Разработка информационной подсистемы "Склад" ООО "Минтком"

Тип работы:
Дипломная
Предмет:
Программирование


Узнать стоимость

Детальная информация о работе

Выдержка из работы

ВВЕДЕНИЕ

В настоящее время одним из наиболее прогрессирующих направлений в области информационных технологий является разработка баз данных с использованием современных средств управления базами данных (СУБД). Повышение качества и простоты использования БД приводит к более легкому взаимодействию программного продукта (ПП) и пользователя. Развитие компьютерной техники и, что более важно, развитие коммуникационных технологий, в последнее время является мощным двигателем использования баз данных.

В данной работе предлагается способ создания модели приложения для автоматизации учета оргтехники, комплектующих, сетевого оборудования и программного обеспечения компании «Минтком». Необходимость проектирования такой модели объясняется тем, что раньше учет и поиск необходимой информации производился вручную и данные хранились на бумажной носителях. После внедрения данного программного продукта эти проблемы были разрешены. Теперь все необходимые данные можно хранить и просматривать, используя одну базу данных.

Большой объем необходимой информации о материалах, хранящихся на складе, привело к проблемам обработки информации: большого количества данных о материалах, хранящихся в бумажном виде, упорядоченности этих данных, распределение только необходимой информации между разными отделами. Приведенные выше проблемы повлекли за собой необходимость автоматизации.

Сегодня на рынке представлено большое количество программных продуктов для автоматизации различных видов учета и анализа деятельности предприятия. В основном они универсальны, имеют большое количество функций и высокую стоимость. Иногда такие функции являются излишними или вовсе не подходят для отдельных видов деятельности. Обучение работе чаще всего происходит самостоятельно: пользователь остается без какой-либо поддержки со стороны изготовителя.

При выборе способов собственной автоматизации у каждой компании существуют следующие подходы:

— приобрести готовое решение;

— приобрести адаптируемое решение и услуги по настройке;

— привлечь собственных специалистов, которые создадут решение.

Было рассмотрено несколько программных продуктов (1С: Торговля и склад, Баланс+ и др.), предназначенных для автоматизации складского учета товарно-материальных ценностей. Для автоматизации управления складом был выбран третий подход. Такое решение было принято по следующим причинам:

— высокая стоимость программ, которые уже существуют на рынке;

— мала вероятность того, что купленное программное обеспечение будет полностью удовлетворять требованиям компании.

То есть автоматизированная система управления складом будет создана именно для этого предприятия и будет уникальным в своем роде.

Основными преимуществами предлагаемого решения станут:

— простота во внедрении и использовании;

— уникальность и полное соответствие всем требования предприятия;

— невысокая стоимость.

Разрабатываемая система спроектирована именно с учетом необходимых функций управления данного предприятия и специфики процессов, протекающих в нем.

1. ДИАГНОСТИЧЕСКИЙ АНАЛИЗ СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ КОМПАНИИ «МИНТКОМ»

1.1 Общая характеристика компании

Компания «Минтком» в городе Ставрополе существует с 1999 года. Территориально компания «Минтком» расположена в Юго-Западной части города Ставрополя по адресу ул. Пирогова 15а, 3-й этаж. Компания имеет филиал в городе Черкесск, расположенный по адресу ул. Международная 58а.

«Минтком» осуществляет деятельность в сфере информационных технологий. Занимается внедрением и поддержкой Web-ресурсов, консультированием в области информационных технологий, разработкой специализированного программного обеспечения, аналитических инструментов, а также Web-разработкой, является официальным дилером фирмы 1С.

Компания «Минтком» — один из лидеров Ставропольского рынка информационных технологий, оказывает комплексные услуги по проектированию, установке и обслуживанию компьютерных сетей и торгового оборудования, поставке лицензионного программного обеспечения, разработке программных комплексов и Web-сервисов [1].

Специалисты компании имеют богатый опыт в решении задач любого масштаба и уровня сложности. Среди клиентов компании «Минтком» есть как небольшие организации — магазины, кафе, салоны красоты, проектные мастерские, так и крупные торговые и промышленные предприятия с филиальной структурой.

Главная цель любого проекта, реализуемого специалистами компании, — разработать и воплотить в жизнь максимально эффективное решение для оптимизации деятельности заказчика.

Активность компании охватывает значительную часть рынка ИТ и имеет тенденцию к разработке и нововведению в таких сферах как различные аналитические инструменты, процесс автоматизации, разработка ПО под заказ. Таким образом, компания основана как разнонаправленный бизнес в области ИТ.

Залогом успеха и благополучия компании является команда высокообразованных профессионалов, которые обладают уверенными знаниями в широком спектре информационных технологий. Один из главных принципов политики компании заключается в балансе между разработкой и коммерческой активностью. Политика компании в уважении сотрудников никогда не менялась с момента основания компании. Создаются наиболее комфортные условия труда для сотрудников.

Основными направлениями деятельности компании являются:

— продажа лицензионного программного обеспечения;

— продажа продуктов 1С;

— системная интеграция: автоматизация предприятия, автоматизация торговли;

— IT-аутсорсинг: обслуживание компьютеров и корпоративных сетей;

— электронный документооборот;

— Web-разработки: создание сайтов, разработка сайтов;

— реализация проектов электронного правительства.

Миссия организации отражает интересы собственников организации, сотрудников, покупателей продукта, деловых партнеров, местного сообщества и общества в целом. Степень проявления в миссии интересов каждого из данных шести субъектов принципиально зависит от того, какие размеры имеет организация, в каком она состоит бизнесе, где расположена и какую нишу на рынке услуг занимает.

1.2 Анализ функциональной структуры компании

Функциональная структура — тип организационной структуры, при котором подразделения создаются в соответствии с видом выполняемых ими работ и подчинены функциональным руководителям [4].

Функциональная структура основана на принципе специализации организационных подструктур по функциональным признакам. Каждая специализированная функциональная подструктура подчиняется соответственно лицу Высшего руководства, ответственному за это направление деятельности.

Функциональную структуру управления используют при большом количестве специализированных работ в организации. Предусматривает группирование специалистов и подразделений, выполняющих отдельные функции управления. При этом выполнение указаний функциональных органов (отделов планирования, учета, обслуживания производства и т. д.) в пределах их компетенции обязательно для производственных подразделений.

Компания «Минтком» это учреждение, которое имеет обширную сферу деятельности, что требует произведения декомпозиции организации по функциональному признаку для более детального изучения функций, присущих системе его управления. Каждая из функциональных областей, присущих, объединяет ряд процессов (рисунок 1. 1).

Так как предприятие работает в сфере высоких технологий, то и сама компания имеет высокую степень автоматизации на всех уровнях.

Несмотря на небольшой возраст, предприятие имеет чётко устоявшуюся иерархическую структуру и разделение по отделам, что в совокупности с хорошо слаженной организацией труда ведёт увеличению прибыли и достижения высоких целей. Компания «Минтком» является успешным и быстро развивающимся предприятием, занимающее одну из перспективнейших сфер современного рынка — предоставление ИТ услуг. Фирма всё время расширяется, и её сфера деятельности охватывает всё новые направления.

Рисунок 1.1 — Функциональные области и процессы компании «Минтком»

1.3 Анализ организационно-управленческой структуры компании

Организационная структура управления — совокупность упорядоченных линейно и функциональных взаимосвязанных структур, подразделений, органов управления и руководящих работников (менеджеров) организации, осуществляющих стратегическое, тактическое и оперативное управление ее функционированием и развитием. Организационная структура управления отражает строение системы управления, содержанием которой являются функции управления, вертикальное и горизонтальное соотношение уровней управления, а так же количество и взаимосвязь структурных подразделений в пределах каждого уровня [4].

Традиционно выделяют следующие типовые организационные структуры управления предприятием (фирмой):

1. Линейно-функциональная структура, закрепляющая за подразделением организационные функции управления;

2. Дивизиональная структура на основе бизнес единиц, закрепляющая за подразделением функции полного управленческого цикла;

3. Матричная структура, сочетающая функции линейно-функциональной и дивизиональной структур.

Организационную структуру управления компании «Минтком» можно отнести к линейно-функциональной структуре. Организационно-управленческую структуру фирмы можно представить в виде трех уровней управления:

— верхнего;

— среднего;

— нижнего.

Так как компания «Минтком» является обществом с ограниченной ответственностью, на нее распространяется Федеральный закон «Об обществах с ограниченной ответственностью». Согласно закону, высшим органом управления общества является общее собрание участников, которое может быть очередным или внеочередным.

Все участники общества имеют право присутствовать на собрании участников, принимать участие в обсуждении вопросов повестки дня и голосовать при принятии решений.

Каждый участник общества имеет на собрании число голосов, пропорциональное его доле в уставном капитале, за исключением случаев, предусмотренных Федеральным законом «Об обществах с ограниченной ответственностью» [2].

Компетенция общего собрания участников определяется Федеральным законом «Об обществах с ограниченной ответственностью», уставом компании и положением об общем собрании участников общества.

Генеральный директор избирается собранием участников общества из числа участников или третьих лиц сроком на 1 год. Члены правления общества избираются собранием участников из числа участников общества или других лиц сроком на 1 год. Исполнительные органы общества подотчетны собранию участников, а в период между общими собраниями — совету директоров Общества.

Передача права голоса членом совета директоров общества и членом правления иным лицам, в том числе другим членам совета директоров, другим членам Правления, запрещается.

К исключительной компетенции общего собрания участников относятся:

1. Определение основных направлений деятельности, а также принятие решения об участии в ассоциациях и других объединениях коммерческих организаций;

2. Изменение устава, в том числе изменение размера уставного капитала;

3. Образование и досрочное прекращение полномочий исполнительных органов общества, а также принятие решения о передаче полномочий единоличного исполнительного органа коммерческой организации или индивидуальному предпринимателю (управляющему), утверждение такого управляющего и условий договора с ним;

4. Избрание и досрочное прекращение полномочий ревизионной комиссии;

5. Утверждение годовых отчетов и годовых бухгалтерских балансов;

6. Принятие решения о распределении чистой прибыли общества между его участниками;

7. Утверждение (принятие) документов, регулирующих внутреннюю деятельность общества (внутренних документов);

8. Принятие решения о размещении обществом облигаций и иных эмиссионных ценных бумаг;

9. Назначение аудиторской проверки, утверждение аудитора и определение размера оплаты его услуг;

10. Принятие решения о реорганизации или ликвидации общества;

11. Назначение ликвидационной комиссии и утверждение ликвидационных балансов;

12. Создание филиалов и представительств, утверждение положений о них;

13. Наделение участника участников общества дополнительными правами и возложение на них дополнительных обязанностей, а также прекращение указанных прав и обязанностей;

14. Денежная оценка имущества, вносимого для оплаты долей в уставном капитале;

15. Решение вопросов об одобрении крупных сделок;

16. Решение вопросов об одобрении сделок, в совершении которых имеется заинтересованность.

Единоличным исполнительным органом является Генеральный директор, избираемый общим собранием участников, а в целях осуществления текущего руководства деятельностью. Генеральный директор является председателем правления общества по должности. Он подотчетен общему собранию участников, а в период между собраниями также и Совету директоров общества.

Порядок деятельности Генерального директора определяется на основе устава в положении о Генеральном директоре общества, если последнее утверждено собранием, и в трудовом договоре с Генеральным директором. В части, не урегулированной указанными документами, применяются нормы законодательства Российской Федерации.

Трудовые отношения между Генеральным директором общества и обществом регулируются трудовым законодательством Российской Федерации и условиями трудового договора с Генеральным директором.

Генеральный директор осуществляет текущее руководство хозяйственной деятельностью. При этом он совершает любые действия, необходимые для реализации данной функции, кроме решения вопросов, отнесенных к компетенции других органов управления общества и ревизионной комиссии [2]. Генеральный директор осуществляет следующие полномочия:

1. Без доверенности действует от имени общества, в том числе представляет его интересы и совершает сделки;

2. Подписывает финансовые и иные документы;

3. Открывает в банках расчетный и другие счета, распоряжается имуществом и финансовыми средствами общества с учетом положений об одобрении крупных сделок и сделок с заинтересованностью;

4. Обеспечивает подготовку и представляет совету директоров и общему собранию участников годовой отчет, годовой бухгалтерский баланс, предложения о распределении чистой прибыли между участниками, информирует указанные органы о текущей финансовой и хозяйственной деятельности, организует выполнение решений Общего собрания и Совета директоров;

5. Руководит исполнительным персоналом общества, утверждает организационную структуру и штатное расписание, организует учет и обеспечивает составление и своевременное представление бухгалтерской и статистической отчетности о деятельности общества в налоговые органы, социальные фонды и органы государственной статистики;

6. Выдает доверенности на право представительства от имени общества, в том числе доверенности с правом передоверия;

7. Издает приказы и распоряжения, обязательные для персонала, в том числе приказы о назначении на должности работников общества, об их переводе и увольнении, применяет меры поощрения и налагает дисциплинарные взыскания.

Генеральный директор не вправе издавать приказы и распоряжения, обязательные для участников общества либо ущемляющие их интересы. Для участников, состоящих с обществом в трудовых отношениях, приказы и распоряжения генерального директора являются обязательными.

Таким образом, верхнему уровню организационно-управленческой структуры соответствует управленческая система фирмы и во главе ее стоит генеральный директор. Так же в фирме назначены заместители гендиректора.

Средний уровень управленческой структуры является функциональной обеспечивающей предприятия. Относящиеся в его состав подразделения обеспечивают построение рабочего процесса деятельности предприятия и выполнение поставленных задач вышестоящим уровнем управления. К нему относится:

— бухгалтерия;

— коммерческий отдел;

— технический отдел;

— склад;

— отдел 1С;

— отдел Web-разработок.

Низший (оперативный) уровень управления акцентирует свое внимание на непосредственное выполнение поставленных рабочему коллективу задач высшим уровнем управления. Описанная структура управления предприятием представлена на рисунке 1.2.

Рисунок 1.2 — Структура управления компании «Минтком»

1.4 Построение и анализ организационно-функциональной модели компании

Целью построения организационно-функциональной модели является достижение начального уровня управленческой прозрачности деятельности предприятия в целом и входящих в него подразделений.

Организационно-функциональная модель определяет функционал, базовые структуры компании и зоны ответственности («кто — за что»), и в том числе, владельцев процессов для тех элементов, которые требуют процессного описания. После проведения процессного описания производится уточнение организационно-функциональной модели в части детализации и некоторой перегруппировки функций, которые трактуются на верхнем уровне в качестве «свернутых» (не раскрытых) процессов [5].

Поэтому, данная модель, с одной стороны, является промежуточным этапом для построения более точного «процессного» описания, а, с другой, имеет самостоятельную ценность, как инструмент организационного управления.

Для этого в компании выпускается приказ о сопровождении организационно-функциональной модели компании. В приказе должно быть указано, что все внутренние документы компании связанные с изменением функционала и организационной структуры компании (в частности, должностные инструкции) должны выпускаться только после внесения соответствующих изменений в бизнес-модель компании.

После начала эксплуатации организационно-функциональной модели в ней должны не только отражаться все текущие изменения в структуре и функционале Компании, но модель должна активно использоваться при принятия управленческих решений по организации деятельности

Можно привести следующие типовые случаи, при которых требуется применение и корректировка модели.

При перераспределении функций в случае прихода (ухода) или увольнения сотрудников, сокращения (увеличения) числа организационных звеньев (в том числе по результатам организационного анализа и уточнении функциональной загруженности).

При любых изменениях в организационной структуре, связанных с реализацией стратегического плана развития Компании или ситуативной реорганизации деятельности. (Например, при изменениях в структуре сбыта, связанных с расширением товарной номенклатуры или при организации собственного производства отдельных позиций и т. п.).

При изменениях в управлении компанией, связанных с введением новых контуров и инструментов управления (например, введением контура стратегического планирования или распределенного бюджетного управления — введения специальных функций планирования и учета в деятельность подразделений и т. п.).

При изменениях в основных бизнес-процессах Компании (например, изменениях, связанных с рационализацией и/или автоматизацией бизнес-процессов). Организационно-функциональная модель является средством получения, как оперативных, так и аналитических сведений по организации деятельности компании. Аналогами, например, в части управления ресурсами являются финансовая учетная система, сопряженная с системой финансового анализа.

Но если запросы к финансовой системе отвечают на вопрос «сколько» (сколько денег на счету, сколько нам должны, сколько запасов по этой позиции на складе и т. п.), то вопросы к организационной системе отвечают на вопросы типа «что и кто»: «что делается» (в этой области), или «а что делает этот сотрудник или подразделение?!».

Верхнему уровню организационно-управленческой структуры соответствует управленческая система фирмы и во главе ее стоит генеральный директор. Он выполняет в компании функции, определенные уставом и наделен следующими правами: утверждает прием и увольнение сотрудников, распоряжается финансовыми средствами в пределах сметы расходов, устанавливает на основе единой тарифной сетки в соответствии с законодательством и утвержденным штатным расписанием оплату труда работников, издает приказы, дает указания, заключает с сотрудниками договора о материальной ответственности.

Гендиректор фирмы несет ответственность за состояние финансово-хозяйственной деятельности фирмы, сохранность производственных помещений и другого имущества, сохранность документов. Так же в фирме назначены заместители гендиректора. В обязанности заместителей гендиректора входит организация работы отделов, разработка политики по продвижению услуг фирмы на рынок, разработка механизмов привлечения и удержания клиентов, контроль ведения документа оборота фирмы.

Средний уровень управленческой структуры является функциональной обеспечивающей предприятия. Относящиеся в его состав подразделения обеспечивают построение рабочего процесса деятельности предприятия и выполнение поставленных задач вышестоящим уровнем управления. К нему относится: бухгалтерия, коммерческий отдел, отдел 1С разработок, отдел Web-разработок.

В обязанности отдела 1С разработок входит: разработка и внедрение индивидуальных решений на базе «1С Предприятия», сопровождение существующих проектов. В обязанности отдела Web-разработок входит: разработка Web-приложений, раскрутка и продвижение Web-ресурсов, поддержка существующих проектов. Бухгалтерский отдел включает в себя главного бухгалтера, бухгалтера и бухгалтера-кассира. В обязанности главного бухгалтера входит: организация финансовой деятельности фирмы; ведение бухгалтерского учета. В обязанности бухгалтера входит: начисление заработной платы сотрудникам; оплата ежемесячных расходов (аренда, коммуникации); ведение учета текущих расходов; предоставление отчетов о финансовой деятельности. В обязанности бухгалтера-кассира входит: выдача и прием денежных средств покупателям; выдача и прием заработной платы сотрудникам; взаимодействие с банком по вопросам использования лицевого счета фирмы [2]. На основании этих данных, можно построить организационно-функциональную модель компании (таблица 1. 1). В таблице приняты следующие условные обозначения: * - главный ответственный, X — главный участник, / - частичный участник.

Таблица 1.1 — Организационно-функциональная модель компании

Генеральный директор

Коммерческий отдел

Технический отдел

Отдел Web-разработок

Бухгалтерия

Отдел кадров

Юридический отдел

Приобретение товаров

Выбор поставщиков

X

Определение необходимых товаров и их запасов на складе компании

/

X

Заключение разовых договоров

X

/

Заключение долгосрочных договоров

X

/

/

Учет и контроль услуг

Сбор статистической информации от заказчиков, отзывов о проделанной работе

*

Выявление потребностей рынка IT-услуг

*

Выполнение заказов клиентов

*

*

*

Информационное обеспечение

Обеспечение руководства информацией о выполнении текущих проектов для заказчиков и состоянии компании в целом

X

X

X

X

X

X

X

Экономическое и финансовое обеспечение

Получение платы за оказанные услуги

/

*

Заключение договоров на оказание услуг

X

Составление бухгалтерской и налоговой отчетностей

*

Составление планов затрат по отделам

*

Привлечение сторонних инвестиций

*

Обеспечение персоналом

Поиск и подбор кадров

*

Утвердение приема и увольнение сотрудников

X

*

Комплектация персонала компании

*

Расчет нормативной численности персонала

*

Нормирование рабочего времени

*

Начисление заработной платы сотрудникам

X

*

Правовое обеспечение

Помощь в составлении проектов приказов, договоров и распоряжений

*

Проверка правильности документации с точки зрения действующего законодательства

*

Таким образом каждое из организационных подразделений компании выполняет определенные функции и несет ответственность за качество своей работы.

1.5 Анализ целей компании и построение дерева целей

Дерево целей — это структурированная, построенная по иерархическому принципу (распределенная по уровням, ранжированная) совокупность целей компании, в которой выделены генеральная цель («вершина дерева»); подчиненные ей подцели первого, второго и последующего уровней («ветви дерева»). Название «дерево целей» связано с тем, что схематически представленная совокупность распределенных по уровням целей напоминает по виду перевернутое дерево [7].

Другими словами, дерево целей — это графическое изображение связи между целями и средствами их достижения, построенное по принципу дедуктивной логики и с применением эвристических процедур.

Концепция «дерева целей» впервые была предложена Черчменом и Акоффом в 1957 году. Она позволяет человеку привести в порядок собственные планы, увидеть свои цели в группе. Независимо от того, являются ли они личными или профессиональными. В том числе, дерево целей позволяет выявить, какие возможные комбинации обеспечат наилучшую отдачу. Термин «дерево» предполагает использование иерархической структуры (от старшей к младшей), полученной путем разделения общей цели на подцели. Метод дерева целей ориентирован на получение относительно устойчивой структуры целей, проблем, направлений. Для достижения этого при построении первоначального варианта структуры следует учитывать закономерности целеобразования и использовать принципы формирования иерархических структур. Этот метод широко применяется для прогнозирования возможных направлений развития науки, техники, технологий, а также для составления личных целей, профессиональных, целей любой компании. Так называемое дерево целей тесно увязывает между собой перспективные цели и конкретные задачи на каждом уровне иерархии. При этом цель высшего порядка соответствует вершине дерева, а ниже в несколько ярусов располагаются локальные цели (задачи), с помощью которых обеспечивается достижение целей верхнего уровня [7].

Составленное дерево целей имеет систему решений на бумаге. То есть план по достижению основной цели. Дерево целей может быть составлено и для любой цели: глобальной, месячной, годичной. Когда составлено дерево целей, можно просмотреть, к чему приведет та или иная цель. Именно дерево целей позволит скорректировать сложившуюся ситуацию, обосновать создание дополнительных рабочих мест, либо, к примеру, проанализировать выпускаемую продукцию с целью выявления продукта с минимальной прибылью.

В общем же случае, дерево целей позволяет представить полную картину взаимосвязей будущих событий вплоть до получения перечня конкретных задач и получить информацию об их относительной важности. Оно обеспечивает работу по доведению целей до непосредственных исполнителей путем построения соответствия между организационной структурой управления и структурой целей.

Компания «Минтком» является коммерческой организацией, преследующей в качестве основной цели своей предпринимательской деятельности извлечение прибыли. Основную цель компании так же иначе называют генеральной целью. Обычно она зафиксирована в уставных документах. Эта цель и будет являться вершиной графа (рисунок 1. 3)

После того как основная цель выявлена, производится анализ этой цели и декомпозиция ее на стратегические цели первого уровня. Для компании «Минтком» такими целями будут являться увеличение объема продаж, улучшение качества обслуживания клиентов и улучшение качества выпускаемой продукции.

Каждая стратегическая цель подразделяется на тактические. Так, например, увеличение объема продаж напрямую зависит от привлечения новых клиентов компании. Количество клиентов зависит от эффективности проведения рекламных компаний, которая, в свою очередь, зависит от успешного анализа потребностей рынка.

Рисунок 1.3 — Дерево целей предприятия

Другой стратегической целью компании может являться увеличение качества обслуживания клиентов. Она достигается путем повышения квалификации сотрудников с одной стороны, и анализа проблем, возникающих в процессе эксплуатации с другой. Для решения этих задач необходимо проводить семинары и конференции для сотрудников. Немаловажным фактором является и грамотно построенный процесс сопровождения внедренных проектов, включающий в себя настройку и обслуживание и консультацию клиентов по интересующим их вопросам. Приобретая у компании лицензионное программное обеспечение, клиент получает профессиональную предпродажную консультацию. Специалисты компании «Минтком» определяют актуальные потребности клиента в программном обеспечении, советуют программы, наиболее полно отвечающие его запросам. Современное программное обеспечение — это гарантия получения технической поддержки производителя и своевременных обновлений уже имеющихся программных комплексов.

Предлагаемая компанией «Минтком» услуга — IT-аутсорсинг (обслуживание компьютеров внештатным системным администратором) -позволяет всегда оперативно устранять возникающие проблемы в работе компьютерного парка клиента, вовремя устанавливать обновления антивирусных продуктов.

Немаловажным аспектом деятельности компании является постоянный контроль и улучшение качества предоставляемой клиентам продукции и оказания услуг. Для решения этой задачи необходимо отслеживать тенденции развития рынка IT-услуг и использовать современные технологии при подготовке решений для клиентов. Компания «Минтком» может предоставить заказчику практически любое лицензионное программное обеспечение, которое существует на современном IT-рынке. Операционные и прикладные программы, которые необходимы для эффективной работы как крупных компаний, так и для малого и среднего бизнеса, а также для домашнего пользования. Предлагаемое программное обеспечение включает как самые распространенные офисные и бухгалтерские комплексы (1С программы: 1С: Бухгалтерия, 1С: Предприятие и др.), так и узкопрофильные, специализированные решения.

1.6 Анализ проблемных ситуаций, существующих в компании

Современный уровень бизнеса предъявляет все более жесткие требования к эффективности всей цепочки перемещения продукции — от производителя до предприятий розничной торговли. Растущая конкуренция требует максимального уменьшения затрат на всех этапах производства и дистрибьюции товаров. Эти проблемы обычно решаются на уровне разработки и реализации различных логистических схем для предприятий и объединений призводителей и оптовой торговли.

Однако существует целая область, которой традиционно уделялось меньшее внимание — это склады предприятий и дистрибутивных центров. Эта область т.н. «внутренней логистики» и руководители предприятий чаще всего считают, что это не объект для основного внимания и уж, тем более, не адрес для затрат из всегда напряженного бюджета предприятия.

Основанием для такой оценки является довольно расхожее мнение: «Но ведь склад и так работает!». Вопрос о реконструкции склада или же о строительстве нового возникает только тогда, когда становится абсолютно ясно, что имеющийся склад не только тормозит рост производства и сбыта продукции, но и создает накладные расходы на обработку грузопотоков, которые фактически делают продукцию или же услуги по ее хранению и обработке не конкурентно способными.

1.7 Выбор проблемной ситуации для разрешения в дипломном проекте

При проведении анализа проблемных ситуаций, возникающих на предприятии, стало ясно, что основными проблемами являются отсутствие планирования возможной потребности заказчиков в определенных категориях товаров и отсутствие четкой схемы учета товарно-материальных ценностей. Данные проблемы и были выбраны для решения в рамках дипломного проекта.

Растущая конкуренция требует максимального уменьшения затрат на всех этапах движения товаров. Эти проблемы обычно решаются на уровне разработки и реализации различных логистических схем. Однако существует целая область, которой традиционно уделялось меньшее внимание — это склады. Руководители предприятий чаще всего считают, что это не объект для основного внимания и уж, тем более, не адрес для затрат из всегда напряженного бюджета предприятия. Основанием для такой оценки является довольно расхожее мнение: «Но ведь склад и так работает». Вопрос о модернизации складского учета возникает только тогда, когда становится абсолютно ясно, что имеющаяся система не только тормозит рост производства и сбыта продукции, но и создает накладные расходы на обработку грузопотоков.

Решение этих трудностей повлияет на следующие стороны работы компании. Во-первых, сократится время подготовительного этапа при реализации проектов заказчика на построение локальных вычислительных сетей. Это станет возможным благодаря минимизации затрат времени на поиск и закупку у поставщиков требуемого оборудования и материалов. Во-вторых, система учета программного обеспечения, сетевого оборудования, офисной техники и компьютеров компании станет более эффективной, что позволит контролировать соответствие оснащения рабочих мест задачам, выполняемым сотрудниками компании. Кроме того, упростится складской учет товарных единиц, предназначенных для продажи заказчикам или реализации проектов.

1.8 Анализ информационных и материальных потоков по выбранной проблеме

Деятельность любой организации (предприятия, учреждения), в том числе финансовая, отражается в различных документах. С учетом общественной значимости документирования управленческой деятельности, необходимости обеспечения эффективного взаимодействия государственных органов и организаций различных отраслей эти вопросы охватываются системой государственного регулирования на законодательном уровне и на уровне подзаконных нормативных актов. Вместе с тем значительная часть вопросов, связанных с организацией и технологией работы с документами, на государственном уровне не регламентируется, да и не должна регламентироваться. Данные вопросы составляют область корпоративного регулирования документационного обеспечения управления, которое должно быть направлено на создание системы работы с документами, учитывающей особенности документирования деятельности конкретной организации, характеристики ее структуры, персонала, технической базы, финансовые возможности, а также управленческие традиции и другие существенные факторы.

Документ — это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Система документации — это совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению.

Унифицированная система документации (УСД) — система документации, созданная по единым правилам и требованиям, держащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности [9].

Компания «Минтком» осуществляет учет результатов своей деятельности. Бухгалтерский, оперативный и статистический учет и отчетность ведутся в порядке, установленном действующим законодательством. Ответственность за состояние учета, своевременное представление бухгалтерской и иной отчетности возлагается на генерального директора и главного бухгалтера.

Согласно уставу, компания обязана хранить следующие документы:

— устав, а также внесенные в устав и зарегистрированные в установленном порядке изменения и дополнения;

— решение о создании общества;

— документ, подтверждающий государственную регистрацию общества;

— документы, подтверждающие права на имущество;

— внутренние документы;

— положения о филиалах и представительствах;

— список участников;

— документы, связанные с эмиссией облигаций и иных эмиссионных ценных бумаг;

— протоколы общих собраний участников, заседаний совета директоров, правления и ревизионной комиссии;

— списки аффилированных лиц;

— заключения ревизионной комиссии, аудитора, государственных и муниципальных органов финансового контроля;

— приказы и распоряжения генерального директора;

— документацию по личному составу и трудовым отношениям;

— первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерскую отчетность, рабочий план счетов бухгалтерского учета, другие документы учетной политики, процедуры кодирования, программы машинной обработки данных и другие бухгалтерские документы;

— иные документы, предусмотренные федеральными законами и иными правовыми актами Российской Федерации, внутренними документами, решениями общего собрания участников, совета директоров, правления и генерального директора общества.

Документооборот — это движение документов в организации с момента их создания или получения до отправки или сдачи в дело.

В технологию работы с документами входит: прием и первичная обработка документов, их предварительное рассмотрение и распределение, регистрация документов, контроль исполнения документов, информационно-справочная работа, исполнение документов, отправка, систематизация и текущее хранение документов.

На предприятии различают три основных потока документации, которые можно характеризовать следующим образом (рисунок 1. 4): входящие документы, поступающие из других организаций или клиентов; исходящие документы, отправляемые в другие организации или выдаваемые клиенту после оказания услуг или выполнения проектов (техническая документация, гарантийные договоры, договоры обслуживания и т. п.); внутренние документы, создаваемые на предприятии и используемые работниками предприятия в управленческом процессе: запросы, отчеты, внутренние поручения, расписания, приказы и т. п.

Рисунок 1.4 — Основные потоки документации

В компании «Минтком» используются все виды документов, связанных с ведением бухгалтерского учета на предприятии, учетом кадров, заключением договоров, различные виды материальных отчетов. Все эти документы имеются как в бумажном виде, так и в электронном.

Документооборот компании «Минтком» представлен на рисунке 1.5.

Рисунок 1.5 — Схема документооборота компании «Минтком»

Все документы соответствуют нормативным документам и законом Российской Федерации. Но как видно из схемы в документообороте практически не задействован склад, на данный момент его функции в этой области минимизированы, а задачи распределены между другими отделами. Готовая продукция поступает напрямую к клиентам, минуя склад, что усложняет учёт, а так же открывает широкий круг возможностей для злоумышленников и потенциально недобросовестных сотрудников.

1.9 Выводы по разделу

В первом разделе дипломного проекта дана общая характеристика компании «Минтком». Проведенный анализ функциональной структуры компании показал, что все процессы, происходящие в компании можно разбить на три функциональные области: управление предприятием, производственная и финансово-экономическая деятельность. При анализе организационно-управленческой структуры компании была построена схема организационной структуры управления, отражающая строение системы управления, функции управления, вертикальное и горизонтальное соотношение уровней управления, а так же количество и взаимосвязь структурных подразделений в пределах каждого уровня. Были выявлены и проанализированы цели компании. Построено дерево целей, определяющее генеральную цель деятельности компании, подцели первого и последующих уровней. Определены проблемные ситуации, возникающие на предприятии. После их анализа были выявлены недостатки подсистемы складского учета, в частности, учета оборудования, комплектующих, периферийных и сетевых устройств как для внутренних нужд компании, так и для реализации проектов и заказов клиентов. Данная проблема и была выбрана для решения в рамках дипломного проекта. После выбора проблемной ситуации был проведен анализ информационных и материальных потоков, от которых может зависеть решение выбранной проблемы. Построена схема документооборота предприятия, касающегося операций складского учета различных.

2. АНАЛИЗ АСОИУ, ФУНКЦИОНИРУЮЩЕЙ В КОМПАНИИ «МИНТКОМ»

2.1 Анализ функциональной структуры функционирующей АСОИУ

Автоматизированная система управления или АСУ — комплекс аппаратных и программных средств, предназначенный для управления различными процессами в рамках технологического процесса, производства, предприятия. АСУ применяются в различных отраслях промышленности, энергетике, транспорте и т. п. Термин автоматизированная, в отличие от термина автоматическая подчеркивает сохранение за человеком-оператором некоторых функций, либо наиболее общего, целеполагающего характера, либо не поддающихся автоматизации [6].

В составе АСУ компании можно выделить функциональную и обеспечивающую части (рисунок 2. 1). Функциональная часть подразделяется на подсистемы, выполняющие основные функции управления объектом автоматизации. Необходимость выделения функциональных подсистем определяется сложностью управления современными производственными системами.

Функциональная часть представляет собой совокупность информационных подсистем. Информационные подсистемы всех отделов взаимодействуют с системой управления баз данных установленной на сервере компании.

Из приведенной ниже схемы видно, что все отделы имеют информационные подсистемы или АС соответствующие своим нуждам, но в компании по прежнему нет информационной подсистемы для контроля материально-технических ценностей.

Рисунок 2.1 — Структура существующей АСОУ

2.2 Анализ обеспечивающей части АСОИУ

Обеспечивающая часть АСУ представляет собой комплекс методов, объединенных в соответствии с их спецификой и обеспечивающих решение задач во всех функциональных подсистемах АСУ.

Программное обеспечение АСУ — совокупность системных и прикладных программ, реализующих нормальное функционирование АСУ.

Информационное обеспечение — совокупность единой системы классификации и кодирования информации, унифицированных систем документации, схем информационных потоков, циркулирующих в организации, а также методология построения баз данных. Назначение подсистемы информационного обеспечения состоит в своевременном формировании и выдаче достоверной информации для принятия управленческих решений.

Техническое обеспечение — комплекс технических средств, предназначенных для работы информационной системы, а также соответствующая документация на эти средства и технологические процессы.

Комплекс технических средств составляют: компьютеры любых моделей; устройства сбора, накопления, обработки, передачи и вывода информации; устройства передачи данных и линий связи; оргтехника и устройства автоматического съема информации; эксплуатационные материалы и др.

Математическое и программное обеспечение — совокупность математических методов, моделей, алгоритмов и программ для реализации целей и задач информационной системы, а также нормального функционирования комплекса технических средств.

К средствам математического обеспечения относятся: средства моделирования процессов управления; типовые задачи управления; методы математического программирования, математической статистики, теории массового обслуживания и др.

Общесистемное программное обеспечение. К общесистемному программному обеспечению относятся комплексы программ, ориентированные на пользователей и предназначенные для решения типовых задач обработки информации. Они служат для расширения функциональных возможностей компьютеров, контроля и управления процессом обработки данных.

Специальное программное обеспечение представляет собой совокупность программ, разработанных при создании конкретной информационной системы. В его состав входят пакеты прикладных программ (ППП), реализующие разработанные модели разной степени адекватности, отражающие функционирование реального объекта [10].

Организационное обеспечение — совокупность методов и средств, регламентирующих взаимодействие работников с техническими средствами и между собой в процессе разработки и эксплуатации информационной системы. Организационное обеспечение реализует следующие функции:

— анализ существующей системы управления организацией, где будет использоваться ИС, и выявление задач, подлежащих автоматизации;

— подготовку задач к решению на компьютере, включая техническое задание на проектирование ИС и технико-экономическое обоснование ее эффективности;

— разработку управленческих решений по составу и структуре организации, методологии решения задач, направленных на повышение эффективности системы управления.

Правовое обеспечение — совокупность правовых норм, определяющих создание, юридический статус и функционирование информационных систем, регламентирующих порядок получения, преобразования и использования информации. Главной целью правового обеспечения является укрепление законности. В состав правового обеспечения входят законы, указы, постановления государственных органов власти, приказы, инструкции и другие нормативные документы министерств, ведомств, организаций, местных органов власти. В правовом обеспечении можно выделить общую часть, регулирующую функционирование любой информационной системы, и локальную часть, регулирующую функционирование конкретной системы. Правовое обеспечение этапов разработки информационной системы включает нормативные акты, связанные с договорными отношениями разработчика и заказчика и правовым регулированием отклонений от договора. Правовое обеспечение этапов функционирования информационной системы включает: статус информационной системы; права, обязанности и ответственность персонала; правовые положения отдельных видов процесса управления; порядок создания и использования информации и др.

Для каждого из электронных устройств требуется программное обеспечение, позволяющее работать с графической и текстовой информацией, передавать, обрабатывать, записывать данные, защищать систему от несанкционированного вторжения. Лицензионные программы — это гарантированная стабильность в работе информационной структуры любого предприятия, субъектов малого и среднего бизнеса, а также при частном использовании [11].

В случае компаний с большим компьютерным парком использование одинаковых технологических платформ и программных версий позволит улучшить взаимодействие между подразделениями, повысить производительность труда. Осуществленная посредством лицензионных программных комплексов автоматизация значительно увеличит эффективность производства. Кроме того, лицензионное ПО для корпоративного использования предоставляется крупным компаниям, учреждениям образования и здравоохранения с внушительными скидками.

Использование нелицензионных программ в работе небольших компаний всегда чревато рядом проблем, на решение которых тратится драгоценное время и средства. В любой момент системы могут «полететь», важнейшие файлы — базы с данными, отчетность, договоры, в том числе конфиденциальные, повредиться или попасть в чужие руки. Наконец, компьютеры с пиратскими программами могут попросту изъять правоохранительные органы. Лицензионное программное обеспечение позволит избежать подобных трудностей. Приобретенные у производителей программы обеспечат бесперебойную работу, стабильную защиту хранящейся на жестком диске информации, в том числе интеллектуальную собственность пользователя. Сегодня огромное количество специалистов работают в качестве фрилансеров, удаленно, и установка на личный компьютер лицензионной программы, безусловно, актуальна как никогда.

Представленное в компании «Минтком» программное обеспечение от ведущих мировых и российских разработчиков регулярно дополняется новыми возможностями и обновляется.

2.2.1 Анализ существующего технического обеспечения

Большинство рабочих мест сотрудников предприятия оснащены компьютерами с различной архитектурой и различным ПО. Большинство компьютеров объединены в сеть. Корпоративная сеть предприятия построена на основе DNS адресации. Управление осуществляется по средствам Microsoft Active Directory.

Active Directory — LDAP-совместимая реализация службы каталогов корпорации Microsoft для операционных систем семейства Windows NT. Она позволяет администраторам использовать групповые политики для обеспечения единообразия настройки пользовательской рабочей среды, развёртывать ПО на множестве компьютеров (через групповые политики или посредством Microsoft Systems Management Server 2003), устанавливать обновления ОС, прикладного и серверного ПО на всех компьютерах в сети (с использованием Windows Server Update Services). Active Directory хранит данные и настройки среды в централизованной базе данных.

Сеть разделена на отдельные сегменты, для пользователей организована жёсткая привязка к сегменту сети своего отдела и рабочего места. Это относится и к офисному оборудованию. Так же функционируют сервисы DHCP, Proxy, Exim4, Postage, Ngnix. Большинство сервисов работает под управлением ОС Windows Server 2003, но так же имеются виртуальные сервера ОС Linux — Open SuSe v11.

На физическом уровне работу сети обеспечивают сервер фирмы Sun Microsystems, а в качестве маршрутизаторов используется оборудование фирмы D-link. Большая часть оборудования находится в серверной, но так же имеются хабы расположенные непосредственно в рабочих помещениях. Внутренняя сеть здания использует канал Ethernet — 100MB. Вся важная информация хранится на файл-сервере. Регулярно осуществляется резервное копирование данных. В расположении сотрудников предприятия 30 компьютеров. В связи тем, что компьютеры закупались в разное время, их конфигурация различается.

2.2. 2 Анализ существующего программного обеспечения

Компания «Минтком» является официальным партнёром фирмы Microsoft, в связи с чем, сотрудникам для использования доступен широкий спектр программных продуктов данной фирмы.

На большинстве рабочих станций в качестве программного обеспечения используется операционная система Windows XP Home Edition SP3, которая обеспечивает необходимый уровень надежности работы в многозадачной среде и содержит средства для коллективной работы с данными. Так же на некоторых рабочих станциях установлены ОС Windows 7 Ultimate Professional.

Полноценную работу с документами обеспечивают средства пакетов Microsoft Office и Open Office. Так как предприятие занимается франчайзингом 1С, то на компьютерах специалистов работающих по этому направлению установлен весь спектр средств для работы с 1С. Речь идёт не только о стандартном пакете 1С, а так же о наборе расширений и конфигураций для разработки.

Так как фирма имеет собственный отдел, специализирующейся на Web разработки, предприятие имеет широкий спектр ПО для этих целей. Различные программисты предпочитают различные методы разработки, а так же используют разные языки для проектирования, поэтому пришлось закупать целый ряд программных продуктов для этого отдела;

1. Eclipse — универсальный кроссплатформенный редактор с поддержкой целого ряда языков программирования, а так же собственным фреймворком.

ПоказатьСвернуть
Заполнить форму текущей работой