Способы оптимизации бизнес-процессов для автоматизации управления компанией

Тип работы:
Реферат
Предмет:
ТЕХНИЧЕСКИЕ НАУКИ


Узнать стоимость

Детальная информация о работе

Выдержка из работы

УДК 004. 942
Л. В. Кузнецова, А. В. Николаев, О. И. Максимова, А. Е. Глухов
СПОСОБЫ ОПТИМИЗАЦИИ БИЗНЕС-ПРОЦЕССОВ ДЛЯ АВТОМАТИЗАЦИИ УПРАВЛЕНИЯ КОМПАНИЕЙ
Рассмотрена проблема создания информационной системы управления компанией на основе оптимизации бизнес-процессов, представлено комплексное решение для успешного внедрения информационной системы.
Автоматизация управления компанией подразумевает перевод в плоскость компьютерных технологий всех основных деловых процессов организации. Система управления деловыми процессами позволяет интегрировать различные прикладные подсистемы, формируя единую информационную систему. Тем самым решаются проблемы координации деятельности сотрудников и подразделений, обеспечения их необходимой информацией, а также контроля исполнительской дисциплины, что непосредственно сказывается на качестве управления компанией, при этом руководство получает своевременный доступ к достоверным данным о ходе производственного процесса и имеет средства для оперативного принятия и воплощения в жизнь своих решений.
Однако внедрение автоматизированных систем управления связано с изменением подходов к процессу управления. Старые подходы к управлению, опирающиеся на контроль отдельных фактов процесса и не содержащие механизмы контроля его выполнения в целом, меняются на новые способы процессного управления, при котором деятельность компании воспринимается как совокупность взаимосвязанных процессов. Подобная формализация процессов позволяет провести разграничение должностных обязанностей всех участников процесса, предоставляет возможность непрерывного выявления слабых мест в структуре организационных процессов и, соответственно, обеспечивает механизмы их непрерывного улучшения. Поэтому тема автоматизации управления становится в последнее время все более и более актуальной. Руководство компаний, занимающих лидирующие позиции на рынке в своих отраслях, приходит к осознанию необходимости внедрения средств автоматизации на основе формализации бизнес-процессов. К таким компаниям можно и отнести ГрК «Волга-Днепр» — это международная группа компаний, основной целью деятельности которой является развитие глобального предложения услуг по перевозке уникальных и негабаритных грузов самолетами типа Ан-124−100 «Руслан».
ГрК «Волга-Днепр» имеет два направления ведения бизнеса грузовых авиаперевозок: чартерные грузовые перевозки (ЧГП) и регулярные грузовые перевозки (РГП).
Бизнес-процессы чартерных грузовых перевозок компании можно подразделить на несколько укрупненных уровней:
— управленческие процессы-
— операционный маркетинг-
— продажи-
— закупки-
— производство.
Оптимизация бизнес-процессов компании позволяет провести обследование и системный анализ существующих бизнес-процессов и выявить их недостатки, узкие места и наметить пути их ликвидации. Оптимизацию бизнес-процессов можно провести на основе решения задач транспортных сетей с использованием теоремы Форда-Фалкерсона.
Транспортной сетью называется нагруженный орграф, имеющий следующие особенности:
— орграф не имеет петель-
— существует одна и только одна вершина с нулевой полустепенью захода, называемая источником сети-
— существует одна и только одна вершина с нулевой полустепенью исхода, называемая стоком сети-
— каждой дуге орграфа отнесено целое число, называемое пропускной способностью дуги.
Для успешной оптимизации бизнес-процессов необходимо рассмотреть и выбрать методологию описания бизнес-процессов и информационную систему, которые подходили бы для конкретной компании.
Подобный выбор является сложным процессом из-за необходимости учета множества критериев:
— стоимость приобретаемого продукта-
— большое разнообразие предлагаемых на мировом рынке информационных систем-
— различие классов систем-
— длительность подготовки специалистов по внедряемому продукту (от полугода до года), предпродажного цикла (от нескольких месяцев до нескольких лет) и цикла внедрения (цикл внедрения информационной системы даже на одной производственной площадке может длиться до нескольких лет).
Кроме того, необходимо учитывать специфику ведения бизнеса компании. Эта специфика должна быть отражена в формализованном виде, для чего требуются определенные методологии описания бизнес-процессов. Различные методологии содержат свой язык описания и имеют свое название. Наиболее популярными методологиями описания бизнес-процессов являются АШ8, ГОЕБО и иМЬ.
В данной работе для описания бизнес-процессов ГрК «Волга-Днепр» была выбрана методология АКК, т.к. она позволяет описывать организационную структуру, структуру функций, структуру данных и структуру процессов компании и на сегодня является наиболее полной и удобной для описания бизнес-процессов компании. Методика описания бизнес-процессов и создание информационной системы компании производились на уровне процессов продаж.
Для успешного проведения оптимизации необходимо осуществить сбор информации о бизнес-процессах компании. На этапе обследования компании были определены границы обследования, выявлены «хозяева» бизнес-процессов, проведены собеседования с участниками бизнес-процессов, а также анкетирование, и на основании полученной информации построена модель бизнес-процессов «как есть». Но модель «как есть» — это отражение существующего положения вещей, а для достижения успешной оптимизации
необходимо произвести построение новых моделей бизнес-процессов на базе имеющихся в компании, т. е. построить модель «как должно быть».
В процессе обследования ГрК «Волга-Днепр» была формализована функциональная деятельность каждого из его подразделений и функциональное взаимодействие между ними, информационные потоки внутри подразделений, внешние по отношению к предприятию объекты и внешние информационные взаимодействия.
В итоге, на базе построенной модели бизнес-процессов «как есть» был проведен системный анализ на основе задач о транспортных сетях, который позволил четко распределить права, обязанности и полномочия между сотрудникам компании.
Для примера представим модель бизнес-процесса «Сопровождение продаж» в форме графа (рис. 1). В нашем случае транспортным потоком является рабочий поток бизнес-процесса, а вершины графа у0, у1, уЗ, у4, у5, уб соответствуют исполнителям, ответственным за выполнение функции.
уЗ
Рис. 1 Бизнес-процесс «Сопровождение продаж» в форме графа
Для решения задачи о максимальном потоке необходимо задать вес дуг, который будем определять, основываясь на коэффициенте загруженности работника. Данный коэффициент выбирался на основании статистических данных.
Успешная оптимизация бизнес-процессов подразумевает определение критерия эффективности бизнес-процессов. Одним из важнейших критериев деятельности подразделений в организации является качество работы отдельных исполнителей, т. е. выполнение заданной работы в заданные сроки.
В качестве критерия эффективности был выбран критерий загруженности работника. За счет оптимальной загрузки работника можно сократить количество работников, принимающих участие в процессе, а следовательно, сократить затраты на выполнение процесса.
Приведем возможный алгоритм расчета оптимальной нагрузки в рабочем потоке.
Зададим вес дуг: дуга (у0, у1) = 3- дуга (у0, у2) = 4- дуга (у1, у4) = 4- дуга (у1, уЗ) = 2- дуга (уЗ, у4) = 1-
дуга (у4, у6) = 2- дуга (у2, у5) = 2- дуга (у5, у6) = 6.
Итерация 1. На данной итерации происходит распределение нагрузки в дугах (у0, у1), (у1, у4) и (у4, у6) (рис. 2).
у3
Рис. 2 Оптимальное распределение нагрузки на работника в модели графа после первой итерации
Переходим к у1:
(у0, у1):
d (yO, у1) = с (у0, у1) —у0, у1) = 3 — 0 = 3-
Ь (у1) = шш (Ь (у0), d (yO, у1)) = 3-
М (у1) = & lt-у0, 3& gt-.
Переходим к у4:
(у1, у4):
d (y1, у4) = с (у1, у4) — А (у1, у4) = 4 — 0 = 4-
Ь (у4) = шш (Ь (у1), d (y1, у4)) = шш (3, 4) = 3-
М (у4) = & lt-у1, 3& gt-.
Переходим к у6:
(у4, у6):
d (y4, у6) = с (у4, у6) — f (y4, у6) = 2 — 0 = 2-
Ь (у6) = шш (Ь (у4), d (y4, у6)) = шш (4, 2) = 2-
М (у6) = & lt-+у4, 2& gt-.
Вершина у6 получила метку — переходим к определению пути: М (у1) = & lt-у0, 3& gt-,
М (у4) = & lt-у1, 3& gt-,
М (у6) = & lt-у4, 2& gt-.
П = у0, у1, у4, у6.
Корректируем потоки:
f (yO, у1) = f (yO, у1) + Ь (у6) = 0 + 2 = 2-
Ду1, у4) = Ду1, у4) + Ь (у6) = 0 + 2 = 2-
у4, у6) = f (y4, у6) + Ь (у6) = 0 + 2 = 2.
В итоге, после проведения серии итераций по оптимизации получим следующее оптимальное распределение нагрузки (рис. 3).
у3
у6
Рис. 3 Модель бизнес-процесса, представленная в форме графов, после последней итерации
Следовательно, что насыщенность дуги (у4, уб) достигнута и вершина у3 не будет загружена. Исходя из этого, для данной схемы можно исключить из процесса дуги (у1,у3),(у3,у4), т.к. они не будут загружены. После выявления слабозагруженных или незагруженных звеньев переходим к оптимизации модели бизнес-процессов.
Таким образом, после проведения оптимизации бизнес-процессов с использованием теоремы Форда-Фалкерсона, разработана оригинальная модель — модель «как должно быть».
После проведения обследования и анализа процессов компании, описанного выше, необходимо построить модель «как должно быть» в системе ЛИК.
Модель бизнес-процесса была разделена на набор объектов, каждому из которых присвоено уникальное имя, выявлена принадлежность к определенному типу объектов, выполнено соединение одной или несколькими связями с другими объектами. Результат моделирования приведен на рис. 4. Для наглядности представлена только небольшая часть бизнес-процесса «Сопровождение продаж», где, а — модель бизнес-процесса, описанная «как есть" — б -оптимизированная модель бизнес-процессов, модель «как должно быть" — в -модель бизнес-процессов, представленная в виде графов.
Также в построенной модели выявлено наименее загруженное звено процесса, которое было исключено. Это позволило более четко распределить права и обязанности сотрудников подразделения, сократить время и стоимость выполнения процессов. Была создана новая концепция модели бизнес-процесса «Сопровождение продаж».
После создания модели бизнес-процессов «как должно быть» необходимо перейти к разработке информационной системы управления компанией на базе РЬМ-решений.
РЬМ-решение позволяет объединить отдельные участки автоматизации в единое информационное пространство и реализовать сквозной конструкторский, технологический и коммерческий циклы от подготовки проекта до утилизации.
На рынке программных продуктов предлагаются PLM-системы различного уровня, каждая компания индивидуально подходит к выбору системы в соответствии со своими возможностями и масштабом ведения бизнеса. Информационная система должна предоставлять возможность свободной работы всех подразделений компании, независимо от места расположения офиса.
Информационная система для ГрК «Волга-Днепр» создана в PLM-системе Windchill. Преимущество PLM-системы Windchill состоит в том, что она позволяет создать единую информационную среду, где возможно реализовать и контролировать выполнение производственных заданий по рабочим потокам, получая достоверную и оперативную информацию о состоянии производственного процесса. Интерфейс пользователя Windchill является стандартным интерфейсом web-client, который делает доступ к получению необходимой для работы информации достаточно легким. Модули системы Windchill внедряются подобно стандартному web-механизму, например java-апплетам. Это дает возможность использования мощной функциональности системы без применения специализированного программного обеспечения, установленного на client-местах. Все вышеперечисленные преимущества данной информационной системы позволяют организовать работу ГрК «Вол-га-Днепр» посредством Internet, что особенно удобно, т.к. компания обладает разветвленной сетью представительств по всему миру.
На основании данных, полученных на предыдущих этапах работы, реализован запуск рабочего потока в PLM системе Windchill (рис. 5) — назначены участники проекта, созданы связи между этапами и объектами проекта, рабочее пространство, в котором участники проекта могут:
— управлять проектной информацией-
— отслеживать график проекта-процесса, результат проекта, состояние и связанные задачи.
В результате выполнения данного проекта, была разработана оригинальная методика оптимизации бизнес-процессов, связанная со стандартной методологией ARIS для создания формализованных моделей бизнес-процессов, пригодных для реализации в PLM-системах (рис. 6). Функциональность предложенного в работе решения продемонстрирована на примере ГрК «Волга-Днепр».
Данная методика позволяет осуществить создание информационной системы и может быть применима для других производств. Полученная информационная система представляет собой гибкую открытую структуру, которую можно перестраивать и дополнять новыми прикладными модулями или внешним программным обеспечением.
Выводы
Автоматизация управления компанией — это сложный многоступенчатый процесс, в котором от стратегии проведения оптимизации бизнес-процессов и внедрения информационной системы зависит не просто дальнейшее функционирование предприятия, а его успешная и конкурентоспособная работа, достигаемая за счет повышения качества управления бизнес-процессами организации.
В работе представлен вариант проведения автоматизации управления компанией на примере бизнес-процесса «Сопровождение продаж» ГрК «Волга-Днепр».
Бизнес-процесс формализован в системе ARIS, и проанализирован в соответствии с описанной выше методикой оптимизации бизнес-процессов. Даны рекомендации по дальнейшему улучшению работы процесса.
Рис. 5 Запуск процесса работ
о) рЩ?1?Ш ІМЯЩ |7|
Пищит УгЗд])аИЦ ІТНТІ Ч ЗЩІС Опр|ИЛШ& gt- ИОЩІНЩ-. ¦ЯУЧСТПІНИ? ПЦІІИИ
Йиппіпд

р ?
а
«апррс Злісддцику МиД & amp-інЬк4 ЕхісиМ ОіядЬІеі
Напрлщть на рассмотрение
& amp-
/* Ог
& amp-
: ф
П& amp-омбФтт поступити* докудинты Определить «оотттость осу|щст"п"нил п"р"& gt-«ии
Ехесиїей Йийпіпд
Рис. 6 Пример перевода методологии АІЖ в РЬМ-систему Windcllill
№ 3, 2008 Технические науки. Информатика, вычислительная техника

ПоказатьСвернуть
Заполнить форму текущей работой