Организация документооборота в ООО "Нижневартовскэнергонефть"

Тип работы:
Отчет
Предмет:
Экономические науки


Узнать стоимость

Детальная информация о работе

Выдержка из работы

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ

ГОУ ВПО «НИЖНЕВАРТОВСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ГУМАНИТАРНЫЙ УНИВЕРСИТЕТ»

Гуманитарный факультет

Отделение управления и истории

Кафедра документоведения и всеобщей истории

ОТЧЕТ

по учебной практике

в ООО «Нижневартовскэнергонефть»

Студентка 3 курса 32 группы

Голубничая Екатерина Сергеевна

Руководитель:

от организации Шнейдер Л. А.

техник РЭС Самотлор

ООО «НЭН»

Научный руководитель

Василенко Л.В.

Нижневартовск 2012

СОДЕРЖАНИЕ

ВВЕДЕНИЕ

ТЕМА 1. ИЗУЧЕНИЕ ИСТОРИИ ОРГАНИЗАЦИИ И СТРУКТУРНОГО ПОДРАЗДЕЛЕНИЯ

ТЕМА 2. ОПИСАНИЕ ПРОЦЕССА СОЗДАНИЯ ДОКУМЕНТОВ В ПОДРАЗДЕЛЕНИИ

ТЕМА 3. ОРГАНИЗАЦИЯ КОНФИДЕНЦИАЛЬНОГО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА

ТЕМА 4. ЗАПОЛНЕНИЕ АНКЕТЫ ДЛЯ РАБОТОДАТЕЛЯ

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

СПИСОК ИСПОЛЬЗУЕМОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

ВВЕДЕНИЕ

Я, Голубничая Екатерина Сергеевна, студентка 3 курса Нижневартовского Государственного Гуманитарного университета, обучающаяся на заочном отделении по специальности «Документоведение и документационное обеспечение управления» проходила практику в ООО «Нижневартовскэнергонефть».

Практика является составной частью учебного процесса и проводится для закрепления и углубления теоретических знаний по учебной дисциплине «Документоведение», изучения студентами процесса документирования управленческой деятельности современных государственных учреждений и организаций других видов собственности, получения практических навыков по работе с документацией.

Цели практики:

— знакомство и изучение основных систем документации, используемых в структурах организации, в которых проходит практику студент;

— изучение порядка и особенностей оформления документов, используемых в структурах организации, в которых проходит практику студент;

— использование результатов практики в научно-исследовательской деятельности.

Задачи практики

-сформировать навыки работы с организационными нормативными документами, устанавливающие правила создания и оформления документов;

— определить системы документации, применяемые в структурах организации, в которых проходит практику студент, на основе анализа номенклатуры, журналов регистрации, собеседований с руководителем отдела (по месту прохождения практики — архив, секретариат, отдел ДОУ, отдел по управлению персоналом и др.);

— проанализировать процесс документирования управленческой документации;

— уметь проектировать бланки приказов, распоряжений, писем, служебных записок и т. д. ;

— познакомиться с функциями службы ДОУ в организации (если она существует);

— уметь проводить консультации по проблемам документирования;

— применять традиционные и автоматизированные технологии;

— использовать современные методы рационализации документирования систем документации для решения задач профессиональной деятельности;

— использование собранного материала в ходе практики для написания курсовых и дипломных работ и другой научно-исследовательской деятельности по проблемам документоведения.

Во время прохождения практики я исполняла обязанности электромонтера.

Во время прохождения практики ознакомилась с распоряжением; положением, указанием, должностными инструкциями; с образцами: бланка письма, печати. Занималась проверкой документов, как: распоряжением, положением и подводила итог.

ТЕМА 1. ИЗУЧЕНИЕ ИСТОРИИ ОРГАНИЗАЦИИ И СТРУКТУРНОГО ПОДРАЗДЕЛЕНИЯ

Общество с ограниченной ответственностью «Нижневартовскэнергонефть» является юридическим лицом.

Полное фирменное наименование Общества на русском языке: Общество с ограниченной ответственностью «Нижневартовскэнергонефть».

Сокращенное фирменное наименование Общества на русском языке: ООО «НЭН»

Полное фирменное наименование Общества на английском языке: Limited Liability Company Nizhnevartovskenergoneft.

Сокращенное фирменное наименование Общества на английском языке: LLC NEN.

Общество имеет круглую печать со своим полным фирменным полным наименованием на русском языке и указанием организационно-правовой формы и места нахождения Общества. Общество вправе иметь штампы, бланки со своим наименованием, собственную эмблему и другие средства визуальной идентификации (см. рис. 1).

Рис. 1. Эмблема и другие средства визуальной идентификации

Место нахождения Общества: 628 609, Российская Федерация, Ханты-Мансийский автономный округ — Югра, Тюменская область, г. Нижневартовск, улица 9П, дом. 41, строение 5.

Почтовый адрес Общества: 628 609, Российская Федерация, Ханты-Мансийский автономный округ — Югра, Тюменская область, г. Нижневартовск, улица 9П, дом. 41, строение 5.

Общество приобретает статус юридического лица с момента его государственной регистрации.

Общество может быть ликвидировано добровольно на основании решения Общего собрания участников. Общество может быть ликвидировано по решению суда в установленном действующим законодательством Российской Федерации порядке. Ликвидация влечёт за собой прекращение Общества без перехода его прав и обязанностей в порядке правопреемства к другим лицам.

Общество несет ответственность по своим обязательствам всем принадлежащим ему имуществом, может от своего имени приобретать и осуществлять имущественные и неимущественные права, иметь обязанности, быть истцом и ответчиком в суде.

Общество не несет ответственности по обязательствам Российской Федерации, субъектов Российской Федерации и муниципальных образований, равно как Российская Федерация, субъекты Российской Федерации и муниципальные образования не несут ответственность по обязательствам Общества.

Участники Общества не отвечают по обязательствам Общества и несут риск убытков, связанных с его деятельностью, в пределах стоимости принадлежащих им долей в уставном капитале Общества. Участники Общества, не полностью оплатившие доли, несут солидарную ответственность по обязательствам Общества в пределах стоимости неоплаченной части принадлежащих им долей в уставном капитале Общества.

Общество не отвечает по обязательствам своих участников.

Общество вправе участвовать самостоятельно или совместно с другими юридическими и/или физическими лицами в других коммерческих и некоммерческих организациях на территории Российской Федерации и за ее пределами, в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации и правовыми актами соответствующего иностранного государства.

Общество может создавать филиалы и открывать представительства на территории Российской Федерации и за ее пределами и наделять их необходимыми полномочиями в пределах и в порядке, установленных действующим законодательством Российской Федерации, настоящим Уставом и внутренними документами, регулирующими деятельность филиалов и представительств Общества (положениями о филиалах и представительствах Общества).

Сведения о филиалах и представительствах Общества должны указываться в Приложении к настоящему Уставу, являющемуся его неотъемлемой частью.

Общество создается без ограничения срока деятельности.

Основной целью Общества является получение прибыли и удовлетворение общественных потребностей в товарах, услугах и работах, производимых, предоставляемых и осуществляемых Обществом.

В соответствии с основной целью основными видами деятельности Общества являются:

— деятельность по обеспечению работоспособности электрических и тепловых сетей;

— монтаж оборудования, зданий и сооружений электрических сетей;

— наладка оборудования, зданий и сооружений электрических сетей;

— ремонт оборудования, зданий и сооружений электрических сетей;

— эксплуатация оборудования, зданий и сооружений электрических сетей;

— диспетчерское управление и соблюдение режимов энергоснабжения и энергопотребления;

— сбор, передача и распределение электрической энергии;

— производство, ремонт и прокат оборудования на региональном и межрегиональном уровнях;

— торгово-закупочная, посредническая, консультационная, маркетинговая деятельность, другие виды деятельности;

— производство товаров народного потребления, продовольствия, продукции производственно-технического назначения;

— инвестиционная деятельность, включая операции с ценными бумагами;

— управление всеми принадлежащими Обществу акциями акционерных обществ и иными ценными бумагами;

— выполнение проектных и строительно-монтажных работ, производство строительных материалов, конструкций и изделий;

— ведение аварийных, восстановительных и спасательных работ;

— выполнение изыскательских, научно-исследовательских, опытно-конструкторских, технологических, инжиниринговых и других работ;

— организация выполнения заказов и поставок для государственных нужд и региональных потребителей производимой продукции;

— изучение конъюнктуры рынка товаров и исследовательских, социологических и иных работ, услуг;

— проведение и организация рекламно-издательской деятельности, проведение выставок, выставок — продаж, аукционов;

— внешнеэкономическая деятельность, осуществление экспортно-импортных операций;

— благотворительная, культурно-просветительная деятельность;

— обеспечение экономической безопасности Общества, сохранение его собственности, защита коммерческой тайны;

— осуществление любых иных видов деятельности, не запрещенных Российским законодательством.

Отдельными видами деятельности, перечень которых определяется действующим законодательством Российской Федерации, Общество может заниматься только на основании специального разрешения (лицензии). Если условиями предоставления специального разрешения (лицензии) на осуществление определенного вида деятельности предусмотрено требование осуществлять такую деятельность как исключительную, Общество в течение срока действия специального разрешения (лицензии) вправе осуществлять только виды деятельности, предусмотренные специальным разрешением (лицензией), и сопутствующие виды деятельности.

Организационная структура ООО «Нижневартовскэнергонефть» это форма разделения труда по управлению производством. Каждое структурное подразделение и должность создаются для выполнения определенного набора функций управления или работ. Линейно-функциональная структура ООО «Нижневартовскэнергонефть» отражает статическое положение подразделений и должностей и характер между ними.

Организационная структура организации состоит из: линейный подразделений, осуществляющих в организации основную работу; из специализированных обслуживающих функциональных подразделений.

Линейные звенья принимают решения, а функциональные подразделения информируют и помогают линейному руководителю в разработке конкретных вопросов и подготовке соответствующих решений, программ, планов для принятия конкретных решений. Функциональные службы доводят свои решения до исполнителей либо через высшего руководителя, либо (в пределах специальных полномочий) прямо. Как правило, функциональные службы не имеют права самостоятельно отдавать распоряжения производственным подразделениям.

Преимущества линейно-функциональной структуры организации: быстрое осуществление действий по распоряжениям и указаниям, отдающимся вышестоящими руководителями нижестоящим; рациональное сочетание линейный и функциональных взаимосвязей; стабильность полномочий и ответственности за персоналом; оперативное принятие и выполнение решений.

Службы ДОУ не имеется в ООО «Нижневартовскэнергонефть», но существует административно-хозяйственный отдел (АХО), который создан с целью организации документооборота и движения документов внутри организации.

Служба АХО в ООО «Нижневартовскэнергонефть» действует на основе разработанной инструкции «По делопроизводству». Сама инструкция «По делопроизводству» действует на основе положения нормативно-правовых и нормативно-методических документов. Инструкция была введена в целях упорядочивания документооборота в ООО «Нижневартовскэнергонефть» и в её структурных подразделениях. А так же, в целях совершенствования на единой основе ДО, повышения его эффективности путём унификации и стандартизации состава и форм Управленческой документации, технологий работы, обеспечения контроля исполнения документов.

Положения инструкции определяют правила работы со всеми документами, кроме тех, порядок работы с которыми регламентируется специальными нормативными актами. Положения Инструкции не распространяются на организацию обмена данными.

Из беседы с начальником отдела АХО ООО «Нижневартовскэнергонефть» я узнала, что делопроизводство в структурном подразделении ведётся тремя сотрудниками.

Таким образом, в структуру службу АХО ООО «Нижневартовскэнергонефть» входят:

1. Начальник АХО;

2. Старший документовед;

3. Непосредственные исполнители.

В отчёте по практике представлены следующие функции и задачи службы АХО, согласно Инструкции:

1. Приём и регистрация входящей корреспонденции;

2. Регистрация и отправка всей исходящей корреспонденции;

3. Учёт, регистрация и контроль исполнения издаваемых приказов, распоряжений;

4. Контроль исполнения решений и поручений из протоколов совещаний у руководителя;

5. Учёт и контроль исполнения входящих документов, направляемых непосредственно заместителям руководителя в соответствии с порядком прохождения документов;

6. Учёт и контроль исполнения поручений заместителей Руководителя — децентризован и выполняется делопроизводителем приёмной Руководителя.

Как и во всех предприятиях, учреждениях, организациях, в «Нижневартовскэнергонефть» есть своя нормативная база организационных документов, основная функция которых заключается в организации управленческой работы в организациях, учреждениях, предприятиях.

Организационные документы — это документы, в функцию которых входит организация систем и процессов управления.

За время учебно-производственной практики в «Нижневартовскэнергонефть» мною были изучены следующие «Организационно-правовые» документы:

1. Устав «Нижневартовскэнергонефть»

2. Штатное расписание;

3. Коллективный договор

4. Должностные инструкции;

В ходе учебно-практической работы в «Нижневартовскэнергонефть» мною были получены следующие знания об организационных документах. Организационные документы играют очень важную роль в организации управленческого процесса в «Нижневартовскэнергонефть».

УСТАВ — правовой акт, определяющий статус, порядок образования, компетенцию организации, ее функции, задачи, порядок работы.

Текст устава содержи следующие статьи:

СТАТЬЯ 1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

СТАТЬЯ 2. ЦЕЛЬ СОЗДАНИЯ, ПРЕДМЕТ И ОСНОВНЫЕ ВИДЫ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ОБЩЕСТВА

СТАТЬЯ 3. ПРАВА И ОБЯЗАННОСТИ УЧАСТНИКОВ ОБЩЕСТВА

СТАТЬЯ 4. УСТАВНЫЙ КАПИТАЛ ОБЩЕСТВА

СТАТЬЯ 5. УВЕЛИЧЕНИЕ УСТАВНОГО КАПИТАЛА ОБЩЕСТВА

СТАТЬЯ 6. УМЕНЬШЕНИЕ УСТАВНОГО КАПИТАЛА ОБЩЕСТВА

СТАТЬЯ 7. ПЕРЕХОД ДОЛИ К ДРУГОМУ УЧАСТНИКУ ОБЩЕСТВА ИЛИ ТРЕТЬИМ ЛИЦАМ

СТАТЬЯ 8. ЗАЛОГ ДОЛЕЙ В УСТАВНОМ КАПИТАЛЕ

СТАТЬЯ 9. ПРИОБРЕТЕНИЕ ОБЩЕСТВОМ ДОЛИ В УСТАВНОМ КАПИТАЛЕ ОБЩЕСТВА

СТАТЬЯ 10. ВЫХОД УЧАСТНИКА ИЗ ОБЩЕСТВА

СТАТЬЯ 11. ВКЛАДЫ В ИМУЩЕСТВО ОБЩЕСТВА

СТАТЬЯ 12. УПРАВЛЕНИЕ ОБЩЕСТВОМ

СТАТЬЯ 13. ОБЩЕЕ СОБРАНИЕ УЧАСТНИКОВ

СТАТЬЯ 14. ПОРЯДОК СОЗЫВА ОБЩЕГО СОБРАНИЯ

УЧАСТНИКОВ

СТАТЬЯ 15. ПОРЯДОК ПРОВЕДЕНИЯ ОБЩЕГО СОБРАНИЯ УЧАСТНИКОВ

СТАТЬЯ 16. ГЕНЕРАЛЬНЫЙ ДИРЕКТОР

СТАТЬЯ 17. АУДИТОРСКАЯ ПРОВЕРКА ОБЩЕСТВА

СТАТЬЯ 19. УЧЕТ И ОТЧЕТНОСТЬ ОБЩЕСТВА

СТАТЬЯ 18. РЕВИЗИОННАЯ КОМИССИЯ

СТАТЬЯ 20. ДОКУМЕНТЫ ОБЩЕСТВА

СТАТЬЯ 21. РАСПРЕДЕЛЕНИЕ ПРИБЫЛИ ОБЩЕСТВА

СТАТЬЯ 22. РЕОРГАНИЗАЦИЯ И ЛИКВИДАЦИЯ ОБЩЕСТВА

УСТАВ Устав ООО «Нижневартовскэнергонефть» Протокол № 16 от «19» ноября 2009 года ООО «Нижневартовскэнергонефть» утвержден решением Общего собрания участников общества с ограниченной ответственностью «Нижневартовскэнергонефть» Протокол № 16 от «19» ноября 2009 года.

Реквизит «гриф утверждения» расположен в правом верхнем углу и состоит из слова «Утвержден».

УСТАВ ООО «Нижневартовскэнергонефть» оформляется на общем бланке с указанием реквизитов.

Следующий организационный документ, представленный в отчёте по учебно-производственной практике — «Штатное расписание»

Штатное расписание — это документ, который закрепляет должностной и численный состав ООО «Нижневартовскэнергонефть» и форму зарплаты организации в целом.

Штатное расписание Штатное расписание «Нижневартовскэнергонефть» «01» апреля 2011 года № 257-К ООО «Нижневартовскэнергонефть» имеет свою Унифицированную форму N Т-4, Утверждённая Постановлением Госкомстата России от 05. 01. 2004 года, согласно ГОСТу Р.6. 10−2003 «Унифицированная система документации». Исследование служебной документации ООО «Нижневартовскэнергонефть» показало, что Штатное расписание оформляется на «Общем бланке» организации.

Настоящий документ содержит следующие реквизиты:

— Наименование организации;

— Код организации;

— Наименование вида документа;

— Форма по ОКУД;

— Форма по ОКПО;

— Номер документа;

— Дата составления документа;

— Дата документа;

— Гриф Утверждения документа;

— Дата утверждения документа;

— Унифицированная форма документа;

— Заголовок к тексту документа;

— Текст документа;

— Гриф руководителя кадровой службы;

— Личная подпись руководителя Кадровой службы;

— Гриф главного бухгалтера;

— Личная подпись главного бухгалтера;

Текс Штатного расписания составляется в виде таблицы, графы которой содержат:

1. Наименование структурного подразделения;

2. Наименование должностей;

3. Количество должностей;

4. Размер должностного оклада;

5. Надбавки;

6. Месячный фонд зарплаты;

7. Примечание Штатное расписание «Нижневартовскэнергонефть» 1 апреля 2011 года № 257-К.

Штатное расписание подписывает начальник Кадрового отдела, визируется Главным бухгалтером, утверждает Руководитель, подпись которого заверяется Печатью организации.

Коллективный договор Коллективный договор «Нижневартовскэнергонефть» заключен в соответствии с Трудовым кодексом Российской федерации, Законом Российской Федерации «О профессиональных союзах, их правах и гарантиях деятельности», иными нормативно-правовыми актами, регулирующими социально-трудовые отношения и направлен на обеспечение эффективной деятельности Общества с ограниченной ответственностью «Нижневартовскэнергонефть» и достойного уровня жизни работников, ведение единой согласованной политики в области социально-экономических отношений, обеспечение соблюдений социально-трудовых прав работников, а также повышение взаимной ответственности сторон, реализуя принципы социального партнерства в исполнении требований трудового законодательства и принятых обязательств.

Сторонами Коллективного договора являются Администрация Общества с ограниченной ответственностью «Нижневартовскэнергонефть», именуемое далее «Работодатель», в лице Александра Николаевича Жесткова, и работники Общества, именуемые далее «Работники», в лице председателя первичной профсоюзной организации Общества с ограниченной ответственностью «Нижневартовскэнергонефть» Галины Федоровны Дубиной, действующий на основании Положения о первичной профсоюзной организации. Действие Коллективного договора распространяется на всех работников Общества, в том числе работников филиалов, представительств и иных обособленных структурных подразделений Общества.

Интересы работников Общества при проведении коллективных переговоров, заключении или изменении Коллективного договора, осуществлении контроля за его выполнением, в соответствии со ст. 29 Трудового кодекса РФ представляет Первичная Профсоюзная организация ООО «НЭН».

Коллективный договор разработан и заключен равноправными сторонами добровольно на основе соблюдения норм законодательства, полномочности представителей сторон, свободы выбора, обсуждения и решения вопросов, составляющих его содержание, а также реальности обеспечения принятых обязательств. Стороны подтверждают обязательность исполнения условий настоящего Коллективного договора. Коллективный договор содержит 13 разделов.

Следующим локальным документом Общества с ограниченной ответственностью «Нижневартовскэнергонефть» являются правила Внутреннего трудового распорядка для работников Общества с ограниченной ответственностью «Нижневартовскэнергонефть» ПРАВИЛА Внутреннего трудового распорядка для работников Общества с ограниченной ответственностью «Нижневартовскэнергонефть».

Правила внутреннего трудового распорядка являются внутренним нормативным документом (локальным нормативным актом), регламентирующим в соответствии с Трудовым кодексом РФ и иными федеральными законами внутренний трудовой распорядок, включая порядок приема и увольнения работников, основные права, обязанности и ответственность работников, режим работы, время отдыха, а также применяемые к работникам поощрения за успехи в работе и взыскания за нарушение трудовой дисциплины.

Правила разработаны на основе трудового законодательства Российской Федерации с учетом конкретных производственных и экономических задач. Правила обязательны для всех работников.

Правила внутреннего трудового распорядка состоят из 11 разделов Правила внутреннего трудового распорядка Общества с ограниченной ответственностью «Нижневартовскэнергонефть».

Другим локальным документом Общества с ограниченной ответственностью «Нижневартовскэнергонефть» является Положение об оплате труда.

Положение разработано в соответствии с Трудовым Кодексом Российской Федерации, Уставом Общества с ограниченной ответственностью «Нижневартовскэнергонефть», действующими нормативными документами Российской Федерации, регламентирующими вопросы оплаты труда ПОЛОЖЕНИЕ об оплате труда работников Общества с ограниченной ответственностью «Нижневартовскэнергонефть».

Положение вводится с целью совершенствования оплаты труда в Обществе, проведения единой политики в оплате труда, упорядочения условий оплаты и стимулирования труда работников, обеспечения равного подхода к оценке соотношения уровней заработной платы в различных профессионально — квалификационных группах и категориях работников в зависимости от качества и сложности выполняемой работы.

Положение вводится с 01 января 2012 года и действует до введения в действие нового ПОЛОЖЕНИЕ об оплате труда работников Общества с ограниченной ответственностью «Нижневартовскэнергонефть».

ПОЛОЖЕНИЕ об оплате труда работников Общества с ограниченной ответственностью «Нижневартовскэнергонефть» состоит из 9 разделов, утвержденных генеральным директором А. Н. Жестовым.

Должностная инструкция — локальный организационно-правовой документ, устанавливающий для работника организации (подразделения) конкретные трудовые (должностные) обязанности в соответствии с занимаемой должностью.

Должностная инструкция — эффективное средство управления персоналом. Она выполняет организационную, регламентирующую и регулирующую роль. Должностная инструкция позволяет объективно оценивать работу каждого сотрудника службы. На основании должностной инструкции составляется трудовой договор с работником. Трудовой договор и должностная инструкция используются при разрешении конфликтных ситуаций (споров) между руководством организации и сотрудником (работодателем и работником).

Должностные инструкции разрабатываются на все должности, которые предусмотрены штатным расписанием.

Разработка должностной инструкции вменена в обязанность руководителя подразделения, согласовывается с отделом управления персоналом, с юрисконсультом и затем утверждается руководителем организации. Все наиболее существенные изменения вносятся в должностную инструкцию приказом руководителя организации.

За время прохождения учебно-производственной практики в ООО «Нижневартовскэнергонефть» были рассмотрены следующие должностные инструкции:

— Начальника оперативно-диспетчерской службы (ОДС);

— Начальника службы;

— Ведущего экономиста.

Должностная инструкция «Нижневартовскэнергонефть» состоит из следующих разделов:

1. Название должности.

2. Подразделение с указанием цели должности. Например: Цель должности: Оперативное руководство подразделениями РЭС «Самотлор» с целью обеспечение надежного, бесперебойного электроснабжения потребителей нефтедобычи в нормальных, ремонтных и аварийных ситуациях. И организационной диаграммой.

3. Количественные показатели влияния с указанием количества подчиненного персонала.

4. Основные обязанности расписаны с учетом % необходимого времени. Контакты (внутренние контакты и внешние контакты). Процесс принятия решений.

5. Права и ответственность.

6. Прочие должностные характеристики включают знания, навыки, способность к чему-либо, образование, знание языков, знание компьютера и опыт работы.

Например, из должностной инструкции Начальника оперативно-диспетчерской службы (ОДС):

Знание:

— организационно-распорядительные документы, законодательные и нормативные, правовые акты, регламентирующие производственно-хозяйственную деятельность Общества;

— перспективы технического развития Общества;

— оборудование службы и правила его технической эксплуатации;

— формы и методы производственно-хозяйственной деятельности;

— порядок и методы технико-экономического и текущего производственного планирования;

— основы экономики, организации труда, производства и управления; основы трудового законодательства;

— действующее положение об оплате труда работников Общества;

— возможности применения вычислительной техники, правила ее эксплуатации;

— правила и нормы охраны труда техники безопасности, промышленной санитарии и противопожарные мероприятия;

— правила внутреннего трудового распорядка Общества.

— корпоративные стандарты ТНК-ВР по ОТ, ПБ и ООС

— «Золотые правила безопасного ведения работ в ТНК-BP».

Навыки: Умение общения с руководителями и подчиненными, навыки организатора.

Способность к: Принятию быстрых и единственно верных решений в нестандартных ситуациях приемов безопасного производства работ, к совершенствованию и модернизации производства.

Образование: Высшее техническое образование.

Знание языков: Знание иностранного языка не требуется.

Знание компьютера: Microsoft Office (Word, Excel, Microsoft Outlook), Internet Explorer на уровне пользователя.

Опыт работы: на инженерно-технических должностях по специальности не менее 3 лет.

Данный анализ показал, что порядок составления и оформления должностных инструкций не соответствует ГОСТу Р. 6. 10−2003 «Унифицированная система документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению».

Из беседы с начальником АХО я узнала, что в настоящее время только разрабатываются должностные инструкции согласно ГОСТу Р. 6. 10−2003. Анализ представленного мне проекта должностной инструкции так же выявил не соответствие.

За время прохождения учебно-производственной практики в ООО «Нижневартовскэнергонефть» был определён порядок составления и оформления организационно-правовых документов.

Таким образом: в ООО «Нижневартовскэнергонефть» работает следующий порядок составления и оформления документов:

1. Документ оформляется на бланке формата А-4 и А-5, допускается А-3. Каждый лист документа должен иметь поля: мм. Поля Первого листа документа оформляется на бланке (собственного бланка). Второго и Последующих листов документа, оформленного без бланка Инструкция составления и оформления Организационно-Правовых документов в ООО «Нижневартовскэнергонефть».

2. Документы печатаются шрифтом Time New Roman, шрифтом №№ 12, 13, 14, через 1−2 межстрочный интервал;

3. Для выделения заголовка может использоваться полужирный шрифт;

4. Вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Номера страниц проставляются посередине верхнего поля листа арабскими цифрами;

5. для оформления Организационных документов применяются следующие бланки:

— Общий угловой бланк;

— Угловой бланк Начальника;

6. Заголовок к тексту документа является обязательным реквизитом. Точка в конце заголовка не ставится;

7. Дата документа; Датой документа является дата его подписания или утверждения. Даты оформляются цифровым способом в следующей последовательности: день месяца, месяц, год Из беседы с начальником отдела кадров в ООО «Нижневартовскэнергонефть».

День месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделёнными точкой;

Год — четырьмя арабскими цифрами: например 16. 03. 2005 года. Допускается 27 января 2005 года.

8. Регистрационный номер документа;

Составные части регистрационного номера пишутся через разделитель, без пробелов, например: 03−10/543 или 12−1-01/243, где 03−10 — индекс дела по номенклатуре дел, 543 — порядковый номер

9. Адресование документа;

При адресовании документа следует иметь в виду, что звание или чин адресата указывается в том случае, если указывается чин должностного лица, подписавшего документ.

При адресовании письма в организацию, указывают его наименование, затем почтовый адрес.

Следует иметь в виду, что написание адреса осуществляется в следующем порядке: улица, дом, квартира, город, район, область или регион, индекс.

10. Текст документа;

Первая сторона начинается на расстоянии 1,25 см левой страницы текстового поля. Текст документа оформляется шрифтом TAME NEW ROMAN 14 номером.

11. Подпись документа;

Если документ оформляется на угловом бланке Начальника или заместителя Начальника, то подпись включает личную подпись, инициалы имени, отчества и фамилию. Наименование должности и подписывается.

12. Отметка об исполнении

Отметка «Об исполнителе» включает в себя фамилию (фамилия, имя, отчество) исполнителя документа, номер его телефона и печатается шрифтом № 10. Отметку об исполнителе располагают на лицевой стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.

Если документ оформляется на общем бланке, то подпись не включает в себя классный чин, а только должность сотрудника.

Таким образом, проанализировав правила составления и оформления документа, в ходе практического исследования было установлено, что оформление документов в ООО «Нижневартовскэнергонефть» происходит не всегда в соответствии с ГОСТ Р. 6. 30−2003.

Вся корреспонденция поступает в АХО (административно-хозяйственную часть). Входящие документы проходят на начальном этапе первичную обработку и предварительное рассмотрение (См. рис. 2)

Рис. 2. Схема движения документов

Предварительное рассмотрение и распределение документов определяет прямоточность их движения и, соответственно, скорость доставки документа конкретному исполнителю.

Рассмотрела состав должностных лиц, имеющих право издания организационных документов. Издание документов — это заверение проекта документа подписью должностного лица, имеющего право на издание документов, в ходе которой документ получает юридическую силу на предприятии, учреждении, организации.

В ходе беседы с начальником отдела кадров, Тереховой Валентиной Николаевной было выявлено, что право издания документов в ООО «Нижневартовскэнергонефть» имеют следующие должностные лица:

— Генеральный директор;

— Заместитель генерального директора по управлению персоналом

— Главный инженер.

Данные положения «Об издании документов в ООО «Нижневартовскэнергонефть» прописаны в «Должностных инструкциях» Из беседы с начальником отдела кадров ООО «Нижневартовскэнергонефть».

Согласно моему наблюдению в период похождения учебно-производственной практики в ООО «Нижневартовскэнергонефть», можно сделать вывод, что способом издания служебных документов является электронное издание, т. е. через компьютерную технику или через копировально-множительные аппараты: принтеры, ксероксы.

Таким образом, изучение истории организации и структурного подразделения показало, что в организации «Нижневартовскэнергонефть» на основании Устава организации имеются свои цели и функции, история организации не прописана документально, имеется юридический адрес и статус. В ходе изучения выявила, что организация НЭН имеет линейно-функциональную структуру. Видами организационных документов являются организационно-распорядительные и информационно-справочные.

ТЕМА 2. ОПИСАНИЕ ПРОЦЕССА СОЗДАНИЯ ДОКУМЕНТОВ В ПОДРАЗДЕЛЕНИИ

устав документ реквизит делопроизводство

В ООО «Нижневартовскэнергонефть» создаются организационно-распорядительные и информационно-справочные документы. Организационно-правовые документы, относящиеся к локальному уровню документации были описаны выше: Устав, штатное расписание, коллективный договор, должностные инструкции.

Состав реквизитов организационной распорядительной документации, требования к их оформлению и порядок расположения реквизитов на стандартном листе бумаги установлены Государственным стандартом РФ ГОСТ Р 6. 30−2003 ГОСТ Р-6. 30−2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Унифицированные системы документации «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (принятый и введенный в действие постановлением Госстандарта Р Ф от 3 марта 2003 г. № 65-ст). Требования стандарта являются рекомендуемыми, однако их следует придерживаться при оформлении постановлений, распоряжений, приказов, решений, протоколов, актов, писем и других организационно-распорядительных документов, включенных в ОК 011−93 «Общероссийский классификатор управленческой документации» (ОКУД, класс 200 000).

Каждый документ имеет индивидуальный набор реквизитов, отражающий его особенности и назначение в управленческом процессе. Набор реквизитов официального письменного документа, расположенных в определенной последовательности, называется формуляром документа.

К распорядительным документам относятся приказ, распоряжение, указание, решение (постановление). В период похождения учебно-производственной практики в ООО «Нижневартовскэнергонефть» мной были проанализированы приказы:

— О поощрении к юбилейным датам от 31. 01. 2011 № 39 Приказ от 31. 01. 2011 № 39 О поощрении к юбилейным датам.

— О результатах расследования группового несчастного случая на производстве, произошедшего 18. 01. 2011 г. в результате ДТП 03. 02. 2011 № 53 Приказ 03. 02. 2011 № 53 О результатах расследования группового несчастного случая на производстве, произошедшего 18. 01. 2011 г. в результате ДТП

— О введение в действие СТО-302−01−2011"Ведение, хранение и оформление документов в сетевом районе" 04. 02. 2011 № 57 с целью установления порядка ведения, хранения и оформления перечня документов в производственных подразделениях Приказ 04. 02. 2011 № 57 О введение в действие СТО-302−01−2011"Ведение, хранение и оформление документов в сетевом районе".

Приказы по основной деятельности оформляются на общем бланке и содержат следующие реквизиты: наименование вида документа («ПРИКАЗ»), коды, дата документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту, отметка о контроле, текст, подпись, визы, отметка об исполнении документа.

Приказ 31. 01. 2011 № 39 Приказ от 31. 01. 2011 № 39 О поощрении к юбилейным датам. является приказом по управлению персоналом.

№ п/п

Реквизиты управленческой документации по ГОСТу Р 6. 30−2003

Реквизиты управленческой документации

1.

08 — наименование организации

ООО «Нижневартовскэнергонефть»

2.

10 — наименование вида документа

наименование вида документа (ПРИКАЗ)

3.

11 — дата документа

дата принятия документа (31. 01. 2011)

4.

12 — регистрационный номер

регистрационный номер № 39

5.

16 — гриф утверждения документа

Не имеется

6.

18 — заголовок к тексту

заголовок к тексту (О поощрении к юбилейным датам)

7.

20 — текст документа

состоит из двух частей: констатирующей (включает в себя основание данного приказа: На основании пункта 6.1. Положения об оплате труда работников Общества с ограниченной ответственностью «Нижневартовскэнерго-нефть» в связи с юбилейными датами,) и распорядительной (содержит предписания, излагаемые по пунктам)

8.

22 — подпись

этот реквизит имеется к конце документа и состоит из наименования должности лица, подписавшего документ, личной подписи (присутствует) и расшифровки подписи (А.Д. Гельд)

Таким образом, приказ от 31. 01. 2011 № 39 «О поощрении к юбилейным датам» не совсем соответствует ГОСТу Р 6. 30−2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». В документе отсутствуют коды, отметка о контроле, подпись, визы, отметка об исполнении документа и дата заверения документа.

Приказ 03. 02. 2011 № 53 О результатах расследования группового несчастного случая на производстве, произошедшего 18. 01. 2011 г. в результате ДТП Приказ. 03. 02. 2011 № 53 О результатах расследования группового несчастного случая на производстве, произошедшего 18. 01. 2011 г. в результате ДТП является приказом по управлению персоналом.

№ п/п

Реквизиты управленческой документации по ГОСТу Р 6. 30−2003

Реквизиты управленческой документации,

1.

08 — наименование организации

ООО «Нижневартовскэнергонефть»

2.

10 — наименование вида документа

наименование вида документа (ПРИКАЗ)

3.

11 — дата документа

дата принятия документа (03. 02. 2011)

4.

12 — регистрационный номер

регистрационный номер № 53

5.

16 — гриф утверждения документа

Не имеется

6.

18 — заголовок к тексту

заголовок к тексту (О результатах расследования группового несчастного случая на производстве, произошедшего 18. 01. 2011 г. в результате ДТП)

7.

20 — текст документа

состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной

8.

22 — подпись

этот реквизит имеется в конце документа и состоит из наименования личной подписи (присутствует) и расшифровки подписи (А.Д. Гельд)

Таким образом, приказ 03. 02. 2011 № 53 «О результатах расследования группового несчастного случая на производстве, произошедшего 18. 01. 2011 г. в результате ДТП» не совсем соответствует ГОСТу Р 6. 30−2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». В документе отсутствуют коды, отметка о контроле, подпись, визы, отметка об исполнении документа и дата заверения документа.

Приказ 04. 02. 2011 № 57 Приказ 04. 02. 2011 № 57 О введение в действие СТО-302−01−2011"Ведение, хранение и оформление документов в сетевом районе" является приказом по управлению персоналом.

№ п/п

Реквизиты управленческой документации по ГОСТу Р 6. 30−2003

Реквизиты управленческой документации,

1.

08 — наименование организации

ООО «Нижневартовскэнергонефть»

2.

10 — наименование вида документа

наименование вида документа (ПРИКАЗ)

3.

11 — дата документа

дата принятия документа (04. 02. 2011)

4.

12 — регистрационный номер

регистрационный номер № 57

5.

16 — гриф утверждения документа

Не имеется

6.

18 — заголовок к тексту

заголовок к тексту (О введение в действие СТО-302−01−2011"Ведение, хранение и оформление документов в сетевом районе")

7.

20 — текст документа

состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной

8.

22 — подпись

этот реквизит имеется к конце документа и состоит из наименования должности лица, подписавшего документ, личной подписи (присутствует) и расшифровки подписи (А.Д. Гельд)

Таким образом, приказ от 04. 02. 2011 № 57 О введение в действие СТО-302−01−2011"Ведение, хранение и оформление документов в сетевом районе" не совсем соответствует ГОСТу Р 6. 30−2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

К информационно — справочным документам ООО «Нижневартовскэнергонефть» относятся: протокол, акт, докладная записка, объяснительная записка, служебная записка, заявление, справка. Мной были проанализированы служебная записка.

Служебная записка должна иметь следующие реквизиты: наименование организации, наименование вида документа, дату, регистрационный номер, место составления или издания, заголовок, адресат, текст, подпись.

СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА № 01 от 14. 02. 2007 г. Служебная записка.

№ п/п

Реквизиты управленческой документации по ГОСТу Р 6. 30−2003

Реквизиты управленческой документации

1.

08 — наименование организации

имеется

2.

09 — справочные данные об организации

имеются

3.

10 — наименование вида документа

наименование вида документа (СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА)

4.

11 — дата документа

дата документа

5.

12 — регистрационный номер

№ 167

6.

14 — место составления или издания документа

имеется

7.

15 — адресат

имеется («Главному инженеру»)

8.

18 — заголовок к тексту

заголовок к тексту (Прошу…)

9.

20 — текст документа

включает просьбу и объяснение обращения

10.

22 — подпись

имеется и включает в себя: наименование должности лица, подписавшего документ (Начальник РЭС Глаголича В. В., личную подпись (имеется), ее расшифровку (В.В. Глаголич)

Таким образом, служебная записка соответствует ГОСТу Р 6. 30−2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Необходимо отметить, что основу правильной организации работы с документами составляет четкое разделение функций и вытекающих из них обязанностей работниками организации. Форма делопроизводства в является смешанной, так как приём, отправка и регистрация выполняется АХО, а хранение и подготовка к сдачи в архив проводится в структурных подразделениях.

За время прохождения учебно-производственной практики в ООО «Нижневартовскэнергонефть» мной был проанализирован протокол.

Протокол — документ, который фиксирует ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, заседаниях, конференциях. Протокол в ООО «Нижневартовскэнергонефть» оформляются на Общем бланке. Данный документ содержит следующие реквизиты:

— Наименование вида документа;

— Дата утверждения документа;

— Номер утверждения;

— Место издания документа;

— Заголовок к тексту документа;

— Текст документа;

— Повестка дня;

— Гриф председательствующего;

— Подпись председательствующего;

— Расшифровка подписи Председательствующего;

— Гриф Секретаря;

— Подпись Секретаря;

— Расшифровка подписи Секретаря; 48 Протокол ООО «Нижневартовскэнергонефть»

Таким образом, проанализировав данный документ, я пришла к выводу, что Протокол составляется, согласно ГОСТ Р.6. 30−2003. «Унифицированная система документации».

ТЕМА 3. ОРГАНИЗАЦИЯ КОНФИДЕНЦИАЛЬНОГО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА

Персональная ответственность за организацию и ведения делопроизводства, своевременное и отвечающее установленным требованиям исполнение документов, сохранность дел возлагается на:

— начальников структурного подразделения;

— делопроизводителя структурного подразделения;

— непосредственного исполнителя.

Персональная ответственность за организацию и ведения делопроизводства ведется на основании приказа № 685 от 30 декабря 2010 года.

Во исполнение требований Федерального закона Российской Федерации № 149-ФЗ от 27 июля 2006 г. «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» Федеральный закон Российской Федерации № 149-ФЗ от 27 июля 2006 г. «Об информации, информационных технологиях и о защите информации», Федерального закона Российской Федерации № 152-ФЗ от 27 июля 2006 г. «О персональных данных» Федеральный закон Российской Федерации № 152-ФЗ от 27 июля 2006 г. «О персональных данных» и методических документов ФСТЭК России по обеспечению безопасности персональных данных.

С 01. 01. 2011 г. ввести в действие Процедуру «Порядок обработки персональных данных» Процедура «Порядок обработки персональных данных» СТО 014−01−2011 к настоящему приказу.

Ведущий специалист Шитикова И. В. ответственна для доведения до сведений приказа согласно распределению.

Порядок обработки персональных данных работников Общества с ограниченной ответственностью «Нижневартовскэнергонефть» разработан в соответствии со следующими нормативно-правовыми документами:

— Статья 24 Конституции Российской Федерации;

— Глава 14 Трудового Кодекса Российской Федерации;

Федеральный закон Российской Федерации № 152-ФЗ «О персональных данных» от 27. 07. 2006 г. ;

— Постановление Правительства Российской Федерации «Об утверждении Положения об обеспечении безопасности персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных» № 781 от 17 ноября 2007 г. ;

— Постановление Правительства Р Ф от 15 сентября 2008 г. № 687 «Об утверждении Положения об особенностях обработки персональных данных, осуществляемой без использования средств автоматизации»;

— Положение о методах и способах защиты информации в информационных системах персональных данных, утвержденное Приказом ФСТЭК России от 5 февраля 2010 г. № 58.

Целью документа является определение порядка обработки персональных данных субъектов; обеспечение защиты прав и свобод субъектов персональных данных при обработке их персональных данных, а также установление ответственности должностных лиц, имеющих доступ к персональным данным субъектов, за невыполнение требований норм, регулирующих обработку и защиту персональных данных.

Документ предназначен для работников Общества, которые в рамках своих должностных обязанностей имеют доступ и (или) осуществляют обработку персональных данных субъектов персональных данных.

Цели и правовое основание обработки персональных данных

Обработка персональных данных субъектов персональных данных, являющихся работниками Общества, осуществляется в целях регулирования трудовых отношений между Обществом и работниками, содействия работникам в выполнении ими своих функциональных обязанностей, обучении, продвижении по работе, контроля количества и качества выполняемой работы и обеспечения сохранности имущества Общества, очередности предоставления отпусков, установления и расчета размера заработной платы, страхования работников, оформления страховых свидетельств государственного пенсионного страхования, обеспечения пропускного режима Общества, учета времени, проведенного работником в помещении Общества, а также в иных целях, необходимых Обществу в связи с трудовыми отношениями с работниками Общества Процедура «Порядок обработки персональных данных» СТО 014−01−2011.

Обработка персональных данных субъектов ПДн, являющихся соискателями должностей, осуществляется с целью принятия решения о возможности заключения с ними трудового договора.

Обработка персональных данных субъектов персональных данных, не являющихся работниками Общества, осуществляется в целях обеспечения выполнения работ и предоставления услуг, определенных Уставом и лицензиями Общества, выполнения договорных обязательств Общества перед клиентами, предоставления возможности работникам контрагентов Общества выполнения обязанностей, предусмотренных договорами между Обществом и ее контрагентами.

Основные условия проведения обработки персональных данных

Обработка персональных данных осуществляется:

— при наличии согласия субъекта персональных данных, за исключением случаев, предусмотренных частью 2 статьи 6 Федерального закона № 152-ФЗ;

— после направления уведомления об обработке персональных данных, за исключением случаев, предусмотренных частью 2 статьи 22 Федерального закона № 152-ФЗ;

— после принятия необходимых мер по защите персональных данных.

В Обществе приказом руководителя назначается работник (подразделение), ответственный за защиту персональных данных, и определяется перечень лиц, допущенных к обработке персональных данных.

Лица, допущенные к обработке персональных данных, в обязательном порядке под роспись знакомятся с требованиями настоящего документа и подписывают обязательство о неразглашение информации, содержащей персональные данные.

Запрещается:

— обрабатывать персональные данные в присутствии лиц, не допущенных к их обработке;

— осуществлять ввод персональных данных под диктовку.

Обработка (сбор, систематизация, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), использование, распространение (в том числе передача), обезличивание, блокирование, уничтожение) персональных данных подразделяется на:

— обработка персональных данных в информационных системах персональных данных;

— обработка персональных данных, осуществляемая без использования средств автоматизации.

Обработка персональных данных в информационных системах персональных данных с использованием средств автоматизации осуществляется в соответствии с требованиями постановления Правительства Российской Федерации от 17 ноября 2007 г. № 781 «Об утверждении Положения об обеспечении безопасности персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных», нормативных и руководящих документов уполномоченных федеральных органов исполнительной власти.

Не допускается обработка персональных данных в информационных системах персональных данных с использованием средств автоматизации:

— если не обеспечена конфиденциальность указанных данных (за исключением обезличенных ПДн и в отношении общедоступных ПДн);

— при отсутствии утвержденных организационных документов о порядке эксплуатации информационной системы персональных данных.

Обработка персональных данных, содержащихся в информационной системе персональных данных либо извлеченных из такой системы, считается осуществленной без использования средств автоматизации (неавтоматизированной), если такие действия с персональными данными, как использование, уточнение, распространение, уничтожение персональных данных в отношении каждого из субъектов персональных данных, осуществляются при непосредственном участии человека.

Обработка персональных данных не может быть признана осуществляемой с использованием средств автоматизации только на том основании, что персональные данные содержатся в информационной системе персональных данных либо были извлечены из нее.

Персональные данные при их обработке, осуществляемой без использования средств автоматизации, должны обособляться от иной информации, в частности путем фиксации их на отдельных материальных носителях персональных данных, в специальных разделах или на полях форм (бланков).

При фиксации персональных данных на материальных носителях не допускается фиксация на одном материальном носителе персональных данных, цели обработки которых заведомо не совместимы. Для обработки различных категорий персональных данных, осуществляемой без использования средств автоматизации, для каждой категории персональных данных должен использоваться отдельный материальный носитель Процедура «Порядок обработки персональных данных» СТО 014−01−2011.

Лица, осуществляющие обработку персональных данных без использования средств автоматизации (в том числе работники Общества или лица, осуществляющие такую обработку, но договору с Обществом), должны быть проинформированы о факте обработки ими персональных данных, обработка которых осуществляется Обществом без использования средств автоматизации, категориях обрабатываемых персональных данных, а также об особенностях и правилах осуществления такой обработки, установленных нормативными правовыми актами федеральных органов исполнительной власти, органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации, а также локальными правовыми актами организации (при их наличии).

ПоказатьСвернуть
Заполнить форму текущей работой