Производственный документооборот как основа управленческого решения

Тип работы:
Курсовая
Предмет:
Менеджмент


Узнать стоимость

Детальная информация о работе

Выдержка из работы

Министерство образования и науки РФ

Федерация Государственного Бюджетного Образования

КУРСОВАЯ РАБОТА

По дисциплине «Деловой документооборот»

Тема «Производственный документооборот как основа управленческого решения»

Ижевск 2013

Содержание

Введение

Основные положения документооборота в организации

Характеристика документа в области качества

Характеристика документа в области качества

Практическая часть

Краткая характеристика предприятия

Общие положения документооборота на предприятии

Этапы документооборота на предприятии

Анализ документов процесса производства продукции

Разработка/совершенствование документа производственного процесса

Заключение

Список литературы

Введение

Цель курсовой работы: закрепление теоретических знаний и навыков, позволяющих освоить и закрепить компетенции бакалавра в области управления качеством.

Задача курсовой работы: анализ документационного обеспечения деятельности предприятия/подразделения; применение на практике правил составления документов различного назначения, а также совершенствование документооборота с применением информационных технологий документационного обеспечения управленческой деятельности.

Основные положения документооборота в организации

Документ — деловая бумага, подтверждающая какой — либо факт или право на что — либо; письменное подтверждение чего-либо; удостоверение предъявителя; зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. (Информация — сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах независимо от формы их представления). Документы используются в различных областях деятельности, поэтому содержание понятия «документ» многозначно и зависит от того, в какой отрасли и для каких целей он используется.

Документ, зафиксировав информацию, тем самым обеспечивает ее хранение и накопление, возможность передачи другому лицу, многократное использование, возвращает к информации во времени.

Документооборот организации — это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.

Вся документация учреждения делится на три документопотока:

* входящие (поступающие) документы;

* исходящие (отправляемые) документы;

* внутренние документы.

Характеристикой документооборота является его объем, под которым понимается количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период. Данный показатель является важным, он должен использоваться в качестве критерия при выборе организационной формы делопроизводства (традиционная, автоматизированная), а также влиять на структуру службы делопроизводства и ее штатный состав.

Организация документооборота — это правила, в соответствии с которыми происходит движение документов в учреждении.

Организация документооборота предусматривает рациональное движение документов, включающее как операции с документами, так и все их перемещения в аппарате управления, т. е. их получение, рассмотрение, передачу на исполнение, организацию исполнения, удостоверения, оформления и отправки.

Важнейшей функцией документа является информационная. В документе фиксируются факты, события, явления практической и мыслительной деятельности человека. Документ обладает организационной функцией. С помощью документа обеспечивается воздействие на коллективы людей для организации и координации их деятельности. Внешние связи предприятий и организаций обеспечивает коммуникативная функция документов. Документ несет юридическую функцию, поскольку его содержание используется в качестве доказательства при рассмотрении спорных вопросов сторонами отношений, не говоря уже об органах следствия, суда и прокуратуры. Наконец, документ выполняет воспитательную функцию. Он дисциплинирует исполнителя, требует повышенного уровня образовательной подготовки, а хорошо оформленный документ воспитывает эстетический вкус управленческих кадров, повышает престиж организации.

Деятельность учреждений фиксируется в разных видах документов. Согласно действующему законодательству организации, учреждения и частные предприятия издают уставы, положения, инструкции, штатное расписание. Все эти виды составляют группу организационных документов.

Организационные документы — комплекс взаимоувязанных документов, регламентирующих структуру, задачи, функции предприятия, организацию его работы, права, обязанности и ответственность руководства и специалистов предприятия.

Устав — свод правил, регулирующих деятельность организаций, их взаимоотношения с другими организациями и гражданами, права и обязанности в сфере государственной или хозяйственной деятельности.

Основные разделы текста устава:

1. общие положения; организационное единство;

2. регламент деятельности;

3. финансово — материальная база;

4. отчетная и ревизионная деятельность;

5. порядок ликвидации и ответственность по делам организации.

В комплексе организационных документов коммерческих предприятий особое место занимают должностные инструкции.

Должностная инструкция — организационный документ длительного или постоянного срока действия, в котором определены научно — технические, финансовые стороны деятельности должностных лиц.

Основные разделы текста должностной инструкции:

1. общие положения;

2. должностные обязанности;

3. права;

4. ответственность.

Деятельность каждого учреждения, организации или предприятия определяется положением о нем.

Положение — это правовой акт, определяющий порядок образования, задачи, обязанности, права, ответственность и организацию работы предприятия в целом или его структурных подразделений. Положения бывают индивидуальные и типовые. Индивидуальные — это положения о всех отделах, цехах, управленческих подразделениях, включенных в схему организационной структуры управления предприятием. Типовые — это положения о цехах основного производства, структурных подразделениях.

Положение является сложным документом. Основные разделы текста положения:

1. общие положения;

2. основные задачи;

3. функции;

4. права;

5. организация работы.

Формуляр — это образец положения, состоит из реквизитов: наименование ведомства, название организации, наименование структурного подразделения, гриф утверждения.

Штатное расписание — документ, закрепляющий должностной и численный состав предприятия с указанием фонда заработной платы. Штатное расписание оформляется на бланке предприятия, указываются перечень должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладов, надбавках и месячном фонде заработной платы.

В соответствии с уставом предприятия разрабатывается его структура и определяется штатная численность, что закрепляется в соответствующем документе.

Структура и штатная численность — организационный документ, в котором указываются все структурные подразделения предприятия, вводимые на предприятии должности и количество штатных единиц по каждой из должностей. Данный документ составляется на бланке предприятия, подписывается заместителем руководителя предприятия, согласовывается с главным бухгалтером, утверждается руководителем предприятия.

Правила внутреннего трудового распорядка — организационный документ, в котором отражаются следующие вопросы:

1. организация работы предприятия;

2. взаимные обязанности работников и администрации;

3. предоставление отпусков;

4. командирование сотрудников;

5. внутриобъектный режим.

Документы классифицируются:

· по наименованиям: служебные письма, приказы, протоколы, акты, докладные записки, договоры и другие.

· по месту составления: внутренние (документы, составляемые работниками данного предприятия) и внешние (документы, поступающие из других предприятий, организаций и от частных лиц);

· по содержанию: простые (посвященные одному вопросу) и сложные;

· по форме: индивидуальные, когда содержание каждого документа имеет свои особенности (например, докладные записки), трафаретные, когда часть документа отпечатана, а часть заполняется при составлении, и типовые, созданные для группы однородных предприятий;

· по срокам исполнения: срочные, требующие исполнения в определенный срок, и несрочные, для которых срок исполнения не установлен;

· по происхождению: служебные, затрагивающие интересы предприятия, организации, и личные, касающиеся конкретного лица и являющиеся именными;

· по виду оформления: подлинные, копии, выписки, дубликаты;

· по средствам фиксации: письменные, графические, фото — кинодокументы и т. д.

Документы организации в области качества

Система качества — совокупность организационной структуры, ответственности, методик, процессов и ресурсов, необходимых для осуществления общего руководства качеством. Система качества организации предназначена для удовлетворения внутренних потребностей управления организацией. Она шире, чем требования определенного потребителя, который оценивает только часть системы, относящуюся к этим требованиям.

Документирование системы качества придает системе качества официальный статус, и должно:

* предъявлять перечень четких требований к персоналу;

* облегчать согласованность действий в области качества и обеспечивать единое понимание требований внутри организации;

* распространяться без затруднений, чтобы любой сотрудник, которому потребуется документ в справочных целях, мог иметь доступ к такой документации;

* одновременно доводить до сведения заинтересованных сотрудников перечень инструкций;

* способствовать эффективным изменениям руководства (Система качества не может быть жесткой, изменения должны вноситься в нее без затруднений). Также система должна реагировать на изменения в деятельности компании и окружающей среде;

* обеспечивать преемственность и постоянство в случае смены сотрудников и уменьшать продолжительность обучения;

* облегчать мониторинг и проведение проверок системы.

Политика в области качества — общие намерения и стремления организации в области качества, официально сформулированные руководством. Процедуры и стандарты — документы, которые устанавливают требования к осуществлению процессов. СТП — стандарт предприятия.

ИСО 9000: 2008 определяет зарегистрированные данные, как «документ, подтверждающий достигнутые результаты или представляющий доказательство о проделанной работе». Следовательно, зарегистрированные данные — это подтверждение выполнения действия и полученных результатов. «Документ» в стандарте означает «информация и ее носитель». «Документ» в контексте стандарта, следовательно, означает документ, в котором определены требования к тому, как необходимо выполнять деятельность.

Система качества должна быть тщательно спланирована, а ее документация эффективно разработана, и быть простой, ясной и легко управляемой. Документация должна соответствовать культурному контексту организации.

Возможны следующие виды оформления документации:

* письменная форма;

* схемы;

* рисунки;

* фотографии, эскизы или зарисовки;

* аудиозаписи;

* видеозаписи и т. п.

Структура документации системы менеджмента качества, построенной по стандарту ИСО 9001: 2008 (ИСО 9001: 2000), представляет собой иерархическую систему взаимосвязанных документов. Часть этих документов в явном виде оговорена в стандарте, другая часть подразумевается. Поэтому структура системы качества имеет «постоянную» составляющую, определенную стандартом и «переменную» составляющую, зависящую от конкретной организации.

Документация системы менеджмента качества обычно включает

· политику в области качества и ее цели;

· руководство по качеству;

· документированные процедуры;

· рабочие инструкции;

· формы;

· планы качества;

· спецификации;

· внешнюю документацию;

· записи.

Политика в области качества — это один из стратегических документов организации. В этом документе определяются основные принципы работы и развития ее системы управления в области качества.

Цели в области качества — это документ, в котором организация устанавливает то, каких результатов в области качества она хочет достигнуть.

Руководство по качеству является документом, предоставляющим согласованную информацию о системе менеджмента качества организации, предназначенную как для внутреннего, так и внешнего пользования.

Планы качества? документы, описывающие, как система менеджмента качества применяется к конкретной продукции проекту или контракту.

Формы — различные документы, регламентирующие единый подход к оформлению и содержанию в конкретных видах деятельности.

Спецификации? документы, устанавливающие требования.

Внешняя документация — нормативные, распорядительные, методические и иные документы, поступающие в организацию извне.

Записи — большая группа различных видов документов, содержащая достигнутые результаты или свидетельства осуществленной деятельности.

Характеристика документа в области качества. Назначение политики качества

Политика качества задает направление развития организации. В этом документе руководство организации публично определяет основные приоритеты и ценностные ориентации, которых оно будет придерживаться в отношении всех своих заинтересованных сторон (потребителей, сотрудников, поставщиков, общества и пр.). Также в этом документе указывается, что собирается делать руководство организации для реализации заявленных приоритетов и ценностных ориентаций.

Политика качества является открытым, «публичным» документом. Поэтому его содержание часто напоминает лозунги. Но все лозунги политики качества должны быть подкреплены конкретными целями и планами по достижению этих целей. Исходя из этого, возникает еще одно назначение политики качества — создание имиджа организации. Отдельного пояснения требует понятие — «в области качества». У организации могут быть различные составляющие политики и целей, например, маркетинговые, рыночные, социальные и пр.

Ответственность за создание политики качества

При создании политики качества важно понимать, в чем собственно заключается ответственность руководства. Высшее руководство отвечает не за создание «бумажки», а за создание системы взглядов, намерений и принципов, на основании которых будет происходить развитие организации в вопросах менеджмента качества — т. е. собственно политики. Отсюда следует другая обязанность высшего руководства — это разъяснение всем сотрудникам разработанной политики. Каждый сотрудник должен понимать в чем она заключается. Для каждого сотрудника политика качества должна стать эталоном оценки своих действий в вопросах качества.

Порядок создания политики качества

Создание политики в области качества необходимо начинать с анализа существующей ситуации и выявления ценностных ориентаций руководства.

Часто руководители организации кто осознанно, а кто неосознанно, уделяют большее внимание тем или иным «сферам» жизни организации. Например, для кого-то важен сплоченный дружный коллектив, для кого-то важно постоянно осваивать новые технологии работы, для кого-то важно добиваться максимальной эффективности от использования имеющихся ресурсов и т. п. Т. е. такие «сферы» становятся приоритетами для руководителей. Поэтому, первым этапом разработки политики качества будет являться выявление таких приоритетов. Это можно сделать, проведя SWOT анализ.

На следующем этапе работы по созданию политики необходимо выявить ценностные ориентации высшего руководства. Эти ценностные ориентации можно определить исходя из сильных сторон организации. Ценностные ориентации руководства могут быть распределены по нескольким категориям, например, — теоретические, социальные, экономические, эстетические и пр.

Следующим этапом создания политики в области качества будет являться этап выработки приемлемой для высшего руководства системы принципов по развитию организации в вопросах менеджмента качества. Некоторым ориентиром при создании политики качества могут выступать принципы менеджмента качества, определенные в стандартах ИСО серии 9000. Документ — «Политика в области качества» должен в краткой и доступной для понимания форме содержать основные принципы, на основе которых организация собирается развивать свою систему качества.

Пример политики качества представлен на Рисунке 1.

«ПОЛИТИКА КАЧЕСТВА»

Компания «KPMS» — консалтинговая компания, предоставляющая услуги по развитию систем управления организаций, работающих в различных областях экономической деятельности.

Цель работы нашей компании — помочь каждому заказчику создать эффективную систему менеджмента качества.

Наша компания ценит своих заказчиков. Каждый заказчик для нас уникален и мы готовы поступиться своими интересами, ради интересов заказчика.

В своей работе мы руководствуемся принципами взаимовыгодного сотрудничества между всеми заинтересованными сторонами — заказчиком, своими сотрудниками, акционерами, представителями надзорных и контролирующих организаций, общества в целом:

-- Мы создаем системы управления, которые эффективно реагируют на изменения внешней и внутренней среды организации. Постоянное совершенство это главный принцип в нашей работе;

-- Наши сотрудники — это профессионалы высокого уровня. Персональная ответственность каждого сотрудника за свою работу это критерий качества его работы;

-- Оптимального качества мы достигаем за счет оптимальных процессов;

-- Достоверные и своевременные данные со всех стадий жизненного цикла работ гарантируют надежный контроль их выполнения;

-- Весь персонал компании разделяет принципы системы качества, вовлечен в процесс ее создания, четко понимает цели своей работы, видит результат и влияет на него. Мнение каждого сотрудника учитывается в работе системы качества.

Внедрение и развитие системы менеджмента качества в соответствии с требованиями международного стандарта ИСО 9001: 2008 поможет нам повысить качество предоставляемых нами услуг, а нашим заказчикам даст уверенность, что, выбрав нас, они сделали правильный выбор.

Я беру на себя ответственность за доведение до сотрудников настоящей политики и мотивацию её выполнения.

Генеральный директор

/____________/ Иванов Иван Иванович

«__» декабря 200_ г.

Краткая характеристика предприятия

ОАО «ИЭМЗ «Купол» является коммерческой организацией, которая осуществляет производственную деятельность для обеспечения обороноспособности РФ, а также по изготовлению и сбыту продукции гражданского назначения. Наряду с другими предприятиями и научно-исследовательскими организациями ОАО «ИЭМЗ «Купол» входит в состав ОАО «Концерн ПВО «Алмаз-Антей».

Продукция специального назначения, производимая ОАО «ИЭМЗ «Купол», — это система ближнего боя, которая служит для поражения высокоточного оружия (ракеты, управляемые бомбы), вертолетов и самолетов. Выпускаются в разных модификациях два основных изделия «ОСА» и «Тор. Спецтехника ОАО «ИЭМЗ «Купол» составляет более 90% объема производимой продукции, она реализуется по двум каналам через:

— Федеральное государственное унитарное предприятие «Государственная компания «Росвооружение» (поставки на внешние рынки);

— Министерство обороны (госзаказ).

Основными видами деятельности по Уставу являются:

— разработка, производство, ремонт и утилизация вооружения и военной техники, включая радиоэлектронные системы и средства радиоэлектронной техники, измерительных приборов специального и гражданского назначения;

— проведение научно-исследовательских и опытно-конструкторских работ в области лазерных и энергосберегающих технологий, вооружения и военной техники, аналитического оборудования военного, специального и гражданского назначения, медицинской техники;

— проектирование, производство, ремонт, монтаж и эксплуатация оборудования, механизмов для нефтяной и газовой промышленности, в том числе нефтегазопромыслового и жидкотопливного оборудования;

— производство, распространение, техническое обслуживание и хранение медицинской техники;

— производство, распространение и хранение фармацевтических лекарственных препаратов;

— деятельность, связанная с использованием в производстве драгоценных металлов;

— разработка, производство и реализация товаров народного потребления;

— разработка, производство и реализация изделий торцевой раскатки;

— осуществление оптовой, розничной и комиссионной торговли;

— производство, переработка и реализация сельскохозяйственной продукции, в том числе продуктов питания;

— проектирование, производство, ремонт, монтаж и эксплуатация систем отопления и нагрева на жидком и газовом топливе, включая системы автоматики безопасности, грузоподъемных механизмов, приспособлений и сооружений;

— проектирование, производство, ремонт, монтаж и эксплуатация котлов и сосудов, работающих под давлением, трубопроводов пара и горячей воды и иных объектов котлонадзора;

— изготовление оборудования для атомных станций;

— деятельность по защите сведений, составляющих государственную тайну;

— осуществление издательской деятельности и оказание полиграфических услуг;

— оказание услуг связи;

— торгово-посредническая деятельность;

— деятельность, связанная с использованием сведений, составляющих государственную тайну;

— оказание гостиничных услуг и услуг в сфере развлекательной деятельности;

— строительная деятельность, включая проектные работы и производство строительных материалов;

— инвестиционная деятельность в соответствии с действующим законодательством;

— организация общественного питания;

— медицинская деятельность (доврачебная медицинская помощь, санаторно-курортная помощь);

— образовательная деятельность;

— иные не запрещенные законом виды деятельности.

В настоящее время ИЭМЗ «Купол» осуществляет:

· производство ЗРС «Тор-М1» и ее модификаций;

· модернизацию ЗРК «Оса-АКМ», ЗРС «Тор-М1» и их модификаций;

· изготовление бортовой аппаратуры ракет класса «земля-воздух»;

· оказание сервисных услуг эксплуатирующим организациям.

Общее положение документооборота на предприятии

документооборот продукция производственный

Документопотоки различают по направлению и по отношению к управленческому объекту. По направлению выделяют горизонтальные потоки, связывающие организации одного уровня управления, и вертикальные (восходящие и нисходящие), связывающие организации различных уровней, например, руководящий орган власти и подчиненные ему учреждения и организации, центральный офис фирмы и дочерние фирмы и филиалы. Восходящие потоки -- это входные документы, получаемые вышестоящей организацией от подчиненных организаций (исходящие документы подчиненных организаций, направляемые в вышестоящие инстанции). Нисходящие потоки — это документы, направляемые вышестоящими органами власти и управления подчиненным организациям.

По отношению к управленческому объекту выделяют входящий, исходящий и внутренний документопотоки. Они тесно взаимосвязаны, так как информация поступивших документов используется для подготовки внутренних и исходящих ответных и т. д.

Входящий документопоток организации складывается:

* документы вышестоящих организаций (органов власти и управления, центральных аппаратов министерств и др.). В состав этих документов входят директивные указания, нормативные и методические акты, которые являются основанием для руководителей в организации производственной, управленческой, технической, экономической, социальной и иной деятельности. К ним относятся — указы, законы, постановления, распоряжения, указания, поручения, приказы, письма, инструкции, решения, методические указания и рекомендации;

* документы от подведомственных организаций, содержащих сведения о выполнении распорядительных действий, запросы о путях выполнения заданий и отчетные сведения о своей деятельности. По видам документов этот поток состоит из отчетов (о финансовой, хозяйственной, социальной, управленческой деятельности), инициативных докладных записок, писем, актов;

* документы от несоподчиненных организаций, направляемых с целью согласования совместных действий или побуждения к ним, с целью консультирования, получения информации.

Входящие документы образуют три направления движения: руководству организации, руководству структурных подразделений, непосредственно специалистам.

Исходящий документопоток состоит из документов, создаваемых в данной организации и отправляемых за ее пределы. Мотивы создания исходящих документов диктуются направлениями деятельности организации и ее информационными запросами. Исходящий документопоток, как правило, пронизывает всю управленческую структуру. Маршрут движения этих документов зависит от количества инстанций согласования, визирования и подписания документов, а также от принятой технологии перепечатки текста, регистрации и отправки документов.

Внутренний документопоток составляют документы, создаваемые и используемые в самом аппарате управления, не выходящие за его пределы. Происхождение этих документов совпадает со сферой их применения. К внутренним относятся организационные документы, определяющие задачи, функции организации в целом, а также ее структурных подразделений, компетенцию, права и обязанности должностных лиц, правила выполнения отдельных видов деятельности т. е. положения, уставы, учредительные договоры, должностные инструкции, регламенты, правила, штатные расписания и др. Функцию оперативного регулирования деятельности учреждений выполняют распорядительные документы, издаваемые руководством, -- приказы, указания, распоряжения, решения.

Самостоятельные группы внутреннего документопотока составляют протоколы и акты, плановые и отчетные документы, документы по учету материальных и денежных средств, оборудования, личного состава и т. д.

Каждый документопоток имеет достаточно стабильный маршрут движения, который зависит от состава и содержания документов, степени регламентации функций руководителей и структурных подразделений, распределения обязанностей между руководителями и от принятой в организации технологии работы с документами.

Этапы документооборота на предприятии

Основными этапами документооборота на предприятии являются: составление и оформление документации, принятие его учетным центром организации, передвижение их по отделам, обработка и использование, передача документации на машинно-учетные записи и возврат, архивация. График документооборота создается и передается исполнителям. Для каждого определенного этапа представлены свои работники, которым выдаются определенные выжимки этого графика.

Составление и оформление документа

Под оформлением документов понимается соблюдение в ходе их составления, подготовки, перепечатки, согласования, удостоверения, пересылки в управленческих аппаратах учреждений (организаций и предприятий) требований, установленных в законодательных актах и нормативно-методических документах Российской Федерации.

Основные правила составления и оформления управленческих документов закреплены в стандартах, которые являются основой для конкретизации правил работы с документами в каждой организации, их уточнения с учетом специфики ее деятельности, технологии документирования, условий работы управленческого аппарата. На основе законодательных, нормативных и нормативно-методических документов каждое учреждение (организация, фирма) устанавливает свои требования к работе с документами в уставе (положении), регламентах, правилах, инструкциях. В них закрепляются конкретные правила документирования, в том числе:

1. права и обязанности должностных лиц, отдельных сотрудников в процедурах оформления документов;

2. состав применяемых в аппарате управленческих документов;

3. компетенция руководителя, его заместителей и руководителей среднего звена, их право на издание различных видов распорядительных документов;

4. порядок подписания, согласования и визирования документов, их заверение печатью;

5. обязательные требования к оформлению и порядок работы с документами.

Независимо от способа документирования и вида носителя к документам, используемым в управленческой деятельности, предъявляются следующие основные требования:

1. обеспечение юридической силы документа;

2. создание условий для оперативного исполнения документов;

3. возможность оперативного поиска документов (использования их в справочных целях);

4. возможность использовать для создания, копирования, обработки документов средства организационной техники.

5.

Для системы организационно-распорядительной документации установлен состав реквизитов, включающий 29 наименований:

01 Государственный герб Российской Федерации;

02 герб субъекта Российской Федерации;

03 эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

04 код организации;

05 код формы документа;

06 наименование организации;

07 справочные данные об организации -- индекс предприятия связи, почтовый и телеграфный адрес, номер телетайпа (абонентского телеграфа), номер телефона, номер счета в банке;

08 наименование вида документа;

09 дата;

10 регистрационный номер документа;

11 ссылка на регистрационный номер и дату документа;

12 место составления или издания документа;

13 гриф ограничения доступа к документу;

14 адресат;

15 гриф утверждения документа;

16 резолюция;

17 заголовок к тексту;

18 отметка о контроле;

19 текст;

20 отметка о наличии приложения;

21 подпись;

22 гриф согласования документа;

23 визы согласования документа;

24 печать;

25 отметка о заверении копий;

26 отметка об исполнителе и номер его телефона;

27 отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

28 отметка о поступлении документа;

29 идентификатор электронной копии документа.

Перечень реквизитов ГОСТ Р 6. 30--97 составлен с учетом необходимости придания документам юридической силы, их идентификации. Этой цели служат реквизиты 01- 10, 15, 21- 24.

Реквизиты 11, 13, 14, 16, 17, 18, 20, 25−29 предназначены для поиска документа и фиксации его «прохождения» через управленческий аппарат. Соблюдение требований ГОСТ Р 6. 30−97 обеспечивает рациональное размещение служебных отметок, используемых для фиксации на документе делопроизводственных операций, выполняемых при регистрации документа, контроле за его исполнением, снятии с контроля, дальнейшем хранении.

Реквизит 19 «текст» передает основное содержание документа.

Каждый конкретный вид документа содержит свой набор реквизитов (обязательных элементов).

Принятие его учетным центром организации

В организации работы с документами ведущее место занимает постановка регистрации документов. Именно сглаженность этого участка работы предопределяет в дальнейшем быстрый поиск необходимой информации и документов и отсюда -- обеспечение оперативного решения управленческих задач. Это возможно сделать, только владея всей совокупностью информационно-документационных ресурсов. Для этого надо учитывать все документы, проходящие через учреждение, как получаемые, так и создаваемые в нем, т. е. документы должны быть зарегистрированы.

Регистрация определяется как «запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения». Регистрация, прежде всего, придает юридическую силу документу, так как фиксирует, подтверждает факт его создания или получения. Пока документ не зарегистрирован, не получил своего номера, он не оформлен, он как бы еще не существует. Если полученный документ не зарегистрирован, учреждение за него не отвечает, так как факт получения не подтвержден.

Так как количество документов, поступающих и создаваемых в процессе управленческой деятельности, всегда велико, регистрация является одним из наиболее трудоемких процессов делопроизводства. Но именно хорошо поставленная система регистрации во многом предопределяет весь дальнейший процесс работы с документами. И поэтому рационализация делопроизводства чаще всего начинается с пересмотра системы регистрации документов.

Регистрация преследует три цели: учет документов, контроль их исполнения и справочная работа по документам. Учет документов дает количественные данные для обсчета общего объема документооборота, его анализа за определенный промежуток времени, по видам документов, по документопотокам, по структурным подразделениям и т. п.

Сам процесс регистрации -- это снятие (перенос) с документа показателей (реквизитов) и занесение их в определенную регистрационную форму (журнал, картотеку, ПЭВМ), что позволяет создать базу данных о документах учреждения. Таким образом в процессе регистрации закладывается информационно-поисковая система по всем документам учреждения. Это является основой следующих этапов работы с документами: контроля за сроками их исполнения и информационно-справочной работы по документам.

Передвижение их по отделам

Согласно рекомендациям Основных положений ГСДОУ, передача документов между структурными подразделениями (из экспедиции в канцелярию, из канцелярии в структурные подразделения и т. д.) осуществляется через секретарей этих подразделений или тех должностных лиц, которые отвечают в них за работу с документами. Документы передаются с соответствующими отметками в регистрационных формах.

Таким образом, организация первичной обработки документов позволяет выделить первичные потоки поступивших документов: в адрес руководства организации, руководства структурных подразделений, исполнителей. Движение этих потоков будет зависеть от количества инстанций прохождения документов в процессе рассмотрения и принятой в организации технологии регистрации документов.

Обработка и использование

1. Секретариат -- структурное подразделение, создаваемое, как правило, для обслуживания руководства организации. В его составе работают помощник руководителя, секретарь-референт, технические секретари. Секретариат выполняет следующие типовые функции:

· предварительное рассмотрение и подготовка к докладу руководителю поступающих на его имя документов;

· подготовка по указанию руководителя проектов отдельных документов и их согласование с функциональными структурными подразделениями организации;

· организация и документационное обслуживание совещаний, проводимых руководителем. Обычно в секретариатах сосредоточено и документирование деятельности коллегиальных органов управления (составление проектов планов заседаний, подготовка материалов к заседанию, ведение и оформление протоколов, подготовка проектов решений и контроль за исполнением принятых решений);

2. Протокольная группа создается в органах местного самоуправления в составе учреждений, имеющих в своей структуре постоянно действующий коллегиальный орган. Выполняет следующие функции:

· подготовка проектов нормативно-распорядительных документов (редактирование, оформление и выпуск) руководства органа местного управления, писем, справок, их согласование со структурными подразделениями;

· анализ справок и докладов структурных подразделений, подготовка заключений по ним;

· организация и проведение заседаний органа управления, документирование их деятельности;

· прием, регистрация, организация хранения и справочно информационной работы, рассылка принятых документов и их доведение до управляемых объектов.

3. Отдел рационализации делопроизводства может носить названия: центр совершенствования документации (ДОУ), бюро (центр, сектор) НОТ или НОУТ, методический сектор и др. Его функции:

· разработка и внедрение мероприятий по совершенствованию технологии делопроизводства;

· разработка нормативно-методического обеспечения делопроизводства (положений, инструкций, правил, регламентов, альбома унифицированных форм, памяток и др.);разработка сборников типовых (трафаретных) текстов;

· разработка классификационных справочников (номенклатура дел, классификаторы, перечни документов со сроками хранения и др.);

· организация и проведение мероприятий по совершенствованию квалификации работников службы делопроизводства и специалистов аппарата управления.

4. Экспедиция -- специализированный участок, осуществляющий прием и отправку поступающих по почте и курьерской связи документации и корреспонденции. Экспедиция выполняет:

· прием поступающих документов, их сортировку и распределение по структурным подразделениям;

· доставку документов в структурные подразделения;

· обработку, упаковку и отправку отправляемых документов;

· количественный учет поступающих и отправляемых документов.

5. Подразделение по учету и регистрации документов выполняет:

· регистрацию входящих, исходящих и внутренних документов;

· формирование и ведение справочно-информационного массива;

· контроль за оформлением и составлением исходящих и внутренних документов (в отношении визирования, согласования, соответствия принятым правилам, юридической силы документов и т. д.).

6. Группа контроля (может называться бюро, отдел, инспекция) выполняет:

· контроль за сроками исполнения документов;

· контроль за сроками исполнения устных распоряжений руководителя;

· анализ исполнительской дисциплины;

· информирование руководства о ходе выполнения документов и поручений.

7. Группа писем (бюро жалоб, отдел обращений населения и т. п.) ведет:

· прием и учет предложений, заявлений и жалоб граждан;

· подготовку обращений к рассмотрению руководством;

· контроль за сроками подготовки ответных документов в структурных подразделениях учреждения или сторонних организациях;

· извещение заявителей о результатах рассмотрения их обращений;

· формирование и хранение дел с документами по обращениям;

· анализ и обобщение результатов рассмотрения документов в организации и причин обращения;

· организацию приема граждан по личным вопросам руководством организации.

8. Машинописное бюро (Центр подготовки документов) выполняет:

· перепечатку документов с черновиков;

· считку и правку текстов документов;

· учет выполняемой работы.

9. Копировально-множительное бюро выполняет:

· копирование текстов;

· тиражирование текстов документов;

· подготовку рекламной продукции, буклетов, брошюр и т. п.

10. Архив осуществляет:

· прием от структурных подразделений обработанных и подготовленных к хранению дел, оказание им методической помощи;

· учет, систематизацию, хранение и организацию использования документов;

· контроль за соблюдением правил формирования, хранения и использования дел в структурных подразделениях;

· подготовку дел к передаче на государственное хранение.

Таким образом, служба делопроизводства берет на себя весь комплекс работ по информационно-документационному обслуживанию управленческой деятельности. Нормативными документами за службой делопроизводства закреплены традиционные технологические функции.

По мнению специалистов-документоведов и практических работников, в настоящее время происходит трансформация службы делопроизводства в службу управления документацией. В ходе этого процесса к перечисленным функциям добавляются новые, ранее не свойственные делопроизводственной службе -- внедрение автоматизированных технологий, контроль за их эксплуатацией, оценка качества документационного обеспечения, планирование информационных потребностей, нормирование труда, управление кадрами самой делопроизводственной службы (включая подбор, расстановку, обучение, консультирование, повышение квалификации).

Функция «совершенствование применяемых форм и методов, использование средств вычислительной и организационной техники» постепенно заменяется на более четкую формулировку «создание и эксплуатация комплексной системы обработки документов с использованием электронной обработки текстов, электронной почты, электронных баз данных, интеллектуальной телефонной связи, копирования документов».

Анализ документов процесса производства продукции

В настоящее время в организации внедрена и сертифицирована система менеджмента качества, разработанная в соответствии с требованиями МС ИСО 9001: 2008, ГОСТ Р ИСО 9001−2008, ГОСТ РВ 15. 002−2003.

Основными целями системы менеджмента качества являются:

1. разработка, производство и поставка продукции высокого качества, способной постоянно удовлетворять все установленные или ожидаемые требования потребителей (заказчика) посредством результативного применения системы, включая процессы постоянного улучшения системы;

2. предоставление гарантий заказчику по обеспечению обусловленного уровня качества продукции, ее соответствие требованиям потребителей, а также законодательным и отраслевым требованиям конструкторской и другой нормативной документации, которые отражены в процессах, обеспечивающих идентификацию и контроль соответствия продукции;

3. создание уверенности у руководства организации в том, что поставленные цели в области качества будут достигнуты;

4. ведение активного управления всеми процессами, влияющими на качество продукции, как средства предупреждения появления несоответствий;

5. организация эффективного контроля (оценки) соответствия продукции требованиям потребителей и организация контроля состояния процессов;

6. нормативно-методическое руководство работами по обеспечению качества

В соответствии с требованиями МС ИСО 9001 система менеджмента качества базируется на следующих основных принципах:

· ориентация на потребителя;

· лидерство руководства;

· вовлечение работников;

· процессный подход;

· системный подход к управлению;

· постоянное улучшение;

· принятие решений на основе фактов;

· взаимовыгодные отношения с поставщиками.

Для реализации принципов процессного и системного подхода установлены процессы системы менеджмента качества, необходимые для управления ОАО «Ижевский электромеханический завод «Купол». Структура процессов соответствует структуре основных разделов ИСО 9001.

Процессы системы менеджмента качества объединены в блоки процессов: создание и развитие СМК, управление документацией, ответственность руководства, управление ресурсами, управление производством и обслуживанием, измерение, анализ и улучшение. ОАО «ИЭМЗ «Купол» получены сертификаты СМК на разработку, производство, проектирование, установку, монтаж, техническое обслуживание, реализацию спецтехники, продукции гражданского назначения (оборудование нефтяное, аппаратура хроматографическая, изделия климатотехники, устройства перекрытия вентиляционных каналов УПВК).

Результативность управления процессами и выполнения процессов СМК оценивается реализацией Политики в области качества и достижением целей, установленных руководством ОАО «ИЭМЗ «Купол».

Разработка/совершенствование документа производственного процесса

Реализация мероприятий, направленных на улучшение качества продукции и повышение ее конкурентоспособности, непосредственно связана с результативным функционированием системы менеджмента качества (СМК). Анализ и оценка результативности функционирования СМК высшим руководством дает возможность оценить в достаточной мере работу Общества по этим направлениям деятельности.

В настоящее время на предприятии функционирует система менеджмента качества, соответствующая требованиям российских и международных стандартов: ИСО 9001: 2008, ГОСТ Р ИСО 9001−2008, СРПП ВТ, включая ГОСТ РВ 15. 002−2003, и DIN EN ISO 9001: 2008, что подтверждается ежегодными инспекционными аудитами, проводимыми аудиторами российского органа по сертификации «СОЮЗСЕРТ» и европейскими органами TUV SAAR CERT, SGS-ICS. Один раз в три года органы по сертификации проводят ресертификационный аудит СМК.

В 2011 году было переработано «Руководства по качеству» и в настоящее время в в Обществе введена в действие пятая редакция документа, в которой реализованы требования ИСО 9001: 2008, ГОСТ Р ИСО 9001−2008 и ГОСТ РВ 15. 002−2003, разработана и доведена до всех исполнителей

Ежегодно разрабатываются Цели в области качества в каждом подразделении и в целом по Обществу. Достижение Целей в области качества Общества анализируется и рассматривается на заседании ПДКК один раз в год. Пример процессов целей в области качества представлен в таблице 1.

Таблица 1 — цели в области качества по процессам.

Процесс

Цель процесса

Измеряемый показатель

Целевое значение показателя

Периодичность измерения показателя

Ответственный за достижение показателя

Продажа услуг компании

Повысить качество подготовки предложений

Уровень качества проработки предложений (по количеству возвратов на доработку)

Не более 1 раза по каждому предложению

1 раз в 3 месяца

Директор по маркетингу

Повысить количество полученных контрактов

Процент полученных контрактов от числа поданных предложений

Не менее 20%

1 раз в 3 месяца

Директор по маркетингу

Исполнение проектов

Исполнять проекты в установленные сроки

Отклонение от установленных сроков исполнения проекта

Не более 20%

1 раз в 6 месяцев

Исполнительный директор

Исполнять проекты с установленным бюджетом

Отклонение от планового бюджета проекта

Не более 10%

1 раз в 6 месяцев

Исполнительный директор

Исполнять проекты без претензий со стороны заказчика

Стоимость исправления обоснованных претензий (в % от бюджета проекта)

Не более 2%

1 раз в 6 месяцев

Исполнительный директор

Пакет документов, разработанных в рамках СМК, состоит из 162 документов, в том числе 37 СТО и 125 методологических и рабочих инструкций. Все документы СМК, обеспечивающие выпуск изделий спецтехники согласованны с ВП МО РФ. Ответственность и полномочия руководителей всех уровней определены в положениях о подразделениях, должностных положениях и должностных инструкциях, ответственность и полномочия персонала — в должностных инструкциях специалистов и служащих и профессиональных инструкциях рабочих.

Анализ и оценка результативности функционирования СМК высшим руководством дает возможность оценить способность предприятия обеспечить выпуск изделий, соответствующих предъявляемым требованиям. Оценка результативности функционирования системы менеджмента качества за 2011 год выполнена в соответствии с требованиями стандартов ИСО 9001: 2008, ГОСТ Р ИСО 9001−2008, военного стандарта ГОСТ РВ 15. 002−2003 и методологической инструкции МИ ИВЦР. 20. 056. 01 «Система менеджмента качества. Процесс: Анализ со стороны руководства. Анализ и оценка результативности функционирования системы менеджмента качества руководством предприятия», в которой определяется порядок проведения анализа и оценки. В соответствии с требованиями перечисленных документов входные данные для анализа со стороны руководства включают следующую информацию:

— результаты аудитов (внешних и внутренних);

— обратная связь от потребителей;

— функционирование процессов и соответствие продукции;

— предупреждающие и корректирующие действия;

— последующие действия, вытекающие из предыдущих анализов со стороны руководства;

— изменения, которые могли бы повлиять на систему менеджмента качества;

— рекомендации по улучшению.

Одним из направлений деятельности, обеспечивающей результативное функционирование СМК, является проведение внешних и внутренних аудитов в подразделениях Общества. В течение 2011 года выполнены все внутренние аудит ты, предусмотренные Программой, разработанной управлением обеспечения качества и утвержденной генеральным директором Общества. Результаты внутренних аудитов тесно переплетаются с результатами процессов, обеспечивающих жизненный цикл продукции, это:

— анализ требований потребителя, маркетинговые исследования рынка, анализ контракта, обратная связь с потребителями;

— проектирование, разработка и изготовление опытного образца, подготовка производства;

— производство;

— сбыт;

— поддержание изделий в рабочем состоянии в гарантийный и послегарантийный периоды.

Реализация мероприятий, отраженных в актах исследований, планах мероприятий, решениях, протоколах и т. д. контролировалась как подразделениями-исполнителями, так и группой контроля управления технического контроля: в 321 документе, поставленном на контроль, намечено 2 496 мероприятий, реализовано 1 925 мероприятий, в стадии выполнения — 571 мероприятие, реализация которых намечена на 2012 год.

Осуществлен контроль готовой продукции по всем ее видам, при этом сдача продукции с первого предъявления составила: 99,7%. С первого предъявления военным представительством МО РФ принято 99,8% предъявленной продукции (детали, узлы и блоки).

По изделиям производственно-технического (гражданского) назначения процент сдачи продукции с первого предъявления УТК составил 99,9%. Показатели результативности СМК в части сдачи готовой продукции за период с 2009 года по 2011 год представлены в таблице 2.

Таблица 2 — Показатели результативности СМК

п/п

Наименование

Ед. изм.

2009 г.

2010 г.

2011 г.

Сдача продукции с первого предъявления в целом по Обществу

%

99,8

99,8

99,7

Сдача изделий спецтехники ВП МО РФ с первого предъявления

%

99,9

99,9

99,8

Сдача продукции гражданского назначения с первого предъявления

%

99,9

99,8

99,9

Улучшение отдельных процессов системы менеджмента качества влияет на конечный результат деятельности Общества — качество выпускаемой продукции — поэтому, ежегодное формирование банка данных о качестве продукции, анализ дефектов, статистическая обработка данных о качестве выпускаемой продукции, реализация «Комплексного плана организационно-технических мероприятий по повышению качества продукции, улучшение функционирования СМК», выполнение мероприятий намеченных в программах обеспечения надежности — это мероприятия и документы, направленные на выполнение требований МС ИСО 9001: 2008 по улучшению деятельности ОАО «ИЭМЗ «Купол».

Заключение

Результатом курсовой работы стало закрепление теоретических знаний и навыков, позволяющих освоить и закрепить компетенции бакалавра в области управления качеством, был проведен анализ документационного обеспечения деятельности на примере предприятия ОАО ИЭМЗ «Купол»; применение на практике правил составления документов различного назначения.

Список литературы

1. Делопроизводство и архивное дело в терминах и определениях: учебное пособие Авторы: Кабашов С. Ю., Асфандиярова И. Г. Издательство: Флинта; Наука, 2009 г.

2. http: //bibliotekar. ru/deloproizvodstvo-1/121. htm

3. Малитиков А. С, Сельский Д. И. Руководство по делопроизводству. -- М., 1969, с. 109

4. http: //na55555. ru/pomosz_studentam/vnutrennie-dokumenty-predpriyatiya. html

5. http: //www. grandars. ru/college/pravovedenie/registraciya-dokumentov. html

6. http: //document-ved. ru/bilety-po-discipline-dokumentacionnoe-obespechenie-upravleniya. html

7. http: //www. grandars. ru/college/pravovedenie/obrabotka-dokumentov. html

8. http: //www. kpms. ru/Procedury/Q_Example_Policy. htm

9. Делопроизводство (Организация и технологии документационного обеспечения управления) Учебник для вузов. Кузнецова Т. В., Санкина Л. В., Быкова Т. А. и др.; Под редакцией проф. Т.В. Кузнецовой

10. Ларин М. В. Управление документацией и новые информационные технологии. — М., 1998, с. 5−6.

11. ГОСТ Р 51 141−98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. -- М.: Изд-во стандартов, 1998, п. 65.

12. ГОСТ Р 6. 30--97 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. -- М., 1997, с. 2--3. С изменениями № 1, утвержденными постановлением Госстандарта России от 21. 01 2000 № 9-ст «О принятии и введении в действие изменения ГОСТ Р».

ПоказатьСвернуть
Заполнить форму текущей работой