Мониторинг бизнес-процессов образовательной организации

Тип работы:
Реферат
Предмет:
Народное образование. Педагогика


Узнать стоимость

Детальная информация о работе

Выдержка из работы

ББК Ч48: У9(2)-823. 2
МОНИТОРИНГ БИЗНЕС-ПРОЦЕССОВ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЙ
ОРГАНИЗАЦИИ
Н.В. Кошкарева
Кафедра «Управление качеством и математические методы экономики», ГОУ ВПО «Сибирский государственный технологический университет»,
г. Красноярск
Представлена членом редколлегии профессором С.В. Мищенко
Ключевые слова и фразы: владелец процесса- зрелость процесса- объекты мониторинга- сеть процессов.
Аннотация: Предлагается методика создания системы мониторинга сети бизнес-процессов образовательной организации.
«Желаемый результат достигается эффективнее, когда деятельностью и соответствующими ресурсами управляют как процессом», так гласит четвертый принцип менеджмента качества. Наиболее тесно с этим принципом связаны принципы системного подхода, принятия решений, основанных на фактах, и постоянного улучшения.
Эти принципы нами положены в основу создания системы мониторинга сети бизнес-процессов образовательной организации. Мониторинг предполагает непрерывное, целенаправленное, планомерное, независимое и объективное наблюдение, оценку, учет и анализ состояния управления процессом предоставления образовательных услуг (ОУ) с целью выявления их соответствия требованиям потребителей и других заинтересованных сторон и последующего улучшения процесса.
Бизнес-процессы (БП) имеют особую важность, они реализуют миссию образовательной организации и создают результаты ее деятельности, через них проходит образовательная услуга, результат получает потребитель (внешний — работодатель, внутренний — студент).
Нами определены следующие этапы построения сети бизнес-процессов образовательной организации и формирования системы их измерения и мониторинга: выделение, идентификация и классификация БП- определение взаимодействия БП между собой, а также с внешними поставщиками и потребителями, и проектирование их сети- определение владельцев БП- моделирование и документирование БП- определение объектов измерения и мониторинга БП- определение показателей, методов и средств измерения БП- определение должностных лиц и структурных подразделений, ответственных за предоставление, сбор и анализ информации.
Рассмотрим их реализацию на примере образовательной организации высшего профессионального образования (далее — вуза).
Под выделением БП нами понимается определение их границ — входа и выхода, под идентификацией — присвоение БП идентификатора в виде названия. Выделенные нами БП и их взаимосвязь представлены на рисунке. К владельцам
Процессы, связанные с потребите —
Довузовская
подготовка
Проектирование и разработка
Отбор
абитури-
ентов
Учебно-
организа-
ционная
деятель-
ность
Методи-
ческая
деятель-
ность
Образова-
тельный
процесс
Итоговая гос.
аттестация
выпускников
Содействие
трудоустройству
выпускников
Рис. Сеть бизнес-процессов образовательной организации
БП относятся лица, несущее ответственность за организацию, надлежащее функционирование и результаты БП и наделенные необходимыми ресурсами и полномочиями относительно него.
Для документирования бизнес-процесса используется его классификация по уровням и графическое описание. Первоначально мы представляем БП в виде сети подпроцессов с указанием входа и выхода каждого, а затем каждый из них описываем в виде диаграммы хода деятельности (ДХД), при построении которой описываются: название операции, исполнитель, вход и выход, управление, точки контроля или анализа процесса.
Объектами измерения и мониторинга БП являются: сам процесс, его результат и удовлетворенность его потребителей. Для определения показателей измерения БП необходимо изучить и оценить существующую систему измерения и мониторинга в вузах. Анализ показал, что основными показателями и формами оценки в вузе являются: внешние — лицензионные, аттестационные, аккредитационные при комплексной оценке деятельности вуза, рейтинга Минобрнауки РФ- показатели статотчетности (например, форма 3НК, 1-вуз) — внутренние — рейтинговая система оценки деятельности факультетов и кафедр- показатели, используемые руководством при ежегодном анализе деятельности вуза, на основании годовых отчетов о работе структурных подразделений и отчетов по различным видам деятельности.
Однако используемая система оценки и ее показатели не всегда достаточны, довольно разрознены и не систематизированы. Поэтому внедрение системы измерения и мониторинга БП потребует анализа, детализации и расширения используемых показателей оценки. Вводя новые виды показателей и формы оценки в вузе, необходимо не потерять традиционно используемые, на основании которых анализируется деятельность вуза и отслеживается динамика развития.
Система показателей измерения и мониторинга БП должна формироваться «снизу вверх»: от оценки работы преподавателей и сотрудников, к показателям подразделений и процессов. При этом используется переход от объектноориентированного подхода к процессному. Исходя из представленных подходов, предложена форма сбора информации для формирования системы показателей измерения и мониторинга БП в виде таблицы, отражающей взаимосвязь: процесс -измеряемая цель — результат — показатели оценки процесса и его результата — метод измерения — участники процесса — кто измеряет — периодичность — запись. Пример для процесса методической деятельности приведен в таблице (цель про-
Мониторинг процесса методической деятельности
Результат Показатели для оценки результата Метод оценки Участники процесса Кто измеряет и представляет результаты Записи
Учебные из- Процент созданных УМКД от всех дисциплин кафедры (специальности) Вып. кафедры, преподаватели (ППС) Научная библиотека Отчет научной библиотеки (НБ)
дания (УИ) Электронные Процент У И под грифом от всех дисциплин кафедры (специальности) НМСС, кафедры, ППС, РИЦ, редакционноиздательский совет Редакционноиздательский центр (РИЦ) Отчеты о работе кафедр, РИЦ
УИ Учебно- методические Процент созданных БТЗ для учебной дисциплины от всех дисциплин кафедры (специальности) Расчетный НМСС, кафедры, ППС, испытательная лаборатория тестовых материалов (ИЛТМ) ИЛТМ Отчет о работе ИЛТМ
комплексы дисциплин (УМКД) Процент созданных или имеющихся электронных УИ от всех дисциплин кафедры (специальности) НМСС, кафедры, ППС, В Ц Вычислительный центр (ВЦ) Отчеты о работе кафедр, ВЦ
Электронные УМКД Процент обеспеченности дисциплин основной литературой по кафедре (специальности) Отдел комплектования Н Б Отдел комплектования Н Б Отчет отдела комплектования НБ
Банки тестовых заданий (БТЗ) для промежуточной и итоговой аттестации студентов Индекс удовлетворенности студентов методическим обеспечением Социоло- гический Соц. группа отдела мониторинга (ОМ), студенты Соц. группа О М Отчеты соц. группы ОМ
Подготовлено к печати и издано — план и факт, в том числе: монографий (на 100 чел. ППС) — учебников и учебных пособий (на 100 чел. ППС) — в том числе с грифом УМО или Минобрнауки России- учебно-методической литературы Расчетный Кафедры, ППС, РИЦ РИЦ Отчет РИЦ
ISSN 0136 — 5835. Вестник ТГТУ. 2006. Том 12. № 2Б. Transactions TSTU.
565
цесса — полностью обеспечить каждое направление (специальность) учебными изданиями и обеспечить удовлетворенность студентов методическим обеспечением).
Все выявленные показатели БП должны сравниваться с критериями, предлагаемыми Минобрнауки России, а также со стратегией, планируемыми целями и задачами. Для этого цели должны быть измеряемыми, а в основу измерения должна быть положена следующая логическая модель: политика в области качества — цели в области качества — цели процессов и структурных подразделений.
Внедрение в вузе системы измерения и мониторинга БП потребует создания новых или расширение функций существующих структурных подразделений и разработку эффективной системы сбора, анализа информации и взаимодействия в этом процессе структурных подразделений. В первую очередь нами рекомендуется тщательно проанализировать существующую систему сбора, анализа и хранения информации, в том числе разработанных показателей системы измерения и мониторинга процессов, а также других объектов оценки. Необходимо выявить те показатели, которые в данный момент не оцениваются, или оцениваются, но результаты оценки не анализируются и не используются для планирования улучшений.
По нашему предложению в структуре учебно-методического управления Сибирского государственного технологического университета создано новое подразделение — отдел мониторинга, одной из задач которого являются: измерение, сбор и анализ сведений для оценки БП, работы структурных подразделений и преподавателей (в том числе путем проведения социологических опросов). Также функционирование системы измерения и мониторинга БП будут обеспечивать Центр трудоустройства и маркетинга, отдел обеспечения качества и уполномоченные по качеству структурных подразделений, формирующие информационную базу мониторинга.
Система измерения и мониторинга БП предполагает объединение существующих в разных структурных подразделениях баз данных, по разным направлениям деятельности и процессам для сосредоточения всей информации о деятельности вуза. Наличие единой и доступной базы данных позволяет иметь в любой момент полную картину работы вуза по всем направлениям деятельности и значительно упростить работу руководителей подразделений по сбору, анализу и представлению необходимой информации. Ориентируясь на ранее выдвинутое утверждение, что система измерения и мониторинга должна формироваться «снизу вверх», нами принято решение о первоначальном создании базы данных, хранящей информацию о кадровом обеспечении образовательного процесса. Планируется ее установка в корпоративной сети университета с разграничением прав доступа к содержащейся в ней информации и дальнейшее дополнение информацией о методической и научной работе преподавателей.
Вся собранная, классифицированная и проанализированная в процессе мониторинга БП информация должна применяться высшим руководством для планирования деятельности вуза, принятия управленческих решений и организации улучшений. При отборе БП для улучшения необходимо оценивать важность процессов и качество их функционирования, а при определении подходов и методов улучшения для выбранных процессов оценивают их зрелость. Под зрелостью процессов понимают степень их управляемости, возможности поэтапной количественной оценки качества, контролируемости и эффективности результатов, и выделяют стадии зрелости — неизвестность, определенность, повторяемость, способность, эффективность, гибкость.
Изменения следует определять, оценивать, анализировать и подвергать управлению, чтобы понять степень их влияния на другие процессы, удовлетворенность потребителей и других заинтересованных сторон, а также достижение целей вуза.
Monitoring of Business Processes of Educational Institution N.V. Koshkareva
Department «Quality Control and Mathematical Methods of Economics»,
Siberia State Technological University, Krasnoyarsk
Key words and phrases: monitoring objects- processes net- process maturity- process owner.
Abstract: The methodology of creating the system of monitoring the net of business processes of educational institution is proposed.
Monitoring der Bisiness-Prozesse der Ausbildungsorganisation
Zusammenfassung: Es wird die Methodik der Schaffung des Systems des Monitorings des Netzes der Business-Prozesse der Ausbildungsorganisation vorgeschlagen.
Monitoring des bisiness-processus d’une organisation d’enseignement
Resume: Est proposee la methode de la la creation du systeme de monutoring du reseau des bisiness-processus d’une organisation d’enseignement.

ПоказатьСвернуть
Заполнить форму текущей работой