунікативних технологій в органах влади дозволить надати державні послуги населенню й бізнесу через Інтернет, збільшити доступ до державної інформації, встановити прозорість прийнятих рішень через постійний діалог із громадськістю і, як результат, розвиток демократичної, інформаційно відкритої для населення держави. Рішенню названих проблем може сприяти впровадження Інтернет-представництв у процеси державного управління через створення органами влади своїх офіційних веб-сайтів та розвиток на їхній базі системи електронного уряду, що являє собою один з основних напрямків розвитку й трансформації відносин між державою та суспільством.

Останнім часом Україна поступово здійснює перехід до інформатизації суспільства, яке характеризується зростанням ролі інформації у соціальних процесах, швидкості її обробки, у проникненні електронно-обчислювальної техніки та заснованих на ній сучасних інформаційних технологій у всі сфери суспільного життя.

У багатьох сферах нашого життя необхідно поліпшити недостатньо ефективне використання інформаційних технологій. Подекуди останні не використовуються взагалі. Рівень комп’ютеризації державних установ, комерційних структур і громадян України значно нижчий, ніж у провідних країнах Європи і США. Тому ситуація з освоєнням інформаційних і комунікаційних технологій органами державного управління викликає справедливе занепокоєння.

Економіка й соціальне становище в Україні в сучасних умовах зазнає суттєвих змін. В цих умовах від органів влади потрібна точна реакція на такі зміни, аби забезпечити досягнення цілей, що поставлені перед країною. У зв’язку з цим управлінський апарат у своїй повсякденній діяльності має обов’язково враховувати потреби створення інформаційної системи управління Цим терміном позначається такий комплекс процедур і методів, який спрямований на забезпечення керівництва системи управління інформацією, що необхідна для прийняття різноманітних рішень.

Мережні комп’ютерні системи, сучасні засоби зв’язку складають основу технічного забезпечення органів влади. Комп’ютерні системи такого класу значно прискорюють роботу на найскладніших ділянках аналітичної діяльності, наприклад, під час аналізу й оцінки оперативної обстановки за надзвичайних ситуацій, під час обробки соціально-економічної інформації, підготовки звітів, формування оперативних доповідей і довідок.

Ще одним з показників, які наочно відображають ефективність впровадження та використання інформаційних технологій в управлінські процеси є взаємодія громадян і організацій з органом державної влади, яка забезпечується набором сервісів, що дозволяють громадянам і організаціям запитувати і одержувати по Інтернету необхідні довідки або дозволи і передавати в органи державного управління передбачену законом звітність. Крім того, повинна існувати можливість відстеження стану запитів. Наприклад так званий принцип «єдиного вікна» передбачає наявність однієї точки входу для взаємодії з органами влади всіх рівнів. Для цього необхідна система, що дозволяє автоматично направляти запити і звітність в уповноважені органи державної влади і тим самим розглядати державу як єдиного «провайдера» послуг для громадян і бізнесу. [9]

Тому можливості використання інформаційних технологій в сучасному управлінському процесі є досить широкі, проблеми існують у цій галузі на місцевому та загальнодержавному рівнях, але ми побачили безліч шляхів їхнього вирішення.

2.4 Механізація та автоматизація управлінської документації в діловодних процесах

Будь-який орган державної влади у процесі своєї діяльності тією чи іншою мірою має справу з документами, їх підготовкою, прийняттям, зберіганням, виконанням тощо. У документах відображається їх багато гранна управлінська діяльність. Однією з форм роботи з управлінськими документами є діловодство. Обов’язковою умовою раціональної організації діловодства, засобом підвищення продуктивності та здешевлення управлінської праці є механізація та автоматизація діловодних процесів.

Механізація та автоматизація впроваджується на всіх етапах діловод ного процесу: реєстрація і підготовка документів, їх копіювання, оператив не зберігання і транспортування, контроль за виконанням тощо. Ці етапи повинні бути сумісними і передбачати можливість їх об'єднання в єдину систему. Склад програмного забезпечення і засобів, що використовують ся, залежать від конкретних умов роботи апарату управління з докумен тами, зокрема, від організаційної структури органу управління, його роз міщення, умов праці співробітників, кількості та змісту документів, потреб в оперативній і ретроспективній інформації, ступеня централізації робіт з документами. З метою більш раціонального використання технічних засо бів, ПК в органах державної влади створюються централізовані служби: сектори діловодства, комп’ютеризації і оргтехніки, друкарські та копіювальні бюро тощо. Від ефективності роботи таких підрозділів багато в чому за лежить нормальна робота всієї установи. Під час впровадження нових технологій роботи з документами необхідно враховувати:

· доцільність впровадження технічних засобів;

· можливість придбання технічних засобів;

· наявність придатних приміщень;

· можливість підготовки чи залучення спеціалістів до обслуговування техніки та її ремонту.

До застосування технічних засобів проводиться відповідна підготовка кадрів, яка передбачає: навчання персоналу роботі з технічними засобами на робочих місцях, на спеціальних курсах, шляхом проведення семінарських занять тощо.

Важливим завданням, яке стоїть сьогодні на порядку денному, є комп’ютеризація та запровадження відповідного програмного забезпечення всієї системи органів виконавчої влади України, що дозволило б піднести на якісно новий рівень роботу апарату державного управління.

Для цього слід активно впроваджувати систему електронного документообігу на вищих рівнях виконавчої влади та централізованого моніторингу підготовки державно-управлінських рішень, включаючи систему підтримки процедур їх підготовки та прийняття. Згодом розв’язання проблеми інформаційно-аналітичного забезпечення органів влади необхідно перенести на рівень «область-центр». Завершальним етапом даної роботи має стати ланка «район-область». [10]

Інформаційна система не тільки відображає функціонування об'єкта управління, а й впливає на нього через органи управління. Вона є сукупністю інформаційних процесів для задоволення потреби в інформації різних рівнів прийняття рішень, її метою є продукування інформації для використання (споживання) управлінським апаратом. Відповідно вона забезпечує нагромадження, передачу, збереження, оброблення та узагальнення інформації «знизу вгору», а також конкретизацію інформації «зверху вниз». Тільки систематизована інформація дає можливість керівнику визначати ефективність організаційно-економічних, соціальних та інших заходів, а також залежно від умов, які складаються, змінювати накреслену програму. Чим краще поінформований керівник, тим більш оперативні і вищі за якістю його рішення.

Суб'єкт управління, виробляючи управлінські рішення, передає їх об'єкту управління, оформлюючи інформацію у вигляді організаційно-розпорядчих документів (положень, інструкцій, правил, наказів, постанов, рішень та ін.).

Основний клас завдань, притаманний офісу — документаційне забезпечення управління. Незалежно від класу завдань, рішення будь-якого з них передбачає проведення великого обсягу типових офісних робіт, які включають:

— Опрацювання вхідної і вихідної інформації: читання і відповіді на листи (як електронні так і звичайні, написання звітів, та іншої документації, яка може містити також малюнки і діаграми;

— Збирання і подальший аналіз деяких даних, наприклад: звітності за певні періоди часу, за різними підрозділами або організаціями, яка задовольняє різні критерії відбору;

— Збереження інформації, яка надійшла, забезпечення швидкого доступу до неї і пошук необхідної у даний момент інформації. [11]

Діяльність має бути чітко скоординована між особами, які її виконують; повинні бути забезпечені тісні зв’язки, які дозволяють обмінюватися інформацією у короткі терміни, а процес руху документів має бути ефективно організований.

Зростання обсягів інформації, необхідної для прийняття рішень, призводить до різкого збільшення кількості документів. На допомогу приходять системи електронного документообігу (СЕД), що дозволяють створювати й опрацьовувати документи електронними засобами. СЕД забезпечують процеси створення, управління доступом і розповсюдженням великих обсягів документів у комп’ютерних мережах, а також контроль над потоками документів в організації. Загальними можливостями системи СЕД є створення документів, управління доступом, перетворення і безпека інформації.

Здійснення інформаційної діяльності у системі організаційного управління в умовах функціонування автоматизованих систем ґрунтується на моделях «електронних офісів», сформульованих ще наприкінці 80-х років:

— інформаційна модель;

— комунікаційна модель;

— соціотехнічна модель.

В «електронному офісі» працівників оточують різноманітні засоби інформатизації з новими можливостями, які забезпечують одержання і видачу основних видів повідомлень і даних.

У рамках СЕД електронні версії документів мають існувати поряд з паперовими або замість них. Система, що здійснює електронний документообіг, має забезпечувати можливість нескладного переведення документів з паперової в електронну форму і бути оснащеною засобами захисту документів (криптографія, електронний підпис) у відповідності до вимог чинного законодавства. Під управлінням електронним документообігом взагалі прийнято розуміти організацію руху документів між підрозділами організації, групами користувачів або окремими користувачами. При цьому під рухом документів слід розуміти не їхнє фізичне переміщення (бо вони частіше залишаються на сервері, а передачу прав на їхнє використання зі сповіщенням конкретних користувачів і контролем за їхнім виконанням.

Головне призначення системи електронного документообігу — це організація збереження електронних документів, а також роботи з ними.

Автоматизована ІС є людино-машинною системою. Вона дає змогу підвищити якість управління завдяки оптимальному розподілу правці між людиною та ЕОМ на всіх стадіях управління. Вся сукупність операцій оброблення інформації, що включає збирання, введення, запис, реєстрацію, перетворення, зчитування, збереження, знищення, коригування, обмін по каналах зв’язку, в АІС здійснюється з допомогою технічних і програмних засобів

Автоматизована ІС здійснює інформаційне обслуговування покладених на управлінський персонал організаційних, контрольних, аналітичних, інформаційних функцій. Одержана після автоматизованого оброблення управлінська інформація завжди має цільове призначення і містить керуючі команди (директиви) або відомості про стан керованої системи і зовнішнього середовища.

Висновки

Для вдосконалення організації документаційного забезпечення органів місцевого самоврядування необхідним є розширення нормативно-методичної бази, яку необхідно поповнити розробками, здійсненими на державному та місцевому рівнях шляхом створення Типової інструкції з діловодства в органах місцевого самоврядування, що надасть можливість уніфікувати правила створювання та роботи зі службовими документами у відповідних органах.

Більшої уваги потребує упорядкування нормативних документів, які використовуються місцевою радою та її виконавчими органами. Встановлені в них положення мають відповідати сучасним вимогам, вчасно проходити процедуру перезатвердження, якщо вносились зміни у законодавчі або нормативні документи, прийняті на державному рівні.

Підготовка власних методичних посібників із основних питань документаційного забезпечення діяльності органів місцевого самоврядування, участь у розробці нормативних документів регіонального та муніципального рівнів, підвищення кваліфікації працівників, відповідальних за організацію діловодства, забезпечать відповідні органи необхідною інформацією стосовно поповнення пакету нормативно-методичних документів.

Актуальним на сьогодні є розроблення нормативних та методичних документів, спеціально розроблених для регулювання документаційного забезпечення діяльності органів місцевого самоврядування, що сприятиме більш чіткій розробці основних вимог щодо підготовки та оформлення матеріалів до сесій рад і проведення засідань її виконавчого комітету, а також надасть можливість уніфікувати документування та організувати роботу зі службовими документами у відповідних органах.

Слід з великою увагою та відповідальністю ставитись до організації документаційного забезпечення органів місцевого самоврядування, адже діяльність у цьому напрямі є головним завданням органів місцевого самоврядування, успішне здійснення якого залежить від якісного та оперативного опрацювання відповідної інформації, що надходить до цих органів або створюється ними у вигляді документів.

Список використаної літератури

Електронне наукове фахове видання «Державне управління: удосконалення та розвиток // Веб-сторінка. — http: //www. dy. nayka. com. ua

Матеріал з Вікіпедії -- вільної енциклопедії // Веб-сторінка. — http: //uk. wikipedia. org/wiki/

Конституція України. Прийнята на п’ятій сесії Верховної Ради України 28 червня 1996 р. № 254/96-ВР // Відомості Верховної Ради України. — 1996. — № 30. — Ст. 141.: Веб-сторінка. — http: //www2. just. dn. ua/information/laws-news/konstitutsya-ukrani-priinyata-na-pyati-ses-verhovno-radi-ukrani-28-chervnya-1996-roku-chinna-redakts. html

Проблеми класифікації управлінських документів // Український форум документознавців та діловодів. Офіційний сайт Палехи Ю.І.: Веб-сторінка. — http: //dilo. kiev. ua/pkud. html

Державний комітет архівів України. Закон України «Про діловодство» // Веб-сторінка. — http: //www. archives. gov. ua/Law-base/Laws/index. php? p-2005−07−29

Матеріал з Вікіпедії -- вільної енциклопедії // Веб-сторінка. — http: //uk. wikipedia. org/wiki/

Петрова І.О. Документаційне забезпечення діяльності органів місцевого самоврядування в Україні: сучасний стан та перспективи розвитку: дис. на здобуття наук. ступеня канд. істор. наук: спец. 07. 00. 10 «Документознавство, архівознавство» / І.О. Петрова. — К.: [б.в. ], 2008. — 192 с. // Веб-сторінка. — http: //www. google. com. ua/

Інформація із офіційного веб-сайту Нацдержслужби України // Веб-сторінка. — http: //nads. gov. ua/control/uk/publish/

Гучко Р. Ю. Творча робота: Нові інформаційні технології в сучасному управлінському процесі // Блог Гучко Р. Ю.: Веб-сторінка. — http: //kds. org. ua/blog/guchko-r-yu-tvorcha-robota-novi-informatsijni-tehnologii-v-suchasnomu-upravlinskomu-protsesi

Інформація з Українського юридичного порталу «Радник» // Веб-сторінка. — http: //www. radnuk. info/pidrychnuku/derj-ypr/492-malinovski/9651−344---. html

Палеха Ю.І. Управлінське документування. У 2-х Ч. Ч.1. Ведення загальної документації. — К., 2003. — 383 с. // Веб-сторінка. — http: //www. e-booka. com. ua/book/401. html

Інформація із сайту спільноти кадровиків та спеціалістів по управлінню персоналом // Веб-сторінка. — http: //hrliga. com/index. php? module=profession&op=view&id=1152

ПоказатьСвернуть
Заполнить форму текущей работой