Разработка АИС учета электронного документооборота деканата на основе бизнес-процессов

Тип работы:
Дипломная
Предмет:
Программирование


Узнать стоимость

Детальная информация о работе

Выдержка из работы

ОГЛАВЛЕНИЕ

  • ВВЕДЕНИЕ 3
  • ГЛАВА 1. ПРЕДМЕТНАЯ ОБЛАСТЬ И ПОСТАНОВКА ЗАДАЧИ 5
    • 1.1 Принципы автоматизации учета документооборота 5
    • 1.2 Типы архитектур систем электронного документооборота 5
      • 1.2.1 ERP — системы 5
      • 1.2. 2 CRM — системы 8
    • 1.3 Реализации систем электронного документооборота 9
    • 1.4 «1С: Предприятие 8» как среда разработки СЭД 12
      • 1.4.1 Области применения 13
      • 1.4.2 Бизнес-процессы в среде «1С: Предприятие 8» 14
  • ГЛАВА 2. РАЗРАБОТКА ИНФОРМАЦИОННОЙ БАЗЫ 20
    • 2.1 Структура информационной базы 20
    • 2.2 Печатные формы 31
    • 2.3 Объекты и методы механизма бизнес-процессов 33
      • 2.3.1 Адресация 33
      • 2.3.2 Формирование задачи 33
      • 2.3.3 Проектирование бизнес-процесса 33
      • 2.3.4 Формы 34
      • 2.3.5 Скрипты и сценарии 34
    • 2.4 Реализация механизма бизнес-процессов 35
      • 2.4.1 Старт бизнес-процесса, зачисление, восстановление 35
      • 2.4.2 Сдача сессии, вложенный бизнес-процесс 36
      • 2.4.3 Перевод на следующий курс 37
      • 2.4.4 Процедура отчисления 38
      • 2.4.5 Процедура выдачи диплома 38
      • 2.4.6 Завершение, прерывание процесса 38
  • ГЛАВА 3. ОЦЕНКА МАСШТАБИРУЕМОСТИ 40
    • 3.1 Оценка масштабируемости платформы 40
      • 3.1.1 МГУА 43
      • 3.1.2 Многомерный регрессионный анализ 50
    • 3.2 Оценка масштабируемости ИБ 56
      • 3.2.1 Тест-пакет «1С: Корпоративный Инструментальный Пакет» 57
      • 3.2.2 Постановка задачи 57
      • 3.2.3 Тест-центр 59
      • 3.2.4 Центр управления производительностью 59
  • ЗАКЛЮЧЕНИЕ 61
  • БИБЛИОГРАФИЧЕСКИЙ СПИСОК 62
  • ПРИЛОЖЕНИЕ 1 63
  • ПРИЛОЖЕНИЕ 2 98

ВВЕДЕНИЕ

В мире, где постоянны только перемены, существует необходимость в инструментах и методах, могущих помочь организациям стать более эффективными. В мире конкуренции существует потребность найти пути, чтобы стать первыми или догнать остальных, пока еще не слишком поздно. А для этого требуются механизмы, которые могут упростить слишком сложные вещи.

Механизм бизнес-процессов (МБП) — несомненно, мощное средство, используемое для этих целей, поэтому, несмотря на его младенческий возраст как метода управления интерес, проявляемый к нему, огромен.

Невозможно отрицать тот факт, что постоянное улучшение (в любом виде) — это жизненная философия любой организации сегодня, если она хочет выжить и успешно функционировать в среднем, не говоря уже о долгосрочном, периоде. В самом деле, это уже общеизвестная истина, трюизм. Важно отметить, что эту ситуацию породила изменяющаяся природа мира вокруг нас и что изменения происходят не как-то линейно с одной скоростью, а нарастают по экспоненте.

Всего несколько лет назад было возможно вернуться в компанию и продолжить работу с того места, где она была остановлена месяц или даже два назад. Сегодня все не так. Гарольд Вильсон (Harold Wilson), британский премьер-министр в 1960-е годы, как-то сказал:

«Неделя — большой срок в политике». Неделя — большой срок в жизни многих наших организаций сегодня: меняется структура, кто-то получает продвижение по службе или увольняется, конкурент делает нечто очень умное или очень глупое, на что требуется немедленный ответ, и так далее. Менеджеры, которые находятся в начале своей карьеры, должны помнить о том, что стоять на месте в меняющемся мире на самом деле означает отставать и близорукое сохранение статус кво — возможно самая опасная позиция из всех.

В этих обстоятельствах не всегда возможно удержаться на плаву, проводя незначительные улучшения в происходящих сегодня процессах. Процессы могут стать непригодными к употреблению, часто с пугающей скоростью, и если это случается, нет смысла налаживать или улучшать их; лучше начать с самого начала и создать что-то новое, адекватное ситуации.

МБП — это инструмент, специально разработанный, чтобы помочь в обстоятельствах, требующих масштабных изменений, обеспечить которые используемые схемы улучшения процессов не в состоянии. Это не означает, что МБП заменяет собой непрерывные улучшения, ничего подобного. Если вы провели реинжиниринг некоторого процесса, то далее потребуются методы непрерывного улучшения (continuous improvement), носящие технологический характер, которые нужно применять, дабы не проиграть в будущем.

Итак, целью работы стала автоматизация документооборота при помощи МБП и используя самые современные программные наработки, Такие как «1С: предприятие 8», BPEL (Business-Process Execution Language) и др.

ГЛАВА 1. ПРЕДМЕТНАЯ ОБЛАСТЬ И ПОСТАНОВКА ЗАДАЧИ

1.1 Принципы автоматизации учета документооборота

Любой документооборот является неотъемлемой частью системы управления документацией. Создание такой системы является одной из сложнейших задач автоматизации, поскольку документооборот является глобальной системой, объединяющей бизнес-процессы и структурные подразделения как внутри объекта автоматизации, так и при совместной деятельности подобных объектов.

Реклама выгод от внедрения систем электронного документооборота редко отличается разнообразием, и это лишний раз служит доказательством того, что документооборот является общесистемной дисциплиной, объединяющей различные области создания, обработки и управления документами и данными.

Для автоматизации документооборота в России часто используются преимущественно российские системы, такие как «1С», «Парус», «Галактика», которые позволяют при условии введения в них первичной информации (документации) эффективно ее обрабатывать и выдавать необходимый результат. Остановимся подробнее на первой из них.

1.2 Типы архитектур систем электронного документооборота

1.2.1 ERP — системы

ERP-система (англ. Enterprise Resource Planning System -- Система планирования ресурсов предприятия) -- корпоративная информационная система (КИС), предназначенная для автоматизации учёта и управления. Как правило, ERP-системы строятся по модульному принципу, и в той или иной степени охватывают все ключевые процессы деятельности компании.

Исторически концепция ERP стала развитием более простых концепций MRP (Material Requirement Planning -- Планирование материальных потребностей) и MRP II (Manufacturing Resource Planning -- Планирование производственных ресурсов). Используемый в ERP-системах программный инструментарий позволяет проводить производственное планирование, моделировать поток заказов и оценивать возможность их реализации в службах и подразделениях предприятия, увязывая его со сбытом.

В основе ERP систем лежит принцип создания единого хранилища данных, содержащего всю корпоративную бизнес-информацию и обеспечивающего одновременный доступ к ней любого необходимого количества сотрудников предприятия, наделенных соответствующими полномочиями. Изменение данных производится через функции (функциональные возможности) системы. Основные функции ERP систем: ведение конструкторских и технологических спецификаций, определяющих состав производимых изделий, а также материальные ресурсы и операции, необходимые для их изготовления; формирование планов продаж и производства; планирование потребностей в материалах и комплектующих, сроков и объемов поставок для выполнения плана производства продукции; управление запасами и закупками: ведение договоров, реализация централизованных закупок, обеспечение учета и оптимизации складских и цеховых запасов; планирование производственных мощностей от укрупненного планирования до использования отдельных станков и оборудования; оперативное управление финансами, включая составление финансового плана и осуществление контроля его исполнения, финансовый и управленческий учет; управления проектами, включая планирование этапов и ресурсов, необходимых для их реализации.

Классические ERP-системы, в отличие от так называемого «коробочного» программного обеспечения, относятся к категории «тяжелых» программных продуктов, требующих достаточно длительной настройки, для того чтобы начать ими пользоваться. Выбор КИС, приобретение и внедрение, как правило, требуют тщательного планирования в рамках длительного проекта с участием партнерской компании -- поставщика или консультанта. Поскольку КИС строятся по модульному принципу, заказчик часто (по крайней мере, на ранней стадии таких проектов) приобретает не полный спектр модулей, а ограниченный их комплект. В ходе внедрения проектная команда, как правило, в течение нескольких месяцев осуществляет настройку поставляемых модулей.

Достоинства. Использование ERP системы позволяет использовать одну интегрированную программу вместо нескольких разрозненных. Единая система может управлять обработкой, логистикой, дистрибуцией, запасами, доставкой, выставлением счетов-фактур и бухгалтерским учётом.

Реализуемая в ERP-системах система разграничения доступа к информации предназначена (в комплексе с другими мерами информационной безопасности предприятия) для противодействия как внешним угрозам (например, промышленному шпионажу), так и внутренним (например, хищениям). Внедряемые в связке с CRM-системой и системой контроля качества, ERP-системы нацелены на максимальное удовлетворение потребностей компаний в средствах управления бизнесом.

Недостатки. Множество проблем, связанных с ERP, возникают из-за недостаточного инвестирования в обучение персонала, а также в связи с недоработанностью политики занесения и поддержки актуальности данных в ERP… И недоверие компаний высокотехнологичным решениям.

Ограничения и заблуждения:

Ш небольшие компании не могут позволить себе инвестировать достаточно денег в ERP и адекватно обучить всех сотрудников;

Ш внедрение может оказаться очень дорогим;

Ш иногда ERP сложно или невозможно адаптировать под документооборот и специфические бизнес-процессы компании;

Ш система может страдать от проблемы «слабого звена» -- эффективность всей системы может быть нарушена одним департаментом или партнёром;

Ш сопротивление департаментов в предоставлении конфиденциальной информации уменьшает эффективность системы;

Ш проблема совместимости с прежними системами

1.2. 2 CRM — системы

(Customer relationship management) -- стратегия управления взаимоотношений с клиентами полагающая, что центром всей философии бизнеса является клиент, а основными направлениями деятельности являются меры по поддержке эффективного маркетинга, продаж и обслуживания клиентов.

Технологии для поддержки этих бизнес целей включают сбор, сохранение и анализ информации о потребителях, поставщиках, партнёрах, а также о внутренних процессах компании.

Функции для поддержки этих бизнес целей включают продажи, маркетинг, поддержку потребителей, управление качеством, обучение и повышение квалификации сотрудников компании, развитие персонала, управление мотивацией персонала. Технологии для поддержки CRM инициатив должны быть интегрированы как часть общей клиентоориентированной стратегии компании.

Многие CRM инициативы могут провалиться, потому что их внедрение ограничивается установкой системы управления взаимодействием с клиентами без выстраивания общей клиентоориентированной стратегии компании.

Средства автоматизации (программные приложения) CRM-стратегии позволяют повысить эффективность управления взаимоотношениями, а также предоставляют всю необходимую для этого инфраструктуру.

К ним относят:

ь системы управления взаимодействием с клиентами (CRM-системы);

ь программно-аппаратные решения для Call-центров;

ь системы технической поддержки внешних и внутренних заказчиков (системы класса Service Desk).

1.3 Реализации систем электронного документооборота

СЭД «Ефрат-Документооборот». «ЕВФРАТ-Документооборот» — комплексное решение по организации электронного документооборота на предприятии.

«ЕВФРАТ-Документооборот» позволяет автоматизировать работу с документами как в соответствии с требованиями традиционного делопроизводства, так и с современными тенденциями управления (технология workflow). Система предназначена для автоматизации документооборота в органах государственной власти, организациях малого и среднего бизнеса, промышленных предприятиях, научных и образовательных учреждениях.

Внедрение системы автоматизации документооборота и делопроизводства «ЕВФРАТ-Документооборот» обеспечивает:

ь систематизацию учета и хранения документов;

ь оперативный доступ к документам и отчетной информации;

ь эффективное управление процессами движения и обработки документов;

ь сокращение времени процедур согласования документов и принятия решений;

ь повышение исполнительской дисциплины;

ь сокращение непроизводственных затрат рабочего времени сотрудников;

ь минимизацию финансовых затрат на документооборот.

Система электронного документооборота и автоматизации делопроизводства «ЕВФРАТ-Документооборот» позволяет повысить эффективность деятельности организации, отдела, департамента, улучшить исполнительскую дисциплину, сэкономить время на всех этапах деятельности сотрудников, создать единое информационное и управленческое пространство на предприятии.

СЭД «Летограф». «Летограф» предлагает уникальные возможности по созданию информационной системы путем связывания и конфигурирования заранее разработанных ЛЕТОГРАФ функциональных модулей без каких-либо доработок программного кода. Внедрение «Летограф», как и внедрение любой системы, требует работы команды подготовленных специалистов. Но полученное в результате решение не только не делает заказчика заложником конкретных исполнителей работ по проекту, но и позволяет по мере необходимости наращивать функциональность системы для решения новых задач.

«Летограф» -- комплексное решение, содержащее в одном продукте все необходимые возможности для решения задач:

ь управления документами -- ECM (Enterprise Content Management)

ь автоматизации бизнес-процессов -- BPM (Business Process Management)

ь интеграции корпоративных приложений -- EAI (Enterprise Application Integration)

ь организациям, стремящимся развиваться и укреплять свои позиции на рынке, система «Летограф» позволит ускорить работу с документами, увеличить контроль исполнительской дисциплины, повысить прозрачность, управляемость, а, следовательно, и стоимость бизнеса компании.

С помощью системы «Летограф» можно на современном уровне решить как традиционные задачи документооборота, так и специализированные управленческие задачи.

Преимущества вышеописанных СЭД, учет меняющихся потребностей бизнеса и защита сделанных инвестиций. Настраивать системы под требования бизнеса можно не только в процессе внедрения, но и на этапе промышленной эксплуатации. Широкие возможности систем позволяют, начав с реализации одних задач, впоследствии решать новые на той же платформе. При этом не потребуется покупать другой программный продукт.

Автоматизация сложных бизнес-процессов. Системы данного типа помогут описать, оптимизировать, промоделировать и автоматизировать любые уникальные для компании бизнес-процессы.

Web-ориентированное решение. Доступ к системам возможен через Web-браузер с любого компьютера, подключенного к серверу. Не нужно устанавливать программное обеспечение на компьютеры пользователей.

Поддержка различных платформ. Системы совместимы с большинством современных платформ: Windows, SuSE Linux, Red Hat Linux, IBM AIX, HP-UX, HP OpenVMS, HP Tru64 UNIX, Sun Solaris, SCO UNIX, Mac OS и другими.

Широкие возможности интеграции. Системы могут интегрироваться и обмениваться данными с установленными в компании информационными системами и приложениями (включая SAP, 1С, Oracle, IBM DB2, AutoCAD, Microsoft Office и другие). Входящая в СЭД интеграционные платформы содержат более 250 адаптеров к наиболее распространенным системам.

Недостатки подобных СЭД.

Ш Медленная экономическая отдача от сделанных инвестиций. При внедрении систем электронного документооборота, требующей доработки программного кода под требования заказчика, и нуждающейся в интеграции с приложениями, нужно готовиться к проекту длительностью более года. Пока система полностью не заработает, невозможно получать от нее отдачу и экономить с ее помощью дополнительные средства.

Ш Необходимость в широком штате IT-сотрудников. Для обеспечения работы данных СЭД следует иметь в штатном расписании инженеров технической поддержки пользователей, системных администраторов и программист высокого класса. Данные сотрудники должны иметь высокую квалификацию и сертификаты о прохождении специализированных курсов — все эти факторы влияют на качество работы СЭД.

1.4 «1С: Предприятие 8» как среда разработки СЭД

На фоне данных «тяжелых» СЭД всё чаще появляются системы, разработанные под определенную отрасль и предоставляющие максимальный функционал. Такие СЭД имеют неоспоримое преимущество перед производственными системами в соотношении ценаэкономическая отдача.

Одним из самых распространенных инструментариев для разработки электронного документооборота является система «1С: Предприятие» (финальная версия на данный момент 8.1. 15).

Система программ «1С: Предприятие 8» включает в себя платформу и прикладные решения, разработанные на ее основе, для автоматизации деятельности организаций и частных лиц. Сама платформа не является программным продуктом для использования конечными пользователями (Рис. 1. 1), которые обычно работают с одним из многих прикладных решений (конфигураций), разработанных на данной платформе. Такой подход позволяет автоматизировать различные виды деятельности, используя единую технологическую платформу.

Рис. 1.1 «Структура платформы 1С: Предприятие 8»

1. 4. 1 Области применения

Гибкость платформы позволяет применять 1С: Предприятие 8 в самых разнообразных областях:

ь автоматизация производственных и торговых предприятий, бюджетных и финансовых организаций, предприятий сферы обслуживания и т. д.

ь поддержка оперативного управления предприятием;

ь автоматизация организационной и хозяйственной деятельности;

ь ведение бухгалтерского учета с несколькими планами счетов и произвольными измерениями учета, регламентированная отчетность;

ь широкие возможности для управленческого учета и построения аналитической отчетности, поддержка многовалютного учета;

ь решение задач планирования, бюджетирования и финансового анализа;

ь расчет зарплаты и управление персоналом;

ь другие области применения.

1. 4. 2 Бизнес-процессы в среде «1С: Предприятие 8»

Остановимся и рассмотрим подробнее технологию, позволяющую реализовать механизм бизнес-процессов.

Механизм бизнес-процессов позволяет описывать, создавать и управлять выполнением бизнес-процессов в прикладных решениях. Целью этого механизма является автоматизация цепочек связанных операций, направленных на достижение общей цели, обычно в контексте организационной структуры, определяющей функциональные роли и связи.

Автоматизация бизнес-процессов позволяет повысить качество организации работы и эффективность управления.

Повышение качества. Бизнес-процессы формулируют и реализуют правила выполнения отдельных операций и их взаимосвязь, что позволяет значительно сократить или даже полностью исключить ошибки в ходе выполнения бизнес-процесса, связанные с человеческим фактором. Работа с простым списком заданий позволяет сотрудникам сконцентрироваться на выполнении своих непосредственных обязанностей.

Повышение эффективности. Использование механизма бизнес-процессов позволяет формализовать организационную деятельность и возложить обязанности по управлению совместной работой сотрудников на плечи прикладного решения, что ведет к более эффективному использованию рабочего времени.

Получение новых возможностей. Данные о выполнении задач и ходе бизнес-процессов могут служить источником информации для оптимизации деятельности организационной структуры предприятия, выявления узких мест и скрытых ресурсов, и являться средством поддержки процессного управления.

Механизм бизнес-процессов в 1С: Предприятии 8 обеспечивается следующими объектами прикладного решения:

ь Бизнес-процесс;

ь Задача.

Задача. Задача предназначена для учета заданий и описывает способ их распределения по исполнителям, с учетом организационной структуры предприятия. Адресация заданий сотрудникам определяется реквизитами, в которых можно предусмотреть многомерную ролевую маршрутизацию, например, по ролям, рабочим группам, подразделениям, помещениям, филиалам и т. д.

Задачи являются «движущей силой» механизма бизнес-процессов. При выполнении задачи породивший ее бизнес-процесс осуществляет переход на следующую точку маршрута в соответствии с картой маршрута. При этом задачи имеют самостоятельную прикладную ценность как список заданий, назначенных конкретным исполнителям напрямую, или посредством ролевой маршрутизации, и могут использоваться отдельно от бизнес-процессов.

При формировании списка задач для конкретного сотрудника, используется регистр сведений, который обеспечивает нахождение соответствий роль-сотрудник согласно системе адресации, настроенной в задаче. Как правило, для всех бизнес-процессов реализуется единый список задач.

Бизнес-процесс. Описывает бизнес-логику в карте маршрута и управляет жизненным циклом созданных бизнес-процессов (экземпляров) от момента старта до момента завершения. Необходимым свойством описания бизнес-процесса является связь с задачей, которая задает систему адресации и позволяет проектировать карты маршрута в соответствии с поддерживаемой в прикладном решении организационной структурой.

Карта маршрута. Логика бизнес-процесса (взаимосвязь и последовательность обхода точек маршрута, условные переходы и пр.) наглядно описывается в виде карты маршрута, которая позволяет визуально описывать маршрут бизнес-процесса в виде связного графа и позволяет легко описывать алгоритмы условных переходов, и реакцию бизнес-процесса на различные события:

Для создания карты маршрута бизнес-процесса могут быть использованы все оформительские возможности, предоставляемые графической схемой (Рис. 1. 2).

При работе пользователя с системой предусмотрена возможность отображения актуальной карты маршрута для конкретных экземпляров бизнес-процессов с учетом пройденных и активных точек маршрута.

Рис. 1.2 «Возможности оформления бизнес-процесса»

Точка действия. Точки этого вида описывают отдельную операцию (единицу работы), соответствующую определенному этапу (шагу) в жизненном цикле бизнес-процесса:

Точка действия содержит информацию кто и что должен сделать на данном этапе, например:

ь декан — утвердить прием/перевод;

ь оператор — сформировать ведомость;

ь системный администратор — зарегистрировать нового сотрудника в сети и электронной почте.

Формулировка задания обычно составляется из глаголов и отглагольных существительных. Исполнитель может определяться персонально (Иванов), или с учетом ролевой маршрутизации («Декан», «Лаборант»). При переходе бизнес-процесса на точку действия он автоматически формирует задачи, устанавливая в них реквизиты адресации, предусмотренные в точке действия.

Групповая и коллективная маршрутизация:

ь групповая — данное действие должны выполнить все члены группы. При этом формируется несколько задач (по количеству сотрудников, входящих в группу) и бизнес-процесс ожидает завершения всех задач для продвижения дальше по маршруту. Примером групповой маршрутизации может служить задача, например, всем менеджерам предоставить ежемесячный отчет;

ь коллективная — только один из членов группы должен выполнить данное действие. Формируется одна задача. Пример коллективной задачи: кладовщики — выдать товар по данной накладной со склада.

В точке действия можно описать проверку необходимых условий выполнения задачи, интерактивный диалог с пользователем при переходе далее по маршруту, и указать, например, какие документы следует открывать при активации задач, связанных с этой точкой маршрута бизнес-процесса.

Персональная и ролевая маршрутизация. Ролевая маршрутизация позволяет назначать задания не только конкретным исполнителям, но и ролям, группам, подразделениям и т. д. как это определено в прикладном решении.

Ролевая маршрутизация построена на взаимодействии объектов задача и регистра сведений. Задача определяет состав реквизитов адресации (роли, подразделения и т. д.), а регистр сведений отражает актуальную, т. е. соответствующую текущему моменту информацию о принадлежности сотрудников ролям, подразделениям, рабочим группам и т. д. и поэтому называется регистром адресации.

Регистр сведений можно использовать для реализации механизмов замещения или учета отсутствия сотрудников. Например, если в регистре сведений указано, что роль главного бухгалтера исполняет Иванов, и Иванов уходит в отпуск и его обязанности передаются Петрову, то запись в регистре сведений меняется так, чтобы роль главного бухгалтера исполнял Петров. По возвращении Иванова из отпуска запись в регистре сведений восстанавливается.

Условная маршрутизация. Механизм бизнес-процессов в 1С: Предприятии 8 позволяет автоматизировать не только последовательные цепочки работ, но и осуществлять условную маршрутизацию, управляя выбором заранее предусмотренных маршрутов, на основе описанной разработчиком карты маршрута.

Условная маршрутизация обеспечивается точками маршрута двух видов:

ь условный переход;

ь выбор варианта.

Условный переход предоставляет возможность выбора одного из двух возможных вариантов дальнейшего маршрута (да/нет, больше/меньше, запрещено/разрешено и т. д.):

Точка выбора варианта предоставляет возможность выбора дальнейшего маршрута из неограниченного количества вариантов:

Использование в прикладных решениях. Для использования механизма бизнес-процессов не требуется изменения готовых решений, или эти изменения несущественны. Например, внесение незначительных изменений в конфигурацию позволит бизнес-процессам должным образом реагировать на запись важных для них объектов информационной базы. В этом случае пользователи смогут работать привычным образом, не пользуясь списком заданий и не подозревая о существовании бизнес-процессов. Однако выполняемые ими операции будут приводить к продвижению соответствующих бизнес-процессов дальше по маршруту.

ГЛАВА 2. РАЗРАБОТКА ИНФОРМАЦИОННОЙ БАЗЫ

Предложенная информационная база (ИБ) «Деканат» выполнена как надстройка над стандартной типовой конфигурацией «Зарплата и Кадры». Была выбрана именно эта конфигурация т.к. она удовлетворяла особенностям процесса документооборота реального деканата. Все избыточные метаданные были исключены из конфигурации на последней стадии разработки.

2.1 Структура информационной базы

Структура метаданных ИБ имеет следующий вид:

v Справочники.

Справочники позволяют хранить в информационной базе данные, имеющие одинаковую структуру и списочный характер. Это может быть, например, список сотрудников, перечень товаров, список поставщиков или покупателей.

Каждый элемент справочника характеризуется кодом и наименованием. Система поддерживает режим автоматической нумерации элементов, при котором она самостоятельно может генерировать код для нового элемента справочника. Кроме этого система позволяет осуществлять контроль уникальности кодов справочника, не разрешая создавать элементы с одинаковыми кодами.

Помимо кода и наименования, каждый элемент справочника, как правило, содержит некоторую дополнительную информацию, которая подробно описывает этот элемент. Например, для товара это может быть информация об артикуле, номере государственной таможенной декларации, стране происхождения и т. п. Набор такой информации является одинаковым для всех элементов конкретного справочника, и для ее хранения служат реквизиты справочника.

Ш Физические лица

Справочник «Физические лица» предназначен для хранения информации обо всех физических лицах, являющихся работниками университета и/или составляющих его организаций, кандидатами на работу, студентами и т. п.

В справочнике можно объединять физических лиц в произвольные группы и подгруппы, например, можно выделить такие группы физлиц: соискатели, работники и т. п.

Кроме того, в справочнике «Физические лица» предусмотрена возможность разделения физических лиц по определенным свойствам и категориям. Свойства и категории — это дополнительные признаки, которые могут быть присвоены физическим лицам для проведения дополнительного анализа в отчетах.

Редактирование и ввод новой информации о физическом лице производится в отдельном диалоговом окне.

§ Студенты

Данный справочник является подчиненным для справочника «Физические Лица». Он предназначен для хранения информации о студентах факультета. Его структура:

Наименование

Тип

Комментарий

Код

Число (5, 0)

Код студента

ФизЛицо

Справочник. ФизическиеЛица

Ссылка на физ. лицо

Иногородний

Булево

Иногородний

Общежитие

Булево

Предоставление общежития

ИностранныйЯзык

Перечислениеа. ИностранныйЯзык

Изучаемый ин. яз.

Образование

Перечисление. Образование

Образование

УчебноеЗаведение

Справочник. УчебныеЗаведения

Наименование учебного заведения

ДатаОкончанияУчЗаведения

Дата

Дата окончания учебного заведения

ОригиналДокумента

Перечисление. ОригиналКопия

Оригинал документа

Преподаватели

Данный справочник является подчиненным для справочника «Физические Лица». Он предназначен для хранения информации о преподавателях факультета. Его структура:

Наименование

Тип

Комментарий

Код

Число (5, 0)

Код студента

ФизЛицо

Справочник. ФизическиеЛица

Ссылка на физ. лицо

§ Пользователи

Справочник, предназначенный для хранения информации о пользователях ИБ.

Ш Контрагенты

Справочник «Контрагенты» содержит список получателей по исполнительным листам, которые используются как объекты аналитического учета при отражении заработной платы в бухгалтерском учете, а также список получателей средств по оформляемым в конфигурации платежным поручениям.

В таблице «Адреса и телефоны» представлена контактная информация контрагента. Отображаются как заполненные виды контактной информации для данного контрагента, так и те, которые не заполнены, но введены в справочник «Виды контактной информации» для объектов типа «Контрагент».

Ш Специальности

Справочник используется при вводе данных об образовании.

Справочник может быть заполнен по данным Общероссийского классификатора специальностей по образованию ОК 009−2003. Для этого предназначена кнопка «Подбор из ОКСО» в форме списка. При этом открывается список классификатора, в котором можно найти, выбрать и занести в справочник нужную специальность.

Наименование

Тип

Комментарий

Код

Число (10, 0)

Код студента

Наименование

Строка (50)

Наименование специальности

Ш Факультеты

Справочник, предназначенный для хранения информации по факультетам университета.

Наименование

Тип

Комментарий

Код

Число (10, 0)

Код студента

Наименование

Строка (50)

Наименование факультета

Шифр

Строка (10)

Шифр факультета

Ш Образовательные программы

Справочник, предназначенный для хранения перечня образовательных программ, их состава и другой относящейся к ним информации.

Наименование

Тип

Комментарий

Код

Число (10, 0)

Код образовательной программы

Наименование

Строка (50)

Наименование образовательной программы

Ш Образовательные учреждения

Справочник, предназначенный для хранения перечня образовательных учреждений, их реквизитов и другой относящейся к ним информации.

Наименование

Тип

Комментарий

Код

Число (10, 0)

Код образовательного учреждения

Наименование

Строка (50)

Наименование образовательного учреждения

Ш Предметы

Классификатор предметов.

Наименование

Тип

Комментарий

Код

Число (10, 0)

Код предмета

Наименование

Строка (50)

Наименование предмета

Ш Валюты

В справочнике валют с самого начала имеется две валюты: российский рубль и доллар США. По умолчанию в качестве валюты регламентированного учета (базовой валюты) в конфигурации установлен российский рубль. В качестве валюты управленческого учета установлен доллар.

Если желательно установить в качестве валюты регламентированного учета (базовой валюты) любую другую валюту, ее необходимо занести в справочник валют, установить ее в настройках параметров учета в качестве валюты регламентированного учета, и только после этого устанавливать текущие курсы всех остальных валют по отношению к этой валюте.

Информация о курсе и кратности валюты хранится с привязкой к дате ее изменения. По умолчанию в списке валют указываются значения, действующие на рабочую дату Эта дата показывается в списке валют в поле «Дата курса». В любой момент времени пользователь может изменить дату и посмотреть значение курса валют на любую интересующую его дату.

Динамику изменения курса можно посмотреть открыв форму списка курсов.

С помощью стандартных клавиш сортировки и отбора можно отсортировать список курсов валют или установить период отображения истории курсов валют.

Реквизиты «Курс» и «Кратность» взаимосвязаны, смысл их использования следующий. Если кратность задана равной единице, то в поле «Курс» вводится количество рублей, соответствующее единице данной валюты (то есть, курс валюты -- в привычном понимании). Если курс данной валюты по отношению к рублю очень низкий (точность составляет меньше 4 знаков дробной части), в поле «Кратность» следует указать количество единиц валюты, принятое к котированию (котировочная единица валюты), а в поле «Курс» -- сумму в рублях, соответствующую этому количеству единиц валюты.

Новую валюту можно добавить в справочник из общероссийского классификатора валют. Для этого в списке валют имеется специальная кнопка «Подбор из ОКВ». При этом открывается общероссийский классификатор валют в виде текстового файла, в котором можно найти, выбрать и занести новую валюту в справочник валют.

Для того чтобы в формах печати правильно формировалось наименование валюты прописью, необходимо задать параметры прописи валюты.

Параметры прописи валюты задаются в форме элемента валюты. Для валюты задаются параметры прописи целой и дробной части валюты.

В том случае, если дробная часть в печатных формах отображается числом, то можно установить нужное количество разрядов при выводе печатных форм документов.

Наименование

Тип

Комментарий

Код

Число (10, 0)

Код валюты

Наименование

Строка (50)

Наименование валюты

НаименованиеПолное

Строка (50)

Полное наименование предмета

ПараметрыПрописиНаРусском

Строка (Переменная)

Параметры склонения валюты

v Регистры сведений

Регистры сведений позволяют хранить в прикладном решении произвольные данные в разрезе нескольких измерений.

Информация в регистре сведений хранится в виде записей, каждая из которых содержит значения измерений и соответствующие им значения ресурсов.

Измерения регистра описывают разрезы, в которых хранится информация, а ресурсы регистра непосредственно содержат хранимую информацию.

Вместе с каждой записью, находящейся в регистре сведений, можно хранить дополнительную произвольную информацию. Для этого служат реквизиты регистра сведений.

Ш Ректор

Хранит сведения (ФИО) о ректорах университета в соответствии с периодами, в течение которых они занимали данную должность.

Ш Юрисконсульт

Хранит сведения (ФИО) о юрисконсультах университета в соответствии с периодами, в течение которых они занимали данную должность.

Ш Проректор по учебной работе

Хранит сведения (ФИО) о проректорах университета в соответствии с периодами, в течение которых они занимали данную должность.

Ш Начальник отдела договоров

Хранит сведения (ФИО) о начальниках отдела договоров университета в соответствии с периодами, в течение которых они занимали данную должность.

Ш Полное название

Хранит историю полных названий университета включая актуальное.

Ш Сокращенное название

Хранит историю сокращенных названий университета включая актуальное.

Ш Министерство

Хранит историю наименований министерства транспорта включая актуальное.

v Документы

Документы позволяют хранить в прикладном решении информацию о совершенных хозяйственных операциях или о событиях, произошедших в «жизни» предприятия вообще. Это могут быть, например, приходные накладные, приказы о приеме на работу, счета, платежные поручения и т. д.

Каждый документ характеризуется номером, датой и временем. Система поддерживает режим автоматической нумерации документов, при котором она самостоятельно может генерировать номер для нового документа. Кроме этого система позволяет осуществлять контроль уникальности номеров документов, не разрешая создавать документы с одинаковыми номерами.

Система автоматически поддерживает режим, при котором уникальность номеров и автоматическая нумерация могут выполняться в пределах определенного периода (день, месяц, квартал, год). Например, если периодичность установлена год, то с нового года система опять начнет нумерацию указанных документов с 1.

Важными характеристиками документа являются дата и время. Они позволяют установить строгую временную последовательность совершения операций. Таким образом, документы могут отличаться друг от друга не только номером, но и своим положением на временной оси. В результате всегда можно сказать, какая из двух операций была совершена раньше.

Помимо номера, даты и времени, каждый документ, как правило, содержит некоторую дополнительную информацию, которая подробно описывает этот документ. Набор такой информации является одинаковым для всех документов конкретного вида, и для ее хранения служат реквизиты документа.

Кроме этого, каждый документ может содержать некоторый набор информации, которая одинакова по своей структуре, но различна по количеству, для разных документов. Для хранения подобных данных служат табличные части документа.

Ш Академический отпуск

Документом «Академический отпуск» регистрируется выход студента в академический отпуск. По документу можно получить печатную форму.

Ш Выход из академотпуска

Документом «Выход из академотпуска» регистрируется выход студента из академического отпуска. В бизнес-процессе «Обучение» также одновременно регистрируется и заполняется документ «Восстановление». По документу можно получить печатную форму.

Ш Зачисление

Документом «Зачисление» в ИБ «Деканат» в соответствующих справочниках регистрируется новое физическое лицо и студент. Также данный документ может инициализировать старт бизнес-процесса «Обучение». По документу можно получить печатную форму (приказ о зачислении).

Ш Восстановление

Формирование документа «Восстановление» в ИБ «Деканат» возможно только для зарегистрированных в соответствующих справочниках физических лиц и студентов. Данный документ может инициализировать старт бизнес-процесса «Обучение». Также документ формируется в автоматическом режиме при выходе студента из академического отпуска. По документу можно получить печатную форму (приказ о восстановлении).

Ш Перевод на курс

Документом «Перевод на Курс» в ИБ «Деканат» осуществляется перевод объекта (студента или группы) бизнес-процесса «Обучение» на следующий курс. Также данный документ может инициализировать старт вложенного бизнес-процесса «Сессия». По документу можно получить печатную форму (приказ о переводе на следующий курс).

Ш Отчисление

Документом «Отчисление» регистрируется отчисление физического лица из числа студентов. Также регистрация документа является одним из возможных условий интерактивного завершения бизнес-процесса «Обучение». По документу можно получить печатную форму (приказ об отчислении).

Ш Защита диплома

Документом «Защита диплома» регистрируется факт успешной защиты студентом его дипломной работы. Также регистрация документа является одним из возможных условий интерактивного завершения бизнес-процесса «Обучение».

Ш Экзамен

Документом «Экзамен» регистрируется факт успешной сдачи группой студентов экзамена. На каждый экзамен формируется отдельный документ. Является частью вложенного бизнес-процесса «Сессия». По документу можно получить печатную форму (экзаменационную ведомость).

Ш Зачет

Документом «Зачет» регистрируется факт успешной сдачи группой студентов зачета. На каждую дисциплину формируется отдельный документ. Является частью вложенного бизнес-процесса «Сессия». По документу можно получить печатную форму (зачетную ведомость).

Ш Оперативный план

Документом «Оперативный план» формируется оперативный план.

Ш Государственный экзамен

Документом «Государственный экзамен» регистрируется факт успешной сдачи государственного междисциплинарного экзамена. По документу можно получить печатную форму (экзаменационную ведомость).

Ш Практика

Документом «Практика» регистрируется факт успешного прохождения группой студентов практики. Является частью вложенного бизнес-процесса «Сессия». По документу можно получить печатную форму (ведомость).

Ш Курсовая работа

Документом «Курсовая работа» регистрируется факт успешной сдачи и защиты группой студентов курсового проекта. По каждой дисциплине формируется отдельный документ. Является частью вложенного бизнес-процесса «Сессия». По документу можно получить печатную форму (ведомость).

v Отчеты

Отчет — средство отображения информации, специальным образом выбрано из информационной базы и впоследствии отформатированной в соответствии с заданными условиями и макетом. Отчеты могу содержать любую доступную информацию из метаданных любых типов.

Ш Учебный план

Выводит учебный план на указанный в форме период.

Ш Сдача сессии

Формирует отчет, отображающий процесс сдачи сессии студентами. Формируется за указанный период.

Ш Академическая справка

В соответствии с макетом формирует академическую справку для указанного студента, по форме, соответствующей принятым стандартам.

Ш Приложение к диплому

В соответствии с макетом формирует приложение к диплому для указанного студента, по форме, соответствующей принятым стандартам.

Ш Справка для ГАК

В соответствии с макетом формирует справку для государственной аттестационной комиссии для указанного студента, по форме, соответствующей принятым стандартам.

Ш Диплом

В соответствии с макетом формирует бланк диплома для указанного студента, по форме, соответствующей принятым стандартам.

ИБ «Деканат» также содержит соответствующие константы, обработки, задачи, бизнес-процессы и журналы документов (Рис. 2. 2).

Рис. 2.1 «Дерево метаданных ИБ»

2.2 Печатные формы

Каждый документ содержит печатную форму (макет, формируемый в конфигураторе визуально и при помощи модуля формы), выводящую на печать необходимый в данный момент приказ или отчет (рис. 2. 2).

Рис. 2.2 «Пример печатной формы документа»

2.3 Объекты и методы механизма бизнес-процессов

Данный раздел иллюстрирует способы и особенности процесса формирования бизнес-процессов (БП) в среде «1С: Предприятие 8. 1». Также здесь описаны основные шаги проектирования БП, и особенности использования встроенной CASE-системы.

2. 3. 1 Адресация

Необходимо выделить роли — диспетчер БД, зав. кафедры, декан. Роли записываются в справочник в виде предопределенных данных.

Чтобы задания доставлялись не ролям, а пользователям, необходимо указать соответствие пользователей данным ролям. Это делается с помощью специального регистра сведений, назначенного как регистр адресации для задач конкретного бизнес-процесса.

2. 3.2 Формирование задачи

Для работы механизма бизнес-процессов необходим объект «Задачи», с помощью которого будут формироваться задачи для конкретных пользователей. Конфигурирование этого объекта заключается в выборе размерности системы адресации и связывании задач с регистром сведений, в котором прописано соответствие ролей пользователям.

2. 3. 3 Проектирование бизнес-процесса

Создать первый бизнес-процесс и соединить его с только что созданной задачей. Затем приступить к рисованию карты маршрута (рис. 2. 3):

Рис. 2.3 «Общая карта БП „Обучение“ ИБ „Деканат“»

Оформляем карту.

2. 3. 4 Формы

Чтобы пользователи могли выполнять свои действия в рамках данного бизнес-процесса, им нужны экранные формы, в которые они будут вводить соответствующие данные.

2. 3. 5 Скрипты и сценарии

Для настройки условных переходов необходимо написать обработчик проверки условия на встроенном языке. Обработчик возвращает результат, который влияет на направление дальнейшего пути бизнес-процесса. Чтобы в процессе выполнения задач у пользователей открывались нужные им формы, нужно написать обработчики у соответствующих точек маршрута. Эти обработчики могут открывать формы, документы, выполнять предварительную обработку и т. д.

Для дальнейшего улучшения этого бизнес-процесса и более тесной его интеграции с прикладным решением можно добавить к нему дополнительные возможности (уже после разработки, т. е. в ходе эксплуатации).

2.4 Реализация механизма бизнес-процессов

Здесь и далее будет поэтапно разобран и рассмотрен весь процесс обучения студента согласно разработанному бизнес-процессу (Рис. 2. 3). Порядок рассмотрения узлов маршрута в данном разделе не говорит о реальной последовательности их реализации т.к. представить в удобном текстовом виде все циклы и условные переходы не представляется возможным

2.4. 1 Старт бизнес-процесса, зачисление, восстановление

Перед стартом бизнес процесса предлагается в соответствующей форме однозначно определить его объект (студент или группа студентов), заполнив соответствующее поле формы. Также, при необходимости, следует определить ведущую задачу и перечень существующих на момент старта бизнес-процесса документов (в том случае если для данного объекта ранее уже был создан БП). Запись бизнес-процесса инициализирует процедуру формирования в памяти новых документов (ели таковые не были определены заранее) и переходит на следующую точку БП (после старта). Точка «ВыборВариантаСтарта» отвечает за условный переход. Переход осуществляется оператором БД ответом на заданный вопрос («Зачислить нового студента?»). В случае положительного ответа («Да») бизнес-процесс совершает переход по соответствующей ветке до точки БП «ДокументЗачисление». В данной точке формируется документ «Зачисление» для объекта бизнес-процесса. Форма открывается в автоматическом режиме, однако ввод данных осуществляется оператором вручную. В случае ответа «Нет» на вопрос о восстановлении, БП переходит к точке «ДокументВосстановление» тем самым аналогично создавая документ «Восстановление».

Какой бы вариант не был выбран ранее, БП переходит в следующей точке маршрута — «Сессия».

2.4.2 Сдача сессии, вложенный бизнес-процесс

«Сессия» — точка маршрута, являющаяся вложенным бизнес-процессом. Это было сделано потому, что смысловое значение данной точки подразумевает многократное выполнение одних и тех же типов действий. Оформляя же эти действия в теле отдельного БП, мы тем самым разгружаем информационную нагрузку формы ввода, что облегчает работу с системой и улучшает читабельность данных.

Вложенный БП «Сессия» является «ядром» бизнес-процесса «Обучение» и главной частью цикла, отвечающего за проведение студента по курсам обучения. ВБП состоит из ряда точек ввода документов («Курсовая», «Зачет», «Экзамен», «Практика») и условных переходов, отвечающих за контроль точности и правильности заполнения формы ВБП документами (Рис. 2. 4).

Рис. 2.4 «Вложенный бизнес-процесс „Сессия“»

Так, например, ввод документа зачет начинается вопросом о необходимости ввода, и в случае утвердительного ответа, завершается вопрос о необходимости ввода еще одного документа этого типа. Таким образом совершается обход всех необходимых для ввода документов (точек маршрута) и по его завершении, дается возможность еще раз ввести новый (или пропущенный ранее) документ, т. е. пройти весь цикл заново.

При инициализации ВБП положение флага «СессияСдана» устанавливается как «Ложь» и в случае успешно введения всего перечня необходимых документов (т.е. сдачи сессии) изменяется на «Истина».

2.4.3 Перевод на следующий курс

Перевод на следующий курс осуществляется соответствующим документом («ДокументПереводНаКурс») при условии успешного завершения ВБП «Сессия» (положение флага «СессияСдана» равно «Истина») и сведений о том, что текущий курс не последний в образовательной программе объекта бизнес-процесса. После формирования приказа о переводе карта маршрута уходит в цикл возвращаясь к точке ВБП «Сессия».

2.4.4 Процедура отчисления

В случае если сессия не сдана (ВБП «Сессия» окончен, но положение флага «СессияСдана» равно «Ложь») или специальным приказом (например по причине несоблюдения условий договора, что не зависит от успешности сдачи сессии) студент может быть представлен к отчислению или может быть зачислен вновь на этот же курс (ВБП «Сессия» повторяется без изменения параметров, новый приказ о зачислении или восстановлении оформляется по усмотрению деканата). Решение принимается деканатом и в БП отображается ответом на вопрос о необходимости отчисления. В том случае если студент идет на отчисление, БП переходит к точке маршрута «ДокументОтчисление» и для него формируется приказ об отчислении.

2.4.5 Процедура выдачи диплома

Переход к точке маршрута «Диплом» осуществляется при тех же условиях что и для перевода на курс с той лишь разницей, что по сведениям БП текущий курс обучения — последний. При переходе к данной точке проверяется необходимость сдачи студентом государственного междисциплинарного экзамена (т.е. в данном случае формируется ведомость ГЭК). Если ГЭК есть в программе, и он успешно сдан, то формируется печатный бланк диплома (отчет «Диплом»). Тем же отчетом в случае необходимости можно сформировать академическую справку.

2.4. 6 Завершение, прерывание процесса

Бизнес процесс интерактивно завершается в двух случаях:

Ш Студент успешно выполнил образовательную программу, получен диплом;

Ш Студен приказом декана отчислен по определенной причине (указанной в приказе), в случае необходимости получена академическая справка;

ПоказатьСвернуть
Заполнить форму текущей работой