Swot-анализ при развертывании функции планирования в университете

Тип работы:
Реферат
Предмет:
Общие и комплексные проблемы естественных и точных наук


Узнать стоимость

Детальная информация о работе

Выдержка из работы

Бадеева Е.А.
SWOT — АНАЛИЗ ПРИ РАЗВЕРТЫВАНИИ ФУНКЦИИ ПЛАНИРОВАНИЯ В УНИВЕРСТЕТЕ
Важной функцией управления государственным образовательным учреждением высшего профессионального образования (ГОУ ВПО) является планирование, которое представляет собой процесс выбора целей и путей их достижения и включает этапы анализа, выбора и реализации плана развития. Процесс планирования в ГОУ ВПО можно представить следующими этапами.
1) Анализ внешней и внутренней среды. Исходным моментом для выработки плана развития ГОУ ВПО и его структурных подразделений является анализ внутренних резервов и ресурсов, а так же факторов, развития внешней среды, оказывающих существенное влияние на положение ОУ. Оцениваются все аспекты деятельности ОУ, выявляются его сильные и слабые стороны, позволяющие развивать качество образовательных услуг в рамках бюджетной и внебюджетной предпринимательской деятельности.
2) Формирование миссии ОУ, политики и целей в области качества. На втором этапе формируются или уточняются миссия ОУ, политика и определяются долгосрочные, среднесрочные и текущие цели в области качества ГОУ ВПО.
3) Формирование альтернативных стратегических планов. Этап характеризуется формированием, оценкой и выбором среди предложенных альтернативных планов развития ГОУ ВПО наиболее эффективного для последующей его реализации.
4) Разработка окончательного плана развития ОУ и его структурных подразделений. Проект стратегического плана развития рассматривается и утверждается на Ученом Совете О У.
Процесс планирования подчиняется циклу PDCA. Для результативного выполнения принятого плана осуществляется постоянный мониторинг. В случае отклонения от плана по объективным или субъективным причинам с помощью системы обратной связи разрабатываются корректирующие и предупреждающие действия. В зависимости от результатов анализа внешней и внутренней среды в план развития в любой момент времени могут вноситься соответствующие изменения, таким образом, процесс формирования плана развития является циклическим.
Одним из результативных механизмов для определения основных направлений планирования является SWOT — анализ, который позволяет получить ясную оценку сил ГОУ ВПО и ситуации на рынке образовательных услуг, и выявить ключевые факторы, влияющие на деятельность ОУ. При проведении данного анализа оцениваются факторы внутренней и внешней среды. К внутренней среде относятся сильные и слабые стороны ГОУ ВПО (Strengths and Weakness). К внешним факторам относятся возможности (Opportunities) — факторы внешней среды, использование которых создаст преимущества ГОУ ВПО на рынке образовательных услуг, и опасности (Threats), т. е. характеристики внешней среды, которые могут потенциально ухудшить положение на рынке.
SWOT-анализ, который иначе называют еще матрицей первичного стратегического анализа — это наиболее простой и доступный метод, позволяющий проинтегрировать различные аспекты внешней и внутренней среды и способный реально помочь в выборе оптимального плана развития. Однако изучение и практическое применение существующих методик проведения SWOT — анализа в деятельности ГОУ ВПО показал ряд существенных недостатков, присущих им. К их числу можно отнести то, что в разработанных методиках отсутствует детальный анализ внешней и внутренней среды, а критерии сравнения в методиках проведения SWOT — анализа объединены. Экспертам предлагается оценить показатели по шкале от +3 до -3. Рекомендации по выбору оценки означают следующее, к примеру, «… +3 — данное
направление является безусловным конкурентным преимуществом университета- 0 — для данного направления можно добиться и более высоких результатов- -3 — данное направление требует самого при-
стального внимания из-за существенных недоработок.».
Заполненные экспертами таблицы обрабатываются и «как бы» строится матрица SWOT — анализа. По результатам построенной матрицы можно наблюдать, что в графу «Возможности», которая относится к влияющей на деятельность ГОУ ВПО и его структурных подразделений внешней среды, попадают такие критерии как: «Возраст преподавательского состава, обладающего ключевыми компетенциями», «Адап-
тивность учебно-методических комплексов к требованиям рынка образовательных услуг», «Доля практической компоненты в учебном процессе и учебно-методических комплексах», несмотря на то, что эти показатели должны характеризовать внутреннюю компоненту деятельности ОУ. Полученные результаты ставят под сомнения правильность разработки опросной формы, и также выбранных критериев анализа.
Да и сама шкала значений от +3 до -3 вводит в смущение экспертов: часть респондентов приводят
примеры (высказывания), что после 0 отсутствует всякая деятельность и уж тем более не могут быть отрицательные значения показателей. Если респондент укажет отрицательное значение, то это будет означать для него, что деятельность в ГОУ ВПО или его структурном подразделении (на кафедре, факультете или институте) в этом направлении отсутствует, поэтому многие эксперты останавливаются на выборе только положительных значений. Тем самым вносятся неточности в результат исследования.
Помимо этого, при проведении SWOT — анализа по предложенным методикам экспертам предлагается выбирать значения критериев, в которых они не компетентны или они вовсе не подлежат оценке, например, на оперативном уровне — на уровне кафедры, на тактическом уровне — на уровне факультетов или институтов. К их числу относятся критерии сравнения: «Гибкость ценовой политики образовательных услуг», «Рентабельность капитала» и «Платежеспособность потребителя».
Можно сделать вывод, что неверно заданы критерии для сравнения показателей, неадекватно составлена шкала для выбора показателей и соответственно SWOT — анализ проводится, опираясь на необоснованных предположениях. Подобный SWOT — анализ «не работает», не осуществляется направленность проведения исследования в ГОУ ВПО на требуемый результат: отсутствуют ценные рекомендации, необходимые руководству для разработки эффективного стратегического плана развития ГОУ ВПО, которые предполагалось получить по результатам анализа внешней и внутренней среды.
Во избежание указанных ошибок и извлечения максимум пользы из SWOT-анализа, необходимо выполнять следующие несложные правила. Для результативного проведения SWOT — анализа предлагается внести изменения в процедуру его выполнения. Необходимо тщательно определить сферу каждого SWOT-анализа. Для начала необходимо выбрать предмет оценки. Следует понять различия между элементами SWOT: силами, слабостями, возможностями и угрозами. Сильные и слабые стороны — это внутренние
черты компании, следовательно, ей подконтрольные. Возможности и угрозы связаны с характеристиками рыночной среды и неподвластны влиянию организации.
Нужно включать в анализ только наиболее относящиеся к делу преимущества и слабости. Преимущества и слабости должны быть проранжированы в соответствии с их важностью в глазах потребителей образовательных услуг и деятельности ГОУ ВПО покупателей. Необходимо быть объективным и использовать разностороннюю входную информацию, иначе говоря SWOT-анализ должен в как можно большей степени основываться на объективных фактах и данных исследований. Следует тщательно собрать всю необходимую информацию о ситуации на рынке образовательных услуг. Изучить записи и опросить кадро-
вый состав ОУ, как они оценивают деятельность ГОУ ВПО. Просмотреть специализированные журналы и ознакомиться с результатами маркетинговых исследований и пригласить внешнего консультанта (это может быть потребитель), который хорошо знаком с особенностями деятельности ОУ и рынка образовательных услуг.
Для осуществления SWOT-анализа необходимо сначала выбрать основные параметры, влияющие на развитие ситуации и/или успешность ГОУ ВПО на рынке образовательных услуг: ключевые факторы успеха,
основные возможности и угрозы. Не нужно забывать, что некоторые факторы могут быть как сильной стороной ОУ, так и слабой (например, корпоративная культура), а также включать опасности (например, наличие высококвалифицированного сотрудника — это сильная сторона учреждения, однако существует опасность, что он может уйти к конкурентам). Для этого предлагается использовать две опросные формы отдельно для анализа внутренней и внешней среды ГОУ ВПО (факультета/института/кафедры), в которые будут включены наиболее важные показатели деятельности.
Опросные формы раздаются экспертам, обладающих ключевыми компетенциями в рассматриваемых в них вопросах, которые оценивают выбранные факторы. Ориентиром для оценки работы ГОУ ВПО по критериям должны служить ожидания потребителей и достижения конкурентов на региональном рынке образовательных услуг. Респондент, после того как он сделал соответствующую запись, должен дать обоснование своей оценки. Помимо этого предлагается при проведении SWOT — анализа определить значимость каждого выявленного фактора, то есть необходимо экспертам их проранжировать по степени важности. В опросную форму SWOT — анализа необходимо внести графу, в которой эксперты будут проставлять в числовом значении коэффициент их информированности по предложенным вопросам в следующем порядке: 1 — «компетентен по данному вопросу" — 0,5 — «частично информирован по данному вопросу" — 0 — «информацией по данному вопросу не владею». Результаты анализа внутренней и внешней среды, проведенного рабочими группами, позволят построить SWOT — матрицу (таблица 1 и 2), в которой сильные и слабые стороны будут относится к внутренней среде ГОУ ВПО, а возможности и угрозы — к внешней. Результаты анализа будут представлены с учетом коэффициента компетентности респондентов и значимости критериев.
Таблица 1- Матрица SWOT — анализа
S — Strengths / Сильные стороны W — Weaknesses / Слабые стороны
O — Opportunities / Возможности T — Threats / Угрозы
Таблица 2 — Элемент SWOT — анализа структурного подразделения (кафедры) ГОУ ВПО
S — Strengths / Сильные стороны W — Weaknesses / Слабые стороны
Авторитет, репутация в регионе Наличие грантов, НИР и хоздоговоров
Востребованность выпускников Уровень внедрения новых методов обучения
Высокая квалификация ППС Устаревшие технологии и оборудование
O — Opportunities / Возможности T — Threats / Угрозы
Востребованность образовательных услуг Изменение образовательной политики
Конкурентные позиции на рынке Демографическая ситуация в стране и регионе
Появление новых технологий обучения Ожесточение конкуренции
Методология применения SWOT-анализа предполагает последующий алгоритм действий. Следующим этапом анализа должна быть оценка возможностей и угроз с помощью метода позиционирования [1, с. 5О-
53].
После того как конкретный список слабых и сильных сторон организации, а также угроз и возможностей составлен, наступает этап установления связей между ними. Для установления этих связей составляется матрица SWOT комплексной оценки возможностей и угроз с учетом сильных и слабых сторон, которая имеет следующий вид (таблица 3). На каждом из полученных полей необходимо рассмотреть все возможные парные комбинации и выделить те, которые должны быть учтены при разработке поведения организации [2, с. 64−65].
Таблица 3 — Комплексная оценка возможностей и угроз с учетом сильных и слабых сторон
Возможности Угрозы
1. 1.
2. 2.
Сильные
стороны
1. Поле «СИВ» Поле «СИУ»
2. сила и возможности сила и угрозы
Слабые
стороны
1. Поле «СЛВ» Поле «СЛУ»
2. слабости и возмож- слабости и угрозы
ности
Особенно важна SWOT комплексная оценка возможностей и угроз с учетом сильных и слабых сторон для выработки правильных стратегических действий. С учетом выявленных возможностей и угроз выделяются основные взаимно влияющие группы «Возможности — сильные/слабые стороны» «Угрозы — сильные/слабые стороны» и составляется соответствующая матрица.
Осуществляется разбивка выявленных возможностей и угроз на три группы по приоритетности, необходимости концентрации усилий и средств и тщательности мониторинга. На основании SWOT-анализа необходимо составить матрицы возможностей и угроз приведенные на таблицах 4 и 5 [2, с. 65−67].
Таблица 4 — Матрица возможностей
Вероятность использования возможностей Влияние
сильное © умеренное (У) малое (М)
высокая (В) Поле В С Поле ВУ Поле ВМ
средняя © Поле С С Поле СУ Поле СМ
низкая (Н) Поле Н С Поле НУ Поле НМ
Таблица 5 — Матрица угроз
Вероятность влияния угроз Влияние
разрушение (Р) критическое состояние (К) тяжелое состояние (Т) «легкие ушибы» (Л)
высокая (В) Поле В Р Поле ВК Поле В Т Поле ВЛ
средняя © Поле С Р Поле СК Поле С Т Поле СЛ
| низкая (Н)_______________| Поле НР_________| Поле НК_____________| Поле НТ___________| Поле НЛ____________|
Из таблицы 4 видно, что возможности, попадающие на поля ВС, ВУ и СС, необходимо обязательно использовать. То же касается и угроз, попавших на поля ВР, ВК и СР таблицы 5, которые требуют обязательного устранения [1, с. 52].
Также, в процессе выполнения SWOT-анализа рекомендуется составлять профиль среды, т. е. таблицу, в которой должны быть отмечены факторы среды, оказывающие или способные оказать существенное влияние на ситуацию в ОУ. Затем для каждого фактора определяется его важность для сферы образования, влияние на ГОУ ВПО, направление данного влияния и подсчитывается совокупная степень воздействия по каждому фактору и в целом. Вспомогательная матрица SWOT-анализа — профиль среды представлена в таблице 6 [2, с. 65−67].
Таблица 6 — Профиль среды
Фактор среды Важность для отрасли, A Влияние на организацию, B Направление влияния, C Степень важности D=A*B*C



Эта фаза позволяет сделать стратегические выводы из проделанного анализа, точно структурировать проблемы и задачи, стоящие перед ОУ и найти пути их решения с учетом имеющихся и предполагаемых ресурсов. Именно эта фаза анализа определяет стратегические цели развития. Заключительным этапом становится формулировка основных стратегических направлений с учетом их важности. План формулируется на основании результатов приведенных матриц. Стратегические возможности и угрозы, которые требуют концентрации всех необходимых ресурсов для их реализации и соответствующие угрозы, требующие повышенного внимания и тщательного постоянного мониторинга, относятся к самой приоритетной части. Они должны находиться под постоянным контролем высшего руководства ГОУ ВПО. Полученные результаты формулируются в стратегию ОУ, ее цели и задачи.
Вышеперечисленные матрицы составляются на основе качественных экспертных оценок. Для более глубокого анализа предлагается использовать усложненные матрицы SWOT — анализа, которые позволяют произвести более точный анализ на основе количественных показателей с учетом степени важности факторов и их оценок (таблица).
С учетом вышесказанного предлагается следующая методика SWOT-анализа ГОУ ВПО, которая должна включать этапы:
1) формирование из числа руководства ГОУ ВПО группы управления SWOT-анализом-
2) формулирование группой управления SWOT-анализом совместно с уполномоченными по качеству структурных подразделений факторов сильных и слабых сторон, благоприятных возможностей и угроз-
3) подбор экспертов и формирование экспертных групп из числа сотрудников университета и уполномоченных по качеству для проведения SWOT-анализа ГОУ ВПО и его структурных подразделений-
4) определение экспертами степени важности сильных и слабых сторон, благоприятных возможностей и угроз ГОУ ВПО с точки зрения их значимости относительно своего мнения, проставляя значения в интервале от 1 (менее важно — низкий уровень важности) до 10 (абсолютно важно — максимальный уровень важности). Т. е. самому маловажному показателю присваивается номер 1, следующему по важности — 2 и т. д. (самый важный показатель получает последний номер, самый незначительный — первый), при этом эксперт может присваивать одинаковую важность для нескольких факторов-
5) ранжирование (оценка) экспертами факторов по 10-и балльной шкале (таблица 7):
Таблица 7 — Рекомендации по выбору оценки
Шкала значений оценки показателей
Поле минимального значения показателя Поле среднего значения показателя Поле максимального значение показателя
ГО -і г- LO 8 9 1 о
данный фактор не является важным для деятельности ГОУ ВПО данный фактор является менее важным для деятельности ГОУ ВПО и его подразделений данный фактор является, безусловно, важным для деятельности ГОУ ВПО
6) каждый фактор умножается на коэффициент компетентности (если таковые имеются) соответствующего эксперта: 1 — «компетентен по данному вопросу" — 0,5 — «частично информирован по данному во-
просу" — 0 — «информацией по данному вопросу не владею" —
7) член группы управления SWOT-анализом совместно с уполномоченными по качеству структурных подразделений ГОУ ВПО определяют ранги по каждому фактору сильных и слабых сторон, возможностей и угроз для каждого эксперта по формуле (пример для S — Strengths / Сильные стороны):
S = рр°°-------к
К& gt-«°»)
где Si — первый фактор сильных сторон, р — степень важности первого фактора,° - оценка по 10-и балльной шкале, k — коэффициент компетентности эксперта, n — количество факторов сильных сторон,
Для определения рангов слабых сторон (W), возможностей (О) и угроз (T) ГОУ ВПО используются аналогичные формулы, при этом сумма рангов равна 1 (таблица 8 и 9) —
8) группа управления совместно с уполномоченными по качеству для сильных и слабых сторон, возможностей и угроз ГОУ ВПО, используя метод парных сравнений, трансформирует ранжировку каждого фактора всех экспертов в итоговую матрицу SWOT-анализа ГОУ ВПО или его структурных подразделений.
Грамотно проведенный анализ позволит наметить пути совершенствования деятельности конкретных подразделений ОУ, например, в кадровой политике, при управлении ресурсами, при принятии управленческих решений на оперативном уровне — на уровне кафедр, на тактическом уровне — факультетов (институтов) и стратегическом уровне — в рамках ГОУ ВПО.
По итогам SWOT — анализа должен быть составлен план дальнейших действий, направленных на устранение слабых сторон, извлечение выгоды из возможностей и уменьшение влияния опасностей. В стратегическом плане должны быть отражены основные виды работ, исполнители, сроки выполнения и бюджетная смета расходов.
Реализация данных предложений позволит повысить результативность проведения SWOT-анализа и дальнейшее использование его результатов. SWOT-анализ ГОУ ВПО и его структурных подразделений, если правильно проведен, помогает ответить на вопросы о степени использования ОУ внутренних сильных сторон при реализации стратегического плана развития? Являются ли слабости ОУ его уязвимыми местами в конкуренции и/или они не дают возможности использовать определенные благоприятные обстоятельства? Какие слабости требуют корректировки, исходя из стратегических соображений и удержания конкурентных позиций на рынке образовательных услуг? Какие благоприятные возможности дают
реальные шансы на успех при использовании ее квалификации и доступа к ресурсам? На какие угрозы внешней среды должны обращать свое внимание руководство ОУ, и какие стратегические корректирующие и предупреждающие действия должны найти свое отражение при разработке нового плана развития ГОУ ВПО и его структурных подразделений?
Таблица 8 — Матрица SWOT — анализа
S — Strengths / Сильные стороны
№ пп. Сильные стороны Степень важности (показатель качества) от 1 до 10 Оценка по 10-и балльной шкале Коэффициент компетентности эксперта Ранг
1 О Р 1 s 1 12−1(Pns °ns)
2

n
Итого 1
O — Opportunities / Возможности
№ пп. Возможности Степень важности (показатель качества) от 1 до 10 Оценкапо 10-и балльной шкале Коэффициент компетентности эксперта Ранг
1 о -P '-°o Pno °no
2

n
Итого 1
W — Weaknesses / Слабые стороны
№ пп. Слабые стороны Степень важности (показатель качества) от 1 до 10 Оценка по 10-и балльной шкале Коэффициент компетентности эксперта Ранг
1 W — P P • ° г nw nw
2

n
Итого 1
T — Threats / Угрозы
№ пп. Угрозы Степень важности (показатель качества) от 1 до 10 Оценка по 10-и балльной шкале Коэффициент компетентности эксперта Ранг
1 Jl _ p1t * °1t Pnt * °nt
2

n
Итого 1
Таблица 9 — Элемент матрицы SWOT — анализа сильных сторон ГОУ ВПО
№ пп. Сильные стороны ГОУ ВПО Степень важности Оценка Коэффициент компетентности эксперта Взвешенная оценка в баллах Ранг
1 Авторитет, репутация в экономике региона 8 9 1 72 0,23
2 Элементы системы качества на всех уровнях 5 6 5 0 15 0,09
3 Востребованность выпускников субъектами реального сектора экономики региона 10 5 1 50 0,16
4 Качество образовательного процесса 8 7 1 56 0 СО
5 Способность персонала оперативно работать в условиях рынка образовательных услуг 4 9 1 36 0,11
6 Развитые источники финансирования 10 7 0 0 0,23
Итого 314 1
После проведения SWOT-анализа руководство ГОУ ВПО и его структурных подразделений будет более четко представлять преимущества и недостатки своей деятельности, а также ситуацию на рынке образовательных услуг, что позволит разработать оптимальный план развития, максимально эффективно использовать имеющиеся в распоряжении ресурсы, пользуясь предоставленными региональным рынком образовательных услуг возможностями. А правильно и вовремя принятые стратегические решения играют ключевую роль в успешной деятельности ГОУ ВПО, что, в конечном счете, оказывает решающее влияние на его конкурентоспособность в регионе.
Литература
1. Акмаева Р. И. Стратегическое планирование и стратегический менеджмент: Учеб. Пособие. — М.: Финансы и статистика, 2006. — 208 с.: ил.
2. Виханский О. С. Стратегическое управление: учебник. — 2-е изд., перераб. и доп. — М.: Эконо-мистъ, 2005. — 296 с.: ил.
3. SWOT-анализ // Методы менеджмента качества. — № 6. — 2006. — с. 54.

ПоказатьСвернуть
Заполнить форму текущей работой