Планирование персонала и адаптация работников

Тип работы:
Контрольная
Предмет:
Менеджмент


Узнать стоимость

Детальная информация о работе

Выдержка из работы

Содержание

Введение

Сущность, методы и принципы планирования персонала. Виды планов по персоналу

Роль кадровой службы в организации процесса адаптации работников

Задача

Заключение

Список литературы

Введение

Актуальность темы исследования «Планирование персонала и адаптация работников» обусловлена необходимостью знаний по организации труда. В настоящее время ни у кого не вызывает сомнения, что самым важным ресурсом любой компании являются её сотрудники. Тем не менее далеко не все руководители понимают, как трудно управлять этим ресурсом. От того, сколь эффективным окажется труд сотрудников, зависит успех любой компании. Задача менеджеров состоит в том, чтобы максимально эффективно использовать возможности персонала. Какими бы сильными не были, решения руководителей, эффект от них может быть получен только тогда, когда они удачно воплощены в дела сотрудниками компании.

Цель работы состоит в исследовании сущности, методов и принципов планирования персонала. Исследование роли кадровой службы в процессе адаптации работников.

Сущность, методы и принципы планирования персонала. Виды планов по персоналу

Планирование потребности в персонале — часть общего процесса планирования в организации. В конечном итоге успешное кадровое планирование основывается на знании ответов на следующие вопросы:

· сколько работников, какой квалификации, когда и где потребуется;

· каким образом можно привлечь нужный и сократить или оптимизировать использование излишнего персонала;

· как лучше использовать персонал в соответствии с его способностями, умениями и внутренней мотивацией;

· каким образом обеспечить условия для развития персонала;

· каких затрат потребуют запланированные мероприятия.

Оценка потребности организации в персонале может носить количественный и качественный характер.

Качественная потребность, т. е. потребность по категориям, профессиям, специальностям, уровню квалификационных требований к персоналу, рассчитывается исходя из общей организационной структуры, а также организационных структур подразделений; профессионально-квалификационного деления работ, зафиксированных в производственно-технологической документации на рабочий процесс; требований к должностям и рабочим местам, закреплённым в должностных инструкциях или описаниях рабочих мест; штатного расписания организации и её подразделений, где фиксируется состав должностей.

Расчёт качественной потребности по профессиям, специальностям и т. п. сопровождается одновременным расчётом количества персонала по каждому критерию качественной потребности. Общая потребность в персонале находится суммированием количественной потребности по отдельным качественным критериям.

При качественном планировании выделяют следующие методы:

1. Метод экспертной оценки. Для этого привлекается эксперт, который анализирует проблемы планирования и производит соединение имеющихся переменных планирования и величин, влияющих на данные переменные. Исходя из рекомендаций эксперта, формируются цели планирования, экспертами могут быть либо специалисты в области планирования персонала либо руководители.

2. Метод групповых оценок. В этом случае образуются группы, которые совместно разрабатывают планы мероприятий, направленных на решение поставленных задач. К таким методам можно отнести, например, мозговой штурм.

3. Метод Дельфи. Включает в себя экспертные и групповые методы. Сначала опрашивается множество независимых друг от друга экспертов, а затем результаты опроса анализируются в групповых дискуссиях и принимаются соответствующие решения.

Количественная потребность в персонале планируется посредством определения его расчётной численности и её сравнения с фактической обеспеченностью на определённый плановый период. Можно выделить несколько основных методов расчёта количественной потребности в персонале.

1. Метод, основанный на использовании данных о времени трудового процесса. Данные о времени процесса дают возможность рассчитать численность рабочих-сдельщиков или рабочих-повременщиков, количество которых определяется непосредственно трудоёмкостью процесса.

2. Метод расчёта по нормам обслуживания. В зарубежной литературе принято название «агрегат-метод», показывающее зависимость рассчитываемой численности от количества обслуживаемых машин, агрегатов и других объектов.

3. Метод расчёта по рабочим местам и нормативам численности. Данный метод следует рассматривать как частный случай использования метода норм обслуживания, так как и необходимое число работников по числу рабочих мест, и нормативы численности устанавливают исходя из норм обслуживания.

Для расчёта численности персонала можно использовать также стохастические методы, которые основываются на анализе взаимосвязи между потребностью в персонале и другими переменными величинами, и методы экспертных оценок, применение которых производится с использованием опыта специалистов и руководителей.

Процесс планирования персонала базируется на ряде принципов, которые необходимо учитывать в процессе его осуществления.

Прежде всего это вовлеченность сотрудников организации в работу над планом уже на самых ранних этапах его составления.

Другой принцип планирования персонала — непрерывность, обусловленная соответствующим характером хозяйственной деятельности организации и тем обстоятельством, что сам персонал находится в постоянном движении. При этом планирование рассматривается не как единичный акт, а как постоянно повторяющийся процесс.

Принцип гибкости подразумевает возможность постоянного внесения коррективов в ранее принятые кадровые решения в соответствии с изменяющимися обстоятельствами. Для обеспечения гибкости в планах должна быть заложена возможность свободы маневра в определенных пределах.

Единство и взаимосвязь деятельности отдельных частей организации требует соблюдения такого принципа планирования, как согласование планов по персоналу в форме координации и интеграции. Координация осуществляется «по горизонтали» — между подразделениями одного уровня, а интеграция — «по вертикали», между выше- и нижестоящими.

Принцип экономичности означает, что затраты на составление плана должны быть меньше эффекта, приносимого его выполнением. Как принцип планирования можно рассматривать также создание необходимых условий для выполнения плана.

Рассмотренные принципы являются универсальными, пригодными для различных уровней управления; в то же время на каждом уровне могут применяться и специфические принципы.

Например, при планировании в подразделении важную роль играет принцип узкого места: общую результативность будет определять работник, обладающий самой низкой производительностью. В то же время на уровне организации этот принцип обычно не применяется, зато едва ли не важнейшим специфическим принципом здесь является научность планирования.

Выделяют 3 вида планов по персоналу:

1. Стратегический — ориентирован на долгосрочную перспективу (от 3х и более лет) и предусматривает решение глобальных проблем. Стратегическое планирование в большей мере зависит от внешних факторов экономических, технологических, социальных. Своевременный учёт главных тенденций развития, их качественная оценка являются основными задачами стратегического планирования.

Инструментом долгосрочного кадрового планирования является план человеческих ресурсов, который, как правило, предполагает попытку прогнозирования на 3−5 лет вперед.

Компания должна оценить спрос на труд, потенциальные возможности предложения и состояние внешней среды деятельности. Путем взаимодействия всех названных факторов составляется план человеческих ресурсов, указывающий, какое количество и каких именно работников может потребоваться в будущем.

Основными пунктами, которые следует принимать в расчет, являются следующие:

1. Создание группы кадрового планирования компании, включая менеджеров, ответственных за выполнение основных функций в компании.

2. Задачи человеческих ресурсов в достижении целей компании с учетом:

· планов в области капитального оборудования (заносимого на баланс компании);

· реорганизации, например, централизации или децентрализации;

· изменений ассортимента или объема выпускаемой продукции;

· финансовых ограничений.

3. Характеристика использования человеческих ресурсов, в частности:

· численность работников разных категорий;

· расчет текучести кадров по каждой категории работников и анализ влияния высоких или низких показателей текучести кадров на эффективность деятельности компании;

· объем выполненной сверхурочной работы;

· оценка эффективности деятельности нынешнего персонала и его потенциала;

· общий уровень оплаты труда в сравнении с уровнем оплаты в других компаниях.

4. Внешняя среда деятельности компании:

· положение с набором персонала;

· демографические тенденции;

· местные планы в области жилищного строительства и развития транспорта;

· национальные соглашения относительно условий работы;

· политика государства в области образования, выхода на пенсию, предоставления региональных субсидий и т. д.

5. Потенциальное предложение на рынке труда, в частности:

· влияние локальной иммиграции и эмиграции;

· последствия набора и увольнения избыточной рабочей силы местными компаниями;

· возможность привлечения к работе тех категорий работников, которые не привлекаются в настоящее время, например, работников, занятых неполный рабочий день.

После рассмотрения и координации всех названных факторов можно составить план человеческих ресурсов, подробно отражающий, сколько именно работников по количеству, функциям, квалификации, местам работы и размещению следует использовать на разных стадиях будущего периода. В плане должно быть отражено:

· перечень мест работы и должностей, которые могут появиться, претерпеть какие- либо изменения или быть упраздненными;

· в какой степени возможна перестановка или переподготовка персонала;

· необходимые изменения на уровне руководителей как среднего, так и высшего звеньев;

· потребности в профессиональном обучении;

· программы набора, сокращения избыточного персонала или увольнения по выслуге лет;

· возможности для обратной связи в случае необходимости корректировки плана или задач компании;

· меры, предусмотренные для улаживания любых проблем с персоналом в связи с дефицитом или избытком рабочей силы (например, ранний выход на пенсию или другие процедуры сокращения персонала).

2. Тактический — среднесрочное планирование от года до трёх лет. В среднесрочных планах конкретизируются стратегические задачи. Это планирование ориентировано на цели, поставленные в стратегических планах.

3. Оперативный — это детализированный по временному (год, квартал, месяц, декада, рабочий день, смена), объектному (организация, функциональное подразделение, цех, участок, рабочее место) и структурному (потребность, наем, адаптация, использование, обучение, переподготовка и повышение квалификации, деловая карьера, расходы на персонал, высвобождение) признакам план с подробной проработкой оперативных действий, подкрепленных необходимыми расчетами и обоснованиями.

Для разработки оперативного плана работы с персоналом необходимо с помощью специально разработанных анкет получить данные:

· о постоянном составе сотрудников (имя, отчество, фамилия, место жительства, возраст, время поступления на работу и т. д.);

· о структуре персонала (квалификационная, половозрастная, национальная структура, удельный вес инвалидов, удельный вес рабочих, служащих, квалифицированных работников и т. д);

· о текучести кадров;

· о потере времени из-за простоев, по болезни;

· о продолжительности рабочего дня (полностью или частично занятые, работающие в одну, несколько смен или ночную смену, продолжительность отпусков);

· о зарплате рабочих и служащих (структура зарплаты, дополнительная заработанная плата, надбавки, оплата по тарифу и сверх тарифа);

· об услугах социального характера, предоставляемых государством и организациями (расходы на социальные нужды, выделяемые в соответствии с законами, тарифными договорами, добровольно).

Анкеты следует составлять таким образом, чтобы наряду с производительными целями они могли служить кадровому планированию.

Роль кадровой службы в организации процесса адаптации работников

Что такое адаптация сотрудника на рабочем месте? Это ознакомление человека с новой компанией и изменение его поведения в соответствии с требованиями и правилами организационной культуры. Наиболее эффективной является активная адаптация новичка с использованием организационных мероприятий и социально-психологических методов.

Приняв нового сотрудника на испытательный срок, нельзя его бросать на произвол судьбы -- «работай, как знаешь». Новичка необходимо ознакомить с ценностями организации, ее историей, принятыми стандартами поведения и деятельности, правилами микроротации. Нового работника представляют коллегам, помогают сориентироваться в ситуации. Очень важно, чтобы человек чувствовал поддержку и заинтересованность организации в нем, в его способностях.

Вхождение нового сотрудника в коллектив происходит постепенно. На всех этапах необходимы внимание и помощь со стороны руководителей. Управление адаптацией -- это активное воздействие на факторы, влияющие на работоспособность человека, предупреждение неблагоприятных последствий.

Процедура адаптации нового сотрудника состоит из нескольких основных этапов. Она разрабатывается службой персонала; за ее реализацию отвечают линейные руководители. Рассмотрим календарь адаптации нового сотрудника на примере торгового предприятия ООО «Пальмира-Рута»

Календарь адаптации нового сотрудника в ООО СП «Пальмира-Рута»

Первый рабочий день в центральном офисе

1. Оформление в отделе кадров ООО СП «Пальмира-Рута» в соответствии с Положением о приеме на работу в компанию.

Новый сотрудник в обязательном порядке подписывает документ о неразглашении коммерческой тайны и конфиденциальной информации.

2. Собеседование с менеджером по персоналу.

Менеджер по персоналу рассказывает новичку о направлениях деятельности компании, о ее сотрудниках и партнерах; вручает буклет «Справочник сотрудника компании «Пальмира-Рута», комментирует его, рассказывает о структуре компании. Оговариваются следующие моменты:

· продолжительность рабочего дня;

· требования к внешнему виду сотрудника;

· перерыв на обед;

· организация питания;

· регламентированные перерывы на чай/кофе и отдых;

· использование телефона в личных целях;

· политика компании в отношении сверхурочных работ;

· сроки и порядок выплаты зарплаты.

3. Представление новичка сотрудникам офиса.

4. Беседа нового работника с непосредственным руководителем.

Обсуждается круг задач, которые входят в компетенцию новичка, его должностные обязанности согласно должностной инструкции; функции других сотрудников отдела; порядок взаимодействия с руководителем (приемные часы, круг вопросов). Руководитель знакомит новичка с принятыми в отделе методами планирования, отчетности и контроля, назначает наставника из числа опытных работников отдела. Рассматривается план вхождения в должность. Обговаривается порядок взаимодействия с другими отделами.

5. Знакомство с рабочим местом и коллегами отдела. Уточнение расположения рабочего места, его технической оснащенности и комплектации.

6. Знакомство с сотрудниками других отделов, с которыми новый работник будет взаимодействовать по роду своих обязанностей.

Первый рабочий день продавца в магазине

Введение в должность проходит в четыре этапа, длительность каждого -- одна смена.

I этап (первая смена) -- подготовительный. Первый рабочий день.

Задача -- детальное ознакомление с деятельностью компании.

Получение информации о компании «Пальмира-Рута», ознакомление с порядком и условиями работы:

· история организации;

· продукция и услуги;

· структура управления (включая имена руководителей, расположение отдельных подразделений);

· условия труда -- установленный рабочий график, отпуска и выходные, льготы для сотрудников;

· элементы корпоративной культуры;

· требования к оформлению базовых документов компании;

· постановка целей;

· создание мотивации (возможности увеличения заработной платы, повышения квалификации, должностного роста).

Ответственное лицо: управляющий магазином.

Ознакомление с подразделениями и рабочим местом сотрудника:

· представление коллегам;

· объяснение распорядка дня;

· изучение должностной инструкции;

· ознакомление с производственными функциями и особенностями работы магазина;

· ознакомление с документами, регламентирующими производственный процесс.

Ответственное лицо: управляющий магазином.

Подготовкой пакета базовых документов занимается служба персонала.

Ознакомление с организацией взаимодействия подразделений компании:

· перечень отделов, с которыми новому сотруднику нужно взаимодействовать в процессе работы;

· технология взаимодействия подразделений (письменная или устная форма, документы и особенности их оформления, сроки);

· возможные сложности производственного процесса;

· механизмы решения проблем;

· прецеденты.

Ответственное лицо: управляющий магазином.

Второй и третий дни -- работа по плану, в конце смены предоставляется отчет. Управляющий магазином подводит итоги работы во время первой ознакомительной смены и доводит информацию до нового сотрудника.

II этап (вторая смена) -- начальный период.

Задача -- практическое освоение новичком его обязанностей и требований, предъявляемых администрацией к данной должности.

Подведение итогов. В конце смены управляющий дает первичную оценку соответствия заявленных знаний тем реальным умениям и навыкам, которые имеются у новичка; дает рекомендации новому сотруднику.

III этап (третья смена) -- период приспособления.

Задача -- включение нового сотрудника в производственный процесс и адаптация к правовым, социальным и организационным требованиям компании; установление межличностных отношений.

Подведение итогов. Управляющий оценивает результаты работы, акцентируя внимание на социально-психологических аспектах: вхождение в коллектив; установление отношений с коллегами; восприятие новой информации; адаптация к новым требованиям, не совпадающим с предыдущим опытом; реакция на критические замечания и т. п.; при необходимости помогает новому сотруднику установить нормальные межличностные отношения.

Ответственное лицо: управляющий магазином.

IV этап (четвертая смена) -- завершение периода введения в должность.

Задача -- стабильная работа сотрудника.

Новичок действует в пределах своей компетенции согласно плану на смену. В конце смены руководитель подводит итоги периода адаптации и доводит информацию до нового сотрудника и службы персонала.

Основные этапы адаптации

Оценка уровня подготовленности нового работника. На этом этапе происходит определение непривычных для новичка ситуаций и вариантов решения типовых задач.

Ориентация. Практическое знакомство нового работника с обязанностями и требованиями, предъявляемыми к нему со стороны организации.

Действенная адаптация. Приспособление новичка к своему рабочему месту, включение в межличностные отношения с коллегами.

Функционирование. На завершающем этапе адаптации сотрудник полностью осваивает требования к своему рабочему месту (в том числе налаживает межличностные отношения) и приступает к работе в «расчетном режиме».

Оценка работника после прохождения испытательного срока проводится на завершающем этапе -- определяется, насколько новый сотрудник освоил требования к работе. На основании этой оценки принимается решение об окончании испытательного срока и даются рекомендации по дальнейшему обучению.

Технология эффективного управления адаптацией предполагает составление соответствующего алгоритма, определение способов и методов воздействия на процесс адаптации, качественных и количественных показателей, позволяющих контролировать степень включения нового работника в коллектив. Успешность адаптации зависит от многих факторов, в том числе от особенностей производственной среды и самого человека.

Для оценки психофизиологических аспектов адаптации целесообразно использовать сравнение производственных показателей нового сотрудника (выработка, энергозатраты) и показателей его здоровья при выполнении типичных производственных операций. В качестве контрольных используются средние показатели по компании/подразделению (процент выполнения производственного плана, брака, рекламаций, жалоб клиентов и пр.).

Для оценки социально-психологических аспектов адаптации нужно исследовать уровень удовлетворенности работника новой производственной средой, взаимоотношениями с коллегами, новым статусом и связанными с ним возможностями. Сравнение полученных данных позволит специалисту по персоналу корректировать ход процесса адаптации нового сотрудника.

Рассмотрим процесс прохождения новичком испытательного срока (ИС). Цель И С -- оценить результаты работы, определить его соответствие требованиям компании, выявить способности и потенциал.

Продолжительность ИС в компании -- один месяц для продавцов, администраторов, технических работников и до трех месяцев -- для административного, коммерческого и хозяйственного персонала. ИС более трех месяцев не допускается. Ответственность за организацию ИС несут непосредственные руководители новых сотрудников на должностях административного, коммерческого и хозяйственного профиля, и управляющий магазином -- для сотрудников магазина.

Непосредственный руководитель должен поставить работнику на период ИС четкие задания, обязательно определить ожидаемый результат. Отметим, что в компании новому сотруднику выдается «План работы на испытательный срок», разработанный совместно руководителем, отвечающим за новичка, и специалистом по персоналу. (Копия этого документа подшивается в личное дело сотрудника.) По завершении ИС непосредственный руководитель оценивает результаты и принимает соответствующее решение. В случае положительной оценки результатов прохождения ИС оформляется документ «Утверждение кандидата в должности», который передается в службу персонала.

Начало работы. Кандидат приступает к деятельности после ознакомления со своим личным планом работы на ИС, с соответствующим приказом и после оформления необходимых документов. С момента подписания руководителем приказа о зачислении на работу кандидат получает статус сотрудника компании на испытательном сроке.

Оформление документов проводит менеджер по кадрам. Информация о выходе новичка на работу (с фотографией, указанием Ф.И.О. и должности) рассылается всем сотрудникам по корпоративной почте, а также вывешивается на доске объявлений. Изменения в организационную структуру компании, связанные с поступлением новичка, вносятся в течение пяти дней после начала его работы.

В первый день прохождения ИС менеджер по персоналу представляет работника сотрудникам компании и определяет, где новичок имеет право находиться и с кем контактировать; проводит инструктаж.

План прохождения испытательного срока. Как уже отмечалось, ИС работника в компании проходит по индивидуальному плану. План разрабатывается непосредственным руководителем нового сотрудника и согласовывается с руководителем функционального подразделения. В план включается программа обучения новичка, практические и профессиональные задания на ИС. В этом документе могут предусматриваться индивидуальные «контрольные точки» -- зачеты, тестирования и прочие формы контроля.

Четкое описание процедур первоначальной адаптации, ее формализация и внедрение позволяет значительно снизить текучесть кадров среди вновь прибывших сотрудников.

Задача

Число обслуживаемых станков в цехе — 120, норма обслуживания — 7 станков, число смен — 1.8. Номинальный фонд рабочего времени одного рабочего в год — 262 дня, реальный — 240 дней. Определить плановую списочную численность обслуживающих рабочих.

Решение:

Численность рабочих, выполняющих работы, на которые имеются нормы обслуживания, определяется исходя их общего количества объектов обслуживания с учетом сменности работ и норм обслуживания по формуле

Где n — число объектов обслуживания;

h — число смен в сутки;

Ксп — коэффициент списочного состава (частное от деления номинального фонда рабочего времени на физическое число рабочих дней по плановому балансу рабочего времени);

H0 — норма обслуживания, т. е. количество оборудования, производственных площадей, обслуживаемое одним или группой рабочих.

R0 = (120 * 1.8 * (262 / 240)) / 7 = 33,69

Ответ: плановая списочная численность обслуживающих рабочих равна 34.

Заключение

В заключение хочется отметить, что при интенсивном темпе и насыщенности жизни в организации от нового сотрудника ждут скорейших результатов, он же — реализации своих заветных целей (финансовых, карьерных и т. п.), напряжение в какой-то момент может достичь критической точки. Новому сотруднику может начать казаться, что в другом месте было бы лучше, что этой организации он «не нужен», что его недооценили. В итоге постепенно вызревает решение об уходе, поскольку лояльность нового сотрудника к организации пока не сформирована и с его точки зрения он «еще ничего не должен». Конечно, подобное решение организация и сотрудник объясняют по-разному, но, как правило, истинная причина в том, что новому сотруднику не хватило сил преодолеть проблемы адаптационного периода, перейти на следующий этап взаимоотношений с организацией, а организация не смогла ему в этом помочь. Чтобы адаптация новых сотрудников не заканчивалась увольнением, необходимо понимать важность адаптации и уметь правильно организовать этот процесс.

адаптация человеческий кадровый ресурс

Список литературы

1. Управление персоналом: Учебник для вузов под ред. Базарова Т. Ю., Еремина Б. Л. — 2003.

2. Управление персоналом организации: Учебник / Под ред. А. Я. Кибанова. М.: ИНФРА-М, 1997.

3. Управление персоналом организации: Учебное пособие / Под ред. проф. П. Э. Шлендера. — М.: Вузовский учебник: ИНФРА — М, 2010.

4. Управление персоналом организации. Учебное пособие для ВУЗов. / Капустин С. Н., Федосеев В. Н. — 2003.

5. Основы управления персоналом. / Кибанов А. Я. — Инфра-М, 2005.

. ur

ПоказатьСвернуть
Заполнить форму текущей работой