Организация и технология документационного обеспечения управления

Тип работы:
Курсовая
Предмет:
Менеджмент


Узнать стоимость

Детальная информация о работе

Выдержка из работы

Министерство образования и науки РФ

Государственное образовательное учреждение

высшего профессионального образования

«Сибирский государственный индустриальный университет»

Кафедра управления качеством и документоведения

КУРСОВОЙ ПРОЕКТ ПО ДИСЦИПЛИНЕ

«Организация и технология

документационного обеспечения управления"

Новокузнецк, 2012

Содержание

Введение

1. Общая часть

1.1 Организационная структура отдела вневедомственной охраны при управлении внутренних дел по городу Прокопьевску

1.2 Структура подразделений ОВО, выполняющих работы по ДОУ

1.3 Документооборот ОВО при УВД

1.4 Структура управленческой и нормативно-правовой документации

2. Специальная часть

2.1 Организационная структура службы документационного обеспечения управления

2.2 Потоки документов, образующих документооборот

2.3 Положение о службе ДОУ

2.4 Должностные инструкции работников службы ДОУ

Заключение

Список использованной литературы

Приложение, А Организационная структура ОВО при УВД

Приложение Б Положение об отделе делопроизводства

Приложение В Должностные инструкции работников

отдела делопроизводства

Введение

документационный управление документооборот должностная

Понятие службы ДОУ в настоящее время употребляется в двух значениях:

1. Структурное подразделение организации, выполняющее функции документационного обеспечения управления.

2. Структурное подразделение организации, осуществляющее функции по документационному обеспечению управленческой деятельности, и работники структурных подразделений, ответственные за ведение делопроизводства в подразделениях.

Основной целью службы ДОУ является организация, руководство, координация, контроль и реализация работ по документационному обеспечению управления.

Цель исследования: изучение рабочего процесса службы документационного обеспечения управления ОВО при УВД. Разработка способов рационализации документооборота.

Задачи:

изучение организационной структуры отдела вневедомственной охраны при управлении внутренних дел;

изучение структуры подразделений организации, выполняющих работы по ДОУ;

выявление системы документации, действующей в ОВО;

описание документооборота ОВО;

разработка положения о службе ДОУ.

1. Общая часть

1.1 Организационная структура отдела вневедомственной охраны при управлении внутренних дел

Организационная структура -- совокупность способов, посредством которых процесс труда сначала разделяется на отдельные рабочие задачи, а затем достигается координация действий по решению задач. Организационная структура определяет распределение ответственности и полномочий внутри организации. Как правило, она отображается в виде органиграммы -- графической схемы, элементами которой являются иерархически упорядоченные организационные единицы (подразделения, должностные позиции).

Организационная структура -- документ, устанавливающий количественный и качественный состав подразделений предприятия и схематически отражающий порядок их взаимодействия между собой. Структура предприятия устанавливается исходя из объёма и содержания задач, решаемых предприятием, направленности и интенсивности, сложившихся на предприятии информационных и документационных потоков, и с учётом его организационных и материальных возможностей.

Критерием наиболее популярной типологии организационных структур является распределение ответственности (способ группирования ответственности).

иерархическая;

линейная;

линейно-штабная;

функциональная;

упрощённая матричная;

сбалансированная матричная;

усиленная матричная;

проектная;

процессная;

дивизиональная

Нередко организационную структуру подстраивают под процесс производства продуктов или услуг в зависимости от типа производства и вида производства.

Предложенная Г. Минцбергом типология базируется на выделении шести основных структурных элементов организации:

операционное ядро организации -- осуществляет основные процессы по созданию ценности для конечного потребителя;

стратегическая вершина -- руководство организации, осуществляющее, формирование миссии, стратегических целей и стратегии деятельности организации;

средняя линия -- промежуточное звено между руководством и операционным ядром;

техноструктура -- объединяет аналитиков и специалистов, организующих и поддерживающих информационные потоки, формально организующих взаимодействие подразделений и контроль за их деятельностью;

вспомогательный персонал -- службы, обеспечивающие функционирование остальных элементов организации;

идеология -- атмосфера организации, связанная с её традициями.

На основании этого выделяется 6 типов сверхструктур:

простая структура -- основной частью выступает стратегическая вершина и организация стремится к централизации

машинная бюрократия -- во главе управления стоит техноструктура с доминирующим стремлением к стандартизации

профессиональная бюрократия -- власть принадлежит операционному ядру, наиболее ценным качеством выступает профессионализм

дивизиональная форма -- главную роль играет средняя линия за счет увеличения роли среднего звена

адхократия -- основной частью является вспомогательный персонал, стремящийся к сотрудничеству с внешними организациями

миссионерская форма -- ценности и идеология ставятся во главу управления организацией.

Основные параметры проектирования организационной структуры:

Параметры индивидуальной деятельности:

уровень специализации деятельности

уровень формализации поведения

параметры обучения

параметры восприятия организационной культуры

Структурные параметры:

параметры группировки ресурсов по подразделениям

размеры подразделений

Параметры поперечных связей:

параметры системы планирования и контроля

параметры механизмов связи

Параметры системы принятия решений:

уровень вертикальной децентрализации

уровень горизонтальной децентрализации.

Координация взаимодействия сотрудников является важной задачей при проектировании организационных структур. Г. Минцберг выделил следующие механизмы:

взаимное регулирование -- координация на основе информационной коммуникации работающих совместно сотрудников, групп, подразделений, характерна для простых систем, однако, с успехом используется и в сложных системах при управлении межфункциональными группами и проектными командами;

непосредственный контроль -- координация на основе директивных указаний координатора верхнего уровня иерархии, характерна для иерархических и других структур с жестким контролем со стороны руководства;

стандартизация процесса -- координация на основе спецификации (описания) содержания всех этапов процесса и соответствующих функций (инструкций) участвующих сотрудников, групп и подразделений;

стандартизация выходов -- координация на основе детальной спецификации (описания) результатов деятельности (процесса);

стандартизация навыков -- координация на основе идентификации характеристик компетенций, знаний и навыков персонала, осуществляющего деятельность и реализации соответствующего обучения персонала;

стандартизация норм -- координация на основе формирования разделяемых всеми участниками процесса норм деятельности, ее ценностей и традиций.

Организационная структура ОВО представляет собой дивизиональную форму распределения ответственности. Дивизиональная (или отделенческая) структура управления — наиболее распространенная форма организации управления. Смысл ее состоит в том, что самостоятельные подразделения практически полностью отвечают за разработку, производство и сбыт однородной продукции.

Организационная структура отдела вневедомственной охраны при управлении внутренних дел приложение А.

1.2 Структура подразделений ОВО, выполняющих работы по ДОУ

Документационным обеспечением управления в ОВО занимаются такие подразделения как: отдел делопроизводства и режима, секретариат и архив.

Отдел делопроизводства и режима — самостоятельное структурное подразделение аппарата Главного управления, подчиняющееся непосредственно начальнику.

В состав отдела делопроизводства и режима входят:

— начальник отдела;

— документовед;

— делопроизводитель.

Основные направления деятельности отдела делопроизводства и режима:

— Документационное обеспечение деятельности руководства управления и подразделений областного аппарата. Прием, регистрация и подготовка к докладу начальнику и его заместителям поступающих документов, осуществление их передачи для исполнения в подразделения Главного управления и подчиненные органы внутренних дел, контроль порядка обращения с документами, их движением и своевременностью возврата в отдел делопроизводства и режима;

— Обеспечение режима секретности и конспирации при работе с документами в управлении и подчиненных ему органах внутренних дел;

— Регистрация и учет писем (предложений, заявлений и жалоб), адресованных на имя начальника и его заместителей. Организация приема граждан, обращающихся в Главное управление. Осуществление контроля деятельности по разрешению обращений граждан в подразделениях Главного управления и подчиненных органах внутренних дел;

— Учет, организация размножения и рассылка нормативно-правовых актов МВД России и главного управления в подчиненные подразделения органов внутренних дел;

— Контроль своевременности исполнения подразделениями управления документов, по которым даны поручения начальником управления и его заместителями;

— Организационно-методическое руководство общим и секретным делопроизводством в подразделениях управления и органах внутренних дел. Обобщение и анализ данных о состоянии делопроизводства, режима секретности и работе с письменными и устными обращениями граждан в управлении и органах внутренних дел области.

В состав секретариата входят:

— секретарь руководителя ООО «Санкт-Петербургское Объединение Юридических лиц»;

— секретарь заместителя руководителя ООО «Санкт-Петербургское Объединение Юридических лиц»;

— секретарь по общим вопросам.

Секретариат выполняет следующие функции:

— составляет внутренние документы;

— проверяет правильность оформления, адресования, наличие приложений документов;

— тиражирует документы.

В архивный отдел входят:

— начальник архивного отдела;

— архивариус.

Архив создан в целях обеспечения хранения, учета, а также научного и практического использования документальных материалов до сдачи их в государственный архив.

Архив осуществляет следующие функции:

— принимает, учитывает и хранит законченные делопроизводством документальные материалы;

— разрабатывает номенклатуру дел и проверяет правильность формирования дел в соответствии с утвержденной номенклатурой;

— организует экспертизу научной и практической ценности документальных материалов, находящихся в архиве;

— передает документальные материалы на государственное хранение в установленные сроки;

— организует использование документальных материалов и выдает в установленном порядке справки, копии, выписки по документальным материалам, как заинтересованным учреждениям, так и отдельным лицам;

— учитывает и обеспечивает сохранность принятых в архив документов;

— изучает и обобщает опыт работы архивов учреждений и организаций;

1.3 Документооборот ОВО

Совокупность документов, движущихся по единому маршруту, составляет документопоток. Принято выделять три основных документопотока организации:

входящие документы;

исходящие документы;

внутренние документы.

В каждом из документопотоков выделяются документопотоки второго уровня. Например, документы, поступающие в организацию, могут включать документы из вышестоящих организаций, из сторонних организаций, обращения граждан и др. Исходящие документы также могут состоять из документов, направляемых в вышестоящие организации, сторонним организациям, гражданам и др. В составе внутренних документов отдельные документопотоки составляют распорядительные документы, протоколы, информационно-справочные документы (докладные, служебные записки и др.). Для каждого документопотока характерна своя схема прохождения документов.

Движение поступающих документов

При организации документооборота в конкретной организации учитывается ряд факторов, в частности: форма организации делопроизводства (централизованная, децентрализованная, смешанная), структура организации (чем больше уровней управления, тем сложнее система документооборота), способы принятия решений и характер распределения обязанностей между руководителями организации.

Централизованная форма делопроизводства предполагает максимальное сосредоточение операций по обработке документов в службе ДОУ и по возможности полное освобождение структурных подразделений от выполнения делопроизводственных функций (регистрации и учета документов, хранения дел и др.). Децентрализованная форма предполагает, что в структурных подразделениях организации ведется отдельное делопроизводство (прием, обработка, регистрация и др.). Такая форма делопроизводства оправдана только в случае территориальной разобщенности организации, при наличии удаленных от центрального офиса подразделений. При смешанной форме часть делопроизводственных функций выполняет служба ДОУ, часть — подразделения. Характер распределения функций между службой ДОУ и подразделениями может быть разным, чаще всего при смешанной форме делопроизводства часть документов регистрируется, контролируется, формируется в дела и хранится в службе ДОУ (как правило, это документы, поступающие руководству и исходящие от руководства), а часть документов регистрируется, контролируется, исполняется, хранится в структурных подразделениях (как правило, это документы по вопросам, решение которых находится в компетенции подразделений).

В целом движение исходящих документов включает следующие этапы:

Подготовка исполнителем проекта документа.

Согласование (визирование) проекта документа.

Доработка проекта документа по замечаниям.

Повторное визирование документа.

Подписание документа руководителем.

Регистрация документа (в службе ДОУ или в подразделении, если документ подписан руководителем подразделения).

Передача документа в службу ДОУ (если документ подписан руководителем подразделения).

Отправка документа корреспонденту и передача копии в дело.

Документы, переданные на отправку, должны быть отправлены в тот же день или, в крайнем случае, — на следующий день.

Движение внутренних документов организации на стадии подготовки и оформления должно быть организовано аналогично движению отправляемых документов, а на стадии исполнения или использования — аналогично движению поступающих документов.

Движение отдельных видов документов (документопотоков) имеет свои особенности в процессе подготовки и исполнения, поэтому службы ДОУ разрабатывают схемы движения документов (маршрутные схемы), наглядно показывающие движение наиболее важных для деятельности организации видов документов.

1.4 Структура управленческой и нормативно-правовой документации

ОВО издает следующие документы: приказы, распоряжения, инструкции.

В целях эффективного использования ПК в ОВО устанавливаются единые правила оформления документов.

Для сокращения количества применяемых форм документов в ОВО могут разрабатываться унифицированные формы документов (УФД), представляющие совокупность реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в этой сфере деятельности задачами.

Приказы

Приказ — правовой акт, издаваемый начальником отдела для решения основных и оперативных задач, вопросов финансово-хозяйственной деятельности, стоящих перед академией.

Приказ может быть издан начальником ОВО или лицом, исполняющим обязанности в случае его отсутствия.

В приказах по основной деятельности решаются вопросы хозяйственной, финансовой деятельности, планирования, отчетности.

Употребление бланков произвольной формы не допускается. Передача приказов, их копий работникам сторонних организаций допускается только с разрешения руководства. Проекты приказов разрабатываются структурными подразделениями ОВО по поручению руководства или по собственной инициативе.

Подготовка приказа включает в себя: изучение существа вопроса и сбор необходимых сведений; подготовку проекта приказа; согласование проекта; подписание начальником, регистрацию. Согласование проекта приказа осуществляется путем визирования. Визируют проект исполнитель, руководитель структурного подразделения, вносящего проект, все указанные в проекте исполнители. Проекты приказов, исполнение которых требует финансового обеспечения, визируют ответственные лица финансовой службы, начальник юридического отдела

Проекты приказов представляются в отдел делопроизводства для того, чтобы сотрудники отдела могли проверить правильность их оформления.

Начальник отдела делопроизводства имеет право:

требовать от исполнителей проектов доработки документов, подготовленных с нарушением установленных правил составления и оформления документов.

требовать от исполнителей проектов качественного исполнения документов в определенные сроки.

Ответственность за качество подготовки документов, как по содержанию, так и по оформлению возлагается на руководителей структурных подразделений, готовивших эти документы.

Оформляется приказ на общем бланке и должен иметь следующие реквизиты: название вида документа, дату, номер приказа, заголовок, текст, подпись, визы согласования.

Приказы подписывает начальник или лицо, исполняющее его обязанности, только после подписания приказ вступает в силу, если в тексте не указано другого срока.

Все подписанные приказы регистрируются в отделе делопроизводства. При регистрации приказы нумеруются порядковыми номерами в пределах календарного года:

по основной деятельности с литерой «об»;

по личному составу — с литерой «к»;

по внебюджетной деятельности — с литерой «в»;

по командированию — с литерой «ком».

Распоряжения

Распоряжение — распорядительный документ, издаваемый начальником и заместителем по вопросам информационно-методического характера, а также по вопросам оперативного управления деятельностью (совещания, конференции и т. д.). Распоряжение не должно содержать предписаний, носящих нормативный характер.

Подготовка и оформление распоряжений проводятся по тем же правилам, что и приказа.

Распоряжения подписывает начальник или лицо, исполняющее его обязанности.

Положения, правила, инструкции

Положение принимается в том случае, если в нем устанавливаются системно связанные между собой правила по вопросам, отнесенным к компетенции отделения.

В правилах устанавливаются нормы и требования, обязательные для выполнения.

В инструкции излагаются правила, регулирующие специальные стороны деятельности ОВО и граждан.

В заголовке к тексту инструкции обозначается объект или круг вопросов, на которые распространяются ее требования.

Положения, правила, инструкции применяются как самостоятельные правовые акты, которые утверждаются начальником путем издания приказа об их утверждении или проставлением грифа утверждения.

2. Специальная часть

2.1 Организационная структура службы документационного обеспечения управления

ДОУ — отрасль деятельности, обеспечивающая своевременное и правильное создание документов, а также организацию работы с ними (получение, передача, обработка, регистрация, контроль, хранение, систематизация, подготовка документов к сдаче в архив, уничтожения).

Служба документационного обеспечения управления ОВО состоит из секретариата, отдела делопроизводства и архива.

Задачи службы ДОУ:

Постоянное совершенствование форм и методов работы с документами.

Обеспечение единого порядка документирования.

Контроль за исполнением документов.

Хранение документов.

Унификация форм документов.

Сокращение документооборота.

Разработка нормативных и методических документов по совершенствованию документообеспечения в организации.

Внедрение прогрессивных технологий на базе применения вычислительной и организационной технологии.

Функции службы ДОУ

Разработка, внедрение альбома унифицированных форм документов, организаций, внесение в них изменений.

Обработка, регистрация документов, учетно-справочная работа.

Доклад руководству о документах, контроль правильности оформления документов, предоставленных на подпись руководству.

Контроль за прохождением, исполнением и оформлением документов в намеченные сроки.

Подготовка и размножение документов.

Разработка НД и хранение дел.

Контроль за работой с документами в структурных подразделениях.

Организация работы архива.

Повышение квалификации работников.

Основным нормативным документом, регламентирующим наименование должностей работников службы ДОУ, является «Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей руководителей, специалистов и служащих», М. — 1996, а также «Классификационный справочник должностей, руководителей, специалистов и других служащих», М — 1998 г.

Согласно этим нормативным документам, все работники службы ДОУ по характеру труда делятся на три категории:

Руководители:

начальник отдела делопроизводства;

начальник секретариата;

начальник архива.

Основные функции руководителя:

Планирование и распределение работы.

Подбор и расстановка кадров.

Координация деятельности подразделения, его структурных звеньев и отдельных сотрудников.

Контроль за выполнением работы.

Количество руководителей не должно превышать 20% от общего числа делопроизводственного персонала.

Специалисты:

ведущий документовед;

помощник руководителя;

референт;

заместитель начальника архива.

Основные функции:

Выполнение технологических и оперативных задач.

Выполнение творческих операций по анализу и обобщению информации.

Разработка нормативно-методической базы.

Подготовка проектов документов по заданию руководства организации.

Технические исполнители:

документовед;

секретарь руководителя;

архивариус.

Основные функции: выполнение операций по передаче, фиксации, учету, доставке и хранению информации.

2.2 Потоки документов, образующих документооборот

Документооборот составляет движение документов в ОВО с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки.

Порядок прохождения и исполнения поступающей корреспонденции

Доставка документов в отдел осуществляется, как правило, средствами почтовой или электронной связи.

С помощью почтовой связи в отдел доставляются письменная корреспонденция в виде простых и заказных писем, почтовых карточек, бандеролей и мелких пакетов, а также печатные издания.

По каналам электронной связи поступают телеграммы, факсограммы, телефонограммы, сообщения по электронной почте.

Вся корреспонденция, поступающая в отдел, принимается и регистрируется в секретариате.

Если сотрудники, в т. ч. руководители, получили корреспонденцию за пределами отдела, они обязаны передать ее в секретариат.

При приеме корреспонденции проверяется целостность конвертов или другой упаковки и правильность адресования.

Ошибочно доставленная корреспонденция пересылается отправителю.

Корреспонденция, получаемая под расписку (с нарочным, заказная и.т.п.), регистрируется в журнале.

Не подлежат вскрытию конверты, адресованные должностным лицам, с пометкой «Лично», общественным организациям.

При вскрытии конверта (упаковки) проверяются правильность адресования и наличие вложенных документов.

При обнаружении повреждения, отсутствия документа или приложения к нему, а также несоответствия номера, указанного на конверте, номеру вложенного документа составляется акт в двух экземплярах, один из которых прилагается к полученному документу, а другой направляется отправителю.

Конверты от поступившей корреспонденции сохраняются и прилагаются к документам в случаях, если адрес отправителя указан только на конверте; если дата документа и дата его отправки согласно почтовому штемпелю имеют большие расхождения во времени; если конверт необходим в качестве оправдательного документа к расходам по оплате корреспонденции.

Документы сортируются на регистрируемые и нерегистрируемые согласно перечню.

Документы сортируются, регистрируются и записываются в разностные журналы для передачи по назначению под роспись.

На всех входящих документах в правом нижнем свободном от текста поле первой страницы документа ставится штамп с указанием порядкового регистрационного номера и даты поступления документа. Штамп проставляется также на всех приложениях к документу. На корреспонденции, не подлежащей вскрытию, штамп ставится на конверте.

Корреспонденция, адресованная начальнику или его заместителю, передается им оперативно по мере ее поступления.

Документы, адресованные начальникам отделов и руководителям структурных подразделений отдела, передаются их помощникам или лицам, ответственным за ведение делопроизводства.

Документы, не требующие доклада руководству отдела, направляются помощником начальника для исполнения в структурные подразделения. Передача документов из одного структурного подразделения в другое производится через секретариат.

Получив документы на исполнение, сотрудник отдела должен немедленно ознакомиться с их содержанием, выделив документы, требующие срочного исполнения.

Если документ направляется нескольким исполнителям, то лицо, указанное в резолюции первым, является ответственным исполнителем, который обязан ознакомить с документом всех других в оперативном порядке (в день получения документа) и организовать в указанный срок его исполнение.

В отдельных случаях такие документы могут тиражироваться и передаваться в соответствующие структурные подразделения.

Каждый сотрудник отдела обеспечивает оперативность, качество исполнения и сохранность документов.

Передача документов от одного исполнителя к другому может производиться только через лицо, ответственное за делопроизводство в структурном подразделении.

После решения поставленных в документе вопросов исполнитель внизу первой страницы документа должен сделать отметку об исполнении документа и направлении его в дело.

Порядок подготовки и прохождения исходящих и внутренних документов

Порядок подготовки исходящих документов включает в себя работу по составлению проекта документа, согласованию, подписанию (утверждению), тиражированию и отправке.

До передачи документа на подпись исполнитель должен проверить его содержание, правильность оформления, наличие необходимых виз и приложений. Документ представляется на подпись вместе с материалами, на основании которых он готовился.

Документы, подписанные начальником и руководителями структурных подразделений, адресованные в вышестоящие организации, регистрируются в отделе делопроизводства и направляются через органы почтовой связи.

Документы для отправки передаются полностью оформленными, зарегистрированными, с указанием почтового адреса или с указанием на рассылку.

Документы, подлежащие отправке, должны обрабатываться и отправляться в день их подписания или не позднее следующего рабочего дня. Исходящая корреспонденция, принятая отделом делопроизводства до 15 часов, отправляется в день получения. Документы, сданные позже 15 часов, отправляются на следующий день.

Отправлять служебные документы, минуя отдел делопроизводства, не допускается.

Оправка исходящих документов включает в себя сортировку отправляемой корреспонденции, адресование, вложение в конверты, заклеивание, определение и проставление стоимости, составление реестров на заказную корреспонденцию и передачу в почтовое отделение связи.

Документы, направляемые одновременно в один адрес вкладываются в один конверт.

Оправляются документы только полностью оформленные, с пометкой категории почтового отправления (заказное, ценное, с уведомлением и т. д.). Без крайней необходимости пользование заказной корреспонденции не рекомендуется.

На заказную корреспонденцию составляется реестр (список), который передается в бухгалтерию отдела.

Сопроводительные письма следует составлять при отправке адресату нескольких документов или когда необходимы дополнительные пояснения, уточнения к пересылаемым документам.

Документы для отправки в другие организации должны передаваться сотрудниками структурных подразделений, в отдел делопроизводства.

Ответственные за делопроизводство перед сдачей корреспонденции на отправку должны обязательно проверить правильность ее оформления и адресования.

Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителям для исправления.

Внутренние документы оформляются и исполняются (используются) в пределах отдела.

Внутренние документы (докладные записки, справки, сводки и др.) рассматриваются теми должностными лицами, кому они направлены.

Копии подписанных руководителем распорядительных документов в обязательном порядке рассылаются в структурные подразделения, в ведении которых находятся рассматриваемые вопросы. Передача документов между структурными подразделениями осуществляется через лиц ответственных за делопроизводство.

2.3 Положение о службе ДОУ

В организации любой формы, собственности ответственность за ведение делопроизводства возлагается на специальную службу, которая действует на правах самостоятельного структурного подразделения: управление делами, общий отдел, отдел ДОУ, служба ДОУ, канцелярия, секретариат. В этом случае в организации составляется Положение о службе ДОУ (общем отделе, управлении делами и т. д.). Иногда за ведение делопроизводства отвечает секретарь руководителя или назначенный руководителем работник — в этом случае Положение о службе ДОУ не составляется.

Положение о службе ДОУ оформляется на общем бланке организации (т. к. относится к ОРД); визируется заместителем руководителя организации, отвечающим за делопроизводство, начальником отдела труда и заработной платы (если такой отдел создан), руководителями тех структурных подразделений, с которыми закреплены взаимосвязи, юристом; подписывается руководителем службы ДОУ; утверждается руководителем организации.

Структура текста Положения состоит из разделов. Текст каждого раздела излагается по пунктам, которые нумеруются арабскими цифрами в пределах каждого раздела.

Составляя Положение о службе ДОУ, необходимо использовать «Примерное положение о службе документационного обеспечения управления». В нем пять разделов:

Общие положения.

Цели и задачи.

Функции.

Права и ответственность (в Примерном положении они объединены в один раздел, но на практике они всегда являются самостоятельными разделами).

Взаимоотношения с другими структурными подразделениями.

В разделе 1 «Общие положения» устанавливается точное название службы ДОУ, ее место в структуре организации, степень самостоятельности службы.

При определении степени самостоятельности рекомендуется полностью использовать п. 1.2 приложения 2 к ГСДОУ, подчеркивающий обязательную независимость службы ДОУ: «Документационное обеспечение управления в организациях, учреждениях и на предприятиях осуществляется специальной службой, действующей на правах самостоятельного структурного подразделения, подчиненного непосредственно руководителю организации».

Затем указывается наименование должности руководителя службы ДОУ (начальник, заведующий, управляющий), порядок назначения и освобождения его от должности, требования к его квалификации и стажу практической работы.

Если в службе ДОУ есть специализированные участки (экспедиция, группа контроля и др.), то следующий пункт положения перечисляет все звенья организационной структуры службы.

Отдельным пунктом дается перечень основных законодательных, правовых, нормативных и методических документов, которыми служба ДОУ руководствуется в своей работе.

Служба ДОУ имеет свою печать, поэтому в положении приводится ее описание, условия ее хранения и использования.

Раздел 2 «Цели и задачи» формулирует цель и основные задачи службы делопроизводства. При этом их круг нельзя сужать до задач его руководителя.

Раздел 3 «Функции» является основным и включает детальное описание всех функций, выполняемых службой делопроизводства, в т. ч. и специфические для данной организации. Например: осуществляет экспедиционную обработку; регистрирует документы; организует своевременное рассмотрение и подготовку к докладу руководству входящих документов; регулирует ход исполнения документов; осуществляет контроль сроков исполнения документов; ведет информационно-справочную работу по документам; составляет и ведет сводную номенклатуру дел; готовит дела для передачи в архив организации; ведет делопроизводство по обращениям граждан; контролирует ведение делопроизводства в структурных подразделениях организации; следит за повышением квалификации работников службы ДОУ; консультирует по вопросам делопроизводства; организует рабочие места и условия труда работников службы ДОУ.

Раздел 4 «Права» перечисляет права, которые закрепляются за службой в целом для выполнения возложенных на нее задач и функций.

Например, служба делопроизводства может наделяться правом проверять организацию работы с документами в структурных подразделениях, требовать от исполнителей доработки документов в случае нарушения правил их составления и оформления, запрашивать у структурных подразделений информацию, необходимую для выполнения своих функций, и т. д.

В этом разделе могут быть установлены персональные права руководителя службы делопроизводства.

Например: подписывать, утверждать, визировать документы, издавать распоряжения по определенному кругу вопросов, назначать и освобождать от занимаемых должностей работников службы делопроизводства (или представлять документы для этих процедур), применять меры поощрения или взыскания и т. д.

Раздел 5 «Ответственность» содержит основные позиции, за которые несет ответственность делопроизводственная служба.

Например: за состояние документации организации, обеспечение установленного порядка организации работы с документами, выполнение указаний и поручений руководства, соблюдение необходимых условий труда работников службы ДОУ.

В разделе 6 «Взаимосвязи» указываются наличие и характер взаимосвязей службы делопроизводства с другими структурными подразделениями, которые возникают в ходе выполнения ее задач и функций.

Пересмотр положения проводят при изменении структуры организации, переподчинении службы делопроизводства или изменении ее внутренней организационной структуры, введении новых форм и методов организации труда, а также при внедрении новой технологии, так как при этом происходит перераспределение функций между структурными подразделениями.

Положение об отделе делопроизводства ОВО приведено в Приложении Б.

2.4 Должностные инструкции работников службы ДОУ

Должностная инструкция -- документ, регламентирующий производственные полномочия и обязанности работника.

Должностные инструкции разрабатывает руководитель подразделения для своих непосредственных подчиненных. Должностные инструкции на должности, находящиеся непосредственно в его подчинении, утверждает руководитель организации. На другие должности инструкции утверждают соответствующие заместители по функции. Первый экземпляр должностной инструкции на каждого работника хранится в отделе кадров, второй -- у руководителя подразделения, третий -- у работника.

Должностные инструкции разрабатывают в соответствии с положением о подразделении. Комплект должностных инструкций охватывает все функции подразделения и равномерно распределяет нагрузку между работниками с учетом уровня их квалификации. Каждая должностная инструкция содержит однозначное определение того, чем данная работа отличается от всех иных работ. Ответственность за полноту обеспечения организации должностными инструкциями лежит на начальнике отдела кадров.

Не существует стандарта, регламентирующего содержание и процедуру разработки должностной инструкции, в связи с чем каждая организация имеет возможность самостоятельно формировать описание той или иной должности. Должностная инструкция содержит информацию, которая необходима в процессе управления персоналом:

Должностная инструкция -- это руководство к действию для самого работника: она дает знание того, каких действий от него ожидают и по каким критериям будут оценивать результаты труда, представляет ориентиры для повышения уровня квалификации работника в рамках данной должности. Участие в обсуждении должностной инструкции дает возможность работнику влиять на условия, организацию, критерии оценки его труда.

Должностная инструкция -- основа для проведения оценки результатов трудовой деятельности работника, принятия решения о его дальнейшем внутреннем движении и переподготовке (повышении, перемещении, увольнении, зачислении в резерв руководящих кадров, направлении на дополнительное обучение и т. п.).

Должностная инструкция содержит информацию для проведения обоснованного отбора работников при найме, оценке уровня соответствия кандидатов на вакантные должности.

Должностные инструкции используются при ранжировании работ/должностей и последующей разработке внутрифирменных систем оплаты труда.

Должностные инструкции работников отдела делопроизводства ОВО приведены в Приложении В.

Заключение

Документационное обеспечение управления — отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами — является важным аспектом работы любого предприятия: в организациях создаются документы, отражающие результаты и ведение производственной деятельности, финансовое состояние, работу с персоналом, материально-техническое обеспечение и т. п. Именно документы обеспечивают реализацию управленческих функций, в них определяются планы, фиксируются учетные и отчетные показатели и другая информация. В связи с этим, можно сказать, что от того как налажена работа с документами, во многом зависят оперативность и качество принимаемых решений, эффективность их выполнения и деятельность организации в целом.

В курсовой работе был изучен рабочий процесс службы документационного обеспечения управления ОВО при УВД. А также изучен документооборот отдела и разработано положение об отделе делопроизводства.

В ходе курсовой работы было выяснено, что служба ДОУ — это организационное обособленное структурное подразделение учреждения, выполняющее работу с документами. Основная задача службы ДОУ является своевременная обработка и передача на разные уровни управленческой информации.

Операции, проводимые службой ДОУ:

контроль за соблюдением стандартов на документы;

экспедиционная обработка и доставка документов исполнителям;

регистрация документов и учётно-справочная работа;

контроль за исполнением документов;

формирование, оформления, хранения и использования дел;

оформление и выпуск распорядительной документации учреждений;

машинописное изготовление, копирование и размножение служебных документов.

Список использованной литературы

1. Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 6. 30−2003 Унифицированные системы документации «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» [Текст]. — Введ. 01. 07. 03.

2. Должностные инструкции отдела делопроизводства

3. Инструкция по делопроизводству

4. Официальный сайт Управления вневедомственной охраны ГУ МВД России по Кемеровской области: [Электронный ресурс] - Новокузнецк, 2011. — Режим доступа: http: //www. http: //uvokuzbass. ru/

5. Положение об отделе делопроизводства

6. Устав ОВО

7. Янковая В. Ф. Секретарь-референт высокой квалификации: Язык и стиль управленческих документов [Текст]: Учебное пособие. / В.Ф. Янковая// М.: Проспект, 2006. — 80 с.

Приложение А

Организационная структура ОВО

Приложение Б

Положение об отделе делопроизводства

УТВЕРЖДАЮ

Начальник ОВО при УВД

__________________ Ю.В. Кель

«___» _____________ 200_ г.

ПОЛОЖЕНИЕ

ОБ ОТДЕЛЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА

ПП. 06. 60. 2009

Версия 1. 0

Прокопьеск, 2011

Должность

Фамилия/ Подпись

Дата

Разработал

Начальник отдела делопроизводства

И.И. Антонова/

Согласовал

Начальник отдела кадров

Н.В. Мальхевич /

Согласовал

Начальник юридического отдела

Ю.А. Леоненко /

Перечень сокращений и обозначений

В настоящем ПСП использованы термины и определения по ГОСТ Р ИСО 9000−2001.

СМК — система менеджмента качества.

РИ — рабочая инструкция.

ДИ — должностная инструкция.

СП — структурное подразделение.

ПСП — положение о структурном подразделении.

ОВО -- Отдел вневедомственной охраны при управлении внутренних дел по городу Прокопьевску.

1. Общие положения

1.1. Отдел делопроизводства является структурным подразделением ОВО.

1.2. Отдел подчиняется начальнику.

1.3. Отдел создается, реорганизуется и ликвидируется на основании приказа начальника.

1.4. В состав отдела входят:

начальник отдела;

ведущий документовед;

документовед.

1.5. Начальник отдела делопроизводства назначается на должность и освобождается от нее приказом начальника отдела и на время отсутствия начальника отдела его обязанности исполняет лицо, назначенное приказом начальника.

1.6. На должность начальника отдела назначается лицо, имеющее высшее образование по направлению работы отдела и имеющего стаж работы не менее 3-х лет.

1.7. Отдел делопроизводства в своей деятельности руководствуется:

Законодательством РФ;

Конституцией Российской Федерации;

положением ОВО;

постановлениями, распоряжениями, приказами, другими руководящими и нормативными документами Федерального агентства по образованию, касающихся организации делопроизводства;

приказами и распоряжениями начальника;

2. Основные задачи отдела делопроизводства

Деятельность отдела делопроизводства ведется в рамках процесса 3.8. «Управление производственной средой», целью которого является деятельность, направленная на формирование, поддержание и развитие производственной среды ОУ, а также обеспечение комфортных условий деятельности сотрудников ОУ.

2.1. Обеспечение организации делопроизводства в отделе в соответствии с типовой инструкцией по делопроизводству;

Контроль за порядком подготовки, оформления, прохождения, исполнения, учета, хранения, печатания, копирования и тиражирования служебных документов.

Организация и обеспечение функционирования в структурных подразделениях отдела единой системы делопроизводства.

Организация и обеспечение единого порядка работы с документами.

Совершенствование форм и методов делопроизводства.

Осуществление контроля за своевременным прохождением, исполнением и качественным оформлением документов в структурных подразделениях отдела, анализ исполнительской дисциплины.

Организация работы с исходящей корреспонденцией.

Систематизация и хранение документов текущего архива.

Учет объема документооборота.

Организация методической помощи в работе с документами в структурных подразделениях отдела.

3. Функции

В соответствии с возложенными на отдел задачами осуществляет следующие функции:

3.1. Обработка поступающей и отправляемой корреспонденции.

3.2. Осуществление контроля за сроками исполнения документов.

3.3. Организация работы по регистрации, учету и хранению документации материала текущего архива.

3.4. Осуществление контроля за правильным оформлением дел в подразделениях вуза.

3.5. Разработка и внедрение предложений по совершенствованию систем делопроизводства отдела.

3.6. Печатание и размножение служебных документов.

3.7. Оформление командировочных документов работников отдела, регистрация, приезжающих в ОВО в командировку.

3.8. Получение проектов приказов, распоряжений и исходящей корреспонденции на подпись руководству.

3.9. Направление корреспонденции (копий распорядительных документов, бланков, форм) в структурные подразделения.

3. 10. Описание и подготовка законченных дел к сдаче в архив.

Оказание методической помощи в вопросах ведения делопроизводства.

Подготовка документов к передаче в архив.

4. Перечень документов, записей и данных по качеству подразделения

4.1. Номенклатура дел отдела делопроизводства.

4.2. Политика и Цели в области качества

4.3. Положение о структурном подразделении.

4.4. Должностные инструкции сотрудников отдела делопроизводства.

4.5. Документы по планированию деятельности отдела.

4.6. Нормативные документы

4.7. Журналы:

— регистрации приказов;

— регистрации исходящей корреспонденции;

— регистрации отправки корреспонденции;

— регистрации командировочных удостоверений.

5. Взаимоотношения. Связи

п/п

Наименование группы

документов

Кому поступает

документ

Кому передаётся

документ

ВХОДЯЩИЕ ДОКУМЕНТЫ

1

Приём (доставка) документов

Секретарь

Делопроизводитель

2

Первичная обработка документов

Делопроизводитель

-

3

Предварительное рассмотрение документов

Делопроизводитель

-

4

Регистрация документов

Делопроизводитель

Руководитель

5

Рассмотрение документов

Начальник отдела делопроизводства

Делопроизводитель

6

Передача документов исполнителям

Делопроизводитель

Сотрудники отделов

7

Исполнение документов

Сотрудники отделов

Делопроизводитель

8

Возврат документов в делопроизводство

Документовед

-

ИСХОДЯЩИЕ ДОКУМЕНТЫ

1

Приём документов от исполнителей

Исполнители

Делопроизводитель

2

Тиражирование документов (при необходимости)

Секретарь по общим вопросам

-

3

Регистрация документов

Делопроизводитель

-

4

Оформление почтовых реквизитов

Делопроизводитель

-

5

Конвертирование документов

Делопроизводитель

-

6

Сортировка документов

Делопроизводитель

Экспедитор

7

Отправка документов

Секретарь

-

8

Перемещение контрольных экземпляров в дела

Документовед

-

ВНУТРЕННИЕ ДОКУМЕНТЫ

1

Регистрация резолюции руководителя

Делопроизводитель

-

2

Доведение резолюции до исполнителей

Делопроизводитель

-

3

Выдача документов исполнителям

Документовед

Сотрудники отделов

4

Подготовка проекта документов

Секретарь

Руководитель, заместитель руководителя, руководитель подразделения

5

Согласование проекта документа (при необходимости)

Руководитель, заместитель руководителя, руководитель подразделения

Сотрудники отделов

п/п

Наименование группы

документов

Кому поступает

документ

Кому передаётся

документ

6

Оформление проекта документов

Секретарь

Руководитель, заместитель руководителя, руководитель подразделения

7

Утверждение (подписание) проекта

Руководитель, заместитель руководителя

Сотрудники отделов

8

Регистрация документа

Сотрудники отделов

Делопроизводитель

9

Тиражирование документа (при необходимости)

Секретарь

-

10

Выдача документа в работу

Документовед

Должностные лица

11

Перемещение контрольных экземпляров в дела

Документовед

-

12

Возврат документов в делопроизводство

Документовед

6. Основные функции руководителя структурного подразделения

6.1. Начальник отдела делопроизводства организует работу отдела делопроизводства.

6.2. Обеспечивает своевременную обработку отправляемой корреспонденции.

6.3. Осуществляет контроль за сроками исполнения документов и их правильным оформлением.

6.4. Организует работу по регистрации, учету, хранению и передаче в соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства, в том числе приказов и распоряжений руководства, по формированию дел и их сдаче на хранение.

6.5. Разрабатывает и внедряет инструкцию по ведению делопроизводства в отделе.

6.6. Принимает меры по обеспечению работников отдела делопроизводства необходимыми инструктивными и справочными материалами, а также оборудованием, оргтехникой, техническими средствами для осуществления деятельности отдела.

6.7. Организует печатание и размножение служебных документов.

6.8. Организует оформление командировочных документов, регистрацию работников, прибывающих в командировку в ОВО.

6.9. Проводит работу по защите информации, составляющей служебную тайну.

При оценке качества работы начальника отдела делопроизводства и решении вопроса о соответствии его занимаемой должности учитывается:

всестороннее владение современной методологией работы с первичной документацией

знание действующего законодательства и нормативных документов по делопроизводству

7. Права

Начальник отдела делопроизводства имеет право:

7.1. Требовать качественного и своевременного выполнения обязанностей от сотрудников отдела.

7.2. Вносить на рассмотрение начальника и руководителей структурных подразделений отдела предложения по улучшению деятельности отдела, форм и методов работы с документами.

7.3. Требовать от руководителей структурных подразделений отдела и иных ответственных работников надлежащего выполнения установленных правил работы с документами в отделе.

7.4. Подписывать и визировать документы, связанные с деятельностью отдела делопроизводства.

7.5. Давать поручения сотрудникам, помимо должностных обязанностей, направленных на осуществление деятельности отдела.

7.6. Вносить на рассмотрение начальника отдела предложения о поощрении отличившихся работников отдела, наложений взысканий на нарушителей трудовой дисциплины.

7.7. Взаимодействовать с руководителями структурных подразделений отдела по вопросам ведения делопроизводства.

7.8. Взаимодействовать с юридическим отделом по правовым вопросам, связанным с подготовкой документов.

7.9. Взаимодействовать с отделом снабжения по вопросам обеспечения средствами оргтехники, канцтоварами и др.

8. Поощрения и ответственность

Начальник отдела делопроизводства несет ответственность за оптимальное функционирование своего подразделения, за качество и своевременность выполнения возложенных настоящим Положением на отдел задач и функций, выполнение плана работы по всем направлениям деятельности, а также за создание условий для эффективной работы своих подчиненных.

Увеличение или уменьшение стимулирующей части заработной платы начальника отдела делопроизводства возможно на основании следующих показателей:

высокая интенсивность труда, сложность выполняемых работ, новые подходы к организации деятельности управления;

качественное и оперативное выполнение особо важных заданий руководства отдела;

внедрение инновационных средств и технологий в практику работы отдела;

организация и проведение отделом мероприятий, способствующих повышению качества деятельности отдела в целом и ее подразделений.

При оценке качества работы начальника отдела учитывается:

умение организовать работу коллектива подразделения, не допуская срывов, нарушений законодательства и внутренних регламентов, предотвращая конфликтные ситуации и текучесть кадров;

знание действующего законодательства и нормативных документов;

систематическое повышение квалификации (с подтверждением соответствующими свидетельствами и сертификатами);

отсутствие замечаний со стороны начальника (заместителей) отдела.

В случае невыполнения должностных обязанностей или неприятия своевременных надлежащих мер, повлекших за собой срыв работы подразделения, руководитель привлекается к дисциплинарной ответственности, вплоть до увольнения.

Лист согласования

Должность

Фамилия

Подпись

Дата

Лист регистрации изменений

Номер

Измене-ния

Номера листов

Дата внесения

изменения

Дата введения изменения

Всего листов в документе

Подпись лица,

ответственного за внесение

изменений

Расшифровка подписи

замененных

новых

Анну-лированных

Приложение В

Должностные инструкции работников отдела делопроизводства

МВД России Утверждаю

Отдел вневедомственной охраны Начальник ОВО при УВД

при управлении внутренних дел _________________Ф.И. О

653 033, г. Прокопьевск,

ул. Петренко, 1-а

тел (83 846) 62−12−72

№___________

«_____"______ 2004 г.

Должностная инструкция

начальника отдела делопроизводства

1. Общие положения.

Начальник отдела делопроизводства относится к категории руководителей.

На должность начальника отдела делопроизводства назначается лицо, имеющее высшее образование без предъявления требования к стажу работы.

ПоказатьСвернуть
Заполнить форму текущей работой