Разработка подсистемы учета материальных средств с использованием пакета прикладных программ 1С: Предприятие 8.1 для ГУП СК "Ставрополькоммунэлектро"

Тип работы:
Дипломная
Предмет:
Программирование


Узнать стоимость

Детальная информация о работе

Выдержка из работы

ВВЕДЕНИЕ

В настоящее время информационные технологии имеют высокий темп развития: появляются новые решения, методы и целые тенденции, а то, что являлось решением проблем еще вчера, сегодня уже теряет свою актуальность и действенность. Одним из наиболее прогрессирующих направлений является разработка баз данных с использованием современных средств управления базами данных, так называемых СУБД. Благодаря повышению простоты и качества использования баз данных обеспечивается легкость взаимодействия пользователя и программы.

В данном дипломном проекте предлагается способ создания модели приложения для автоматизации учета материальных средств для ГУП СК «Ставрополькоммунэлектро». Необходимость проектирования такой модели обусловлена недостаточной степенью автоматизации, имели место ручная обработка информации и составление отчетностей, значительная часть данных хранилась на бумажных носителях. Внедрение данного программного продукта обеспечило разрешение данных проблем. Теперь вся необходимая информация хранится в одной базе данных.

Большой объем информации о материалах, а так же проблемы, связанные с хранением, обработкой и сортировкой этой информации привели к необходимости в автоматизации.

Сегодня на рынке программного обеспечения есть множество программных продуктов, чьей целью является автоматизация анализа и учета различной деятельности предприятия. Данное П О в большинстве своем универсально, появляется необходимость подстраивать либо программный продукт под деятельность организации, либо, если этого сделать не удалось, — подстраивать деятельность самой организации. И то, и другое — составляют дополнительные трудности в большей или меньшей степени. Универсальность такого программного обеспечения обусловлена большим количеством выполняемых функций, которые могут оказаться и не востребованными, что в свою очередь отображается на цене.

При выборе способов автоматизации каждая организация может воспользоваться следующими подходами:

— приобрести готовый программный продукт;

— приобрести адаптируемое решение;

— использовать собственных специалистов, для создания программного обеспечения.

Для автоматизации учета материальных средств было решено приобрести адаптируемое решение и самостоятельно провести адаптацию и внедрение. Выбор обосновывается следующими факторами:

— низкая вероятность того, что готовые решения полностью будут соответствовать требованиям организации;

— на предприятии имеется квалифицированный персонал, способный настроить адаптируемое решение на выполнение требований организации и провести внедрение, кроме того, это значительно снизит стоимость затрат.

Разрабатываемая подсистема спроектирована с учетом необходимых функций управления и специфичности процессов, характерных для данного предприятия.

1. ДИАГНОСТИЧЕСКИЙ АНАЛИЗ ПРЕДПРИЯТИЯ ГУП СК

«СТАВРОПОЛЬКОММУНЭЛЕКТРО»

1.1 Общая характеристика предприятия

Государственное унитарное предприятие Ставропольского края «Ставрополькоммунэлектро» создано в соответствии с постановлением Губернатора Ставропольского края от 22. 06. 1998 г. № 418, как государственное унитарное предприятие и зарегистрировано в Едином государственном реестре юридических лиц, и является правопреемником 22 предприятий городских и сельских электрических сетей Ставропольского края, которые стали филиалами предприятия. ГУП СК «Ставрополькоммунэлектро» является коммерческой организацией, созданной для осуществления финансово-хозяйственной деятельности. Предприятие находится в ведомственном подчинении Министерства жилищно-коммунального хозяйства, строительства и архитектуры Ставропольского края. Функции учредителя осуществляют Министерство имущественных отношений Ставропольского края и Орган исполнительной власти в соответствии с действующим законодательством. Предприятие является юридическим лицом, имеет самостоятельный баланс, расчетный и иные счета в учреждениях банков.

Имущество Предприятия находится в государственной (краевой) собственности Ставропольского края, является неделимым, принадлежит Предприятию на праве хозяйственного ведения и отражается на его самостоятельном балансе.

Юридический адрес ГУП СК «Ставрополькоммунэлектро» — Российская Федерация, 355 037, Ставропольский край, город Ставрополь, улица Шпаковская дом 76/6.

В целях приведения структуры государственного унитарного предприятия Ставропольского края «Ставрополькоммунэлектро» в соответствие с Законом Р Ф от 26. 03. 2003 г. № 35-ФЗ «Об электроэнергетике», во исполнение Распоряжения Министерства имущественных отношений СК № 788 от 15. 10. 2004 г. и приказа Министерства жилищно-коммунального хозяйства, строительства и архитектуры СК № 292 от 22. 10. 2004 г. приказом от 01. 11. 2004 г. № 707 на базе 22 филиалов, произведено укрупнение филиалов, образованы обособленные подразделения [1]. В настоящий момент в состав ГУП СК «Ставрополькоммунэлектро» входит девять филиалов, в каждом из которых образованы сетевые и сбытовые обособленные подразделения.

Организация создана для передачи и распределения электрической энергии по договорам, заключенным ГУП СК «Ставрополькоммунэлектро» с энергоснабжающими организациями и в целях надежного и бесперебойного обеспечения электрической энергией потребителей Ставропольского края (юридических, физических лиц, предпринимателей без образования юридического лица), потребляющих услуги, оказываемые филиалами организации, получения прибыли, удовлетворения собственных потребностей.

ГУП СК «Ставрополькоммунэлектро» имеет 8018 абонентов юридических лиц, 219 176 абонентов частного сектора, всего 221 174 абонента [1].

На данный момент ГУП СК «Ставрополькоммунэлектро» является крупнейшим поставщиком электроэнергии в Ставропольском крае, благодаря филиалам электрическая сеть предприятия охватывает большую часть территории края. Деятельность предприятия осуществляется с использованием современных информационных технологий: мощных компьютерных комплексов для обработки и хранения информации и сетей сотовой связи для передачи информации.

Несмотря на то, что «Ставрополькоммунэлектро» занимает лидирующие позиции в региональном секторе рыночной экономики нужно постоянно отслеживать и контролировать изменения в качестве оказываемых услуг.

Для того чтобы определить стратегию деятельности организации и провести ее в жизнь, руководство должно иметь углубленное представление как о внутренней среде организации, ее потенциале и тенденциях развития, так и о внешней среде, тенденциях ее развития и месте, занимаемом в ней организацией. При этом и внутренняя среда, и внешнее окружение изучаются стратегическим управлением в первую очередь для того, чтобы вскрыть те угрозы и возможности, которые организация должна учитывать при определении своих целей и при их достижении.

Миссия организации отражает интересы учредителей предприятия, сотрудников организации, потребителей, деловых партнеров организации, местного сообщества и общества в целом. Степень проявления в миссии интересов каждого из данных субъектов принципиально зависит от того, какие размеры имеет организация, в каком она состоит бизнесе, где расположена и т. п.

Для достижения указанных целей предприятие осуществляет следующие основные виды деятельности:

— передача и распределение электрической энергии;

— выдача технических условий на проектирование и строительство объектов энергоснабжения;

— производство продукции, предназначенной для удовлетворения нужд филиалов;

— оказание платных услуг (работ) населению, посредством филиалов, другим предприятиям и организациям;

— иные виды деятельности, не запрещенные законодательством Российской Федерации.

1.2 Анализ функциональной структуры предприятия

Функциональная структура — тип организационной структуры, при котором подразделения создаются в соответствии с видом выполняемых ими работ и подчинены функциональным руководителям. Функциональная структура предполагает, что каждый орган управления специализирован на выполнении отдельных функций на всех уровнях управления. Наряду с линейными руководителями (директорами, начальниками филиалов) существуют руководители функциональных подразделений (руководители отделов), подготавливающие проекты планов, отчетов, которые превращаются в официальные документы после подписания линейными руководителями. Функциональная структура управления используется при наличии широкого спектра специализированных работ на предприятии.

Рисунок 1.1 — Функциональная структура ГУП СК

«Ставрополькоммунэлектро»

Таблица 1.1 — Основные функциональные области и составляющие

процессы

Функциональные области

Протекающие процессы

Приобретение электроэнергии.

Выбор поставщиков.

Заключение договоров.

Передача и распределение электроэнергии.

Распределение электроэнергии по филиалам.

Доведение до конечного потребителя.

Получение платы за оказанные услуги.

Заключение договоров на поставку электроэнергии.

Координация работы филиалов.

Учет и контроль поставок.

Сбор статистической информации от конечных потребителей.

Сбор и обработка статистической информации филиалов.

Составление отчетности для поставщиков.

Обеспечение средствами учета электроэнергии.

Приобретение средств учета электроэнергии и средств передачи статистической информации.

Установка и ввод в эксплуатацию.

Замена неисправных единиц.

Информационное обеспечение.

Обеспечение руководства предприятия оперативной информацией о состоянии предприятия в целом и каждого филиала в отдельности.

Экономическое и финансовое обеспечение.

Составление бухгалтерской и налоговой отчетностей.

Составление планов затрат по филиалам.

Привлечение сторонних инвестиций.

Обеспечение персоналом

Подбор кадров

Комплектация персонала

Расчет нормативной численности персонала.

Нормирование рабочего времени.

Начисление тарифных ставок заработной платы.

Правовое обеспечение

Помощь в составлении проектов приказов, договоров, распоряжений.

Проверка правильности документации с точки зрения действующего законодательства.

Основным достоинством этой структуры является то, что она, сохраняя целенаправленность линейной структуры, дает возможность специализировать выполнение отдельных функций и тем самым повысить компетентность управления в целом.

ГУП СК «Ставрополькоммунэлектро» имеет обширную сферу деятельности и для отображения, и более детального изучения функций системы управления требуется декомпозиция организации по функциональному признаку (Рисунок 1. 1).

Для наилучшего осуществления своей деятельности предприятие имеет высокую степень автоматизации.

Предприятие имеет чётко устоявшуюся иерархическую структуру и разделение по отделам, что в совокупности с хорошо слаженной организацией труда ведёт увеличению прибыли и достижения высоких целей.

По результатам анализа функциональной структуры можно построить таблицу функциональных областей (Таблица 1. 1).

1.3 Анализ организационно-управленческой

структуры предприятия

Организационная структура управления — совокупность упорядоченных линейно и функциональных взаимосвязанных структур, подразделений, органов управления и руководящих работников (менеджеров) организации, осуществляющих стратегическое, тактическое и оперативное управление ее функционированием и развитием. Организационная структура управления отражает строение системы управления, содержанием которой являются функции управления, вертикальное и горизонтальное соотношение уровней управления, а так же количество и взаимосвязь структурных подразделений в пределах каждого уровня [4].

Традиционно выделяют следующие типовые организационные структуры управления предприятием (фирмой):

1. Линейно-функциональная структура, закрепляющая за подразделением организационные функции управления.

2. Дивизиональная структура на основе бизнес единиц, закрепляющая за подразделением функции полного управленческого цикла.

3. Матричная структура, сочетающая функции линейно — функциональной и дивизиональной структур.

Организационную структуру управления ГУП СК «Ставрополькоммунэлектро» можно отнести к линейно-функциональной структуре.

Организационно — управленческую структуру организации можно представить в виде трех уровней управления:

— верхнего;

— среднего;

— нижнего.

Верхнему уровню организационно — управленческой структуры соответствует управленческая система фирмы и во главе ее стоит генеральный директор. Генеральный директор наделен следующими правами:

— утверждает прием/увольнение сотрудников;

— распоряжается финансовыми средствами в пределах сметы расходов;

— издает приказы, дает указания, заключает с сотрудниками договора о материальной ответственности.

Генеральный директор также несет ответственность за:

— состояние финансово-хозяйственной деятельности фирмы;

— сохранность производственных помещений и другого имущества;

— сохранность документов.

Средний уровень управленческой структуры является функциональной обеспечивающей предприятия. К нему относятся заместители генерального директора и начальники отделов, которые обеспечивают построение рабочего процесса деятельности предприятия и выполнение поставленных задач вышестоящим уровнем управления.

В обязанности заместителей входит:

— организация работы отделов посредством согласования планов и целей с начальниками отделов;

— разработка политики по продвижению услуг организации на рынке;

— разработка механизмов привлечения и удержания клиентов;

— анализ предложений ФОРЭМ, выбор наиболее выгодных и рентабельных предложений;

— контроль ведения документа-оборота фирмы;

— отчет перед генеральным директором о проделанной работе.

— В обязанности начальников отделов входит:

— организация работы отделов;

— согласование планов, а также методов и средств решения поставленных задач с заместителями генерального директора;

— составление отчетов о проделанной работе.

Нижний (оперативный) уровень — уровень который непосредственно контролирует работу исполнителей, в данном случае филиалов, к нему относятся отделы предприятия:

— планово-экономический отдел;

— отдел организации и оплаты труда;

— производственно-технический отдел;

— отдел бухгалтерского учета и отчетности;

— отдел АСУП;

— отдел договоров и расчетов за электроэнергию;

— отдел кадров;

— отдел охраны труда, гражданской обороны и чрезвычайных ситуаций;

— юридический отдел.

В обязанности планово-экономического отдела входит: разработка тарифных планов, планирование затрат по филиалам.

В обязанности отдела организации и оплаты труда входит: расчет нормативной численности персонала, нормирование рабочего времени, начисление тарифных ставок заработной платы.

Производственно- технический отдел существует для выполнения таких функций как: планы по ремонту и реконструкции объектов, зданий, подстанций, ЛЭП, текущий капитальный ремонт, ремонт основных средств (основных производственных фондов), составление планов для головного предприятия и филиалов, составление отчетов для министерства ЖКХ и архитектуры, а также краевой тарификационной комиссии. В этот отдел также входят диспетчерская служба, и метрологи.

Отдел бухгалтерского учета и отчетности занимается формированием и предоставление налоговой и бухгалтерской отчетностей, начислением заработной платы, составлением статистической отчетности для органов статистического наблюдения.

Отдел АСУП занимается установкой и сопровождением средств учета электроэнергии, обслуживанием локальной сети и компьютерного парка предприятия.

В задачи отдела договоров и расчетов за электроэнергию входит координация работы филиалов с абонентами.

Отдел планирования и торговых операций на ОРЭМ занимается заключением договоров и расчетом с поставщиками электроэнергии и иных средств необходимых для осуществления деятельности предприятия.

Отдел кадров занимается подбором кадров, комплектацией персонала.

Отдел охраны труда, гражданской обороны и чрезвычайных ситуаций (ООТ, ПС, ГО и ЧС) занимается обеспечением реализации государственной политики в области охраны труда и управлением работой по созданию здоровых и безопасных условий труда, соблюдению законодательства по охране труда на предприятиях, предупреждению несчастных случаев на производстве, контролирует состояние охраны и условий труда на предприятиях; разработка отраслевых программ улучшения условий и охраны труда, нормативных положений, решений по организации работы в области охраны труда в филиалах. Осуществляет контроль за соблюдением норм и правил гражданской обороны и при чрезвычайных ситуациях.

Юридический отдел занимается осуществлением проверки на соответствие действующему законодательству проектов приказов, договоров на оказание услуг, распоряжений, участие в их составлении, а также защитой интересов организации.

В обязанности канцелярии входит:

— работа с документами. Этот вид деятельности включает весь комплекс работ, связанных с делопроизводством: оформление документов, направление документов в структурные подразделения, контроль за сроками исполнения документов, прием документов на подпись руководителю и контроль за правильностью их оформления, организация хранения исполненных документов;

— работа со средствами связи. Ведение телефонных переговоров (при отсутствии руководителя на рабочем месте секретарь записывает фамилию и телефон звонившего абонента и, по возможности, интересующий его вопрос), прием и отправка факсов, сообщений по электронной почте. Секретарь обязан также следить за исправностью всех, находящихся в его ведении средств связи, и немедленно вызывать ремонтные службы в случае их неисправности;

— работа с посетителями. Включает в себя прием и помощь как обратившимся к секретарю сотрудникам предприятия, так и помощь командированным (направление в нужное подразделение, помощь с устройством в гостиницу). Секретарь организовывает прием сотрудников и других посетителей в установленные часы приема (предварительная запись на прием к руководителю);

— подготовка и проведение совещаний. Секретарь должен проинформировать приглашенных на совещание по распоряжению руководителя, подготовить список участников, оформить доклада руководителя. Во время проведения совещания секретарь ведет его протокол.

Описанная структура управления предприятием представлена на рисунке 1.2.

Рисунок 1.2 — Структура управления ГУП СК

«Ставрополькоммунэлектро»

1.4 Построение и анализ организационно-

функциональной модели организации

Целью построения организационно-функциональной модели является достижение начального уровня управленческой прозрачности деятельности предприятия в целом и входящих в него подразделений.

Организационно-функциональная модель определяет функционал, базовые структуры компании и зоны ответственности и, в том числе, владельцев процессов для тех элементов, которые требуют процессного описания. После проведения процессного описания производится уточнение организационно-функциональной модели в части детализации и некоторой перегруппировки функций, которые трактуются на верхнем уровне в качестве «свернутых» (не раскрытых) процессов. Поэтому, данная модель, с одной стороны, является промежуточным этапом для построения более точного «процессного» описания, а, с другой, имеет самостоятельную ценность, как инструмент организационного управления [4].

Для этого в организации выпускается приказ о сопровождении организационно-функциональной модели компании. В приказе должно быть указано, что все внутренние документы компании связанные с изменением функционала и организационной структуры компании (в частности, должностные инструкции) должны выпускаться только после внесения соответствующих изменений в бизнес-модель предприятия.

После начала эксплуатации организационно-функциональной модели в ней должны не только отражаться все текущие изменения в структуре и функционале предприятия, но модель должна активно использоваться при принятии управленческих решений по организации деятельности.

Можно привести следующие типовые случаи, при которых требуется применение и корректировка модели:

— при перераспределении функций в случае прихода (ухода) или увольнения сотрудников, сокращения (увеличения) числа организационных звеньев (в том числе по результатам организационного анализа и уточнении функциональной загруженности);

— при любых изменениях в организационной структуре, связанных с реализацией стратегического плана развития Компании или ситуативной реорганизации деятельности. (Например, при изменениях в структуре сбыта, связанных с расширением товарной номенклатуры или при организации собственного производства отдельных позиций и т. п.);

— при изменениях в управлении компанией, связанных с введением новых контуров и инструментов управления (например, введением контура стратегического планирования или распределенного бюджетного управления — введения специальных функций планирования и учета в деятельность подразделений и т. п.);

— при изменениях в основных бизнес-процессах Компании (например, изменениях, связанных с рационализацией и/или автоматизацией бизнес-процессов).

Организационно-функциональная модель является средством получения, оперативных и аналитических сведений по организации деятельности компании. Аналогами, например, в части управления ресурсами являются финансовая учетная система, сопряженная с системой финансового анализа (Таблица 1. 2).

Если запросы к финансовой системе отвечают на вопрос «Сколько?» (сколько денег на счету, сколько нам должны, сколько запасов по этой позиции на складе и т. п.), то вопросы к организационной системе отвечают на вопросы типа «Что?» и «Кто?»: «что делается» (в этой области), «кто отвечает за эту деятельность или отдельную функцию, операцию и т. п.» или, вообще, «а что делает этот сотрудник или подразделение?».

Обозначения применяемые в таблице:

*- главный ответственный,

X — главный участник,

/ - частичный участник.

Таблица 1.2 — Таблица-матрица организационно-функциональная

модель предприятия

Отделы

Процессы

ПТО

ОРЭМ

АСУП

ПЭО

Бухгалтерия

Отдел кадров

ОДРЭ

ОО и ОТ

Юр.

отдел

1

1. 1

/

*

X

1. 2

/

*

X

/

2

2. 1

X

2. 2

/

2. 3

/

2. 4

*

/

2. 5

X

/

3

3. 1

/

3. 2

*

3. 3

X

/

/

4

4. 1

*

4. 2

*

4. 3

*

5

5. 1

X

X

X

X

X

X

X

X

X

6

6. 1

/

*

6. 2

*

X

6. 3

*

7

7. 1

*

/

7. 2

*

/

7. 3

*

7. 4

*

7. 5

*

8

8. 1

*

8. 2

*

1.5 Анализ целей предприятия и построение дерева

целей

Дерево целей — это структурированная, построенная по иерархическому принципу (распределенная по уровням, ранжированная) совокупность целей компании, в которой выделены генеральная цель («вершина дерева»); подчиненные ей подцели первого, второго и последующего уровней («ветви дерева»). Название «дерево целей» связано с тем, что схематически представленная совокупность распределенных по уровням целей напоминает по виду перевернутое дерево [3].

Другими словами, дерево целей — это графическое изображение связи между целями и средствами их достижения, построенное по принципу дедуктивной логики и с применением эвристических процедур.

Концепция «дерева целей» впервые была предложена Черчменом и Акоффом в 1957 году. Она позволяет человеку привести в порядок собственные планы, увидеть свои цели в группе. Независимо от того, являются ли они личными или профессиональными. В том числе, дерево целей позволяет выявить, какие возможные комбинации обеспечат наилучшую отдачу. Термин «дерево» предполагает использование иерархической структуры (от старшей к младшей), полученной путем разделения общей цели на подцели. Метод дерева целей ориентирован на получение относительно устойчивой структуры целей, проблем, направлений. Для достижения этого при построении первоначального варианта структуры следует учитывать закономерности целеобразования и использовать принципы формирования иерархических структур. Этот метод широко применяется для прогнозирования возможных направлений развития науки, техники, технологий, а также для составления личных целей, профессиональных, целей любой компании. Так называемое дерево целей тесно увязывает между собой перспективные цели и конкретные задачи на каждом уровне иерархии. При этом цель высшего порядка соответствует вершине дерева, а ниже в несколько ярусов располагаются локальные цели (задачи), с помощью которых обеспечивается достижение целей верхнего уровня.

Составленное дерево целей имеет систему решений на бумаге. То есть план по достижению основной цели. Дерево целей может быть составлено и для любой цели: глобальной, месячной, годичной. Когда составлено дерево целей, можно просмотреть, к чему приведет та или иная цель. Именно дерево целей позволит скорректировать сложившуюся ситуацию, обосновать создание дополнительных рабочих мест, либо, к примеру, проанализировать выпускаемую продукцию с целью выявления продукта с минимальной прибылью.

В общем же случае, дерево целей позволяет представить полную картину взаимосвязей будущих событий вплоть до получения перечня конкретных задач и получить информацию об их относительной важности. Оно обеспечивает работу по доведению целей до непосредственных исполнителей путем построения соответствия между организационной структурой управления и структурой целей.

Рисунок 1.3 — Дерево целей ГУП СК «Ставрополькоммунэлектро»

Главной целью «Ставрополькоммунэлектро», как и любого другого предприятия является получение максимальной прибыли. После того как основная цель выявлена, производится анализ этой цели и декомпозиция ее на стратегические цели первого уровня. К стратегическим целям первого уровня можно отнести улучшение качества управленческой деятельности, повышение качества оказываемых услуг, увеличение объемов продаж, борьба с потерей электроэнергии. Дальнейшая декомпозиция позволит глубже взглянуть на суть достигаемых целей, и разбить их на простые цели, осуществление которых сводится к выполнению простых задач. Такая декомпозиция поможет проконтролировать выполнение всех целей нижнего уровня, которые, в противном случае, могут затормозить процесс достижения главной цели. Кроме того такая иерархия поможет лучше определить стратегию в организации производственного процесса.

1.6 Анализ проблемных ситуаций на предприятии

Главной целью деятельности любого предприятия является получение прибыли. Для достижения главной цели нужно решить ряд задач, которые подразумевают тактические цели. По ходу своей деятельности предприятие сталкивается с множеством проблем, которые, так или иначе, сказываются на его производительности.

Таблица 1.3 — Проблемные ситуации и способы их решений

Проблемные ситуации

Способы решения

Недостаточная автоматизация рабочих мест сотрудников предприятия

Создание АРМ диспетчера для автоматизации процесса мониторинга.

Создание системы документооборота.

Создание подсистемы учета материальных средств.

Создание АРМ директора для повышения качества управленческой деятельности.

Недостаточная квалификация персонала

Повышение квалификации сотрудников.

Привлечение молодых специалистов.

Обеспечение материального стимулирования сотрудников.

Создание благоприятных условий для труда и карьерного роста.

Потери электроэнергии

Контроль качества поставляемой электроэнергией.

Использование технологий и оборудования, позволяющих сократить потери, повысить качество электроэнергии.

Устаревание технологий

Использование современных технологий, обеспечивающих повышение качества услуг, лучшую экономичность.

Устаревание оборудования

Модернизация устаревших и изношенных узлов

Физический износ основных средств

Привлечение средств на ремонт и замену основных средств (ЛЭП, трансформаторных подстанций и др.)

Проблемы не появляются по отдельности. Как правило, имеется какая-то основная проблема, которая влечет за собой все последующие. Решение проблем требует большого количества материальных средств, будь-то ремонт оборудования или повышение квалификации сотрудников.

В результате анализа проблемных ситуаций существующих на предприятии, выявлены и описаны наиболее важные, а также предложены методы их частичного устранения.

1.7 Выбор проблемной ситуации для решения в

дипломном проекте

Проблемная ситуация — это временное явление, обуславливающее невыполнение или неэффективное выполнение производственной деятельности, соответственно и выявление путей развития, и совершенствования организации управления не будет осуществляться в должной степени без предоставления необходимого внимания существующим проблемным ситуациям, их анализу и поиску решений.

По результатам анализа проблемных ситуаций, возникающих на предприятии для решения путем автоматизации в данном дипломном проекте была выбрана проблема недостаточной автоматизации рабочих мест сотрудников бухгалтерии, а именно бухгалтера материального стола. Проблема далеко не последней важности, так как влияет на производительность и качество труда сотрудников, и всей организации в целом. Для частичного устранения данной проблемы было решено создать подсистему учета материальных средств. Деятельность бухгалтера материального стола заключается в обработке большого объема информации о движении материальных средств, их приобретении, списании, а также учете их использования и составления отчетности. Эти процессы весьма трудоемки, поэтому создаваемая подсистема учета материальных средств должна обеспечить повышение качества и удобства работы специалиста по материальным ценностям, а также остальных сотрудников, которые также взаимодействуют с данной информацией.

1.8 Анализ информационных и материальных потоков

по выбранной проблеме

Деятельность любой организации, в том числе финансовая, отражается в различных документах. С учетом общественной значимости документирования управленческой деятельности, необходимости обеспечения эффективного взаимодействия государственных органов и организаций различных отраслей эти вопросы охватываются системой государственного регулирования на законодательном уровне и на уровне подзаконных нормативных актов. Вместе с тем значительная часть вопросов, связанных с организацией и технологией работы с документами, на государственном уровне не регламентируется, да и не должна регламентироваться. Данные вопросы составляют область корпоративного регулирования документационного обеспечения управления, которое должно быть направлено на создание системы работы с документами, учитывающей особенности документирования деятельности конкретной организации, характеристики ее структуры, персонала, технической базы, финансовые возможности, а также управленческие традиции и другие существенные факторы [5].

Документооборот — это движение документов в организации с момента их создания или получения до отправки или сдачи в дело.

В технологию работы с документами входит:

— прием и первичная обработка документов;

— их предварительное рассмотрение и распределение;

— регистрация документов;

— контроль исполнения документов;

— информационно-справочная работа;

— исполнение документов;

— их отправка;

— систематизация и текущее хранение документов.

Документ — это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Система документации — это совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению.

Унифицированная система документации (УСД) — система документации, созданная по единым правилам и требованиям, держащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности.

Основные виды документов по выбранной проблеме:

— товарная накладная;

— счет-фактура;

— платежное поручение;

— доверенность;

— требование-накладная.

Учет материальных средств осуществляется следующим образом: филиал приобретает материальные средства, на них выписывается документ, который называется накладной. Товарная накладная — документ, предназначенный для оформления операций по отпуску и приёму товаров со склада, является одним из документов первичной бухгалтерской отчётности. Содержит название организации, номер накладной, дату отпуска товара, его наименование, кем отпущен товар, кому отпущен товар, его количество, сорт, цена и другие данные, основание для отпуска товара, подписи материально ответственных лиц в его отпуске и приеме.

На основе этого документа заведующий складом приходует материалы на склад. При передаче материалов создается документ, в котором указывается, что, когда и кому было передано и для каких целей. Списание производится одним из следующих способов, который указывается в учетной политике (составляется акт списания):

— по себестоимости каждой единицы;

— по средней себестоимости;

— способ ФИФO (по себестоимости первых по времени приобретения материально — производственных запасов).

При полной отгрузке товара поставщиком также предоставляется счет-фактура.

Счет-фактура — документ, удостоверяющий фактическую отгрузку товаров или оказание услуг и их стоимость. Документ предоставляется продавцом (подрядчиком, исполнителем) покупателю (заказчику) после окончательной приемки покупателем (заказчиком) товара или услуг. Счёт-фактура является основанием для оплаты (расчёта).

Со стороны предприятия предоставляется платежное поручение. Платёжное поручение — это распоряжение владельца счёта (плательщика) обслуживающему его банку, оформленное расчётным документом, перевести определённую денежную сумму на счёт получателя средств, открытый в этом или другом банке.

Требование-накладная — это документ необходимый для учета материальных ценностей внутри предприятия (между подразделениями, или материально-ответственным лицами).

ГУП СК «Ставрополькоммунэлектро» заключает договора на поставку материалов филиалам и дает доверенность (предоставляет право сотруднику организации выступать в качестве доверенного лица при получении по заказу, договору и т. п. товарно-материальных ценностей) на получение этих материалов, от них, в свою очередь, поступают отчеты об использованных ресурсах. Часть материальных средств приобретается филиалами непосредственно по месту назначения, в виду более выгодных условий.

Бухгалтер материального стола занимается приемом отчетов об использованных ресурсов от филиалов, составляет отчетность для начальства, занимается списанием материалов, передаваемых в филиалы.

Документооборот представлен на рисунке 1.8.

Рисунок 1.4 — Схема документооборота по выбранной проблеме

1.9 Выводы по разделу

В первом разделе данного дипломного проекта проведен диагностический анализ предприятия ГУП СК «Ставрополькоммунэлектро».

При составлении общей характеристики было определено, что данное предприятие занимает одно из ведущих мест в области энергоснабжения, так же были определены основные виды деятельности. По результатам анализа функциональной структуры организации видно, что все его процессы можно разделить на три функциональные области: управление предприятием, основная (производственная) деятельность и обеспечивающая деятельность.

По результатам анализа организационно- управленческой структуры предприятия была построена схема структуры управления, показывающая соотношение вертикальных и горизонтальных уровней управления, а так же взаимосвязь отделов в пределах каждого уровня.

Была построена и проанализирована организационно-функциональная модель предприятия для достижения наибольшей наглядности и прозрачности управленческой деятельности, выявлена значимость каждого отдела для технологического процесса.

Проведен анализ целей организации, на основании результатов было построено дерево целей, которое наглядно показывает декомпозицию главной цели на составляющие.

Определены проблемные ситуации, возникающие на предприятии, проанализировав которые был выявлен рад недостатков, в том числе и в системе учета материальных средств. Данная проблема была выбрана для решения в рамках данного дипломного проекта.

Для лучшего понимая сути проблемы был проведен анализ информационных и материальных потоков, а для наглядности построена схема документооборота, касающегося операций учета материальных средств.

2. АНАЛИЗ АСОИУ, ФУНКЦИОНИРУЮЩЕЙ НА ПРЕДПРИЯТИИ

2.1 Анализ функциональной структуры

существующей АСОИУ

Автоматизированная система управления или АСУ — комплекс аппаратных и программных средств, предназначенный для управления различными процессами в рамках технологического процесса, производства, предприятия. АСУ применяются в различных отраслях промышленности, энергетике, транспорте и т. п. Термин автоматизированная, в отличие от термина автоматическая подчеркивает сохранение за человеком-оператором некоторых функций, либо наиболее общего, целеполагающего характера, либо не поддающихся автоматизации [6].

Так как главная цель предприятия — получение максимальной прибыли, то и главная цель АСУ сводится к улучшению качества управления предприятием для производства высококачественных услуг или продукции, которые будут пользоваться спросом, что обеспечит достижение главной цели.

Разработка и внедрение АСУ ведется специалистами по проектированию автоматизированных систем, совместно с руководителем предприятия, который делает корректировки касательно вопросов управления.

Автоматизированная система может быть реализована с помощью системы автоматизированных рабочих мест — АРМ, с помощью систем или подсистем управления процессами, а так же возможна система смешанного типа, в которой имеют место и подсистемы и технология АРМ. АСУ ГУП СК «Ставрополькоммунэлектро» относится к третьему типу — системы смешанного типа, ее функциональную часть составляют:

— автоматизированная система бухгалтерского учета на базе продукта «1С: Предприятие»;

— информационная система юриста «Консультант+»;

— АРМ «Пирамида»;

— 1С: Зарплата + кадры;

— «Клиент — Сбербанк».

Обеспечивающая часть АСУ делится на математическое, информационное, программное, техническое и организационное обеспечение.

Рисунок 2.1 — Структура существующей АСОИУ

Из приведенной выше схемы видно, что система состоит из автоматизированной системы бухгалтерского учета, построенной на базе 1С: Предприятие, которая предназначена для ведения бухгалтерского учета, отражения всех операций в бухгалтерском балансе, составления бухгалтерской и налоговой отчетностей, программы 1С: Зарплата+Кадры. Для работы с банком применяется программа Сбербанка Р Ф «Клиент-Сбербанк». Для автоматизации сдачи отчетности в органы Пенсионного фонда РФ и Фонда социального страхования, бухгалтерия филиала пользуется услугами удостоверяющего центра «АСКОМ». Информационной системы «Консультант+». Консультант+ - компьютерная программа, база данных, справочно-правовая (информационно-правовая) система. Содержит в себе документы российского законодательства — федерального и регионального, международные документы, которые касаются Российской Федерации, аналитический материал — комментарии, разъяснения, пособия, книги, материалы арбитражной и судебной практики, законопроекты, формы и образцы различных документов и многие другие документы, касающиеся российского права.

АРМ «Пирамида» — система предназначенная для решения таких задач как сбор обработка и хранение статистических данных которые передаются со счетчиков, установленных на подстанциях филиалов организации, позволяет отслеживать количество переданной электроэнергии, ее качество и другие показатели.

2.2 Анализ обеспечивающей части АСОИУ

Обеспечивающая часть АСУ представляет собой комплекс методов, объединенных в соответствии с их спецификой и обеспечивающих решение задач во всех функциональных подсистемах АСУ.

Информационное обеспечение АСУ — совокупность системно — ориентированных данных, описывающих принятый в системе словарь базовых описаний (классификаторы, типовые модели, элементы автоматизации и т. д.), и актуализируемых данных о состоянии информационной модели объекта автоматизации (объекта управления) на всех этапах его жизненного цикла (ЖЦ).

Техническое обеспечение АСУ — совокупность средств реализации управляющих воздействий, средств получения, ввода, отображения, использования и передачи данных.

Математическое обеспечение АСУ — совокупность математических методов, моделей и алгоритмов обработки информации, используемых при функционировании системы [7].

Организационное обеспечение АСУ — совокупность документов, определяющих организационную структуру объекта и системы автоматизации, необходимые для выполнения конкретных автоматизируемых функций, деятельность в условиях функционирования системы, а также формы представления результатов деятельности.

Программное обеспечение АСУ — совокупность системных и прикладных программ, реализующих нормальное функционирование АСУ. Для каждого из электронных устройств требуется программное обеспечение, позволяющее работать с графической и текстовой информацией, передавать, обрабатывать, записывать данные, защищать систему от несанкционированного вторжения. Лицензионные программы — это гарантированная стабильность в работе информационной структуры любого предприятия, субъектов малого и среднего бизнеса, а также при частном использовании. В случае компаний с большим компьютерным парком использование одинаковых технологических платформ и программных версий позволит улучшить взаимодействие между подразделениями, повысить производительность труда. Осуществленная посредством лицензионных программных комплексов автоматизация значительно увеличит эффективность производства. Кроме того, лицензионное ПО для корпоративного использования предоставляется крупным компаниям, учреждениям образования и здравоохранения с внушительными скидками.

2.2.1 Анализ существующего информационного

обеспечения

Информационное обеспечение АСОИУ представляет собой совокупность данных, языковых средств описания данных, программных средств обработки информационных массивов, а так же методов их организации, хранение, накопления и доступа к ним, обеспечивающих выдачу всей необходимой информации, в процессе решения функциональных задач АСУ и справочной информации абонентом АСУ [8].

Таким образом, в состав информационного обеспечения входят следующие важнейшие элементы: данные, средства формализованного описания данных, программные средства, а так же организационные принципы создания и введения массивов данных. Данные систематизируются и организуются в виде специальных массивов. Т. е. это и есть информационная база или информационный фонд АСУ.

Средства формализованного описания данных предназначены для эффективного поиска и идентификации необходимых данных в массивах, а так же для организации доступа к данным внешних абонентов АСУ.

Эти средства включают используемые средства классификации и кодирования объектов (имеется в виду элементарных данных) и информационные языки для описания как запросов к информационному фонду, так и ответов системы.

Программные средства предназначены для организации контроля вводимых данных, для введения информационной базы, АСУ, т. е. хранение, накопление данных, своеобразного внесения в них изменений и контроля.

Организационные принципы используются при организации хранения, внесения изменений и дополнений в массивы, обеспечение доступа к массивам данных и контроля, за их сохранностью.

Таким образом основное назначение информационного обеспечения состоит в хранение, постоянном обновление информации об объекте управления. А так же ее выдачи, при решение функциональных задач АСУ, или по запросам внешних абонентов системы.

Основными принципами построения информационного обеспечения являются:

— принцип единой информационной базы, состоящий в том, что на машинных носителях накапливается и постоянно обновляется информация, необходимая для решения различных комплексов задач;

— принцип одноразового ввода и накопления информации, заключается в том, что вся основная информация, с которой проводят работу, должна только один раз вводиться в систему и храниться в предназначенных для этого базах данных. При этом исключается неоправданное дублирование информации;

— принцип минимизации ввода и вывода, дающий возможность осуществлять обмен информацией между различными комплексами задач подсистем. Этот принцип имеет решающее значение для повышения эффективности использования вычислительной техники;

— принцип ввода изменений, заключающийся в том, что обновление информации в процессе регулярной работы ведется постепенно. Это сильно уменьшает нагрузку на вводные устройства, но в значительной степени увеличивает требования к достоверности вводимой информации;

— принцип централизации обработки информации, предусматривающие одноразовость формирования, регистрации и ввода первичных данных, а также единство классификации документов, задач, реквизитов;

— принцип гибкости информационной базы заключается в том, что, кроме основных массивов, необходимо создавать и поддерживать любое количество постоянных или временных рабочих массивов.

Оно включает в себя нормативно-справочную информацию; необходимые классификаторы технико-экономической информации; массивы данных, необходимых для решения задач; унифицированные документы, используемые в АСОИУ.

Информационное обеспечение делится на две части:

— внемашинное информационное обеспечение (организационно-распорядительные, производственно-технические и справочно-информационные документы);

— внутримашинное информационное обеспечение (информационная база данных).

Внемашинное информационное обеспечение — совокупность всех видов унифицированных документов (имеющих определенную форму по стандарту), используемых как входные для формирования внутри машинного ИО.

Производственно-технические документы — это планы, отчеты, чертежи, техническая документация. Как правило, это документы обязательные к исполнению и участвующие в производственном процессе.

Организационно-распорядительные документы включают:

— организационные: уставы, инструкции, правила, положения;

— распорядительные: постановления, распоряжения, приказы, решения.

Справочно-информационные — это справки, письма, протоколы, акты.

Внутримашинное информационное обеспечение — совокупность информационных баз данных (ИБД), автоматизированных рабочих мест (АРМ), и автоматизированных подсистем, составляющих АСОИУ.

Использование высокоразвитых СУБД позволяет легко обеспечить выполнение таких пунктов как:

— организация эффективной системы документооборота;

— разграничение доступа к данным и регламентация времени хранения документированной информации;

— развитие информационного обеспечения путем наращивания данных;

— минимум дублирования информации;

— удобство и быстрота доступа к данным.

Особенности информационного обеспечения АСОИУ ГУП СК «Ставрополькоммунэлектро»:

— большие объемы статистической информации;

— необходимость длительного хранения информации;

— необходимость корректировки информации;

— необходимость резервного копирования информации;

— информационное обеспечение должно обеспечивать режим коллективного доступа в некоторых функциональных областях.

2.2.2 Анализ существующего технического

обеспечения

Под техническим обеспечением АСУ понимается комплекс технических средств, обеспечивающих эффективное функционирование АСУ. Комплекс технических средств — это совокупность взаимосвязанных единым управлением технических устройств вычислительной техники и оргтехники. Основной задачей анализа технического обеспечения является выбор выявление текущего состояния технического обеспечения и разработка рекомендаций по его совершенствованию[9].

Для обеспечения своей деятельности организация использует серверы фирмы Kraftway серии Express Lite с характеристиками:

Таблица 2.1 — Характеристики Kraftway Express Lite EL21

Набор микросхем:

Intel 3000 server chipset

Скорость системной шины:

1066 MHz или 800 MHz

Количество процессоров:

1 процессор

Типы процессоров:

Quad-Core Intel® Xeon® (серии X32xx),

Dual-Core Intel® Xeon® (серии 30xx),

Максимальный объем памяти:

8 GB

Видеоконтроллер:

ATI ES1000, 16 MB SDRAM, 32bit/33MHz PCI.

Ethernet контроллеры:

1)Intel Server Adapter (82573E) Gigabit Ethernet контроллер, 10/100/1000Mbps, 1000Base-T, разъем RJ-45, PCI-Express x1.

2)Intel Server Adapter (82541PI) Gigabit Ethernet контроллер, 10/100/1000Mbps, 1000Base-T, разъем RJ-45, 32bit/33MHz PCI.

SATA RAID контроллер:

SATA RAID контроллер (интегрирован в ICH7R, использует технологию Intel Embedded Server RAID Technology II), 4 канала, поддержка SATA II extensions, 300MB/s на канал, NCQ (Native Command Queuing), возможно создать только 1 RAID-массив, поддержка уровней software RAID 0, 1 и 10.

Подключение SAS HDD не поддерживается.

USB контроллер:

USB 2. 0, 4 внешних USB разъема

Количество HDD:

SC5295-E:

· от 1 до 4 HDD SAS, SATA или SCSI (68 pin),

· от 1 до 4 HDD SATA hot-swap при установке SATA корзины с поддержкой горячей замены HDD,

· от 1 до 4 HDD SCSI hot-swap (SCA-2, 80 pin) при установке SCSI корзины с поддержкой горячей замены HDD.

Middle Tower: от 1 до 4 HDD SATA или SCSI (68 pin).

Общая емкость дисковой подсистемы:

SC5295-E: от 72 GB до 3000 GB, от 120 GB до 3000 GB при установке SATA корзины на 6 HDD с поддержкой горячей замены HDD, от 72 GB до 1200 GB при установке SCSI корзины на 6 HDD с поддержкой горячей замены HDD. Middle Tower: от 72 GB до 3000 GB.

Периферийные отсеки:

1 внешний 3. 5″ отсек для установки FDD, SC5295-E:2 внешних 5. 25″ отсека, 6 внешних 3. 5″ отсеков высотой 1. 0″ для установки fixed HDD или hot-swap HDD (при установке SATA или SCSI корзины с поддержкой горячей замены HDD). В сервер возможно установить 4 HDD максимум.

А также серверы Kraftway нового поколения:

Таблица 2.2 — Характеристики Kraftway Express 200 ED14

Набор микросхем:

Intel 5520 чипсет (1 или 2 процессора)

Типы процессоров:

Multi-Core Intel® Xeon® 5500/5600

Максимальный объем памяти:

до 96 GB DDR3−1066 / 1333 ECC Unbuffered / Registered SDRAM, по 3 канала памяти на процессор (12 DIMM слотов, по 6 на процессор)

Стандартные слоты расширения:

1 слот полной высоты PCI-E 2.0×16,

2 слота полной высоты PCI-E 2.0×8,

1 слот полной высоты PCI-E x4,

2 слота полной высоты PCI 32 bit / 33 MHz (3.3 V).

Видеоконтроллер:

Matrox G200eW, 16 MB DDR SDRAM. Максимальное разрешение: 1600×1200.

Ethernet контроллеры:

2-канальный Intel PRO/1000 T Server Adapter (i82574L), 10/100/1000 Mbit/s, 1000Base-T, 802. 3ab, 2 разъема RJ-45.

SATA RAID контроллер:

6 портов SATA 3 Gbps, поддержка уровней RAID 0, 1,10, 5(Windows)(программный)

6 стандартных внутренних 7-pin SATA разъемов.

USB контроллер:

5 x USB 2. 0, 2 внешних на передней панели, 2 внешних на задней панели, один внутренний

Количество HDD:

от 1 до 8 HDD SAS/SATA

Общая емкость дисковой подсистемы:

до 16 TB SATA, до 4,8 TB SAS HDD

Система электропитания:

800 W, блок питания с горячей заменой

Периферийные отсеки:

8 внутренних 3. 5″ отсека высотой 1. 0″ для установки Hotswap HDD,

1 внешний 3. 5″ отсек высотой 1. 0″ для установки FDD или кард-ридера может быть установлен в 5,25″ отсек

Сотрудники используют в работе персональные компьютеры Kraftway и Imango с комплектацией:

Таблица 2.3 — Характеристики Kraftway Credo KC36

Процессор:

Intel® Core™ 2 Quad, Intel® Core™ 2 Duo, Pentium® Dual-Core, Celeron® серии 4xx

Оперативная память:

до 4 ГБ DDR2−800

Видео:

Интегрированный видеоадаптер Intel Graphics Media Accelerator (GMA) 3100, возможность установки дополнительного PCI-Express x16 видеоадаптера

Сетевой адаптер:

интегрированный 1 Гбит/с

Жесткий диск:

до двух SATA HDD объемом до 2 ТБ

ПоказатьСвернуть
Заполнить форму текущей работой