Коммуникационный процесс в организации

Тип работы:
Контрольная
Предмет:
Менеджмент


Узнать стоимость

Детальная информация о работе

Выдержка из работы

Введение

Коммуникационный процесс -- это обмен информацией между двумя или более людьми. Основная цель процесса -- обеспечение понимания информации, являющейся предметом обмена, то есть сообщений. В процессе обмена информацией выделяют четыре базовых элемента:

· отправитель -- лицо, генерирующее идеи или собирающее информацию и передающее ее;

· сообщение -- собственно информация, закодированная с помощью символов;

· канал -- средство передачи информации;

· получатель -- лицо, которому предназначена информация и которое интерпретирует ее.

При обмене информацией отправитель и получатель проходят несколько взаимосвязанных этапов. Их задача -- составить сообщение и использовать канал для его передачи таким образом, чтобы обе стороны поняли и разделили исходную идею. Указанные этапы таковы:

· зарождение идеи;

· кодирование и выбор канала. Отправитель должен с помощью символов закодировать информацию, используя слова, интонации и жесты. Кодирование превращает идею в сообщение. К общеизвестным каналам относятся: передача речи и письменных материалов, электронные средства связи, включая компьютерные сети, электронную почту, видеоленты и видеоконференции. Часто для достижения эффективности сообщения используют два или большее число средств коммуникаций;

· передача сообщений;

· декодирование -- перевод символов отправителя в мысли получателя.

При наличии обратной связи отправитель и получатель меняются коммуникативными ролями. Изначальный получатель становится отправителем и проходит через все этапы процесса обмена информацией для передачи своего отклика начальному отправителю. Обратная связь может способствовать значительному повышению эффективности обмена управленческой информацией.

Двусторонний обмен информацией хотя и протекает медленнее, но более точен и повышает уверенность в правильности интерпретации сообщений. Обратная связь «повышает шансы на эффективный обмен информацией, позволяя обеим сторонам устранять помехи. Источники помех, создающие преграды на пути обмена информацией, варьируют от языка (в вербальном или невербальном оформлении), различий в восприятии, из-за которых может изменяться смысл в процессах кодирования и декодирования, и до различий в организационном статусе между руководителем и подчиненным.

1. Виды и типы организаций

Огромное многообразие и разнохарактерность организаций создают существенные трудности для их классификации. Организации, которые, на первый взгляд, можно отнести к одной группе по одному критерию, могут сильно различаться по-другому. Сравните, скажем, гипермаркет сети «Рамстор» и табачную лавку. Обе эти организации торговые, но по структуре, управлению, технологиям они сильно различаются. Таких примеров можно привести множество.

Для чего же нужно классифицировать организации? Собственно, для того же, для чего мы пытаемся классифицировать людей (это задача не менее сложная). Составление любой типологии — это способ лучше понять окружающий нас мир, в данном случае мир организаций. Для менеджера или человека, занимающегося исследованиями в области управления, типология организаций играет роль своеобразного путеводителя, помогающего создать определенный образ окружающей реальности.

В этой теме мы рассмотрим наиболее популярные подходы, которые получили распространение в организационной теории, в социологии организаций и отчасти практике менеджмента.

Американский исследователь Чарльз Уорринер (Charles Warriner) называл такие классификации традиционными, народными или «типологиями здравого смысла». Действительно, классификации организации по организационно-формальным критериям самые явные и очевидные. Собственно, они гораздо более важны с точки зрения практики управления и права, чем теории организации, но все же уделим им внимание.

Типы организации по форме собственности (кому они принадлежат):

· частные;

· государственные;

· муниципальные;

· смешанные.

По отношению к прибыли:

коммерческие организации у них получение и распределение прибыли между учредителями (акционерами) является уставной целью деятельности;

некоммерческие организации основная цель состоит в удовлетворении неких общественных потребностей, а прибыль (если вдруг она появляется) может быть направлена только на развитие самой организации.

По организационно-правовым формам выделяют:

· товарищества (с разновидностями);

· кооперативы;

· акционерные общества (с различными степенями ответственности);

· дочерние и зависимые общества;

· фонды;

· ассоциации;

· учреждения, некоммерческие партнерства и т. д.

Все они отличаются особенностями создания, регистрации, осуществления полномочий руководством, формами отчетности и ведения документации и т. д. Здесь же выделяют организации с образованием юридического лица и без такового (ПБОЮЛ).

По отрасли производства выделяют большое количество организаций, например: промышленные, сельскохозяйственные, торговые, образовательные и т. д.

По содержанию деятельности организации подразделяются на:

· добывающие;

· обрабатывающие;

· сборочные (например, в промышленности и сельском хозяйстве);

исследовательские;

· проектные;

· обучающие;

· просветительские (музеи) и т. п.

В рамках этого же подхода выделяются так называемые «надорганизации» — объединения, имеющие в своем составе несколько полностью или относительно юридически самостоятельных организаций, часто функционирующих в различных сферах и выпускающих разнообразную продукцию (услуги). К таким организациям можно отнести холдинги, концерны, тресты, консорциумы, конгломераты. Они могут строиться для решения различных задач, иметь постоянный или временный характер, сильно различаться по способам построения и структуре и т. д. Главное, что их всех объединяет все они, являясь тоже организациями, состоят из организаций в рассматриваемом нами смысле слова. Поэтому с точки зрения организационной теории они находятся в том же положении, что и все остальные организации.

2. Основные виды коммуникаций в организации

Коммуникации в организации подразделяются на:

· организационные коммуникации

· внешние (коммуникации организации с внешней средой);

· внутренние (между подразделениями и уровнями управления);

· горизонтальные (между подразделениями одного уровня управления);

· вертикальные (между уровнями управления);

· по нисходящей линии (от руководителя к исполнителю);

· по восходящей линии (от исполнителя к руководителю);

· межличностные коммуникации;

· формальные;

· неформальные.

3. Особенности коммуникационного процесса на примере компании «ORGA»

Компания «ORGA» — одного из крупнейших в мире производителей пластиковых смарт-карт.

Когда в 1968 году Юрген Деслоф (Jurgen Dethloff) и Гельмут Гротрупп (Helmut Grotrupp) в Германии впервые изготовили интеллектуальную карту (смарт-карту), совместив интегральную микросхему и пластиковую карту, никто и не предполагал, что это было поистине революционное решение.

В 1972 году Сиги Айхингером (Sigi Eichinger) во Франкфурте была основана компания «ORGA DRUCK». В1981 году технология производства чип-карт нашла свое развитие в городе Падеборн, где был построен первый завод по производству чип-карт. 1984 году была представлена первая в мире микропроцессорная чип-карта с энергонезависимой памятью (ЕЕPROM). В 1987 году в Падеборне создаются две дочерние компании «ORGA Bond Technik» и «ORGA Datentechnik». 1991 год — открыт филиал компании в Великобритании.

В 1993 году три компании «ORGA» и фирма «UNIQA Chipkartensysteme» сливаются и образуют компанию «ORGA Kartensysteme GmbH», зарегистрировавшуюся в Падеборне. В 1994 году открывается филиал в США, в 95 году — в Сингапуре и Франции. В 1996 — открывается совместное предприятие «ORGA-Zelenorgad», Россия. В 1997 — совместное предприятие «ORGA-ICT», Южная Африка; открываются филиалы в Дубае (ОАЭ) и Копенгагене (Дания). 98-создается подразделение в Беиджине, Китай, а также совместное предприятие «Daruma ORGA», в Бразилии. 99 год — создается филиал в Гон — Конге, Китай.

История компании свидетельствует о том, что фирма «ORGA Kartensysteme GmbH» одна из первых начала освоение рынка пластиковых чип-карт. В настоящее время, занимая лидирующие позиции, компания с каждым годом увеличивает масштабы своего влияния, открывая филиалы и завоевывая партнеров по всему миру.

Главный офис компании, а также все подразделения имеют свои страницы в Интернете. На основном сайте компании можно найти информацию о корпорации «ORGA», о ее истории, продукции, подразделениях, технологии, пресс-релизы за последние три года, последнюю информацию о тренингах, выставках и мероприятиях компании, а также адреса всех филиалов и подразделений.

Помимо Интернета и электронной почты, заводы и несколько подразделений в Германии имеют возможность обмена информацией через корпоративную компьютерную сеть SAP. Она является стандартной, наиболее часто используемой во всем мире управленческой компьютерной программой. SAP позволяет улучшить внутрифирменные информационные потоки и существенно сократить ежедневную бумажную работу. Все, пользующиеся ею подразделения, имеют доступ к общей для всех сотрудников основной информации. Для отдельных подразделений (например, отдел планирования производства, продаж, персонала) SAP предлагает специальные приложения.

Во все подразделения и филиалы компании ежемесячно высылается корпоративный журнал. Журнал — канал передачи информации как от руководства к подчиненным, так и от сотрудников к руководству. На его страницах печатается информация об изменениях в стратегии, структуре корпорации, о новых назначениях, причем не только на высшие руководящие должности, а на все, включая секретарш и переводчиков во всех филиалах.

Есть специальный раздел разработчиков, в котором рассказывается о новейших технических достижениях компании. Также в журнале можно найти информацию обо всех выставках, тренингах, спортивных мероприятиях и благотворительных акциях. Периодически с помощью журнала менеджерами корпорации проводятся различного рода конкурсы. Цель одних конкурсов — проверить и «освежить» понимание сотрудниками основных направлений стратегии и философии предприятия; цель других — задействовав творческий потенциал сотрудников со всего мира, разработать наиболее оригинальные и характеризующие дух компании атрибуты корпоративного имиджа. Так был придуман слоган компании, дано имя талисману фирмы и проведен ряд других акций. Победители подобных конкурсов награждаются ценными призами, а в журнале о них печатается отдельная статья.

Не смотря на, казалось бы, успешное функционирование современной системы внутрифирменных коммуникаций с многочисленными каналами поступления информации, как по вертикали, так и по горизонтали, повышение эффективности обмена информацией является одной из ключевых проблем, которую постоянно поднимают как руководители корпорации, так и сотрудники. Постоянно возникают проблемы с телефонной связью. В связи с тем, что «ORGA» — транснациональная корпорация, и ее филиалы разбросаны по всему миру, бывает сложно дозвониться в центральный офис из-за разницы во времени. Помимо этого очень часто в самые «телефонные часы» (с двух до пяти часов дня) персонал центрального офиса часто отсутствует на рабочих местах в связи с различного рода митингами и профсоюзными собраниями. Использование же автоответчиков еще не вошло в привычку сотрудников центрального офиса.

Таким образом, до компании не может дозвониться не только персонал филиалов, но и клиенты организации, что негативно сказывается на корпоративном имидже. Еще одной проблемой является отсутствие общекорпоративных баз данных по различным подразделениям.

«ORGA» — компания инновационная и динамичная, работают здесь люди высококвалифицированные и творческие. Специфика деятельности откладывает свой отпечаток и на взаимоотношения между начальником и подчиненным. Эти отношения носят, в целом, неформальный характер, строятся на основе партнерства и доверия, что также зафиксировано в философии организации.

Основная проблема, которую решают создатели корпоративного имиджа, заключается в беспрерывном и значительном расширении числа друзей и увеличении масштабов корпоративного дома. Задача состоит в том, чтобы обеспечить благоприятное впечатление среди широкой публики от всего того, что делает предприятие как таковое для общества в целом и для каждого из его членов в отдельности.

Основными критериями престижа предприятия, которые, по возможности, должны найти отражение в информативной части PR-акций, способствующих росту репутации предприятия являются:

? Уровень ответственности по отношению к потребителям и местной

общественности, к охране окружающей среды;

? Финансовая стабильность;

? Активная инновационная деятельность;

? Высокое качество товаров и услуг;

? Рентабельность инвестиций;

? Забота о персонале;

? Высокий профессиональный уровень и компетентность руководителей.

Наиболее распространенными способами развития отношений с обществом являются:

Подготовка и публикация в специализированных журналах редакционных (не рекламных) материалов по последним достижениям предприятия в разработке и организации производства новых, как правило, пионерных товаров, новых, социально-значимых, направлениях деятельности предприятия и т. п. ;

Организация пресс-конференций, с приглашением не только прессы, но и представителей общественности, политических деятелей, знаменитостей, из самых различных сфер науки, культуры, спорта и т. п. ;

Распространение собственной печатной продукции в форме фирменных журналов, брошюр, буклетов и т. п., в которой представлена история предприятия, его достижения в научно-техническом прогрессе, общественно полезная деятельность, забота о благе потребителей;

Участие в широковещательных благотворительных акциях (взносы в благотворительные фонды, участие в «благотворительных марафонах», других акциях в поддержку малоимущих слоев населения, больных детей, инвалидов, пенсионеров и др.);

Поддержка общественно полезных организаций здравоохранения, культуры, спорта, просвещения, образования и т. п.

коммуникационный управленческий информационный сеть

Практическая часть

Задание 1

Используя Фог-индекс (FI) и формулу Флэсча (FF), определить сложность чтения текста, используя для анализ отрывок из контрольной, длинной в сто слов.

«Проявление всех вышеперечисленных теоретических основ коммуникационного процесса легко можно проследить на функционировании организаций, для которых коммуникационный процесс — процесс информирования. А какой же руководитель может нормально работать без поступления информации? Ведь каждый день в своей работе сталкивается с кипой газет, писем, документов; встречается с огромным количеством людей, улаживая спорные вопросы, отдавая распоряжения, контролируя выполнение работ. А вся сущность работы менеджера состоит в том, чтобы осуществлять эффективные коммуникации на всех уровнях взаимодействий. Разговор с начальником — коммуникация по восходящей, разговор с подчиненными — по нисходящей, разговор с начальником параллельного отдела — коммуникация по горизонтали. Вопрос эффективных коммуникаций также важен для менеджеров, как вопрос принятия решения. «

Итого в нашем отрывке: 100 слов, 6 предложений, 305 слогов и 54 длинных слова. Среднее число слов в предложении (число слов делится на число предложений) 16,666. Среднее число слов длинной в три и более слогов в одном предложении 5,648. Среднее число слогов в слове (число слогов делится на число слов) 3,05.

Фог-индекс рассчитывается по формуле:

FI = (Nws+Nwt) Ч 0,4

где Nws — среднее число слов в предложении,

Nwt — среднее число слов длиной в три и более слогов в предложении.

FI = (16,666+ 5,648) Ч 0,4 = 8,9256

Полученный результат умножаем на 20%, и получаем 1,79, а мы знаем, что чем меньше значение FI тем легче читается текст.

Формула Флэсча:

FF = 206,838 — (1,015 Ч СДП) + (84,6 Ч СДС)

где СДП — среднее число слов в предложении,

СДС — среднее число слогов в слове.

FF = 206,838 — (1,015 Ч 16,666) + (84,6 Ч 3,05) = 447,968

Чем больше значение FF, тем легче читается текст.

Задание 2

Пресс-релиз. Администрация Беловского муниципального района

В хозяйствах Беловского района набирает популярность разведение овец и коз.

Так, например, на последних двух сельскохозяйственных ярмарках, проходивших на площади города Белово, было реализовано свыше 100 туш бараньего мяса, произведённого крестьянами района.

Самым крупным поставщиком баранины в районе является индивидуальный предприниматель из села Беково В. Ф. Тодышев (Василий Фёдорович). Он занимается разведением коз и овец с 2003 года. Постоянно проводит эксперименты по созданию адаптированной для сибирских условий породы. Скрещивает элитные эдильбаевские, алтайские породы с местными. Сегодня в хозяйстве Тодышева 340 овцематок. Недавно начался окот. Прибавление составило 150 голов.

Охотно заводят овец и владельцы личных подсобных хозяйств. В подворьях района на сегодня содержится более 2,5 тысяч голов.

Для Е. А. Роменских (Евгений Анатольевич) из посёлка Степной (на снимке) разведение овец дало старт пусть пока небольшому, но собственному делу. В 2013 году он получил областной грант на развитие малого бизнеса. Закупил необходимое оборудование и 35 голов курдючных мясных баранов. Сегодня овцеводство хозяйству Роменских приносит реальный доход. Евгений согласен со специалистами, что баранина — «быстрое» мясо, а значит и «быстрые деньги». Овца неприхотлива к кормам и пастбищам, может даже пастись после крупного рогатого скота. Кроме того, она растёт всего 8−9 месяцев и даёт 20−25 кг мяса, которое охотно покупают потребители.

Заключение

Подводя итог научно-исследовательской работы можно с уверенностью сказать, что коммуникационный процесс — это связывающий процесс, необходимый для каждого важного действия.

В наше бурное время информационной революции актуальность коммуникационного процесса не снижается, а наоборот, возрастает. Коммуникационный процесс важен во всех сферах деятельности человека. Все мы живем, обмениваясь информацией, друг с другом. Ведь в Конституции указано, что каждый имеет право на свободное выражение своих взглядов и убеждений.

Чтобы лучше понимать процесс обмена информацией и условия его эффективности, следует иметь представление о стадиях и особенностях процесса, в котором участвуют двое или большее число людей.

В процессе коммуникации можно выделить четыре базовых элемента:

1) отправитель (лицо, собирающее информацию и предающее ее);

2) сообщение (информация, закодированная с помощью символов);

3) канал (средство передачи информации);

4) получатель (лицо, которому предназначена информация).

Необходимо выделить следующие этапы обмена информацией:

1. Зарождение идеи.

2. Кодирование и выбор канала.

3. Передача.

4. Декодирование.

Однако по ряду причин получатель может придать несколько иной, чем в голове отправителя, смысл сообщению. Поэтому, важное понятие коммуникационного процесса — обратная связь. Это понятие связано с опорной реакцией на то, что услышано. Обратная связь заметно повышает шансы на эффективный обмен информацией, позволяя обеим сторонам подавлять шум (то, что искажает смысл).

В процессе управления предприятиям используется та или иная коммуникационная сеть — соединение определенным образом участвующих в коммуникационном процессе индивидов с помощью информационных потоков. Существуют следующие типы связей в сети: вертикальные (от начальника к подчиненным), горизонтальные (равными по уровням индивидами или частями организации), диагональные (связи с другими начальниками и другими подчиненными). Выделяют следующие типы коммуникационных сетей: «кружок», «колесо», «Y», «всеканальные».

Неотъемлемой характеристикой коммуникационного процесса является коммуникационный стиль — способ, с помощью которого индивид предпочитает строить коммуникационное взаимодействие с другими. Выделяют следующие стили: открытие себя, реализация себя, замыкание в себе, защита себя, торговля за себя.

Почти невозможно переоценить важность коммуникаций в управлении. Едва ли не все, что делают руководители, чтобы облегчить организации достижение ее целей, требует эффективного обмена информацией. Если люди не смогут обмениваться информацией, они не сумеют работать вместе, формулировать цели и достигать их. Однако коммуникации — это сложный процесс, состоящий из взаимозависимых шагов. Каждый из этих шагов нужен для того, чтобы сделать наши мысли понятными другому лицу. Каждый шаг — это пункт, в котором, если мы будем небрежны и не будем думать о том, что делаем, смысл может быть утрачен.

Согласно исследованиям, руководитель от 50 до 90% всего времени тратит на коммуникации. Это кажется невероятным, но становится понятным, если учесть, что руководитель занимается этим, чтобы реализовать свои роли в межличностных отношениях, информационном обмене и процессах принятия решений, не говоря об управленческих функциях планирования, организации, мотивации и контроля. Именно потому, что обмен информацией встроен во все основные виды управленческой деятельности, мы называем коммуникации связующим процессом.

Поскольку руководитель исполняет свои роли и осуществляет основные функции с тем, чтобы сформулировать цели организации и достичь их, качество обмена информацией может прямо влиять на степень реализации целей.

Это означает, что для успеха индивидов и организаций необходимы эффективные коммуникации.

Неэффективные коммуникации -- одна из главных сфер возникновения проблем. Глубоко осмысливая коммуникации на уровне личности и организации, надо стараться снижать частоту случаев неэффективных коммуникаций и становиться лучшими, более эффективными менеджерами. Эффективно работающие руководители -- это те, кто эффективны в коммуникациях. Они представляют суть коммуникационного процесса, обладают хорошо развитым умением устного и письменного общения и понимают, как среда влияет на обмен информацией.

Коммуникативная структура в той степени, в какой она развита, повышает гибкость и саморегуляционные возможности организации. Она является основным средством обучения и совершенствования менеджеров среднего звена управления. Развитие коммуникативных структур в организациях стимулируется техническим прогрессом и использованием передовых технологий.

Проявление всех вышеперечисленных теоретических основ коммуникационного процесса легко можно проследить на функционировании организаций, для которых коммуникационный процесс — процесс информирования. А какой же руководитель может нормально работать без поступления информации? Ведь каждый день в своей работе сталкивается с кипой газет, писем, документов; встречается с огромным количеством людей, улаживая спорные вопросы, отдавая распоряжения, контролируя выполнение работ. А вся сущность работы менеджера состоит в том, чтобы осуществлять эффективные коммуникации на всех уровнях взаимодействий. Разговор с начальником — коммуникация по восходящей, разговор с подчиненными — по нисходящей, разговор с начальником параллельного отдела — коммуникация по горизонтали. Вопрос эффективных коммуникаций также важен для менеджеров, как вопрос принятия решения.

От умения общаться с подчиненными зависит, прежде всего, будущее предприятия, а вмести с ним и будущее отдельно взятого сотрудника.

Глубоко осмысливая коммуникационные процессы на уровне личности и организации, мы должны учиться снижать частоту случаев неэффективной коммуникации и становиться лучшими ее участниками.

Список используемой литературы

1. Аширов Д. А. Организационное поведение: учеб.- М.: Т К Велби, Изд-во Проспект, 2005.- 360 с.

2. Зверинцев А. Коммуникационный менеджмент. Рабочая книга менеджера PR. — СПб.: Изд-во Буковского, 2006. — 439 с.

3. Минько А. Э. Теория организаций. — М.: ИНФРА-М, 2007. — 493c.

ПоказатьСвернуть
Заполнить форму текущей работой