Можливості Outlook Expess при роботі з електронною поштою

Тип работы:
Курсовая
Предмет:
Программирование


Узнать стоимость

Детальная информация о работе

Выдержка из работы

План

1. Вступ

2. Загальна частина

2.1 Загальна характеристика електронної пошти

2.2 Програма Outlook Express

2.3 Основні компоненти програми Outlook Express та їх використання

2.4 Можливості Outlook Expess при роботі з електронною поштою

3. Технологічна частина

3.1 Користувацький інтерфейс

3.2 Налаштування програми для роботи з поштою

3.3 Робота з поштовими повідомленнями

4. Висновок

5. Список літератури

1. Вступ

У сучасному світі дуже важливим для будь-якої організації, фірми і навіть окремої людини, є раціональний розподіл робочого часу, а також масове уявлення інформації про себе, фірмі, вироблених послуги та товарів і т.д. Від того, наскільки успішно вирішуються ці завдання, залежатиме комерційний успіх підприємства. Істотну допомогу в цьому може надати інтегрований пакет MS Office, до складу якого входить великий набір програм різного призначення.

З самого початку розвитку Інтернет електронна пошта була найбільш популярним додатком Всесвітньої мережі. Понад 90% користувачів мережі обмінюються поштовими повідомленнями. Електронна пошта вже стала невід'ємним засобом ділового й особистого спілкування. Однією з програм, яку багато користувачів застосовують як засіб обробки електронних повідомлень, є пакет MS Outlook. Однак робота з електронною поштою — лиш одна з основних можливостей даної програми. У широкому сенсі MS Outlook — універсальни організатор різних видів діяльності користувача. Наприклад, Календар дозволяє структурувати робочий час, Бібліотека контактів зберігає довідкову інформацію про людей і організації.

Мента роботи: дати характеристику електоронній пошті та програмі Outlook Express, розкрити особливості при роботі з електронною поштою за допомогою програми Outlook Express.

2. Загальна частина

2.1 Загальна характеристика електронної пошти

Електронна пошта — засіб обміну інформацією, підготовленою в електронному вигляді, між людьми, що мають доступ до комп’ютерної мережі.

Основними областями застосування електронної пошти є ведення особистого листування і робота з деякими інформаційними ресурсами Інтернету, такими як списки розсилки, off-line групи новин і системи пересилки файлів по електронній пошті.

Поштовий сервер — програма, що пересилає повідомлення з поштових скриньок на інші сервери або на комп’ютер користувача по запиту його поштового клієнта.

На поштовому сервері створюють поштові скриньки для користувачів з певним ім'ям і паролем для доступу. Клієнтську частину сервісу представляє поштовий клієнт.

Поштовий клієнт (мейлер) — програма, що допомагає складати і посилати електронні повідомлення, отримувати і відображати листи на комп’ютері користувача.

Робота з поштою може проводитися в режимі off-line. Це означає, що для отримання і відправки пошти в призначену годину ви встановлюєте з'єднання з провайдером. Потім ви даєте команду вашому поштовому клієнтові, по якій він підключається до вашого поштового сервера, посилає підготовлені листи і забирає на локальний комп’ютер повідомлення, що прийшли за минулий період на вашу поштову скриньку. Писати листи і читати отримані з сервера повідомлення ви можете в автономному режимі, тобто, без підключення до Інтернету.

Таким чином, електронна пошта дозволяє вільно обмінюватися електронними повідомленнями навіть у тому випадку, коли відправник і одержувач не знаходяться одночасно в мережі

Електромнна пошта (англ. e-mail, або email, скорочення від electronic mail) -- популярний сервіс в інтернеті, що робить можливим обмін даними будь-якого змісту (текстові документи, аудіо-відео файли, архіви, програми).

Призначення та функції E-mail

Електронною поштою можна надсилати не лише текстові повідомлення, але й документи, графіку, аудіо-, відеофайли, програми тощо. Електронна пошта дуже корисна, якщо немає повноцінного доступу (on-line) до Інтернету. Через електронну пошту можна отримати послуги інших сервісних мереж.

Електронна пошта -- типовий сервіс відкладеного зчитування (off-line). Після відправлення повідомлення, як правило, у вигляді звичайного тексту, адресат отримує його на свій комп’ютер через деякий період часу, і знайомиться з ним, коли йому буде зручно.

Електронна пошта схожа на звичайну пошту. Звичайний лист складається із конверта, на якому зазначена адреса отримувача і стоять штампи поштових відділень шляху слідування, та вмісту -- власне листа. Електронний лист складається із заголовків, які містять службову інформацію (про автора листа, отримувача, шлях проходження листа), які служать, умовно кажучи, конвертом, та власне вміст самого листа. За аналогією зі звичайним листом, відповідним методом можна внести в електронний лист інформацію якого-небудь іншого роду, наприклад, фотографію тощо. Як і у звичайному листі можна поставити свій підпис. Звичайний лист може не дійти до адресата або дійти з запізненням, -- аналогічно і електронний лист. Звичайний лист доволі дешевий, а електронна пошта -- найдешевший вид зв’язку.

Отже, електронна пошта повторює переваги (простоту, дешевизну, можливість пересилання нетекстової інформації, можливість підписати і зашифрувати лист) та недоліки (негарантований час пересилки, можливість доступу для третіх осіб під час пересилки, неінтерактивність) звичайної пошти. Проте у них є і суттєві відмінності. Вартість пересилки звичайної пошти у значній мірі залежить від того, куди вона повинна бути доставлена, її розміру та типу. У електронної пошти такої залежності або немає, або вона досить невідчутна. Електронний лист можна шифрувати та підписувати більш надійніше та зручніше, ніж лист на папері -- для останнього, власне, взагалі не існує загальноприйнятих засобів шифровки. Швидкість доставки електронних листів набагато вища, ніж паперових, та мінімальний час проходження незрівнянно менший. Загалом в залежності від розміру листа та швидкості каналу зв’язку доставка електронного листа триває в середньому від кількох секунд до кількох хвилин. Щоправда можуть бути затримки через збої в поштових серверах.

Принцип дії

На діаграмі показано типову послідовність подій, що відбуваються, коли Аліса відправляє листа з допомогою поштової програми (MUA). Вона вводить e-mail адресата та натискає кнопку «відправити».

Принципи роботи електронної пошти.

1. Її поштовий клієнт форматує повідомлення в спеціальний формат та відправляє по протоколу SMTP на місцевий серверобміну пошти (MTA), в цьому випадку smtp.a. org, її інтернет-провайдера.

2. Сервер обміну пошти отримує адресу призначення з даних протоколу SMTP (а не з шапки листа), в цьому випадку, це bob@b. org. Адреса скрині для отримання електронних листів це рядок localpart@exampledomain. Фрагмент перед знаком @ називають локальною частиною адреси, зазвичай, вона збігається з іменем користувача отримувача, а фрагмент після знаку @ називають доменним іменем. Сервер передачі листів використовує доменне ім'я для визначення повного доменного імені сервера обміну листами в доменній системі імен (DNS).

3. DNS сервер домену b. org, ns.b. org, надсилає у відповідь МХ записи в яких перелічено сервери обміну пошти цього домену, в цьому випадку mx.b. org, сервер інтернет-провайдера Боба.

4. smtp.a. org відправляє лист mx.b. org по протоколу SMTP, який кладе його в скриню користувача bob.

5. Боб натискає кнопку «отримати повідомлення» в поштовому клієнті, який отримує листи з сервера по протоколу Post Office Protocol (POP3).

2.2 Програма Outlook Express

Outlook Express — це могутній засіб для відправлення, прийому і організації пошти. Складати поштові повідомлення можна як у форматі звичайного тексту, так і у форматі HTML. Читати отримані повідомлення можна і у вікні Outlook Express, і в окремому вікні. Для організації пошти Outlook Express пропонує засоби створення поштових тек і визначення правив, по яких повідомлення, що приходять, повинні поміщатися в ці теки. Таким чином, хоча програма Outlook Express з’явилася на ринку не так давно, вона стала дуже могутнім засобом для роботи з поштою і новинами.

Поштова програма Outlook поставляється в двох можливих конфігураціях: Outlook Express і MS Outlook (входить в пакет Microsoft Office).

Microsoft Outlook -- застосунок-органайзер (Personal Information Manager) з функціями поштового клієнта і групової роботи від компанії Майкрософт, що входить в пакет офісних програм Microsoft Office.

Outlook це поштовий клієнт для роботи з електронною поштою, він також є повноцінним органайзером, що надає функції календаря, планувальника завдань, записника і менеджера контактів. Крім того, Outlook дозволяє відстежувати роботу з документами пакету Microsoft Office для автоматичного складання щоденника роботи.

Outlook може використовуватися як окремий застосунок, так і виступати в ролі клієнта для поштового сервера Microsoft Exchange Server, що надає додаткові функції для спільної роботи користувачів однієї організації: загальні поштові скриньки, теки завдань, календарі, конференції, планування і резервування часу загальних зустрічей, узгодження документів. Microsoft Outlook і Microsoft Exchange Server є платформою для організації документообігу, оскільки вони забезпечені системою розробки призначених для користувача плагінів і скриптів, за допомогою яких можливе програмування додаткових функцій документообігу (і не тільки документообігу), не передбачених в стандартному постачанні. За допомогою розділу Посилання можна знайти інформацію про деякі плагіни для Microsoft Outlook.

2.3 Основні компоненти програми Outlook Express та їх використання

Використання календаря

Папка Календар використовується для планування зустрічей та створення списку завдань. Він схожий на звичайний настільний календар, але володіє великим набором функцій. Наприклад: перевірка планування розпорядку дня, повідомлення про різні заходи, розсилка повідомлень по електронній пошті, організація та проведення мережевих нарад тощо

Інтерфейс:

· у верхній частині відображається поточна дата;

· стрілки < і > дозволяють переходити на інші місяці;

· зліва розташована Панель розкладу;

· в правій верхній частині - Панель календаря на місяць;

· у правій нижній частині - Панель списку завдань.

Зміна вигляду календаря.

При відкритті Календар відображається таким, яким виводився останній раз. Щоб змінити кількість днів, що відображаються в Календарі, потрібно вибрати одну з пропонованих дій:

· клацнути на кнопці День, Робочий тиждень, Тиждень або Місяць на Стандартної панелі інструментів;

· вибрати в меню Вид пункт День, Робочий тиждень, Тиждень або місяць.

Переміщення по Календарю і вибір дат.

· виділити на Календарі тиждень, місяць або ін;

· використовувати смугу прокрутки на Панелі розкладу;

· використовувати клавіші управління курсором, а потім клацнути на потрібній даті.

При заповненні календаря можна призначити зустріч. Для цього потрібно вказати тему, місце, час початку, категорію, оповіщення. Щоб додати інформацію про зустріч, виконуються наступні операції:

· виділити потрібну дату;

· на панелі розкладу зробити подвійне клацання в потрібному рядку > з’явиться діалогове вікно «Без імені - зустріч» > в полі Тема вводиться ім'я людини, мета переговорів і т.д. > в полі Місце ввести місце зустрічі > заповнити поля Початок і Кінець > поставити у пункті Оповіщення, у вікні правіше — за скільки хвилин. Для звукового оповіщення натиснути кнопку з гучномовцем > у вікні «Стан» вибрати спосіб відображення в календарі часу зустрічі: Вільний, Під питанням (може не з’явитися на зустрічі), Зайнятий, Ні на роботі (поза досяжності в цей час) > у велике поле внизу ввести текст опису зустрічі (коментар, які матеріали взяти з собою, файл і т.д.) > під кнопкою Категорії присвоїти категорію зустрічі > зверху натиснути кнопку Зберегти й закрити.

Якщо необхідно регулярно проводити збори, зустрічі, готувати місячні звіти та отримувати нагадування про дні народження, то в Календар потрібно ввести інформацію про повторюваної зустрічі. Для цього:

· перебуваючи в полі Календар вибрати в меню Календар > Створити повторювані зустрічі. З’явиться діалогове вікно «Повторення зустрічі»;

· в секції Час вказати: Початок, Кінець, тривалість;

· в секції Шаблон повторення вказати частоту повторень: Щодня, Щотижня, Щомісяця, Щороку. Вказати в який день;

· в секції Межі повторення задати Початок (вибирається дата) Немає кінцевої дати (якщо повторювані зустрічі не обмежені датою) Всього копій (правіше вказати число зустрічей) Дата закінчення (обмежує кількість повторюваних зустрічей);

· натиснути OK, щоб закрити вікно «Повторення зустрічі»;

· у вікні «Зустріч» ввести необхідні відомості.

Щоб запланувати події, що тривають не менше 24 годин, потрібно виконати наступне: у меню вибрати Календар > Створити подію. У діалоговому вікні «Подія», аналогічного вікна «Зустріч», заповнити поля Тема, Місце, Початок, Кінець. Можна вибрати пункт Цілий день. Потім натиснути кнопку Зберегти й закрити.

Організація зборів

У MS Outlook збори — це зустріч, на яку користувач запрошує учасників і виділяє ресурси. Учасники — люди, які беруть участь у зборах; ресурси — обладнання, яке використовується на зборах, наприклад, комп’ютер, проектор слайдів та ін За допомогою Outlook можна спланувати час і дату зборів, визначити тему і місце його проведення та запросити учасників.

Для планування зборів потрібно перейти в папку Календар і вибрати в меню Календар > Призначити збори. З’явиться діалогове вікно «Без імені - Подія». На вкладці Планувальник зборів у вікні «Всі учасники» клацнути в рядку Введіть тут ім'я користувача і задати ім'я. Можна клацнути кнопку Запросити інших, щоб вибрати імена з адресної книги. Внизу вікна вибрати дату початку і кінця зборів. Правіше можна зафіксувати час початку і кінця зборів. Час можна вибрати також, клацнувши на полі введення, а потім перетягнути зелену смугу вліво (час початку) або червону смугу вправо (кінець зборів).

Після планування зборів потрібно ввести відомості про нього: розіслати запрошення на нього, вказати тему і місце його проведення. Далі вибрати вкладку Зустріч. Тут можна додати імена учасників, заповнити рядки Тема, Місце. При необхідності змінити час, встановити галочку в рядку Оповіщення, внизу вікна набрати текст для учасників. Клацнути кнопку Надіслати.

Для запрошення на збори можна використовувати адресні книги. Якщо натиснути кнопку Запросити інших, з’явиться вікно «Вибір учасників і ресурсів». У рядку Джерело адрес вибрати Адресна книга Outlook > Контакти. Клацнути кнопку Створити і задати ім'я, адресу електронної пошти, телефон та ін Потім в лівій частині можна вибрати ім'я, а правіше клацнути кнопки Обов’язковий і Необов’язковий, щоб вказати необхідність присутність учасника на зборах.

Всі відомості, внесені до Календаря, можна змінювати. Для цього в папці Календар клацнути на потрібній даті. Зліва клацнути на назві зборів.

Створення списку Контакти

При використанні адресної книги на екран виводиться список контактів. Контактна особа в MS Outlook — це людина або організація, про які ввели дані: ім'я, адреса, телефон та ін

Створення нового контакту. Відкрити папку «Контакти», яка спочатку порожня. Вибрати в меню Контакти > Створити контакт > у діалоговому вікні вибрати вкладку Загальні > натиснути кнопку Повне ім'я … > у діалоговому вікні внести дані > ОК > в вести дані в рядках Організація і Посада > ввести адреси, телефони і т.д. > кнопка Зберегти й закрити.

Перегляд списку Контакти. Типово контакти відображаються в Адресних картках. Якщо карток багато, то щоб знайти потрібну, клацнути праворуч на букву в алфавітному покажчику. Можна змінити спосіб перегляду контактів з допомогою пунктів меню Вид > Упорядкувати за > Поточне подання, де вибрати: Адресні картки, Докладні адресні картки, Список телефонів, За категоріями, За організаціям, За розташуванням.

Здійснення звязку з контактною особою.

· Відправлення повідомлень: Контакти > Створити повідомлення контакту > вказати адресу електронної пошти > кнопка Надіслати.

· Підготовка зборів: Контакти > Призначити зустріч з контактом.

· Створення завдання для контакту: Контакти > Створити завдання для контакту.

· Відправлення листа: Контакти > Створити лист контакту > відкривається MS Word, в якому створюється лист.

Створення списку завдань

Список завдань — список справ, які потрібно виконати, щоб закінчити роботу, організувати збори, подія і т.д. Створюється список завдань у папці «Завдання».

Створення завдання. У меню Завдання > Створити завдання > у діалоговому вікні ввести Тему, дату її виконання та інші параметри > натиснути кнопку Зберегти й закрити.

Перегляд завдань. Можна змінити уявлення завдань у списку: вікно Поточне подання.

Робота із завданнями. При роботі зі списком завдань можна додавати і видаляти завдання, позначати їх як завершені і перерозподіляти в списку.

· Швидко додати завдання: клацнути верхній рядок, де написано Клацніть тут, щоб додати елемент, і ввести дату та тему.

· Змінити завдання: клацнути її двічі в списку.

· Відзначити завдання як завершену: у поданні Простий список клацнути поле мітки у другому з лівого краю стовпця (завдання закреслить).

· Видалити завдання: клацнути на задачі правою кнопкою миші > Видалити.

· Призначити кому — небудь завдання: клацнути її правою кнопкою миші > Призначити завдання > вибрати кому > кнопка Надіслати.

· Призначити нове завдання: у меню Завдання > Створити завдання > або Створити доручення.

Використання щоденника

Щоденник — це тека в MS Outlook, яку можна використовувати для запису взаємодій, телефонних дзвінків, відповідей на повідомлення та ін Елемент щоденника — це пункт або об'єкт, наприклад, завдання, зустріч або контакт.

Занесення записів вручну:

· У будь-якій папці MS Outlook виділити об'єкт, який потрібно записати в журнал > Сервіс > Занести у щоденник > з’явиться діалогове вікно, у якому заповнюються поля Тема, Тип, Контакт, Організації та ін дані > кнопка Зберегти й закрити.

· Новий запис > папка Щоденник > в меню вибрати Щоденник — Створити запис у щоденнику > у діалоговому вікні набрати інформацію > Зберегти й закрити.

Автоматичне занесення записів:

· відкрити папку Щоденник;

· в меню Сервіс > Параметри відкриється діалогове вікно;

· у списку Автозапис елементів відзначити ті елементи, які повинні автоматично записуватися в щоденник;

· у списку Для наступних контактів виділити ті контакти, які повинні вноситися в щоденник;

· у списку Записувати також файли поставити потрібні позначки.

Перегляд записів у щоденнику: за замовчуванням у папці Щоденник інформація відображається в поданні тимчасової шкали і За типом. Це можна змінити у вікні Поточне подання.

Створення нотаток.

У MS Outlook можна створювати, сортувати та переглядати нотатки.

Створення нотаток. Відкрити папку Нотатки > в меню Замітка > Створити замітку > ввести нотатку та закрити її. При наборі тексту краще не натискати Enter для переходу на новий рядок, він буде натискатися автоматично, і в значку буде видно весь текст. Якщо натиснути Enter, то текст в значку буде видно до його натиснення. У замітку автоматично заноситься дата і час її створення.

Установка параметрів нотатки. У замітці можна встановить її розмір і колір. Сервіс > Параметр и > вкладка Завдання / нотатки > в секції Установки вибрати колір > у списку Розмір вибрати: Дрібний, Середній, Великий > натиснути кнопку Шрифт і вибрати потрібний.

Робота з окремими елементами. Щоб відкрити нотатку, потрібно двічі клацнути її в папці Нотатки > переміщати замітку за рядок заголовка > можна змінити колір нотаток і категорії, натиснувши кнопку Управляє меню.

Перегляд заміток. Типово використовується представлення Таблиця. Його можна змінити у вікні Поточне подання. У будь-якому поданні можна відсортувати нотатки, клацнувши кнопкою миші рядок заголовка (Тема, Створено, Категорії і т.д.) і вибрати спосіб сортування.

2.4 Можливості Outlook Expess при роботі з електронною поштою

Робота з надходить поштою

Читання пошти: папка Вхідні. Для відкриття повідомлення потрібно клацнути на ньому двічі. Щоб прочитати наступне або попереднє повідомлення потрібно клацнути кнопки на панелі інструментів: ^ Назад або v Далі. Повідомлення можна позначити як прочитані і непрочитані, вибравши Правка > Позначити як прочитані (Позначити як непрочитані).

Збереження вкладення. У повідомлення можуть бути вкладені документи або інші файли. Якщо є вкладення, то перед повідомленням є значок скріпки. Щоб зберегти вкладення: відкрити повідомлення > вкладення з’явиться у вигляді значка в тексті > вкладення можна відкрити: два клацання на значку > в повідомленні виділити вкладення > Файл > Зберегти вкладення > виділити папку, куди зберігаємо > кнопка Зберегти > вкладення можна відкривати з прикладної програми.

Відповідь на повідомлення. У вікні Повідомлення натиснути кнопку Відповісти або в меню вибрати Повідомлення > Відповісти > з’явиться вікно Відповідь, в якому видно текст і відправник. Якщо курсор знаходиться в області тексту, можна набрати відповідь, вибравши Файл > Отправить. Можна надіслати відповідь з папки Вхідні, не відкриваючи повідомлення. Для цього виділити повідомлення в папці Вхідні і натиснути кнопку Відповісти > з’явиться вікно Відповідь.

Друк пошти. Надрукувати повідомлення можна незалежно від того, відкриті вони чи ні. Для друку потрібно виділити повідомлення в папці Вхідні або іншій папці > Файл > Друк.

Робота з поштою.

Видалення повідомлень: Правка > Видалити.

Відновлення з папки Видалені: виділити елемент > Правка > Перемістити в папку.

Очищення папки Видалені: всередині папки виділити елементи > Правка > Видалити.

Пересилання поштових повідомлень: виділити або відкрити повідомлення > Повідомлення > Переслати > у діалоговому вікні Пересилання в полі Кому ввести імена людей > в полі Копія ввести, кому надіслати копію > в області вікна ввести саме повідомлення, на додаток до тексту (цей текст виділиться іншим кольором) > Файл > Відправити або кнопка Надіслати.

Збереження пошти в папці: для зберігання пошти можна використовувати будь-яку папку: Правка > Перемістити в папку > вибрати потрібну папку > ОК.

Використання адресної книги

Використання списку розсилки: Сервіс > Адресна книга > відкриється діалогове вікно Адресна книга. Щоб отримати докладні відомості про елемент, потрібно клацнути на панелі інструментів кнопку Властивості і працювати в діалоговому вікні. Щоб відправити повідомлення користувачу, внесеного в адресну книгу, потрібно виділити його, а потім вибрати Файл > Створити повідомлення.

Використання особистої адресної книги. Щоб внести імена в особисту адресну книгу, потрібно вибрати в меню: Сервіс > Адресна книга > внести ім'я в діалоговому вікні > Файл > Додати в особисте адресну книгу. Щоб додати нову адресу: Файл > Створити адресу.

Введення адреси в повідомлення: в папці Вхідні > Повідомлення — Створити повідомлення > у вікні Повідомлення клацнути Кому, щоб відобразити діалогове вікно Вибір імен > відкрити список Джерело адрес і вибрати в ньому Особиста адресна книга > зі списку вибрати ім'я адресата і натиснути кнопку Кому.

Створення поштових повідомлень

Складання повідомлення: у папці Вхідні вибрати Повідомлення > Створити повідомлення > в полі Кому набрати ім'я адресата або натиснути кнопку Кому і вибрати ім'я з адресної книги > в полі Копія ввести ім'я, кому надіслати копію > полі Тема > в області тексту набрати текст > Файл > Відправити або кнопка Надіслати.

Установка параметрів електронної пошти

Параметри налаштування: Загальні параметри > вибрати Важливість: Низька, Звичайна, Висока > вибрати Позначка: Звичайне, Особисте, Приватне, ДПС > можна встановити прапорець в рядку Після відправки зберегти у папці (наприклад, в папці Надіслані > параметри відправки > можна встановити прапорці в рядках Не надсилати до (вказати дату) і Анулювати (дата, коли знищити повідомлення) > Параметри відстеження (можна вибрати один або обидва параметри відстеження) > повідомити про доставку цього повідомлення > повідомити про прочитання цього повідомлення > Категорії > повідомлення можна розділити по категоріях: Справи, Цілі і завдання, Важливі контакти і Телефонні дзвінки.

Використання заголовків повідомлень: Правка > Відзначити повідомлення > у діалоговому вікні клацнути Д у вікні Відмітка і вибрати текст заголовка > ввести дату > ОК.

Вставка об"єктів до повідомлення.

Вставка файлу. У повідомлення MS Outlook можна вставити файл будь-якого типу. Для цього у вікні Повідомлення встановити курсор у потрібному місці тексту > Вставка > Файл > у діалоговому вікні Вставка файлу вибрати папку зі списку Папка > вибрати тип файлів і потрібний файл > ОК.

Вставка елементів MS Outlook. У вікні Повідомлення вибрати Вставка > Документ > у діалоговому вікні Вставка елемента вибрати папку в списку Папки > виділити потрібні елементи зі списку Елементи > в секції Вставити як вибрати текст, вкладення, ярлик > ОК.

Вставка об'єкта. У вікні Повідомлення помістити курсор у потрібне місце тексту > Вставка > Об'єкт > у діалоговому вікні клацнути Створити з файлу > в полі Файл вказати шлях і ім'я файлу (можна використовувати кнопку Огляд) > ОК.

Організація подій

За умовчання MS Outlook зберігає копії всіх відправлених листів у папці Надіслані з групи Пошта.

Перегляд відправлених повідомлень: група Пошта > папка Надіслані.

Створення папок: Файл > Папка > Створити підпапку > ввести в діалоговому вікні Ім'я папки > натиснути кнопку Д в списку Зміст папки і вибрати тип елементів, які будуть зберігається в папці: Пошта, Зустріч, Контакт, Щоденник і ін > у списку Зробити підпапки для > вибрати ту папку, в якій потрібно створити нову > при необхідності в поле введення Опис додати коментар > ОК.

Переміщення елементів в іншу папку: з папки Вхідні (або іншу папку, MS Outlook) відкрити повідомлення, яке потрібно перемістити > Файл > Перемістити папку > у діалоговому вікні виділити потрібну папку > ОК.

3. Технологічна частина

3.1 Користувацький інтерфейс

Мал. 1

Інтерфейс програми MS Outlook показаний на малюнку 1.

Вікно пакету MS Outlook містить такі елементи:

1. Рядок заголовка — включає назву програми і відкритої папки, а також кнопки Згорнути, Розгорнути, Закрити.

2. Рядок меню — містить команди роботи з різними об'єктами і налаштуваннями.

3. Панель інструментів — містить кнопки для швидкого доступу до команд.

4. Рядок заголовка папки — відображає поточну папку. Клацання на цьому рядку викликає список папок, які можна відкрити.

5. Рядок стану — відображає поточний стан вікна.

6. Панель Outlook розташована в лівій частині вікна і містить такі групи:

· Пошта — обробка електронної кореспонденції;

· Календар — містить опис зустрічей, зборів і т.д. ;

· Контакти — містить список імен і адрес людей, з якими підтримується зв’язок

· Завдання — включає список завдань;

· Нотатки — містить зроблені користувачем запису;

· Список папок — відображає папки Outlook;

· Ярлики — швидкий запуск папок і елементів груп;

· Щоденник — містить елементи щоденника, такі як телефонні номери, записи про збори і т.д.

Групи зображуються або у вигляді піктограми з написом зліва від неї, або у вигляді піктограми меншого розміру в нижній частині списку груп. Зміна вигляду відбувається переміщенням лінії у верхній частині списку груп вгору або вниз.

У кожній папці є вкладені папки, призначені для організації спеціалізованої роботи. Наприклад, у папці Пошта містяться такі папки для роботи з поштою, як:

· Вхідні - містить повідомлення, що поступили;

· Надіслані - зберігає всі відправлені повідомлення;

· Вихідні - містить повідомлення, які треба відправити;

· Дистанційні - містить всі видалені повідомлення.

При відображенні вмісту папок використовується певний тип вистави:

· таблицею (для перегляду поштових повідомлень, завдань і відомостей);

· часовою шкалою (для перегляду записів щоденника);

· день / тиждень / місяць (для перегляду зборів і запланованих завдань);

· картками (для перегляду контактів);

· значками (завдання, замітки, календарі).

Подання можна змінити, вибравши в меню Вид > Упорядкувати за > Поточне подання.

3.2 Налаштування програми для роботи з поштою

Для того щоб поштовий клієнт Outlook Express працював з поштовим сервером, необхідно налаштувати обліковий запис користувача.

При першому запуску програми Outlook Express відкриється вікно з заголовком Майстер підключення до Інтернету.

Якщо программою Outlook Express вже користувалися раніше і вікно Майстер підключення до Інтернету не з’явилося, натисніть меню Сервіс і в випадаючому меню виберіть Облікові записи…

У діалоговому вікні Облікові записи в Інтернеті натисніть вкладку Пошта.

У правій частині вікна натисніть кнопку Додати та виберіть Пошта…

У першому вікні Введіть ім'я введіть своє ім'я, яке буде відображатися в полі Від для всіх надісланих повідомлень (рекомендується використовувати латинські літери).

Потім натисніть кнопку Далі >.

У наступному вікні Адреса електронної пошти Інтернету введіть свою адресу (ім'я користувача і @mi. ras. ru) і натисніть кнопку Далі >.

У вікні Сервери електронної пошти переконайтеся, що у полі Сервер вхідних повідомлень варто POP3.

В інших двох полях роздрукувати mail. mi. ras. ru

Якщо поштовий клієнт настроюється для роботи з поштою з дому, і місцевий Інтернет-провайдер (через якого відбувається підключення до Інтернету) блокує відправку листів з інших серверів, то в полі Сервер вихідної пошти (SMTP) введіть адресу SMTP серверу цього Інтернет-провайдера.

Інакше для відправки листів доведеться використовувати SquirrelMail через веб-браузер.

Потім натисніть кнопку Далі >.

У наступному вікні Вхід до пошти Інтернету у полі Обліковий запис введіть своє ім'я користувача.

У полі Пароль введіть свій пароль для входу в мережу МІАН і натисніть кнопку Далі >.

У вікні Вітаємо! натисніть кнопку Готово, щоб завершити роботу майстра.

У діалоговому вікні Облікові записи в Інтернеті у вкладці Пошта з’явиться обліковий запис mail. mi. ras. ru.

У правій частині вікна натисніть кнопку Властивості.

У вікні mail. mi. ras. ru — властивості натисніть вкладку Сервери.

У секції Сервер вихідної пошти поставте галочку на кнопці-прапорці Автентифікація користувача.

Потім у цьому ж вікні натисніть вкладку Додатково.

У секції Доставка поставте галочку на кнопці-прапорці Залишати копії повідомлень на сервері (тоді вхідна пошта буде зберігатися на сервері, що збереже її в разі втрати на локальному комп’ютері, а також дозволить переглядати її з різних комп’ютерів) і поставте галочку на кнопці-прапорці Видаляти з сервера при очищенні папки «Видалені» (тоді на сервері не будуть зберігатися непотрібні повідомлення).

Потім натисніть кнопку ОК.

У діалоговому вікні Облікові записи в Інтернеті натисніть кнопку Закрити.

3.3 Робота з поштовими повідомленнями

Всі надіслані повідомлення завантажуються в папку Inbox [Вхідні].

При роботі в автономному режимі надсилається повідомлення зберігається в папці Outbox [Вихідні]. При першому підключенні до мережі повідомлення буде відправлено.

Відправлені повідомлення зберігаються в папці Sent Items [Відправлені].

Видалені повідомлення переміщуються до папки Deleted Items [Deleted].

Розпочаті, але потім закриті повідомлення (які не були відправлені) зберігаються в папці Drafts [Чернетки].

Щоб отримати пошту і відправити повідомлення, розміщені в папці Outbox [Вихідні], натисніть на панелі інструментів кнопку Доставити пошту (або натисніть на клавіатурі клавіші Ctrl+M).

Щоб тільки отримати або відправити пошту натисніть на маленький трикутник праворуч від кнопки Доставити пошту та виберіть у випадаючому меню, що потрібно зробити.

Щоб створити нове повідомлення, натисніть на панелі інструментів кнопку Створити повідомлення (або натисніть на клавіатурі клавіші Ctrl+N).

У полі Кому обов’язково введіть адресу електронної пошти людини, якій буде надіслано лист.

У полі Тема бажано написати головну тему повідомлення, укладену в одному або декількох словах.

У самому великому полі введіть саме тіло повідомлення.

Щоб додати до листа який небудь файл, натисніть меню Вставка і в випадаючому меню виберіть Вкладення файлу…

У вікні Вставка виберіть файл або файли), який необхідно надіслати, і натисніть кнопку Вкласти.

Коли повідомлення буде повністю готове до надсилання, натисніть кнопку Відправити (або натисніть на клавіатурі клавіші Alt+S).

Для отримання більш повної інформації про використання програми Outlook Express натисніть мишкою меню Довідка та виберіть Зміст і покажчик (або під час роботи з програмою натисніть на клавіатурі клавішу F1).

4. Висновок

електронний пошта оutlook

З самого початку розвитку Інтернет електронна пошта була найбільш популярним додатком Всесвітньої мережі. Понад 90% користувачів мережі обмінюються поштовими повідомленнями. Електронна пошта вже стала невід'ємним засобом ділового й особистого спілкування. Однією з програм, яку багато користувачів застосовують як засіб обробки електронних повідомлень, є пакет MS Outlook. Однак робота з електронною поштою — лише одна з основних можливостей даної програми. У широкому сенсі MS Outlook — універсальний організатор різних видів діяльності користувача. У результаті проведеної роботи було розглянуто наступне:

· загальна характеристика електронної пошти;

· основні компоненти програми Outlook Express та їх використання;

· можливості Outlook Expess при роботі з електронною поштою;

· користувацький інтерфейс;

· налаштування програми для роботи з поштою;

· робота з поштовими повідомленнями.

5. Список використаної літератури

1. Інформатика: Комп’ютерна техніка. Комп’ютерні технології. — К.: Каравела, 2007.

2. Інформатика: Комп’ютерна техніка. Комп’ютерні технології: Підручник для студентів вищих навчальних закладів / За ред. О. І. Пушкаря. — К.: Видавничий центр «Академія», 2002.

3. Буров Е. Комп’ютерні мережі. -- Львів: Бак, 1999.

4. Войтюшенко Н. М., Остапець А.І. Інформатика і комп’ютерна техніка. Видавництво «Центр навчальної літератури», Київ, 2006.

5. Клименко О. Ф., Головко Н. Р., Шарапов О. Д. Інформатика і комп’ютерна техніка. Навчально-методичний посібник, К: КНЕУ. 2002.

6. Макарова М. В., Карнаухова Г. В., Запара С. В. Інформатика і комп’ютерна техніка. Навчальний посібник «Університетська книга». Суми, 2003.

7. Рзаєв Д.О. та інші. «Інформатика та комп’ютерна техніка «Навчально- методичний посібник для самостійного вивчення дисципліни — К: КНЕУ, 2003.

8. Волков В. В. Работа на персональном компьютере: Практ. курс. -- К. :Юниор, 1999.

9. Гарнаев А. Ю. Использование MS Excel и VBA в экономике и финансах. -- СПб.: BHV -- Санкт-Петербург, 1999.

10. Куперштейн В. Соврименные информацыонные технологии в делопроизводстве, управление. — СПб.: ВНV, 1999.

11. Леонтьев В. П. Новейший самоучитель работы на компьютере. «ОЛМА Медиа Групп», Москва, 2007.

12. Макарова Н. В. Компьютерное делопроизводство: Учебный курс. — СПб, Питер, 2002.

13. Пасько В. Microsoft Office 2000. Русифицированая версия. — К. :ВНV, 2000.

ПоказатьСвернуть
Заполнить форму текущей работой