Создание информационной системы малого предприятия в MS Office

Тип работы:
Реферат
Предмет:
Общие и комплексные проблемы естественных и точных наук


Узнать стоимость

Детальная информация о работе

Выдержка из работы

СОЗДАНИЕ ИНФОРМАЦИОННОЙ СИСТЕМЫ МАЛОГО ПРЕДПРИЯТИЯ В MS OFFICE
© Абросимова М. А. *, Мухаматдинова А. И.
Уфимский государственный университет экономики и сервиса, г. Уфа
В экономике региона все более заметным становится сектор малого предпринимательства. Информатизация малого бизнеса требует применения современных стандартных, но бюджетных программных средств. Одним из средств экономичной информатизации является MS Office. В работе рассматривается пример построения информационной системы малой гостиницы в среде MS Access.
Ключевые слова малый бизнес, автоматизация деятельности, информационная система, база данных, MS Office, MS Access.
Развитие малого бизнеса является одной из приоритетных задач развития экономики страны [1]. Согласно данным Ресурсного центра малого предпринимательства с 2010 по 2014 г. количество малых предприятий в России увеличилось на 25,5% [2]. Конкуренция в бизнесе требует автоматизация деятельности, однако малые предпринимательские структуры нуждается в бюджетных вариантах. Учитывая необходимость на малом предприятии постоянно регистрировать бизнес-операции, создание фактографических информационных систем на базе широко доступных офисных средств представляется наиболее целесообразным.
В работе рассмотрен пример создания информационной системы (ИС) малого предприятия «Гостиница». В целом для малых предприятий характерно использование систем, автоматизирующих административно-управленческие процессы. Однако основная производственная деятельность, т. е. деятельность, приносящая доходы, часто осуществляется с использованием ручных информационных технологий. Малые гостиницы не являются исключением из этого правила. При приеме и размещении клиентов в гостинице администратор заполняет журналы, внося данные о клиенте, занимаемом номере, периоде размещении и прочих условия (питание, парковка автомобиля, аренда спортинвентаря и пр.), производит расчет за услуги. При внесении записей часто возникают ошибки в написании данных о клиенте, процедура подбора подходящего номера и выписка счета занимает продолжительное время (в среднем 15−20 минут), на рабочем месте администратора хранится большое количество бумажных документов, персональные данные клиента не имеют защиты. В целях совершенствования деятельности малого предприятия «Гостиница» поставлена задача разработки автоматизированной информационной системы обслуживания клиентов.
* Доцент кафедры «Информатика и информацион-нокоммуникационные технологии», кандидат технических наук, доцент.
Информационно-коммуникационные технологии в управлении предприятием
185
Информационная система гостиницы хранит систематизированную информацию о номенклатуре и условиях предоставления услуг потребителям, облегчает доступ к данным, обеспечивает формирование отчетов установленной формы. На рынке программных средств предложено множество готовых систем для автоматизации гостиниц от самых простых до самых сложных: «Мой отель+», «Servio Hotel», «Гость» и пр. Обзор популярных гостиничных систем показал, что:
1) внедрение готовых систем требует участия специалистов в области информационных технологий-
2) эксплуатация готовых систем сопровождается периодическим обновлением версий программного продукта и требует, следовательно, дополнительных затрат-
3) адаптация и эксплуатация покупной системы требует участия ИТ-специалистов для решения проблем при сбоях системы или адаптации ее под новые бизнес-условия-
4) внедрение готовой системы требует обучения персонала.
Бюджетное решение вопроса об автоматизации деятельности малой гостиницы по обслуживанию клиентов возможно на базе офисной СУБД MS Access, имеющей понятный интерфейс, подходящей для создания локальных баз данных и позволяющей в будущем обеспечить работу с ними в сети.
Работа по созданию информационной системы малого предприятия «Гостиница» включает математическое моделирование бизнес-процессов, проектирование базы данных и разработку программного приложения [3]. В ходе реализации проекта выполнены следующие этапы:
1. Проведен анализ предметной области. Построена контекстная диаграмма бизнес-процесса в нотации IDEF0 и выполнена ее декомпозиция [4]. На основе анализа предметной области установлено:
— входной является информация: о клиентах, о персонале, о номерах, о категориях номеров-
— выходной информацией являются отчеты установленной формы, получаемые на базе запросов-
— формирование некоторых отчетов требует выполнения алгоритмов преобразования входных данных в выходные.
2. По результатам анализа предметной области построена инфологи-ческая модель с использованием языка ER-диаграмм, включающая шесть информационных объектов: Клиенты, Гостиничные номера, Каталог номеров, Дополнительные услуги, Оплата, Горничные, связанных связью «один-ко-многим» (рис. 1).
3. Построена даталогическая модель базы данных.
4. Разработаны алгоритм формирования отчета «Чек», завершающего процесс общения администратора с клиентом.
5. Разработано программное приложение для работы администратора малой гостиницы с базой данных и взаимодействия с клиентами.
186
СОВРЕМЕННЫЕ ТЕНДЕНЦИИ В ЭКОНОМИКЕ И УПРАВЛЕНИИ
Рис. 2. Окно программного приложения «Гостинца»
Информационно-коммуникационные технологии в управлении предприятием
187
В ходе разработки программного приложения создано несколько макросов и программный код на языке объектного программирования Visual Basic for Applications, встроенном в MS Access. Программное приложение имеет экранную форму с элементами управления, обеспечивающими работу пользователя по вводу данных, запуску процедур обработки данных и формированию отчетов (рис. 2).
Работа администратора в разработанной ИС позволяет вводить и редактировать данные о клиентах, горничных в специально разработанные формы, осуществлять поиск свободных номеров и автоматически выписывать чек на оплату проживания и дополнительных услуг (рис. 3).
Учитывая, что в малых предприятиях создают небольшие по размеру сети, возможна организация к созданной ИС многопользовательского доступа путем размещения ее на сервере и создания нескольких клиентских мест, например, для директора и заместителя директора. Директор гостиницы для контроля работы администратора может просматривать в режиме чтения данные о резервных номерах, работе горничных, о приеме денежных средств, дежурном администраторе. Сопутствующая организации сетевой работы проблема повышения трафика и снижения производительности часто несущественна в силу небольшого размера сети (3−5 пользователей) и имеет свои решения.
СУБД MS Access как офисное приложение интегрировано с другими компонентами Microsoft Office, что расширяет возможности администратора по обработке данных средствами текстового процессора MS Word, электронных таблиц MS Excel, а также встроенными алгоритмами подготовки серийных документов, например, для выписки именной карты гостя, пропусков на парковку гостиницы, визиток персонала гостиницы, бейджей горничных и пр.
188
СОВРЕМЕННЫЕ ТЕНДЕНЦИИ В ЭКОНОМИКЕ И УПРАВЛЕНИИ
Использование технологий баз данных требует от разработчика знания теоретических основ баз данных и владения навыками ее проектирования. Эффективными приемами освоения новой предметной области является составление глоссария и построение семантической сети [5]. Для разработки небольшой информационной системы, способной автоматизировать деятельность реального предприятия, требуется владение навыками бизнес-моделирования, проектирования баз данных и программирования в среде СУБД. Однако:
— по сравнению с другими программными средами MS Access доступен и известен широкому пользователю как приложение MS Office-
— освоение системы, изучение которой включено в учебные планы большинства образовательных программ, не встретит затруднений и не потребует дополнительных вложений денежных средств в обучение-
— интегрированный пакет постоянно поддерживается Microsoft, дополняется новыми приложениями и сервисами, что, повышает его привлекательность как программного средства для автоматизации деятельности небольших предприятий-
— предприятие, автоматизирующее процессы путем разработки собственными силами или на условиях аутсорсинга, экономит средства, что немаловажно для малых предприятий, и повышает уровень своей информационной культуры, что перспективно в условиях мобильности бизнеса и повышения уровня информатизации общества.
Список литературы:
1. Шарипова И. М., Мухаметова Д. Д. Повышение вклада предпринимательства в обеспечение устойчивого развития экономики региона // Экономика и управление: научно-практический журнал. — 2014. — № 2 (118). -С. 51−55.
2. http: //rcsme. ru/ru/statistics.
3. Абросимова М. А. Преимущества применения обучающих модулей в ИТ-образовании // В сборнике «Актуальные проблемы развития науки и образования». Сборник научных трудов по материалам Международной научно-практической конференции в 5 частях. — М.: ООО «Ар-Консалт», 2015. -С. 31−33.
4. Коледина К. Ф., Губайдуллин И. М., Карамутдинова Г. Р., Шайхнуро-ва А. Ф. Информационные технологии и математическое моделирование в экономике: учебное пособие. — Уфа, 2015.
5. Абросимова М. А. О формировании когнитивной компоненты компетенций выпускника образовательной программы // В сборнике «Актуальные проблемы развития науки и образования». Сборник научных трудов по материалам Международной научно-практической конференции: в 7 частях. -М.: ООО «Ар-Консалт», 2014. — С. 131−133.

ПоказатьСвернуть
Заполнить форму текущей работой