Документаційне оформлення трудової зайнятості

Тип работы:
Курсовая
Предмет:
Менеджмент


Узнать стоимость

Детальная информация о работе

Выдержка из работы

Зміст

Вступ

Розділ 1. Документування трудової діяльності

1.1 Облікова кадрова документація

1.2 Посадова інструкція

1.3 Трудовий контракт (угода)

Розділ 2. Особова справа

2.1 Особова справа

2.2 Механізм прийняття працівника на роботу, звільнення та переведення

2.3 Трудова книжка, правила її ведення та заповнення

Розділ 3. Відрядження та відпустки працівників

Висновки

Список використаних джерел

Додатки

Вступ

Кадрова документація — це документи, що містять інформацію про особовий склад підприємства (організації), зафіксовану в заявах про прийняття (звільнення, переведення) на роботу, наказах по особовому складу, автобіографіях, характеристиках, контрактах (трудових угодах) по найму працівників.

Оформлення праці, найважливіший етап працевлаштування, від якого залежить майбутнє будь-якого працівника. Правильне оформлення документів є необхідною передумовою для успішного проведення всієї аналітичної і оперативної роботи.

Кадрова документація містить інформацію про особовий склад підприємства: найм і призначення на посади, навчання, оцінювання, атестацію, надання відпусток, заохочення, переведення, звільнення тощо. Кадрова документація є іменною, вона стосується конкретних працюючих громадян.

Службові документи з кадрового складу супроводжують людину з початку її трудової діяльності до виходу на пенсію. Вони є підставою для надання документів, що засвідчують посаду, фах, а також слугують основою для надання пільг, стипендій, пенсій чи іншої фінансової допомоги.

За функціями кадрові документи поділяють на:

— організаційні;

— довідково-інформаційні;

— розпорядчі;

— особисті;

— особові;

— облікові.

Кожен працівник повинен знати, що трудові відносини виникають між працівником і роботодавцем виходячи з трудового договору, укладеного ними за трудовим кодексом України. З іншого боку, трудові відносини творяться у разі фактичного припущення працівника на роботу з відома або за дорученням роботодавця.

Сукупність документів, у яких зафіксовано етапи трудової діяльності співробітників, називається документацією з особового складу (кадри персоналу).

До таких документів належать:

— трудові контракти (договори), які укладає підприємство з робітником;

— трудові книжки;

— накази по особовому складу (про приймання, звільнення, переведення співробітника);

— особові картки форми Т-2;

— особові справи.

Документація з особового складу — найважливіша документація. Вона потребує особливої ретельності та акуратності під час оформлення, ведення і забезпечення збереженості протягом тривалого періоду.

Документи з кадрових питань мають інформаційний характер про особовий склад підприємств, установи, організацій, фірми й ведуться відповідним працівником канцелярії (управління) з моменту вступу громадянина на роботу.

Посадова інструкція — це документ, який регламентує організаційно-правовий статус працівників і визначає їх конкретні завдання та обов’язки. Посадова інструкція розробляється інспектором по кадрах чи спеціалістом по роботі з персоналом, узгоджується з юрисконсультом і затверджується керівником підприємства. Посадова інструкція містить такі розділи: Загальні положення; Функції; Посадові обов’язки; Права; Відповідальність.

Особова справа — це сукупність документів, які містять найповніші відомості про працівника й характеризують його біографічні, ділові, особисті якості. Особова справа заводиться на всіх працівників організації, але найчастіше на керівників (при цьому на окремих працівників замість особової справи можуть заводитися особові картки обліку). Внутрішній опис справи підписується її укладачем з вказівкою посади та розшифрування підпису і дати складання.

Трудова книжка — це основний документ, де фіксується і накопичується інформація про стаж працівника. Заповнення трудової книжки вперше проводиться власником або уповноваженим органом не пізніше тижневого строку з дня прийняття на роботу. Видача трудових книжок повинна обліковуватися в усталеному порядку. Для цього ведуться приходо-видаткові книги з обліку бланків трудових книжок та вкладок до них, книги обліку руху трудових книжок та вкладок до них. При отриманні трудової книжки на руки її власник розписується в книзі обліку у відповідній графі.

Об'єктом роботи дослідження є комплект кадрової документації для ефективного управління підприємствами, установами.

Мета роботи визначила вирішення основних наступних задач:

— визначити типи і основні види кадрової документації відповідно до діючих стандартів і норм;

— з'ясувати порядок складання і видання різних кадрових документів;

— досліджено порядок прийняття працівника на роботу, звільнення та переведення;

— проаналізовано вимоги до заповнення трудових книжок видача, облік та збереження.

1. Документування трудової діяльності

1.1 Облікова кадрова документація

На всіх підприємствах, в установах, які самостійно здійснюють прийняття і звільнення працівників і незалежно від характеру власності і обсягів виробництва, ведеться обов’язковий облік кадрів. Правильна організація обліку є необхідною передумовою для успішного проведення всієї аналітичної і оперативної роботи по кадрах. Ведення обліку покладається на відділ кадрів (працівників з кадрових питань).

Відділ кадрів здійснює облік:

— особового складу (чисельність працівників по підприємству, категоріях, професіях, кваліфікації, освіті, стажу роботи, статі, віку, інших ознака;

— зміни чисельності і складу кадрів по підприємству в цілому і по окремих — підрозділах і причини цих змін);

— відпусток;

— резерву висунення на керівні посади;

— трудових книжок;

— працівників, що працюють за сумісництвом;

— молодих спеціалістів, молодих робітників;

— пенсіонерів;

— робочого часу (табельний облік).

Облікова документація повинна забезпечити оперативне ведення обліку і формування звітності по кадрах згідно з вимогами законодавства про працю, ЦСУ України, керівництва.

Документи первинного обліку поділяються на види:

— обов'язкові, незалежно від способу обробки інформації;

— обов'язкові, при впровадженні АСУ-Кадри;

— рекомендаційні.

Документи містять в собі відомості про трудові, кваліфікаційні, соціально-демографічні характеристики кожного працівника, необхідні для аналізу якісного складу кадрів, підбору, розстановки керівників і спеціалістів, планування підготовки, перепідготовки і підвищення кваліфікації, формування і навчання резерву, контролю за рухом кадрів, використання робочого часу, трудової дисципліни і забезпечення необхідною інформацією керівництва та інших служб управління підприємством.

При впровадженні на підприємстві підсистеми кадрового забезпечення АСУ-Кадри підвищується якість обліку, скорочуються строки подання звітів, розширюється обсяг кадрової документації.

Інформаційну базу підсистеми складають машинно-орієнтовані форми документів, класифікатори і масиви даних на машинно-обчислювальних носіях (перфокартах, перфострічках, магнітних стрічках, дисках, дискетах та інших типах сучасних накопичувачів інформації).

Складовою частиною єдиної класифікації кодування технічно-економічної інформації виступає класифікатор «Інформація по кадрах», призначений для вирішення завдань в сфері обліку кадрів, аналізу якісного складу, планування кадрів, їх навчання.

Для обробки даних за допомогою засобів обчислювальної техніки розробляються спеціальні форми документів, а форми документів, обов’язкові при будь-якій обробці інформації, доповнюються необхідними даними і на правій стороні їх вводиться зона кадрової інформації. При цьому ліва сторона тієї чи іншої форми, заповнюється працівником відділу кадрів, а права (закодована) передається для механізованої обробки.

Кодова інформація по формах обліку кадрів проставляється по довідниках-класифікторах (внутрішньої структури підприємства, категорій працівників, посад службовців, форм оплати праці, умов праці) згідно з діючими галузевими стандартами і класифікаторами.

Обробка інформації в підсистемах АСУ-Кадри ведеться в двох основних режимах:

— за встановленим графіком з видачею даних по табельному обліку і даних для складання звітів;

— в запитально-відповідальному режимі за заявками керівників структурних підрозділів і підприємств. [5, 70]

1.2 Посадова інструкція

Посадова інструкція — це документ, який регламентує організаційно-правовий статус працівників і визначає їх конкретні завдання та обов’язки, права, повноваження, відповідальність, знання та кваліфікацію, які необхідні для забезпечення ефективної роботи працівників.

На основі посадової інструкції розробляється трудовий контракт (договір, угода) з працівником. Трудовий контракт та посадова інструкція використовуються при вирішенні конфліктних ситуації між працівником та адміністрацією.

Посадові інструкції функціонують в обігу закладу протягом 3 років. По закінченні цього терміну в неї можуть бути внесені корективи, якщо це необхідно, або дана інструкція продовжує функціонувати далі.

Посадова інструкція — документ тривалого користування, який застосовується до заміни новою посадовою інструкцією. Підставою для підготовки нової інструкції є зміна назви та функцій установи, підрозділу, посади.

Посадова інструкція розробляється інспектором (зав. відділу) по кадрах чи спеціалістом по роботі з персоналом, узгоджується з юрисконсультом і затверджується керівником підприємства. Всі суттєві зміни в посадову інструкцію вносяться наказом директора. При цьому посадова інструкція повинна відповідати всім нормам і положенням чинного трудового законодавства, яке діє на даний час в Україні.

Посадова інструкція не є обов’язковою для всіх без винятку закладів. Обов’язкова вона тільки для підприємства державного характеру діяльності. Для підприємства інших форм власності посадова інструкція є довільним документом.

Посадова інструкція містить такі розділи:

— Загальні положення.

— Функції.

— Посадові обов’язки.

— Права.

— Відповідальність.

У розділі 1 встановлюються: галузь діяльності спеціаліста; порядок його призначення та звільнення, заміщення на час його відсутності; кваліфікаційні вимоги; підпорядкування; посадові особи, якими спеціаліст керує. В даному розділі перераховуються також нормативні документи, якими повинен керуватися спеціаліст у своїй діяльності.

У розділі 2 перераховуються основні напрямки діяльності спеціаліста.

У розділі 3 визначені конкретні види робіт, які виконуються спеціалістом. Його розробляють на основі кваліфікаційної характеристики. Оскільки окремі кваліфікаційні характеристики працівників містять тільки основні або типові завдання та обов’язки, роботодавець може доповнювати посадові інструкції роботами, передбаченими статутами, регламентами, технологічними картами, інструкціями та іншими нормативними документами, встановленими адміністрацією за погодженням із профспілковим або іншим уповноваженим на представництво трудовим колективним органом.

У розділі 4 встановлюються права, необхідні спеціалісту для виконання покладених на нього обов’язків.

Розділ 5 обумовлює особисту відповідальність за якість виконання посадових обов’язків, правил внутрішнього трудового розпорядку, інструкцій з охорони праці, протипожежної безпеки, виробничої санітарії тощо.

В додаток до основних розділів посадової інструкції може бути введений розділ, який регулює трудові взаємовідносини між посадовими особами. Цей розділ може встановлювати коло службових обов’язків, порядок подання звітів, планів та інших документів, періодичність подання звітної документації.

Посадові інструкції слугують дієвим засобом управління, виконують організаційну, регламентуючу і регулятивну роль. Вони дають змогу раціонально розподілити обов’язки між працівниками, чітко визначити вимоги до них, наділяти їх необхідними правами, підвищувати відповідальність за доручену роботу.

1.3 Трудовий контракт (угода)

Трудовий контракт — це індивідуальний, формальний і строковий трудовий договір.

Трудовий контракт (угода) укладається в організації на різні строки — один календарний рік, півроку, місяць. Контракти, які укладаються на короткий період часу (від одного до трьох місяців), як правило, умовно називаються випробувальним. Після закінчення строку дії контракту на випробувальний термін може бути укладений довготривалий, якщо працівник відповідає професійному рівню та вимоги організації до конкретного працівника. Максимальний строк, який укладається контракт — 5 років.

При укладенні контракту рекомендується вказувати такі основні умови:

— місце роботи (адреса та назва підприємства);

— конкретна робота відповідно до кваліфікації з повної професії чи посади, яку має зайняти працівник;

— дата початку та закінчення роботи (останнє при контракті на випробувальний термін);

— оплата праці;

— обов'язки підприємства (організації) із забезпечення охорони праці.

Контракт може містити і додаткові відомості та умови, які конкретизують обов’язки сторін. До них можна віднести: сумісництво робіт (посад, професій), підвищення кваліфікації, додаткові відпустки.

Контрактна форма найму, організації та оплати праці поширюється на такі категорії працівників:

— постійних працівників (штатних);

— тимчасових;

— тих, хто працює за основним місцем роботи;

— тих, хто працює за сумісництвом.

При укладенні трудового контракту (угоди) не можуть встановлюватися за згодою сторін такі умови:

— підстави для звільнення працівника;

— дисциплінарні стягнення, не передбачені законодавством;

— введення для працівника матеріальної відповідальності, окрім тих випадків, які передбачені чинним законодавством.

Кожен контракт повинен бути підписаний як однією стороною (наймачем), так і другою (виконавцем) у двох примірниках. Один примірник залишається в установі (організації), а другий видається працівнику на руки.

Трудові контракти можуть бути внесені в особові справи працівників. У такому випадку термін їх зберігання відповідає терміну зберігання документів по особових справах. Якщо особові справи на працівників не заводяться, то контракти зберігають не менше як 75 років.

2. Особова справа

2.1 Особова справа

Особова справа — це сукупність документів, які містять найповніші відомості про працівника й характеризують його біографічні, ділові, особисті якості.

Особова справа заводиться на всіх працівників організації (підприємства), але найчастіше на керівників (при цьому на окремих працівників замість особової справи можуть заводитися особові картки обліку).

Підприємство саме може вирішувати питання про те, які документи, особові справи чи особові картки заводити на працівників.

В особову справу входять такі документи:

— внутрішній опис документів;

— анкета або особистий листок по обліку кадрів;

— автобіографія (резюме);

— характеристика (рекомендація);

— копії документів про освіту (свідоцтво, диплом);

— копії наказів;

— трудовий контракт (договір);

— копії наказів про прийняття, переведення, звільнення;

— медичні довідки (при потребі).

Правила користування особовою справою:

— особову справу, взяту з відділу кадрів, зберігають нарівні з документами для службового користування.

Забороняється:

— затримувати особову справу більше ніж на три дні;

— виносити особову справу, а межі організації.

Під час користування особовою справою забороняється:

— робити будь-які виправлення записів чи дописування;

— вилучати документи, а також вкладати нові.

Внутрішній опис документів розміщується на обкладинці особової справи і містить відомості про порядкові номери документів, їх індекси, заголовки та дати. Листи особової справи нумеруються окремо.

Внутрішній опис справи підписується її укладачем з вказівкою посади та розшифрування підпису і дати складання.

Особовий листок з обліку кадрів є одним з основних документів особової справи. Він включає інформацію про біографічні дані працівника, його освіту, роботу в минулому, відношення до військової служби, сімейний стан тощо.

Особовий листок з обліку кадрів працівник заповнює власноручно без підчисток та виправлень. Записи робляться розбірливо та без невстановлених скорочень. На всі поставлені запитання необхідно давати повні відповіді.

Для заповнення особового листка використовуються такі документи: паспорт, трудова книжка, військовий квиток, документи про освіту, а також, в разі наявності, документи щодо присвоєння наукового ступеня, вченого звання, документи про наукові праці, винаходи тощо.

Начальник відділу кадрів (інспектор чи інший фахівець) обов’язково звіряє правильність записів у особовому листку з документами. Особлива увага звертається на правильність запису найменувань організацій, населених пунктів, дат, інших відомостей (посад, кваліфікацій тощо).

Послідовність заповнення особового листка така:

— Прізвище, ім'я, по батькові (пишеться без скорочень).

— Стать (записується словами: чоловіча, жіноча).

— Рік, число й місяць народження.

— Місце народження (вказується повна назва населеного пункту, району, області).

— Освіта (записується так: повна вища, базова вища, середня, неповна середня, початкова залежно від наявності документа про освіту).

— На запитання, якими мовами володієте, відповідають таким чином: читаю й перекладаю зі словником, читаю й можу розмовляти, володію вільно.

— Науковий ступінь, учене звання.

— Відповідь на запитання про наукові праці та винаходи.

Виконувана робота з початку трудової діяльності відображається відповідно до записів у трудовій книжці. Зазначаються також періоди навчання без відриву від роботи у вищих і професійно-технічних навчальних закладах, військова служба й робота за сумісництвом. Підприємства, установи, організації слід іменувати так, як вони називалися на період роботи чи навчання особи, яка заповнює листок.

Якщо початок трудової діяльності збігається з моментом вступу до вищих чи середніх навчальних закладів, слід писати так: студент — для вищих навчальних закладів, курсант — для військових училищ тощо. Військова служба записується із зазначенням посади та номера військової частини: рядовий військової частини № 10 834; командир роти військової частини № 10 834, м. Олександрія, Одеський військовий округ.

— Державні нагороди: вказуються назва нагороди й час її отримання.

— Відношення до військового обов’язку та військове звання.

— Родинний стан на момент заповнення особового листка: перелічуються всі члени сім'ї із зазначенням віку.

— Домашня адреса: записується згідно з діючим адміністративним поділом із зазначенням поштового індексу, найменування населеного пункту, району, області, вулиці, номерів будинку, квартири, телефону.

— Паспорт: вказується серія, номер, коли й ким виданий.

— Проставляючи дату заповнення листка, вказують число, місяць (словом), рік.

— Особистий підпис робиться розбірливо.

Під час роботи найманого працівника відбуваються зміни в інформації, що наведена в особовому листку (зміни в світі, кваліфікації тощо). Для відображення цих змін застосовують додаток до особового листка з обліку кадрів.

Цей документ складає фахівець відділу кадрів, який відповідає за оформлення і облік особових справ.

В додатку перш за все вказується прізвище, ім'я, по батькові, посада, назва структурного підрозділу, де працює працівник, на якого заведена особова справа.

Далі в розділах № 1,2,3,4 зазначають дані зміни в облікових документах працівника після заповнення особового листка з обліку кадрів, дані про зміни в решті облікових документів особової справи працівника, дані про заохочення і стягнення.

Якщо працівника приймають на підприємство, установу, організацію вперше, то першим записом буде посада, на яку він прийнятий із зазначенням числа, місяця, року, а також номера і дати відповідного наказу.

В підрозділі «Характер змін» заносять відомості про:

— роботу за сумісництвом;

— зміни в облікових ознаках працівника (освіта, кваліфікація, спеціальність, науковий ступінь, наукове звання, володіння іноземними мовами, наукові праці, винаходи);

— зміни прізвища, сімейного стану;

— переведення, переміщення;

— зміни про перепідготовку чи підвищення кваліфікації тощо.

До третього розділу заносяться дані про заохочення, нагороди (вказуючи дату), за що застосовано заохочення, вид заохочення.

До четвертого розділу дані про стягнення (вказуючи дату), за що накладено стягнення, вид стягнення і підстава запису.

Недотримання цих вимог знижує значення документа і рівень об'єктивності даних особової справи в цілому.

Обов’язковим реквізитом додатку до особового листка з обліку кадрів є позначка про проведення перевірок, наявності змін в особовій справі.

Позначки розміщується на звороті документа після всіх інших відомостей і складаються з напису: «Особова справа перевірена».

Резюме — документ, що містить короткі відомості біографічного характеру, які подаються працівником при працевлаштуванні.

Резюме повинно бути детальним, точним, але лаконічним. Кожне нове повідомлення пишеться з абзацу. Як правило, цей документ надсилається до установи, яка оголосила вакансії. Після ознайомлення дирекції із документом претенденти запрошують на співбесіду. Якщо особа відповідає вимогам установи, то їй пропонують заповнити резюме у вигляді анкети безпосередньо на місці.

Резюме містить: назву виду документа; прізвище та ініціали, посаду і поштову адресу претендента, телефон; текст і власноручний підпис.

Текст резюме складається з таких розділів:

— персональні дані;

— мета працевлаштування (яку роботу чи посаду бажає отримати претендент);

— освіта (перелік у зворотному хронологічному порядку, починаючи

з останнього місця навчання);

— досвід роботи (короткий опис характеру роботи з вказівкою посад, які раніше обіймалися претендентом, з датуванням);

— додаткова інформація (іноземні мови, конкретні навички, які мають відношення до професії, робота в громадських організаціях та ін.);

— рекомендації (з прізвищами та телефонами).

Обсяг резюме має становити не більше ніж одну сторінку.

Оформлювати резюме слід з допомогою друкувальних засобів (бажано на комп’ютері із застосуванням шрифтових виділень) на чистому аркуші паперу формату А4.

Рекомендація — сторонній опис (характеристика) особи (працівника), складений за останнім місцем роботи.

В рекомендацію входять такі дані:

— прізвище та ініціали претендента, рік народження, його адреса та телефон;

— посада, яку обіймав працівник;

— дані про його професійність та стаж роботи;

— комунікабельність (вміння працювати в колективі та створення працівником позитивної ділової атмосфери спілкування).

Рекомендація, на відміну від характеристики суб'єкта, відрізняється тим, що складається не колегіально, а на правах єдиноначальності.

Окрім того, в рекомендації головним є текстовий акцент на можливість виконання претендентом професійних дій на новому місці роботи. Рекомендація не містить даних про політичні чи релігійні погляди, вона є документом, який відображає суто ділові та людські якості.

Рекомендація підписується тільки керівником фірми або безпосереднім начальником структурного підрозділу (відділу) з проставленням дати складання даного документа та відтиском печатки. Рекомендація подається в комплекті з іншими кадровими документами працівником за новим місцем роботи. Подеколи рекомендація має значення при конкурсному відборі на посаду (робоче місце) претендентів.

Рекомендація може бути оформлена на фірмовому бланку або на папері формату А-4 чи А-5 (в залежності від обсягу тексту).

Рекомендація може бути видана на руки працівнику, який звільнився, а може мати вигляд кореспонденції (факсу чи листа).

Автобіографія — документ, в якому працівник власноручно у довільній формі (без виправлень та помилок) дає короткий опис в хронологічній послідовності етапів свого життя та трудової діяльності.

Автобіографія містить такі дані: назва виду документа; текст (короткі відомості про себе в хронологічному порядку); підпис та дата.

При необхідності чи за станом здоров’я в комплект кадрових документів можуть входити медичні довідки з констатацією факту стану здоров’я (інвалідність). Довідки медичного характеру підшиваються в особову справу працівника.

Автобіографія має дві форми: автобіографія-розповідь з елементами опису й характеристикою згадуваних у ній людей і автобіографія-документ з точним поданням фактів.

Оформлюють автобіографію від руки на чистому аркуші паперу, на лінійованому або трафаретному бланку, коли влаштовуються на роботу чи вступають на навчання.

Якщо автобіографію пишуть на трафаретному бланку, то висвітлюють деякі додаткові питання: судимість, участь у воєнних діях тощо.

Заява — це офіційне повідомлення в усній або письмовій формі, в якому викладається певне прохання.

За місцем виникнення розрізняють заяви внутрішні й зовнішні. І ті й інші можуть бути службовими і особистими. У зовнішній особистій заяві обов’язково зазначаються повна домашня адреса, а в службовій — повна поштова та юридична адреса установи, підприємства. У заяві реквізити рекомендується розташовувати в такій послідовності:

— Праворуч вказується назва організації чи установи, куди подається заява.

— Нижче у стовпчик — назва професії, місце роботи, прізвище, ім'я, по батькові, адреса того, хто подає заяву (якщо заява адресується до тієї організації, де працює автор, не треба зазначати домашню адресу, а достатньо назвати посаду й місце роботи чи структурний підрозділ).

— Ще нижче посередині рядка пишеться слово «заява» з великої літери й не ставиться крапка.

— З великої літери й з абзацу починається текст заяви, де чітко викладається прохання з коротким його обґрунтуванням.

— Після тексту заяви ліворуч вміщується дата, а праворуч — підпис особи, яка писала заяву.

У складній заяві також подається відомості про те, які саме документи додані до заяви на підтвердження правомірності висловленого тексту перед підписом).

Заяву про прийняття на роботу оформлюють на чистому аркуші паперу формату А4 від руки.

Заяву про переведення на іншу посаду оформлюють на трафаретному бланку або на чистому аркуші паперу. У відомостях про себе заявник зазначає посаду, своє прізвище та ініціали. Зразок завізованої заяви про переведення на іншу посаду показано нижче.

Заяву про надання чергової відпустки можна оформляти на чистому аркуші паперу або на трафаретному бланку. У тексті такої заяви обов’язково зазначають дату початку відпустки та кількість днів відпустки. Заяву про надання чергової відпустки візує керівник структурного підрозділу та керівник підприємства.

Заява про надання відпустки без збереження заробітної плати резолюцію. Наказ про надання відпустки оформлюють, виходячи з тексту заяви та резолюції. Підставою для формулювання наказу є резолюція.

Заява про звільнення з роботи за складом реквізитів та оформлення подібна до заяви про переведення на іншу посаду. Її також пишуть на трафаретному бланку або на чистому аркуші паперу.

У заявах про надання навчальної відпустки має бути посилання на довідку-виклик із місця навчання, без якої питання про надання відпустки вирішити неможливо. Зазначений документ подають на розгляд разом із заявою.

При працевлаштуванні особа пред’являє диплом в оригіналі та копію диплома.

Дипломи — офіційне свідоцтво про закінчення середнього спеціального чи вищого навчального закладу, про здобуття вчених звань і присвоєння наукових ступенів; це нагороди переможцям або учасникам змагальних конкурсів (мистецьких чи художніх виставок).

Також копію паспорта. Паспорт — офіційний документ, що посвідчує особу власника, його громадянство; це і документ, який містить основні відомості про підприємство, устаткування, правил, предмет господарського вжитку.

2.2 Механізм прийняття працівника на роботу, звільнення та переведення

Трудова діяльність працівника документально відображається в механізмах прийняття, звільнення, переведення, надання відпусток та ін.

Прийняття працівника на роботу здійснюється за такою схемою:

— написання особистої заяви;

— оформлення наказу;

— укладення контракту;

— заведення трудової книжки (заповнення її);

— заведення особової картки;

— відкриття рахунку на працівника по заробітній платні в бухгалтерії;

— заведення особової справи.

Заява або контракт стають підставою для оформлення наказу по прийняттю працівника на роботу.

Документування трудової діяльності здійснюється відділом кадрів як структурною одиницею канцелярії або працівником, який відповідає за дану ділянку роботи в організації. В канцелярії - інспектор кадрів, у фірмах (організаціях) різної форми власності - секретарем-референтом.

Написання особистої заяви здійснюється на трафаретному бланку або чистому аркуші паперу. Реквізити заяви: адресат (назва організації або посада, прізвище та ініціали керівника, на ім'я яких подається заява); адресант (прізвище особи, яка звертається з заявою); назва виду документа; текст; підстава (додаток або перелік документів, доданих до заяви на підтвердження фактів, викладених у тексті); дата; власноручний підпис.

Заява пишеться від руки в одному примірнику. В тексті заяви краще відображати не «прийняття на роботу», а «прийняття на посаду», якщо в подальшому з працівником не буде укладено контракт. На заяві після її написання повинен з’явитися ще один реквізит — «резолюція», яка може мати вигляд такого напису: «До наказу у відділі кадрів» з підписом керівника та датою написання резолюції.

Накази по трудовій діяльності мають деякі відмінності від наказів по основній діяльності. По-перше, до індексу (номера) наказу додається додаткова позначка — «о/с» або «к», яка вказує на те, що наказ відтворює певний вид фіксації трудового стану. «О/с» — особові справи, оскільки наказ надалі входитиме в особову справу працівника. «К» — кадри — відповідна структурна одиниця, яка працює над кадровими питаннями колективу підприємства. Наприклад: наказ № 42 о/с або наказ № 21-к.

По-друге, в заголовку до тексту наказу фіксується факт певного механізму дії, пов’язаного з трудовою діяльністю працівника. Пишуть або узагальнюючий вид, або конкретну роботу з кадрової діяльності. Наприклад: «З кадрових питань» — узагальнюючий заголовок, «Про прийняття на роботу» («Про переведення», «Про звільнення») — конкретизація (механізмів прийняття на роботу, звільнення, переведення або ін.).

По-третє, в констатуючій частині можуть бути вказані причини видання наказу, наприклад: факти порушення трудової дисципліни або написання особистої заяви працівника, складання контракту, доповідна чи пояснююча записка або відповідна стаття КЗпП.

По — четверте, в тексті рекомендується вживати один з елементів ділового мовного етикету. В розпорядчій частині замість дієслова наказової форми однини «наказую» вживається неозначена форма дієслова «призначити» та, відповідно, «перевести», «звільнити», «надати» та ін.

Тексти наказів з особового складу, як правило, однотипні і можуть бути подані в формалізованому вигляді.

Наказ по о/с може бути вузьконаправленим, тобто відображати стан діяльності одного працівника з певного питання, наприклад звільнення. У ньому відображений тільки один факт. В деяких випадках в одному наказі може бути відображено кілька механізмів трудової діяльності, які стосуватимуться кількох працівників, наприклад, звільнення, переведення, прийняття. Це може бути обумовлено тим, що в один день відбуваються такі види кадрової діяльності працівників організації. Такі накази членують текст на кілька пунктів, кожний з яких стосується окремого працівника.

По-п'яте, в наказі по о/с повинна бути помітка про ознайомлення з наказом працівника, стосовного якого даний документ був оформлений.

Така помітка може мати вигляд: «З наказом ознайомлений», зроблено рукописним способом на першому примірнику наказу з датою ознайомлення.

Накази оформляються не менше як у двох примірниках на фірмовому бланку або на чистому аркуші формату А-4.

Перший примірник наказу підшивається в справу, а другий примірник направляється в бухгалтерію, де відкривається рахунок на ім'я працівника по заробітній платні. При звільненні рахунок закривається і з працівником проводиться повний фінансовий розрахунок згідно з діючим законодавством.

Механізм звільнення працівника з роботи відбувається: за такою схемою:

— заява робітника про звільнення (припинення строку дії контракту);

— наказ про звільнення;

— запис у трудовій книжці та видача її на руки;

— запис в особовій картці ф. Т-2 чи особовій справі;

— закриття особистого рахунку працівника і повний розрахунок з ним.

Заява про звільнення пишеться робітником за два тижні до імовірного терміну припинення трудової діяльності і подається на погодження керівнику підприємства.

Керівник видає наказ про звільнення відповідно до чинного законодавства, робить відповідний запис у трудовій книжці і в особовій картці ф. Т-2. Копія наказу про звільнення направляється в бухгалтерію, де на підставі даного документа здійснюється повний розрахунок з працівником. При припиненні строку дії контракту, якщо він не переукладається надалі, також видається наказ про звільнення і здійснюються відповідні дії, пов’язані з припиненням трудової діяльності.

Механізм переведення працівника на іншу посаду здійснюється за такою схемою:

— подання (заява працівника або службова записка керівника структурного підрозділу, якому підпорядкований працівник), в якому обгрунтована необхідність переведення на іншу посаду;

— наказ по о/с про переведення;

— запис у трудовій книжці;

— запис в особовій картці ф. Т-2 чи особовій справі;

— запис на особистому рахунку по заробітній платі.

Згідно з діючим трудовим законодавством працівника можна перевести на іншу посаду тільки в тому випадку, якщо він не втрачає в оплаті, тобто номінально переведення може означати підвищення. Переведення на посаду з меншим окладом можливе тільки в тому випадку, якщо працівник був причетний до матеріальних збитків, завданих підприємству, де він працює, або на нього заведена кримінальна справа.

У такому випадку копії наказів про переведення на іншу посаду в рамках організації направляються в особову справу, бухгалтерію, і при зміні окладу проводиться відповідна зміна на особистому рахунку працівника по заробітній платні. [1, 158]

2.3 Трудова книжка, правила її ведення та заповнення

Трудова книжка є основним документом установленого зразка про трудову діяльність працівника, в якому фіксуються стаж його роботи, нагороди та заохочення.

Трудові книжки заводяться на всіх працівників, які пропрацювали понад 5 днів, в тому числі на сезонних та тимчасових.

Особи, які вперше шукають роботу і не мають трудової книжки, повинні пред’явити паспорт, диплом або інший документ про освіту чи професійну підготовку. Військовослужбовці, звільнені зі Збройних сил України, Служби безпеки України, Прикордонних військ України, Цивільної оборони України та інших військових формувань, створених відповідно до законодавства України (далі - Збройні сили України та інші війська) та військовослужбовці пред’являють військовий квиток. Звільнені з місця відбування кримінального покарання зобов’язані пред’явити довідку про звільнення.

При прийнятті на роботу всі працівники зобов’язані подати у відділ кадрів трудову книжку, оформлену в установленому порядку. Прийняття на роботу без трудової книжки забороняється, окрім тих, хто працює за сумісництвом.

На осіб, які тільки розпочинають свою трудову діяльність, трудову книжку заводять безпосередньо, про що робиться запис в журналі реєстрації видачі трудових книжок.

Заповнення трудової книжки вперше проводиться власником або уповноваженим органом не пізніше тижневого строку з дня прийняття на роботу.

Порядок видачі та заповнення трудових книжок здійснюється на основі «Інструкції про порядок ведення трудових книжок на підприємствах, установах та організаціях» (відповідно до Постанови Кабінету Міністрів України від 27 квітня 1993 року № 301 «Про трудові книжки України»).

В трудову книжку вносяться:

— відомості про працівника: прізвище, ім'я, по батькові, дата народження, освіта, професія, спеціальність;

— відомості про роботу, прийняття на роботу, переведення на іншу посаду, звільнення;

— відомості про заохочення та нагороди (присвоєння звань, заохочення за успіхи в трудовій діяльності та ін.);

— відомості про відкриття, на які видані дипломи згідно з чинним законодавством України.

Стягнення в трудовій книжці не фіксуються.

При оформленні трудової книжки спочатку заповнюється титульний аркуш.

На розгортці трудової книжки фіксуються всі дані (розбірливо) по кожній графі.

Запис у трудову книжку відомостей про роботу за сумісництвом проводиться за місцем основної роботи на основі наказу керівника, де працівник прийнятий на роботу за сумісництвом.

У такому самому порядку проводиться і запис про звільнення з цієї роботи.

Записи про причини звільнення повинні проводитися в трудовій книжці в повній відповідності з формулюваннями діючого законодавства з посиланнями на відповідну статтю, пункт закону.

При розриванні трудової угоди (контракту) з ініціативи працівника та з причин, за якими законодавство надає певні пільги та переваги, запис про звільнення вноситься в трудову книжку з зазначенням цих причин. Наприклад: «Звільнений за власним бажанням…».

Днем звільнення вважається останній день роботи. Наприклад, трудовий контракт з робітником припиняється в зв’язку зі скороченням кадрів.

При переведенні на інше підприємство за розпорядженням вищих інстанцій за згодою керівників цих підприємств робиться відповідний запис — про переведення.

В тих випадках, коли в трудовій книжці заповнені всі сторінки відповідних розділів, трудова книжка поповнюється додатком (вкладкою).

Вкладка (додаток) підшивається в трудову книжку, заповнюється та ведеться адміністрацією підприємства в тому ж порядку, що і трудова книжка.

Вкладка (додаток) без трудової книжки не дійсна!

Про видану вкладку на титульному листі трудової книжки зверху робиться відтиск штампу з написом «Видана вкладка» і вказується серія та номер вкладки.

При звільненні працівника всі записи про роботу, нагородження та заохочення, внесені в трудову книжку за час його роботи на підприємстві, завіряються підписом керівника чи відповідної уповноваженої на це особи, а також відтиском печатки підприємства чи печатки відділу кадрів.

Адміністрація зобов’язана видати працівникові трудову книжку в день звільнення з записом про звільнення.

Особи, які з різних причин втратили трудову книжку (вкладку до неї), зобов’язані негайно повідомити про це адміністрацію останнього місця роботи. Не пізніше як через 15 днів після подачі заяви про втрату адміністрація зобов’язана видати працівникові трудову книжку чи вкладку до неї з написом «ДУБЛІКАТ» в правому верхньому ріжку титульного аркуша.

Дублікат трудової книжки або вкладки до неї заповнюють за загальними правилами. В розділах «Відомості про роботу», «Відомості про нагородження» й «Відомості про заохочення» дубліката вносять записи про роботу, а також про нагородження й заохочення за місцем останньої роботи на підставі раніше виданих наказів (розпоряджень).

Загальний стаж роботи записується сумарно, тобто вказується загальна кількість років, місяців, днів роботи без уточнення, на якому підприємстві працював у минулому власник трудової книжки.

Якщо в трудовій книжці заповнено всі сторінки відповідних розділів, то вона доповнюється вкладкою. Остання вшивається в трудову книжку, заповнюється й ведеться роботодавцем за місцем роботи працівника в такому самому порядку, що й трудова книжка.

Видаючи кожну нову (наступну) вкладку, на першій сторінці (титульному аркуші) трудової книжки згори ставлять відбиток штампа розміром 10×25 мм із надписом «Видано вкладку», або роблять запис від руки й зазначають серію та номер вкладки. Вкладка видається нового зразка, незалежно від того, яку трудову книжку має працівник (нового зразка чи раніше встановленого).

Трудова книжка — це основний документ, де фіксується і накопичується інформація про стаж працівника, яка в майбутньому використовується для визначення соціальних та інших виплат, тому її збереженню та правильному оформленню приділяють значну увагу. Бланки трудових книжок і вкладок до них є документами суворої звітності.

На підприємстві з метою зберігання та контролю за їх використанням ведеться книга обліку бланків трудових книжок і вкладок до них, зразок якої наведено нижче.

У книзі обліку бланків трудових книжок і вкладок до них фіксують усі операції, що пов’язані з одержанням та витрачанням бланків трудових книжок і вкладок до них із зазначенням серії й номера кожного бланка. Книга ведеться бухгалтерією підприємства. Для цієї мети в Плані рахунків бухгалтерського обліку активів, капіталу, зобов’язань і господарських операцій підприємств і організацій виділено окремий позабалансовий рахунок «Бланки суворого обліку».

Книга обліку руху трудових книжок і вкладок до них ведеться відділом кадрів або іншим підрозділом підприємства, який здійснює прийняття й звільнення працівників. У цій книзі реєструють усі трудові книжки, одержані від працівників під час влаштування їх на роботу, а також трудові книжки й вкладки до них, виписані працівникам, які раніше їх не мали.

Про отримання трудової книжки у зв’язку зі звільненням працівник розписується в особовій картці й у книзі обліку.

Обидві зазначені книги мають бути пронумеровані, прошнуровані та затверджені підписом керівника підприємства й відбитком гербової (круглої, що прирівнюється до гербової) печатки.

Бланки трудових книжок і вкладок до них зберігаються в бухгалтерії підприємства як документи суворої звітності й видаються під звіт особі, котра відповідає за ведення трудових книжок.

Особа, яка відповідає за ведення трудових книжок, щомісяця подає до бухгалтерії звіт про наявність бланків трудових книжок і вкладок до них та про суми, отримані за заповнені трудові книжки і вкладки до них. На зіпсовані під час заповнення бланки трудових книжок і вкладок до них складають акт за типовою формою № П-11.

Якщо працівник попередньо вирішує питання про перехід на інше місце роботи чи оформляється на роботу за сумісництвом, то йому у разі потреби видають завірений витяг із його трудової книжки, який оформлюють на трафаретному бланку формату А4 машинописним способом або від руки.

Видача трудових книжок повинна обліковуватися в усталеному порядку. Для цього ведуться приходо-видаткові книги з обліку бланків трудових книжок та вкладок до них, книги обліку руху трудових книжок та вкладок до них. При отриманні трудової книжки на руки її власник розписується в книзі обліку у відповідній графі. [3, 96]

кадровий документ трудовий

3. Відрядження та відпустки працівників

У більшості організацій здійснюються від'їзди окремих працівників за межі міста, області у службових справах, що іменуються відрядженнями. Кожне відрядження повинно бути задокументоване, оскільки воно передбачає не тільки конкретну роботу з виконання своїх службових обов’язків, а й фінансові витрати.

Підготовка відряджень повинна проходити, незалежно від тривалості чи терміновості, у кілька етапів: а) збір даних (матеріалів і документів);

б) документальне підтвердження повноважень службової особи (осіб).

На першому етапі необхідно підготувати всі необхідні матеріали та документи, які можуть знадобитися службовцю і, насамперед, оформити програму відрядження. Програму друкують у двох примірниках. Один залишається в організації, другий видається на руки особі, яка від'їжджає у відрядження.

У програмі вказуються: мета поїздки, основні напрямки роботи у відповідній інстанції (організації), куди відряджається працівник.

Необхідність відрядження оформляється наказом по основній діяльності.

На основі наказу видається посвідчення про відрядження, в якому зазначаються особа (прізвище, ім'я, по батькові); посада; строк відрядження; мета; підстава; документ, який засвідчує особу. Це посвідчення підписується керівником або його заступником і на ньому проставляється відтиск печатки.

Посвідчення про відрядження, як правило, бувають трафаретного вигляду або у вигляді бланка підприємства формату А-5 зі штампом організації.

Місце відрядження та термін перебування службовця засвідчуються записами службової особи в пункті прибуття та відтисками печатки на основних позиціях бланка: прибуття — вибуття.

Посвідчення про відрядження видається на руки працівнику тільки після запису в реєстраційному журналі, де у відповідній графі проставляються дата видачі і підпис.

До посвідчення про відрядження після завершення роботи за межами установи в пункті призначення працівник додає фінансові документи, які підтверджують його витрати (оплата ночівлі, харчування, проїзду та ін.). Ці документи, разом з письмовим звітом про виконання роботи у відрядженні та її результати, подаються в бухгалтерію.

На звороті подається табличного типу «Авансовий звіт №», який заповнюється після повернення працівника до закладу, де він працює.

Черговість щорічних відпусток працівників підприємства відображається в ГРАФІКУ ВІДПУСТОК, який вважається документом, що закріплює розподіл чергових відпусток на наступний календарний рік.

Графік відпусток складається в кінці календарного року.

На великих підприємствах графіки відпусток складаються в кожному структурному підрозділі, а відділ кадрів готує зведений графік відпусток усього підприємства.

При складанні графіка відпусток враховуються: діюче законодавство, особливості роботи підприємства, власні побажання працівників та ін. При наявності профспілкової організації графік відпусток погоджується з нею і тільки після цього затверджується керівником.

Форма графіка відпусток уніфікована і містить такі реквізити: найменування підприємства, назва виду документа, дата, індекс, місце складання, гриф затвердження, заголовок до тексту, текст, підпис, візи погодження, гриф погодження з профспілкою.

Текст графіка відпусток має вигляд таблиці з графами.

При потребі в графік можуть вноситися погоджені з керівником зміни, що відповідно фіксується в наказі, та позначається у графі «примітка».

В організаціях, де ведення графіка відпусток не є необхідністю, надання відпусток здійснюється за механізмом: заява працівника про надання відпустки — наказ про надання — нарахування відповідно до наказу на термін, вказаний в заяві та наказі, фінансової виплати (відпускних).

Висновки

Одним з завдань служби управління персоналом є кадрове діловодство: створення, використання і зберігання документів, що містять всю інформацію про персонал суб'єкта господарювання.

Кадрове діловодство є однією з основних частин спеціального діловодства. Ведеться кадрове діловодство за правилами та принципами, встановленими для загального діловодства, згідно з вимогами Єдиної державної системи діловодства (ЄДСД).

Кадрове діловодство — це діяльність, що охоплює питання документування та організації роботи з документами, що містять інформацію про особовий склад суб'єкта господарювання, а саме про прийняття на роботу, переведення та звільнення працівників тощо.

Службові документи з особового складу є підставою для надання документів, що засвідчують особу працівника, посаду та фах, а також є основою для отримання пільг, стипендій, пенсій чи іншої фінансової допомоги. Крім цього, особові документи мають довідкове значення.

Особові документи — це документи, які належать конкретним особам: паспорт, свідоцтво про народження, документи про освіту, документи, що підтверджують професійну здатність працівника, довідка про ідентифікаційний код, трудова книжка та інші. Серед особистих дуже важливим документом є трудова книжка, у якій відображається вся трудова діяльність працівника.

Для влаштування на роботу працівники зобов’язані подавати трудову книжку, оформлену в установленому порядку.

Трудова книжка — це основний документ, де фіксується і накопичується інформація про стаж працівника, яка в майбутньому використовується для визначення соціальних та інших виплат, тому її збереженню та правильному оформленню приділяють значну увагу.

Правильна організація кадрового діловодства має вирішальне значення при дотриманні конституційних прав громадянина на працю і соціальне забезпечення. В документації з особового складу зазначається діяльність суб'єкта господарювання з питань обліку, прийняття, переведення, підготовки, перепідготовки, атестації, нагородження та пенсійного забезпечення кадрів.

Список використаних джерел

1 Блощинська В. А. Сучасне діловодство: Навч. посіб. — К.: Центр навч. літер., 2005

2 Глущик С. В. Сучасні ділові папери: Навч. посіб., 4-е вид.- К.: Видавництво А.С.К., 2004

3 Данюк В. М., Кулаковська Л. П. Кадрове діловодство: Навч. посіб. 2-е вид., К.: Каравела, 2007

4 Діденко А. Н. Сучасне діловодство: Навч. посіб. — 6-е вид. — К.: Либідь, 2010, — 480 с.

5 Кірічок О.Г., Корбутяк В.І. Документування у менеджменті.: Підручник. — 3-е вид., — К.: Алеута, 2008

Додаток А

Автобіографія

Миколайчука Артема Васильовича

Я, Миколайчук Артем Васильович, народився 15 січня 1962 р. в родині службовців у місті Києві.

3 вересня 1969 р. по липень 1979 р. навчався в Київській середній загальноосвітній школі № 472, де й одержав атестат про повну середню освіту.

Після закінчення школи в 1979 р. вступив на навчання до Житомирського будівельного технікуму, який закінчив у липні 1982 р., одержавши диплом техніка-технолога промислового будівництва.

3 вересня 1983 р. по серпень 1983 р. працював техніком на підприємстві «Київміськбуд-2».

У серпні 1983 р. вступив на юридичний факультет Київського державного університету ім. Т. Г. Шевченка за спеціальністю «Правознавство», який закінчив у червні 1988 року, одержавши диплом юриста-правознавця.

3 липня 1988 р. по липень 2010 р. працював юрисконсультом у Київському виробничому об'єднанні «Граніт».

У квітні 1990 року одружився. Дружина — Миколайчук (Марченко) Галина Степанівна, 1968 року народження, працює вчителькою молодших класів у Київській середній загальноосвітній школі № 21. Маю доньку — Миколайчук Олену Артемівну, 1992 року народження.

У Збройних силах не служив, оскільки під час навчання в університеті приходив підготовку на військовій кафедрі (лейтенант запасу).

Ні я, ні мої рідні засудженими та під слідством не були.

Паспортні дані: серія СУ, № 312 174, виданий Печерським Р У ГУ МВС України в м. Києві 14 серпня 1997 р.

Зареєстрований і мешкаю за адресою: вул. Семипалатинська, 17, кв. 453, м. Київ, 1 754.

02 серпня 2014 р.

Додаток Б

Резюме

Прізвище, ім'я, по-батькові:

Галина Петрівна Порошенко

Дата народження

27 травня 1987 року

Домашня адреса

Проспект Науки, 6, кв. 112, м. Київ, 2 039 (044) 265−06−30

Мета

заміщення вакантної посади літературного редактора з умовою професійного вдосконалення і росту.

Освіта

1994−1999 рр.

філологічний факультет, Львівського національного університету імені І.Я. Франка.

1999−2003

аспірантура при Інституті української мови НАН України, кандидатська дисертація на тему: «Власні назви у діловій документації Гетьманщини ХVIII ст.». Маю науковий ступінь кандидата філологічних наук.

Досвід

2000−2004 рр.

журнал «Знання» (м. Київ), літературний редактор.

Додаткові відомості

Знаю «Діловодство на ПК». Вільно володію українською та російською мовами. Досконало володію англійською та німецькою мовами. У разі потреби можу надати рекомендації.

ПоказатьСвернуть
Заполнить форму текущей работой