Разработка элементов информационной системы автоматизации документооборота в спортивной школе

Тип работы:
Дипломная
Предмет:
Программирование


Узнать стоимость

Детальная информация о работе

Выдержка из работы

Содержание

Введение

1. Анализ методов и средств построения систем автоматизации учебно-учетной деятельности в спортивном учреждении

1.1 Организационная структура спортивной школы как объекта внедрения средств информатизации

1.2 Общие принципы разработки и функционирования систем автоматизации учебно-учетной деятельности

1.3 Сравнительный анализ инструментальных средств построения систем автоматизации учебно-учетной деятельности

1.4 Цель и задачи дипломного проектирования

2. Разработка информационного обеспечения системы автоматизации учебно-учетной деятельности в спортивной школе

2.1 Особенности формирования информационных моделей на основе концепции баз данных

2.2 Формирование логической и концептуальной моделей структурирования данных с использованием CASE-средств

3. Разработка программного обеспечения информационной системы автоматизации учебно-учетной деятельности спортивной школе

3.1 Выбор языковых и программных средств реализации программного обеспечения

3.2 Модульная структура программного обеспечения

3.3 Организация пользовательского интерфейса информационной системы автоматизации учебно-учетной деятельности в спортивной школе

4. Организационно-экономическая часть

4.1 Краткая характеристика разрабатываемого программного продукта (ПП) и этапов его разработки

4.2 Определение трудоемкости разработки ПП

4.3 Распределение трудоемкости по этапам разработки и определение состава исполнителей

4.4 Расчет сметной стоимости и договорной цены разработки ПП

4.5 Анализ конкурентоспособности программного продукта

4.5.1 Анализ технической прогрессивности

4.5.2 Анализ изменения функциональных возможностей

4.5.3 Анализ соответствия разрабатываемого ПП нормативам

4.5.4 Оценка годовых эксплуатационных издержек потребителя

4.5.5 Анализ экономических параметров ПП

4.5.6 Оценка конкурентоспособности

4.6 Оценка экономической эффективности

4.7 Анализ технико-экономических показателей разработки и эксплуатации ПП

5. Безопасность жизнедеятельности

5.1 Организация рабочего места

5.2 Режим освещенности рабочего места

5.3 Микроклимат помещения

5.4 Уровень шума

5.5 Психофизиологические нагрузки

5.6 Обеспечение электробезопасности

5.7 Обеспечение пожаробезопасности

Заключение

Список литературы

Приложение А. Фрагмент листинга программных модулей

Введение

Возможность своевременного получения достоверной информации является на сегодняшний день одним из важнейших факторов повышения эффективности работы любой организации.

В настоящее время все больше организаций и предприятий используют в процессе своей работы компьютеры, что позволяет автоматизировать некоторые операции и облегчить труд человека.

Создание информационной подсистемы автоматизации документооборота, функционирующей в спортивном учреждении, является важной и актуальной задачей. Эта подсистема позволит централизованно хранить, обрабатывать, оперативно получать различную информацию о спортсменах, тренерах, составе спортивных групп, а также расписании тренировок.

Одним из важных шагов создания информационной подсистемы является разработка базы данных, которая позволит организовать и упорядочить информацию, а также обеспечит быстрый доступ к данным и выборку необходимой информации. Возможность автоматического создания отчетов на основе базы данных будет способствовать избавлению ответственного лица от кропотливой бумажной работы, связанной с их монотонным написанием. К тому же она предусматривает некоторый механизм защиты от ошибочных действий оператора при пополнении и модификации базы данных и обладает достаточной степенью универсальности.

Разработка информационной подсистемы требует создания соответствующего информационного и программного обеспечения.

Программное обеспечение, ориентированное на решение задач автоматизации документооборота должно обеспечить удобный ввод информации, редактирование и удаление информации из базы данных. Кроме этого, по запросу необходимо осуществлять выборку из базы данных списка всех спортсменов, списка заслуженных тренеров, списка с информацией о количестве спортсменов в каждой из групп. Также следует предусмотреть возможность параметрических запросов при решении задач диспетчерского управления функционированием спортивного учреждения.

1. Анализ методов и средств построения систем автоматизации учебно-учетной деятельности в спортивном учреждении

1.1 Организационная структура спортивной школы как объекта внедрения средств информатизации

Спортивное учреждение — это большая сложная и постоянно развивающаяся структура, от четкой работы которой зависит будущее тех спортсменов, которые в нем тренируются, а также здоровый образ жизни многих жителей города.

Основной целью детско-юношеской спортивной школы (ДЮСШ) является привлечение максимально возможного числа детей и подростков, их родителей к систематическим занятиям спортом, направленным на развитие личности, утверждение здорового образа жизни, воспитание физических, морально — этических и волевых качеств.

Кроме этого, в процессе своей работы ДЮСШ решает ещё ряд задач, к которым относятся:

— пропаганда и агитация систематических занятий физической культурой и спортом;

— организация и проведение спортивно — массовых мероприятий;

-совершенствование спортивного мастерства спортсменов;

-выявление сильнейших спортсменов;

-профилактика безнадзорности и правонарушений среди несовершеннолетних;

-подготовка спортивного резерва и передача спортсменов в высшее звено обучения;

-популяризация видов спорта, культивируемых в его стенах;

-предоставление материальной базы для тренировок любительских и полупрофессиональных команд;

-предоставление услуг для профессиональных команд;

-поощрение спортсменов, добившихся высоких спортивных результатов.

Спорткомбинат предоставляет возможность занятия следующими видами спорта: большой теннис, футбол, баскетбол, волейбол, настольный теннис, плавание, дзюдо, бокс, легкая атлетика, мини-футбол и др.

В состав Спорткомбината входят:

1) бассейн;

2) футбольный стадион с беговыми дорожками;

3) универсальный спортивный зал, предназначенный для занятий большим теннисом, мини-футболом, баскетболом, волейболом и др. ;

4) малый спортивный зал;

5) зал для занятий настольным теннисом;

6) тренажерный зал;

7) сауна.

В организационной структуре ДЮСШ № 2 выделяют следующие отделы управления: бухгалтерия, отдел кадров, отдел информационных технологий (ИТ), административно-хозяйственный отдел, отдел снабжения, учебно-спортивный отдел.

Функции отделов представлены в таблице 1. 1

Таблица 1.1 — Функции отделов

Наименование отдела

Функции

1

2

Бухгалтерия

Учет и контроль за движением и использованием материальных и денежных средств. Расчет зарплаты сотрудников, балансов, расходов и доходов.

Отдел кадров

Прием/увольнение сотрудников. Работа с персоналом. Охрана труда.

Отдел информационных технологий

Поддержание работоспособности компьютерного и сетевого оборудования, копировальной техники и оргтехники. Разработка, реализация и внедрение нового ПО. Внедрение современных методов и систем технологического, хозяйственного и административного управления.

Административно-хозяйственный отдел

Ведение хозяйства. Организационная работа (организация рабочих мест, организация питания сотрудников); эксплуатация здания, помещения, территории (уборка помещений, ремонт помещений, обустройство прилегающих территорий).

Отдел снабжения

Обеспечение спортивным инвентарем, тренажерами, оборудованием; уточнение номенклатуры и объема поставок; сбор информации о поставщике

Учебно-спортивный отдел

Запись в спортивные группы. Назначение тренеров для групп. Составление расписания тренировок.

Во главе Спорткомбината стоит директор. В непосредственном подчинении у директора находятся заместитель директора и главный бухгалтер. Заместителю директора подчиняются начальники отдела кадров, отдела информационных технологий, административно-хозяйственного отдела, отдела снабжения, а также учебно-спортивного отдела. Также заместителю директора подчиняются заведующие спортивными объектами. Сотрудники бухгалтерии подчиняются непосредственно главному бухгалтеру. Схема организационной структуры Спорткомбината показана на рисунке 1. 1

Рисунок 1.1 — Организационная структура спортивного учреждения

Директор определяет всю политику ДЮСШ, координирует, контролирует, организовывает работу, принимает самые важные и глобальные решения.

Заместитель директора выполняет функции директора. Курирует вопросы не высокой и средней важности.

Главный бухгалтер осуществляет контроль над материальными и денежными средствами предприятия. Руководит расходами, кассовыми и банковскими операциями. Распределяет денежные средства. Координирует работу сотрудников бухгалтерии и контролирует все вопросы решаемые бухгалтерией.

Начальник отдела кадров непосредственно руководит сотрудниками отдела кадров. Контролирует все вопросы, решаемые отделом кадров. Руководит кадровой работой, принимает решения связанные с персоналом.

Начальник отдела информационных технологий непосредственно руководит сотрудниками отдела ИТ. Контролирует все вопросы, решаемые отделом ИТ, и координирует работу сотрудников. Является связующим звеном между руководством и сотрудниками отдела. Руководит и контролирует выполнение всех работ связанных с обеспечением работоспособности компьютерной и копировальной техники. Руководит поиском и выбором поставщиков техники и программного обеспечения (ПО), заменой техники в соответствии с планами модернизации, разработкой, созданием и внедрением нового ПО, поддержанием его работоспособности и т. д.

Начальник административно-хозяйственного отдела является непосредственным руководителем для всех сотрудников административно-хозяйственного отдела. Является связующим звеном между руководством и сотрудниками отдела. Руководит хозяйством, контролирует чистоту и порядок в помещениях, ремонт помещений, курирует вопросы, связанными с обустройством, интерьером, бытовыми условиями работы персонала.

Начальник отдела снабжения непосредственно руководит сотрудниками отдела снабжения. Руководит и контролирует выполнение работ по обеспечению Спорткомбината необходимым спортинвентарем, тренажерами и оборудованием, организует партнерские отношения с поставщиком.

Начальник учебно-спортивного отдела является непосредственным руководителем для всех сотрудников учебно-спортивного отдела. Руководит работой сотрудников, а также контролирует процесс записи спортсменов в группы, назначение тренеров для групп. Следит за тем, как сотрудники выполняют свои обязанности.

Заведующий стадионом контролирует работу стадиона, контролирует работу персонала, следящего за состоянием газона, беговых дорожек, трибун. Обеспечивает порядок на стадионе.

Заведующий бассейном контролирует работу бассейна, контролирует работу персонала, следящего за температурой воды, температурой и чистотой помещения, своевременной сменой воды в бассейне.

Заведующий универсальным спортивным залом и малым залом руководит персоналом, обслуживающим эти залы. Следит за обеспечением чистоты залов, решает спорные вопросы по поводу расписания тренировок в этих залах. Следит за техническим состоянием помещений.

Заведующий тренажерным залом и залом для настольного тенниса является руководителем персонала, обслуживающего эти помещения. Производит контроль за исправностью тренажеров, столов для настольного тенниса, обеспечивает их сохранность. Следит за техническим состоянием помещений.

При выполнении выпускной квалификационной работы была поставлена задача автоматизации решения задач диспетчерской службы. Диспетчерская служба занимается сбором, обработкой, хранением, а также предоставлением требуемой информации о спортсменах, тренерах, расписании тренировок, месте их проведения и т. д. вышестоящим, подчиненным и взаимодействующим органам управления.

Диспетчерская служба взаимодействует с бухгалтерией, отделом кадров, отделом ИТ, а также с учебно-спортивным отделом.

1.2 Общие принципы разработки и функционирования систем автоматизации учебно-учетной деятельности

Автоматизация документооборота предполагает использование специального программного обеспечения для работы с документами и участие электронных документов в системе информационного обмена. При этом документы, создаваемые в ходе функционирования организации, обязательно регистрируются и хранятся в едином информационном пространстве. Обеспечивается коллективная работа с документами, то есть над каждым из них последовательно работает несколько сотрудников в соответствии со своими функциональными обязанностями. Сокращаются рутинные операции по заполнению документов, минимизируется вероятность ошибок, ускоряется процесс создания и корректировки документов, облегчается поиск, упрощается контроль исполнения, существенно возрастает оперативность работы с документами, налаживается взаимодействие с территориально удаленными подразделениями. Рынок систем электронного документооборота активно развивается, объективной основой этого процесса является широкое повсеместное использование персональных компьютеров и постоянно растущие требования к организации бизнеса.

Документы — это основные информационные ресурсы предприятия, работа с которыми требует правильной организации. Документы обеспечивают информационную поддержку принятия управленческих решений на всех уровнях и сопровождают ведение всех бизнес-процессов. Документооборот — это непрерывный процесс движения документов, объективно отражающий деятельность предприятия и позволяющий оперативно управлять им. Горы макулатуры, длительный поиск нужного документа, потери, дублирующие документы, задержки с отправкой и получением, ошибки персонала составляют не полный перечень проблем, возникающих при плохой организации документооборота. Все это может сильно затормозить, а в исключительных случаях полностью парализовать работу предприятия. Отдельно следует выделить проблемы предприятий, имеющих в своем составе территориально удаленные подразделения. Организовать сквозной документооборот, а значит и централизованное оперативное управление, в данном случае крайне затруднительно[1].

Эффективный документооборот является обязательной составляющей эффективного управления предприятием. Документооборот исключительно важен для правильной организации финансового и управленческого учета, его нельзя рассматривать в отрыве от специфических бизнес-процессов конкретного предприятия.

Упорядочивание документооборота должно начинаться с составления полного реестра используемых на предприятии документов. Для каждого типа документа определяется схема движения по этапам развития от момента его возникновения (создания или получения) до списания и отправки в архив. Каждый этап жизненного цикла документа досконально описывается (определяется сотрудник, ответственный за выполнение этапа, условия перехода к следующему этапу, устанавливаются связи с документом-основанием и дочерними документами). Такой подход позволяет оптимизировать документооборот, исключить дублирующие друг друга документы и операции, ускорить работу над документами.

Программные средства, используемые для автоматизации документооборота, достаточно условно можно разделить на четыре категории [2]:

— системы Workflow;

— системы коллективной работы пользователей над документами;

— системы, предназначенные для хранения и поиска документов;

— системы электронной почты.

Очевидной тенденцией развития систем автоматизации делопроизводства и документооборота является интеграция всех перечисленных систем. Основные функциональные возможности типовой системы данного класса можно определить следующим образом [2]:

— прием и обработка поступающей документации;

— регистрация внутренних и внешних документов;

— подготовка и рассылка исходящих документов;

— оперативный контроль исполнения документов;

— организация процедур согласования и визирования документов;

— автоматическое создание документов на определенных этапах выполнения бизнес-процесса;

— автоматическое заполнение реквизитов документов;

— организация сквозного документооборота между отдельными подразделениями предприятия (в том числе территориально удаленными);

— ведение электронного архива;

— ограничение доступа к документам, разграничение прав доступа к документам в соответствии с должностными инструкциями сотрудников, обеспечение сохранности документов;

— возможность подготовки стандартных отчетов и отчетов, сформированных по запросу пользователя;

— возможность работы с документами удаленных пользователей по каналам INTERNET/INTRANET;

— наличие дополнительных сервисов, например, автоматическая рассылка уведомлений, возможность работы с графической информацией (чертежами, схемами и другими).

Задачи, решаемые системами электронного документооборота. В современных условиях важной областью стало информационное обеспечение, которое состоит в сборе и переработке информации, необходимой для принятия обоснованных управленческих решений. Передача информации о положении и деятельности предприятия на высший уровень управления и взаимный обмен информацией между всеми взаимными подразделениями организации осуществляются на базе современной электронно-вычислительной техники и других технических средствах связи.

В деятельности государственных структур, представляющих собой комплексы большого числа повседневно связанных и взаимодействующих подразделений, передача информации является первостепенным и непременным фактором нормального функционирования данной структуры. При этом особое значение приобретает обеспечение оперативности и достоверности информации.

Информация служит основой для подготовки соответствующих докладов, отчетов, предложений для выработки и принятия соответствующих решений. Содержание каждой конкретной информации определяется потребностями управленческих звеньев и вырабатываемых управленческих решений.

Рассмотрим общий спектр задач электронного документооборота. Задачи и, соответственно, необходимая система автоматизации определяются стадией жизненного цикла документа, которую необходимо поддерживать. Жизненный цикл состоит из двух основных стадий. На первой стадии это разработка документа, которая может включать собственно разработку содержания документа, оформление документа, утверждение документа. В том случае если документ находится на стадии разработки, он считается неопубликованным, и права на него определяются правами доступа конкретного пользователя. Вторая стадия — это стадия опубликованного документа, которая может содержать: активный доступ, архивный документ краткосрочного и долгосрочного хранения, уничтожение документа.

Когда документ переходит на вторую стадию, он считается опубликованным, и на него остается только одно право — доступ на чтение. Кроме права доступа на чтение могут существовать права на перевод опубликованного документа в стадию разработки.

Комплекс задач автоматизации документооборота должен обладать следующими функциональными возможностями, поддерживающими основные задачи и функции делопроизводства [3]:

— учетной обработки документов;

— доведения документов до должностных лиц;

— контроля исполнения резолюций;

— подготовки отчетных документов делопроизводства;

— архивирования документов и поиска их в архивах;

— ведения и использования разнообразных справочников, классификаторов и шаблонов, необходимых в делопроизводстве.

К системам электронного документооборота (СЭД) предъявляются такие требования как масштабируемость, распределенность, модульность и открытость.

Масштабируемость. Желательно, чтобы система документооборота могла поддерживать как пять, так, и пять тысяч пользователей, и ее способность наращивать мощность определялась только мощностью аппаратного обеспечения, на котором она установлена. Выполнение этого требования может быть обеспечено с помощью поддержки индустриальных серверов баз данных, производства, которые существуют практически на всех возможных программно-аппаратных платформах, обеспечивая тем самым максимально широкий спектр производительности.

Распределенность. Основные проблемы при работе с документами возникают в территориально-распределенных организациях, поэтому архитектура системы документооборота должна поддерживать взаимодействие распределенных площадок. Причем они могут быть объединены самыми разнообразными по скорости и качеству каналами связи. Также архитектура системы обязана обеспечивать взаимодействие с удаленными пользователями.

Модульность. Вполне возможно, что заказчику может не потребоваться сразу внедрение всех компонентов системы документооборота, а иногда круг решаемых заказчиком задач меньше всего спектра задач документооборота. Поэтому очевидно, что система должна состоять из отдельных модулей, интегрированных между собой.

Открытость. Система документооборота не может и не должна существовать в отрыве от других приложений, к примеру, часто необходимо интегрировать систему с прикладной бухгалтерской программой. Следовательно, система документооборота должна иметь открытые интерфейсы для возможной доработки и интеграции [3].

Основные принципы внедрения СЭД. Автоматизация документооборота, на сегодняшний день, стала не просто средством оптимизации внутренних процессов организации, а насущной необходимостью в условиях жесткой конкуренции. Именно автоматизация документооборота дает новые возможности любой организации по ускорению работы, позволяет опередить конкурентов при принятии как оперативных, так и стратегических решений. Автоматизация документооборота также необходима, как автоматизация бухгалтерского учета в середине девяностых годов. Причин этому много. Во-первых, информацию необходимо обрабатывать как можно быстрее и качественнее, подчас информационные потоки не менее важны, чем материальные. Во-вторых, утеря информации или ее попадание в чужие руки может обойтись весьма дорого. Можно выделить ряд проблем, общих для тех, организаций, где работа с документами ведется традиционным способом [4]:

— накапливается множество документов, назначение и источник которых неясны;

— документы и информация, содержащаяся в них, попадает в чужие руки;

— документы теряются;

— тратится масса рабочего времени на поиск нужного документа и формирование тематической подборки документов;

— создается несколько копий одного и того же документа — на бумагу и копирование документов тратиться немало средств;

— на подготовку и согласование документов тратится много времени.

В каждой организации сложилась своя практика работы с документами, соглашения об единых правилах организации технологии и управлении. Эффективность — одно из наиболее общих экономических понятий. Эффективность можно определить как вероятность достижения цели. Цели внедрения системы электронного документооборота [5]:

— автоматизация делопроизводства;

— автоматизация потоков документов;

— автоматизация контроля исполнения документов и поручений;

— повышение исполнительской дисциплины;

— наведение порядка в работе с документами;

— сокращение времени на операции с документами;

— переход к безбумажным технологиям.

Таким образом, можно определить эффективность использования системы электронного документооборота (СЭД) в узком смысле для отдельных производств и пользователей. В этом случае разумно рассматривать следующие виды эффектов [5]:

1) экономический — его показатели учитывают в стоимостном выражении все виды результатов и затрат, обусловленных реализацией СЭД. Автоматизация делопроизводства, автоматизация потоков документов, автоматизация контроля исполнения документов и поручений способствует сокращению ошибок, присутствующих при ручном труде, ускорению процесса документооборота, что дает несомненный выигрыш во времени и экономию в расходах электроэнергии, затрат на оплату машинного времени и т. д. ;

2) финансовый — расчет показателей этого вида эффекта базируется на финансовых результатах использования СЭД, что находит отражение в сокращение времени на операции с документами, тем самым снижает продолжительность работы с документами;

3) ресурсный — его показателями отражают влияние использования СЭД на объем производства и потребления того или иного вида материального ресурса (электроэнергии, трудовых ресурсов и др.). Как уже было сказано, выигрыш во времени при работе с документами снизит расход электроресурсов, трудовых ресурсов и т. д. ;

4) научно-технический — включает новизну, простоту, полезность СЭД;

5) социальный — его показатели учитывают социальные результаты реализации СЭД, выражающиеся в уменьшении трудоемкости подготовки и переработки единицы данных в автоматизированной системе управления документооборотом.

Начать процесс автоматизации работы с документами следует с изучения теоретических аспектов автоматизации. Рабочая группа из специалистов по делопроизводству и информационных технологий проводит системный анализ существующего порядка работы с документами, детально изучив все документопотоки в спортивном учреждении, функциональные обязанности работников, связанные с делопроизводством. Рабочими материалами такого анализа являются схемы и таблицы, описывающие документопотоки и виды деятельности на каждом участке делопроизводства. Работа по обследованию завершается итоговым документом, проектом системы делопроизводства и электронного документооборота, в котором прописаны цели, задачи, функции и структура информационной системы, как в целом, так персонально для каждого отдела. В проекте системы делопроизводства и электронного документооборота предполагается единая автоматизация всех рабочих мест работников ответственных за делопроизводство и документооборот. На основе созданного проекта системы делопроизводства и электронного документооборота можно или написать техническое задание на разработку системы автоматизации делопроизводства и документооборота под индивидуальный заказ, или найти уже готовую систему.

В результате внедрения системы электронного документооборота удается достичь:

— повышения исполнительской дисциплины;

— повышения продуктивности работы отдельных сотрудников и подразделений в целом;

— сокращения времени исполнения поручений;

— оптимизации маршрутов прохождения документов;

— повышения оперативности получения необходимой информации;

— качественного улучшения контроля различных направлений деятельности предприятия;

— повышения оперативности и качества принятия управленческих решений за счет более адекватного отражения реальной ситуации в управленческой модели;

— обеспечения слаженной работы всех подразделений;

— упрощение работы с документами, повышение ее эффективности;

— повышение производительности труда сотрудников за счет сокращения времени создания, обработки и поиска документов;

— разграничения прав доступа сотрудников к информации.

Экономическая эффективность. В последнее время вопросы экономической эффективности систем автоматизации поднимаются все чаще и чаще. Количественно оценить экономическую эффективность от внедрения системы автоматизации достаточно сложно, так как приходится учитывать большое количество факторов и обрабатывать значительный объем информации. Чем сложнее и масштабнее система, тем сложнее количественно оценить ее экономическую эффективность. На основе эмпирических данных путем экспертного анализа в сочетании с факторным можно достаточно точно оценить экономический эффект, но мы не будет останавливаться на математических выкладках и попробуем выделить основные факторы, влияющие на экономический эффект. При рассмотрении вопросов о необходимости внедрения систем электронного документооборота мы выделили основные выгоды, которые получает организация от внедрения системы. Если система выбрана правильно и процесс внедрения прошел успешно, то за счет сокращения времени на выполнения рутинных операций по работе с документами сотрудники организации могут более эффективно использовать рабочее время и выполнять больший объем работ. Сложные системы позволяют оптимизировать деятельность отдельных подразделений и всей организации в целом. Многие системы позволяют получать аналитическую информацию, которая используется для принятия многих важных управленческих решений. Существуют и другие, не менее важные выгоды, которые даст система автоматизации. Эти выгоды не всегда проявляются в явном виде, но они, безусловно, также влияют на эффективность деятельности организации в целом — повышается уровень профессиональной подготовки персонала, растут амбиции сотрудников, прививается культура использования современных информационных технологий. Отдельного рассмотрения заслуживает стоимость систем. Стоимость системы зависит от нескольких факторов: класса системы, функциональных и технологических возможностей системы-представителя определенного класса, масштаба внедряемой системы. Стоимость системы складывается не только из стоимости лицензий программного обеспечения — работы, проводимые на том или ином этапе процесса внедрения, также потребуют средств, причем сумма, потраченная на внедрение, может значительно превышать суммарную стоимость лицензий необходимого программного обеспечения. Следующим весьма важным фактором, влияющим на конечную стоимость системы, является величина расходов на эксплуатацию, сопровождение и техническую поддержку системы. Таким образом, можно сказать, что внедрение системы электронного документооборота дает значительный экономический эффект, однако количественная его оценка является сложным процессом, так как приходится учитывать множество факторов. Экономический эффект в значительной степени определяется правильностью выбора системы и проведения процесса внедрения [6].

1.3 Сравнительный анализ инструментальных средств построения систем автоматизации учебно-учетной деятельности

Возможный состав программных инструментальных и технологических средств, ориентированных на управление документами и документооборотом, а также средств реализации процедур работы с документами может быть представлен следующим образом:

— средства для ввода бумажных документов и распознавание образов;

— средства для создания электронных документов;

— средства для организации и работы с электронным архивом;

— технологические средства, ориентированные на управление документооборотом;

— технологические средства, ориентированные на управление документами;

— инструментальные средства разработки приложений, реализующих специфические функции и технологии работы с документами.

Программные технологические пакеты, ориентированные на управление документами и документооборотом, должны быть открытыми для интеграции с приложениями, реализующими специфические функции, характерные при работе с документами на предприятии. Инструментальные средства для разработки приложений должны быть такими, чтобы приложения, разработанные с их помощью, интегрировались в программную среду управления документами и документооборотом. Далее рассмотрим несколько базовых систем электронного документооборота, являющимися основными лидерами на российском рынке, которые составят серьезную конкуренцию разработанному программному продукту.

Во-первых, это система DocsVision, которая решает следующие задачи управления документами и процессами:

1) автоматизация документооборота и архива документов;

2) автоматизация управленческих процессов;

3) поддержка современных методик управления: управление качеством, процессное управление, управление знаниями;

4) синхронизация бизнес-процессов и процедур документооборота в ваших филиалах и отделениях, в том числе в других городах и странах.

Система автоматически собирает информацию о текущем состоянии обработки задания. В карточке задания отображается информация о текущем статусе обработки задания, проценте исполнения, комментариях, внесенных исполнителем, добавленных или обновленных файлах. Система позволяет также вносить информацию в карточку задания вручную в том случае, если задание не маршрутизируется. Система обеспечивает возможности автоматизации более сложных процессов обработки документов. Карточка процесса содержит специальный раздел — «Параметры процесса». При разработке шаблона процесса пользователь имеет возможность описать параметры конкретного процесса. При создании карточки экземпляра процесса пользователь может зафиксировать значения конкретных параметров процесса.

Система обеспечивает средства поддержки периодических процедур обработки документов, например, подготовку ежемесячных отчетов. Для реализации этого сценария необходимо указать периодичность выполнения задания при его описании и сохранить карточку задания в папке. Система будет периодически запускать сценарий по обработке указанного документа. Описание периодичности аналогично описанию периодического задания в Microsoft Outlook.

Система может использоваться для организации одноразовой или периодической рассылки широковещательной информации, например прайс-листов компании. Для этого необходимо завести карточку прайс-листа и периодическое задание, указав в качестве исполнителей группу, которой адресована рассылка. При этом указать тип маршрутизации — обычные сообщения. В качестве текста задания указать содержимое сообщения. Для реализации сценария необходимо только своевременно обновлять прайс-лист. Приложение DocsVision «Управление архивом документов» предназначено для автоматизации процессов формирования, учёта выдачи-возврата и хранения дел, содержащих бумажные экземпляры документов, вышедших из оперативного делопроизводства, и может использоваться для решения следующих задач:

1) создание электронного архива организации;

2) автоматизация деятельности работников архивной службы организации;

3) автоматизация деятельности работников служб документационного обеспечения управления (ДОУ) в части ведения номенклатуры дел, а также формирования и оформления дел для последующей их передачи на архивное хранение.

Процесс формирования дел и архивирования документов, поддерживаемый приложением «Управление архивом документов», представлен на рисунке 1. 2

Рисунок 1.2 — Формирование дел и архивирование документов

Ведение номенклатуры дел (блок 1) (ведение справочника номенклатуры дел) — процесс, заключающийся в составлении систематизированного перечня заголовков (наименований) дел, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. Формирование дел и томов (блок 2) — процесс формирования дел с вложенными томами и присвоения им порядковых номеров. Списание документов в дела (блок 3) — процесс помещения документа в дело, согласно номенклатуре дел. Передача дел во временное пользование (блок 4) — до закрытия дел документы в составе этих дел могут передаваться во временное пользование. Архивирование дел (блок 5) производится после их закрытия и составления, согласования и утверждения описи дел на передачу в архив. Передача дел в подразделения (блок 6) — процесс передачи и приёма дел, хранящихся в архиве, для работы в подразделениях. Передача дел на постоянное хранение (блок 7) — процесс формирования, согласования и утверждения описей дел для передачи в фонды постоянного хранения. Уничтожение документа в архиве (блок 8) — процесс формирования, согласования и утверждения описей дел на уничтожение.

Наряду с этим, приложение «Управление архивом документов» обеспечивает возможность оперативного поиска дел, томов, документов, переданных в архив.

Во-вторых, DIRECTUM — система электронного документооборота и управления взаимодействием, нацеленная на повышение эффективности работы всех сотрудников организации в разных областях их совместной деятельности.

DIRECTUM является полноценной ECM-системой (Enterprise Content Management) и поддерживает полный жизненный цикл управления документами, при этом традиционное «бумажное» делопроизводство органично вписывается в электронный документооборот. DIRECTUM обеспечивает эффективную организацию и контроль деловых процессов на основе workflow: согласование документов, обработка сложных заказов, подготовка и проведение совещаний, поддержка цикла продаж и других процессов взаимодействия. Развитие системы идет в рамках концепции «Переход на электронный документооборот — легче, быстрее, доступнее».

Решение описанных задач обеспечивают модули системы DIRECTUM. Управление электронными документами. Создание и хранение различных неструктурированных документов (тексты Microsoft Word, таблицы Microsoft Excel, схемы Microsoft Visio, рисунки CorelDraw, видео и пр.); расширенная поддержка версий документов и ЭЦП; структурирование документов по папкам; назначение прав доступа на документы; история работы с документами; полнотекстовый и атрибутивный поиск документов.

Управление деловыми процессами. Поддержка процессов согласования и обработки документов на всех стадиях жизненного цикла (docflow); выдача электронных заданий и контроль их исполнения; взаимодействие между сотрудниками в ходе бизнес-процессов; поддержка свободных и жестких маршрутов; богатые расширяемые библиотеки блоков для формирования маршрутов (workflow).

Управление договорами. Организация процесса согласования и регистрации договоров и сопутствующих документов, а также оперативной работы с ними (поиск, анализ, редактирование и т. д.).

Управление совещаниями. Организация подготовки и проведения совещаний (согласование места и времени, состава участников, повестки); формирование и рассылка протокола; контроль исполнения решений совещания.

Канцелярия. Регистрация бумажных документов в соответствии с требованиями Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ); ведение номенклатуры дел с гибкими правилами нумерации; рассылка и контроль местонахождения бумажных документов; организация обмена электронными документами с ЭЦП с другими организациями.

Управление взаимодействием с клиентами. Ведение единой базы организаций и контактных лиц; ведение истории встреч, звонков и переписки с клиентами; сопровождение процесса продаж в соответствии с регламентированными стадиями; планирование маркетинговых мероприятий; анализ эффективности продаж и маркетинговых воздействий.

Архитектура и технические возможности системы DIRECTUM. Архитектура системы DIRECTUM позволяет создавать масштабируемые, надежные и безопасные корпоративные решения для управления документами, бизнес-процессами, совещаниями, договорами и взаимодействием с клиентами.

Адаптация системы DIRECTUM к специфическим нуждам организации и развитие системы вместе с ростом потребностей бизнеса обеспечивается возможностями инструмента разработки IS-Builder, который предлагает развитые средства быстрого и удобного создания новых справочников, карточек электронных документов, сценариев, экранных форм, типовых маршрутов, их отдельных блоков и других компонентов корпоративной системы электронного документооборота.

Интеграция системы DIRECTUM с ERP-системами, корпоративными порталами и другими составными частями ИТ-инфраструктуры организации возможна по различным направлениям, благодаря развитым интеграционным возможностям платформы DIRECTUM на базе набора средств интеграции DIRECTUM Integration Toolset и открытой архитектуре.

Территориально распределенная работа крупных организаций поддерживается сервером репликации, который обеспечивает прозрачный для пользователей и разработчика обмен данными — документами, задачами, заданиями, справочниками — между подразделениями организации.

Работа с DIRECTUM через Интернет и в Интранет реализована в DIRECTUM по нескольким направлениям. Сервер веб-доступа обеспечивает работу пользователей с документами и задачами DIRECTUM через интерфейс браузера, а Расширения DIRECTUM для SharePoint предлагают специализированный интерфейс доступа к данным системы DIRECTUM через корпоративный портал.

Обмен документами между сторонними организациями возможен благодаря специальным механизмам DIRECTUM, позволяющим передавать и контролировать доставку официальной корреспонденции в электронном виде на основе отраслевого формата обмена электронными документами. Обмен электронными документами между организациями-партнерами, даже в случае отсутствия системы электронного документооборота у любой из сторон, возможен с помощью программы DIRECTUM OverDoc на основе специально разработанного формата структурированного электронного документа.

Инструменты администрирования DIRECTUM позволяют управлять всеми задачами администрирования — от регистрации пользователей до создания политик миграции документов между файловыми хранилищами.

Технические требования к серверам, оборудованию рабочих станций и системному программному обеспечению отличаются гибкостью и позволяют эффективно использовать оборудование для работы DIRECTUM.

В-третьих, это система «ЕВФРАТ-Документооборот», основными функциями которой являются:

— регистрация документов в системе (регистрация нового документа на основе существующего;

— автоматическая проверка документа на дублирование при его регистрации);

— присоединение к карточке любого количества файлов произвольного формата;

— связывание документов перекрёстными ссылками;

— ведение номенклатуры дел;

— сканирование и распознавание документов (поддержка потокового сканирования; распознавание «на лету» (Drag& Recog));

— работа со словарями и справочниками (поддержка иерархических словарей и справочников);

— постановка документов на контроль (назначение контролера и ответственного по документу);

— слежение за ходом исполнения поручений, рассылка уведомлений и напоминаний (настраиваемый список уведомлений и напоминаний о приближении и наступлении срока исполнения каждого контролируемого задания; автоматизация процесса приема исполнителем поручения на исполнение или отказа от исполнения с отсылкой соответствующего уведомления);

— поиск документов по любому из полей регистрационной карточки и по тексту присоединенных к карточке файлов с учетом морфологии русского языка (сохранение поисковых запросов; использование поисковых запросов со сложными логическими условиями);

— подготовка и печать журналов и отчетов (формирование отчетов по результатам поиска контрольных документов и поручений; возможность использования при формировании отчетов данных о ходе исполнения каждого поручения; возможность использования диаграмм для формирования наглядных отчетов; экспорт отчетов в MS Word, MS Excel, MS Internet Explorer);

— автоматизация процессов списания и хранения документов в архиве.

Система «ЕВФРАТ-Документооборот» позволяет полностью воспроизвести и оптимизировать процессы прохождения документов и задач в организации за счет гибкого механизма проектирования маршрутов. Система поддерживает технологию workflow и предоставляет следующие возможности:

— создание параллельных и последовательных поручений, подпоручений соисполнителям;

— проектирование типовых маршрутов движения документов;

— надёжность и безопасность при работе с информацией обеспечивается за счет;

— разграничения прав доступа к документам, в том числе с использованием пользовательских ролей, что удобно при временном или постоянном замещении должностей;

— криптографического шифрования и применения ЭЦП;

— протоколирования действий пользователей в системе.

Расширенные возможности работы с электронной почтой и Интернет облегчают деятельность сотрудников и обеспечивают следующее:

— прием и регистрацию писем из электронной почты в системе «ЕВФРАТ-Документооборот»;

— рассылку документов, переписку между пользователями и группами пользователей системы при помощи встроенной почтовой службы;

— отправку документов по электронной почте внешним адресатам с использованием адресных книг почтовых программ;

— доступ к документам и поручениям при помощи веб-браузера из любой точки мира.

Развитые средства адаптации системы «ЕВФРАТ-Документооборот» позволяют самостоятельно настроить ее с учетом специфики организации и осуществить запуск в эксплуатацию.

«Дизайнер форм» позволяет создавать свои собственные регистрационные карточки для дальнейшего использования их при регистрации и учете документов в системе;

«Графический дизайнер маршрутов» позволяет проектировать типовые процессы обработки документов в организации;

«Менеджер журналов и отчетов» позволяет создавать новые шаблоны журналов и отчетов для осуществления анализа деятельности организации.

Уникальной особенностью системы «ЕВФРАТ-Документооборот» является входящая в комплект поставки встроенная СУБД Ника, поэтому система не требует дополнительных вложений в приобретение лицензий и поддержку сторонней базы данных.

«ЕВФРАТ-Документооборот» не требует особых условий установки и эксплуатации, не нуждается в покупке и внедрении дополнительного программного обеспечения сторонних разработчиков («Генератор отчетов», «Модуль морфологии» и др.). Гибкость и простота настройки позволяют пользователям с помощью средств адаптации и встроенного инструментария своевременно модернизировать систему в зависимости от изменений российского законодательства и деловой практики.

На данный момент, все вышеперечисленные системы являются ведущими системами автоматизированного документооборота, но специалистами так и не достигнуто однозначного соглашения, что делать со старыми бумажными документами, каким образом организовать использование старых данных, чтобы не утратить специфических свойств оригинальных документов. По результатам обследования ДЮСШ, как объекта автоматизации получены следующие выводы. Проблема информатизации ДЮСШ может быть решена путем создания автоматизированной информационной системы. В качестве одной из ее подсистем может выступать система документооборота, автоматизирующая основные процессы по подготовке, обработке, хранению, поиску и обмену документами, циркулирующими в организации. В качестве программной платформы для реализации разработки автоматизированной системы документооборота ДЮСШ, можно использовать вышеупомянутые системы, как наиболее удовлетворяющие требованиям заказчика и разработчика по своим функциональным возможностям, но необходимы доработки, связанные с обеспечением высокой доступности информации и повышением оперативности.

1.4 Цель и задачи дипломного проектирования

Целью дипломного проектирования является разработка элементов информационной системы автоматизации документооборота в спортивной школе. Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:

1) провести анализ методов и средств построения информационных систем автоматизации документооборота;

2) определить особенности организационной структуры спортивной школы как объекта внедрения средств автоматизации;

3) предложить структуру информационных моделей обработки и анализа данных учебно-учетной деятельности спортивного учреждения на основе концепции баз данных;

4) осуществить проектирование элементов информационной системы с использованием элементов CASE-технологий;

5) разработать программное обеспечение системы автоматизации документооборота спортивного учреждения с использованием принципов объектно-ориентированного программирования.

2 Разработка информационного обеспечения системы автоматизации учебно-учетной деятельности в спортивной школе

2.1 Особенности формирования информационных моделей на основе концепции баз данных

В настоящее время существенной проблемой является возрастание объемов взаимосвязанных данных, необходимых для решения коммерческих и административных задач. Взаимосвязанные данные называют информационной системой. Такая система в первую очередь призвана облегчить труд человека, но для этого она должна как можно лучше соответствовать очень сложной модели реального мира.

Ядром информационной системы являются хранимые в ней данные. На любом предприятии данные различных отделов, как правило, пересекаются, то есть используются в нескольких подразделениях или вообще являются общими. Например, для целей управления часто нужна информация по всему предприятию. Хранящиеся в информационной системе данные должны быть легко доступны в том виде, в каком они нужны для конкретной производственной деятельности предприятия [7].

Построение информационных систем основывается на понятиях теории баз данных.

Предметной областью называется часть реальной системы, представляющая интерес для данного исследования.

При проектировании автоматизированных информационных систем предметная область отображается моделями данных нескольких уровней. Число используемых уровней зависит от сложности системы, но в любом случае включает логический и физический уровни. Предметная область может относиться к любому типу организации (например, банк, университет, малое предприятие или завод).

Необходимо различать полную предметную область (предприятие) и организационную единицу этой предметной области. Организационная единица в свою очередь может представлять свою предметную область (отделы).

Информация, необходимая для описания предметной области, зависит от реальной модели и может включать сведения о персонале, заработной плате, товарах, накладных, счетах, отчетах по сбыту, то есть сведения о людях, местах, предметах, событиях и понятиях.

Объектом называется элемент информационной системы, информацию о котором мы сохраняем. В реляционной теории баз данных объект называется сущностью.

Объект может быть реальным (например, человек, какой-либо предмет или населенный пункт) и абстрактным (например, событие, счет покупателя или изучаемый студентами курс). Так, для складского учета примерами объектов могут служить поставщик, товар, получение и т. д. Каждый объект обладает набором определенных свойств, которые запоминаются в информационной системе. При обработке данных часто приходится иметь дело с совокупностью однородных объектов, например служащие, и записывать информацию об одних и тех же свойствах для каждого из них.

Объекты и их свойства являются понятиями реального мира. Для информационного пространства употребляется понятие атрибута объекта.

Атрибут — это информационное отображение свойств объекта. Каждый объект характеризуется рядом основных атрибутов. Например, сотрудник предприятия имеет такие атрибуты, как фамилию, имя, отчество, адрес и возможно идентификационный номер. Каждый атрибут в модели должен иметь уникальное имя — идентификатор. Атрибут при реализации информационной модели на каком-либо носителе информации часто называют элементом данных, полем данных или просто полем. Взаимосвязь между перечисленными выше понятиями проиллюстрирована на рисунке 2.1. Таблица — это некоторая регулярная структура, состоящая из конечного набора однотипных записей. Каждая запись одной таблицы состоит из конечного числа полей, причем конкретное поле каждой записи одной таблицы может содержать данные только одного типа [8].

Рисунок 2.1 — Взаимосвязь

ПоказатьСвернуть
Заполнить форму текущей работой