Моделирование бизнес-процессов на примере ООО "ПромТрансИнформ"

Тип работы:
Дипломная
Предмет:
Экономические науки


Узнать стоимость

Детальная информация о работе

Выдержка из работы

Аннотация

информационный моделирование бизнес

В данной работе рассматриваются бизнес-процессы ООО «ПромТрансИнформ» — далее ПТИ.

Были рассмотрены и изучены:

· общая характеристика предприятия;

Были рассмотрены виды деятельности организации, какие продукты она внедряет и какие услуги оказывает, с какими организациями (в частности крупнейшими) заключены договоры и как это влияет на деятельность организации.

· описаны методологии описания бизнес-процессов;

В основном применяется в ПТИ методология ARIS, которая позволяет рассматривать организацию со всех точек зрения и позволяет рассмотреть организацию с помощью иерархии моделей -- от обобщения до уровня процедур и ресурсного окружения функций.

· построены диаграммы бизнес-моделей (в нотациях ARIS с помощью CASE-средства Microsoft Visio) «AS IS» (как есть);

· найдено «узкое место» и, на примере модели eEPC, изображена модель «AS TO BE» (как должно быть);

«Узким местом» в данной курсовой является слабая организация рабочего процесса, которая возникает, когда обязанности распределены не рационально, что тормозит выполнение заказа.

· написано соглашение по моделированию и документирование бизнес-процесса;

· проведен анализ процесса.

Введение

Цель работы заключается в моделировании бизнес-процессов ООО «ПромТрансИнформ», выявление недостатков в деятельности конкретных отделов и предложение способа их устранения.

Вопрос об улучшении деятельности предприятия за счет нахождения и устранения, так называемых, «узких мест» в работе сотрудников, с помощью моделирования бизнес-процессов является актуальным в любом развивающемся предприятии.

Объектом изучения, в данной курсовой работе, является ООО ПТИ и его отделы, главной услугой которого — автоматизация предприятий промышленного железнодорожного транспорта.

Предметом изучения является взаимодействие отделов и сотрудников в этих отделах, подчиняющихся Генеральному директору.

Задачи работы: обучение навыкам работы с методологией моделирования бизнес-процессов ARIS, сбор информации и изучение бизнес-процессов предприятия, процедур моделирования, построение диаграмм бизнес-моделей, разработка соглашения по моделированию и документирование бизнес-процесса, проведение анализа процесса.

Методы работы. Работа выполняется с целью повышения навыков построения диаграмм бизнес-моделей в нотациях ARIS с помощью CASE-средства Microsoft Visio на примере бизнес-процессов ОАО «ПТИ».

В качестве исходных данных в работе используются следующие сведения:

· организационно-штатная структура предприятия;

· характеристика предприятия;

· организация проектирования в консалтинговых предприятиях;

· сведения об используемых прикладных системах ПТИ.

В результате проделанной работы и устранении «узких мест» ожидается упрощение и облегчение работа сотрудников, следовательно, уменьшение трудоемкости и совершения ошибок в отчетах.

1. Архитектура интегрированных информационных систем ARIS как методология моделирования бизнес-процессов

Разработчиком методологии ARIS (Architecture of Integrated Information Systems) является компания IDS Scheer AG, основанная в 1984 г. профессором Августом-Вильгельмом Шеером в г. Саарбрюккен (Саар, Германия). Методология ARIS представляет собой современный подход к структурированному описанию деятельности организации и ее представлению в виде взаимосвязанных и взаимодополняющих графических моделей, удобных для понимания и анализа.

Модели, используемые в ARIS, представлены на рисунке 1.1.

Рисунок 1.1 — Классификация моделей ARIS

Модели, создаваемые по методологии ARIS, отражают существующую ситуацию с той или иной степенью приближенности. Степень детализации описания зависит от целей проекта, в рамках которого проводится моделирование. Модели ARIS могут быть использованы для анализа и выработки различного рода решений по реорганизации деятельности предприятия, в том числе по внедрению информационной системы управления, разработке систем менеджмента качества.

Методология ARIS реализует принципы структурного анализа и позволяет определить и отразить в моделях основные компоненты организации, протекающие процессы, производимую и потребляемую продукцию, используемую информацию, а так же выявить взаимосвязи между ними. Создаваемые модели представляют собой документированную совокупность знаний о системе управления, включая организационную структуру, протекающие процессы, взаимодействия между организацией и субъектами рынка, состав и структуру документов, последовательность шагов процессов, должностные инструкции отделов и их сотрудников. В отличие от других подходов, методология ARIS предполагает хранение всей информации в едином репозитории, что обеспечивает целостность и непротиворечивость процесса моделирования и анализа, а также позволяет проводить верификацию моделей.

Методология ARIS основывается на концепции интеграции, предлагающей целостный взгляд на процессы, и представляет собой множество различных методик, объединенных в рамках единого системного подхода. Среди них такие известные, как:

· диаграмма eEPC (Extended Event Driven Process Chain — событийная цепочка процесса)

· диаграмма Чена (ERM — Entity Relationship Model — модель «сущность — связь»)

· язык UML (Unified Modeling Language — универсальный язык моделирования)

· методика OMT (Object Modeling Technique — методика объектно-ориентированного моделирования)

· методика BSC (Balanced Scorecard — система сбалансированных показателей) Достоинством такого подхода является то, что появляется возможность описания процессов и их окружения с различных, взаимодополняющих точек зрения.

2. Преимущества и недостатки существующих методологий моделирования бизнес-процессов

Методология ARIS.

Преимущества:

· возможность рассматривать объект с разных точек зрения; разные уровни описания, обеспечивающие поддержку концепции жизненного цикла систем; дифференцированный взгляд на анализируемый объект (организацию, систему управления и т. д.);

· богатство методов моделирования, отражающих различные аспекты исследуемой предметной области, позволяет моделировать широкий спектр систем (организационно-хозяйственных, технологических и прочих);

· единый репозиторий; все модели и объекты создаются и хранятся в единой базе проекта, что обеспечивает построение интегрированной и целостной модели предметной области;

· возможность многократного применения результатов моделирования; накопленное корпоративное знание о всех аспектах деятельности организации может в дальнейшем служить основой при разработке различных проектов непосредственно в среде ARIS и с использованием интерфейсов и других средств.

Недостатки:

· Для некоторых процессов чрезмерная формализация не только малоэффективна, но даже вредна в силу их специфики. Примером могут являться те составляющие бизнес — деятельности, которые напрямую связаны с творческими решениями малопрогнозируемых проблем, возникающих в ходе этой деятельности.

· Высокая стоимость продукта.

SADT (Structured Analysis and Design Technique) -- методология структурного анализа и проектирования, интегрирующая процесс моделирования, управление конфигурацией проекта, использование дополнительных языковых средств и руководство проектом со своим графическим языком. Процесс моделирования может быть разделен на несколько этапов: опрос экспертов, создание диаграмм и моделей, распространение документации, оценка адекватности моделей и принятие их для дальнейшего использования. Этот процесс хорошо отлажен, потому что при разработке проекта специалисты выполняют конкретные обязанности, а библиотекарь обеспечивает своевременный обмен информацией.

SADT возникла в конце 60-х годов в ходе революции, вызванной структурным программированием. Когда большинство специалистов билось над созданием программного обеспечения, немногие старались разрешить более сложную задачу создания крупномасштабных систем, включающих как людей и машины, так и программное обеспечение, аналогичных системам, применяемым в телефонной связи, промышленности, управлении и контроле за вооружением. В то время специалисты, традиционно занимавшиеся созданием крупномасштабных систем, стали осознавать необходимость большей упорядоченности. Таким образом, разработчики решили формализовать процесс создания системы, разбив его на следующие фазы:

· Анализ -- определение того, что система будет делать

· Проектирование -- определение подсистем и их взаимодействие

· Реализация -- разработка подсистем по отдельности

· Объединение -- соединение подсистем в единое целое

· Тестирование -- проверка работы системы

· Установка -- введение системы в действие

· Эксплуатация -- использование системы

Метод SADT в наибольшей степени подходит для описания моделей верхнего уровня. Его основные преимущества заключаются в следующем:

· полнота описания БП (управления, информационные и материальные потоки, обратные связи).

· Комплексность декомпозиции

· Возможность агрегирования и детализации потоков данных и информации (разделение и слияние дуг)

· Наличие жестких требований, обеспечивающих получение модели стандартного вида.

· Простота документирования процесса

· Соответствие подхода к описанию процесса стандарту ИССО

В то же время SADT обладает рядом недостатков:

· Сложность восприятия -- большое количество дуг на диаграмме.

· Большое количество уровней декомпозиции

· Трудность увязки нескольких процессов, представленных в различных моделях одной и той же организации.

IDEF0

Методология функционального моделирования. С помощью наглядного графического языка IDEF0, изучаемая система предстает перед разработчиками и аналитиками в виде набора взаимосвязанных функций (функциональных блоков — в терминах IDEF0). Как правило, моделирование средствами IDEF0 является первым этапом изучения любой системы.

Основные преимущества IDEF0 состоят в следующем:

· полнота описания бизнес-процесса (управление, информационные и материальные потоки, обратные связи);

· комплексность при декомпозиции (мигрирование и туннелирование стрелок);

· возможность агрегирования и детализации потоков данных и информации (разделение и слияние стрелок);

· наличие жестких требований методологии, обеспечивающих получение моделей процессов стандартного вида;

· простота документирования процессов;

· соответствие подхода к описанию процессов в IDEF0 стандартам ISO 9000: 2000.

Отсюда и общее назначение IDEF0 — это перестройка структуры функций, которая позволит повысить производительность и эффективность системы.

Методология IDEF3 (Integrated Definition Process Description Capture Method) была разработана с целью более удобного описания рабочих процессов (Work Flow), для которых важно отразить логическую последовательность выполнения процедур. Эта методика, в отличии от IDEF0, не стандартизирована.

IDEF3 — это структурный метод, показывающий причинно-следственные связи и события. Он также показывает, как организована работа, и какие пользователи работают с моделируемой системой. С помощью IDEF3 описываются сценарий и последовательность операций для каждого процесса. Сценарием называется описание последовательности изменения свойств объекта в рамках рассматриваемого процесса (например, описание последовательности этапов обработки детали в цеху и изменение ее свойств после прохождения каждого этапа). Исполнение каждого сценария сопровождается соответствующим документооборотом, который состоит из двух потоков: документы, определяющие структуру и последовательность процесса (технологические указания, описания стандартов) и документы, отображающие ход его выполнения (результаты экспертиз, отчеты о браке).

Средства документирования и моделирования IDEF3 позволяют выполнять следующие задачи:

· документировать имеющиеся данные о технологии процесса;

· определять и анализировать точки влияния потоков сопутствующего документооборота на сценарий технологических процессов;

· определять ситуации, в которых требуется принятие решения, влияющего на жизненный цикл процесса (например, изменение технологических свойств конечного продукта);

· содействовать принятию оптимальных решений при реорганизации технологических процессов;

· разрабатывать имитационные модели технологических процессов по принципу «как будет, если…».

IDEF3 имеет прямую взаимосвязь с методологией IDEF0 — каждая функция может быть представлена в виде отдельного процесса средствами IDEF3. Но функциональное моделирование в IDEF3 отличается от моделирования в IDEF0 и DFD, тем что она отражает функции системы во временной последовательности их осуществления.

Методология DFD (Data Flow Diagrams) — диаграммы потоков данных — это способ представления процессов обработки информации. Авторы методики Гейн и Сарсон разработали ее независимо от IDEF0. Эта методика, в отличии от IDEF0 не стандартизирована.

В отличие от стрелок IDEF0, которые представляют собой жесткие взаимосвязи, стрелки DFD (потоки данных) показывают, как объекты (включая и данные) реально перемещаются от одной функции к другой. Это представление потока данных обеспечивает отражение в модели DFD таких физических характеристик системы, как движение объектов, хранение объектов, распространение объектов.

Диаграммы DFD обеспечивают удобный способ описания передаваемой информации как между частями моделируемой системы, так и между системой и внешним миром. Это качество определяет область применения DFD — они используются для создания моделей информационного обмена организации, например, модели документооборота. Также DFD широко применяется при построении корпоративных информационных систем.

Unified Modeling Language (UML), унифицированный язык моделирования, непатентованный язык моделирования и спецификации, предназначенный для использования в области разработки программного обеспечения. Тем не менее, сфера его применения не ограничивается областью моделирования информационных систем. Он также может быть использован для моделирования инженерных систем, бизнес-процессов, организационных структур. UML -- язык используемый системными инженерами для спецификации, визуализации, конструирования и документирования сложных информационно-насыщенных объектных систем.

Преимущества UML

· UML объектно-ориентирован, в результате чего методы описания результатов анализа и проектирования семантически близки к методам программирования на современных объектно-ориентированных языках;

· UML позволяет описать систему практически со всех возможных точек зрения и разные аспекты поведения системы;

· Диаграммы UML сравнительно просты для чтения после достаточно быстрого ознакомления с его синтаксисом;

· UML расширяет и позволяет вводить собственные текстовые и графические стереотипы, что способствует его применению не только в сфере программной инженерии;

· UML получил широкое распространение и динамично развивается.

Недостатки:

· Избыточность языка. UML часто критикуется, как неоправданно большой и сложный. Он включает много избыточных или практически неиспользуемых диаграмм и конструкций.

· Неточная семантика. Так как UML определён комбинацией себя (абстрактный синтаксис), OCL (языком описания ограничений -- формальной проверки правильности) и Английского (подробная семантика), то он лишен скованности присущей языкам, точно определённым техниками формального описания. В некоторых случаях абстрактный синтаксис UML, OCL и Английский противоречат друг другу, в других случаях они неполные. Неточность описания самого UML одинаково отражается на пользователях и поставщиках инструментов, приводя к несовместимости инструментов из-за уникального трактования спецификаций.

· Проблемы при изучении и внедрении. Вышеописанные проблемы делают проблематичным изучение и внедрение UML, особенно когда руководство насильно заставляет использовать UML бизнес-аналитиков при отсутствии у них предварительных навыков.

· Пытается быть всем для всех. UML -- это язык моделирования общего назначения, который пытается достигнуть совместимости со всеми возможными языками разработки. В контексте конкретного проекта, для достижения командой проектировщиков определённой цели, должны быть выбраны применимые возможности UML. Кроме того, пути ограничения области применения UML в конкретной области проходят через формализм, который не полностью сформулирован, и который сам является объектом критики.

3. Выбор бизнес-процесса для моделирования и его содержательное описание

3.1. Общая характеристика предприятия

ООО ПромТрансИнформ занимается автоматизацией предприятий промышленного железнодорожного транспорта за счет внедрения информационных компонентов программно-технического комплекса Интегрированной информационной системы управления «Транспортно-логистический комплекс», управлением проектами внедрения специализированных информационных систем управления на магистральном железнодорожном транспорте, а также управлением проектами внедрения на территории Республики Казахстан приборов, устройств и информационных систем железнодорожной автоматики и телемеханики, оказывает консалтинговые услуги в этой сфере.

Основными направлениями деятельности ООО «ПромТрансИнформ» являются:

-Автоматизация железнодорожных предприятий, которая работает с такими ИТ-продуктами, как ИАС «Транспортная работа», ИАС «Эксплуатационные расходы», ИАС «Транспортные активы», ИАС «Взаимодействие с клиентами», ИАС «Эффективность логистики».

Аппаратно-программный комплекс ИАС ТР является частью программно-технической платформы «PTI Framework. Net.2.1. «, на котором построена Интегрированная информационная система управления «Железнодорожный комплекс» (ИИСУ «ЖДК»)

Данный комплекс является специализированным решением ООО «ПромТрансИнформ», базирующимся на ИТ-продуктах линейки. NET компании Microsoft.

ИАС ТР использует значительный объем встроенной бизнес-логики, обеспечивающей автоматизированное ведение процессов управления железнодорожным комплексом Заказчика.

Информационно-аналитическая система «Транспортная работа» (далее «ИАС ТР»), разработана специалистами ООО «ПромТрансИнформ» (г. Новосибирск).

Основной целью внедрения ИАС ТР является комплексная автоматизация управленческих бизнес-процессов производственного планирования и учета объемов и стоимости:

Транспортной логистики (перевозок);

32

Транспортной (логистической) работы;

Транспортного о

32

бслуживания клиентов (оказания транспортных услуг);

Транспортных расходов (себестоимости работ

32

и тарифов на услуги);

Эксплуатации транспортных активов железнодорожного предприятия на подъездном пути и в магистральном движении.

32

Она учитывает отраслевые отличия производственно-экономической деятельности железнодорожных предприятий (по сравнению с деятельностью промышленных предприятий)

Также ООО ПромТрансИнформ занимается транспортным и экономическим консалтингом (Транспортно-логические комплексы на ж/д, Транспортный консалтинг на ж/д транспорте, Экономический консалтинг на ж/д транспорте, ИТ-Консалтинг на ж/д транспорте, Методические руководства по ж/д тарифам) и управлением проектами на ж/д предприятиях (внедрение информационных систем на ж/д транспорте, оптимизация бизнес-процессов железнодорожной транспортной логистики, оптимизация эксплуатационных расходов железнодорожного транспортного комплекса, внедрение систем управления проектами).

Основными партнерами и заказчиками ООО «ПромТрансИнформ» являются предприятия промышленного железнодорожного комплекса железнодорожной отрасли Республики Казахстан и России.

Основным методологическим партнером ООО «ПромТрансИнформ» является ГОУ «Сибирский государственный университет путей сообщения» (г. Новосибирск). Специалисты компании имеют 6 — летний опыт работы в железнодорожной отрасли.

3.2 Область обследования

В качестве исследуемого объекта возьмем ООО «ПромТрансИнформ», а именно процесс организации рабочего процесса. Исследовав это предприятия и пообщавшись с сотрудниками, можно определить, что налицо слабая организация рабочего процесса. Более полное описание «узкого места» и способы его устранения представлены в разделе «Анализ процесса».

Организационная структура ООО «ПромТрансИнформ» (рисунок 3. 1):

Рисунок 3. 1-Оргструктура ПТИ

3.3 Порядок проведения обследования

· Место проведения обследования — здание ООО ПромТрансИнформ ул. Красный проспект, 220/5,оф. 326 (Сибирская Ярмарка);

· Способ обследования — интервью с сотрудниками ООО ПромТрансИнформ в устной форме, получение необходимой документации в электронном виде.

4. Моделирование «AS IS» (как есть), описание подхода. выбор и обоснование типов диаграмм, используемых для описания бизнес-процесса средствами ARIS

Каждое предприятие имеет структуры, правила и документы, которые составляют основу для исправного функционирования корпоративных процедур и должны быть интегрированы с новой системой управления качеством. Анализ «Как есть» предполагает исследование внедряемого стандарта с учетом спецификации компании. Цель такого анализа — выяснение требований стандарта, и в какой мере они затрагивают конкретные аспекты деятельности компании. На этом же этапе в рамках компании проводится инвентаризация документов и информационных систем, имеющих отношение к качеству.

Для моделирования процессов ООО «ПромТрансИнформ» будем использовать следующие диаграммы:

· Organizational chart — описание организационной структуры отдела.

· Knowledge map — отображение типов знаний работников ПТИ и структуризации форм их хранения для определения возможностей, которыми они располагают.

· Authorization map — описание полномочий работников.

· Informational carrier diagram — описание документов для удобства описания процессов, происходящих в отделе.

· Function Tree — разделение функций, выполняемых отделом, на уровни для более наглядного представления деятельности отдела.

· Function allocation diagram — описание объектов, окружающих функцию, для наглядного представления сложной функции.

· Communication diagram — представление взаимодействий организационных единиц, для описания выполнения всего процесса производства.

· Risk diagram — для описания рисков, возникающих в процессе деятельности.

· Product/Service Tree — для структурирования продуктов, полученных в результате деятельности отдела.

· Technical resources model — для описания технических ресурсов, используемых в отделе.

· Value-added chain diagram — описание процессов отдела, влияющих на качество функционирования. Для описания видов деятельности ПТИ, создающих добавленное качество выпускаемой продукции.

· Event-driven process chain diagram — описание действий в рамках бизнес-процесса. Для наглядного представления процессов, выполняемых отделом.

5. Соглашения по моделированию

Цель проекта по моделированию совпадает с целью курсового проекта и представлена во введении. В донной работе рассмотрены модели «AS IS» (как есть) и «AS TO BE» (как должно быть). Способ моделирования — сверху вниз.

Рассмотрено моделирование на следующих уровнях абстракции: типовые бизнес-процессы и экземплярные бизнес-процессы.

Рассмотрены модели, относительно исходных данных: описание требований, описание полномочий, должностные инструкции, услуги компании, функции сотрудников.

Методология ARIS содержит множество типов моделей, каждая из которых отнесена к определенному типу представления и уровню описания. В работе используются следующая иерархия, используемая для моделирования бизнес-процесса:

— процессы верхнего уровня, к которым относятся диаграммы Organizational chart- Организационная структура ПТИ, Technical resources model — Технические ресурсы, Product/Service Tree -Продукты и услуги ПТИ

— подпроцессы, к которым относятся диаграмма Informational carrier diagram — Документы ПТИ

— сценарии процессов, к которым относятся диаграмма Authorization map — Полномочия бизнес-аналитика

— процедуры (операции), к которым относятся диаграммы Event-Driven Process Chain, Knowledge map — Карта знаний бизнес-аналитика, Function allocation diagram — Окружение функции — процесс модернизации ИАС «Транспортная работа» под клиента, Value-added chain diagram — Процедуры для процесса участия в конкурсе.

В предыдущем разделе были перечислены виды диаграмм, которые представлены в курсовой работе. Элементы этих диаграмм детально описаны в соглашении по моделированию.

5.1 Глоссарий терминов проекта

Соглашение по моделированию определяет трактовку следующих терминов, используемых в проекте (таблица 5. 1):

Таблица 5.1 — Глоссарий

Термин (рус.)

Термин (англ.)

Определение

Функция

Function

Действия сотрудников, выполняемые при появлении заданного комплекса условий (событий) и направленные на получение требуемого результата.

Событие

Event

Отражение изменения состояния внешней или внутренней среды, выражающееся в наборе документов, принятых решениях, наступлении определенного срока и пр. Является результатом выполняемого действия, а также необходимостью выполнения одного или нескольких следующих действий. В отличие от функций, которые отражают процесс, протекающий во времени и имеющий определенную длительность, события происходят в одной точке во времени.

Бизнес-процесс

Business process

Связанный набор повторяемых действий (функций), преобразующих исходный материал и (или) информацию в конечный продукт (услугу) в соответствии с предварительно установленными правилами.

Продукт

Product

Продукт/услуга — результат человеческой деятельности или технологического процесса. Продукт может быть как материальным, так и нематериальным (услуга).

5.2 Диаграмма событийно-управляемой цепочки процесса (extended Event-driven Process Chain, eEPC). Используемые объекты и их символы представлены в таблице 5.2.1.

Таблица 5.2.1 — используемые объекты

Тип объекта рус. (англ.)

Символ с именем по умолчанию (рус. /англ.)

Целевое использование

Правила именования

Событие (Event)

Отображение событий, происходящих при выполнении бизнес-процесса

Имя начинается с имени объекта, состояние или событие по отношению к которому произошло

Носитель информации (Information carrier)

Представление информационного носителя данных в нематериальной форме (напр., на магнитном диске или флеш-памяти)

Именуется названием файла или именем информационной базы данных

Носитель информации (Information carrier)

Представление информационного носителя данных в материализованном виде (напр., на бумаге)

Имя должно содержать наименование документа

Экземпляр функции (Function instance)

Описание экземпляра бизнес-функции в цепочке выполнения бизнес-процесса.

Имя начинается с действия или обозначения процесса, существенные характеристики которого приводятся далее в имени.

Должность (Position)

Представление должности сотрудника организации.

Полное название должности

Прикладная система (Application system)

Представление используемых прикладных систем

Имя содержит название экземпляра прикладной системы

Типы связей, используемых в диаграмме событийно-управляемой цепочки процесса, представлены в таблице 5.2.2.

Таблица 5.2.2 — типы связей

Тип объекта-источника связи

Тип связи рус. (англ.)

Целевое использование

Тип объекта-приемника связи

Событие (Event)

Вызывает (activates)

Предназначена для вызова функции

Функция (Function)

Функция (Function)

Создает (creates)

Предназначена для описания создаваемого на выходе события

Событие (Event)

Функция (Function)

Приводит к (leads to)

Предназначена для описания итога выполнения

Правило (Rule)

Правило (Rule)

Вызывает (activates)

Предназначена для вызова функции

Функция (Function)

Правило (Rule)

Приводит к (leads to)

Предназначена для описания итога выполнения

Событие (Event)

Организационная единица (Organizational unit)

Выполняет (executes)

Предназначена для указания подразделения/лица, выполняющего функцию

Функция (Function)

Должность (Position)

Выполняет (executes)

Предназначена для указания подразделения/лица, выполняющего функцию

Функция (Function)

Носитель информации (Information carrier)

Функция (Function)

Имеет на входе (Provides input for)

Предназначена для описания документирования функции

Функция (Function)

Создает на выходе (Creates output to)

Носитель информации (Information carrier)

Прикладная система (Application system)

Поддерживает (Supports)

Предназначена для описания используемой прикладной системы

Функция (Function)

5.3 Диаграмма организационной структуры предприятия (Organizational chart)

Таблица 5.3.1 — Используемые объекты

Тип объекта рус. (англ.)

Символ с именем по умолчанию (рус. /англ.)

Целевое использование

Правила именования

Организационная единица (Organizational unit)

Обозначение отдельного штатного подразделения.

Полное название подразделения

Должность (Position)

Представление должности сотрудника организации.

Полное название должности

Типы связей, используемых в диаграмме организационной структуры, представлены в таблице 5.3.2.

Таблица 5.3.2 — типы связей

Тип объекта-источника связи

Тип связи рус. (англ.)

Целевое использование

Тип объекта-приемника связи

Должность (Position)

является непосредственным руководителем (is disciplinary superior)

предназначена для указания руководителя организационной единицы

Организационная единица (Organizational unit)

Должность (Position)

Организатор для (Is org manager)

предназначена для описания состава организационной единицы

Должность (Position)

5.4 Диаграмма структуры знаний (Knowledge structure diagram)

Типы объектов, используемых в диаграмме структуры знаний, представлены в таблице 5.4.1.

Таблица 5.4.1 — типы объектов

Тип объекта рус. (англ.)

Символ с именем по умолчанию (рус. /англ.)

Целевое использование

Правила именования

Документированное знание (Documented knowledge)

Объект используется для идентификации формализованного (задокументированного) объема знаний, необходимых для выполнения бизнес-функции.

Полное название документа, содержащего информацию

Категория знаний (Knowledge category)

Представление знаний или умений, которыми должен обладать сотрудник или необходимыми для успешного выполнения бизнес-функции.

Полуформальное определение необходимого объема знаний

Должность (Position)

Представление должности сотрудника организации.

Полное название должности

Типы связей, используемых в диаграмме структуры знаний, представлены в таблице 5.4.2.

Таблица 5.4.2 — типы связей

Тип объекта-источника связи

Тип связи рус. (англ.)

Целевое использование

Тип объекта-приемника связи

Должность (Position)

Требует (requires)

Предназначена для описания требуемых знаний для данной должности

Категория знаний (Knowledge category)

Категория знаний (Knowledge category)

Содержит (subsumes

Предназначена для описания документированных знаний, необходимых сотруднику

Документированное знание (Documented knowledge)

Категория умений (Knowledge category)

Содержит (subsumes)

Предназначена для описания умений, необходимых сотруднику

Документированное знание (Documented knowledge)

5.5 Диаграмма информационных носителей (Informational carrier diagram)

Типы объектов, используемых в диаграмме, представлены в таблице 5.5. 1

Таблица 5.5.1 — Типы объектов

Тип объекта рус. (англ.)

Символ с именем по умолчанию (рус. /англ.)

Целевое использование

Правила именования

Носитель информации (Information carrier)

Представление информационного носителя в материальной форме

Имя должно содержать наименование совокупности (картотеки) документов

Представление носителя информации

Имя содержит название информации

Типы связей, используемых в диаграмме, представлены в таблице 5.5.2.

Таблица 5.5.2 — типы связей

Тип объекта-источника связи

Тип связи

рус. (англ.)

Целевое использование

Тип объекта-приемника связи

Носитель информации (Information carrier)

Включает в себя (encompasses)

Предназначена для структурирования документов организации

Носитель информации (Information carrier)

5.6 Карта полномочий (Authorization map)

Типы используемых объектов представлены в таблице 5.6.1.

Таблица 5.6.1 — типы объектов

Тип объекта рус. (англ.)

Символ с именем по умолчанию (рус. /англ.)

Целевое использование

Правила именования

Полномочие (Authorization condition)

Представление полномочия для данного сотрудника

Название полномочия

Должность (Position)

Представление должности сотрудника организации.

Название должности

Типы связей представлены в таблице 5.6.2.

Таблица 5.6.2 — типы связей между объектами

Тип объекта-источника связи

Тип связи рус. (англ.)

Целевое использование

Тип объекта-приемника связи

Должность (Position)

Требует (requires)

Предназначена для описания полномочия

Полномочие (Authorization condition)

5.7 Дерево функций

Типы используемых объектов представлены в таблице 5.7.1.

Таблица 5.7.1 — типы объектов

Тип объекта рус. (англ.)

Символ с именем по умолчанию (рус. /англ.)

Целевое использование

Правила именования

Функция (Function)

Описание бизнес-функции в цепочке выполнения бизнес-процесса.

Имя начинается с действия или обозначения процесса, существенные характеристики которого приводятся далее в имени.

Типы связей представлены в таблице 5.7.2.

Таблица 5.7.2 — типы связей

Тип объекта-источника связи

Тип связи

рус. (англ.)

Целевое использование

Тип объекта-приемника связи

Функция (Function)

Является процессно-ориентированным вышестоящим (Is process-oriented superior)

Предназначена для описания типа подчиненности функций

Функция (Function)

5.8 Диаграмма окружения функции (Function allocation diagram)

Типы используемых объектов представлены в таблице 5.8.1.

Таблица 5.8.1 — типы объектов

Тип объекта рус. (англ.)

Символ с именем по умолчанию (рус. /англ.)

Целевое использование

Правила именования

Цель (Objective)

Описание цели процесса

Имя начинается с действия или обозначения процесса, существенные характеристики которого приводятся далее в имени.

Операционный ресурс (Operating resource)

Представление используемых ресурсов

Имя содержит название ресурса

Прикладная система (Application system)

Представление используемых прикладных систем

Имя содержит название экземпляра прикладной системы

Должность (Position

Представление должности сотрудника организации.

Полное название должности

Письмо (мэйл)

Письмо по электронной почте

Имя содержит название прикрепленного письма, отправленного по электронной почте

Носитель информации (Information carrier)

Представление информационного носителя в материальной форме

Имя должно содержать наименование совокупности

Местонахождение (Location)

Место, где находится объект

Имя должно содержать координаты места

Типы связей приводятся в таблице 5.8.2.

Таблица 5.8.2 — типы связей

Тип объекта-источника связи

Тип связи

рус. (англ.)

Целевое использование

Тип объекта-приемника связи

Функция (Function)

Поддерживает (supports)

Предназначена для описания подчиненности функций

Цель (Objective)

Должность (Position)

Отвечает по ИТ за (Is IT responsible for)

Предназначена для описания вклада в выполнение функции данным сотрудником

Функция (Function)

Носитель информации (Information carrier)

Имеет на входе (Provides input for)

Предназначена для описания документирования функции

Функция (Function)

Функция (Function)

Создает на выходе (Creates output to)

Носитель информации (Information carrier)

Прикладная система (Application system)

Поддерживает (Supports)

Предназначена для описания используемой прикладной системы

Функция (Function)

Функция (Function)

Выполняется в (Is executed at)

Предназначена для описания места выполнения функции

Местонахождение (Location)

5.9 Диаграмма коммуникаций (Communication diagram)

Типы объектов представлены в таблице 5.9.1.

Таблица 5.9.1 — Типы объектов

Тип объекта рус. (англ.)

Символ с именем по умолчанию (рус. /англ.)

Целевое использование

Правила именования

Взаимодействие (communication)

Представление взаимодействия между орг. единицами

Название взаимодействия

Должность (position)

Представление должности сотрудника организации

Полное название должности

Организационная единица (organization unit)

Обозначение отдельного штатного подразделения

Полное название подразделения

Типы связей представлены в таблице 5.9.2.

Таблица 5.9.2 — типы связей

Тип объекта-источника связи

Тип связи

рус. (англ.)

Целевое использование

Тип объекта-приемника связи

Организационная единица (Organizational unit)

Посылает (sends)

Описание взаимодействия между организационными единицами

Взаимодействие (communication)

Взаимодействие (communication)

Получает от (Is received from)

Организационная единица (Organizational unit)

Организационная единица (Organizational unit)

Посылает (sends)

Описание взаимодействия между организационной единицей и должностью

Должность (position)

5. 10 Модель технических ресурсов (Technical resources model)

Типы объектов представлены в таблице 5. 10.1.

Таблица 5. 10.1 — типы объектов

Тип объекта рус. (англ.)

Символ с именем по умолчанию (рус. /англ.)

Целевое использование

Правила именования

Операционный ресурс (Operating resource)

Имя содержит название ресурса

Используется вид конкретного ресурса

Типы связей представлены в таблице 5. 10. 2

Таблица 5. 10.2 — типы связей

Тип объекта-источника связи

Тип связи рус. (англ.)

Целевое использование

Тип объекта-приемника связи

Operating resource type

Принадлежит (Belongs to)

Описание принадлежности к виду

Operating resource class

5. 11 Дерево продуктов/услуг (Product/Service tree)

Типы используемых объектов представлены в таблице 5. 11.1.

Таблица 5. 11.1 — типы объектов

Тип объекта рус. (англ.)

Символ с именем по умолчанию (рус. /англ.)

Целевое использование

Правила именования

Продукт (Product)

Представление выпускаемой продукции

Имя содержит название продукта

Типы связей представлены в таблице 5. 11.2.

Таблица 5. 11.2 — типы связей

Тип объекта-

источника связи

Тип связи

рус. (англ.)

Целевое использование

Тип объекта-

приемника связи

Продукт (Product)

Содержит (subsumes)

Описание структуры выпускаемой продукции

Продукт (Product)

Типы используемых объектов представлены в таблице 5. 12. 1

5. 12. Диаграмма рисков (Risk diagram)

Тип объекта рус. (англ.)

Символ с именем по умолчанию (рус. /англ.)

Целевое использование

Правила именования

Категория рисков (Risk category)

Представление рисков

Имя содержит полуформальное описание риска

Риск (Risk)

Типы связей представлены в таблице 5. 12.2.

Таблица 5. 12.2 — типы связей

Тип объекта-источника связи

Тип связи рус. (англ.)

Целевое использование

Тип объекта-приемника связи

Категория рисков (Risk category)

Содержит (contains)

Описание содержания категории рисков

Категория рисков (Risk category)

Категория рисков (Risk category)

Включает в себя (encompasses)

Риск (Risk)

5. 13 Диаграмма цепочки добавленного качества (Value-added chain diagram)

Типы объектов представлены в таблице 5. 13. 1

Тип объекта рус. (англ.)

Символ с именем по умолчанию (рус. /англ.)

Целевое использование

Правила именования

Функция (Function)

Описание бизнес-функции в цепочке выполнения бизнес-процесса.

Имя начинается с действия или обозначения процесса, существенные характеристики которого приводятся далее.

Типы связей представлены в таблице 5. 13. 2

Таблица 5. 13.2 — типы связей

Тип объекта-источника связи

Тип связи

рус. (англ.)

Целевое использование

Тип объекта-приемника связи

Функция (Function)

Предшествует (Is predecessor of)

Описание последовательности выполнения

Функция (Function)

Является процессно-ориентированным вышестоящим (Is process-oriented superior)

Описание типа подчиненности

6. Диаграммы бизнес-модели

6.1 Событийно-управляемая цепочка процесса

Рисунок 6.1.1 — Событийно-управляемая цепочка обработки заявки от клиента (в нотации диаграммы ARIS extended Event-Driven Process Chain)

6.2 Диаграмма организационной структуры ПромТрансИнформ (Organizational chart) представлена на рисунке 6. 2

Рисунок 6.2 — Организационная структура ПТИ (в нотации диаграммы ARIS Organizational chart)

6.3 Карта знаний и диаграмма структуры знаний бизнес-аналитика представлены на рисунках 6.3. 1, 6.3. 2, 6.3.3.

Рисунок 6.3.1 — Карта знаний бизнес-аналитика (в нотации диаграммы ARIS Knowledge map)

Таблица 6.3.1 — Детализация

Наименование детализируемого объекта

Тип объекта

Наименование модели

Тип модели

1

Знания

Knowledge category

Знания бизнес-аналитика

Knowledge structure diagram

2

Умения

Knowledge category

Умения бизнес-аналитика

Knowledge structure diagram

Рисунок 6.3.3 — Умения бизнес-аналитика (в нотации диаграммы ARIS Knowledge structure diagram)

Рисунок 6.3.4 — Знания бизнес-аналитика (в нотации диаграммы ARIS Knowledge structure diagram)

6.4 Диаграмма информационных носителей ПТИ представлена на рисунке 6. 4

Рисунок 6.4 — Информационные носители ПТИ (в нотации диаграммы ARIS Informational carrier diagram)

6.5 Карта полномочий бизнес-аналитика представлена на рисунке 6. 5

Рисунок 6.5 — Полномочия бизнес- аналитика (в нотации диаграммы ARIS Authorization map)

6.6 Дерево функций для процесса выполнения заказа представлено на рисунке 6. 6

Рисунок 6.6 — Дерево функций для процесса выполнения заказа

6.7 Диаграмма окружения функции представлена на рисунке 6. 7

Рисунок 6.7. — Окружение функции — Модернизация ИАС «Транспортная работа» под клиента (в нотации диаграммы ARIS Function allocation diagram)

6.8 Диаграмма коммуникаций представлена на рисунке 6. 8

Рисунок 6.8 — Диаграмма коммуникаций — Передача результатов между отделами (в нотации диаграммы ARIS Communication diagram)

6.9 Модель технических ресурсов представлена на рисунке 6. 9

Рисунок 6.9 — Технические ресурсы ПТИ (в нотации диаграммы ARIS Technical resources model)

6. 10 Дерево продуктов/услуг представлено на рисунке 6. 10

Рисунок 6.9 — Продукты и услуги ПТИ (в нотации диаграммы ARIS Product/Service tree)

6. 11 Диаграмма рисков представлена на рисунке 6. 11

Рисунок 6.9 — Диаграмма рисков ПТИ (в нотации диаграммы ARIS Risks diagram)

6. 12 Диаграмма цепочки добавленного качества для процесса участия в конкурсе представлена на рисунке 6. 12

Рисунок 6. 12 -Процедура цепочки добавленного качества для процесса участия в конкурсе (в нотации диаграммы ARIS Value-added chain diagram)

7. Документирование бизнес-процесса

При управлении бизнес-процессами, менеджмент компаний сталкивается с тем, что уровень сложности их управления резко возрастает за счет значительного увеличения количества объектов в управлении и взаимодействия организационных структур, а также диверсификации бизнеса, и расширения географии и/или ассортимента.

В этом контексте документирование деятельности компании несет в себе ряд важных функций, таких как сохранение базы знаний о различных предметных областях компании (процессах, организационной структуре, продуктах, полномочиях и т. д.), повышение прозрачности бизнес-процессов (анализ эффективности взаимодействия структурных подразделений, участвующих в сквозном процессе), подготовка процессов организации для внедрения информационных систем. Документирование деятельности позволяет понять, какие процессы происходят в организации, кто несет за них ответственность, наделены ли эти ответственные достаточными полномочиями, обеспечены ли эти процессы достаточным количеством ресурсов (документирование ПТИ в таблице 7.1. 1).

Таблица 7.1.1 — Результаты обследования ПТИ

Должность

Отдел

Функция

Кому подчиняютя

Входящая информация

Исходящая информация

1

Бизнес-аналитик

Отдел аналитики

Написание БП

Гендиректор

пожелания клиента, данные обследования ПП клиента

ТЗ, бизнес-процессы

2

Программист

Отдел разработки

Кодинг ПО

Начальник отдела разработки

БП, пожелания клиента

ПО (программы)

3

Тестировщик

Отдел разработки

Тестирование ПО

Начальник отдела разработки

Готовое ПО

Рабочая программа

4

Гендиректор

Начальник ПТИ

Поиск клиентов, заключение с ними договоров

----

пожелания клиента, заключенный договор с клиентом

Указания начальнику рабработки

5

Директор

Начальник ПТИ

Соработа вместе с гендиректором

Гендиректор

пожелания клиента, заключенный договор с клиентом

Указания гендиректора

6

Разработчик

Отдел разработки

Проекти-рование архитектуры ПО

Начальник отдела разработки

БП, пожелания клиента

Сформированная архитектура

7

Веб-разработчик

Отдел разработки

Програм. для веб на стороне клиента и сервера, конфигурирование веб-сервера, верстка

Начальник отдела разработки

БП, пожелания клиента

Конфигурированный сервер, веб-сервер

8

Начальник отдела разработки

Отдел разработки

-----

Гендиректор

Задание от директора

Указания подчиненным

Уточненный список процессов и их владельцев представлен в таблице 7.1.2.

Таблица 7.1.2 — список процессов и их владельцев

Процесс

Тип

Владелец

Входящие подразделения и должностные лица

1

Производство

Основной

Гендиректор, директор

Гендиректор, директор

2

Обеспечение IT

Основной

Начальник отдела разработки

Отдел разработки

3

Контроль качества

Основной

Тестировщик

Отдел разработки

4

Управление организацией

Вспомогательный

Гендиректор, директор

Гендиректор, директор

5

Хранение данных

Вспомогательный

Бизнес-аналитик

Отдел аналитики

Итого, в отделе выделено 5 процессов. Из них 3 основных и 2 вспомогательных.

Документирование процесса производства представлено в таблице 7.1.3. Таким образом, при внесении необходимых изменений в процесс и его модель, в выходном документе не будет тех ошибок в логике и расстановке полномочий структурных подразделений, присутствующих при ручном подходе.

Например, при внесении изменений в процесс, в ARIS новые функции необходимо отразить на соответствующем БП указанием ответственного подразделения и соответствующего пользователя.

Вручную внесение подобных изменений кропотливый и долгий процесс, требующий отдельных проверок, что занимает много времени и ресурсов. В ARIS подобные изменения могут вноситься в течение несколько минут, а процесс генерации нового документа происходит автоматически.

Таблица 7.1.3 — Процесс производства

Функция

Должность

Подразделение

Входящая информация

ИС

1

Согласование условий с заказчиком

Директор

начальство

Условия заказчика

-

2

Заключение договора

Гендиректор

начальство

Техническое задание

-

3

Информирование сотрудников о заказе

Директор

начальство

Заказ на автоматизация (мэйл)

MS Office

4

Описание и документирование БП

Бизнес-аналитик

Отдел аналитики

Комплект документов БП

ARIS

5

Проектирование архитектуры ИС

Разработчик

Отдел разработки

Технологические инструкции, данные об архитектуре данных заказчика, комплект документов БП, требования к ПО

-

6

Кодирование ПО

Программист или веб-программист

Отдел разработки

Комплект документов БП,

Лицензия на ПО

Visual Studio

7

Тестирование ПО

Тестировщик

Отдел разработки

ИС заказчика

-

8

Внедрение ИС

Разработчик

Отдел разработки

Заключение по внедрениию ИС

-

Внесение изменений становится исключительно простым, а формирование регламентных документов не затягивается до момента, когда каждый новый документ уже не соответствует действительности.

8. Анализ бизнес-процесса

Анализ процессов следует понимать в широком смысле: в него включается не только работа с графическими схемами, но и анализ всей доступной информации по процессам, измерения их показателей, сравнительный анализ и т. д. Существует как качественный анализов, так и количественный анализ бизнес-процессов. Начнем с качественного анализа процесса. Выделение проблемных областей -- простейшее средство качественного анализа процесса. Основное назначение этого способа анализа состоит в том, чтобы определить направления дальнейшего более углубленного анализа. На рисунке 8.1 показаны четыре проблемные области.

Первая из них связана с планированием работы, вторая -- с выполнением заказов, третья -- со взаимодействием с клиентами, четвертая -- со взаимодействием с кадрами. Приводятся краткие формулировки проблем для каждой проблемной области.

Выявление проблемных областей осуществляется путем интервьюирования руководителей и сотрудников, участвующих в рассматриваемом процессе. Так, на примере рисунке 8.1 проводилось анкетирование сотрудников ПТИ. Каждый процесс из них выполняют определенные подразделения.

Рисунок 8.1 -Проблемные зоны ПТИ

Полученная таким образом схема процесса может служить предметом для обсуждения и анализа при выполнении проекта реорганизации процессов. Так, например, информация о взаимодействие с клиентами может быть рассмотрена более детально: каков порядок выполнения работ, процесс распределения ролей, порядок общения с клиентами и т. д.

Именно этот процесс подробно представлен на диаграмме (рисунок 6.1. 1).

Так как данный процесс имеет проблемы, это надо реструктурировать.

До модернизации процесс выглядел следующим образом: после заключения договора с клиентом, гендиректор ПТИ передавал руководство над проектом менеджеру проекта (рис. 8.2).

Но в случае возникновения каких — либо вопросов, менеджер проекта был вынужден обращаться к гендиректору, чтобы тот отзвонился клиенту и уточнил всю необходимую информацию. Зачастую это бывало крайне неудобно, так как гендиректор постоянно в командировках, и не всегда можно было с ним созвонится.

Поэтому менеджеру проекта постоянно приходилось ждать гендиректора, чтобы уточнить информацию.

Следовательно, сотрудники ждут дальнейших указаний, и работа перестает двигаться.

Рисунок 8.2 -Процедура выполнение заказа до устранения «узкого места» (в нотации диаграммы ARIS extended Event-Driven Process Chain)

Теперь процесс выглядит так: после заключения договора с клиентом, гендиректор ПТИ передает руководство над проектом менеджеру проекта (рис. 8. 3).

Передается не только руководство, но и все данные о клиентах (их телефлны и т. д.).

Теперь ожидать гендиректора не нужно (он может работать спокойно, заключать новые договоры), а менеджер проекта сам ведет всю работу. В приложении, А должностная инструкция бизнес-аналитика.

Рисунок 8.3 — Процедура выполнение заказа после устранения «узкого места» (в нотации диаграммы ARIS extended Event-Driven Process Chain)

Для того, чтобы посчитать, на сколько эффективна модернизация процесса, рассчитаем KPI (см. глоссарий).

Требования к системе KPI:

· каждый показатель должен быть четко определен;

· показатели и нормативы должны быть достижимы: цель должна быть реальной, но в то же время являться стимулом;

· показатель должен быть в сфере ответственности тех людей, которые подвергаются оценке;

· показатель должен нести смысл;

· показатели могут быть общими для всей компании, т. е. «привязаны» к цели компании, и конкретными для каждого подразделения, т. е. «привязаны» к целям подразделения.

Проведем анализ задержек во времени (за какое время выполнялся заказ до модернизации процесса и после) (таблица 8. 1). Расчеты берутся на один заказ.

Таблица 8.1 — Анализ задержек во времени

i

Actual, ч

Plan, ч

qiплан

qiфакт

Вес, wi

qiп*wi

qiф*wi

Уточнение информации у клиента

11,00

4,00

100,00%

275,00%

0,29 878

29,88%

82,16%

Написание БП

20,00

18,00

100,00%

111,11%

0,273 762

27,38%

30,42%

Кодинг

30,00

25,00

100,00%

120,00%

0,203 252

20,33%

24,39%

Тестирование ИС

7,00

6,00

100,00%

116,67%

0,224 205

22,42%

26,16%

Внедрение ИС

10,00

9,00

100,00%

111,11%

0,176 441

17,64%

19,60%

Интегральная оценка степени достижения цели

163,13%

Плановая интегральная оценка степени достижения цели

100,00%

Итого эффективность от модернизации (KPI) составляет 63,13%. Данные анализа БП по результатам отчета анализа модели процесса «БП выполнения заказа (eEPC)» представлены в таблице 8.2.

Таблица 8.2 — Отчет по результатам анализа модели процесса «БП выполнения заказа (eEPC)»

ПоказатьСвернуть
Заполнить форму текущей работой