Универсальная система автоматизированного управления документами и бизнес-процессами

Тип работы:
Реферат
Предмет:
Общие и комплексные проблемы естественных и точных наук


Узнать стоимость

Детальная информация о работе

Выдержка из работы

УНИВЕРСАЛЬНАЯ СИСТЕМА АВТОМАТИЗИРОВАННОГО УПРАВЛЕНИЯ ДОКУМЕНТАМИ И БИЗНЕС-ПРОЦЕССАМИ
О. В. Елисеев, А. А. Федоров, Н.С. Кармановский
В статье представлено описание существующей системы автоматизированного управления документами. Рассматривается пример реально разработанной системы, введенной в опытную эксплуатацию.
Введение
Система электронного документооборота (СЭД) — это комплексная платформа, разработанная на базе самых современных программных технологий и предназначенная для автоматизации процессов управления, документооборота и для создания интегрированных приложений. Программная платформа СЭД — это не только средство для внедрения современных практик управления компанией, но и первый шаг при создании инфраструктуры управления знаниями.
СЭД поддерживает модули криптографической защиты для обеспечения шифрования и электронной подписи документов, в частности, с использованием сертифицированных ФАПСИ средств «Крипто-Про». Система позволяет:
• осуществлять контроль над процессами, происходящими в организации-
• внедрять новые приложения, созданные на платформе-
• добавлять функции управления процессом обработки документов в приложения, которые уже используются в организации.
СЭД является платформой, на которой реализован набор законченных приложений (рис. 1).
Типошще решения СЭД:
ввряя
Ш. Хранение документов всех типов
ОЯЬ! даЩ …
* Хранений дотращцщДвщх щЦр вер|||1Ё.
* ПотоеовшЙввод документов в систему
* возможности 11опека
Рис. 1. Типовые расширения СЭД
Программная платформа Системы включает средства моделирования приложений, сервер приложения системы базовое клиентское обеспечение системы. Платформа Системы обеспечивает тесную интеграцию всех приложений и программ, созданных на ее базе, и единое пространство управления документами и процессами в организации.
Цели разработки системы автоматизированного управления документами
и бизнес-процессами
Сегодня на повестке дня многих предприятий стоит задача внедрения приложений для автоматизации процессов управления. СЭД призвана упростить решение проблем, возникающих при создании комплексной системы автоматизации процессов управления и документооборота в организации, а также сформировать предпосылки для внедрения инфраструктуры управления знаниями.
Существует два альтернативных подхода к автоматизации задач управления в организации. Первый заключается в последовательной реализации отдельных приложений, автоматизирующих отдельные процессы управления, второй — во внедрении платформы для реализации комплексной системы автоматизации управления процессами и создании на ее базе приложений, интегрированных в единый комплекс. Оба подхода -внедрение комплекса приложения, реализующие «фиксированную» функциональность, и внедрение комплексного решения на базе платформы автоматизации управления -имеют свои достоинства и недостатки [1].
СЭД предоставляет специалистам по автоматизации предприятий инструмент для решения данной проблемы. Система может быть использована и для создания комплексной интегрированной системы автоматизации управления, на базе которой могут быть разработаны самые разнообразные приложения, и в качестве инструментария, дополняющего уже существующую в организации систему, которая решает часть из перечисленных задач. Примером такого интегрированного решения может служить совместное использование платформы Системы в сочетании с системой автоматизации групповых взаимодействий Microsoft Exchange Server. Разработка СЭД преследовала следующие цели:
• обеспечить средство для создания инфраструктуры комплексных интегрированных систем, реализующих весь комплекс задач, связанных с автоматизацией процессов управления-
• обеспечить возможность поэтапного внедрения отдельных компонентов и реализации приложений, образующих интегрированную систему автоматизации управления-
• существенно ускорить разработку приложений в области автоматизации управления-
• создать набор законченных интегрированных между собой решений, автоматизирующих типовые процессы обработки документов и реализующих типовые задачи поддержки управления современной организации [2].
В основу разработки идеологии Системы была положена концепция единой интегрированной системы автоматизации управления и документооборота. Такая система должна отвечать следующим требованиям:
• обеспечивать единые механизмы хранения и доступа к данным-
• поддерживать единые механизмы разграничения и управления правами доступа-
• предоставлять пользователям общие средства навигации и доступа к данным-
• поддерживать общую структуру справочников-
• обеспечивать интегрированные средства поиска-
• поддерживать единые средства управления жизненным циклом приложений и маршрутизации документов-
• обеспечивать интегрированные средства управления и администрирования приложений-
• обеспечивать общее пространство адресации всех объектов системы-
• предоставлять унифицированные средства разработки (настройки) приложений и общего набора компонентов, используемых для встраивания в приложения.
СЭД разрабатывалась на основе вышеперечисленных принципов, что позволяет использовать ее в качестве основы для создания в компании интегрированной системы автоматизации процессов управления и документооборота. Порядок работы представлен на рис. 2.
Схема обработки документа
Рис. 2: Порядок обработки документа
На платформе представлены интегрированные приложения.
Делопроизводство обеспечивает автоматизацию традиционных процессов обработки документов (создание архивов, маршрутизация документов, обработка корреспонденции, формирование отчетности о состоянии исполнения документов).
Управление процессами обеспечивает возможность автоматизации процессного управления в организациях [3].
Управление договорным процессом. При согласовании договоров внутри организации необходимо выполнить определенные регламенты работы с документами. Регламенты различных организаций существенно отличаются, однако Workflow-система позволяет автоматизировать их эффективно и удобно. Несмотря на отсутствие единого унифицированного продукта для согласования договоров, эта задача успешно решается с помощью Системы [4].
Управление качеством. При построении системы менеджмента качества и сертификации ее по стандартам серии ISO 9000 возникает необходимость соблюдения большого количества процедур и их надлежащего документального оформления. Решения с использованием СЭД позволяют упростить процесс внедрения стандартов серии ISO 9000 и, как следствие, сделать его более эффективным [5].
СЭД обеспечивает тесную интеграцию всех приложений, созданных на базе платформы, и единое пространство управления документами и процессами в организации. Основные функции системы:
• автоматизация управления предприятием-
• поддержка процессного подхода в организации управления-
• автоматизация систем менеджмента качества-
• автоматизация процессов согласования и утверждения документов-
• средства контроля исполнения документов и заданий-
• маршрутизация и доставка документов на рабочие места пользователей-
• управление процессами обработки документов-
• организация взаимодействия с контрагентами и заказчиками-
• автоматизация канцелярии-
• создание электронного архива документов.
Технические подробности
Система основана на современной платформе Microsoft. NET на стороне сервера и предоставляет полнофункциональный Windows пользовательский интерфейс, базирующийся на COM-компонентах на стороне клиента. Взаимодействие клиента и сервера осуществляется по протоколу SOAP, что позволяет использовать соединения не только внутри локальной сети офиса, но и через сеть Интернет [4].
^МВВДИИ!
Дело up & lt- & gt- 11 з в о дств о
,. <- & gt- KVMC 11 I 11,1 К HI I IOC (& gt-Гн:С1 Г (. '-Ч<-.1 llH: VI i|)-l ВАС Л I МЯ
Архив документов
ЗрЩзи^Щ- пр о ц еесы
В ьтш i к ч 111 е | vi Гн 1. связанных с обработкой Дд. кутч! е пгЬв ir'-nn фор мйЕЩЩ-
Рис. 3. Плюсы программы
Все клиентские компоненты системы автоматически загружаются в Internet Explorer, что делает крайне простым развертывание и поддержку системы на любом количестве рабочих мест и существенно снижает стоимость владения системой. Положительные свойства программы изображены на рис. 3. Все системные объекты доступны по URL, что позволяет легко и изящно обмениваться ссылками на документы с пользователями, у которых может быть не установлено никакого программного обеспечения [6].
Выводы
Таким образом, система аутентификации пользователей интегрирована с Microsoft Active Directory и не требует дополнительного ввода имени пользователя или пароля при входе в систему. Хранилище системы базируется на современном Microsoft SQL Server 2000, который предоставляет широкие возможности масштабирования и поиска документов. Она поддерживает выгрузку всех объектов в формате XML, что позволяет
организовать взаимодействие большого количества серверов СЭД, которые находятся в разных офисах или в разных компаниях. Взаимодействие может быть организовано с помощью Microsoft BizTalk Server.
Все серверные компоненты созданы в stateless архитектуре, что позволяет применять кластерные решения для организации высокопроизводительных решений с большими пиковыми нагрузками. Система поддерживает английский и русский интерфейсы, которые переключаются автоматически, в зависимости от языковых установок пользователя.
Литература
1. Вирт Н. Алгоритмы и структуры данных / Пер. с англ. — М.: Мир, 1989. — 360 с., ил.
2. Кандзюба С. П., Громов В. Н. Delphi 6/7. Базы данных и приложения. Лекции и упражнения. 2003.
3. Нечаев В. М. Microsoft Excel. Электронные таблицы и базы данных в задачах. 2001
4. Яргер Р. Д., Риз Д., Кинг Т. MySQL и mSQL. Базы данных для небольших предприятий и Интернета. 2000.
5. Архангельский А. Я. 100 компонентов общего назначения библиотеки Delphi5. 1999.
6. Послед Б. Access 2000. Базы данных и приложения. Лекции и упражнения. 2000.
7. Фаронов В. В. Delphi 5. Руководство программиста. 2001.
8. Архангельский А. Я. Delphi 6. Справочное пособие. 2001.

ПоказатьСвернуть
Заполнить форму текущей работой