Организация работы планово-экономического отдела ООО "Заря" Каслинского района Челябинской области

Тип работы:
Отчет
Предмет:
Менеджмент


Узнать стоимость

Детальная информация о работе

Выдержка из работы

СОДЕРЖАНИЕ

ВВЕДЕНИЕ

1. УПРАВЛЕНИЕ В АПК ЧЕЛЯБИНСКОЙ ОБЛАСТИ

2. УПРАВЛЕНИЕ НА СЕЛЬСКОХОЗЯЙСТВЕННОМ ПРЕДПРИЯТИИ

2.1 Общая характеристика

2.2 Численность аппарата управления и затраты на его содержание

2. 3Схема органов управления предприятия

2.4 Схема структура управления предприятия

2.5 Численность работников планово-экономического отдела

2.6 Управление планово-экономического отделом

2.7 Методы управления планово-экономической службы

3. ПРОФЕССИОНАЛЬНАЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТЬ СПЕЦИАЛИСТОВ ПРЕДПРИЯТИЯ

3.1 Основные обязанности главного экономиста предприятия

3.2 Стиль руководства главного экономиста

3.3 Формы морального и материального стимулирования

3.4 Классификация затрат рабочего времени главных специалистов хозяйства

3.5 Самофотография рабочего дня главного экономиста

3.6 Структура рабочего времени главного экономиста

3.7 Деловые качества экономиста

4. ДОКУМЕНТАЦИЯ И ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО В СИСТЕМЕ УПРАВЛЕНИЯ

4.1 Классификация документов

4.2 Управленческие документы 2

4.3 Основные виды управленческих документов, используемых планово-экономическим отделом

5. ДОЛЖНОСТНЫЕ ИНСТРУКЦИИ РАБОТНИКОВ ПЛАНОВО-ЭКОНОМИЧЕСКОГО ОТДЕЛА. ИНФОРМАЦИЯ

5.1 Должностная инструкция главного экономиста

5.2 Схема поступления экономической информации

5.3 Схема поступления оперативной информации для экономического отдела

6. ОРГТЕХНИЧЕСКИЕ И ТЕХНИЧЕСКИЕ СРЕДСТВА УПРАВЛЕНИЯ НА ПРЕДПРИЯТИИ

7. Организация и нормирование управленческого труда. Подготовка и обучение управленческих кадров на предприятии

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ

ВВЕДЕНИЕ

Хозяйство имеет молочно-зерновое направление, основные продукты реализации — молоко, мясо, зерно.

До ближайшей железнодорожной станции п. Есаульский — 10 км, до областного центра 15 км. Дороги до основных центров сбыта асфальтированы. Центральная усадьба хозяйства находиться в районном центре Сосновского района — с. Долгодеревенское.

ООО «Заря» расположено в лесостепной зоне Челябинской области. Общая земельная площадь составляет 11 920 га, в том числе сельскохозяйственных угодий — 9319 га, из них 8044 га — пашни. Зерновые культуры занимают 4260 га, кормовые 3168 га или 45% от площади пашни, это связано с тем, что в основном заготавливают корма в животноводстве — с посевных площадей сенокосы и пастбища занимают 13,6% от площади пашни.

В структуре ОО «Заря» имеется 3 отделения, центральная мастерская, автогараж, строительный участок, 1 нефтебаза, столовая

Валовой сбор в 2008 году — 4384 тн, урожайность зерновых культур в среднем 15 ц/га. Основной вид деятельности хозяйства — разведение крупного скота черно-пестрой породы. В ООО «Заря» на начало 2010 года имеется 2053 голов крупного рогатого скота, в том числе 1005 голов коров. В 2009 году произведено 2742 тн молока, мяса — 155 тн в живом весе.

В хозяйстве работает 244 человека. В том числе в животноводстве 92 работника, из них 20 человек операторов машинного доения коров, операторов по уходу за крупным рогатым скотом — 32 человека. Хозяйства нуждается в квалифицированных кадрах.

Должность: стажер, прикрепленный к экономисту отдела экономического учета и отчетности ООО «Заря»

Выполняемые функциональные обязанности:

Изучение органов управления и структуры управления ООО «Заря», а также схемы управления отделом экономического учета и отчетности ООО «Заря»

Изучение численности работников аппарата управления ООО «Заря» и затрат на его содержание, а также численности работников отдела экономического учета и отчетности ООО «Заря» и ознакомление с функциями управления и методами управления отдела бухгалтерского учета и отчетности предприятия;

Ознакомление с профессиональной деятельностью специалистов ООО «Заря», а именно изучение основных обязанностей экономиста-менеджера предприятия, стиля руководства, форм морального стимулирования, затрат рабочего времени главных специалистов предприятия, структуры рабочего времени главного экономиста и изучение деловых качеств экономиста-менеджера организатора;

Изучение документации и делопроизводства в системе управления ООО «Заря»;

Ознакомление с должностными инструкциями работников отдела бухгалтерского учета и отчетности ООО «Заря»;

Изучение поступления экономической и оперативной информации для предприятия и отдела бухгалтерского учета и отчетности;

Ознакомление с оргтехническими средствами управления и техническими средствами сбора и обработки информации ООО «Заря»;

Ознакомление с организацией и нормированием управленческого труда ООО «Заря», а также рассмотрение планов рабочего дня специалистов предприятия;

Изучение планов подготовки и переподготовки кадров ООО «Заря».

1. УПРАВЛЕНИЕ В АПК ЧЕЛЯБИНСКОЙ ОБЛАСТИ

Главным органом управления в АПК Челябинской области является Министерство сельского хозяйства и продовольствия Челябинской области.

Министерство сельского хозяйства Челябинской области подчиняется губернатору и первому заместителю губернатора Челябинской области. Главой Министерства сельского хозяйства и продовольствия Челябинской области является министр сельского хозяйства Фёклин И. Е., который утверждает начальников отделов (отдел растениеводства, животноводства, ветеринарии, отдел по экономике и планированию, бухгалтерия и т. д.). В каждом отделе работает от 2 до 8 специалистов, которые занимаются обработкой поступающей информации и готовят данные для издания постановлений и приказов Главного управления. У министра сельского хозяйства в подчинении находятся первый заместитель министра, два заместителя министра, управление Гостехнадзора, управление ветеринарии, управление по контролю за производством и оборотом, управление правового и кадрового обеспечения, отдел внешних связей и спецчасть.

Первому заместителю министра подчиняются управление по развитию животноводства и технической политике, управление по развитию птицеводства, управление по развитию растениеводства и координации деятельности КФХ.

Заместителям министра подчиняются: отдел по аграрной политике и финансовому оздоровлению, информационно-аналитический отдел, отдел хозяйственного обеспечения и делопроизводства — одному и управление бухгалтерского учета и отчетности — другому.

В свою очередь управлению по развитию животноводства и технической политике подчиняются: отдел животноводства и рыбоводства, отдел по технической политике; отдел по развитию пищевой, перерабатывающей промышленности и продовольственных рынков.

Управлению бухгалтерского учета и отчетности подчиняются: группа бухгалтерского учета и отчетности, группа исполнения смет, отдел по финансированию целевых программ, отдел по экономическому анализу и прогнозированию.

Управлению Гостехнадзора подчиняются: отдел по надзору и административной практике, отдел по регистрации и экзаменационной работе, а управлению правового и кадрового обеспечения — отдел по кадровому обеспечению и государственной службе, отдел по правовому обеспечению.

Структура управления АПК Челябинской области отражена на рисунке 1.

Рисунок 1 — Органы управления в АПК Челябинской области

2. УПРАВЛЕНИЕ НА СЕЛЬСКОХОЗЯЙСТВЕННОМ ПРЕДПРИЯТИИ ООО «ЗАРЯ» КАСЛИНСКОГО РАЙОНА ЧЕЛЯБИНСКОЙ ОБЛАСТИ

2.1 Общая характеристика ООО «Заря»

В совхозе трудятся 244 работников со средней заработной платой 4823 рублей, из них 160 человек — постоянные рабочие, 84 человека — ИТР и служащие. Более 11 920 га — общая площадь земель хозяйства, в том числе сельскохозяйственные угодия — 9319 га, пашня — 8044 га.

Поголовье КРС составляет 2053 голов, из них 1005 дойных коров.

Стоимость основных производственных фондов на 01. 01. 2010 г. составляет 81 893 тыс. руб.

Произведено валовой продукции в 2009 г. на сумму 114 058 тыс. руб.

Количество сельскохозяйственной техники составило 199 шт., из них тракторы — 58 шт.

2.2 Численность аппарата управления и затраты на его содержание

Таблица 2 — Численность аппарата управления и затраты на его содержание.

Категория работников

При наличии отделения

Сокращено работников, чел.

Численность, чел.

Заработная плата, руб.

Управляющие специалисты на отделении и бригаде.

41

3 929 000

2

Бригадиры, обслуживающий персонал, счётные работники.

260

15 056 000

13

Из таблицы видно, что общие затраты на содержание аппарата управления составляют 15 056 000 рублей. Аппарат управления состоит из 23 человека, причём было сокращено 13 человек: 2- управляющие специалисты на отделении и 11 бригадиров обслуживающего персонала (из которых 9 человек уволились по собственному желанию).

2.3 Схема органы управления предприятия ООО «Заря»

В ООО «Заря» имеется своя управленческая структура, представленная на рисунке 2.

Рисунок 2 — Органы управления ООО «Заря»

Высшим органом управления Общества является общее собрание участников Общества, которое может быть очередным или внеочередным. Все участники Общества имеют право присутствовать на общем собрании участников Общества, принимать участие в обсуждении вопросов повестки дня и голосовать при принятии решений. Каждый участник Общества имеет на общем собрании участников общества число голосов, пропорциональное его доле в уставном капитале Общества.

Руководство текущей деятельностью общества осуществляется Исполнительным директором — единоличный исполнительный орган общества. Исполнительный орган общества подотчётен общему собранию участников общества. Исполнительный директор избирается общим собранием участников общества, а при учреждении в качестве единоличного исполнительного органа общества может выступать только физическое лицо. Исполнительный директор несёт перед обществом ответственность за убытки, причинённые обществу их виновными действиями (бездействием), если иные основания и размер ответственности не установлены Федеральными законами.

Обществом может быть образована ревизионная комиссия. Членом ревизионной комиссии (ревизором) общества может быть лицо, не являющееся участником общества. Функции ревизионной комиссии общества может осуществлять утверждённый общим собранием участников общества аудитор, несвязанный имущественными интересами с обществом, с лицом, осуществляющим функции единоличного исполнителя органа общества.

2.4 Схема структуры управления предприятия ООО «Заря»

На рисунке 3 приведена схема структуры управления ООО «Заря». Из данной схемы видно, что предприятие имеет линейно-функциональную, «шахтную» структуру управления.

Как видно из рисунка 3, во главе ООО «Заря» находится председатель, которому напрямую подчиняются семь главных специалистов, заместитель председателя по хозяйственной части и инспектор отдела кадров.

Главные специалисты: главный бухгалтер, главный экономист, главный инженер, главный ветврач, главный энергетик, главный агроном, главный зоотехник. Главный бухгалтер является начальником бухгалтерии, ему подчиняются: бухгалтер по заработной плате, бухгалтер отрасли растениеводства, бухгалтер отрасли животноводства, кассир.

Главному инженеру подчиняется заведующий гаражом, которому в свою очередь подчиняется диспетчер гаража.

Главному ветврачу подчиняется веттехник, которому подчиняется санитар.

В подчинении у главного агронома находятся бригадир зерновой бригады и бригадир кормовой бригады, которые стоят во главе соответствующих бригад.

Главному зоотехнику подчиняются зоотехник-селекционер (ему подчиняется племучетчик) и бригадир животноводства (КРС), которому подчиняются бригадир скотников, старшая доярка и бригадир телятниц — управляющие соответствующими бригадами.

2.5 Численность работников планово-экономического отдела

Таблица 4 — Численность работников планово-экономического отдела

Наименование штатных единиц планово-экономического отдела.

Численность работников.

экономист

2

Из таблицы видно, что планово-экономический отдел ООО «Заря» представлен главным экономистом.

Основными задачами планово-экономического отдела являются:

организация рациональной хозяйственной деятельности;

выявление и использование резервов производства;

организация экономического анализа деятельности хозяйства;

разработка мероприятий по эффективному использованию производственных мощностей, материальных и трудовых ресурсов;

разработка проектов оптовых и розничных цен на реализацию продукции и утверждение планово-расчетных цен;

разработка планов хозяйственной деятельности и т. д.

2.6 Управление планово-экономическим отделом

Рисунок — 4 Структура управления планово-экономического отделом.

Из рисунка видно, что главный экономист предприятия находится в линейной зависимости от исполнительного директора. Кроме того, плановый отдел предприятия в ходе своей деятельности взаимодействует с бухгалтерией. От которой он получает отчёты по выпуску продукции (в номенклатуре и денежной оценке), сведения о состоянии незавершенного производства; другие данные, необходимые для планирования и анализа; финансовый план; отчёты о выполнении финансового плана; расчёт амортизационных отчислений по цехам и предприятию в целом, копия задания цехам и отделам по снижению запасов оборотной средств; ежедневные сведения по выполнению плана реализации цехами (предприятием), а представляет план производства по номенклатуре на год, квартал и месяц; себестоимость фактически выпущенной товарной продукции; план производства продукции по номенклатуре и объёму товарной продукции по цехам. Также планово-экономический отдел взаимодействует с производственно-коммерческой службой. Получает: рекомендации для планирования номенклатуры (ассортимента) на основе прогноза, выданного службой маркетинга; информацию о выборе каналов распределения продукции с учётом минимизации издержек обращения; программу товародвижения на основе плана сбыта продукции; программу маркетинга в соответствии с целями и стратегией предприятия. Представляет: формирование политики предприятия в области плановой работы; анализ информации, поступающей от цехов основного производства; сведения о планировании производства определённой продукции для удовлетворения выявленных потребностей с учётом производственных возможностей.

Таким образом, в процессе своей деятельности планово-экономический отдел непосредственно подчиняется исполнительному директору, но при этом находится в функциональной зависимости и от других служб, т.к. обращается в эти службы с различными вопросами, находящимися в их компетенции. Например, при составлении прогнозов или при анализе хозяйственной деятельности экономической службе потребуются данные, находящиеся и собираемые другими службами, такими как зооветеринарный отдел, бухгалтерия, отдел растениеводства, отдел механизации и т. д.

Необходимо также отметить, что в процессе своей деятельности планово-экономический отдел должен добиться эффективного выполнения основных его функций. Выделяют следующие основные функции управления экономической службы:

1. Организации и общее руководство, разработка проектов перспективных и текущих планов предприятий в соответствии с прямыми заказами потребителей продукции.

2. Планирование производственно-хозяйственной деятельности цехов и служб на основе утверждённого плана предприятия.

3. Организация работы по нормированию и ценообразованию на предприятии

4. Организация разработки мероприятий по эффективному использованию производственных мощностей основных и оборотных фондов, материальных и трудовых ресурсов, по использованию всех резервов производства.

5. Контроль за выполнением цехами и службами предприятия годовых, квартальных, месячных, декадных и суточных планов и заданий.

6. Организация статистической отчётности предприятия.

2.7 Методы управления планово-экономической службы

Экономический метод управления выражается в создании таких экономических условий, которые побуждают работников действовать в нужном направлении и добиваться решения поставленных перед ними задач. Содержание данного метода предполагает использование таких рычагов, как оплата труда и премирование работников, планирование, страхование и т. д.

Важнейшим инструментом управления производственной деятельностью являются организационно-распорядительные (административные) методы воздействия. Эти методы основаны на исполнении обязательных предписаний и рекомендаций. Административные методы включают: методы воздействия организационного регламентирования (положения об отделах и подразделениях, устав, должностные инструкции и др.) и организационного нормирования (нормативы рационов кормления животных, нормативы высева семян и т. д.). Также применяется метод организационного воздействия (приказы, распоряжения в устной или письменной форме).

Социально-психологические методы — это социальная политика предприятия, определяющая взаимоотношения между работниками. Социально-психологические методы необходимы для того, чтобы умело управлять настроением подчиненных и основаны на использовании соответствующих инструментах: обмен опытом, обучение кадров, моральное стимулирование, проведение мероприятий по улучшению климата в коллективе и др.

3. ПРОФЕССИОНАЛЬНАЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТЬ СПЕЦИАЛИСТОВ ПРЕДПРИЯТИЯ ООО «ЗАРЯ» СОСНОВСКОГО РАЙОНА ЧЕЛЯБИНСКОЙ ОБЛАСТИ

3.1 Основные обязанности главного экономиста предприятия

Должностная инструкция главного экономиста ООО «Заря»

Общие положения:

Экономист 2 категории;

Высшее профессиональное экономическое образование и стаж работы в должности экономиста либо других инженерно-технических должностях, замещаемых специалистами с высшим профессиональным образованием, не менее 3 лет.

Осуществляет служебную деятельность на основании должностной инструкции. ;

подчиняется директору ООО «Заря».

В основные должностные обязанности экономиста входят:

Выполняет работу по осуществлению экономической деятельности предприятия, направленной на повышение эффективности и рентабельности производства, качества к выпускаемой и освоение новых видов продукции.

Достижение высоких результатов при оптимальном использовании материальных, трудовых и финансовых ресурсов.

Выполняет расчеты по материальным, трудовым и финансовым затратам, необходимые для производства и реализации выпускаемой продукции.

Осуществляет экономический анализ хозяйственной деятельности предприятия и его подразделения.

Определяет экономическую эффективность организации труда и производств, внедрение новой техники и технологий.

Участвует в проведении маркетинговых исследований и прогнозировании развития производства.

Подготавливает периодическую отчётность в установленные сроки.

Подготавливает исходные данные для составления проектов хозяйственно-финансовой, производственной и коммерческой деятельности, выявляет резервы производства;

Ответственность:

За несоблюдение своих должностных обязанностей, а также требованиям законодательства несет административное наказание (уголовную) ответственность, может быть наложено взыскание.

3.2 Стиль руководства главного экономиста

Стиль руководства — стабильная и продуманная манера поведения руководителя по отношению к подчиненным. В зависимости от характера деятельности руководителей и их отношения к подчиненным выделяют в основном три стиля руководства: автократический, демократический и либеральный.

У экономиста ООО «Заря» преобладает демократический стиль руководства. Демократичность его проявляется в том, что он поощряет активность подчиненных, старается постоянно информировать их о положении дел, может спокойно выслушать критику в свой адрес. Экономист вырабатывает и принимает решения, учитывая мнение всего коллектива. В общем, можно сказать, что планово-экономический отдел не требует кардинальных преобразований системы управления.

Главный экономист ООО «Заря» имеет достаточный опыт, является руководителем и организатором всей работы, касающейся планово-экономического отдела в пределах его полномочий.

3.3 Формы морального и материального стимулирования

Важную роль в успешной предприятия играет система материального и морального стимулирования. Система материального стимулирования — комплекс планомерно разрабатываемых и реализуемых мер, направленных на усиление заинтересованности управленческих работников, коллективов и отдельных тружеников в выполнении государственных планов, дальнейшем росте общественного производства и повышении его эффективности. Стимулирование повышения эффективности труда осуществляется через систему заработной платы и премирования. К организации заработной платы и премирования предъявляют два важных требования: борьба с уравниловкой, преодоление разрывов в оплате труда различных категорий работников и достижение правильных соотношений между ростом заработной платы и производительности труда, который должен опережать рост заработной платы. Только при этих условиях обеспечивается закон расширенного общественного производства, создаются необходимые пропорции между накоплением и потреблением.

За выполнение трудовых обязанностей, повышение производительности труда, повышение качества продукции, продолжительную и безупречную работу, новаторство в труде и за другие достижения в работе применяются следующие формы морального и материального стимулирования:

заработная плата

выдача премии

60−90% премии от заработка ежемесячно

натуральное премирование

выдача грамот

Премия выплачивается в срок выдачи заработной платы.

Временно принятым работникам и работникам, отработавшим неполный месяц (прием, увольнение) премия не начисляется. В хозяйстве обеспечивается сочетание морального и материального стимулирования.

3.4 Классификация затрат рабочего времени главных специалистов хозяйства

1. Классификация затрат рабочего времени главного бухгалтера

Рабочий день главного бухгалтера начинается в 8. 00, а заканчивается — в 17. 00.

Как и у главного экономиста, время работы с различной документацией составляет 7 ч. 10 мин. Или 79,6% всего рабочего времени.

Время подготовки рабочего места — 25 мин. (4,6%)

Время перерывов — 1ч. 25 мин., в том числе обеденный перерыв длится 1 ч., т. е. в рабочее время перерывы в общей сумме длятся 25 мин. (15,8%).

Главный бухгалтер координирует работу бухгалтерии, проверяет отчетность.

Кроме того, главный бухгалтер время от времени совершает поездки в районное управление сельского хозяйства с целью получения информации по бухгалтерскому учету, новых видов отчетности, а также предоставления документации предприятия.

Таблица 5 — Классификация времени главного бухгалтера

Индекс

Классификация времени

Время, мин.

% к итогу

О

Оперативное время

430

79,6

П-З

Подготовительно-заключительное время

25

4,6

Н

Непроизводственное время

85

15,8

Итого

540

100

2 Классификация затрат рабочего времени главного агронома

В зимний период затраты рабочего времени главного агронома аналогичны затратам рабочего времени главного бухгалтера.

В период полевых работ рабочий день начинается с планерки в 7. 30, а заканчивается в зависимости от характера продвижения работ.

В конце посевной кампании главный агроном составляет отчет о посеве, в период заготовки кормов — отчет по заготовке кормов, по окончании уборочной кампании — отчет по урожаю.

Таблица 6 — Классификация затрат рабочего времени главного агронома

Индекс

Классификация времени

Время, мин.

% к итогу

О

Операционное время

450

83,3

П-З

Подготовительно-заключительное время

30

5,6

Н

Непроизводственное время

60

11,1

Итого

540

100

3. Классификация затрат рабочего времени главного зоотехника

В стойловый период затраты рабочего времени главного зоотехника аналогичны затратам рабочего времени главного агронома.

В пастбищный период рабочий день начинается в 6. 00 и заканчивается в 21. 00. Ежемесячно он составляет отчеты по удоям.

4. Классификация затрат рабочего времени главного инженера

Таблица 7 — Классификация затрат рабочего времени главного инженера.

Индекс

Классификация времени

Время, мин.

% к итогу

О

Оперативное время

440

81,5

П-З

Подготовительно- заключительное время

40

7,4

Н

Непроизводственное время

60

11,1

Итого

540

100

3.5 Самофотография рабочего дня главного экономиста

Теперь необходимо представить самофотографию рабочего дня главного экономиста.

Таблица 8 — Лист самофотографии рабочего дня главного экономиста ООО «Заря»

№ п/п

Виды выполняемых работ

Время

Примечания

Начало операции

Конец операции

Продолжи-тельность, мин.

1

подготовка рабочего места

8. 00

8. 10

10

производится подготовка документов и рабочего места к работе

2

работа с документацией

8. 10

10. 00

110

см. обязанности главного экономиста

3

перерыв

10. 00

10. 10

10

небольшой перерыв для восстановления работоспособности

4

работа с документацией

10. 10

13. 00

170

см. обязанности главного экономиста

5

обеденный перерыв

13. 00

14. 00

60

6

подготовка рабочего места

14. 00

14. 10

10

производится подготовка документов и рабочего места к работе

7

работа с документацией

14. 10

16. 00

110

см. обязанности главного экономиста

8

перерыв

16. 00

16. 15

15

небольшой перерыв для восстановления работоспособности

9

работа с документацией

16. 15

16. 55

40

см. обязанности главного экономиста

10

приведение рабочего места в порядок

16. 55

17. 00

5

производится уборка рабочего места, вся документация приводится в порядок, часть ее убирается в специальный шкаф

Из таблицы 8 видно, что у экономиста рабочий день составляет 7 ч. — это при пятидневной рабочей неделе.

3.6 Структура рабочего времени главного экономиста

Время работы с различной документацией составляет 7 ч. 10 мин. Или 79,6% всего рабочего времени. Время подготовки рабочего места — 25 мин. (4,6%). Время перерывов — 1ч. 25 мин., в том числе обеденный перерыв длится 1 ч., т. е. в рабочее время перерывы в общей сумме длятся 25 мин. (15,8%).

3.7 Деловые качества экономиста

Экономист должен:

Обладать: навыками расчета выбора прогрессивных форм организации труда, навыками обоснования сочетания отраслей, навыками обоснования размеров и организации функционирования вспомогательных и обслуживающих производств.

Знать: законодательные и нормативные акты, системы ведения хозяйства, закономерности и принципы организации сельскохозяйственного производства, научные методы обоснования производственной и организационной структуры предприятия, методы и приемы рационального построения и ведения производства в подразделениях.

Уметь: принимать решения по выбору эффективных способов организации производственных процессов, обоснованно выбирать рациональные варианты производственного процесса, давать оценку деятельности подразделений и предприятия в целом.

4. ДОКУМЕНТАЦИЯ И ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО В СИСТЕМЕ УПРАВЛЕНИЯ ООО «ЗАРЯ» СОСНОВСКОГО РАЙОНА ЧЕЛЯБИНСКОЙ ОБЛАСТИ

4.1 Классификация документов

хозяйство управление персонал документация

Документами называют определенным образом составленные, подписанные и заверенные деловые бумаги, которыми оформляются различные хозяйственно-финансовые операции, правовые отношения и действия юридических лиц и отдельных граждан.

Делопроизводство — совокупность работ по документированию деятельности учреждений и организации документов в учреждении, ведение канцелярских дел.

На сегодняшний день в управленческой практике преобладающим способом документирования является машинописная или компьютерная печать. Однако ряд документов, таких, например, как заявление, объяснительные записки, создаётся обычно рукописным способом.

Работники производственных подразделений и функциональных служб заполняют и предоставляют документы, относящиеся к сфере их деятельности. Представим схему классификацию всех документов, используемых в ООО «Заря», по признаку однородности.

Таблица 9 — Классификация документов по признаку однородности

Вид документа

По месту составления

По содержанию

По форме

По роду деятельности

По происхождению

По исполнению

По степени гласности

Устав

Внутренняя документация

Первичный

Сложный

Организационный

Подготовленный на предприятии

Несрочный

Открытый

Положение об оплате труда

Внутренняя документация

Первичный

Сложный

Организационный

Подготовленный на предприятии

Несрочный

Открытый

Положение о персонале

Внутренняя документация

Первичный

Сложный

Организационный

Подготовленный на предприятии

Несрочный

Открытый

Штатное расписание

Внутренняя документация

Вторичный

Сложный

Организационный

Подготовленный на предприятии

Несрочный

Открытый

Должностная инструкция

Внутренняя документация

Первичный

Сложный

Организационный

Подготовленный на предприятии

Несрочный

Открытый

Приказ

Внутренняя документация

Первичный

Простой

Распорядительный

Подготовленный на предприятии

Несрочный

Открытый

Приказ по личному составу

Внутренняя документация

Первичный

Простой

По личному составу

Подготовленный на предприятии

Несрочный

Открытый

Распоряжение

Внутренняя документация

Первичный

Простой

Распорядительный

Подготовленный на предприятии

Несрочный

Открытый

Справка

Внутренняя документация

Первичный

Простой

Информационно-справочный

Подготовленный на предприятии

Несрочный

Открытый

Заявление

Внутренняя документация

Первичный

Простой

По личному составу

Личные письма от граждан

Несрочный

Открытый

Трудовой договор

Внутренняя документация

Вторичный

Сложный

По личному составу

Подготовленный на предприятии

Несрочный

С ограниченным доступом

Личное дело

Внутренняя документация

Вторичный

Сложный

По личному составу

Подготовленный на предприятии

Несрочный

С ограниченным доступом

Личная карточка

Внутренняя документация

Первичный

Сложный

По личному составу

Подготовленный на предприятии

Несрочный

С ограниченным доступом

Деловое письмо

Внешняя или внутренняя документация

Первичный

В зависимости от содержания

Информационный

Служебный

Несрочный

С ограниченным доступом

4.2 Управленческие документы

Подлинник — это основной документ, который оформлен соответствующим образом и подписан должностным лицом (руководителем предприятия или его заместителем). Другими словами подлинник — это оригинал документа.

Копия — это точное воспроизведение оригинала, который засвидетельствован в установленном порядке и имеет юридическую силу. На копии документа делают пометку «КОПИЯ» в правом верхнем углу и заверяют должностным лицом.

Дубликат — второй экземпляр документа, выдаваемый в случае утраты оригинала. Он полностью воспроизводит подлинный документ и имеет равную с ним юридическую силу. На этом документе тоже делается пометка «ДУБЛИКАТ» в правом верхнем углу.

Выписка — это копия, воспроизводящая часть интересующего текста документа. Правильность составления выписки подтверждается подписями должностных лиц с печатью.

Любой документ, который создается внутри предприятия или получается извне, первоначально попадает к секретарю, где регистрируется в специальном журнале. Затем директор предприятия рассматривает этот документ, подписывает его, указывает место исполнения, и секретарь передает этот документ к месту исполнения. После исполнения документ сдается в архив.

Схема потока движения документов представлена на рисунке 5.

Рис. 5 — Поток движения документов в ООО «Заря»

4.3 Основные виды управленческих документов, используемых планово-экономическим отделом

Экономист в своей деятельности использует различные виды управленческих документов. Основное назначение распорядительных документов — регулирование деятельности предприятия (подразделения), позволяющее руководству учреждения обеспечивать реализацию постоянных целей и задач, получить максимальный эффект от деятельности предприятия. В таблице 10 приведены основные виды документов.

Таблица 10 — Документация в планово-экономическом отделе предприятия

№ п.п.

Наименование документации

Предназначение документа

1

Приказ

Правовой акт, издаваемый руководителем организации, действующим на основе единоначалия в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед данной организацией

2

Распоряжение

Правовой акт, издаваемый единолично руководителем или его заместителем, в целях разрешения оперативных вопросов производственно-хозяйственной и административной деятельности

3

Протокол

Документ, содержащий последовательную запись хода обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов

4

Акт

Документ, составленный для подтверждения установленных фактов, действий

5

Справка

Документ, содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов и событий

6

Указание

Распорядительный документ по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и других актов данной организации

7

Устав

Определяет структуру, функции, права предприятия.

8

Должностная инструкция

Организационно-правовой документ, в котором определяется основные функции, обязанности, права и ответственность сотрудника организации при осуществлении им деятельности в определенной должности

5. ДОЛЖНОСТНЫЕ ИНСТРУКЦИИ РАБОТНИКОВ ПЛАНОВО-ЭКОНОМИЧЕСКОЙ СЛУЖБЫ ООО «ЗАРЯ» СОСНОВского района челябинской области. ИНФОРМАЦИЯ

5.1 Должностная инструкция главного экономиста

Общие положения

1. Главный экономист относится к категории руководителей, принимается и увольняется на работу приказом председателя предприятия.

2. На должность главного экономиста назначается лицо, имеющее среднее специальное (экономическое) или инженерно-экономическое образование и стаж работы в должности экономиста II категории не менее 3 лет; на должность экономиста II категории — высшее профессиональное (экономическое) или инженерно-экономическое образование и стаж работы в должности экономиста либо других инженерно-технических должностях, замещаемых специалистами с высшим профессиональным образованием, не менее 3 лет.

3. Главный экономист подчиняется __________________

(председателю предприятия)

4. В своей деятельности экономист руководствуется:

нормативными документами по вопросам выполняемой работы;

методическими материалами, касающимися соответствующих вопросов;

уставом предприятия;

правилами трудового распорядка;

приказами и распоряжениями председателя предприятия;

настоящей должностной инструкцией.

5. Главный экономист должен знать:

законодательные и нормативные правовые акты, методические материалы по планированию, учету и анализу деятельности предприятия;

организацию плановой работы;

порядок разработки перспективных и годовых планов хозяйственно-финансовой и производственной деятельности предприятия;

порядок разработки бизнес-планов;

планово-учетную документацию;

порядок разработки нормативов материальных, трудовых и финансовых затрат;

методы экономического анализа и учета показателей деятельности предприятия и его подразделений;

методы определения экономической эффективности внедрения новой техники и технологии, организации труда, рационализаторских предложений и изобретений;

методы и средства проведения вычислительных работ;

правила оформления материалов для заключения договоров;

организацию оперативного и статистического учета;

порядок и сроки составления отчетности;

экономику, организацию производства, труда и управления;

6. Во время отсутствия главного экономиста его обязанности выполняет в установленном порядке назначаемый заместитель, несущий полную ответственность за надлежащее исполнение возложенных на него обязанностей.

Функции

На главного экономиста возлагаются следующие функции:

выполнение работы по осуществлению экономической деятельности предприятия;

анализ производственной деятельности предприятия;

подготовка отчетности.

Должностные обязанности

Для выполнения возложенных на него функций главный экономист предприятия обязан:

Выполнять работу по осуществлению экономической деятельности предприятия, направленной на повышение эффективности и рентабельности производства;

Готовить исходные данные для составления проектов хозяйственно-финансовой и производственной предприятия в целях увеличения прибыли;

Выполнять расчеты по материальным, трудовым и финансовым затратам, необходимые для производства и реализации выпускаемой продукции;

Осуществлять экономический анализ хозяйственной деятельности предприятия, выявлять резервы производства, разрабатывать меры по обеспечению режима экономии, повышению рентабельности производства, производительности труда, снижению издержек на производство и реализацию продукции, устранению потерь и непроизводительных расходов, а также выявлению возможностей дополнительного выпуска продукции;

Определять экономическую эффективность организации труда и производства;

Вести учет экономических показателей результатов производственной деятельности предприятия и его подразделений, а также учет заключенных договоров;

Права

Главный экономист имеет право:

Знакомиться с проектами решений руководства предприятия, касающимися его деятельности;

Вносить на рассмотрение руководства предложения по совершенствованию работы, связанной с обязанностями, предусмотренными настоящей инструкцией;

положениями о структурных подразделениях, если нет — с разрешения руководителя предприятия);

Требовать от руководства предприятия оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей и прав.

Ответственность

Главный экономист несет ответственность:

За неисполнение (ненадлежащее исполнение) своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, в пределах, определенных действующим трудовым законодательством Российской Федерации;

За совершенные в процессе осуществления своей деятельности правонарушения — в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации;

За причинение материального ущерба — в пределах, определенных действующим трудовым, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.

В конце должностной инструкции делается запись, в соответствии с чем разработана должностная инструкция, ставятся подписи и даты руководителя предприятия и самого главного экономиста.

5.2 Схема поступления экономической информации

Схема поступления экономической информации в планово-экономический отдел представлена рисунке 6.

Из данной схемы видно, что в планово-экономический отдел информация поступает внутри предприятия от учетчиков, диспетчера гаража, председателя и главного бухгалтера.

Рисунок 6 — Схема поступления экономической информации в планово-экономический отдел

16

Информация — одно из основных понятий в управлении. Практически любая управленческая деятельность неразрывно связана со сбором, хранением, обработкой и передачей информации. Без нее невозможно сформулировать цели управления, оценить ситуацию, определить проблему, подготовить и принять решение, проконтролировать его выполнение.

Под управленческой информацией понимают совокупность сведений о процессах, протекающих внутри объекта управления и в его окружении.

Внешнюю информацию главный экономист получает в основном от председателя (который получает сведения от районного управления сельского хозяйства, потребителей, поставщиков, продовольственной корпорации и СМИ) и от главного бухгалтера (получает информацию от районного управления сельского хозяйства).

Сам же главный экономист получает внешнюю информацию из СМИ, таких как радио, телевизор, газеты и журналы. В частности он использует журнал «Нормирование и оплата труда в сельском хозяйстве».

5.3 Схема поступления оперативной информации для экономического отдела

Поступление оперативной информации для экономического отдела представлена на рисунке 7.

16

Рисунок 7 — Поступление оперативной информации для экономического отдела

Из рисунка 7 видно, что оперативная информация поступает в экономический отдел от учетчиков и диспетчера гаража в виде учетных листов и табелей учета рабочего времени.

6. ОРГТЕХНИЧЕСКИЕ И ТЕХНИЧЕСКИЕ СРЕДСТВА УПРАВЛЕНИЯ НА ПРЕДПРИЯТИИ ООО «Заря»

Техника управления представляет собой совокупность средств, обеспечивающих механизацию и автоматизацию информационных преобразований в процессе управления. При этом может использоваться самая разнообразная техника -- от простейших средств и приспособлений (линейка, весы, часы и др.) до самых сложных (электронно-управляющих и вычислительных машин).

Классификация технических средств управления определяется стадиями технологического процесса преобразования информации.

Средства сбора и регистрации информации предназначены для преобразования первичной информации в вид, удобный для дистанционной передачи и дальнейшей обработки на ЭВМ. Эта группа средств состоит из различных устройств, обеспечивающих механизированное и автоматизированное получение количественных данных и фиксацию различной информации о деятельности объекта управления.

Механизированные сбор и регистрация информации основаны на использовании средств, позволяющих получить количественные данные машиночитаемых документов, представляющих собой совмещенный первичный документ с машинным носителем; бухгалтерских и фактурных машин с перфоприставками; средств визуальной регистрации (графики, картотеки, табло и др.).

Автоматизированный сбор и регистрация информации обеспечивают дистанционный сбор информации с датчиков, пультов и регистрирующих автоматов.

Средства приема и передачи информации обеспечивают обмен между объектом ее возникновения и комплексом технических средств преобразования. К этой группе технических средств относятся средства непосредственной связи; передачи информации, зафиксированной на носителе; сигнализации; связи с ЭВМ.

К средствам непосредственной связи относятся общая телефонная связь, прямая оперативная связь и радиосвязь.

К средствам передачи информации, зафиксированной на носителе, относятся телеграф, телетайп, фототелеграф, факс, средства электронной почты и почтовой связи; средства сигнализации.

К средствам для поиска и хранения информации относятся стеллажи, шкафы, картотеки, информационно-поисковые системы.

Основой эффективной работы является комплекс технических средств, позволяющих оперативно вести управление. К ним относятся: телефонная связь, рация, радиотелефон и др. Оргтехника позволяет ускорить процесс передачи, обработки, сбора информации и создает лучшие условия труда.

В таблице 11 представлены оргтехнические средства управления производством.

Таблица 11 — Оргтехнические средства управления

Должность

Вид связи

Телефон

Рация

Радио-телефон

Другое

Председатель

1

-

-

-

Секретарь

1

-

-

факс

Главный бухгалтер

2

-

-

факс

Главный зоотехник

1

-

-

-

Отдел бухучёта

1

Планово-экономический отдел

1

Отдел кадров

1

Служба главного инженера

1

Участок автоколонны

1

Участок МТМ

1

Участок нефтехозяйства

1

Служба главного агронома

1

Участок охраны труда и техники безопасности.

1

2

Служба главного зоотехника

1

Служба главного ветврача

1

1

Производственно-коммерческая служба

1

Столовая

1

Отдел реализации

1

Служба охраны

1

5

Телефоны имеются на всех подразделениях ООО «Заря» Также телефоны имеются во всех подразделениях хозяйства. Радиотелефон имеется у руководителя ООО «Заря» и в его приёмной. Рация имеется в центральной конторе (администрации хозяйства), а также на всех отделениях и у всех специалистов в машинах (у управляющих и агрономов), в обязательном порядке присутствует в службе охраны, т. е. у ответственного за охран предприятия. Применение современных технических средств сбора и обработки информации облегчает труд руководителей и специалистов, позволяет экономить время, делает информацию более наглядной.

В связи с быстрым развитием новой техники и технологий другой вид связи (т.е. телефон) есть почти у каждого работника предприятия.

Таблица 12 — Технические средства сбора и обработки информации

Печатные устройства

Компьютер

Ксерокс

Принтер

Председатель

1

1

Секретарь

1

1

1

Главный бухгалтер

1

1

Отдел бухгалтерского учета и отчетности

1

1

1

Планово-экономический отдел

2

1

Отдел кадров

1

1

Производственно-коммерческая служба

1

1

Отдел реализации

1

1

Применение современных технических средств сбора и обработки информации облегчает труд руководителей и специалистов, позволяет экономить время, делает информацию более наглядной. В целом предприятие оснащено техническими средствами в необходимых размерах.

7. ОРГАНИЗАЦИЯ И НОРМИРОВАНИЕ УПРАВЛЕНЧЕСКОГО ТРУДА. ПОДГОТОВКА И ОБУЧЕНИЕ УПРАВЛЕНЧЕСКИХ КАДРОВ НА ПРЕДПРИЯТИИ ООО «ЗАРЯ» СОСНОВСКОГО РАЙОНА ЧЕЛЯБИНСКОЙ ОБЛАСТИ

Для эффективной деятельности аппарата управления на предприятиях разрабатываются индивидуальные распорядки рабочего дня, общий распорядок работы предприятия, графики взаимозаменяемости, личные творческие планы и т. д. Распорядки позволяют упорядочить работу руководителей и специалистов в течение рабочего дня, недели, месяца и установить общую координацию и согласованность работы аппарата управления.

В разработке главного экономиста находится карта организации его труда.

Карта организации труда экономиста состоит из следующих пунктов:

1. Технологические требования и последовательность операций:

подготовка рабочего места;

сбор информации с различных служб и подразделений;

обработка, анализ полученной информации;

составление, заполнение необходимых документов;

проверка полученных данных;

составление заявок по вопросам работников;

завершение работы.

2. Рабочее место

Рабочее место должно занимать минимальную площадь и должно быть оснащено всеми необходимыми предметами, средствами труда, которые нужны для работы экономиста.

При планировке рабочих мест необходимо обеспечить свободу всех трудовых действий и удобство рабочей позы, безопасность труда и возможность свободного ухода с рабочего места в аварийных ситуациях, рациональное размещение, всех средств производства.

В общем, к рабочему месту предъявляют следующие требования:

наличие двухтумбовых или однотумбовых письменных столов с приставками, обеспечивающими удобное расположение на них предметов труда;

наличие стула;

наличие шкафа обычного и специализированного;

наличие тумбочек;

наличие приспособлений для хранения и использования документации;

необходимы светильники для общего и местного освещения;

нужны средства связи;

наличие канцелярии.

3. Режим труда и отдыха

Время работы с различной документацией составляет 7 ч. 10 мин. Или 79,6% всего рабочего времени. Время подготовки рабочего места — 25 мин. (4,6%). Время перерывов — 1ч. 25 мин., в том числе обеденный перерыв длится 1 ч., т. е. в рабочее время перерывы в общей сумме длятся 25 мин. (15,8%).

4. Необходимые условия на рабочем месте.

Необходимо поддерживать благоприятный психологический климат, который определяется взаимоотношениями в коллективе, настроением людей, их отношением к работе. Экономист должен своевременно получать нужные для работы материалы, а также справочную литературу по вопросам экономики.

Планы могут составляться на период сельскохозяйственных работ, на день, на неделю или на месяц.

В ООО «Заря» планы составляют все специалисты и руководители.

Таблица 13 — Организация управленческого труда

Должность

Планы

Имеются

Имеются частично

Отсутствуют

Директор СХПК

Экономист

Гл. бухгалтер

Гл. механик

Гл. зоотехник

Агроном

На месяц

На месяц, по периодам сельскохозяйственных работ

На месяц

На неделю

На неделю

По периодам сельскохозяйственных работ

На неделю

На день

На день

На месяц

На месяц

На месяц

Личные

На неделю

Личные

На месяц

На день

Личные

Несмотря на то, что планы составляются, они не всегда выполняются полностью, что связано с воздействием каких-либо непредвиденных ситуаций. Это отрицательно сказывается на работе всего предприятия в целом и отдельного работника в частности.

Подготовка и обучение управленческих кадров имеет огромное значение в повышении эффективности производства, создании хорошего психологического климата в коллективе. Делами подготовки и обучения управленческих кадров занимается отдел кадров, который составляет план обучения. При составлении плана учитываются данные о наличии кадров по всем специальностям, уровень квалификации, будущие потребности в специалистах, анализируется текучесть кадров и т. д.

Специалисты ООО «Заря», проходят переподготовку и повышают квалификацию в городе Челябинске (в ЧГАА). На предприятии ведутся отчеты о повышении квалификации и аттестации кадров; по подготовке рабочих кадров на производстве и т. п.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Успешная работа той или иной отрасли экономики, в том числе и сельского хозяйства, зависит от эффективности деятельности каждого предприятия, что, в свою очередь, зависит от эффективности функционирования систем управления.

ООО «Заря» функционирует достаточно хорошо в данное время. Здесь сложилась достаточно эффективная система управления — линейно-функциональная.

Особое место в системе управления занимает планово-экономический отдел. Главный экономист при своей работе в зависимости от сложившейся ситуации использует различные методы управления. У него преобладает демократический стиль руководства, как и у директора ООО «Заря».

У каждого специалиста имеются планы работ, которые немного облегчают их деятельность, и проверку выполненной ими работы.

Предприятие увеличило свои площади на 4126 га с 2008 по 2010 гг. за счет присоединения неиспользуемых земель соседних хозяйств. Это привело к увеличению объема товарной продукции на 90 480 тыс. руб. Но т.к. на большую площадь и объем производства требуются большие затраты, это в конечном итоге может привести к снижению рентабельности работы предприятия. Также увеличение товарной продукции произошло за счет эффективной работы специалистов и руководства и эффективного использования имеющихся у предприятия ресурсов.

В общем, работа аппарата управления протекает равномерно и не требует кардинальных изменений.

Можно лишь посоветовать качественное преобразование всех элементов системы управления на базе лучшего использования имеющихся ресурсов и достижений научно-технического процесса.

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ

Делопроизводство / М. И. Баскаков. — М.: Издательско-торговая корпорация «Дашков и Ко», 2008. — 336 с.

Документирование управленческой деятельности / А. Л. Колмышев, Ю. Б. Королев, В. В. Маковецкий и др. — М.: КолосС, 2007. — 176 с.

Управление в АПК / Под ред. Королева. — М.: Колос, 2009. — 376 с.

Годовые отчеты СХПК ООО «Заря» за 2008, 2009 и 2010 гг.

Положение об оплате труда ООО «Заря» 2010 г.

Сайт Министерства сельского хозяйства Челябинской области.

Должностная инструкция главного экономиста.

ПоказатьСвернуть
Заполнить форму текущей работой