Вопрос недостатка времени и непроизводительных его затрат

Тип работы:
Реферат
Предмет:
Менеджмент


Узнать стоимость

Детальная информация о работе

Выдержка из работы

Содержание

Введение

1. Проблема организации рабочего времени

2. Феномен недостающего времени

3. Определение эффективности использования времени

4. Приемы организации личной работы

Заключение

Список используемой литературы

Приложения

Введение

Эпоха информации и вечной неистовой гонки за материальным благополучием выдвигает на первый план проблему катастрофической нехватки времени. Чем больше работы люди стараются выполнить, тем меньше в этом преуспевают.

Время управляет жизнью. И все-таки его никогда не хватает. Работники самых разных сфер чувствуют себя порабощенными временем. Не хватает времени делать то, что должны сделать, не говоря уже о том, чтобы заняться тем, что нам по душе.

Во всяком случае, так думает большинство.

Однако дело вовсе не в том, что времени нет. Подлинная проблема в том, как мы его используем. Человеческий организм функционирует по биологическим часам, а не в соответствии с установленным обществом технологическим временем. Организм человека живет ритмами солнца и звезд, дней и ночей. Эти ритмы постоянно изменяются, сдвигаясь в пределах суток. Тем не менее приходится заставлять организм жить по неизменному машинному времени.

Из-за неумения правильно организовать свой рабочий день люди задерживаются на работе, но и это не дает им положительные результаты, ведь качество такой работы существенно снижается.

Проблема нехватки времени очень актуальна в современное время. Постоянный его дефицит — явление, которое становится нормой для людей.

Вместе с тем, ученые и психологи, исследовавшие проблему недостатка времени и непроизводительных его затрат убеждают людей, что существуют приемы эффективного распределения времени, которыми можно и нужно пользоваться. Ведущим экспертом по управлению временем сейчас считают Лотара Зайверта, также этой проблемой занимались психологи — Джужи Джеймс, Елена Мерзлякова, экономист Тодд Дункан, Джулия Моргенстерн — профессиональный консультант по планированию и управлению временем, руководительница консалтинговой компании Task Masters, профессиональный бизнес-тренер Дебра Тайлер, и также Мэтью Эдлунг, который является одним из первых врачей в США, занимающимся в области биологических часов организма. Доктор Эдлунд является одним из ведущих мировых авторитетов в вопросе, как использовать биологические часы так, чтобы получить максимум от жизни. Не зря так много исследователей берутся изучать проблему дефицита времени! Ведь действительно, наблюдая за успешными людьми, вполне реально выявить некий свод правил, которыми они руководствуются при распределении времени. Можно смело утверждать — данная проблема решаема, каждый человек может использовать своего рабочее время с большей продуктивностью.

Цель реферата — раскрыть эффективные приемы организации рабочего времени.

Задачи реферата:

1. Объяснить причины недостающего времени.

2. Определить эффективность использования рабочего времени

3. Рассмотреть возможные приемы организации личной работы.

В своем реферате я попытаюсь наиболее полно раскрыть проблему нехватки времени, определить, насколько эффективно мы его используем уже сейчас и подумать, что мы можем сделать, чтобы еще более эффективно использовать его в будущем!

1. Проблема организации рабочего времени. Понятие «тайм-менеджеджмент»

Каждый имеет некоторое представление о том, что же это такое, но ни один человек не может конкретно дать точное и полное его определение. На протяжении веков ученые и философы вели полемику о времени. Складывались легенды, рассказывающие о людях, которые создавали эликсиры бессмертия. Никогда вопрос времени не оставлял людей равнодушными. Кажется, что человеческая жизнь настолько коротка, что невозможно за столь маленький срок раскрыть все ее тайны, испытать все наслаждения, увидеть всю красоту мира. Причем чем большего желает человек, тем больше он становится рабом времени. Можно с уверенностью сказать, что в современном мире жизнь настолько ускоряется, что число «рабов» все увеличивается и увеличивается.

График современного человека уплотнен до предела, рабочий день зачастую ненормирован, и все же часто не удается сделать намеченное в срок, выполнить все данные обещания. Каким бы организованным ни был человек, он не может добиться полного контроля над своим рабочим временем.

Время — уникальный, невосполнимый ресурс: его невозможно вернуть, ускорить или замедлить. То, что мы нередко называем «управлением временем», на самом деле правильнее было бы назвать самоорганизацией. 1]

Обычно время берет от людей больше жизни, чем они берут от него. И это со всей очевидностью происходит не потому, что народ испытывает стрессы, разочарования или сожаления; это происходит потому, что время является неизменно более последовательным, чем люди. Время предопределено, оно получило постоянный ход от Бога «в начале», и никто не может замедлить его течение или изменить его последовательность.

Вот почему управлять временем крайне тяжело.

Тодд Дункан, автор книги «8 ловушек времени», утверждает, что понятие «управление временем» не является просто игрой слов. Оно отражает ошибочный взгляд на время, который способен влиять на то, как мы реагируем на крушение наших планов. Наше насыщенное событиями время требует нового подхода, учитывающего тот факт, что мы не можем управлять стрелками часов; мы можем управлять только своими мыслями и делами. [6]

Анализируя свою деятельность, очень важно обращать внимание не столько на количество затраченных минут или часов, сколько на количество дел, которые удалось сделать в определенную единицу времени. Проблема нехватки времени -- это прежде всего проблема эффективности его использования. Именно поэтому один человек за 2−3 часа способен переделать множество дел, в то время как другой за тот же промежуток времени способен лишь объявить о своих намерениях.

Для того чтобы помочь человеку научиться распоряжаться собственным временем, правильно использовать имеющиеся у него в наличии минуты, часы, дни, месяцы и годы жизни, и был придуман тайм-менеджмент. Тайм-менеджмент -- это динамично развивающаяся отрасль менеджмента, основная задача которой заключается в выявлении методов и принципов эффективного управления временем. Впервые идея о необходимости свести воедино отдельные правила, касающиеся организации рабочего времени, возникла в Европе в 60-е годы XX века как реакция на ускорение темпа жизни. Быстрое развитие бизнеса способствовало увеличению нагрузки на людей, занятых во многих сферах. Попытка решить проблему за счет продления рабочего дня оказалась неэффективной. На помощь пришел тайм-менеджмент. Взяв его на вооружение, любой человек способен решить проблему нехватки времени, а значит, добиться успеха и в профессии, и в личной жизни, сохранить душевное равновесие и физическое здоровье. Овладев искусством управления временем, человек может ставить цели и расставлять приоритеты, смело говорить «нет» всем, кто отнимает драгоценные минуты и часы, обходить «ловушки» во времени и выстраивать свою жизнь так, как действительно хотелось бы.

Правильно распределять свое время -- значит, правильно организовать свою жизнь. Люди, управляющие своим временем, не только успешно строят глобальные планы, но и выполняют их. 15]

2. Феномен недостающего времени

Каким бы организованным ни был человек, он не может добиться полного контроля над своим рабочим временем. В этом ему мешают так называемые «воры времени». Вот лишь некоторые из них: телефонные звонки, важные, но незапланированные посетители, просьбы коллег, срочные совещания, время на проезд при встречах с партнерами.

К значительным потерям времени приводят также следующие причины:

— откладывание выполнения задач на последний момент. Некоторые поступают так, потому что сопутствующий напряжению выброс адреналина приятно возбуждает и становится своего рода наркотиком. Такие люди часто способны продуктивно работать только в состоянии аврала. Но откладывание дел на последнюю минуту не оставляет шанса на исправление ошибки в том случае, если что-то пойдет не так. Кроме того, отложенная работа не становится более привлекательной. Напротив, тяжелые мысли о том, что ее еще только предстоит сделать, отнимают много энергии.

Одной из причин значительных потерь времени является переключение с одного вида деятельности на другой. Чтобы свести потери к минимуму, следует объединять сходные виды работ в блоки (работа с корреспонденцией, в том числе с электронной, ответы на телефонные звонки). Начиная дело, нужно организовать свое время так, чтобы иметь возможность довести его до конца, не прерываясь. 3]

Специалисты по тайм-менеджменту выяснили, что время отнимают как внутренние факторы (например, отсутствие у человека умения контролировать себя), так и внешние процессы (вмешательство других людей), с которыми, тем не менее, можно и нужно бороться.

Исследования показали, что в среднем перерывы в работе составляют около 7 минут, а вот для того, чтобы восстановиться после перерыва и включиться в рабочий процесс, потребуется уже 13 минут.

Таким образом, два-три перерыва с периодами восстановления -- и люди лишились целого часа рабочего времени.

Просмотрим список самых распространенных факторов, позволяющих времени ускользать от нас, представленный Куликовой Верой — автором книги «Заставьте время работать на вас»:

1. Вмешательства со стороны. Много времени расходуется на неожиданные и ненужные телефонные звонки. Непрошеные посетители также отнимают минуты и часы.

2. Неумение отказывать другим людям. Если человек не способен сказать «нет», он часто выполняет работу, которая нужна другим, но не ему.

3. Неорганизованность. Беспорядок на письменном столе и нефункциональность (отсутствие четкой систематизации) приводят к тому, что человеку приходится постоянно тратить огромное количество времени на поиски нужных вещей. Кроме того, лишние вещи на столе отвлекают на себя внимание, а значит, отнимают время.

4. Приглашения. Много времени занимают всевозможные мероприятия: совещания, собрания, конференции, семинары, при этом большая их часть не приносит никакой пользы.

5. Нерешительность, слабые коммуникативные навыки. Затруднения в общении с окружающими, неспособность быстро принимать решения приводят к значительным потерям времени.

6. Недостаточность информации. Отсутствие всей нужной информации значительно замедляет рабочий процесс, поэтому о ее сборе следует позаботиться заблаговременно. Чем лучше человек подготовится к предстоящей работе, тем меньше будете отвлекаться.

7. Избыток информации. В прошлом не существовало такого изобилия информации, как сейчас. Легкость, с которой можно зайти, например, на один из миллионов существующих сайтов, угрожает перерывами в работе. Чтобы не отвлекаться от работы, не стоит посещать Интернет без надобности, и проверять электронную почту, если в этом нет необходимости.

8. Промежутки в работе. Даже при самом тщательном планировании в процессе работы могут возникнуть неожиданные промежутки. Например, человек назначил встречу, а она сорвалась. Или какая-то задача оказалась проще, чем думали, и дело завершилось быстрее. Такие промежутки можно потратить впустую, а можно заполнить чем-нибудь нужным, использовать для подготовки к новой работе, например почитать специальную литературу, собрать информацию и т. д.

9. Откладывание работы. Чаще всего откладываются в долгий ящик дела, кажущиеся слишком сложными, требующие тщательного выполнения. Обычно это делается из-за боязни неудачи.

10. Привычка браться за несколько дел сразу. Понятно, что такой способ выполнения работы не принесет успеха, ни одно из дел не будет сделано так, как этого хотелось бы, зато время окажется растраченным.

11. Неумение делегировать решение задач другим людям. Незнание приемов, с помощью которых можно перепоручить дело другому, и психологические барьеры (чувство вины) заставляют человека взваливать всю работу на себя, а значит, терять огромное количество времени.

12. Отсутствие приоритетов, самодисциплины. Выяснив, что именно поглощает ваше время, нужно суметь выработать стратегию борьбы с мешающими факторами, научиться эффективно управлять своими временем и жизнью. [10]

Среднестатистическое рабочее место не обходится без факторов, поглощающих время. Хорошие идеи зачастую погибают, так и не сумев реализоваться. Чтобы решить эту проблему, многие компании решились на беспрецедентное расширение полномочий каждого отдельного сотрудника. Однако и это не принесло желаемого результата: оказывается, что большая часть персонала боится ответственности.

Современные компании стали слишком сложноорганизованными. Корпоративная мысль имеет ограниченную сферу применения. Чтобы эффективно распоряжаться своим временем, нужно научиться отдавать себе отчет в том, куда утекает ваше время.

Чтобы облегчить эту задачу, бизнес-консультант Джуди Джеймс предлагает список наиболее распространенных на работе Губителей времени в своей книге «Как находить два лишних часа каждый день»: телефонные разговоры, собрания, неоправданное спонтанное изменение целей и планов, отсутствие распорядка дня, обман и мошенничество, лень, нежелательные электронные письма, болтовня с коллегами, нерешительность, поломки офисной техники, недостаток информации, служебные отношения, ожидание опаздывающего на встречу партнера, беспорядок на рабочем столе, недостаток полномочий, поиски нужных людей, безотказность, привычка не доводить до конца начатую работу, стремление контролировать других, привычка начинать работу, не имея ее конкретного плана, усталость.

Также автор выделяет внутренние факторы потери времени, связанные с психо-эмоциональным состоянием человека: перегруженность, стресс, усталость, скука, неправильная диета, отсутствие перерывов в работе, вредные привычки, плохое образование, эмоциональное напряжение, беспокойство, рассеянность, отсутствие ясно поставленных целей, отсутствие значимых целей, неправильно организованное общение с другими людьми, недостаток информации, зависимость от «инструментов», то есть чаще всего от офисной техники, пессимизм, привычка думать слишком глобально или, наоборот, линейно, недостаток мотивации и поощрения, плохие условия работы, недостаточно активная тренировка мозга, болезнь, похмелье, депрессия. [1]

Существует еще много факторов и классификация причин, мешающих нам эффективно распределять свое время, представленных различными исследователями, однако объективный анализ ситуации и самого себя помогает понять и принять тот факт, что главным виновником дефицита времени являемся мы сами.

3. Определение эффективности рабочего времени

Для того чтобы работать над повышением продуктивности использования времени, необходимо понимать какими полезными и бесполезными чертами характера, знаниями человек обладает на данный момент.

Оценка навыков — это тестирование тех навыков в области управления временем, которыми человек владеет уже сейчас. [13] Чтобы получить полное представление о своих навыках — можно использовать методики многочисленных специалистов в сфере тайм-менеджмента.

Во-первых, необходимо провести самоисследование. Для этого человеку необходимо проанализировать свои действия и подумать куда же уходит основное количество времени, на какие дела его постоянное не хватает, и на что конкретный человек никогда не пожалеет своего времени. Об это необходимо задуматься, поскольку каждый человек индивидуален, и нельзя слепо следовать общим рекомендациям исследователей, не изучив свои личные особенности. Эта информация понадобится для лучшего понимания вашего индивидуального восприятия времени.

Стараясь эффективно распределять время, людям стоит обращать внимание на самые разные факторы, в том числе и на собственное биологическое время. Это отмечает Мэтью Эдлунг в книге «Время — деньги». Если вы жаворонок или сова, вы наверняка чувствуете влияние вашего биологического времени. Но есть много людей, которые ни жаворонки, ни совы. Мэтью Эдлунг — врач, изучающий биологические часы организма разработал короткий тест, с помощью которого можно выявить принадлежность человека к тому или иному типу. Это позволит планировать время, опираясь на этот важный фактор.

В зависимости от возраста, занятия и относительной принадлежности людей, с которыми вы живете, к совам или жаворонкам, людям, чаще всего, то и дело приходится менять свой образ жизни и становиться то жаворонком, то совой. Например, многие из тех, кто работает с 9. 00 до 17. 00, на уик-энд становятся совами.

К сожалению, способность переводить биологические часы с годами ослабевает. Как и многие другие способности, связанные с биологическими факторами.

Несмотря на то, что время -- фиксированная величина, не поддающаяся внешнему воздействию, индивидуальное восприятие времени в высшей степени разнообразно. Прежде чем перейти к усовершенствованию своих навыков обращения со временем, часть этого самого времени придется уделить самоанализу. Необходимо каждому человеку задать себе вопросы, которые помогают выявить неосознаваемые влияния, формирующие ваше ощущение времени. Так, если человек воспитывался в высокоорганизованной среде, в которой ко времени относились рационально, то собственное отношение человека ко времени будет совершенно иным, чем у того, кто вырос в атмосфере беспорядка и дезорганизации.

Будет гораздо легче перейти к эффективному управлению временем, если для начала вы ответите на вопрос, почему вы чувствуете, что нуждаетесь в большем контроле над временем. Для этого необходимо подумать, что вас сдерживает и что работает против вас. Нужно сделать шаг назад и попытаться объективно посмотреть на свою жизнь. У большинства людей, существует несколько мелочей, которые все вместе могут создать большие проблемы, поэтому очень важно вовремя их осознать.

Кроме того, Лотар Зайверт, автор книги «Если спешишь — не торопись», говорит о так называемой «болезни загнанности», присущей многим современным людям. Она выражается в чувстве безнадежности, которое испытывают люди, когда понимают, что чем больше они торопятся, тем медленнее движутся их дела. Существуют короткая методика Зайверта на определение симптомов этой болезни. Она займет не более 5 минут у человека, но ее результаты могут существенно повлиять на дальнейшую организацию рабочего времени человека.

Когда люди изо всех сил стараются теми или иными способами планировать свое время и свою жизнь, то после нескольких неудачных попыток сделать это они часто приходят к выводу, что причины неудач кроются в недостатках их характера или что у них просто нет к этому никаких способностей. Иногда, сдавшись и отказавшись от дальнейших попыток, они убеждают себя, что в быстро меняющемся современном мире жизнь просто обязана быть неуправляемой и стихийной. Оба эти убеждения совершенно не верны.

Когда человек научится диагностировать проблемы, связанные с организацией планирования, то перестанет зря тратить время и силы, обвиняя себя в неспособности управлять собственной жизнью или заставляя себя работать до полного изнеможения. Он просто определите причины возникающих проблем, и выработает верное решение.

4. Приёмы организации личной работы

Существует множество приемов организации рабочего времени, предложенных нашему вниманию различными исследователями. Например, Джин Ягер предлагает относиться к процессу управления временем творчески в своей книге «Творческое управление временем». Рассмотрим основные принципы творческого управления временем.

I. Быть активным

Необходимо самостоятельно решать, как использовать время, а не действовать в соответствии с чьими-то просьбами. Каждый человек должен сам решать, что для него важно, и говорить «нет» всему ненужному.

2. Определить цели

Если человек видите цель — то знает, куда идти. Это необходимо и на работе, и в учебе, и в игре. Без цели люди запутываются и неадекватно реагируют на предоставляющиеся возможности и возникающие проблемы, не учитывая их влияние на профессиональную и личную жизнь.

3. Выделить приоритеты

Определив цели, следует выделить приоритетные действия, необходимые для их достижения. Для этого нужно составить план действий. Полезно использовать принцип, выработанный в XIX веке итальянским социологом и экономистом Вильфредо Парето: принцип 80/20, заключающийся в том, что 20% того, что люди делают, даёт 80% результата. Надо выбрать нужные 20% деятельности и сделать их приоритетом.

4. Сосредоточиться

Увеличить эффективность работы, можно сосредоточившись на одном основном деле в данный промежуток времени. Определив цели и приоритеты, следует придерживаться их до достижения результата.

5. Ставить реальные сроки

Сроки помогут сосредоточиться на долгосрочных целях и краткосрочных приоритетах. Нужно не бояться сроков, а стремится к ним.

6. Сделать это сейчас

Когда составилен план и человек на нем сосредоточен, нужно как можно быстрее приступить к его исполнению.

7. Уравновесить жизнь

Необходимо оставить время для себя и для близких людей. Хотя эффективность работы -- хорошая цель, намного лучше иметь полную, уравновешенную жизнь.

Боб Адамс, автор книги «Время. Секреты управления. Как успевать жить и работать», делится читателями основными приемами управления времени. Рассмотрим некоторые из них:

Мастерский прием. Хитрость, известная всем специалистам по управлению временем, состоит в том, что они умеют использовать самое производительное время -- день. Мы не можем управлять временем, чтобы подогнать его под свои потребности, но можно управлять собой, чтобы с максимальной эффективностью использовать время.

Когда человек хочет максимально эффективно использовать свой день, то должен заниматься скучными делами в производительный период, а приятными -- в непроизводительный. Тогда день будет лучше сбалансирован, и человек более продуктивно потратит свое время.

Конечно, может быть трудно перестроить свой план, чтобы использовать этот принцип для каждого дела. Но стоит хотя бы попытаться, возможно именно тогда каждая эффективно использованная минута принесет вам пользу.

Эффективное использование каждой минуты. У каждого человека бывают небольшие промежутки времени, на которое ничего не запланировано. За эти пропадающие впустую минуты можно успеть сделать небольшие дела.

Дайте мне только пять минут

Пять минут -- это, по большому счету, немного, но эти маленькие кусочки времени довольно быстро накапливаются. Всегда найдутся дела, не требующие долгих размышлений и занимающие немного времени (полить комнатные растения, пролистать журналы и вырезать статьи, которые вы хотите прочитать).

Хотя, редко бывает даже пять секунд свободного времени, а тем более пять минут, но когда такой случай представится — на выбор должно быть несколько продуктивных вариантов, которыми можно воспользоваться.

Доводить начатое дело до конца

В мире, где время всегда гонится за нами по пятам, легко привыкнуть не доводить дела до конца. Заблуждение, что работа продуктивнее, если одновременно человек занимается несколькими делами. В действительности человек просто замедляет темп работы, а также рискует снизить ее качество.

Делайте все как надо с первого раза. В центре внимания -- экономия времени, но, занимаясь ею, нельзя рисковать качеством выполняемой работы.

Устранить/взять под контроль отвлекающие факторы

Отвлечение -- это все факторы, которые заставляют нас оторваться от работы. Шум, отсутствие шума, непредвиденные случаи, телепередачи, птица за окном -- все это отвлекающие факторы. Они неизбежны и могут разрушить наши тщательно составленные планы. Однако есть простые действия, которые мы можем предпринять, чтобы минимизировать ущерб.

Делегировать полномочия

Когда человек чувствует, что должны быть всюду одновременно, чтобы добиться цели, то скорее всего настало время остановиться и передать кому-нибудь свои полномочия. Некоторые боятся даже подумать об этом. Делегирование полномочий -- это просто выполнение работы с помощью распределения обязанностей. Это относительно простая мысль, но делегирование следует реализовывать правильно, если вы хотите сэкономить время и силы.

Управление временем — личное дело каждого, и, в зависимости от вашего типа личности, люди могут определит управление временем так, как понимают. Нельзя применять один и тот же метод одинаково ко всем, каждый метод по своему хорош, и мы можем взять на вооружение некоторые способы управления временем.

С помощью эффективного управления временем люди немного выигрывают. Активность, в отличие от времени, не постоянная величина, а зависит от физического и психического состояния, ее побудительные мотивы разнообразны. Посредством управления временем можно повысить уровень активности. Если следовать советам по управлению временем, то возможно сохранить активность и направить ее в нужное русло. Так люди обретают способность формировать время и добиваться лучших результатов. [9]

Заключение

В реферате были изучены основные приемы организации личной работы, позволяющие рационально использовать рабочее время.

Для любого человека важно эффективно использовать свое время. От того, насколько хорошо человек организован — зависят его успехи и неудачи.

Эффективно использовать свое время необходимо учиться и практиковать свои навыки. Время нужно планировать, и затем работать по намеченному плану. Приоритетные задачи следует решать скорее, чем второстепенные, ведь когда люди решают важные перспективные дела — они развиваются, а когда растрачивают время на мелочи — они стоят на месте.

Таким образом, можно сделать вывод, что каждому современному человеку необходимо овладеть наукой управления собственным временем, научиться использовать этот невосполнимый ресурс с наибольшей эффективностью.

Цель реферата достигнута: изучены эффективные приемы организации рабочего времени.

Задачи решены: рассмотрены причины непроизводительных временных затраты, рассмотрены способы их выявления и методики разрешения данной проблемы.

В заключение, хотелось бы отметить, что нельзя относиться к организации своего времени слишком серьезно. Быть слишком серьезным в этом, -- значит потерять изрядную долю качества своей жизни.

Список используемой литературы

1. Адамс Б. Время. Секреты управления. / Боб Адамс. — М.: АСТ Астрель, 2007. — 304 с.

2. Вронский А. Как управлять своим временем. /А.И. Вронский — Ростов н/Д: Феникс, 2007. — 224 с.

3. Дельцов В. Почему не хватает времени?

4. Джеймс Дж. Как находить два лишних часа каждый день./ Дж. Джеймс — М.: ООО «Издательство Астрель»: ООО «Издательство АСТ», — 2004. — 331 [5] с.

5. Диттмер Р. Э. 151 быстрая идея. Как управлять своим временем. /Пер. с англ. -- СПб.: «Издательство «ДИЛЯ», 2007. -- 224 с.

6. Дункан Т. М. 8 ловушек времени. Как вырваться из порочного круга постоянно увеличивающейся загрузки на работе / Тодд М. Дункан; -- М.: Эксмо, 2008. -- 224 с.

7. Зайверт Л. Ваше время — в ваших руках.

8. Зайверт, Л. Если спешишь — не торопись: новый тайм-менеджмент в ускорившемся мире: семь шагов к эффективности и независимости в использовании времени / Лотар Й. Зайверт; пер. с нем. Н. С. Сироткина. — М.: ACT; Астрель, 2007. — 255, [1] с.

9. Кей Френсис. / Френсис Кей. Сдвиньте с мертвой точки ваш тайм-менеджмент/ Издательство «Hippo», 2004 Пер. с англ. М., Hippo, 2004. — 216 с.

10. Куликова В. Н. Заставьте время работать на вас. -- М.: ЗАО

Центрполиграф, 2008. -- 192 с.

11. Мерзлякова Е. Л. Эффективный тайм-менеджмент для офисного работника. -- СПб.: Издательство «Речь», 2007. -- 240 с.

12. Моргенстерн Дж. Тайм-менеджмент. Искусство планирования и управления. — М.: ООО «Издательство «Добрая книга», 2006. — 256 с.

13. Тайлер Д. Управление временем. / Д. Тайлер. — Hippo Publishing LTD. 2006. — 144 с.

14. Эдлунг М. Время — деньги: — М.: Изд-во ЭКСМО, 2004. — 352 с.

15. Ягер Джин. Творческое управление временем в новом веке. — М.: Альпина Паблишер, 2003. — 208 с.

Приложения

время планирование работа менеджмент

Упражнение-самоисследование (Елена Мерзлякова)

Разграфите чистый бумажный лист на четыре равных сектора и зафиксируйте в каждом из них ваши персональные взаимоотношения со временем.

Постарайтесь не ограничиваться 2--3 пунктами, пишите все, что придет в голову. Чем длиннее будут списки в каждом из секторов, тем достовернее окажутся результаты вашего самоисследования и тем подробнее окажется ваша персональная матрица взаимоотношений со временем.

Рабочее время

Время вне работы

Мне никогда не жалко времени для…

1

1

2

2

3

3

Обычно мне не хватает времени для…

1

1

2

2

3

3

Чтобы объяснения были понятнее, проиллюстрируем, каким образом может выглядеть заполненный бланк.

Рабочее время

Время вне работы

Мне никогда не жалко времени для…

1 Приготовления чашечки кофе для дорогого шефа и разговора с ним

1просмотра телевизионного сериала

2обмена последними новостями с коллегами

2 похода в кафешку с друзьями-близкими

3 Просмотра электронной почты

3 шоппинга (когда есть деньги)

Обычно мне не хватает времени для…

1сортировки документации скопившейся за день (часто делаю после работы)

1 Полноценного сна и отдыха

2

2 Ежедневной уборки в квартире

Тест на определение биологического времени

Ответим на следующие четыре вопроса и выведите общую сумму:

1. Представьте себе, что у вас счастливый нескончаемый отпуск. Никаких обязанностей, никаких забот, ничто вас не тревожит. У вас денег больше, чем вы можете потратить. Вы можете делать все, чего только душа пожелает.

В котором часу вы легли бы спать?

Между 8 и 9 вечера -- 6 баллов

Между 9 и 10 вечера -- 5 баллов

Между 10 и 11 часами вечера -- 4 балла

Между 11 и 12 часами ночи -- 3 балла

Между полуночью и 1 часом ночи -- 2 балла

Между 1 и 2. 30 ночи -- 1 балл

После 2. 30 ночи -- 0 баллов

2. У вас все еще очень приятный нескончаемый отпуск. В голове только сугубо личные желания.

Во сколько вы хотели бы вставать?

В любое время до 6 утра -- 6 баллов

Между 6 и 7 утра -- 5 баллов

Между 7 и 8 утра -- 4 балла

Между 8 и 9 часами утра --. 3 балла

Между 9 и 10. 30 утра -- 2 балла

Между 10. 30 и полуднем -- 1 балл

После 12 часов дня -- 0 баллов

3. Ваш отпуск продолжается. Вам это нравится, но появляется желание чем-нибудь заняться. Вы задумываетесь, не взяться ли за какую-нибудь работу на общественных началах, работу, с которой вы знакомы и которая вам по душе. Конечно, это все равно работа. У вас и в мыслях нет перенапрягаться. Вы будете работать только два часа в день и продлевать свое рабочее время только в том случае, если работа будет интересной и давать отдачу.

В какой промежуток времени вы бы выбрали свою двухчасовую смену?

Между 5 и 7 утра -- 6 баллов

Между 7 и 9 утра -- 5 баллов

Между 9 утра и часом дня -- 4 балла

Между 1 часом дня и 7 часами вечера -- 3 балла

Между 7 и 11 часами вечера -- 2 балла

Между 11 вечера и часом ночи -- 1 балл

Между 1 часом ночи и 5 часами утра -- 0 баллов

4. Находясь в своем удивительном отпуске, вы наслаждаетесь жизнью, отдыхом, покоем. Вам вспоминается прежняя жизнь, самые разные ее периоды, вы задумываетесь о времени, когда вы чувствовали себя свободным и самым жизнедеятельным.

Как бы вы назвали себя применительно к тем временам?

Определенно утренним человеком -- 6 баллов

Возможно, утренним человеком -- 4 балла

Средним, между утренним и ночным человеком -- 2 балла

Несомненно, ночным человеком -- 0 баллов

Сложите полученные баллы.

Если вы набрали от 16 до 24 баллов, вы жаворонок.

Если набрали от нуля до восьми, можете считать себя совой.

А что, если получилось от 9--15 баллов? По крайней мере, в данный момент вы, наверное, принадлежите к тем, кто может приспосабливаться, вы «приспосабливающийся». Это те люди, кто может быть немного жаворонком и немного совой. Это зависит от того, какая у них работа и как складывается обстановка в семье.

Если вы «приспосабливающийся», не берите это в голову. Вы принадлежите к большинству.

Задайте себе следующие вопросы:

С какими временными ограничениями я сталкивался в процессе формирования своей личности?

Как я поступаю в тех ситуациях, когда опаздываю?

Не создается ли впечатление, что время постоянно работает против меня?

Каково отношение моих родителей ко времени?

Чувствую ли я себя потерянным, когда на руке у меня нет часов?

Располагаю ли я свободным временем?

Можно ли сказать, что время контролирует меня?

Как я определяю слово «вовремя»? Заранее? В последний момент? Предполагает ли это понятие, что выполнить работу на полчаса позже вполне допустимо?

Легко ли мне управлять временем?

Искренне ответив на эти вопросы, человек

Что вам мешает?

Вы можете понимать или не понимать, что это за препятствия. Задайте себе следующие вопросы:

Пытаетесь ли вы чаще, чем раз в неделю, успеть за один день сделать вдвое больше?

Трудно ли вам сказать «нет», когда кто-то пытается отнять у вас время?

Действительно ли ваши цели и стремления нереалистичны?

Склонны ли вы к промедлению?

Вы часто мечтаете?

У вас много органайзеров? Или вообще ни одного?

Ваша работа доставляет вам удовольствие?

Заполнен ли ваш день делами, которыми нужно заняться немедленно?

Есть ли у вас симптомы перфекционизма?

Развешиваете ли вы вокруг себя массу записок с напоминаниями о делах?

Носитесь ли вы со своими делами по дому, в то время как ваша семья наслаждается досугом?

Часто ли вы делаете два дела одновременно?

Склонны ли вы терять вещи?

Нравится ли вам начинать новые дела -- при том, что вам трудно довести их до конца?

Вопросник: Заражены ли вы болезнью загнанности?

1. часто езжу на 10 км/ч быстрее чем разрешено

2. я прерываю других и/или заканчиваю за них фразы

3. на совещаниях я испытываю нетерпение, когда кто-нибудь отклоняется от темы

4. мне трудно уважать людей, которые постоянно опаздывают

5. я тороплюсь, всегда стараюсь быть первым в очереди, даже если это не имеет значения

6. если в магазине или ресторане мне приходится ждать дольше, чем пару минут, я испытываю нетерпение и ухожу или жалуюсь

7. в целом, я считаю людей, которые медленно говорят, медленно действуют или медленно принимают решения менее способными. Я удивляюсь людям, которые могут поддерживать мой быстрый темп! Я горжусь своей быстротой, трудолюбием и пунктуальностью!

8. «слоняться» я считаю пустой тратой времени

9. я горжусь, когда получается устраивать дела в оговоренные сроки, и предпочел бы отказаться от шанса улучшить продукт, чем смириться с запозданием

10. я часто поторапливаю детей и/или мою любимую супругу (супруга)

Результаты

* 0−3 балла: поздравляем! У вас есть хорошие предпосылки для того, чтобы переносить нагрузки без ущерба для здоровья, и вы уже знаете: «В спокойствии -- сила».

* 4−6 балла: вы в опасной зоне. Задумайтесь и постарайтесь добиться более надежного баланса между стрессовыми нагрузками и соответствующими восстановительными программами (отдых, расслабление, психологическая гигиена).

* 7 и более баллов: болезнь загнанности уже перешла у вас в опасную стадию! Вам следует немедленно начать постепенно снижать обороты, пока не стало слишком поздно.

Организовать время таким образом, чтобы его хватало как на работу, так и на личную жизнь, — вот первостепенная задача, залог эффективности и благополучия. Следующие результаты помогут определить ваш баланс между работой и личной жизнью и выявить источники стресса.

УТВЕРЖДЕНИЕ 1

Я считаю, что никогда нельзя смешивать работу и семью.

никогда 5

иногда 3

часто 0

Нередко одно вклинивается в другое.

УТВЕРЖДЕНИЕ 2

Оказавшись перед выбором в пользу босса или члена семьи, я скорее постараюсь угодить боссу.

никогда 3

иногда 5

часто 0

Идти на крайность не всегда правильно.

УТВЕРЖДЕНИЕ 3

Я гораздо больше времени уделяю работе, чем своей семье.

никогда 5

иногда 3

часто 0

Работа на первом месте, а семья на втором — это достаточно распространенное явление, особенно у мужчин. Но тем не менее, важно не то, сколько времени вы уделяете семье, а то, как вы это делаете, умеете ли вы в редкие часы досуга окружить близких теплом и любовью — вот что ценно!

УТВЕРЖДЕНИЕ 4

Дома я чувствую покой и умиротворенность!

никогда 0

иногда 3

часто 5

Помните, что нельзя винить себя в том случае, если вы чувствуете, что хотите с помощью работы «убежать» от домашних проблем.

УТВЕРЖДЕНИЕ 5

Я чувствую, что добился оптимального баланса между работой и личной жизнью.

никогда 0

иногда 3

часто 5

УТВЕРЖДЕНИЕ 6

Я люблю общаться с людьми и всегда нахожу на это время.

никогда 0

иногда 3

часто 5

Нам необходимо разнообразие для активной и хорошей работы. Поэтому, помимо семьи и работы, крайне важно находить время на общение с другими людьми, особенно с друзьями.

УТВЕРЖДЕНИЕ 7

Мои личные дела (финансовые и др.) достаточно успешны.

никогда 0

иногда 3

часто 5

Многие люди испытывают финансовые трудности, нередко живут в кредит. Конечно, деньги — это не самое необходимое в жизни, но они становятся крайне необходимыми в том случае, если их нет!

УТВЕРЖДЕНИЕ 8

О лучшем доме я и не мечтал.

никогда 0

иногда 3

часто 5

Опять же, это чрезвычайно важный пункт! Если бытовые условия вам не по душе, то это может привести к негативному отношению к себе и ко всему, что вас окружает.

УТВЕРЖДЕНИЕ 9

В целом чувствую, что я на пути к достижению всего, о чем мечтал.

никогда 0

иногда 3

часто 5

Все, конечно, зависит от ваших амбиций, но очень важно для вашей самооценки понимать, что вы на верном пути.

УТВЕРЖДЕНИЕ 10

Я постоянно допоздна сижу на работе.

никогда 0

иногда 5

часто 0

Понятно, что каждому порой приходится засиживаться допоздна на работе. Но если у вас это вошло в привычку, то, вероятно, либо это работа вам не подходит, либо вы не можете правильно спланировать свое время.

Теперь подсчитайте баллы.

Общее количество баллов за тест 7

Чем выше ваш результат за тест 7, тем лучше вы умеете правильно сбалансировать свою жизнь.

Максимальный результат — 50.

Минимальный результат — 0

ПоказатьСвернуть
Заполнить форму текущей работой