Исследование подсистемы информационного обеспечения

Тип работы:
Курсовая
Предмет:
Менеджмент


Узнать стоимость

Детальная информация о работе

Выдержка из работы

Содержание

  • Введение
    • Глава 1. Теоретические аспекты информационного обеспечения предприятия
    • 1.1 Сущность и содержание системы информационного обеспечения
    • 1.2 Методы исследования информационных потоков
    • Глава 2. Подсистема информационного обеспечения предприятия «АНТАРКТИДА»
    • 2.1 Общая характеристика предприятия
    • 2.2 Анализ документооборота предприятия «Антарктида» на примере отдела продаж
    • Глава 3. Предложения по совершенствованию подсистемы информационного обеспечения предприятия «АНТАРКТИДА»
    • 3.1 Улучшение сетевой организации предприятия
    • 3.2 Экономическое обоснование внедрения изменений на предприятии «Антарктида»
    • Заключение
    • Список использованных источников

Введение

Информация — (сведения (сообщения, данные) независимо от формы их представления) важнейший стратегический ресурс. Информационное поле управленческой деятельности включает в себя совокупность самых разнообразных и разнородных информационных ресурсов, информационных потоков, алгоритмов и технологий их передачи, контроля и обработки.

Эффективное использование информационных ресурсов необходимо организации. Информация о сегментировании целевого рынка позволяет компании выявлять маркетинговые возможности. Информация необходима для чёткого определения конкурентных преимуществ компании и её стратегического позиционирования. Наконец, информация о стратегической позиции компании на рынке требуется для построения эффективной бизнес — стратегии на основе конкурентных преимуществ.

Предпринимателю для успешного ведения дел в настоящее время желательно понять важность информации и информационно-интеллектуальных систем, так как неотъемлемой чертой современного общества является его информатизация — насыщение производства и всех сфер жизни и деятельности всевозрастающими потоками информации и управление этими потоками. В конкурентной борьбе решающее значение приобретают вопросы, связанные со сбором, хранением, поиском, переработкой, преобразованием, распространением и использованием информации.

Стремительно развиваются деловые и финансовые информационные системы. Формируется правовая поддержка современных информационных технологий. Фактически открыт доступ к мировому потоку политической, финансовой, научно-технической, технологической и иной информации.

Актуальность темы данной курсовой работы обусловлена нынешней экономической системой РФ, рыночной экономикой, которая подразумевает под собой активную конкурентную борьбу организаций между собой за право завоевания наибольшей доли рынка. В таких условиях внедрение и эффективное использование системы информационного обеспечения может дать организации преимущество в конкурентной борьбе.

Целью данной курсовой работы является изучение функционирования подсистемы информационного обеспечения на примере предприятия «Антарктида», а также разработка мероприятий по совершенствованию данной подсистемы. Для достижения цели в курсовой работе поставлены следующие задачи:

рассмотреть понятие и сущность подсистемы информационного обеспечения;

определить методы исследования подсистемы информационного обеспечения;

провести анализ использования подсистемы информационного обеспечения предприятия «Антарктида»;

выработать экономически обоснованные предложения по совершенствованию действующей системы информационного обеспечения.

Объектом исследования в данной курсовой работе является предприятие «Антарктида», производящее и реализующее очищенную питьевую воду. Предметом исследования являются механизмы функционирования подсистемы информационного обеспечения отдела сбыта.

В качестве информационно-методологической базы исследования послужили теоретические подходы отечественных и зарубежных ученых в области управления организацией и изучения функционирования ее подсистем, изложенные в учебной и справочной литературе, практических пособиях, а также данные, взятые из документов, регламентирующих деятельность предприятия «Антарктида».

Структура курсовой работы содержит введение, три главы, заключение и список использованных источников.

Глава 1. Теоретические аспекты информационного обеспечения предприятия

1.1 Сущность и содержание системы информационного обеспечения

Важнейшая особенность процесса управления заключается в его информационной природе. В управляющей системе на основе тщательного изучения и анализа информации о задачах, которые ставит перед собой организация, о состоянии управляемого объекта, тенденциях его развития, о смежных производствах, научно-технических разработках о составе коллектива, формах организации его труда и т. д. создается информационная модель будущего состояния объекта и обосновываются условия и этапы ее реализации, т. е. принимаются решения по преобразованию объекта. Организация реализации принятых решений проводится через систему методов воздействия на работников с использованием информации о ходе выполнения принятых решений (обратная информация) Дуж Я. Организация системы информации на предприятии. — М.: «Прогресс" — 2004. — 252 с. Чем точнее и объективнее информация, находящаяся в распоряжении системы управления, чем полнее она отражает действительное состояние и взаимосвязи в объекте управления, тем обоснованнее поставленные цели и реальные меры, направленные на их достижение.

Так как руководитель в своей работе опирается на информацию о состоянии объекта и создает в результате своей деятельности новую командную информацию с целью перевода управляемого объекта из фактического состояния в желаемое, то информацию условно считают предметом и продуктом управленческого труда. Яновский А. Информационное обеспечение управленческой деятельности//Вопросы управления. — 2004. — № 2. — С. 18 — 20

Информация как элемент управления и предмет управленческого труда должна обеспечить качественное представление о задачах и состоянии управляемой и управляющей систем и обеспечить разработку идеальных моделей желаемого их состояния.

Информационное обеспечение-это часть системы управления, которая представляет собой совокупность данных о фактическом и возможном состоянии элементов производства и внешних условий функционирования производственного процесса и о логике изменения и преобразования элементов производства Гринберг А. С., Шестаков В. М. Информационные технологии моделирования процессов управления экономикой: Учеб. Пособие для вузов.- М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2003.- 399 с. При характеристике информации в системе управления выделяются две ее части:

первичные элементы информации (данные), которые могут быть присущи всем объектам определенного класса и различаются лишь количественным выражением;

схемы классификационных связей, которые отражают логику изменений в производственном процессе и обосновывают направления преобразования информации (информационной модели).

Они в большей мере связаны со спецификой объекта. Это позволяет выделить два уровня характеристик информационного обеспечения:

элементный, т. е. совокупность данных, характеристик, признаков;

системный, т. е. воспроизводящий взаимосвязи и зависимости между классификационными группами информации, реализуемый в виде информационных моделей.

При элементной характеристике информации изучаются состав информации, форма и виды носителей, их номенклатура. При характеристике информационной системы исследуются движение информационных потоков, их интенсивность и устойчивость, алгоритмы преобразования информации и соответствующая этим объективным условиям схема документооборота.

Совокупность информации, регистрируемой, передающейся и перерабатывающейся в системе управления, должна отражать все разнообразие фактических и возможных состояний, наблюдаемых и регулируемых системой управления Карминский А. М., Нестеров П. В. Информатизация бизнеса — М.: Финансы и статистика, 2006. — 416 с.

Характеризуя информацию как предмет труда в процессе управления, необходимо учесть ряд ее особенностей. Прежде всего, информация-это предмет труда длительного пользования. При использовании она не теряет своих потребительских свойств, хотя и входит в состав готового продукта (управленческого решения), составляя его субстанцию. Такая особенность информации предлагает определенную специфику ее формирования. Наибольший объем работ и затрат связан с первоначальным созданием информационных массивов — банков данных. В последующем данные этих банков периодически обновляются, корректируются, но продолжают использоваться.

Поскольку содержание банков данных может быть использовано для разных подсистем и даже разных объектов управления, они могут быть в значительной мере централизованы.

Информация относится к предметам труда особого рода также потому, что она способна к саморазвитию. Количественное накопление информации дает возможность более четко установить тенденцию развития управляемого объекта и выявить новые связи между отдельными классификационными группами информации. Это позволило в качестве одного из важнейших принципов построения информационной системы сформулировать получение максимума производной при минимуме исходной информации.

Старение информации в ряде случаев связано с потерей ее ценности для конкретных условий и целей, но она может быть омоложена и вновь приобретает ценность с изменением условий. Определенную полезность сохраняет даже ретроспективная информация как база для анализа динамики.

Информация должна быть подготовлена к использованию. В зависимости от степени ее подготовленности может быть выделена: первичная информация как набор данных, показателей, описывающих отдельные стороны процесса и его элементов; вторичная информация, прошедшая определенное упорядочение и классификацию для получения целесообразной производственной информации; информационные модели отдельных элементов и локальных процессов, описывающие статическое состояние объекта; информационные модели динамики, характеризующие изменение отдельных элементов и процессов; интегрированные информационные модели, описывающие определенные решения и имеющие активную направленность.

Первые две степени являются прерогативой информационной службы; третья и четвертая связаны с деятельностью определенных функциональных подразделений; последняя группа моделей пользуется руководителем.

Решения являются идеальным описанием желаемого состояния объекта и методов достижения этого состояния. Они представляют собой продукт ограниченного применения, так как направлены на конкретный объект в четко описываемых условиях. Качество решения как готового продукта проявляется опосредованно, в деятельности объекта, на который данное решение направлено Мишин В. М. Исследовании систем управления. — М.: ЮНИТИ, 2005.

Для анализа информационного обеспечения наибольшее значение имеет выделение следующих разновидностей информации (Табл. 1).

Таблица 1 — Классификация видов информации

Классификационный признак

Вид информации

В зависимости от описываемых процессов

Производственно-экономическая; технико-технологическая; организационная, социальная; информация о внешних хозяйственных связях

По отношению к управляемому объекту

Внешняя; внутрипроизводственная

По роли в процессе управления

Директивная; нормативная; плановая; аналитическая

По степени обновляемости и порядку обновления

Постоянная; переменная; длительного хранения; оперативная; циклическая; периодическая

По степени агрегирования

Простая; интегрированная; усредненная и т. п.

По степени преобразования

Первичная; производная; обобщенная

По степени обработки

Бухгалтерская; статистическая; оперативно-производственную и т. п.

При организации информационного обеспечения принципиальное значение имеет распределение информации на прямую, т. е. командную, исходящую от управляющей системы, и обратную, отражающую реакцию управляемого объекта на происходящие изменения и реализуемые решения.

Необходимо отметить, что основным видом информации, циркулирующей на предприятиях (объединениях), является информация, организующая производственные и технологические процессы и реализующая методы управления этими процессами. Разработка конструкторской и технологической документации, создание и поддержание в актуальном состоянии нормативной базы, планирование, учет и оперативное управление производственными процессами создают на предприятиях (объединениях) мощный поток производственно-экономической информации. Она может быть директивной или распорядительной, производственно-экономической или общественно-воспитательной и т. п. Мишенин А. И. Теория экономических информационных систем: учебник для вузов. — М.: Юнити, 2005.

Под экономической информацией понимают информацию, которая возникает при подготовке и в процессе производственно-хозяйственной деятельности предприятия (объединения) и управления этой деятельностью.

Экономическая информация обладает рядом особенностей:

в основной массе она имеет дискретную форму преставления; выражается в цифровом или алфавитно-цифровом виде;

отражается на материальных носителях (документах, перфолентах, перфокартах, магнитных лентах, дисках и т. д.);

ее большие объемы обрабатываются в установленных временных пределах, зависящих от ее конкретных функций, чаще всего — это циклическая регулярная обработка;

исходная информация, возникающая в одном месте, находит свое отражение в различных функциях управления и в связи с этим подвергается различной обработке несколько раз, что требует многократной перегруппировки данных;

объемы исходной информации достигают больших размеров при относительно малом числе операций ее обработки;

исходные данные и результаты расчета, а иногда и промежуточные результаты подлежат длительному хранению.

исключительно важными требованиями к экономической информации в системах управления производством являются требования своевременности, полноты и достоверности, которые следует неукоснительно выполнять при организации обработки экономической информации.

При создании информационного обеспечения ориентируются на усредненную, выровненную потребность в информации руководителей и специалистов. Особое место здесь занимает информация об управлении, в которой отражаются прогрессивные приемы и методы организации управления Антонюк. Информационные системы в управлении. — М.: Юнити, 2004.

В процессе организации информации принципиальное значение имеет расчленение ее на условно-постоянную, выполняющую роль нормативно-справочной, и переменную. Оба эти вида информации на основе анализа классификационных связей организуются во взаимосвязанные блоки (модели), которые могут быть описывающими, т. е. характеризующими процесс в статике или динамике, компонентами, отражающими определенную типовую ситуацию.

Процесс формирования информационного обеспечения включает несколько этапов (Табл. 2).

Таблица 2 — Этапы формирования информационного обеспечения

Этап формирования информационного обеспечения

Характеристика

Описание состояния объекта

Предполагает набор технико-экономических показателей и параметров, характеризующих управляющую и управляемую систему, с соответствующей классификацией этих показателей

Формирование частных статических моделей

Моделирование классификационных связей в информационных массивах с выделением причинно-следственных зависимостей

Обоснование тенденций количественного и качественного изменения в производстве

Отражение в информационных моделях динамики отдельных элементов и процессов. Количественное изменение предполагает корректировку информации, а качественное изменение — ее частичную или полную перестройку

Интегрирование информационной модели процесса производства

Отражает взаимосвязь и динамику локальных процессов и всего производства

Порядок формирования определяет подход к анализу состава информации. Организация информации в значительной степени предопределяет порядок ее хранения, регистрации, обновления, передачи и использования. Четкая организация банков данных позволяет более полно обосновать направления движения, интенсивность потоков, закономерности ее преобразования, методику запросов и получения Демидова А. В. Исследование систем управления: Конспект лекций. — М.: — ПРИОР, 2006.

Таким образом, система информационного обеспечения — это совокупность данных о целях, состоянии, направлениях развития объекта и окружающей его среды, организованная во взаимосвязанных потоках сведений. Эта система включает методы получения, хранения, поиска, обработки данных и выдачи их пользователю.

Необходимо отметить, что важнейшим направлением является исследование движения информации, то есть анализ информационного потока, обеспечивающего связи, необходимые в производственной системе (между структурными подразделениями аппарата управления), и ее контакты с внешней средой (учреждениями и организациями). Обеспечение рациональных связей между источниками и приемниками информации и путей ее циркуляции является одним из непременных условий эффективного функционирования системы управления. Относительное постоянство взаимозависимостей структурных подразделений позволяет выбирать рациональную структуру путей движения информации и наиболее эффективные технические средства для каждого канала связи.

Таким образом, поток информации — движение информации от источника к получателю, направление которого задается адресами источника и получателя информации.

Потоки характеризуются количеством информации, находящейся в системе и обрабатываемой в единицу времени. Данные могут обрабатываться и перемещаться: поточно, по мере возникновения; с регулярной периодичностью, когда информация накапливается, после чего обрабатывается и перемещается через заранее установленные интервалы времени; нерегулярно по мере возникновения отдельных информационных совокупностей.

Вид движения информации и сроки ее поступления в управляющую систему должны быть согласованы во времени с циклом производства и обеспечивать возможность своевременного вмешательства в ход производства.

Руководители, которым для успешного осуществления управленческой деятельности необходима как информация из внешней среды, так и разнообразная внутрифирменная информация, должны соблюдать принципы систематизации информационных потоков, а именно:

обеспечение полноты и достоверности учета всех сторон хозяйственной деятельности, достижение неразрывных связей между оперативным, статистическим и бухгалтерским учетом;

минимизация информационного шума и ограничение информационной избыточности лишь требованиями надежности;

обеспечение неразрывной связи между внешней и внутренней информацией и принятием решений на всех уровнях иерархии управления.

1.2 Методы исследования информационных потоков

Проведение исследования потоков информации предпроектного обследования системы управления предусмотрено методическими материалами по разработке организационных систем управления. Целью такого исследования является изучение и формализация информационных процессов. Исследования проводятся по заранее разработанной программе.

В программе указывается, что и в какой последовательности необходимо выполнить.

При изучении форм документации, техники их заполнения и обработки выделяется примерный перечень вопросов:

назначение документа;

количество одновременно выписываемых экземпляров;

наименование обязательных реквизитов и показателей документов;

кем заполняются реквизиты и их показатели;

правила формирования показателей;

значимость каждого показателя;

периодичность составления документов;

частота разработки показателей.

Одновременно с изучением потоков документации целесообразно получить максимум сведений о функциях, которые осуществляются каждым подразделением органа управления и для выполнения которых предназначены сведения документации.

В связи с этим в программу исследования целесообразно включать вопросы, которые помогут выяснить функции, выполняемые конкретными подразделениями органа управления и его отдельными рабочими группами.

Объектами исследования являются документированные и недокументированные сообщения, отражающие процессы производственно-хозяйственной деятельности и управленческих работ, а также связанные с ними процессы формирования показателей и документов и маршруты их движения Рогожин С. Исследование систем управления. Учебник. — М.: Экзамен, 2005.

При исследовании процесса обработки данных в управляющей системе и ее подразделениях различаются процессы расчета показателей и процессы формирования документов. Расчет показателей осуществляется на основе определенных правил — процедур с исходными данными, которые проявляются в виде последовательности их обработки. Формирование документов производится на основе определенных правил подбора источников исходных показателей, самих данных и последовательности записи в форму документа.

Далее уточняются маршруты движения документов по подразделениям органа управления, начиная с момента их формирования до передачи на хранение или выхода за пределы управляющей системы.

Для обследования входящих и исходящих документов применимы два основных метода: метод инвентаризации и метод типических групп. При методе инвентаризации собираются сведения о всех документах. Он позволяет получить наиболее исчерпывающие сведения о потоках информации. Однако в силу большой трудоемкости метод инвентаризации применяется очень редко.

Для обследования систематизированных массовых и регулярно повторяющихся документов более часто используется метод типических групп, когда регистрации подлежит не каждый документ, а определенный тип однородных документов.

Наиболее распространенным является анализ потоков информации с помощью графического метода. Графический метод используется для описания потоков информации (главным образом документопотоков) небольшой размерности на макроуровне, для выявления общей структуры и функций системы управления, а также для совершенствования существующих потоков информации.

Основные элементы потока — документы. Отношение между ними изображаются в виде графической схемы. Процедуры преобразования моментов потока (обработки документов) записываются в виде кратких пояснений на схеме потока. Система координат графика двумерная. В заголовках столбцов записываются наименования структурных подразделений конкретной организации, в заголовках строк — наименования моментов или промежутков времени. Шкала может быть равномерной или неравномерной. Каждый документ на схеме изображен в виде прямоугольника с указанием номера документа. Стрелка, идущая к документу (от документа), показывает направления движения информации. Под документом даются краткие пояснения:

какие процедуры осуществляются при обработке документа;

какая информация из документа используется в данный момент в данном месте;

как используется эта информация;

какая информация записывается или изменяется в документе и почему;

где можно найти подобные пояснения.

Анализ схемы позволяет проследить пути документов, выявить моменты их образования, операции, которые с ними осуществляются, порядок, в котором документы объединяются или расчленяются. В результате анализа схемы потока можно выявить объем, характер и сроки выполнения работ для каждого подразделения данной организации; излишний контроль за работой; полное отсутствие контроля; применение различных документов вместо одного, составленного в нескольких экземплярах; излишне длительное хранение документов; неоправданные задержки в обработке документов, а также и излишние передачи документов, вызванные плохим распределением обязанностей между различными подразделениями Виртц Бернд В., Шварц И. Влияние информационных технологий на развитие фирм// Проблемы теории и практики управления. — 2005.- № 5.- С. 113−118.

Графический метод является простым, наглядным, универсальным и экономичным методом описания потоков информации на макроуровне.

Однако при увеличении размерности потока схема может стать настолько велика, что, потеряет свою ценность как средство анализа, или будет настолько поверхностна в деталях, что не окажет помощи при анализе потоков информации.

Таким образом, данный метод целесообразно использовать для анализа организации и совершенствования существующей схемы потоков информации на макроуровне.

Информационная модель позволяет символически выразить технологию подготовки управленческих решений, а также информационные взаимосвязи между сотрудниками конкретного подразделения, подразделениями предприятия и внешней средой.

Основное назначение информационной модели заключается в том, что она характеризует существующие потоки документированной информации, отражающие процессы управленческой деятельности.

Информационные модели характеризуют также последовательность управленческих работ в системе управления.

Таким образом, в данной главе были рассмотрены теоретические аспекты информационного обеспечения предприятия, определены его роль и сущность. Также были определены методы исследования информационных потоков на предприятии — метод инвентаризации, метод типических групп, а также графический метод. Данные методы позволяют определить эффективность использования информационных потоков на предприятии.

Глава 2. Подсистема информационного обеспечения предприятия «АНТАРКТИДА»

2.1 Общая характеристика предприятия

Предприятие «Антарктида» (ИП Кошельников) было основано в 2004 году.

Место нахождения фирмы (юридический адрес): Российская Федерация, г. Волгодонск, ул. Окружная 1.

Предприятие «Антарктида» ведет бухгалтерию по упрощенной системе налогообложения.

Уставный капитал общества составляет 95 000 (девяносто пять тысяч) рублей. В уставном капитале данного предприятия иностранного капитала нет.

С момента появления данного предприятия на рынке товаров и услуг миссия его неизменна — это поставка очищенной питьевой воды в 19 литровой таре, а также услуг и товаров, непосредственно связанных с предоставляемой продукцией: продажа или предоставление в аренду кулеров (диспенсеров) для нагрева и охлаждения воды, услуги по их ремонту. Так как данное предприятие является коммерческим, то главной целью его существования является получение прибыли от производимой деятельности.

С момента появления предприятия руководством была избрана стратегия сокращения издержек, в том числе и за счет инноваций. Так, «Антарктида» является единственным предприятием в г. Волгодонске, производящим и реализующим очищенную питьевую воду, которое не доставляет конечный продукт из других регионов, а производит его непосредственно на месте, используя систему фильтрации воды, получаемой от водоканала. Таким образом, данное предприятие экономит достаточное количество средств на доставке продукции, что позволяет снизить себестоимость, а, следовательно — реализовывать продукцию по более привлекательным для потребителей ценам. С другой стороны, данная стратегия предопределяет невыход предприятия на рынки данной продукции других населенных пунктов. Соответственно, перед предприятием стоит задача завоевания наибольшей доли рынка данного товара в г. Волгодонске.

Необходимо также отметить, что данное предприятие функционирует в условиях олигополистической конкуренции, которая определяет проведение стратегии чуткого реагирования на каждое действие конкурирующей организации. А это означает, что его структура (рис. 1) должна быть максимально оптимизирована, а информационное обеспечение отделов должно находиться на уровне, способствующем предельной эффективности функционирования предприятия.

2

Рисунок 1 — Организационная структура предприятия «Антарктида»

Из рисунка видно, что количество структурных единиц на предприятии невелико, что позволяет директору посредством старшего менеджера контролировать всю организационную деятельность. Гибкость данной структуры проявляется в том, что в случае отсутствия старшего менеджера все его функции выполняет сам директор. Численность персонала на предприятии «Антарктида» за последние годы сокращается (Табл. 3)

Таблица 3 — Динамика численности персонала предприятия

Наименование/Год

2007

2008

2009

Общая численность

15

11

9

Старший менеджер

1

1

1

Бухгалтер

1

1

1

Менеджер

5

3

1

Оператор офиса

1

1

1

Оператор цеха

1

1

1

Экспедитор

3

2

2

Водитель

3

2

2

Вместе с сокращением численности персонала, на данный момент постепенно снижается и объем товарооборота предприятия «Антарктида» (рис. 2).

Рисунок 2 — Динамика товарооборота предприятия «Антарктида» за 2007−2009 годы

Таким образом, в настоящий момент у предприятия «Антарктида» наметился достаточно серьезный спад в производстве, что возможно исправить, проведя исследования, выявив проблемы и внеся коррективы в деятельность организации.

Далее рассмотрим подсистему информационного обеспечения предприятия «Антарктида» на примере отдела продаж.

2.2 Анализ документооборота предприятия «Антарктида» на примере отдела продаж

Анализ информационного обеспечения подразумевает установление соответствия обращающихся документов целевому содержанию выполняемых управленческих задач.

При этом следует исходить из того, что каждый документ должен иметь строго целевую функциональную направленность и должен быть связан с реализацией конкретных задач управления. Документы, не связанные с реализацией закрепленных за объектом управленческих задач должны быть выведены из обращения. Несоблюдение же данного положения ведет к обращению в системе управления документов, не связанных с деятельностью отдела продаж, что усложняет информационные взаимосвязи и увеличивает затраты на обработку информации и, следовательно, общие затраты на управление.

Итак, прежде чем проводить анализ документооборота предприятия, определим роль отдела продаж в функционировании предприятия.

Отдел продаж является самостоятельным структурным подразделением предприятия и подчиняется непосредственно старшему менеджеру, в случае его отсутствия — руководителю.

Структуру и задачи отдела утверждает директор предприятия в соответствии с нормативами численности специалистов и служащих, с учетом объемов работы и особенностей производства. В состав отдела входят специалист по продажам (менеджер по продажам) и маркетолог.

К задачам отдела продаж относятся:

обеспечение реализации продукции предприятия;

рационализация работы сбытовой службы предприятия, снижение затрат на сбыт продукции;

планирование сбыта готовой продукции.

Функции отдела продаж в области планирования и реализации продукции предприятия:

изучение перспективного и текущего спроса на продукцию предприятия и требований к ее качеству;

организация рекламы продукции;

участие в планировании ассортимента выпускаемой продукции предприятия;

оформление договоров на сбыт готовой продукции;

разработка планов реализации готовой продукции, графиков ее отгрузки в соответствии с заключенными договорами;

контроль и учет выполнения планов реализации готовой продукции;

организация рассмотрения претензий заказчиков на поставленную продукцию предприятия.

Функции отдела продаж в области рационализации собственной деятельности, а также снижения затрат на сбыт продукции:

Участие в разработке нормативов запасов готовой продукции;

Составление отчетности по изготовлению и поставкам продукции.

Из организационной структуры предприятия следует тесное взаимодействие деятельности между старшим менеджером и отделом сбыта. Этим взаимодействием и обусловлен документооборот отдела сбыта на предприятии «Антарктида».

Таким образом, определив важность роли отдела продаж в функционировании организационной структуры, а также соответствующие данному подразделению задачи и области деятельности, проведем анализ информационных потоков отдела продаж предприятия «Антарктида» (Табл. 4)

Таблица 4 — Исследование информационных потоков

Наименование документа

Подразделение отправитель

Подразделение-получатель

Цель составления документа

План работы отдела

Руководитель; старший менеджер

Отдел продаж

Ознакомление работников отдела продаж с необходимым планом выполнения работы

Отчет о выполненной работе за прошлый период

Отдел продаж

Старший менеджер; руководитель

Ознакомление руководителя с результатами выполненной работы

Отчет о показателях сбыта за текущий период

Отдел продаж

Старший менеджер; руководитель

Ознакомление руководителя с текущими показателями деятельности отдела продаж

Инструкции по составлению отчета

Старший менеджер

Отдел продаж

Ознакомление работников отдела продаж с правилами составления отчетов

Годовой план сбыта продукции

Руководитель; старший менеджер

Отдел продаж

Установка нормы производительности отдела продаж за год

Квартальный план сбыта продукции

Руководитель; старший менеджер

Отдел продаж

Установка нормы производительности отдела продаж за квартал

Сведения о производстве новой продукции

Производственный отдел; старший менеджер

Отдел продаж

Получение информации отделом продаж о внедрении новой продукции

Форма договора о предоставлении услуг

Руководитель; старший менеджер

Отдел продаж

Ознакомление работников отдела продаж с формой договора о предоставлении услуг

Форма договора купли-продажи

Руководитель; старший менеджер

Отдел продаж

Ознакомление работников отдела продаж с формой договора купли-продажи

Распоряжение руководителя о премировании сотрудников

Руководитель; старший менеджер

Отдел продаж

Ознакомление сотрудников о их премировании в связи с высокими показателями результативности деятельности отдела

Распоряжение руководителя о применении санкций к сотрудникам

Руководитель; старший менеджер

Отдел продаж

Ознакомление сотрудников с применяемыми к ним санкциями в связи с ненадлежащим выполнением должностных обязанностей

Отчет об остатках готовой продукции

Главный бухгалтер;

старший менеджер

Отдел продаж

Анализ и планирование отделом продаж реализации имеющейся продукции

Сличительная ведомость по результатам инвентаризации

Главный бухгалтер;

руководитель; старший менеджер

Отдел продаж

Ознакомление с результатами инвентаризации

Сведения о неплатежеспособности заказчиков

Бухгалтер;

руководитель; старший менеджер

Отдел продаж

Перепланировка графика продаж и оперативный поиск отделом продаж новых заказчиков

Сведения об изменении стоимости рекламных услуг;

Рекламное агентство;

руководитель; старший менеджер

Отдел продаж

Ознакомление работниками отдела продаж об изменении стоимости рекламных услуг

Договор о предоставлении рекламных услуг

Рекламное агентство;

руководитель; старший менеджер

Отдел продаж

Ознакомление сотрудников отдела продаж с условиями договора о предоставлении рекламных услуг

Отдел доставки;

старший менеджер

Отдел продаж

Ознакомление с результатами работы отдела доставки

Предложения по корректировке планов сбыта

Отдел продаж

Старший менеджер;

руководитель

Корректировка установленных планов сбыта продукции в связи с имеющимся на нее спросом и запасами готовой продукции

Отчет о сроках изготовления новой партии продукции

Производственный отдел;

Старший менеджер

Отдел продаж

Составление или корректировка плана продаж в связи с полученной информацией

Сведения о необходимости ускорения производства готовой продукции

Отдел продаж

Старший менеджер;

производственный отдел

Информирование о необходимости производства готовой продукции в связи с имеющимся на нее спросом

Месячный план сбыта продукции

Руководитель; старший менеджер

Отдел продаж

Установка нормы производительности отдела продаж за месяц

Сведения о установленных ценах на производимую продукции

Руководитель; старший менеджер

Отдел сбыта

Информирование отдела продаж о стоимости реализуемой ими продукции

Сведения об изменении стоимости реализации производимой продукции

Руководитель; старший менеджер

Отдел продаж

Информирование отдела продаж об изменении стоимости на реализуемую ими продукцию

Проект договора на поставку продукции

Отдел продаж

Старший менеджер;

руководитель

Изменение формы договора на поставку продукции предприятия

Рассматривая приведенную выше таблицу, следует обратить внимание на тот факт, что во всех операциях документооборота, связанных с отделом продаж непосредственное участие принимает старший менеджер. Вместе с тем, судя по организационной структуре предприятия «Антарктида», представленной на рисунке 1, можно сделать вывод о перегруженности старшего менеджера участием в делопроизводственной деятельности, что не только снижает его эффективность работы в других направлениях, отнимая достаточно большое количество времени, но и усложняет и затягивает процесс реагирования всей организации на изменения как во внешней, так и во внутренней среде. Также из таблицы 4 мы можем видеть документы, непосредственно отображающие функции, выполняемые отделом продаж: годовой план сбыта продукции, квартальный план сбыта продукции, сведения о необходимости ускорения производства готовой продукции и другие.

Проанализировав данные таблицы 4, был определен список документов, участвующих в документообороте отдела продаж и не относящихся к выполняемым данным отделом задачам и функциям. К данному списку относятся:

Отчет об остатках готовой продукции — должен быть предоставлен старшему менеджеру для анализа, в случае необходимости старший менеджер ознакомит с его результатами руководителя и другие отделы;

Сличительная ведомость по результатам инвентаризации — не относится к задачам и функциям, выполняемым отделом продаж;

Сведения об изменении стоимости рекламных услуг — данные сведения должны быть переданы старшему менеджеру, в компетенцию которого входит решение о том, будет ли продолжено сотрудничество с рекламным агентством, либо нет;

Отчет о доставке заказанной продукции — с данным отчетом также должен ознакомиться старший менеджер, в функции которого входит контроль отдела сбыта; не уместно передавать данный отчет в отдел продаж, потому как в функции данного отдела контроль за доставкой продукции не входит, а ознакомление с данным документом может вызвать определенные разногласия как с отправляющей, так и с получающей стороны.

Итак, нами был рассмотрен типичный список документов, участвующих в информационном потоке отдела продаж. Далее отобразим графически долю «лишних» документов делопроизводства отдела продаж (рис. 3, рис. 4).

Рисунок 3 — Доля «лишних» документов в делопроизводстве отдела продаж

Рисунок 4 — Соотношение «лишних» и необходимых документов в делопроизводстве отдела продаж

Из представленных графически данных, мы можем сделать вывод о том, что доля «лишних» документов в информационных потоках достаточно велика и составляет 17%, а их количество было установлено в размере 4. Несмотря на то, что представленные документы имеют различную периодичность, документооборот предприятия со временем меняется, а устранение «лишних» документов из делопроизводства не приведет к прямопропорциональному повышению производительности отдела, тем не менее, очевидно, что произвести изменения все же следует. Освобождение документооборота отдела продаж от несоответствующей документации способствует освобождению дополнительного рабочего времени и альтернативе его перераспределения на выполнение должностных функций и задач.

В данной главе нами дана общая характеристика предприятия «Антарктида», рассмотрена его организационная структура и взаимосвязи функциональных единиц. Проведено исследование функционирования отдела продаж и изучено его организационное предназначение. Также на примере данного подразделения проведено исследование подсистемы информационного обеспечения — а именно, анализ информационных потоков отдела продаж (анализ документооборота) с целью сопоставления документооборота данного отдела его организационному предназначению и поиска возможных резервов повышения эффективности деятельности организации. В процессе исследования выявлены чрезмерная должностная нагрузка на старшего менеджера, а также определены документы, не относящиеся к функциональным обязанностям рассматриваемого подотдела. В следующей главе на основании проведенного анализа будут рассмотрены пути совершенствования подсистемы информационного обеспечения предприятия.

Глава 3. Предложения по совершенствованию подсистемы информационного обеспечения предприятия «АНТАРКТИДА»

3.1 Улучшение сетевой организации предприятия

Персональные компьютеры и компьютерные сети стали важным фактором не только благополучия малых и растущих предприятий, но и их выживания. Они являются инструментом, позволяющим рационализировать работу, снизить затраты и повысить производительность труда служащих.

Одна из главных задач владельца небольшой фирмы — опережать конкурентов. Чтобы сохранить конкурентоспособность на сегодняшнем рынке, нужно добиваться повышения выручки с наименьшими затратами — и именно здесь на помощь приходит современная сетевая технология.

Правильно сделанное капиталовложение в компьютерную сеть поможет предприятию зарабатывать деньги за счет четырех основных факторов. Оно позволит:

снизить административные накладные расходы;

повысить производительность труда;

рационализировать ведение дел;

снизить затраты на аппаратные средства.

На сегодняшний день перечисленные выше преимущества локальной сети не используются. Так, например, повышение производительности труда. Наличие сети позволяет работникам организации тратить меньше времени на рутинные операции, экономя его для производительности труда. Рассылая служебные записки по электронной почте, сотрудники избавляются от необходимости печатать, копировать и разносить их. Электронная почта обеспечивает практически мгновенную доставку корреспонденции и реакцию на нее. Однако электронная почта просто не используется настолько, как будто её вовсе нет.

Далее рассмотрим рационализацию деятельности сотрудников. Применение сетевых приложений, таких как система управления базами данных и электронные таблицы, позволяет сотрудникам работать совместно, не покидая своего рабочего места, где бы ни находились пользователи или прикладные программы. Это может намного ускорить ведение дел. Однако на данном этапе это не осуществляется. Вместо прямой кооперации между отделами, которая бы способствовала ускорению производственного процесса, роль связующего звена выполняет старший менеджер, в результате чего теряется стратегически важный ресурс — время.

Рассмотрим снижение расходов на аппаратные средства. Наличие сети позволит сотрудникам фирмы совместно использовать достаточно дорогостоящее периферийное оборудование, такое как лазерные принтеры, устройства резервного копирования, коммуникационное оборудование. Это снижает их стоимость, приходящуюся на одного пользователя, и обеспечивает доступ к нему большому числу работников.

Значительное снижение административных расходов возникает при объединении персональных компьютеров в сеть. Если, например, менеджер решает перейти на новую версию прикладной программы, ему достаточно внести изменения только в ее совместно используемую копию, а не на каждом рабочем месте. Простота управления сетью означает повышение производительности труда работника, ответственного за ее эксплуатацию. Чем меньше времени тратит работник на выполнение рутинных операций, тем больше времени он может уделить решению важных для подразделения текущих задач, что, в конечном счете, повышает рентабельность организации.

Так как «Антарктида» по своим масштабам относится к малым предприятиям, то внедрение и содержание целого отдела технической поддержки, который бы занимался внедрением и совершенствованием локальной сети, а также поддержанием в рабочем состоянии оргтехники, не рентабельно. В связи с этим, наше предложение по усовершенствованию заключается в приглашении на предприятие программиста на определенный срок, заранее оговоренный с ним, за который ему необходимо будет внедрить локальную сеть, а также обучить сотрудников (в нерабочее время, причем данное время сотрудникам должно быть оплачено с целью их стимулирования) правилам пользования ею.

Следующим предложением является внедрение системы электронного документооборота с использованием цифровых подписей сотрудников. На данную систему работы на сегодняшний день перешло достаточно большое количество предприятий: в первую очередь это организации, деятельность которых связана с финансовыми операциями (банки, брокерские организации, лизинговые компании и т. п.). В первую очередь это обусловлено повышением уровня защищенности организационной информации. Если в процессе передачи письменного документа, он может попасть не по назначению и быть использован во вред данному предприятию, то благодаря внедрению данной системы такая ситуация исключается. Это достигается с помощью присвоения каждому сотруднику электронной подписи, с помощью которой он может документ подтверждать (т.е. подписывать), а также благодаря которой определяется возможность его доступа к определенным видам документации. Так, составив и подписав отчет, сотрудник адресует его в другой отдел с указанием получателя; в базе данных есть цифровая подпись указанного адресата, поэтому только он сможет ознакомиться с информацией, содержащейся в данном отчете; в случае попытки другим сотрудником, не указанным среди адресатов, ознакомиться с данным отчетом, доступ ему будет запрещен, а руководитель получит о произошедшем соответствующее уведомление (данная система подразумевает возможность доступа руководителя ко всем документации предприятия).

Третьим предложением усовершенствования системы движения информационных потоков предприятия, опирающимся на предыдущие два, является изменение структуры взаимодействия отделов. Как уже было отмечено на рисунке 1, а также в анализе документооборота отдела продаж, на старшего менеджера ложится достаточно большое бремя в плане выполнения функции связующего звена между структурными единицами организации. Благодаря изменению взаимодействия структурных единиц, организационная схема может приобрести следующий вид (рис. 5).

Рисунок 5 — Изменения в оргструктуре предприятия «Антарктида»

На данной схеме (рис. 5) не было отображено всех возможных взаимосвязей между структурными единицами предприятия «Антарктида» с целью смыслового сохранения приведенного изображения.

Итак, как мы можем видеть из рисунка 5, практически все отделы могут взаимодействовать друг с другом посредством внедрения локальной сети. Вместе с тем, обязанности старшего менеджера, включающие координацию и контроль работы отделов предприятия, будут менее затратными по времени. Благодаря системе электронных подписей, функции менеджера в области передачи документации будут сведены к минимуму, а контроль передаваемой между отделами информации будет осуществляться посредством доступа к соответствующим документам.

Четвертое предложение является скорее небольшой корректировкой к существующей системе документооборота на предприятии. Как было определено нами в ходе анализа информационных потоков предприятия «Антарктида» на примере отдела продаж, в ведение отделов попадают документы, которые не соответствуют выполняемым этими структурными подразделениями функциям и задачам. Таким образом, теряется время на обработку полученной и в конечном итоге бесполезной информации. Соответственно в данной области стоит провести работу по распределению документооборота в соответствии с выполняемыми отделами функциями, с целью исключить нерентабельные затраты времени и повысить рационализацию работы предприятия.

3.2 Экономическое обоснование внедрения изменений на предприятии «Антарктида»

Рассмотрим эффект внедрения предложенных нами изменений с экономической точки зрения.

Определим эффект исключения из документооборота необязательных информационных потоков, снижающих производительность деятельности отделов. Исходя из сведений, предоставленных предприятием «Антарктида» ежемесячно в документооборот поступает в среднем 100 различных документов. В ходе анализа информационных потоков отдела продаж, нами было определено, что доля необязательных документов в обороте составляет 17%. Таким образом, использовав эти данные, получим:

Ср. к.Н. Д = 100 * 0,17;

Ср. к.Н. Д = 17

Так, среднее ежемесячное количество несоответствующих функциональным обязанностям отделов документов равно 17. На основании полученных данных рассчитаем суммарное время, затрачиваемое сотрудниками предприятия «Антарктида» на изучение вышеуказанных документов.

Рассмотрим таблицу, составленную по результатам опроса работников исследуемой организации (табл. 5).

Таблица 5 — Среднее время, затрачиваемое работниками на изучение документов

Наименование отдела/должность сотрудника

Среднее количество времени на изучение 1 документа, мин.

Отдел продаж

10

Производственный отдел

10

Бухгалтер

20

Секретарь

5

Старший менеджер

10

Отдел доставки

10

Цех 1

5

Цех 2

5

Таким образом, суммируя полученные результаты и разделив их в дальнейшем на количество слагаемых, то есть, вычислив среднее арифметическое, получим среднее время, затрачиваемое структурной единицей на изучение одного документа, равное 9 минутам.

Рабочий день каждого сотрудника предприятия «Антарктида» длится с 8−00 до 17−00 с одним часом перерыва на обед. Таким образом, каждый сотрудник работает в течение 8 часов, которые составляют 480 минут. На исследуемом нами предприятии установлен 5-дневный рабочий день, а ежемесячно у каждого сотрудника в среднем 22 рабочих дня. Определим количество рабочего времени сотрудника ежемесячно:

Количество рабочего времени сотруд. ежемес. = 480 * 22 = 10 560 мин.

Итак, средняя продолжительность рабочего времени каждого сотрудника предприятия «Антарктида» составляет 10 560 минут. Определим рабочее время, затрачиваемое на изучение несоответствующих функциям отдела документов:

Время на изучение «лишних» документов в месяц = 9 * 17= 153 мин.

Представим графически время, затрачиваемое на изучение лишних документов, в соотношение с общим рабочим временем ежемесячно, принимая во внимание, что данные документы относятся ко всей организации, а соответственно и суммарное рабочее время сотрудников будет в 8 раз больше (пропорционально количеству функциональных единиц предприятия, за исключением руководителя) (Рис. 6).

Рисунок 6 — Соотношение общего ежемесячного рабочего времени и времени, затрачиваемого на обработку «лишних» документов

Рисунок отображает незначительность рабочего времени, затрачиваемую на изучение «лишних» документов. Тем не менее, надо учитывать, что данное время является рабочим, а соответственно оплачивается из фонда заработной платы. При этом эффективность деятельности сотрудников только снижается.

По данным, предоставленным руководителем предприятия «Антарктида» средняя ежемесячная заработная плата сотрудника без учета заработной платы руководителя составляет 9 470 рублей. Если мы найдем частное от деления данной суммы на количество ежемесячного рабочего времени, то получим среднюю заработную плату сотрудника за единицу рабочего времени.

Средняя з/п сотрудника за минуту = 9470/10 560 = 0,9 руб.

Таким образом, получив вышеприведенную информацию, рассчитаем ежемесячное количество средств, затрачиваемых предприятием на документооборот «лишних» информационных потоков.

ПоказатьСвернуть
Заполнить форму текущей работой