Информационное, техническое и правовое обеспечение системы управления персоналом

Тип работы:
Курсовая
Предмет:
Менеджмент


Узнать стоимость

Детальная информация о работе

Выдержка из работы

Оглавление

Введение

Глава 1. Теоретические основы кадровой работы в организации

1.1 Организация кадровой работы на предприятии

1.2 Функциональное разделение труда в кадровой работе на предприятии

1.3 Информационное и техническое и правовое обеспечение системы управления персоналом

1.4 Организация деятельности службы управления персоналом

1.5 Основы кадрового делопроизводства и трудового законодательства

1.6 Алгоритм проверки кадровой работы в организации

1.7 Совершенствование кадровой работы на предприятии

Глава 2. Анализ кадровой работы в ООО «Южноуральск-Лада»

2.1 Общая характеристика и анализ внутренней среды ООО «Южноуральск — Лада»

2.2 Анализ кадровой работы в ООО «Южноуральск — Лада»

Заключение

Список использованных источников и литературы

Приложения

Введение

Кадровая работа — это комплекс организационных, содержательных мер и последовательных шагов, направленных на эффективное использование способностей и профессиональных навыков каждого отдельного работника в реализации конечных целей организации. Располагая заинтересованными в работе кадрами, компания способна вести конкурентную борьбу. Обязанности и структура отдела кадров может быть различной в зависимости от вида деятельности компании.

Необходимость оформления трудовых отношений, закрепления фактов трудовой биографии работников, ведения учета кадров, сопровождения их движения давно уже стала аксиомой и сегодня приобретает особую актуальность.

Во-первых, эта потребность тесно связана с задачей содействия государственному пенсионному страхованию, с вопросами налоговой дисциплины.

Во-вторых, соблюдение законности в работе с персоналом, оформление кадровых документов, предоставление государственных гарантий являются предметом пристального внимания федеральных органов исполнительной власти и надзорно-контрольных организаций. Обязательное ведение кадровой документации в организациях любых форм собственности и всех способов финансирования установлено общегосударственными законодательными и нормативными актами.

Ведение кадрового делопроизводства является обязанностью работодателей.

Плохо поставленная работа по учету кадров неминуемо отражается на деятельности всего предприятия. В результате кадровых ошибок затрудняется принятие правильных решений, дезорганизуется работа подразделений, снижается эффективность работы организации в целом.

Проблемы формирования кадровой работы в настоящее время актуальны и для ООО «Южноуральск-Лада».

Объект курсовой работы — ООО «Южноуральск-Лада»

Предмет курсовой работы — организация кадровой работы в ООО «Южноруальск-Лада»

Цель курсовой работы — разработка программы совершенствования кадровой работы в организации на примере ООО «Южноуральск Лада».

Для достижения поставленной цели были решены следующие задачи:

1. Проанализировать понятие и виды кадровой политики

2. Исследовать организацию деятельности службы управления персоналом

3. Выделить основы кадрового делопроизводства и трудового законодательства.

4. Проанализировать объект исследования

5. Проанализировать кадровую работу в ООО «Южноуральск-Лада»

6. Разработать программу по совершенствованию кадровой работы в ООО «Южнорульск-Лада».

В процессе исследования были использованы следующие методы:

— сравнительный анализ;

— обобщение;

— системный анализ;

— синтез;

— социологический опрос.

В ходе исследования использовались труды следующих авторов: Армстронг М., Базаров Т. Ю., Блинов А. В., Василевская О. П., Бутурлин М. А., Журавлев П. В., Карташов С. А., Исаенко А., Кибанов А. Я., Комисарова Т. А., Кузнецова Н. В., Маренков Н. Л., Свистунов В., Шекшня В. Е и другие.

Работа состоит из 2 глав. В первой рассмотрены теоретические аспекты кадровой работы на предприятии, во второй главе представлена практическая работа, а именно проведен анализ работы предприятия и кадровой работы.

Глава 1. Теоретические основы кадровой работы в организации

1.1 Организация кадровой работы на предприятии

Кадровая работа -- неотъемлемая составляющая организационной деятельности любого предприятия. Сущность кадровой работы заключается в поддержании оптимального кадрового состава предприятия, наилучшим образом соответствующего экономическим интересам, целям и задачам деятельности последнего. Ведение кадровой работы на предприятии организуется и осуществляется исходя из реальных организационных и материальных возможностей предприятия, а также с учетом особенностей складывающейся на данный момент экономико-финансовой и социально-демографической ситуации в отрасли, а также экономике в стране в целом. Коротко определение понятия «кадровая работа предприятия» можно сформулировать следующим образом: Кадровая работа на предприятии -- это комплекс организационных, экономических, финансовых, технических и иных мероприятий, согласованных между собой по срокам и способам проведения и направленных на поддержание оптимального кадрового состава предприятия.

Своеобразие кадровой работы заключается в том, чтобы, по меткому выражению одного из отечественных кадровых «гуру», осуществлять не экстренное, «хирургическое» решение кадровых проблем предприятия, а их своевременную и эффективную «санацию». Разумность подобного подхода к организации и ведению кадровой работы трудно оспаривать -- в конце концов, используя медицинскую терминологию, лечение всегда обходится дороже профилактики.

Следовательно, руководству предприятия в рамках кадровой политики предстоит сосредоточить свои усилия на достижении двух взаимосвязанных целей:

Реализация заранее спланированных мероприятий, направленных на решение текущих, повседневных потребностей предприятия в персонале (так называемая «текучка»).

Организаторская работа по формированию кадрового резерва предприятия.

Таким образом, конечная цель кадровой работы -- обеспечение наивысшей экономической эффективности деятельности предприятия -- при ближайшем рассмотрении «распадается» на две взаимодополняющих друг друга составляющих

Основные принципы кадровой работы на предприятии. Под принципами обычно понимают базовые фундаментальные положения, исходя из которых вырабатываются теоретические и практические основы деятельности К ним относят:

Принцип реалистичности в кадровой работе заключается в объективной, взвешенной и всесторонней оценке ситуации как за пределами организации так и внутри него (оценка внутренних преимуществ и недостатков в работе предприятия). Именно на этом принципе основывается и практика проведения периодического SWOT-анализа деятельности предприятия.

Принцип эффективности в кадровой работе на предприятии означает, что организация и выполнение кадровой работы целиком и полностью подчинены ее конечной цели -- обеспечению наивысшей экономической эффективности деятельности предприятия.

Принцип последовательности в кадровой работе на предприятии предполагает планомерное, «пошаговое» выполнение организационных и иных мероприятий, предусмотренных программой развития предприятия (в части, касающейся вопросов обеспечения персоналом) и кадровым бизнес-планом.

Принцип гибкости в кадровой работе на предприятии подразумевает своевременное и адекватное реагирование уполномоченных органов и должностных лиц предприятия на возможные или же реальные изменения в условиях функционирования предприятия (корректировка планов кадровой работы, смена кадровой стратегии, пересмотр приоритетов кадровой политики и т. п.).

Принцип открытости в кадровой работе на предприятии заключается в восприимчивости уполномоченных органов и должностных лиц предприятия к передовым технологиям, средствам, методам, а также практике ведения кадровой работы, их заимствованию, адаптации к условиям предприятия и последующему высокоэффективному использованию.

Таковы в общих чертах основополагающие принципы кадровой работы на предприятии. А теперь рассмотрим главные направления кадровой работы и ее основные задачи.

1.2 Функциональное разделение труда в кадровой работе на предприятии

Среди важнейших направлений кадровой работы на предприятии следует выделить:

Учетно — контрольное направление кадровой работы нацелено на обеспечение учета и контроля при работе с персоналом;

Планово регулятивное направление кадровой работы нацелено на привлечение персонала и его рациональное использование;

Отчетно — аналитическое направление кадровой работы нацелено на изучение кадровых процессов предприятия;

Координационно — информационное направление кадровой работы нацелено на организацию работы с персоналом по вопросам, связанным с устным и письменным обращением работников;

Организационно-методическое направление кадровой работы нацелено на обеспечение надежного и эффективного управления кадровыми процессами внутри предприятия.

Организация и ведение кадровой работы по каждому из перечисленных направлений предполагает последовательное решение ряда задач.

Целесообразно рассмотреть основные задачи кадровой работы на предприятии по направлениям.

Учетно-контрольное направление кадровой работы предполагает решение следующих основных задач:

— прием работников на предприятие;

— учет работников;

— увольнение работников;

— работа с временно отсутствующими работниками предприятия (находящихся в отпусках, отсутствующих по болезни, убывших в командировки и т.- п.).

Планово-регулятивное направление кадровой работы предполагает решение следующих основных задач:

— подбор (поиск и отбор) работников для предприятия;

— расстановка работников предприятия;

— перемещение работников предприятия;

— становление в должности и адаптация работников. Отчетно-аналитическое направление кадровой работы предполагает решение следующих основных задач:

изучение работников; оценка работы работников;

— Отчетно — аналитическое направление работы предполагает решение следующих задач:

-изучение работников;

— оценка работы работников;

— аналитическая работа;

— подготовка отчетов.

Координационно-информационное направление кадровой работы предполагает решение следующих основных задач:

— профессиональная подготовка (доподготовка и переподготовка) работников;

— организация приема работников предприятия (по служебным и личным вопросам);

— работа с письменными обращениями работников предприятия;

— архивная и справочная работа.

Организационно-методическое направление кадровой работы предполагает решение следующих основных задач:

— документирование деятельности работников предприятия;

— кадровая работа в подразделениях предприятия;

— планирование кадровой работы;

— руководство кадровой работой.

1.3 Информационное и техническое и правовое обеспечение системы управления персоналом

Главные функции процесса управления персоналом, реализуемые на разных уровнях системы управления организацией — выработка решений и контроль за их исполнением. Именно необходимость обеспечения выполнения этих функций дает возможность рассматривать управление персоналом как информационный процесс, т. е. функционально включающий получение, передачу, обработку (преобразование), хранение и использование информации, а саму иерархическую систему управления как информационную систему.

Процесс управления персоналом можно представить в виде множества согласованных, постоянно принимаемых и реализуемых решений, направленных в конечном счете на достижение главной цели функционирования организации. Выработка каждого из этих решений должна быть информационно обеспечена.

Информационное обеспечение системы управления персоналом представляет собой совокупность реализованных решений по объему. размещению и формам организации информации, циркулирующей в системе управления при ее функционировании. Оно включает оперативную информацию, нормативно-справочную информацию (НСИ), классификаторы технико-экономической информации и системы документации (унифицированные и специальные).

При проектировании и разработке информационного
обеспечения (ИО) системы управления наиболее актуальным является установление состава и структуры информации, необходимой и достаточной для принятой технологии управления.

Правовое обеспечение

Правовое обеспечение системы управления персоналом состоит в использовании средств и форм юридического воздействия на органы и объекты управления персоналом с целью достижения эфой деятельности организации.

Основные задачи правового обеспечения системы управления персоналом -- это правовое регулирование трудовых отношений, складывающихся между работодателями и наемными работниками; защита прав и законных интересов работников, вытекающих из трудовых отношений.

Правовое обеспечение системы управления персоналом включает: соблюдение, исполнение и применение норм действующего законодательства в области труда, трудовых отношений; разработку и утверждение локальных нормативных и ненормативных актов организационного, организационно-распорядительного, экономического характера; подготовку предложений об изменении действующих или отмене устаревших и фактически утративших силу нормативных актов, изданных в организации по трудовым вопросам.

Осуществление правового обеспечения в организации возлагается на руководителя и других должностных лиц (в пределах представленных им прав и полномочий при осуществлении ими организационно — распорядительных, административно — хозяйственных, трудовых и и других функций, а также на руководителя системы управления персоналом и ее работников по вопросам, входящим в их компетенцию. Головным подразделением по ведению правовой работы в области трудового законодательства является юридический отдел.

Одно из специфических условий работы кадровых служб заключается в том, что их повседневная деятельность связана непосредственно с людьми. Организовать работу по приему работников, своевременно обеспечить переводы на другую работу, произвести увольнение, не допустить возникновения конфликтных ситуаций, связанных с нарушениями по приему на работу, увольнению, и т. п. -- все подобные меры возможны только на основе четкого урегулирования прав и обязанностей всех участников трудовых отношений.

Это достигается путем установления правовых норм централизованного или локального характера. В трудовом законодательстве преобладающее место занимают акты централизованного регулирования -- Кодекс законов о труде РФ, постановления Правительства Р Ф, акты Минтруда Р Ф. Вместе с тем есть вопросы труда, которые могут решаться при помощи локальных правовых норм, принятых в каждой организации.

В условиях рыночных отношений сфера локального регулирования неуклонно расширяется. К таким актам относятся: приказы руководителя организации по кадровым вопросам (по приему, увольнению, переводам), положения о подразделениях, должностные инструкции, стандарты организации и др.

Основные задачи юридического отдела в этой области таковы:

— разработка проектов нормативных актов организации;

— правовая экспертиза нормативных актов, разработанных в системе управления персоналом, на соответствие требованиям законодательства и визирование их;

— организация систематизированного учета и хранения законодательных и нормативных актов, поступающих в организацию и издаваемых ею;

— информирование подразделений и служб о действующем законодательстве о труде;

— разъяснение действующего трудового законодательства и порядка его применения.

В систему нормативных актов о труде входят генеральные, отраслевые (тарифные), специальные (региональные) соглашения, коллективные договоры и другие правовые акты, применяемые непосредственно в организациях.

Правовые акты ненормативного характера -- это распоряжения и указания, которые могут издавать руководители службы управления персоналом и все ее подразделений по вопросам объявления дисциплинарного взыскания, поощрения работников, техники безопасности, отпусков, прекращения трудового договора и т. п. Основными законодательными актами, регулирующие трудовые отношения являются: Гражданский кодекс РФ; Кодекс законов о труде; Закон Р Ф «О коллективных договорах и соглашениях»; Закон Р Ф «О занятости населения в РФ»; Закон «О порядке разрешения коллективных трудовых споров»; Указ Президента Р Ф «О социальном партнерстве и разрешении трудовых споров (конфликтов)» и др.

1.4 Организация деятельности службы управления персоналом

Служба управления персоналом — относительно самостоятельная совокупность структурных подразделений и других организационных и opгaнизaциoннo-экoнoмичecкиx образований (цехов, отделов, бюро, комплексных коллективов и бригад, временных рабочих групп и т. п.), а также отдельных работников, входящая в состав линейно-функционального блока организации и обеспечивающая в пределах своей компетенции управление, технико-экономическое развитие и обслуживание производства. Служба возглавляется главным специалистом, подчиненным главному инженеру или заместителю руководителя предприятия Они являются одновременно и средством, и инструментом реализации кадровой политики организации. Сегодня любая успешно действующая крупная организация тщательно формулирует свою кадровую политику, охватывающую все сферы работы с персоналом внутри организации (в редких случаях и только в крупнейших компаниях возможна некоторая децентрализация в вопросах формирования такой политики) и жестко проводимую в жизнь. В крупных и средних компаниях повсеместно существуют не только сформулированные на бумаге, но и активно «работающие» правила, «меморандумы», управленческие процедуры по всем важным направлениям работы с персоналом (по политике найма и продвижения работников в компании, а также по вопросам оплаты, пенсий и т. п.). Следование единой кадровой политике позволяет организации не только избегать многих рудовых конфликтов и экономить значительные средства, но и, самое главное, добиваться более высокой отдачи от персонала.

Главной целью службы управления персоналом является обеспечение организации кадрами, их эффективное использование, профессиональное и социальное развитие. Причем кадрами, способными эффективно решать задачи организации в рыночных условиях. Кафидов В. В. Управление персоналом: учеб. пособие М., 2004. С. 75.

Современной практике управления персоналом существует несколько вариантов роли и места службы управления персоналом в структуре менеджмента организации, которые зависят от степени развития и особенностей организации. Рассмотрим эти варианты.

Первый вариант структурного положения кадровой службы заключается в том, что служба управления персоналом подчинена руководителю по администрированию. Основная идея такого варианта заключается в сосредоточении всех центральных координирующих служб в одной функциональной подсистеме.

Данный вариант схематически представлен на рисунке 2.

Рис. 2. Местоположение службы УП в организационной структуре: подчинение руководителю по администрированию

Второй вариант структурного положения кадровой службы заключается в том, что служба управления персоналом непосредственно подчинена руководителю организации (рис. 3). Преимуществом такого положения кадровой службы является то, что при этом варианте исключена множественность подчинения кадровой службы, а также то, что все сферы кадровой политики контролируются руководителем организации. Такая структура используется небольшими организациями в начале их развития, когда недостаточно ясно определен статус кадровой службы.

Рис. 3. Местоположение службы УП в организационной структуре: подчинение руководителю организации на третьем уровне управления

Третий вариант структурного положения службы управления персоналом также связан с непосредственным подчинением ее руководителю организации, но на втором уровне руководства (рис. 4). Данный вариант наиболее приемлем на том этапе развития организации, когда руководитель пытается таким образом поднять статус службы, хотя иерархический уровень заместителей еще не готов к ее восприятию как подразделения второго уровня управления.

Рис. 4. Местоположение службы УП в организационной структуре: подчинение руководителю организации на втором уровне управления

Четвертый вариант структурного положения службу УП -- служба УП организационно включена в руководство организацией (рис. 5). Этот вариант типичен для развитых компаний и является наиболее распространенным в современной практике. При таком варианте подсистема управления персоналом приобретает равнозначный статус относительно других подсистем управления организацией.

Рис. 5. Местоположение службы УП в организационной структуре: включение в руководство организацией

Организационная структура, представленная на рисунках 3−6, называется функциональной и построена по принципу разделения обязанностей между функциональными подразделениями, отвечающими за одно из направлений деятельности (финансы, оборудование, производство, продажа, персонал и т. д.). На примере функциональной организационной структуры можно наиболее наглядно проследить развитие функций и полномочий, а также возрастание значимости службы УП в соответствии с развитием самой организации. Эти функции и полномочия также свойственны службам УП организаций с дивизионной организационной структурой, при этом область ответственности службы УП определяется спецификой организационной структуры, а функции -- уровнем развития организации. Рассмотрим две разновидности дивизионной структуры -- продуктовую и географическую.

При продуктовом типе организационной структуры, когда в основу разделения труда положена производимая продукция или оказываемые услуги, а производства отдельных видов товаров (услуг) отделены друг от друга, для каждого направления производства существует своя кадровая служба. Организация службы УП для такого типа организаций представлена на рисунке 6.

Рис. 6. Организационная структура системы управления персоналом при продуктовой структуре управления организацией

Для многонациональных корпораций наиболее распространенным типом оргструктуры является географический (или региональный) тип, в основу которого положен географический принцип разделения производства товаров или услуг в различных государствах или на различных географических территориях.

Другой распространенной формой организационной структуры является матричная структура. При такой структуре происходит наложение проектной структуры на постоянную функциональную структуру управления организацией. При этом под проектной структурой подразумевается временная структура, создаваемая в целях реализации конкретного проекта, для чего происходит объединение персонала в проектные группы. В матричной организации члены проектной группы подчиняются руководителю проекта и руководителям функциональных подразделений, где работают постоянно. Руководители проектов устанавливают содержание и очередность работ, а руководители подразделений несут ответственность за их выполнение. Структура системы управления персоналом для матричной организации представлена на рис. 7.

Рис. 7. Служба У П в организации с матричной структурой управления

Итак, организационная структура системы управления персоналом варьируется в зависимости от специфики ее деятельности. Кроме того, структура служба УП зависит от размеров организации, а также от уровня кадрового и методического потенциала в области управления персоналом, который определяет степень привлечения сторонних консультационных услуг.

Если кадровый состав организации немногочисленен, то выполнением некоторых задач в области управления персоналом может заниматься один специалист, а не подразделение в рамках службы УП. Также ряд функций системы управления персоналом может быть передан другим подразделениям организации (например, функция информационного и технического обеспечения системы управления персоналом может быть передана директору по информационным технологиям).

Таким образом, службы управления персоналам на сегодняшний день являются функциональными и не участвуют напрямую в управлении основной деятельностью сотрудников организации, а помогают руководителям всех уровней решать вопросы, связанные с наймом, перемещением, увольнением, обучением, социальным обеспечением персонала и ряд других вопросов. Поэтому оптимальным является сочетание полномочий линейных руководителей организации и специалистов по персоналу на основе их совместной ответственности.

1.5 Основы кадрового делопроизводства и трудового законодательства

Кадровое делопроизводство — отрасль деятельности, документирующая трудовые отношения, фиксирующая информацию о наличии и движении персонала, в результате этого кадровые процедуры приобретают документальное оформление. Кондратьева Л. Кадровое делопроизводство ведет секретарь-референт Кадровик. Кадровое делопроизводство. 2011. № 8. С. 26.

Документы, регулирующие деятельность кадровой службы, можно разделить на две самостоятельные группы.

В первую группу входят законодательные и подзаконные акты, содержащие нормы трудового права и нормы охраны труда. Эти документы обязательны для исполнения.

Ко второй группе относятся документы методического характера по управленческому труду и кадровому делопроизводству. Они имеют рекомендательный характер. Документы содержат рекомендации, как лучше оформлять кадровые бумаги, как удобнее организовать работу с ними. При этом кадровик вправе самостоятельно решать, придерживаться этих рекомендаций или же действовать согласно корпоративным стандартам.

В блоке «Документы по трудовому праву и охране труда» можно отметить пять нормативных правовых актов.

Первый — Трудовой кодекс РФ. Это основной закон, которым должен руководствоваться в своей работе кадровый специалист любой организации. Нормы Т К регулируют порядок приема и увольнения сотрудников, организацию их рабочего времени и времени отдыха, условия выплаты заработной платы, предоставление работникам различных льгот и компенсаций.

Второй — Федеральный закон РФ от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и защите информации». На основании этого закона строится вся работа кадровой службы с персональными данными сотрудников. Например, решается вопрос о том, каким образом будет обрабатываться и где будет храниться информация, полученная от сотрудника при его поступлении на работу.

Третий — Закон Р Ф от 29 июля 2004 г. № 98-ФЗ «О коммерческой тайне». Он устанавливает перечень сведений, которые могут составлять коммерческую тайну организации, список сотрудников, имеющих к ней доступ, процедуру ознакомления с секретными данными, а также ответственность за распространение конфиденциальной информации.

Четвертый — Закон Р Ф от 17 июля 1999 г. № 181-ФЗ «Об основах охраны труда в Российской Федерации». Положения этого документа позволяют грамотно построить в организации систему охраны труда. А это очень важно. Ведь здоровые и безопасные условия работы -- это одно из главных условий, которое гарантирует работодатель, заключая трудовой договор с сотрудниками. При выявлении нарушения правил охраны труда и техники безопасности трудовой инспектор привлекает виновных должностных лиц к административной ответственности.

Еще к одной группе нормативных актов, необходимых в работе кадровой службы, относятся материалы методического характера по организации управленческого труда и по работе с кадровыми документами.

Во-первых, это ГОСТ Р 6. 30−2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Этот государственный стандарт определяет перечень реквизитов, которые должны присутствовать на документе, издаваемом в организации, порядок их расположения, требования к фирменным бланкам.

Во-вторых, это Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения. Этот нормативный акт дает исчерпывающий список внутренних документов, в зависимости от юридической значимости, регулирует порядок и сроки их хранения. Как долго следует хранить, допустим, штатное расписание, положение о премировании, табель учета рабочего времени, должностные инструкции и другие документы, кадровый работник узнает именно из этого ведомственного документа.

В-третьих, это унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты. Формы приказов о приеме на работу, об увольнении, о переводе, о направлении в служебную командировку, о поощрении, а также формы личной карточки работников и некоторых других документов входят в состав альбома, утвержденного Постановлением Госкомстата Р Ф от 5 января 2004 г. № 1.

Причем, ведение этих унифицированных форм согласно п. 2 названного постановления обязательно для всех организаций, осуществляющих деятельность на территории РФ, независимо от формы собственности.

В-четвертых, это постановление Правительства Р Ф от 16 апреля 2003 г. № 225. «О трудовых книжках» и постановление Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек». Эти документы понадобятся кадровику при работе с трудовыми книжками сотрудников. Рекомендации, которые содержатся в этих документах, помогут сотруднику кадровой службы правильно, без ошибок заполнить трудовую книжку работника, при необходимости внести в нее соответствующие изменения или оформить вместо испорченного или утраченного документа дубликат.

В-пятых, это межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по комплектованию и учету кадров и межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по документационному обеспечению управления, утвержденные Постановлением Минтруда Р Ф от 25 ноября 1994 г. № 72.

Надо следовать рекомендациям, содержащимся в нормативно-методических документах, хотя они и не носят обязательного характера. Дело в том, что в большинстве случаев они упрощают работу с документами. Кроме того, инспекция труда придает большое значение этим инструкциям и в случае их несоблюдения может оштрафовать организацию.

Важно знать, какие документы обязательны для фирмы (приложение 1), какие становятся таковыми лишь при определенных условиях, а какие бумаги можно не составлять, так как они носят рекомендательный характер. Это позволит хорошо подготовиться к встрече с трудовыми инспекторами.

Сроки хранения определяются в соответствии с Перечнем типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения, утв. Глав. архивом СССР 15. 08. 1988 (ред. от 31. 07. 2007) либо с Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утв. приказом Минкультуры России от 25. 08. 2010 N 558. Раздел 7 Перечня 2010 г. включает документы по организации труда, нормированию труда, тарификации, оплате труда, охране труда.

Среди рекомендуемых локальных нормативных актов, которые нужны в организации деятельности по управлению персоналом, следует назвать Положение о персонале.

Для установления системы и порядка работы с документами, а также для защиты интересов работодателя в судебных спорах, все существующие в компании документы должны быть письменно зарегистрированы.

Количество журналов (книг учета), которые необходимо вести внутри компании, напрямую зависит от особенностей ее деятельности. Ниже представлен список журналов, которые должны существовать в любой организации независимо от сферы ее деятельности и ее размеров.

И внутренний вид которых регламентирован нормативными актами (табл. 1), и внутренний вид которых не регламентирован нормативными актами (табл. 2).

Таблица 1 Журналы, обязательные для оформления и ведения в кадровых службах организаций, внутренний вид которых регламентирован нормативными актами

Наименование журнала

Комментарии

Ссылка на нормативный акт и срок хранения, согласно Перечню типовых документов, образующихся в деятельности организации с указанием сроков хранения

Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним

Должны быть пронумерованы, прошнурованы и скреплены подписью руководителя предприятия и сургучной печатью

1. Трудовой кодекс РФ, ст. 66

2. Постановление Министерства труда и социального развития РФ от 10. 10. 2003 N 69 «Об утверждении инструкции по заполнению трудовых книжек», далее — Инструкция по заполнению трудовых книжек (определяет разлиновку (внутренний вид) данного журнала)

3. Со сроком хранения 75 лет, согласно п. 695 Перечня

Журнал учета мероприятий по контролю

Должен быть прошит, пронумерован и удостоверен печатью юридического лица

1. Федеральный закон от 26. 12. 2008 N 294-ФЗ «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при проведении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля» (ред. от 21. 04. 2011), п. 9 ст. 16

2. Со сроком хранения 5 лет, п. 176, 177 Перечня

Таблица 2 Журналы, обязательные для оформления и ведения в кадровых службах организаций, внутренний вид которых не регламентирован нормативными актами

Наименование журнала

Ссылка на нормативный акт и срок хранения, согласно Перечню типовых документов, образующихся в деятельности организации с указанием сроков хранения

Книга учета трудовых договоров, изменений и дополнений к ним

Со сроком хранения 75 лет, согласно п. 695 Перечня

Журнал учета приказов по личному составу

Со сроком хранения 75 лет, согласно п. 258 Перечня

Журнал учета документов по основной деятельности организации

С постоянным сроком хранения, согласно п. 258 Перечня

Журнал учета отпусков

Со сроком хранения 3 года, согласно п. 695 Перечня

Журнал учета военнообязанных и лиц, подлежащих призыву

1. Федеральный закон от 28. 03. 1998 N 53-ФЗ «О воинской обязанности и военной службе» (ред. от 28. 12. 2010), ст. 8

Постановление Правительства Р Ф от 27. 11. 2006 N 719 «Об утверждении положения о воинском учете»

2. Со сроком хранения 3 года (после увольнения), согласно п. 695 Перечня

Журналы учета прибытия/выбытия при командировании сотрудников

Со сроком хранения 5 лет, согласно 695 Перечня

Со сроком хранения 10 лет — для зарубежных командировок, согласно 695 Перечня

Журнал ознакомления с инструкцией (прохождения инструктажа) по охране труда

Со сроком хранения 10 лет, согласно п. 626 Перечня

Для того чтобы журналы (книги) учета выполняли не только функцию регистрации документов, но и могли служить доказательством в случае конфликта того, что документ действительно был создан в определенный период времени и не мог быть вписан позднее, рекомендуется соблюдать следующие правила оформления данных журналов:

1. Должны иметь твердую обложку (для соблюдения срока хранения).

2. Должны иметь клеевой переплет (для доказательства невозможности или затруднительности удаления листа или добавления листа в существующий журнал).

3. Все страницы должны быть пронумерованы от начала до конца.

4. Журнал должен быть прошит.

5. Должен содержать за верительную запись, которая состоит из указания названия журнала, количества прошитых, пронумерованных страниц (цифрами и прописью), должности, подписи и расшифровки подписи руководителя организации и даты оформления журнала.

6. Должен быть удостоверен печатью юридического лица и подписью руководителя организации (за исключением первых двух книг учета трудовых книжек (табл. 3), которые должны быть удостоверены сургучной печатью, согласно Постановлению № 225, п. 41). Кондратьева Л. Кадровое делопроизводство ведет секретарь-референт // Кадровик. Кадровое делопроизводство. 2011. № 8. С. 28.

Таким образом, современное законодательство требует от работодателя оформление большого количества документов, отражающих различные аспекты трудовых отношений с работниками. Разрабатывают, оформляют такие документы сотрудники кадровой службы предприятия совместно с юристами. Значение кадровых документов определяется тем, что в них зафиксированы сведения, необходимые для осуществления гражданами права на труд, образование, пенсионное обеспечение и т. д. Поэтому кадровая служба предприятия должна руководствоваться законами, постановлениями, инструкциями и другими документами, содержащими нормы трудового права. За нарушение норм, содержащихся в этих правовых актах, стороны трудовых отношений могут быть привлечены к различным видам юридической ответственности.

1.6 Алгоритм проверки кадровой работы в организации

Кадровая работа является одной из составляющих финансово-хозяйственной деятельности любой организации, поэтому оказывает непосредственное влияние на ее результаты. Правильно организованная работа по подбору кадров, сбору и хранению информации о кадровом составе организации позволяет использовать ресурсы организации в полном объеме с привлечением к труду высококвалифицированных специалистов. Это, в свою очередь, повышает эффективность использования финансов.

Однако, как и в любом ином направлении деятельности организации, при ведении кадрового учета могут быть допущены ошибки и нарушения.

Рассмотрим алгоритм проведения проверки кадровой работы, осуществляемой в организации.

1. Законодательные и нормативные акты:

— Бюджетный кодекс;

— Кодекс об административных правонарушениях;

— Трудовой кодекс;

— Постановление Правительства Р Ф от 16. 04. 2003 N 225 «О трудовых книжках» (далее — Постановление N 225);

— Приказ Минфина Р Ф от 22. 12. 2003 N 117н «О трудовых книжках»;

— Постановление Госкомстата Р Ф от 05. 01. 2004 N 1 «Об утверждении форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» (далее — Постановление Госкомстата N 1);

2. Задачи проверки кадровой работы:

— соблюдение требований законодательных и нормативных актов о труде при осуществлении кадровой работы;

— наличие системных документов, связанных с оплатой труда (положение по оплате труда, положение по премированию, трудовые договоры, штатное расписание, приказы, личные карточки, табели учета рабочего времени и т. д.), и их соответствие установленным требованиям;

— соответствие штатного расписания утвержденной вышестоящим органом предельной численности работников и соответствие фактической численности работников штатному расписанию;

— своевременность и полнота внесения изменений и дополнений в штатное расписание;

— правильность определения разрядов, коэффициентов, ставок, установления окладов;

— правильность установления различных доплат и выплат (за работу в ночное время, праздничные дни, сверхурочно, за простой и т. д.) и соответствие их законодательным и нормативным актам, а также системным документам;

— ведение учета по каждому работнику;

— оформление и хранение трудовых книжек в соответствии с требованиями законодательства РФ;

— ведение кадровой работы с работниками (формирование кадрового резерва, повышение квалификации работников и т. д.).

3. Источники информации при проверке кадровой работы:

— штатные расписания;

— учредительные документы;

— коллективный договор, положения о премировании, об установлении надбавок и доплаты, о материальном стимулировании и т. д. ;

— табели учета использования рабочего времени и расчета заработной платы;

— трудовые договоры, трудовые контракты;

— трудовые книжки;

— приказы о приеме на работу, переводе, предоставлении отпуска, присвоении разрядов, увольнении и т. д. ;

— личные карточки;

— личные дела;

— иные системные документы.

4. Процедуры, которые могут быть использованы при проверке кадровой работы: анализ, просмотр документов, сравнение документов, опрос.

5. Основные моменты проведения проверки кадровой работы.

Прежде всего, кадровую работу в организации осуществляет кадровая служба. Вследствие этого в начале проверки следует ознакомиться с положением о подразделении по вопросам кадров (отделе кадров, кадровой службе и др.), которое утверждается руководителем бюджетного учреждения, и определиться с теми функциями, которые возложены на данный отдел.

Для определения состояния кадрового учета в организации рекомендуется составлять подробный план проверки, в котором отражать ее основные вопросы, период их рассмотрения и основные документы, подлежащие проверке. Примерный план приведен в приложении 3.

В случае если кадровый учет в организации ведется с помощью программных комплексов, необходимо рассмотреть следующие вопросы:

— концентрация функций и знаний: имеет ли персонал, занятый обработкой данных, детальные знания о взаимосвязи источников данных, процесса их получения, распределения и использования;

— концентрация программ и данных: существует ли возможность доступа посторонних лиц к компьютерным программам и угроза изменения самих программ или данных;

— отсутствие ввода документов: выдается ли письменное подтверждение на ввод данных.

Проверка кадровой работы предполагает просмотр документов на предмет правильности их оформления. Формы первичных учетных документов по учету кадров утверждены Постановлением Госкомстата № 1, которым определен и порядок их заполнения. В случае автоматизированного учета кадров выходные формы также должны соответствовать стандартам, однако можно добавлять необходимые реквизиты, не ухудшающие положения работников, при условии утверждения таких форм в учетной политике учреждения.

Первичными документами по учету численности рабочих и служащих и их движения являются приказы о приеме, увольнении или переводе на другую работу, о предоставлении отпусков.

Первичные документы о приеме на работу, увольнении, перемещениях внутри организации, переводе с одной должности на другую, предоставлении отпуска, использовании рабочего времени приведены в приложении 4.

В ходе проверки ревизор должен ознакомиться с личными делами работников учреждения. Личные дела рассматриваются не только с точки зрения их оформления и своевременности внесения и подшивки документов в личные дела, а также правильности их хранения, но и с учетом содержащейся в них информации, которая позволяет оценить уровень работников и соответствие их занимаемой должности. Конечно, сведения о работниках учреждения ревизор не вправе раскрывать и использовать в своих личных целях, данная проверка направлена на определение правильности установления должностей работникам и соблюдение законодательства РФ о труде.

При проверке личных дел следует руководствоваться документами, регламентирующими порядок их ведения и оформления. Так, в отношении государственных служащих Указом Президента Р Ф N 609 утверждено Положение о персональных данных государственного гражданского служащего РФ и ведении его личного дела.

Таким образом, при проведении проверки кадровой работы организации ревизору следует ознакомиться с документами, регламентирующими трудовой распорядок в организации, прежде всего на предмет соответствия их требованиям законодательства РФ: положение работников не должно быть хуже, чем это предусмотрено нормативными актами о труде.

В ходе проверки ревизор сопоставляет оправдательные документы, являющиеся основанием для начисления заработной платы, и анализирует их содержание. Кроме того, проверяются документы, оформляемые при отклонении фактически отработанного времени от нормативного, работе в ночное время, увеличении объема работ и др. Для этого используются табели учета рабочего времени, графики сменности, листки временной нетрудоспособности, приказы по организации. Как правило, такие документы составляются кадровой службой организации и хранятся в ней.

Так, при оплате работы в праздничные или выходные дни, сверхурочной работы необходимо проверить наличие приказов руководителя учреждения о привлечении к таким работам с указанием причин, сроков начала и окончания работы, сопоставить данные приказа с табелем и графиком сменности, проверить правильность расчета с учетом общего количества часов, отработанных конкретным работником. Одновременно проверяется правильность определения продолжительности оплачиваемых отпусков персонала. При этом используются личные карточки работников (форма N Т-2), документы, подтверждающие право на дополнительные и удлиненные отпуска, приказы по организации. Сухотина К. А. Секреты эффективной кадровой политики // Кадровая служба и управление персоналом предприятия. 2011. № 4. С. 13.

В обязательном порядке в период проверки кадровой работы ревизор должен просмотреть трудовые книжки работников, чтобы выявить так называемых «подставных» лиц. Используя штатные расстановки, платежные ведомости, личные дела и другие документы, в которых определено фактическое количество и поименный состав работников организации, ревизор проводит их сверку с трудовыми книжками. В случае выявления лиц, не работающих в организации, но получающих при этом заработную плату, ревизор документально фиксирует все факты, делает копии всех документов, подтверждающих данный факт, и передает полученную информацию в правоохранительные органы.

Кроме того, при просмотре трудовых книжек проверяется правильность их заполнения, оформления и внесения изменений в них. Правила ведения и хранения трудовых книжек и вкладышей в них, а также их форма определены Правительством Р Ф. В данный момент порядок оформления, ведения, хранения и форма трудовых книжек установлены Постановлением N 225.

При проверке кадровой работы необходимо проверить, все ли трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу, а также трудовые книжки и вкладыши в них с указанием серии и номера, выданные работникам вновь, регистрируются в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. При этом получение трудовой книжки в связи с увольнением должно быть заверено подписью работника не только в данной книге учета, но и в личной карточке.

Основные допускаемые нарушения при осуществлении кадровой работы

Среди основных допускаемых нарушений можно назвать следующие:

— отсутствие системных документов, связанных с оплатой труда (положения по оплате труда и премированию, трудовые договоры, штатное расписание, приказы, личные карточки, табели учета рабочего времени и т. д.), и их несоответствие требованиям, установленным законодательством РФ;

— отклонение фактической численности работников от численности, утвержденной штатным расписанием;

— отсутствие учета по каждому работнику, отсутствие личных дел и личных карточек или ведение их с нарушениями требований законодательства РФ;

— оформление и хранение трудовых книжек с нарушениями требований законодательства РФ;

— некорректное оформление первичных документов по учету кадров (отсутствие реквизитов, неполное заполнение форм и др.);

— отсутствие работы с персоналом учреждения по повышению квалификации, профессионального и образовательного уровня и т. д.

В заключение отметим, что объем проверки (сплошной или выборочный) определяется, как правило, ревизором самостоятельно, в зависимости от масштаба выполняемых операций и периода проверки.

Кроме того, следует помнить, что проверка проводится с обязательным использованием нормативных документов, регламентирующих порядок ведения кадровой работы, при этом необходимо учитывать ведомственные документы, уточняющие порядок применения тех или иных нормативных актов с учетом специфики деятельности бюджетного учреждения. На основании проведенной проверки кадровой работы ревизор делает выводы, которые обязательно должны содержать ссылки на нормативные документы с указанием названия документа, его номера и даты его утверждения, а также статьи, пункта, подпункта, которые были нарушены. При этом субъективная оценка ревизора по каким-либо вопросам в акте или справке проверки не должна быть освещена.

1. 7 Совершенствование кадровой работы на предприятии

С развитием и усложнением производства, ускорением научно-технического прогресса меняются требования к кадрам. Повышаются требования к общеобразовательной, экономической, технической, технологической подготовки рабочих и служащих, до уровня их квалификации. Возникают вопросы рационального использования трудовых ресурсов, оптимальной оценки деятельности кадров. А поскольку указанные направления управленческой деятельности относятся к области кадровой работы, одновременно расширяются функции кадровых служб предприятий.

Значительную часть кадровой работы на предприятии ведут непосредственно руководители. Именно руководитель обязан организовать работу кадровых служб по подбору и расстановке кадров так, чтобы обеспечить выполнение задач, стоящих перед предприятием. Кроме того, необходимо иметь в виду, что в вопросах назначения или перемещения работника, оценки его деловых качеств всегда активное участие принимает его непосредственный руководитель, что предполагает компетентность последнего в вопросах кадровой работы. В обязанность руководителя также входит забота о расширении компетенции отделов кадров, повышении роли кадровых служб, совершенствовании их работы, повышении квалификации кадровых работников.

Одной из задач кадровой работы предприятия является организация подготовки и переподготовки кадров, обеспечение роста квалификации рабочих непосредственно на производстве в учебных заведениях. Любое предприятие с этой целью должно развивать учебно-материальную базу, создавать учебные комбинаты, курсы и центры, школы по изучению передовых методов труда.

Повысить эффективность аттестации работников управления, а также обеспечить объективность ее оценок и выводов можно путем применения экспертных оценок специалистови особенно руководителей, осуществляемых с учетом мнений экспертов одного уровня с оцениваемым и подчиненными.

Важной проблемой предприятия является умелое использование резерва. Необходимо вовремя определить момент, когда резервист должен быть выдвинут на ту должность, на которой он принесет наибольшую пользу. Речь идет об укреплении отстающих участков производства способными инициативными руководителями.

В составе резерва кадров на выдвижение целесообразно предусматривать два направления: оперативный и перспективный резерв (на более высокие должности руководителей с долгосрочной подготовкой).

Выдвижение кандидатов в резерв должно быть публичным в целях достижения большой объективности в оценке кандидатов, включаемых в списки резерва. Информация, используемая при отборе кандидатов в резерв, это разнообразные и по возможности наиболее полные сведения, которыми руководствуются отделы кадров, администрация предприятия. Целесообразно выдвижения кандидатов в резерв кадров обсуждать на собраниях коллектива, что сокращает ошибки при формировании резерва и самрезерв становится более надежным, потому что общественное мнение -- самое важное и надежный источник информации о личности.

ПоказатьСвернуть
Заполнить форму текущей работой