Работа с документами на примере ФГУП "Химпромтрест"

Тип работы:
Дипломная
Предмет:
Менеджмент


Узнать стоимость

Детальная информация о работе

Выдержка из работы

Оглавление

  • ВВЕДЕНИЕ
  • Глава 1. Система управления персоналом
    • 1.1 Организационная структура системы управления персоналом
    • 1.2 Делопроизводственный процесс
  • Глава 2. Характеристика службы кадров
    • 2.1 Состав кадровой службы
    • 2.2 Нормативные документы
    • 2.3 Технические средства
  • Глава 3. Характеристика кадровых документов
    • 3.1 Необходимость перестройки кадровой работы
    • 3.2 Состав документации, используемой в управлении персоналом
    • 3.3 Характеристика кадровых документов
  • ЗАКЛЮЧЕНИЕ
  • СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ
    • Приложение 1
      • Приложение 2
      • Приложение 3
      • Приложение 4
      • Приложение 5
      • Приложение 6
      • Приложение 7

Введение

Актуальность данной работы определяется тем, что в условиях рыночных отношений любая организация может достичь высоких результатов при наличии одного важного условия — она должна быть обеспечена кадрами с соответствующей подготовкой и опытом работы. Признавая в новых условиях приоритетность личности работника, следует поддержать отказ от широко применяемого в настоящее время термина «кадры» в пользу понятия «персонал», суть которого связана с представлением о трудовом процессе как совокупности взаимодействующих индивидуальностей, в котором учитываются их личные качества и интересы.

Суть перехода от традиционных форм работы с кадрами к системе управления персоналом заключается в постепенном отходе от жестких, административных методов воздействия на людей к рыночным взаимосвязям, базирующимся на экономических методах.

Теоретической основой дипломной работы являются различные книги и статьи по данному вопросу. Использованную литературу можно условно разделить на три блока.

Первый блок составляют общие работы по делопроизводству. Среди них можно назвать книгу М. Ю. Рогожина «Делопроизводство: документирование трудовой деятельности» Рогожин М. Ю. Делопроизводство: документирование трудовой деятельности. — СПб.: Питер, 2004. — 208 с., в которой рассматриваются общие требования к подготовке основных видов документов по персоналу, а также особенности их содержания и порядка оформления. Автором учтены положения ГСДОУ, Типовой инструкции по делопроизводству и государственного стандарта ГОСТ Р 6. 30−2003. Материал в книге излагается в доступной форме, комплексно, с опорой на многочисленные примеры и образцы документов.

Другая книга — это книга В. М. Пустозерова «Все приказы по кадрам и сопровождающие документы» Пустозерова В. М. Все приказы по кадрам и сопровождающие документы. — М.: Книга сервис, 2005. — 144 с. В ней собраны различные варианты приказов по кадрам с рекомендациями по их правильному составлению и заполнению. Приказы оформлены на основе постановления Госкомстата от 5 января 2004 г. № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» Постановления Госкомстата Р Ф от 5. 01. 2004 г. № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» // Бюллетень Минтруда Р Ф. — 2004. — № 5. — С. 10 — 12. В книге также приводятся документы, которые должны сопровождать приказ, чтобы он был юридически обоснован и не повлек за собой судебных споров с работником.

В книге М. И. Басакова «Документы по персоналу предприятия» Документы по персоналу предприятия: Кадровая политика. Работа кадровой службы. Управленческая и кадровая документация. Формы, примеры / Авт. -сост. Басаков М. И. — Ростов н/Д.: МарТ, 2002. — 272 с. рассматривается вопрос о переходе от традиционных кадровых служб предприятий и организаций к современной системе управления персоналом. Основной акцент в книге сделан на оформлении организационно-кадровой, распорядительной и информационно-справочной документации. Достаточное место уделено юридическим основам трудовых отношений работника и работодателя (предприятия, организации) от приема на работу до увольнения.

В работе была также использована книга Чуковенкова А. Ю. и Янковой В. Ф. «Правила оформления документов: Комментарий к ГОСТ Р 6. 30−2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» Чуковенков А. Ю., Янковская В. Ф. Правила оформления документов: Комментарий к ГОСТ Р 6. 30−2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». — 2-е изд., перераб. и доп. — М.: Т К Велби, Изд-во Проспект, 2005. — 216 с. В данной книге раскрываются положения стандарта, содержится дополнительная нормативная и справочная информация, образцы бланков, примеры оформления документов.

Второй блок источников составили различные учебные пособия по делопроизводству. В них рассмотрены вопросы развития документоведения, даны общие принципы оформления различных документов. Среди них можно выделить «Курс делопроизводства» М. В. Кирсановой и Ю. М. Аксенова Кирсанова М. В., Аксенов Ю. М. Курс делопроизводства: документационное обеспечение управления: Уч. пос. для вузов. — 6-е изд., испр. и доп. — М.: ИНФРА-М, 2006. — 363 с., «Документационное обеспечение управления (Делопроизводство): Учебное пособие» А. В. Пшенко Пшенко А. В. Документационное обеспечение управления (Делопроизводство): Учебное пособие. — М.: ФОРУМ: ИНФРА-М, 2002. — 256 с. Отдельно можно назвать учебные пособия, в которых рассматривается общие правила оформления кадровой документации. Это, например, такие книги как «Документационное обеспечение деятельности кадровой службы» Л. М. Вяловой Вялова Л. М. Документационное обеспечение деятельности кадровой службы: Уч. пос. — М.: Академия, 2003. — 174 с. и «Документация отдела кадров предприятия» А. В. Печниковой Печникова А. В. Документация отдела кадров предприятия: Уч. пос. — М.: ВНИИДАД, 2003. — 152 с.

Третий блок источников составляют различные статьи по данной теме. Среди статей можно выделить следующие. В статье Е. Степанова «Персональные данные и их защита» Степанов Е. Персональные данные и их защита" // Делопроизводство. — 2001. — № 9. — С. 40 — 43. рассматриваются вопросы специфики работы с конфиденциальными документами, поясняется какие сведения о работнике являются персональными. В статье А. В. Пшенко «Технология работы с конфиденциальными документами» Пшенко А. В. Технология работы с конфиденциальными документами // Секретарское дело. — 2003. — № 2. — С. 7 — 10. рассматриваются понятия конфиденциальных документов и специфика работы с ними, отдельно рассмотрен вопрос отправки конфиденциальных документов. В статье Т. В. Кузнецовой «Изменения 2003 года в законодательно-правовой и нормативно-методической базе по документационному обеспечению управления» Кузнецова Т. В. Изменения 2003 года в законодательно-правовой и нормативно-методической базе по документационному обеспечению управления // Делопроизводство. — 2004. — № 1. — С. 34 — 42. рассматриваются изменения ГОСТа Р 6. 30−2003 «Требования к оформления документов», изменения ГОСТа Р 51 511−2001 «Печати с воспроизведением государственного герба РФ», правила и инструкции по ведению трудовых книжек, положение о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ и изменения в других законодательных актах. В статье Т. В. Кузнецовой «Новые правила о порядке ведения трудовых книжек» Кузнецова Т. В. Новые правила о порядке ведения трудовых книжек // Секретарское дело. — 2003. — № 6. — С. 4 — 6. рассматривается новое постановление правительства о трудовых книжках, правила и инструкции по их заполнению, ответственность за ведение и хранение трудовых книжек. В статье Г. А. Серовой «Компьютеризация службы управления персоналом» Серова Г. А. Компьютеризация службы управления персоналом // Секретарское дело. — 2003. — № 5. — С. 32 — 34. рассматриваются вопросы, связанные с автоматизацией кадровой работы. Эти же вопросы рассматриваются в статье Ю. Г. Кирюхина и О. М. Мельниковой «Автоматизация работы с кадровой документацией» Кирюхин Ю. Г., Мельникова О. М. Автоматизация работы с кадровой документацией // Делопроизводство. — 2003. — № 4. — С. 46 — 49. В статье Л. Дорониной «Штатное расписание» Доронина Л. Штатное расписание // Делопроизводство. — 2004. — № 2. — С. 97 — 100. рассматриваются особенности оформления штатного расписания и внесение изменений в него. В статье Е. А. Вагиной «Ведение кадровой документации (на примере филиала РГГУ в г. Калуге)» Вагина Е. А. Ведение кадровой документации (на примере филиала РГГУ в г. Калуге) // Делопроизводство. — 2004. — № 1. — С. 43 — 48. рассматривается формирование и ведение личных дел студентов и оформление трудовых правоотношений в филиале.

Таким образом, мы можем видеть, что данная тема широко представлена в литературе, но, тем не менее, представляется очень важным её рассмотрение на примере конкретного предприятия.

Целью данной работы является изучение и обобщение существующей практики работы с документами на примере конкретного предприятия, выяснение насколько рационально поставлено в данной организации делопроизводство. Данная цель позволила сформулировать следующие задачи дипломной работы:

1. Рассмотреть организационную структуру управления персоналом на предприятии.

2. Рассмотреть делопроизводственный процесс, включающий оформление, движение документов, контроль использования, поисково-справочную информацию и аналитическую работу.

3. Рассмотреть характеристику службы кадров.

4. Дать характеристику кадровых документов на предприятии, сравнить ее с существующей в теории.

Объектом данного исследования является документы кадровой службы, предметом данного исследования являются документы кадровой службы конкретного предприятия.

Исследования, проведенные в данной курсовой работе, могут быть использованы для улучшения работы кадровой службы на предприятии.

Методологическую основу дипломной работы составили различные ГОСТы и законодательные акты. Наибольшее значение для дипломной работы имел Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 6. 30−2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (принят и введен в действие постановлением Госстандарта Р Ф от 3 марта 2003 г. № 65-ст) Постановление Госстандарта Р Ф от 03. 03. 2003 г. № 65-ст «О принятии и введении в действие Государственного стандарта Российской Федерации» (вместе с «Унифицированной системой документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. ГОСТ Р 6. 30−2003»). — М.: ИПК Изд-во стандартов, 2003. — 176 с. В работе были также использованы Постановление Правительства Р Ф от 16. 04. 2003 г. № 225 «О трудовых книжках» Постановление Правительства Р Ф от 16. 04. 2003 г. № 225 (ред. от 06. 02. 2004 г.) «О трудовых книжках» (вместе с «Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей») // Российская газета. — 2003. — № 77. — С. 5., Постановления Госкомстата Р Ф от 5. 01. 2004 г. № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» Постановления Госкомстата Р Ф от 5. 01. 2004 г. № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» // Бюллетень Минтруда Р Ф. — 2004. — № 5. — С. 10 — 12.

Цели и задачи работы определили ее структуру. Работа состоит из введения, 3-х глав, заключения и списка использованной литературы. Последовательность глав обусловлена логическим развитием темы. Во Введении сформулированы цели, задачи, объект и предмет, методы исследования. В 1-ой главе раскрываются особенности системы управления персоналом. Во 2-ой главе дается характеристика кадровой службы. В 3-ей главе дается характеристика кадровых документов, используемых на предприятии. Заключение содержит обобщение и выводы дипломной работы.

Глава 1. Система управления персоналом

1.1 Организационная структура системы управления персоналом

Организационная структура системы управления персоналом представляет собой совокупность устойчивых взаимосвязей подразделений и должностных лиц, обеспечивающих выполнение задач по укомплектованию кадрами предприятия, акционерного общества, компании, фирмы. Совокупность подразделений и должностных лиц — носителей функций управления персоналом — рассматривается в широком смысле как служба управления персоналом. Место и роль данной службы в системе управления организацией определяются местом и ролью каждого специализированного подразделения по управлению персоналом и организационным статусом его руководителя. Авторитет службы управления персоналом зависит от уровня специальных знаний сотрудников и степени полезности службы в вопросах воздействия на кадровые процессы Демин Ю. М. Эффективный офис-менеджер. — СПб.: Питер, 2003. — С. 35.

Организационные структуры систем управления персоналом могут значительно варьироваться.

Варианты видоизменения оргструктуры зависят от возможностей организации, прежде всего финансовых возможностей сформировать то или иное специализированное подразделение. При немногочисленности персонала и соответственно незначительной общей трудоемкости функций системы управления персоналом выполнение конкретных функций может быть поручено даже отдельному специалисту, а не целому подразделению. Вне зависимости от особенностей организации состав функций системы управления персоналом должен оставаться постоянным. Меняется только трудоемкость их выполнения Рогожин М. Ю. Организация кадровой работы предприятия. — М.: РДЛ, 2004. — С. 45.

Некоторые функции могут быть переданы другим подразделениям, не входящим в службу управления персоналом. В больших организациях может быть произведено детальное структурирование подразделений системы управления персоналом. Примером может являться выделение отдельных подразделений в отделе обучения персонала (ученики для производственной сферы, ученики для коммерческой сферы и т. д.).

Важным этапом в процессе построения оргструктуры системы управления персоналом является формирование связей между ее звеньями. Можно выделить для систем управления персоналом три классических вида структурных связей: линейная (непосредственное административное подчинение); функциональная (методическое обеспечение, консультирование смежного подразделения); линейно-функциональная (привлечение более компетентных руководителей, персональная ответственность исполнителей) Рогожин М. Ю. Организация кадровой работы предприятия. — М.: РДЛ, 2004. — С. 47.

Схема сложившейся за последние десятилетия традиционной организационной структуры системы управления персоналом предприятия приведена на рис. 2 в Приложении 1.

Подобные системы не выполняют целый ряд важных задач по управлению персоналом и обеспечению нормальных условий работы. В их числе:

— оценка и подбор кандидатов на вакантные должности;

— анализ кадрового потенциала и потребности в персонале;

— маркетинг кадров;

— планирование деловой карьеры;

— профессиональная и социально-психологическая адаптация работников;

— управление трудовой мотивацией;

— регулирование правовых вопросов трудовых отношений;

— соблюдение требований психофизиологии, эргономики и эстетики труда;

— анализ и регулирование групповых и личных взаимоотношений, отношений руководителя и подчиненных;

— управление производственными и социальными конфликтами и ряд других Управление персоналом: Учебник для вузов / Под ред. Т. Ю. Базарова, Б. Л. Еремина. — М.: ЮНИТИ, 2006. — С. 204.

В недавнем прошлом, в условиях административно-командной системы управления, эти задачи рассматривались как второстепенные, при переходе же к рыночным отношениям они выдвинулись на первый план.

Основу современного представления об управлении персоналом организации составляют возрастающая роль личности работника, знание его мотивационных установок, умение их формировать и направлять в соответствии с задачами, стоящими перед организацией.

Вновь формируемые службы управления персоналом, естественно, создаются на базе традиционных подразделений: отдела кадров, отдела организаций труда и заработной платы, отдела охраны труда и техники безопасности, отдела подготовки кадров и др. Новым службам вменяются в обязанность реализация кадровой политики и координация деятельности по управлению трудовыми ресурсами в организации. В связи с этим они начинают расширять круг своих функций и от чисто кадровых вопросов переходят к разработке систем стимулирования трудовой деятельности, управлению профессиональным продвижением, предотвращению и локализации конфликтов, изучению рынка трудовых ресурсов и т. д. Рогожин М. Ю. Организация кадровой работы предприятия. — М.: РДЛ, 2004. — С. 49.

Кадровая политика Федерального государственного унитарного предприятия «Химпромтрест» — это стратегия работы с персоналом в конкретных социально-экономических условиях, объединяющая различные элементы и формы кадровой работы, имеющая целью создание высококвалифицированного, сплоченного, ответственного коллектива, способного гибко реагировать на изменения внешней и внутренней среды для достижения высоких производственно-экономических показателей.

В основу Системы управления кадрам (персоналом) положена Концепция кадровой политики ФГУП «Химпромтрест». Концепция построена, исходя из следующих принципов:

— приоритет корпоративных интересов треста над групповым интересами отдельных подразделений;

— корпоративная заинтересованность и социальное партнерство администрации и коллектива в организации эффективной деятельности треста;

— индивидуальная ответственность руководителей и исполнителей за порученное дело;

— эффективность затрат на реализацию мероприятий в области работы с персоналом через результаты производственно-экономической деятельности;

— учет всех сфер работы с персоналом, взаимозависимость и взаимосвязь отдельных составляющих кадровой политики.

Основными целями и задачами Системы управления кадрам являются:

— своевременное обеспечение всех подразделений треста кадрами необходимой квалификации на основе текущего и перспективного планирования их потребности;

— рациональное использование имеющегося кадрового потенциала и его развитие на основании анализа кадрового состава, непрерывного образования, подготовки и переподготовки, планирования карьеры и формирования кадрового резерва на выдвижение, использование различных механизмов занятия конкретных должностей (конкурсы, выдвижение, назначение);

— создание оптимальных производственных, экономических и социальных условий для выполнения персоналом треста своих трудовых обязанностей;

— формирование требований к профессиональной и должностной квалификации для всех категорий работников по видам деятельности, разработка критериев и методов оценки персонала;

— формирование жизненных ценностей современного работника, способного работать на потенциально опасных и вредных производствах, а также, в новых условиях экономических и социальных взаимоотношений;

— формирование корпоративной культуры треста;

— обеспечение социальной защиты работников (оплата труда, социальные гарантии, пенсионное обеспечение).

Особое место в работе с кадрами занимают годовые Комплексные планы работы с кадрами, включающие следующее разделы:

— разработка нормативных документов;

— контрольно-аналитическая работа;

— индивидуальная работа с персоналом;

— трудовое соревнование и развитие творческой активности работников треста;

— меры морального и материального стимулирования персонала;

— повышение квалификации персонала;

— работа с резервом на выдвижение;

— работа с молодежью;

— мероприятия социально-экономического характера (социально-экономические программы, социально-бытовые вопросы, культурно-массовая работа, мероприятия по развитию физической культуры и спорта);

— профилактическая работа по укреплению трудовой дисциплины и общественного порядка;

— мероприятия по укреплению физической защиты объектов и спецпродукции, укреплению пропускного режима, профилактике хищений собственности;

— работа с общественностью;

— правовое обеспечение персонала треста.

Система управления персоналом на ФГУП «Химпромтрест» строится на новых современных принципах. Организационная структура системы управления персоналом ФГУП «Химпромтрест» приведена на рис. 3 в Приложении 2.

Назовем основные цели и функции некоторых вновь формируемых подразделений и обязанности ведущего должностного лица, возглавляющего службу управления персоналом.

Перечислим вначале функции заместителя генерального директора по управлению персоналом организации.

Заместитель генерального директора по кадрам и социальной политике утверждает: штатные расписания служб и структурных подразделении; положения по оплате труда; должностные инструкции персонала службы; графики проверки знаний руководителей и специалистов; экзаменационные билеты для проверки знаний руководителей и специалистов; положения по оценке деятельности сотрудников; графики работы подразделений организации; сметы расходов отделов службы; заявки на обучение, составленные отделом персонала; учебные программы по обучению кадров; графики проведения обучения; графики очередности отпусков работников службы; инструкции по технике безопасности; заявки на выпускников вузов, колледжей и других средних учебных заведений; акты по расследованию несчастных случаев.

Заместитель генерального директора по кадрам и социальной политике подписывает: приказы о назначении, перемещении и увольнении руководителей и специалистов, кроме директоров филиалов и их заместителей; приказы об увольнении за нарушение трудовой и производственной дисциплины; приказы о сокращении штатов, согласованные с соответствующими службами и подразделениями; положения об оплате труда руководителей, специалистов и служащих службы управления персоналом; расчетные ведомости социального страхования, справки, относящиеся к заработной плате и социальному страхованию; приказы о назначении пособий женщинам, имеющим детей в возрасте до 3 лет; приказы о материальном поощрении юбиляров; приказы о предоставлении отпусков с сохранением и без сохранения заработной платы; поручения и документацию при оформлении пенсий; предоставление документации на выплату ежемесячного пособия неработающим матерям при воспитании детей в возрасте до 6 лет, а также семьям, имеющим детей в возрасте до 16 лет; приказы о выделении единовременного пособия при рождении ребенка; приказы об обучении работников предприятия; приказы об организации практического обучения студентов вузов, учащихся колледжей и ПТУ; приказы о присвоении квалификационных разрядов, подготовленные отделом обучения; другие приказы, подготовленные отделами службы управления персоналом; договора с институтами повышения квалификации, высшими и средними учебными заведениями и другими обучающими организациями; договора с научно-исследовательскими институтами и организациями на проведение НИР по своей службе; исходящую служебную корреспонденцию и телеграммы; статистические отчеты и различные справки, исходящие из службы; заявки на приобретение наглядных пособий, правил, методической информационной литературы, технических средств по охране труда и пожарной безопасности; договора о санитарной обработке подразделений предприятия; комплексный план улучшения условий охраны труда и санитарно-оздоровительных мероприятий.

Заместитель генерального директора по кадрам и социальной политике согласовывает с генеральным директором: назначение директоров филиалов и их заместителей; организацию обучения и стажировки работников треста за границей; сроки и программы обучения руководителей высшего звена; с заместителем генерального директора по экономическим вопросам: сметы расходов и доходов; использование средств фонда потребления; заключение договоров с использованием денежных средств; с заместителем генерального директора по коммерческим вопросам: обеспечение службы управления персоналом оргтехникой; с директорами филиалов: мероприятия коллективного договора; штатные расписания; планы перспективного развития численности и уровня оплаты труда; структурные изменения в организации и ее филиалах.

Цель отдела оценки персонала и оплаты труда: обеспечение объективной оценки результатов деятельности каждого работника для эффективной мотивации его труда.

Функции отдела оценки персонала и оплаты труда: участие в совершенствовании организационных структур управления; организация работы по составлению должностных инструкций персонала; разработка штатного расписания и изменений к нему на основе утвержденной организационной структуры, согласование штатных расписаний структурных подразделений; систематическое отслеживание численности по структурным подразделениям; внедрение современной системы оплаты труда, ориентированной на конечный результат; разработка и совершенствование системы оценки труда персонала; формирование и внедрение системы премирования как фактора мотивации труда; внедрение контрактной формы найма персонала; формирование коллективного договора и организация контроля за ходом его выполнения; контроль за соблюдением ТК РФ в области нормирования и оплаты труда, правил внутреннего распорядка; организация работы по аттестации рабочих мест; разработка графиков работы предприятия и согласование графиков работы структурных подразделений; анализ технико-экономических показателей структурных подразделений по труду; составление статистической отчетности по трудовым показателям.

Цель лаборатории социологических исследований: формирование корпоративной культуры и здорового морально-психологического климата в организации, в каждом структурном подразделении.

Функции лаборатории социологии: изучение социологических и психологических проблем организации труда, быта и отдыха работников, разработка путей и методов их решения; повышение стабильности трудового коллектива, его активности и инициативы; повышение эффективности системы социального управления; пропаганда социологических и психологических знаний; разработка системы взаимоотношений на предприятии, основ корпоративной культуры; разработка и внедрение мероприятий по повышению удовлетворенности трудом.

Цель отдела обучения: обучение руководителей, специалистов, рабочих.

Функции отдела обучения: обеспечение обучения основам рыночной экономики по отдельным программам для руководителей, специалистов, рабочих; проведение обучения и аттестация руководителей, специалистов, рабочих на знания правил техники безопасности и охраны труда; повышение квалификации руководителей и специалистов через обучение в высших и средних учебных заведениях; фондирование и методическое обучение основам педагогического мастерства преподавателей из числа руководителей и специалистов предприятия; организация и учебно-методическое руководство производственно-экономическим обучением рабочих через подготовку и переподготовку; изучение и обобщение опыта работы лучших рабочих; организация практики студентов и учащихся.

Цель отдела социальной защиты: осуществление прав и гарантий социальной защиты каждому работнику.

Функции отдела социальной защиты: разработка форм социальной защиты работающих; планирование и использование средств социального страхования; организация фонда материальной помощи; оформление пенсионных дел и работа с ветеранами труда; медицинское и другие виды страхования работающих; организация выплат ссуд, всех видов пособий и обеспечение санаторно-курортными путевками; организация социальной защиты молодежи; организация общественных мероприятий для подконтрольных отделу работников и ветеранов.

1. 2 Делопроизводственный процесс

Как известно, кадровое делопроизводство регламентировано в законодательно-правовых документах по труду, поэтому его ведение должно осуществляться в соответствии с этими актами Кирсанова М. В., Аксенов Ю. М. Курс делопроизводства: документационное обеспечение управления: Уч. пос. для вузов. — 6-е изд., испр. и доп. — М.: ИНФРА-М, 2006. — С. 72.

В рассматриваемом контексте наиболее значимым документом является новый Трудовой кодекс Российской Федерации. В нём отражены процессы документирования трудовых правоотношений, определены случаи и порядок составления документов, в частности трудового договора. Важно отметить целесообразность использования специалистом по кадрам не только самого Трудового кодекса, а также комментарии к нему, дающие разъяснения всех его статей.

Необходимыми при оформлении трудовых правоотношений являются также Постановление правительства РФ от 16. 04. 2003 г. «О трудовых книжках» Постановление Правительства Р Ф от 16. 04. 2003 г. № 225 (ред. от 06. 02. 2004 г.) «О трудовых книжках» (вместе с «Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей») // Российская газета. — 2003. — № 77. — С. 5. и Постановление Минтруда Р Ф от 10. 10. 2003 г. «Об утверждении инструкций по заполнению трудовых книжек» Постановление Минтруда Р Ф от 10. 10. 2003 г. № 69 «Об утверждении инструкций по заполнению трудовых книжек» // Российская газета. — 2003. — № 235. — С. 4.

К нормативно-методической базе, используемой специалистом кадровой службы ФГУП «Химпромтрест», относятся также распорядительные документы: приказы, распоряжения, инструктивные письма.

Система делопроизводства, обеспечивающая решение кадровых вопросов на ФГУП «Химпромтрест», находятся в стадии роста, а это неизбежно накладывает отпечаток на деятельность кадровой службы, проявляющейся в элементах отсутствия выработанных процедур, установленных документационных форм, что в свою очередь порождает необходимость их частной корректировки, поиска новых, более эффективных подходов и решений.

Личные дела находятся в отдельном шкафу, в который имеет доступ только специалист, ответственный за ведение и хранение личных дел.

Располагаются они на полках вертикально, по порядку номеров, слева на право и сверху вниз. Для удобства работы на дверце шкафа прикреплён список, в котором указаны номера дел и Ф.И.О. работников.

В личное дело подшиваются все выписки из приказов и распоряжений, отражающие поощрения и взыскания, изменение фамилий, домашнего адреса и пр., а также личные заявления и справки, являющиеся основанием для издания приказов и распоряжений.

На каждого работника заполняется личная карточка, которая ведётся в течение всего срока трудовой деятельности работника на предприятии. Кроме личных данных о работнике в личную карточку вносятся приказы о приёме, переводе, увольнении, изменение разряда, оклада, уходы в отпуск.

Личное дело работника относиться к документам долгосрочного хранения и храниться 75 лет. Документы долгосрочного хранения по существующему положению должны храниться в специально созданных архивах.

Личные дела хранятся в несгораемом шкафу в специально отведённом, закрытом для доступа посторонних помещений.

Процедура приёма работников на работу, как правило, начинается с устного собеседования, во время которого администратор определяет, отвечает ли претендент на должность, ее квалификационным требованиям. При достижении договорённости между администрацией и работником последний направляется в отдел кадров для оформления документов по приёму на работу. В отделе кадров поступающий на работу обязан предоставить: паспорт, трудовую книжку, страховое свидетельство государственного пенсионного страхования, документы военного учета — для военнообязанных лиц, подлежащих призыву на военную службу, документы об образовании.

Лицам, поступающим на работу впервые и не имеющим трудовой книжки и страхового свидетельства государственного пенсионного страхования, специалист по кадрам оформляет эти документы.

Наряду, с предъявленными документами поступающий на работу пишет заявление, автобиографию в свободной форме, в которой отражает важные события и даты, происходящие в его жизни до поступления на работу, указывает семейное положение с перечислением членов семьи. В конце автобиографии поступающий ставит дату и подпись.

Кроме того, предоставляются копии документов об образовании, заверенные подписью специалиста по кадрам и печатью, две фотографии размером 3?4 см.

После оформления документов администрация заключает с поступающим на работу трудовой договор (его содержание соответствует статьям Трудового кодекса РФ). Трудовой договор составляется в двух экземплярах, каждый из которых подписывается сторонами, и вступает в силу со дня его подписания. Один экземпляр договора передаётся работнику, второй храниться в личном деле работника.

На основании заключённого трудового договора оформляется приказ о приёме на работу, полностью соответствующий унифицированной форме Т-1 (утверждена постановлением Госкомстата России от 05. 01. 2004 № 1 Постановления Госкомстата Р Ф от 5. 01. 2004 г. № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» // Бюллетень Минтруда Р Ф. — 2004. — № 5. — С. 10.) и отражающий существенные условия трудовых отношений между работником и трестом. Подписанный директором приказ регистрируется и объявляется работнику под расписку не позднее чем в трёхдневный срок после подписания трудового договора. В соответствии с приказом о приёме на работу в трудовую книжку вновь принятого работника вноситься об этом запись.

Трудовые книжки специалист по кадрам регистрирует в книге учёта трудовых книжек и вкладышей к ним, которая пронумерована, прошнурована и скреплена подписью и печатью.

Трудовые книжки являются документами строгой отчетности, хранятся в сейфе и расположены в алфавитном порядке. Со всеми принятыми на работу проводятся вводные инструктажи (по противопожарной безопасности; по охране труда; по оказанию первой медицинской помощи).

Из всех вышеперечисленных документов специалистом по кадрам формируется личное дело работника. В него входят: заявление, написанное от руки на имя директора, личный листок по устройству кадров, автобиография, копии документов об образовании (аттестата, диплома о среднем профессиональном или высшем образовании) трудовой договор, выписка из приказа о приёме на работу; копия страхового свидетельства, две фотографии.

Личные дела работников регистрируются в книге учёта личных дел, которая пронумерована, прошнурована и скреплена подписью и печатью. Оформление обложки личных дел включает: № дела, Ф.И.О. работника и дату поступления на работу. Личные дела, как и трудовые книжки, хранятся в сейфе, куда доступ имеет только специалист, ответственный за кадровую документацию. Располагаются личные дела по порядку номеров слева направо и сверху вниз, для быстрого поиска на дверце сейфа прикреплён список с № личного дела и Ф.И.О. (полностью, кому оно принадлежит).

Личные дела уволенных сотрудников хранятся в отдельном несгораемом шкафу. В конце календарного года (год увольнения сотрудника) каждое личное дело обрабатывается специалистом по кадрам для дальнейшего его хранения. Каждое дело храниться отдельно, имеет внутреннюю опись документов.

Также на каждого вновь принятого работника оформляется личная карточка (унифицированная форма Т-2, утверждена постановлением Госкомстата России от 05. 01. 2004 № 1 Постановления Госкомстата Р Ф от 5. 01. 2004 г. № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» // Бюллетень Минтруда Р Ф. — 2004. — № 5. — С. 11.). Заполняется личная карточка на основании предоставленных документов: трудовой книжки, паспорта, документов об образовании (аттестата, диплома о среднем профессиональном или высшем образовании) свидетельства государственного пенсионного страхования, военного билета, свидетельства о постановке на учет в налоговом органе (ИНН). Некоторые разделы личной карточки заполняются со слов работника. При изменении сведений о работнике специалист вносит соответственные данные в его личную карточку, заверяя своей подписью. Карточки ставятся в картотеку в алфавитном порядке (по подразделениям).

При увольнении работника, в личную карточку в соответствующую графу вноситься запись об увольнении, и она перекладывается в специальную папку для дальнейшего хранения.

Кроме оформления на работу отдел кадров треста осуществляет ещё целый ряд кадровых операции, к наиболее важным из которых относятся: оформление документов, связанных со служебными перемещениями работника, с оформлением отпусков, с документированием поощрений и взысканий, с командированием и увольнением работника.

Перевод работника (повышение по должности, переход в другое структурное подразделение и т. д.) сопровождается оформлением следующих документов: личного заявления работника с просьбой о переводе (с установленными визами); соглашения о внесении изменений и дополнений в трудовой договор; приказа о переводе работника на другую работу (унифицированная форма Т-5). Все изменения, связанные со служебным перемещением, в обязательном порядке находят отражение в трудовой книжке работника и его личной карточке.

При оформлении отпусков первым документом является график отпусков (унифицированная форма Т-7), который составляется на календарный год. При составлении данного документа учитывается производственная специфика и пожелания работников. График отпусков визируется специалистом по кадрам, руководящими структурами и утверждается директором Химпромтреста. График составляется в трёх экземплярах: один остаётся в отделе кадров, другой отдаётся в бухгалтерию и третий в виде выписок раздаётся структурным подразделениям. Работник пишет заявление о предоставлении ему отпуска (переносе отпуска), сведения о предоставлении отпусков вносятся в личные карточки работников.

Увольнение работника отражается во многих документах и начинается с личного заявления. На основании заявления издаётся приказ об увольнении (форма Т-8), с которым работника знакомят под расписку. Копия приказа подшивается в личное дело, на основании приказа делается запись в личной карточке и трудовой книжке.

Все записи в трудовую книжку работника за время его пребывания на предприятии, заверяются подписью специалиста по кадрам и печатью. Оформленная трудовая книжка выдаётся работнику в день увольнения под расписку, о чём делается отметка в журнале регистрации трудовых книжек. Также в журнале проставляется дата выдачи трудовой книжки и основание её выдачи.

Глава 2. Характеристика службы кадров

2.1 Состав кадровой службы

Следует сказать, что в недалеком прошлом в кадровых службах нашей страны (отдел кадров, отдел технического обучения и др.) было занято от 0,3 до 0,8% общего числа работающих в отраслях народного хозяйства. В службах управления кадрами было занято около 1 млн. человек, что примерно соответствует 0,7% работающих, в то время как в зарубежных фирмах в службах управления персоналом занято от 1 до 1,2% общей численности работников Вялова Л. М. Документационное обеспечение деятельности кадровой службы: Уч. пос. — М.: Академия, 2003. — С. 75.

В качественном отношении отделы кадров предприятий укомплектовывались специалистами невысокой профессиональной подготовки, не имеющими подчас даже среднего специального образования (лишь каждый четвертый имел диплом о высшем образовании). В отделах кадров и отделах технической подготовки работали, как правило, случайные люди без специального образования, да этому нигде и не учили. Не было специалистов в области менеджмента персонала, недостаточно было социологов и психологов. Еще один характерный отличительный признак: низкая оплата труда кадровиков — на уровне канцелярских работников.

Если обратиться к практике передовых в экономическом отношении странам, то можно отметить, что службы управления персоналом в целом и отделы управления (кадровые центры), как правило, обеспечены высокопрофессиональным кадровым составом. Например, в США из каждых 10 работников 6 — 7 составляют специалисты: психологи, социологи, экономисты, специалисты в области трудовых отношений, методов деловой оценки и обучения, аналитики работ, вербовщики персонала в учебных заведениях, консультанты по планированию карьеры и т. д., большинство из которых выпускники школ бизнеса (по управлению персоналом), крупнейших университетов и педагогических вузов Демин Ю. М. Эффективный офис-менеджер. — СПб.: Питер, 2003. — С. 63.

Еще пока небольшой опыт показывает, что переход российских предприятий от государственной собственности к акционерной и частной приводит к улучшению качественного состава работников отделов кадров с точки зрения их профессионального уровня, образования, возраста, новых идей, методов работы с персоналом, повышает заинтересованность в результатах их труда. Тем не менее требования к кадровикам и должностные инструкции еще не отвечают современным задачам предприятий и организаций. Европейская ассоциация директоров отделов кадров предложила следующий идеальный портрет руководителя кадровой службы: «Он (руководитель кадровой службы) должен быть пунктуальным и методичным, динамичным и настойчивым, общительным, способным убеждать, справедливым, строгим, доступным, широко образованным, способным к размышлению, дипломатом, психологом, добрым советчиком, должен обладать интуицией, быть гуманным. Он должен уметь слушать и внушать доверие» Демин Ю. М. Эффективный офис-менеджер. — СПб.: Питер, 2003. — С. 65.

Количественный состав службы управления персоналом в целом и отдела управления персоналом в частности определяется штатным расписанием и Уставом организации. При расчете численности работников кадровых служб учитываются следующие факторы:

— общая численность работников организации;

— характерные особенности организации, связанные со сферой ее деятельности (производственной, банковской, торговой, страховой и т. д.), масштабами отдельных производств, наличием филиалов;

— социальный состав ее работников (наличие различных категорий работников, рабочих, специалистов с высшим и средним специальным образованием, научных работников), их квалификация;

— сложность решаемых задач по управлению персоналом (стратегическое планирование, выработка кадровой политики, организация обучения руководящих кадров и т. п.);

— техническое обеспечение труда (механизация и компьютеризация делопроизводственных операций и др.) Печникова А. В. Документация отдела кадров предприятия: Учебное пособие. — М.: ВНИИДАД, 2003. — С. 14.

Зарубежный опыт, как было сказано, показывает, что в службах управления персоналом занято от 1 до 1,2% общей численности работников организаций, фирм, компаний. В качестве тенденции, характерной для зарубежных организаций, следует отметить не абсолютный, а относительный рост численности кадровых служб Демин Ю. М. Эффективный офис-менеджер. — СПб.: Питер, 2003. — С. 68.

Рассмотрим состав отдела кадров ФГУП «Химпромтрест».

Начальник отдела кадров (8 — 12-й разряды) выполняет следующие функции:

— возглавляет работу отдела, обеспечивает выполнение работ, способствует успешной работе основных подразделений организации. Разрабатывает необходимую документацию, предложения, рекомендации, инструкции и т. п. ;

— обеспечивает рациональное использование материальных, финансовых и технических средств;

— проводит работу по защите информации, составляющей государственную, коммерческую, служебную тайну;

— обеспечивает рациональное распределение нагрузки между работниками отдела. Создает условия для роста и повышения квалификации персонала;

— контролирует соблюдение работниками правил внутреннего трудового распорядка, правил и норм охраны труда и противопожарной безопасности, состояние производственной и трудовой дисциплины;

— вносит предложения о поощрении отличившихся работников, наложении взысканий на нарушителей производственной и трудовой дисциплины;

— обеспечивает составление установленной отчетности.

Начальник отдела кадров должен знать: постановления, распоряжения, приказы, нормативные документы и другие руководящие материалы вышестоящих и других органов, касающиеся деятельности отдела; нормативные акты и методические рекомендации, определяющие порядок проведения работ в отделе; основы экономики, организация труда и управления персоналом, правила и нормы охраны труда.

Требования к квалификации: должен иметь высшее профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее 5 лет.

Среди различных категорий работников кадровых служб важная роль отводится инспектору по кадрам (4 — 5 разряды). В должностные обязанности этого специалиста (включая старшего) входят:

— осуществление контроля за своевременным исполнением приказов, поручений и распоряжений руководителя организации, предприятия;

— ведение учета личного состава организации, предприятия, его подразделений и установленной документации по кадрам;

— оформление приема, переводов и увольнений работников в соответствии с трудовым законодательством, положениями, инструкциями и приказами руководителя организации, предприятия;

— формирование и ведение личных дел работников, внесение в них изменений, связанных с трудовой деятельностью;

— участие в разработке перспективных и годовых планов по труду и кадрам;

— подготовка необходимых материалов для квалификационной и аттестационной комиссии и представления рабочих и служащих к поощрениям и награждениям;

— заполнение, учет и хранение трудовых книжек, подсчет трудового стажа, выдача справок о настоящей и прошлой трудовой деятельности работника;

— учет предоставления отпусков работникам, контроль за составлением и соблюдением графиков очередных отпусков;

— оформление документов, необходимых для назначения пенсий работникам организации, предприятия и их семьям;

— изучение движения и причин текучести кадров, участие в разработке мероприятий по их устранению;

— ведение архивов личных дел и подготовка документов по истечению установленных сроков текущего хранения к сдаче на государственное хранение;

— проверка соответствия подготавливаемых в организации, на предприятии проектов приказов и распоряжений документам вышестоящих организаций, на основе которых они издаются;

— заполнение контрольных карточек и ведение картотеки учета приказов, распоряжений и других документов, а также поручений, требующих контроля за их исполнением;

— ведение оперативного учета прохождения документов; определение причин несвоевременного исполнения поручений, информирование руководителя организации, предприятия о состоянии их выполнения;

— осуществление контроля за состоянием трудовой дисциплины в подразделениях организации, предприятия и соблюдением работниками правил внутреннего и трудового распорядка;

— составление установленной кадровой отчетности.

Инспектор по кадрам должен знать: организацию делопроизводства в организации, на предприятии; формы и методы контроля за исполнением приказов по личному составу; структуру организации, предприятия и его подразделений; стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации; положения, инструкции и другие руководящие материалы и нормативные документы по учету личного состава, оформлению пенсий, ведению и хранению трудовых книжек и личных дел работников организаций, предприятий; действующее законодательство о приеме, переводе и увольнении работников; порядок учета движения кадров и составления отчетности о состоянии трудовой дисциплины; порядок установления наименования профессий рабочих и должностей служащих, общего и непрерывного стажа определенной работы; основы трудового законодательства; правила внутреннего трудового распорядка; основы организации труда; правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.

Требования к квалификации инспектора: должен иметь высшее или среднее специальное образование без предъявления требований к стажу работы либо общее среднее образование и специальную подготовку по установленной программе.

В должностные обязанности документоведа входят:

— разработка и внедрение технологических процессов работы с документами и документной информацией на основе использования организационной и вычислительной техники (учет, контроль исполнения, оперативное хранение, справочная работа);

— участие в планировании, организации и совершенствовании деятельности службы документационного обеспечения управления;

— осуществление контроля за состоянием делопроизводства в организации;

— подготовка предложений по обеспечению оптимальных условий труда, рационализации рабочих мест работников службы документационного обеспечения управления;

— разработка унифицированных систем документации и табелей документов различного назначения и уровня управления, классификаторов документной информации;

— организация внедрения систем ведения документации;

— принятие мер по упорядочению состава документов и информационных показателей, сокращению их количества и оптимизации документопотоков;

— участие в отборе документов, передаваемых на государственное хранение, организации хранения и экспертизе ценности документов;

— участие в постановке задач, проектировании, эксплуатации и совершенствовании (в части информационного обеспечения) автоматизированных информационных систем и систем управления, а также в разработке новейших информационных технологий (в том числе безбумажных), базирующихся на применении вычислительной и микропроцессорной техники, проектировании и актуализации баз и банков данных;

— изучение и обобщение передового отечественного и зарубежного опыта в области документационного обеспечения управления, разработка нормативно-методических документов по вопросам документационного обеспечения;

— участие в работе по подбору, расстановке и повышению квалификации кадров службы документационного обеспечения управления.

Документовед должен знать: постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих и других органов, касающиеся документационного обеспечения управления; порядок планирования, проектирования и технологию работы на базе организационной и вычислительной техники служб документационного обеспечения управления; методы исследования, анализа, проектирования и развития документационных систем; порядок оформления, классификации, хранения, экспертизы ценности документов; организацию архивного дела; нормативные и методические документы по проектированию и эксплуатации автоматизированных информационных систем управления; основы программирования; методы проектирования и актуализации баз и банков данных; основы управления, эргономики, социальной психологии, социологии; документообразование; отечественный и зарубежный опыт в области документационного обеспечения управления; основы экономики, организации труда и управления; законодательство о труде и охране труда Российской Федерации; правила внутреннего трудового распорядка; правила и нормы охраны труда, производственной санитарии и противопожарной защиты.

ПоказатьСвернуть
Заполнить форму текущей работой