Проектирование информационной системы для автоматизации деятельности гостиницы

Тип работы:
Курсовая
Предмет:
Менеджмент


Узнать стоимость

Детальная информация о работе

Выдержка из работы

Курсовая работа

Проектирование информационной системы для автоматизации деятельности гостиницы

Оглавление

Введение

I. Краткая информация о гостинице Express

II. Организационная диаграмма гостиницы

III. Описание состава автоматизированного бизнес-процесса

IV. Диаграмма прецедентов

V. Формирование физической диаграммы

VI. Формирование списка бизнес-процессов

Заключение

организационная диаграмма автоматизация бизнес процесс

Введение

С развитием информационных технологий компьютеры, с их расширенными функциональными возможностями, активно применяются в различных сферах человеческой деятельности, связанных с обработкой информации, представлением данных.

В современном обществе, которое функционирует в жестких рыночных условиях, своевременная обработка информации способствует совершенствованию организации производства, оперативному и долгосрочному планированию, прогнозированию и анализу хозяйственной деятельности, что позволяет успешно конкурировать на рынке. Каждая организация стремиться минимизировать затраты времени, материальных, трудовых ресурсов в ходе своей деятельности и упростить процесс обработки информации. Эти задачи можно решить с использованием автоматизированных информационных систем.

Использование баз данных и информационных систем становится неотъемлемой составляющей деловой деятельности современного человека и функционирования преуспевающих организаций. В связи с этим большую актуальность приобретает освоение принципов построения и эффективного применения соответствующих технологий и программных продуктов.

I. Краткая информация о гостинице Express

Гостиница -- имущественный комплекс (дом, здание, часть здания, иные постройки) с меблированными комнатами («номерами») для временного проживания.

С точки зрения функционирования или структуры гостиницы, можно сказать, что гостиница располагает номерами с разным уровнем сервиса, комфортности и, соответственно, оплаты. Номера могут быть разных типов: люкс -- многокомнатный номер с высоким уровнем сервиса, комфортности и обслуживания; полулюкс -- номер меньшей, чем люкс, площади, но с достаточным уровнем сервиса и комфортности; обычный номер — с минимальным уровнем сервиса. В гостинице ведется учет состояния номеров. Все прибывающие и размещаемые в гостинице клиенты при вселении должны заполнить карточку регистрации, в которой необходимо указать фамилию, имя, отчество, дату рождения, адрес места жительства, паспортные данные, время заселения, время отъезда.

Любой номер гостиницы имеет номер, по которому ведется учет клиентов, проживающих в гостинице.

Также гостиница предоставляет возможность бронирования номеров.

Таким образом, в функционирование гостиницы входит:

1. Регистрация клиентов;

2. Учет состояния номеров;

3. Прием заявок на бронирование номеров;

4. Расчет стоимости проживания;

5. Справочная информация о дополнительных услугах.

Цели

Основными целями проекта автоматизации гостиницы «Express» являются:

· Разработка и внедрение комплексной автоматизированной системы поддержки процессов компании.

· Повышение эффективности работы всех подразделений компании и обеспечение ведения учета в единой информационной системе.

Отчет об обследовании

Список программного обеспечения, используемого гостиницей на момент обследования:

1. «1С: Предприятие 8.1 Бухгалтерия»

2. «1С: Предприятие 8. Отель»

II. Организационная диаграмма гостиницы

Организационная структура предприятия характеризуется совокупностью рабочих мест, управленческих должностей и производственных подразделений, формами их взаимосвязей, обеспечивающих достижение стратегических целей.

Оргструктура гостиницы «Express» имеет следующий вид:

III. Описание состава автоматизированного бизнес-процесса

Бизнес-процессы гостиницы, подлежащие автоматизации, приведены в следующей таблице:

№ п. п

Код бизнес-процесса

Наименование бизнес-процесса

1.

Сдач-1

Бизнес-процесс сдачи гостиничных номеров

2.

Обслуж-2

Процессы хозяйственного обслуживания гостиницы

3.

Учет_платежей-3

Учет платежей телефонных переговоров

Каждый бизнес-процесс имеет свой уникальный номер. Нумерация бизнес-процессов построена по следующему принципу: «префикс-номер», где префикс обозначает группу описываемых бизнес-процессов, а номер — порядковый номер бизнес-процесса в списке.

IV. Диаграмма прецедентов

На диаграмме прецедентов представлены автоматизируемые бизнес-процессы компании и их исполнители. Любые системы, в том числе и программные, используются с учетом того, что в процессе своей работы они будут использоваться людьми и взаимодействовать с другими системами. Диаграмма прецедентов показывает, что именно выполняется в системе.

Рисунок 1. Диаграмма прецедентов гостиницы «Express»

V. Формирование физической диаграммы

Рисунок 2. Физическая диаграмма гостиницы «Express»

VI. Формирование списка бизнес-процессов

Для того чтобы выделить бизнес-процессы, необходимо выделить действия, которые совершает компания. В рассматриваемом случае компания планирует закупки, закупает медикаменты, доставляет медикаменты на склад, приходует медикаменты на склад, продает медикаменты.

Таблица бизнес-процессов:

Номер бизнес-процесса

Название бизнес-процесса

1_Сдач

Сдача гостиничных номеров

2_Обслуж

Процессы хозяйственного обслуживания гостиницы

3_Учет_платежей

Учет платежей телефонных переговоров

Бизнес-процесс «Сдача гостиничных номеров»

Общее описание бизнес-процесса

Предоставление услуги резервирования номера позволяет клиентам заранее запланировать и оговорить пребывание в гостинице. Затем, когда клиент заселяется, оформляется въезд, который включает в себя процедуру идентификации личности в согласии с законами РФ, то есть при поселении в гостинице необходимо иметь с собой паспорт.

Рисунок 3. Диаграмма действий бизнес-процесса «Сдача гостиничных номеров»

Поселение в гостинице осуществляется после внесения предоплаты за оговоренный при въезде срок пребывания или при изменении срока пребывания. Оформление выезда включает в себя формирование итогового счёта за вычетом предоплаты.

Формирование таблицы операций

Операции бизнес-процесса «Сдача гостиничных номеров»

Диаграмма и номер операции на диаграмме

Операция

Исполнитель

Как часто

Входящие документы (документы-основания)

Исходящий документ (составляемый документ)

Проводка (дебет, кредит, сумма, аналитика)

Комментарий

1_Сдач

1

1. Резервирование номеров

Администратор

По мере поступления

Заявка

Нет

Нет

1_Сдач 2

2. Оформление поселений

Администратор

По мере поступления

Журнал регистрации, паспорт

Журнал регистрации, договор

Нет

1_Сдач

3

3. Прием оплаты

Кассир

По мере поступления

Счет

Квитанция

Нет

1_Сдач

4

4. Оформление выезда

Администратор

По мере поступления

Квитанция, журнал регистрации

Журнал регистрации

Нет

1_Сдач

5

5. Проверка счетов

Бухгалтерия

Ежедневно

Квитанция

Отчет

Нет

Представляет собой процесс поддержания персоналом гостиницы порядка в номерах. Подготовка — это уборка номера перед въездом следующего постояльца.

Формирование таблицы описания документов

Диаграмма и номер на диаграмме

Составляемый документ (исходящий документ)

Операция

Кто составляет (исполнитель)

Как часто

Документы-основания (входящие документы)

Реестр, в котором регистрируется документ

Комментарий

1

2

3

4

5

6

7

8

1_Сдач

1

Нет

Резервирование номеров

Администратор

По мере поступления

Заявка

Нет

1_Сдач 2

договор

Оформление поселений

Администратор

По мере поступления

паспорт

Журнал регистрации

1_Сдач

3

Квитанция

Прием оплаты

Кассир

По мере поступления

Счет

Книга учета

1_Сдач

4

Журнал регистрации

Оформление выезда

Администратор

По мере поступления

Квитанция

Журнал регистрации

1_Сдач

5

Отчет

Проверка счетов

Бухгалтерия

Ежедневно

Квитанция

Книга учета

Бизнес-процесс «Хозяйственное обслуживание номеров»

Общее описание бизнес-процесса

Плановое обслуживание номеров — регулярное обслуживание номеров во время проживания постояльцев в гостинице. Диаграмма действий

Рисунок 4. Диаграмма действий бизнес-процесса «Хозяйственное обслуживание номеров»

Формирование таблицы операций

Операции бизнес-процесса «Хозяйственное обслуживание номеров»

Диаграмма и номер операции на диаграмме

Операция

Исполнитель

Как часто

Входящие документы (документы-основания)

Исходящий документ (составляемый документ)

Проводка (дебет, кредит, сумма, аналитика)

Комментарий

1

2

3

4

5

6

7

8

2_Обслуж

1

1. Подготовка номера

Технический отдел

После каждого выезда постояльца

Нет

Нет

Нет

2_Обслуж 2

2. Плановое обслуживание номера

Администрация

Постоянно

Нет

Нет

Нет

Формирование таблицы описания документов

Диаграмма и номер на диаграмме

Составляемый документ (исходящий документ)

Операция

Кто составляет (исполнитель)

Как часто

Документы-основания (входящие документы)

Реестр, в котором регистрируется документ

Комментарий

1

2

3

4

5

6

7

8

1_Обслуж

1

Нет

Подготовка номера

Технический отдел

По мере поступления

Нет

_______

1_Обслуж 2

Нет

Плановое обслуживание номера

Администрация

По мере поступления

Нет

_______

Бизнес-процесс «Учет платежей телефонных переговоров»

Общее описание бизнес-процесса

Персонал оповещает постояльца номера о пропущенных звонках и оставленных сообщениях. Соединение с номером объединяет в себе соединение по запросу клиента, а также звонки, поступающие клиенту на номер телефона, числящийся за ним в течение всего времени пребывания в гостинице. В статистике переговоров учитывается количество переговоров постояльца по гостиничному телефону и их тарифы.

Диаграмма действий

Рисунок 5. Диаграмма действий бизнес-процесса «Учет платежей телефонных переговоров»

Формирование таблицы операций

Операции бизнес-процесса «Учет платежей телефонных переговоров»

Диаграмма и номер операции на диаграмме

Операция

Исполнитель

Как часто

Входящие документы (документы-основания)

Исходящий документ (составляемый документ)

Проводка (дебет, кредит, сумма, аналитика)

Комментарий

1

2

3

4

5

6

7

8

3_Учет_платежей

1

1. Оповещение о пропущенных звонках

Персонал

По мере поступления

Журнал регистрации звонков

Журнал регистрации звонков

Нет

3_Учет_платежей 2

2. Соединение с номером

Администратор

По мере необходимости

Журнал регистрации звонков

Журнал регистрации звонков

Нет

3_Учет_платежей 3

3. Ведение статистики телефонных переговоров

Отдел регистрации телефонных переговоров

Ежесуточно

Журнал регистрации звонков

Счет

Нет

3_Учет_платежей 4

4. Оплата телефонных переговоров

Отдел бухгалтерии

По мере поступления

Счет

Квитанция

Нет

Формирование таблицы описания документов

Диаграмма и номер на диаграмме

Составляемый документ (исходящий документ)

Операция

Кто составляет (исполнитель)

Как часто

Документы-основания (входящие документы)

Реестр, в котором регистрируется документ

Комментарий

1

2

3

4

5

6

7

8

3_Учет_платежей

1

Журнал регистрации звонков

1. Оповещение о пропущенных звонках

Персонал

По мере поступления

Журнал регистрации звонков

3_Учет_платежей

2

Журнал регистрации звонков

2. Соединение с номером

Администратор

По мере поступления

Журнал регистрации звонков

3_Учет_платежей

3

Счет

3. Ведение статистики телефонных переговоров

Отдел регистрации телефонных переговоров

Ежесуточно

Журнал регистрации звонков

3_Учет_платежей

4

Квитанция

4. Оплата телефонных переговоров

Отдел бухгалтерии

По мере поступления

Счет

Книга учета

Заключение

В результате выполнения курсовой работы был сделан вывод, что сегодня внедрение информационных систем может способствовать:

* получению более рациональных вариантов решения управленческих задач за счет внедрения математических методов и интеллектуальных систем и т. д. ;

* освобождению работников от рутинной работы за счет ее автоматизации;

* обеспечению достоверности информации;

* замене бумажных носителей данных на магнитные и оптические, что приводит к более рациональной организации переработки информации на компьютере и снижению объемов бумажных документов;

* уменьшению затрат на производство продуктов и услуг.

ПоказатьСвернуть
Заполнить форму текущей работой