Подготовка к проведению корпоративного торжества, посвященного дню рождения фирмы

Тип работы:
Курсовая
Предмет:
Менеджмент


Узнать стоимость новой

Детальная информация о работе

Выдержка из работы

Подготовка к проведению корпоративного торжества, посвященного дню рождения фирмы

Введение

Курс «Исследование социально-экономических и политических процессов и систем» построен на базе курса «Основы системного анализа», поскольку именно аппарат системного анализа является основным при исследовании сложных социально-экономических и политических процессов и систем. Кричевский А. И. Исследование систем управления: Курс лекций [Текст] - Новосибирск: СибАГС, 1999. — С. 5 Такой аппарат необходим для изучения, т.к. будущий руководитель должен уметь оценивать уровень эффективности тех систем управления, в которых он работает.

Для системного анализа характерно наличие определённых типов стандартных компонентов, которые практически всегда присутствуют в анализе любой проблемы. Сочетание этих характерных элементов в определённой последовательности, диктуемой структурой проблемы и причинно-следственными связями, и приводит к её системному решению. Основные элементы системного анализа образуют «кирпичи», которые укладываются в единое здание анализа с соблюдением логической последовательности: цели — пути достижения целей — потребные ресурсы. Можно сказать, что эта цепочка является логической основой системного анализа. Даже в обыденной повседневной жизни, прежде чем принять какое-либо серьезное решение по важному для нас вопросу (приобретение дорогостоящих вещей, строительство дома или дачи и т. п.), мы всегда определяем, каким образом будем действовать (рассматриваем разные варианты путей достижения цели), обязательно оцениваем затратность вариантов наших возможных действий (финансовые, временные и другие ресурсы) и выбираем единственный окончательный вариант, исходя из тех ресурсов, которыми мы располагаем Кричевский А. И. Исследование систем управления: Курс лекций [Текст] - Новосибирск: СибАГС, 1999. — С. 59.

Согласно определению, системный анализ — это научная дисциплина, занимающаяся проблемами принятия решений в условиях анализа большого количества информации различной природы. Это мощный инструмент, обобщающий методологию исследования процессов в сложных природных и социально-экономических системах.

Целью применения системного анализа является повышение степени обоснованности принимаемого решения, рассмотрение множества вариантов, среди которых производится обоснованный выбор Кричевский А. И. Системный анализ. Учебно-методический комплекс [Текст] - Новосибирск: НГУЭУ, 2006 г. — С. 18.

Для написания курсовой работы была выбрана тема «Подготовка к проведению корпоративного торжества, посвященного дню рождения фирмы», так как проведение корпоративных праздников является одним из самых эффективных методов повышения корпоративной культуры, что, в свою очередь, является одной из важнейших задач современного менеджмента. По мнению многих PR-специалистов, корпоративный праздник — эффективный инструмент работы с персоналом при условии системного подхода к его подготовке. Имеется в виду гармоничное сочетание целей праздничного мероприятия с выбором форм и способов его проведения. Последние, в свою очередь, должны соответствовать особенностям корпоративной культуры. Единой логике должно быть подчинено все — начиная с общей креативной идеи праздника и вариантов вовлечения сотрудников, заканчивая четкой организацией мероприятия, насыщенностью праздничной программы, оформлением помещения (или пространства). Этим и объясняется актуальность выбранной темы.

В работе используется метод системного анализа применительно к процессу подготовки к проведению корпоративного торжества, посвященного дню рождения фирмы.

Для решения проблем, связанных с данной темой необходимо провести расчеты коэффициентов относительной важности, построить дерево целей, деревья мероприятий, составить сетевой график. За счет этого можно оценить приоритетность целей, их важность, а также определить лучшие варианты решения проблем, связанных с подготовкой корпоративного торжества, выбрав лучший метод из множества альтернатив. За счет сетевого графика можно определить лучшую последовательность процесса подготовки. Все это позволит с большой точностью и эффективностью сделать процесс подготовки корпоративного торжества более рациональным и приятным.

С помощью опроса экспертов можно оценить приоритетность целей, также дать оценку простоте различных методов в достижении целей. Имея в этой работе развернутый план альтернативных мероприятий, можно выбрать, исходя из заданных критериев, лучшую цепочку мероприятий. А сетевой график поможет создать более экономичный и быстрый процесс подготовки корпоративного торжества.

Цель данного исследования — разработать оптимальный вариант подготовки к проведению корпоративного торжества, посвященного дню рождения фирмы.

Задачами исследования являются: выявление проблемной ситуации; описание признаков проблемной ситуации; детализация проблемы, решение проблемы с помощью методов системного анализа.

Объектом исследования является проведение корпоративного торжества, посвященного дню рождения фирмы.

Предмет исследования — проблемы в подготовке к проведению корпоративного торжества.

Теоретической основой написания работы послужили лекции и учебно-методический комплекс Кричевского А. И.

Глава 1. Описание предметной области и ситуации

Рассматриваемая тема «Подготовка к проведению корпоративного торжества, посвященного дню рождения фирмы». Процесс подготовки корпоративного мероприятия содержит на пути реализации достаточное количество различных проблем. Для начала рассмотрим основные теоретические аспекты, касающиеся подготовки и проведения данного мероприятия.

Многие российские компании все чаще включают в перечень запланированных кадровых мероприятий проведение корпоративных праздников, организацию коллективного отдыха. Одни работодатели подходят к подготовке корпоративного досуга с большой ответственностью; другие проводят праздники, не заботясь ни о содержании их сценариев, ни о качестве «развлекателей». Нужны ли вообще эти дорогостоящие мероприятия? Какие цели они преследуют? Как грамотно подходить к организации корпоративного досуга? Понукалина О. Корпоративный досуг: цели и способы организации [Текст] // Человек и труд, 2008. — № 11, С. 69.

Сегодня корпоративные мероприятия, выступающие в качестве механизма сплочения коллектива, проводника базовых ценностей компании, — важный элемент жизни компаний, неотъемлемый компонент их организационной культуры. Корпоративные праздники работодатели рассматривают как возможность осуществить перенос положительных эмоций, которые возникают у человека во время проведения досуга, на сферу труда. Наиболее распространенной практикой сегодня является отдых в ресторане или клубе, когда накрыты столы и предусмотрена развлекательная программа. Но специалисты прогнозируют, что в ближайшее время повысится спрос на нетрадиционные сценарии Понукалина О. Корпоративный досуг: цели и способы организации [Текст] // Человек и труд, 2008. — № 11, С. 70.

От того, какие PR-цели праздник преследует — внешние или внутренние, зависит и форма его проведения. Для организации праздничной вечеринки нужен отдельный проект с собственными задачами. Нельзя, скажем, отмечать юбилей компании, когда в празднике одновременно участвуют партнеры, клиенты и сотрудники.

Умело организованный корпоративный праздник выполняет функцию объединения сотрудников. Обычно общение на рабочем месте происходит в рамках заданной «роли», по принципу «начальник — подчиненный» или «коллега — коллега». В неформальной же обстановке люди раскрываются по-новому. У руководства появляется дополнительная возможность разглядеть, что собой представляют их подчиненные, понять, какими скрытыми способностями они обладают; общение с топ-менеджерами облегчает работникам дальнейшие деловые контакты.

Правда, риск свести все усилия на нет или даже получить отрицательный результат существует. Это происходит тогда, когда персонал замечает и осознает, что праздник устроен руководством с целью незаметно «подсмотреть» за сотрудниками, пользуясь тем, что в новой обстановке уровень их самоконтроля снижается. Снять эту опасность в какой-то мере позволяет привлечение к организации праздника самих сотрудников компании, реализация их творческих способностей и выдумки. Вовлекая в подготовительный процесс людей, которым предпраздничные хлопоты доставляют радость, можно повысить уровень их доверия и заинтересованности в том, чтобы все участники получили удовольствие. Чем больше сотрудники сделают для организации мероприятия сами, тем с большим интересом и пользой оно будет проведено Понукалина О. Корпоративный досуг: цели и способы организации [Текст] // Человек и труд, 2008. — № 11, С. 71.

Абсолютно губительными оказываются попытки руководства силой заставить сотрудников посещать праздничные мероприятия, какими бы дорогостоящими и полезными с точки зрения организаторов они ни были.

Спрос на корпоративные праздники рождает и предложение. Принимая решение о проведении праздничных мероприятий, организация решает — справится ли она с этим проектом своими силами или доверит его проведение профессионалам. Пока что российский рынок услуг по организации корпоративных праздников находится в стадии становления. Тем не менее можно выделить несколько групп провайдеров этих услуг. К первой относятся продюсерские центры, которые готовят только развлекательную программу. В этих случаях проблемой часто становится отсутствие общего сценария праздника, несогласованность официальной и неофициальной его частей. Вторая группа — специализированные агентства, которые выполняют как корпоративные, так и частные заказы, связанные со свадьбами, днями рождения и другими подобными событиями. Третья — PR-агентства широкого профиля, ориентированные на корпоративных клиентов, которые, помимо прочего, занимаются и организацией корпоративных праздников Понукалина О. Корпоративный досуг: цели и способы организации [Текст] // Человек и труд, 2008. — № 11, С. 72.

Все вышеизложенное подтверждает, что только при грамотном системном подходе и правильной организации будет обеспечена успешная реализация мероприятия. Проблемы возникают именно во время взаимодействия элементов процесса подготовки, если на каком-то этапе подготовки происходит сбой, например, из-за отсутствия учета приоритетности выполнения целей, то в процессе выполнения плана возникают новые проблемы. Нужно исключить все недостатки и определить лучшие способы достижения цели с наименьшими затратами.

Таким образом, грамотная подготовка к проведению корпоративного торжества — это комплексная проблема, требующая всестороннего анализа, и применения для своего решения, как математических методов, так и учета мнения специалистов.

Глава 2. Дерево целей

2.1 Построение дерева целей

Экспертные методы широко используются при определении коэффициентов относительной важности (КОВ) в деревьях взаимосвязей и, вообще, когда необходимо из указанного множества свойств и взаимосвязей отобрать лишь существенные, наиболее важные. Приходится также прибегать к помощи экспертов, чтобы проранжировать рассматриваемые свойства и взаимосвязи по степени их важности и существенности.

Следует отметить, что при анализе сложных систем в некоторых случаях необходимо с помощью экспертов получить информацию качественного характера, основанную на опыте и интуиции специалистов. Такие качественные оценки носят название экспертных оценок.

В общем случае предполагается, что мнение группы экспертов надежнее, чем мнение отдельного индивидуума, т. е. что две группы одинаково компетентных экспертов с большей вероятностью дадут аналогичные ответы на ряд вопросов, чем два индивидуума. Предполагается, что коллективная ответственность позволяет специалистам принимать более рискованные решения и что интервал оценок, полученных от группы экспертов, включает в себя «истинную» оценку. Кричевский А. И. Исследование систем управления: Курс лекций [Текст] - Новосибирск: СибАГС, 1999. — С. 89.

Для рационального использования информации, полученной от экспертов, необходимо преобразовать ее в форму, удобную для дальнейшего анализа. При ранжировании эксперт должен расположить объекты (альтернативы) в порядке, который представляется ему наиболее рациональным, и приписать каждому из них числа натурального ряда — ранги. При этом ранг 1 получает наиболее предпочтительная альтернатива, а ранг N — наименее предпочтительная. Кричевский А. И. Исследование систем управления: Курс лекций [Текст] - Новосибирск: СибАГС, 1999. — С. 90.

В данном случае нам необходимо иметь количественные оценки, позволяющие оценить уровень достижения цели, т. е. нужно иметь критерии оценки достижения цели. В качестве такого критерия будем использовать коэффициент относительной важности (КОВ) локальных подцелей дерева, который и будем определять с помощью метод экспертного оценивания. Кричевский А. И. Исследование систем управления: Курс лекций [Текст] - Новосибирск: СибАГС, 1999. — С. 90.

Ниже приведено в графическом виде дерево целей, содержащее два уровня подцелей. Далее необходимо рассчитать КОВ всех подцелей первого уровня и затем КОВ подцелей второго уровня.

2.2 Расчет коэффициентов относительной важности

Расчет коэффициентов относительной важности (КОВ) подцелей (1-ый уровень дерева целей):

Матрица опроса экспертов:

Здесь эксперты присваивают ранги (места) подцелям выполняя следующее задание: «Расставьте подцели по местам, исходя из их важности для достижения главной цели».

Подцели

Эксперты

1

2

3

4

5

Разработать программу торжества

3

3

2

4

4

Провести организационные мероприятия

2

1

3

2

1

Обсудить рабочие моменты

1

2

1

1

2

Учесть различные технические детали

4

4

4

3

3

Наша задача определить КОВ подцелей, т. е. их удельный вес в составе главной цели. Это значит, что более важной подцели должно соответствовать большее число (в отличие от присвоения рангов в исходной матрице опроса), поэтому нам необходимо выполнить расчет преобразованных рангов по формуле (max ранг — ранг эксперта).

Матрица преобразованных рангов:

Подцели

Эксперты

Сумма

КОВ

1

2

3

4

5

Разработать программу торжества

1

1

2

0

0

4

0,133

Провести организационные мероприятия

2

3

1

2

3

11

0,367

Обсудить рабочие моменты

3

2

3

3

2

13

0,433

Учесть различные технические детали

0

0

0

1

1

2

0,067

30

1

Вывод на основе расчета КОВ на первом уровне:

При детализации главная цель «Подготовиться к проведению корпоративного торжества, посвященного дню рождения фирмы» была разбита на 4 неравнозначные подцели:

— обсудить рабочие моменты — 43,3%;

— провести организационные мероприятия — 36,7%;

— разработать программу торжества — 13,3%;

— учесть различные технические детали — 6,7%.

На основе анализа КОВ мы видим, что эксперты определили важнейшей подцелью в достижении главной цели обсуждение рабочих моментов (0,433). Из этого следует, что эксперты считают, что при реализации намеченного плана именно факторам, связанным с рабочей деятельностью фирмы, следует уделить наибольшее внимание. На втором месте оказалась подцель «Провести организационные мероприятия» (0,367). Она также важна, т.к. необходимо заранее произвести детализацию всех организационных моментов. На третьем месте разработка программы торжества (0,133), что, безусловно, необходимо для выделения цели и определения порядка устраиваемого торжества. И последняя по весомости подцель — учет различных технических деталей (0,067), что также важно, т.к. нужно учесть все моменты, необходимые для успешной реализации намеченного торжества.

Все эти подцели в детализированном виде представляют нашу главную единую цель и поэтому, эффективно распределяя ресурсы для достижения всех этих подцелей и достигая их, мы достигаем и главную цель.

Расчет КОВ дерева целей 2-й уровень:

При определении КОВ подцелей второго уровня мы используем ту же методику, что и на первом уровне, рассматривая последовательно разбиение подцелей 1-го уровня на составные части. При этом мы вначале определяем пропорцию, в которой данная подцель разбивается на составные части, а затем в такой же пропорции разделяем КОВ вышестоящей подцели. Это обеспечит выполнение следующих необходимых требований расчета КОВ:

— сумма КОВ подцелей равна КОВ вышестоящей подцели (цели);

— сумма КОВ всех подцелей одного уровня дерева целей равна 1.

Матрица опроса экспертов:

Подцели

Эксперты

1

2

3

4

5

Утвердить программу официальной части и программу развлечений

1

1

2

1

2

Рассмотреть детали банкетной части

2

2

1

2

1

Матрица преобразованных рангов:

Подцели

Эксперты

Сумма

КОВ

1

2

3

4

5

Утвердить программу официальной части и программу развлечений

1

1

0

1

0

3

0,6

0,0798

Рассмотреть детали банкетной части

0

0

1

0

1

2

0,4

0,0532

5

1

0,133

Матрица опроса экспертов:

Подцели

Эксперты

1

2

3

4

5

Определить состав участников торжества

1

2

1

2

2

Найти помещение для проведения торжества

2

1

2

1

1

Матрица преобразованных рангов:

Подцели

Эксперты

Сумма

КОВ

1

2

3

4

5

Определить состав участников торжества

1

0

1

0

0

2

0,4

0,1468

Найти помещение для проведения торжества

0

1

0

1

1

3

0,6

0,2202

5

1

0,367

Матрица опроса экспертов:

Подцели

Эксперты

1

2

3

4

5

Назначить день и время проведения торжества

2

1

2

1

2

Определить источник финансирования проведения торжества

1

2

1

3

1

Оповестить сотрудников о деталях проведения торжества

3

3

3

2

3

Матрица преобразованных рангов:

Подцели

Эксперты

Сумма

КОВ

1

2

3

4

5

Назначить день и время проведения торжества

1

2

1

2

1

7

0,467

0,2022

Определить источник финансирования проведения торжества

2

1

2

0

2

7

0,467

0,2022

Оповестить сотрудников о деталях проведения торжества

0

0

0

1

0

1

0,066

0,0286

15

1

0,433

Матрица опроса экспертов:

Подцели

Эксперты

1

2

3

4

5

Организовать поиск обслуживающего персонала

1

2

1

1

1

Рассмотреть варианты организации транспорта для участников торжества

2

3

3

3

2

Приготовить подарки для сотрудников

3

1

2

2

3

Матрица преобразованных рангов:

Подцели

Эксперты

Сумма

КОВ

1

2

3

4

5

Организовать поиск обслуживающего персонала

2

1

2

2

2

9

0,6

0,0402

Рассмотреть варианты организации транспорта для участников торжества

1

0

0

0

1

2

0,133

0,0089

Приготовить подарки для сотрудников

0

2

1

1

0

4

0,267

0,0179

15

1

0,067

Ниже приведено в графическом виде дерево целей с рассчитанными КОВ всех подцелей первого и второго уровней.

2.3 Дерево целей с рассчитанными КОВ

Вывод на основе расчета КОВ на 2-м уровне дерева целей.

На основе исследования второго уровня подцелей можно определить участие подцелей в достижении главной подцели более подробно. Из рисунка видно, что достаточно весомой подцелью эксперты сочли «Найти помещение для проведения торжества» (22,02%). Эксперты посчитали, что, достаточно важно учесть место проведения торжества. Далее важную роль разделили между собой такие подцели, как «Назначить день и время проведения торжества» (20,22%) и «Определить источник финансирования проведения торжества» (20,22%), действительно, крайне необходимо рассчитать затраты времени и денег для реализации намеченного торжества. Еще очень важно определить состав участников торжества (14,68%) и утвердить программу официальной части и программу развлечений (7,98%). Далее по важности идет подцель «Рассмотреть детали банкетной части» (5,32%), что вполне естественно. Важно организовать поиск обслуживающего персонала (4,02%), оповестить сотрудников о деталях проведения торжества (2,86%) и приготовить подарки для сотрудников (1,79%). И, безусловно, рассмотреть варианты организации транспорта для участников торжества (0,89%) при возникновении такой необходимости.

Полученные значения КОВ позволяют нам оценивать в какой степени реализация той или иной подцели продвигает нас к главной цели. Таким образом, мы используем КОВ как критерий уровня достижения цели при достижении отдельных подцелей, что необходимо при управлении всем процессом выполнения мероприятий по достижению цели.

Глава 3. Деревья мероприятий

3.1 Дерево мероприятий для подцели «Утвердить программу официальной части и программу развлечений»

После того, как дерево целей построено и на нижнем уровне дерева целей имеются некоторые локальные подцели, достижение которых (всех) обеспечивает достижение главной цели, можно переходить к построению деревьев мероприятий. Для этого для каждой локальной подцели нижнего уровня необходимо построить дерево мероприятий, которое детализирует возможные альтернативные мероприятия по достижению соответствующей локальной подцели. На первом уровне дерева мероприятий предложены альтернативы (логика «ИЛИ») по достижению подцели и далее для каждой из альтернатив можно рассмотреть возможные альтернативные варианты их реализации. Для вышеуказанного дерева мероприятий приведем полный расчет, т. е. все таблицы по определению весов альтернатив во всех семействах дерева и расчет весов всех альтернативных мероприятий (цепочек дерева). При этом используемая методика расчета предполагает использование методов экспертного оценивания, которые использовались при расчете КОВ в дереве целей Кричевский А. И. Исследование систем управления: Курс лекций [Текст] - Новосибирск: СибАГС, 1999. — С. 104.

При расчетах важно правильно определиться с набором факторов (критериев), которые необходимо учитывать при оценке (взвешивании) альтернатив. Далее необходимо определить коэффициенты важности (весомости) этих факторов. После этого необходимо рассматривая каждый фактор, определить веса альтернатив (с точки зрения данного фактора). Имея набор весов альтернатив по каждому фактору, далее рассчитываем итоговые веса альтернатив, которые будут учитывать все рассмотренные факторы с их весами важности. Расчет весов альтернатив позволяет далее получить количественную оценку для каждой «веточки» дерева мероприятий (для каждого альтернативного варианта мероприятий по достижению подцели). Знание этих весов позволяет выбрать наиболее эффективный (с точки зрения выбранных факторов) вариант достижения подцели. Эффективный вариант соответствует максимальному значению веса «веточки» дерева мероприятий. Кричевский А. И. Исследование систем управления: Курс лекций [Текст] - Новосибирск: СибАГС, 1999. — С. 106−107.

Расчет весов альтернатив для подцели «Утвердить программу официальной части и программу развлечений»:

Критерии, которые необходимо брать в учет при взвешивании альтернатив:

— ожидаемые впечатления от реализации варианта;

— сложность реализации варианта;

— затраты времени на подготовку варианта;

— денежные затраты на реализацию варианта.

Расчет весовых коэффициентов критериев семейства 1:

Матрица опроса экспертов

Критерии (факторы)

Эксперты

1

2

3

4

5

Ожидаемые впечатления от реализации варианта

1

2

2

3

3

Сложность реализации варианта

4

3

3

2

4

Затраты времени на подготовку

3

1

4

4

2

Денежные затраты на реализацию варианта

2

4

1

1

1

Матрица преобразованных рангов:

Критерии (факторы)

Эксперты

Сумма

КВ

1

2

3

4

5

Ожидаемые впечатления от реализации варианта

3

2

2

1

1

9

0,3

Сложность реализации варианта

0

1

1

2

0

4

0,13

Затраты времени на подготовку

1

3

0

0

2

6

0,2

Денежные затраты на реализацию варианта

2

0

3

3

3

11

0,37

30

1

Расчет весов альтернатив 1-го семейства:

Фактор 1 — ожидаемые впечатления от реализации варианта.

Матрица опроса экспертов:

Альтернативы

Эксперты

1

2

3

4

5

Разработать самостоятельно

1

1

2

2

2

Заказать в специализированном агентстве

2

2

1

1

1

Матрица преобразованных рангов:

Альтернативы

Эксперты

Сумма

КВ

1

2

3

4

5

Разработать самостоятельно

1

1

0

0

0

2

0,4

Заказать в специализированном агентстве

0

0

1

1

1

3

0,6

5

1

Фактор 2 — сложность реализации варианта.

Матрица опроса экспертов:

Альтернативы

Эксперты

1

2

3

4

5

Разработать самостоятельно

2

2

1

2

2

Заказать в специализированном агентстве

1

1

2

1

1

Матрица преобразованных рангов:

Альтернативы

Эксперты

Сумма

КВ

1

2

3

4

5

Разработать самостоятельно

0

0

1

0

0

1

0,2

Заказать в специализированном агентстве

1

1

0

1

1

4

0,8

5

1

Фактор 3 — затраты времени на подготовку.

Матрица опроса экспертов:

Альтернативы

Эксперты

1

2

3

4

5

Разработать самостоятельно

2

2

2

2

2

Заказать в специализированном агентстве

1

1

1

1

1

Матрица преобразованных рангов:

Альтернативы

Эксперты

Сумма

КВ

1

2

3

4

5

Разработать самостоятельно

0

0

0

0

0

0

0,0

Заказать в специализированном агентстве

1

1

1

1

1

5

1,0

5

1

Фактор 4 — денежные затраты на реализацию варианта.

Матрица опроса экспертов:

Альтернативы

Эксперты

1

2

3

4

5

Разработать самостоятельно

1

1

1

1

2

Заказать в специализированном агентстве

2

2

2

2

1

Матрица преобразованных рангов:

Альтернативы

Эксперты

Сумма

КВ

1

2

3

4

5

Разработать самостоятельно

1

1

1

1

0

4

0,8

Заказать в специализированном агентстве

0

0

0

0

1

1

0,2

5

1

Итоговая таблица расчета альтернатив семейства 1:

Критерии (факторы)

КВ

Разработать самостоятельно

Заказать в специализированном агентстве

Сумма

Ожидаемые впечатления от реализации варианта

0,3

0,4

0,6

1

Сложность реализации варианта

0,13

0,2

0,8

1

Затраты времени на подготовку

0,2

0,0

1,0

1

Денежные затраты на реализацию варианта

0,37

0,8

0,2

1

Итоговые оценки

1

0,442

0,558

1

Расчет весов альтернатив 2-го семейства:

Фактор 1 — ожидаемые впечатления от реализации варианта.

Матрица опроса экспертов:

Альтернативы

Эксперты

1

2

3

4

5

Использовать опыт проведения аналогичных мероприятий (типовая форма)

2

2

1

2

2

Подключить сотрудников (учесть пожелания, оригинальные идеи)

1

1

2

1

1

Матрица преобразованных рангов:

Альтернативы

Эксперты

Сумма

КВ

1

2

3

4

5

Использовать опыт проведения аналогичных мероприятий (типовая форма)

0

0

1

0

0

1

0,2

Подключить сотрудников (учесть пожелания, оригинальные идеи)

1

1

0

1

1

4

0,8

5

1

Фактор 2 — сложность реализации варианта.

Матрица опроса экспертов:

Альтернативы

Эксперты

1

2

3

4

5

Использовать опыт проведения аналогичных мероприятий (типовая форма)

1

2

1

1

1

Подключить сотрудников (учесть пожелания, оригинальные идеи)

2

1

2

2

2

Матрица преобразованных рангов:

Альтернативы

Эксперты

Сумма

КВ

1

2

3

4

5

Использовать опыт проведения аналогичных мероприятий (типовая форма)

1

0

1

1

1

4

0,8

Подключить сотрудников (учесть пожелания, оригинальные идеи)

0

1

0

0

0

1

0,2

5

1

Фактор 3 — затраты времени на подготовку.

Матрица опроса экспертов:

Альтернативы

Эксперты

1

2

3

4

5

Использовать опыт проведения аналогичных мероприятий (типовая форма)

1

1

2

1

1

Подключить сотрудников (учесть пожелания, оригинальные идеи)

2

2

1

2

2

Матрица преобразованных рангов:

Альтернативы

Эксперты

Сумма

КВ

1

2

3

4

5

Использовать опыт проведения аналогичных мероприятий (типовая форма)

1

1

0

1

1

4

0,8

Подключить сотрудников (учесть пожелания, оригинальные идеи)

0

0

1

0

0

1

0,2

5

1

Фактор 4 — денежные затраты на реализацию варианта.

Матрица опроса экспертов:

Альтернативы

Эксперты

1

2

3

4

5

Использовать опыт проведения аналогичных мероприятий (типовая форма)

2

2

2

2

2

Подключить сотрудников (учесть пожелания, оригинальные идеи)

1

1

1

1

1

Матрица преобразованных рангов:

Альтернативы

Эксперты

Сумма

КВ

1

2

3

4

5

Использовать опыт проведения аналогичных мероприятий (типовая форма)

0

0

0

0

0

0

0,0

Подключить сотрудников (учесть пожелания, оригинальные идеи)

1

1

1

1

1

5

1,0

5

1

Итоговая таблица расчета альтернатив семейства 2:

Критерии (факторы)

КВ

Использовать опыт проведения аналогичных мероприятий (типовая форма)

Подключить сотрудников (учесть пожелания, оригинальные идеи)

Сумма

Ожидаемые впечатления от реализации варианта

0,3

0,2

0,8

1

Сложность реализации варианта

0,13

0,8

0,2

1

Затраты времени на подготовку

0,2

0,8

0,2

1

Денежные затраты на реализацию варианта

0,37

0,0

1,0

1

Итоговые оценки

1

0,324

0,676

1

Расчет весовых коэффициентов критериев семейства 3:

Фактор 1 — ожидаемые впечатления от реализации варианта.

Матрица опроса экспертов:

Альтернативы

Эксперты

1

2

3

4

5

Выбрать фирму через Интернет, по объявлению

2

2

2

1

2

Выбрать фирму согласно рекомендации знакомых

1

1

1

2

1

Матрица преобразованных рангов:

Альтернативы

Эксперты

Сумма

КВ

1

2

3

4

5

Выбрать фирму через Интернет, по объявлению

0

0

0

1

0

1

0,2

Выбрать фирму согласно рекомендации знакомых

1

1

1

0

1

4

0,8

5

1

Фактор 2 — сложность реализации варианта.

Матрица опроса экспертов:

Альтернативы

Эксперты

1

2

3

4

5

Выбрать фирму через Интернет, по объявлению

1

2

1

1

1

Выбрать фирму согласно рекомендации знакомых

2

1

2

2

2

Матрица преобразованных рангов:

Альтернативы

Эксперты

Сумма

КВ

1

2

3

4

5

Выбрать фирму через Интернет, по объявлению

1

0

1

1

1

4

0,8

Выбрать фирму согласно рекомендации знакомых

0

1

0

0

0

1

0,2

5

1

Фактор 3 — затраты времени на подготовку.

Матрица опроса экспертов:

Альтернативы

Эксперты

1

2

3

4

5

Выбрать фирму через Интернет, по объявлению

2

2

1

1

1

Выбрать фирму согласно рекомендации знакомых

1

1

2

2

2

Матрица преобразованных рангов:

Альтернативы

Эксперты

Сумма

КВ

1

2

3

4

5

Выбрать фирму через Интернет, по объявлению

0

0

1

1

1

3

0,6

Выбрать фирму согласно рекомендации знакомых

1

1

0

0

0

2

0,4

5

1

Фактор 4 — денежные затраты на реализацию варианта.

Матрица опроса экспертов:

Альтернативы

Эксперты

1

2

3

4

5

Выбрать фирму через Интернет, по объявлению

1

2

2

2

1

Выбрать фирму согласно рекомендации знакомых

2

1

1

1

2

Матрица преобразованных рангов:

Альтернативы

Эксперты

Сумма

КВ

1

2

3

4

5

Выбрать фирму через Интернет, по объявлению

1

0

0

0

1

2

0,4

Выбрать фирму согласно рекомендации знакомых

0

1

1

1

0

3

0,6

5

1

Итоговая таблица расчета альтернатив семейства 1:

Критерии (факторы)

КВ

Выбрать фирму через Интернет, по объявлению

Выбрать фирму согласно рекомендации знакомых

Сумма

Ожидаемые впечатления от реализации варианта

0,3

0,2

0,8

1

Сложность реализации варианта

0,13

0,8

0,2

1

Затраты времени на подготовку

0,2

0,6

0,4

1

Денежные затраты на реализацию варианта

0,37

0,4

0,6

1

Итоговые оценки

1

0,432

0,568

1

Теперь все результаты расчетов отражаем непосредственно на дереве мероприятий и выполняем окончательные расчеты весомости каждого альтернативного варианта мероприятий по достижению подцели «Утвердить программу официальной части и программу развлечений».

В дереве мероприятий каждая веточка представляет собой отдельный альтернативный вариант мероприятий достижения подцели. Определение коэффициента весомости варианта осуществляется путем перемножения полученных выше весов альтернатив в каждой веточке. Например, коэффициенты весомости вариантов мероприятий 1-го дерева рассчитываются следующим образом:

0,442 * 0,324 = 0,143

0,442 * 0,676 = 0,299

0,558 * 0,432 = 0,241

0,558 * 0,568 = 0,317 (max)

Полученные значения весомости каждого варианта получены с учетом не только тех критериев (факторов), которые мы формулировали при расчете каждого семейства, но и учетом коэффициентов весомости (КВ) каждого критерия.

Результаты расчетов говорят о том, что, исходя из выбранных критериев оценки альтернатив, наибольший вес получил альтернативный вариант достижения подцели «Утвердить программу официальной части и программу развлечений» — заказать подходящий вариант программы через специализированное агентство. Для реализации этого варианта необходимо будет выбрать специализированное агентство из имеющихся на рынке поставщиков услуг подобного рода согласно рекомендации знакомых.

Далее построим деревья мероприятий для всех подцелей нижнего уровня дерева целей. Для остальных деревьев приводим только итоговые результаты (веса альтернатив в семейства и веса вариантов мероприятий). В каждом дереве мероприятий таким же образом определяем мероприятия по достижению других подцелей. Все вместе они дадут общий набор мероприятий (работ) выполнение которых позволит обеспечить достижение главной цели.

3.2 Дерево мероприятий для подцели «Рассмотреть детали банкетной части»

Таким образом, в качестве способа устройства банкета лучше предпочесть легкий фуршет с заказом необходимых блюд через ресторан.

3.3 Дерево мероприятий для подцели «Определить состав участников торжества»

Результаты расчетов говорят о том, что оптимальный состав участников торжества для данного случая — только сотрудники фирмы без партнера (супруга/супруги и т. п.).

3.4 Дерево мероприятий для подцели «Найти помещение для проведения торжества»

Для достижения этой подцели необходимо будет временно арендовать помещение с помощью выбранного специализированного агентства.

3.5 Дерево мероприятий для подцели «Назначить день и время проведения торжества»

Следовательно, наиболее подходящим вариантом для времени проведения торжества является выходной день, назначенный руководителем самостоятельно.

3.6 Дерево мероприятий для подцели «Определить источник финансирования проведения торжества»

Расчеты и сопоставление всех вариантов говорят о том, что наиболее рациональным источником финансирования данного торжества является организация, при этом необходимо заранее заложить в бюджет организации сумму на проведение подобных мероприятий.

3.7 Дерево мероприятий для подцели «Оповестить сотрудников о деталях проведения торжества»

Таким образом, лучше всего произвести оповещение сразу всех сотрудников о деталях проведения торжества, например, на очередном собрании.

3.8 Дерево мероприятий для подцели «Организовать поиск обслуживающего персонала»

Поиск обслуживающего персонала необходимо организовать с помощью выбранного специализированного агентства, при этом рациональнее нанять команду специалистов.

3.9 Дерево мероприятий для подцели «Рассмотреть варианты организации транспорта для участников торжества»

Следовательно, наиболее эффективным способом достижения этой подцели является заказ транспорта по завершении торжества для сотрудников, проживающих в отдаленных районах.

3. 10 Дерево мероприятий для подцели «Приготовить подарки для сотрудников»

Следовательно, наиболее эффективной формой награды будут являться денежные премии, выделенные для лучших сотрудников по итогам года.

Выводы по анализу вариантов мероприятий:

Проведя анализ коэффициентов весомости (КВ) мероприятий, необходимых для реализации целей, мы выяснили, что необходимо выполнить следующий перечень действий:

— заказать программу официальной части и программу развлечений через специализированное агентство, выбрав последнее согласно рекомендации знакомых;

— заказать в ресторане набор необходимых блюд для легкого фуршета;

— утвердить количество участников торжества в составе сотрудников фирмы без партнера (супруга/супруги и т. п.);

— арендовать помещение для проведения торжества с помощью выбранного специализированного агентства;

— назначить самостоятельно выходной день для проведения торжества;

— заранее заложить сумму в бюджет организации для финансирования данного торжества;

— произвести оповещение сотрудников о деталях проведения торжества на очередном собрании;

— организовать поиск обслуживающего персонала в качестве команды специалистов с помощью выбранного специализированного агентства;

— заказать транспорт для перевозки сотрудников, проживающих в отдаленных районах, к месту проживания;

— в качестве подарков выделить денежные премии для лучших сотрудников по итогам года.

Вышеперечисленные мероприятия составляют список работ, выполнение которых позволит обеспечить достижение главной цели, а именно: подготовиться к проведению корпоративного торжества, посвященного дню рождения фирмы.

Глава 4. Сетевой график

4.1 Перечень работ

Набор мероприятий, которые необходимо выполнить для достижения главной цели (решения проблемы) был получен при выполнении предыдущего раздела курсовой работы. В данном разделе необходимо построить расписание выполнения работ (плана мероприятий) по достижению главной цели. Здесь используются методы сетевого планирования и управления (методы управления проектами) и расписание строится в виде сетевого графика. Для окончательного формирования списка работ этого расписания, необходимо детализировать те мероприятия, которые сформировались в предыдущем разделе работы (при построении деревьев мероприятий). Здесь важно выстроить все работы в логическую последовательность, определить работы, которые обязательно должны предшествовать данной, выявить работы, которые могут выполняться параллельно. Экспертно определить длительность выполнения каждой работы и далее выполнить все расчеты, связанные с определением основных характеристик работ (времена начала и окончания работы и резервы работы). Кричевский А. И. Исследование систем управления: Курс лекций [Текст] - Новосибирск: СибАГС, 1999. — С 117 — 125.

Подготовиться к проведению корпоративного торжества, посвященного дню рождения фирмы

Обозначение работы

Название (содержание) работы

Длительность работы (дней)

Предшествующие работы

А1

Выбрать специализированное агентство для организации проведения торжества согласно рекомендации знакомых

1

А7

А2

Заказать программу официальной части и программу развлечений через специализированное агентство

1

А1, А4

А3

Заказать в ресторане набор необходимых блюд для легкого фуршета

1

А5

А4

Утвердить количество участников торжества в составе сотрудников фирмы без партнера (супруга/супруги и т. п.)

1

А8

А5

Арендовать помещение для проведения торжества с помощью специализированного агентства

1

А1, А4

А6

Назначить самостоятельно выходной день для проведения торжества

1

А7

Заранее заложить сумму в бюджет организации для финансирования данного торжества

30

А8

Произвести оповещение сотрудников о деталях проведения торжества на очередном собрании

1

А6

А9

Организовать поиск обслуживающего персонала в качестве команды специалистов с помощью специализированного агентства

1

А2

А10

Заказать транспорт для перевозки сотрудников, проживающих в отдаленных районах, к месту проживания

1

А5

А11

В качестве подарков выделить денежные премии для лучших сотрудников по итогам года

1

А3

Ниже представлен графически сетевой график реализации мероприятий (последовательность работ) с выделением критического пути

4.2 Сетевой график (последовательность работ)

Критический путь: V1 — V4 — V5 — V6 — V7 — V10. Таким образом, выполнение всей работы по подготовке к проведению корпоративного торжества, посвященного дню рождения фирмы займет 34 дня. Следует учесть, что наибольший ресурс времени будет потрачен при условии отсутствия необходимых денежных средств в бюджете организации на реализацию данного мероприятия. По мнению экспертов, на создание подобной статьи бюджета в организации в среднем может понадобиться 30 дней. Тем не менее, часть работ имеет временной ресурс выполнения, что показано на графике. Следовательно, выполнение этих работ может начаться позднее, чем выполнение работ из критического пути, но так, чтобы быть выполненными к завершению работ из критического пути.

Вывод. Анализ сетевого графика позволил определить, каким образом и в какой последовательности следует выполнять работы по подготовке к проведению корпоративного торжества. Выявленные резервы времени на данную подготовку можно использовать на выполнение других функций или на проверку выполненной работы.

Выше записаны все работы в виде списка с указанием четырех значений времени для работ их резервов. Приведены расчеты полных резервов, которые могут быть использованы на стадии планирования решения проблемы, использование полных резервов для вышеуказанных работ может уменьшить резервы последующих работ. Как видно из таблицы, свободный резерв для работ А4 и А9 полностью компенсируется величиной полного резерва, и, соответственно, не может быть использован для уменьшения резервов предшествующих работ. Независимый резерв для работы А8 получился отрицательным, в этом случае полагаем его равным нулю. Кричевский А. И. Исследование систем управления: Курс лекций [Текст] - Новосибирск: СибАГС, 1999. — С. 123.

Заключение

С помощью системного анализа в данной работе была рассмотрена проблема подготовки к проведению корпоративного торжества, посвященного дню рождения фирмы. Выявив главную цель и сформировав основные мероприятия, удалось найти наилучшее решение по формированию этапов подготовки к проведению корпоративного торжества. Необходимо осуществить следующие действия в такой последовательности:

Выбрать специализированное агентство для организации проведения торжества согласно рекомендации знакомых

Заказать программу официальной части и программу развлечений через специализированное агентство

Заказать в ресторане набор необходимых блюд для легкого фуршета

Утвердить количество участников торжества в составе сотрудников фирмы без партнера (супруга/супруги и т. п.)

Арендовать помещение для проведения торжества с помощью специализированного агентства

Назначить самостоятельно выходной день для проведения торжества

Заранее заложить сумму в бюджет организации для финансирования данного торжества

Произвести оповещение сотрудников о деталях проведения торжества на очередном собрании

Организовать поиск обслуживающего персонала в качестве команды специалистов с помощью специализированного агентства

Заказать транспорт для перевозки сотрудников, проживающих в отдаленных районах, к месту проживания

В качестве подарков выделить денежные премии для лучших сотрудников по итогам года

Проведя вышеперечисленные мероприятия последовательно, можно провести эффективную работу по подготовке к проведению корпоративного торжества и избежать возможных ошибок. Анализ дерева целей позволил определить весомость подцелей и использовать КОВ для измерения уровня достижения главной цели в зависимости от достижения локальных подцелей нижнего уровня дерева целей. Деревья мероприятий помогли выбрать наиболее эффективные варианты из множества альтернативных, которые обеспечивают достижение локальных подцелей. Сетевой график позволяет построить оптимальный план реализации мероприятий и отслеживать его выполнение.

Несмотря на некоторые упрощения и условность задачи вполне понятно, что методы системного анализа могут быть использованы при решении проблем, связанных с подготовкой к проведению корпоративного торжества, которое является одним из эффективных методов повышения корпоративной культуры, и, соответственно, одной из важнейших задач современного менеджмента.

Остается отметить, что грамотная организация корпоративного торжества позволяет одновременно решить несколько внутренних задач — например, мотивировать сотрудников, поддержать их корпоративный дух, обеспечить положительное отношение к новым инициативам менеджмента. Вечеринка с богатой культурной программой и подарками — эффективный мотивационный инструмент, укрепляющий корпоративный дух в обстановке общего веселья. После таких мероприятий сотрудники начинают больше ценить свою компанию, активнее участвовать в начинаниях руководства, проявлять инициативу.

Список нормативных актов и литературы

корпоративный праздник менеджмент

1 Кричевский А. И. Исследование систем управления: Курс лекций [Текст] - Новосибирск: СибАГС, 1999. — 136 с.

2. Кричевский А. И. Системный анализ. Учебно-методический комплекс [Текст] - Новосибирск: НГУЭУ, 2006 г. — 124 с.

3. Понукалина О. Корпоративный досуг: цели и способы организации [Текст] // Человек и труд, 2008. — № 11, С. 69 — 72.

ПоказатьСвернуть
Заполнить форму текущей работой