Правовая характеристика системы электронного документооборота как ключевого элемента электронного правительства

Тип работы:
Реферат
Предмет:
Организация и управление


Узнать стоимость

Детальная информация о работе

Выдержка из работы

Правовая характеристика системы электронного документооборота как ключевого элемента электронного правительства
С.И. Конев
На современном этапе развития одним из важнейших этапов построения информационного общества является развитие системы электронного правительства1.
Согласно позиции законодателя, электронное правительство представляет собой новую форму организации деятельности органов государственной власти, обеспечивающую за счет широкого применения информационно-коммуникационных технологий качественно новый уровень оперативности и удобства получения организациями и гражданами государственных услуг и информации о результатах деятельности государственных органов. С другой стороны, электронное правительство можно представить как механизм управления государством, основанный на использовании информационных технологий в масштабах всей страны в целях повышения эффективности государственного управления, ускорения процесса принятия юридически значимых решений и снижения времени коммуникации с должностными лицами для каждого члена общества.
Архитектура электронного правительства включает в себя2:
— внешнюю правительственную информационную систему (в рамках которой органы государственной власти взаимодействуют с гражданами, организациями и между собой) —
— внутреннюю правительственную информационную систему (механизм электронного обмена служебными данными внутри органа власти, предназначенный для принятия юридически значимых решений) —
— систему комплексной информационной безопасности (обеспечивающей безопасность содержательной части информации и защищенность ее от любых внешних воздействий — будь то попытки неправомерного копирования, распространения, блокирования или уничтожения3) —
Одним из ключевых элементов электронного правительства является система электронного документооборота, в рамках которой осуществляется передача
1 Постановление Правительства Р Ф «О федеральной целевой программе „Электронная Россия (2002−2010 годы)“» от 28. 01. 2002 № 65// «Собрание законодательства РФ» 04. 02. 2002, № 5. С. 531.
2 Тарасова Е. В., Федосеева Н. Н. Концепция электронного правительства и проблемы ее реализации в России и мире // Актуальные вопросы современного российского права. Материалы Всероссийской научно-. практической конференции. Старый Оскол: «Роса» 2009. С. 406−412.
3 Фатьянов А. А. Правовое обеспечение информационной безопасности. М.: Юрист 2001. С. 31.
электронных документов, снабженных аналогом собственноручной подписи — электронной цифровой.
Прежде чем перейти к особенностям электронного документооборота, необходимо остановиться на понятиях «электронный документ» и «электронная цифровая подпись».
«Электронный документ — документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме"4. Не будем останавливаться на характеристике данного термина, отметим только существенные черты электронного документа: машинный носитель информации, электронная форма предоставления информации, способность храниться и обрабатываться с помощью средств вычислительной техники. Существенным представляется и такое требование к электронному документу, как заверение его электронной цифровой подписью. Последняя представляет собой «реквизит электронного документа, предназначенный для защиты данного электронного документа от подделки, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа электронной цифровой подписи и позволяющий идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также установить отсутствие искажения информации в электронном документе"5. Закон устанавливает обязательное использование сертифицированных криптографических средств при создании подписи и одновременно с этим — лицензионные требования к органам такие средства предоставляющие, что должно подтверждаться соответствующим сертификатом.
В целом положения федерального законодательства создают необходимые правовые условия для развития системы электронного документооборота, но сама эта категория в них не отражена, а построена на принципе описательного подхода к дефиниции. Однако в подзаконных актах можно встретить следующие определения.
«Межведомственный электронный документооборот представляет собой взаимодействие федеральных информационных систем электронного документооборота. Под взаимодействием федеральных информационных систем электронного документооборота понимается обмен электронными сообщениями (ведение служебной переписки в электронной форме) между участниками межведомственного электронного документооборота"6.
«Система электронного документооборота Пенсионного фонда России (далее — СЭД ПФР) — совокупность программных и технических средств, а также организационных мер, обеспечивающих функционирование процесса документооборота между сторонними организациями и органами ПФР» 7.
4 ФЗ «Об электронной цифровой подписи» от 10. 01. 2002 № 1-ФЗ // «Российская газета», № 6, 12. 01. 2002.
5 Там же.
6 Постановление Правительства Р Ф «Об утверждении положения о системе межведомственного электронного документооборота» от 22. 09. 2009 № 39 // «Собрание законодательства РФ», 28. 09. 2009, № 39, ст. 4614.
7 Распоряжение Правления П Ф РФ от 11. 10. 2007, № 190 р (ред. от 10. 06. 2009) «О внедрении защищенного электронного документооборота в системе индивидуального (персонифицированного) учета для целей обязательного пенсионного страхования» // Система «КонсультантПлюс».
Таким образом, электронный документооборот представляет собой программный комплекс для решения определенных задач.
Целью при внедрении полноценной системы документооборота является создание инфраструктуры автоматизации управления, предоставляющей достаточное количество информации для принятия решений. Тактическая цель — вовлечение в электронный документооборот конечных исполнителей документов и поручений, а также обеспечение прозрачности процессов исполнения поручений для пользователей всех уровней.
Электронный документооборот выполняет следующие основные функции8:
— контроль исполнительской дисциплины, контроль качества процессов или результатов этих процессов-
— маршрутизация документов, доставка документов исполнителям-
— обработка информации в организациях, государственных учреждениях, которые имеют обширную историю и формальное управление. Поиск информации, ее извлечение, обобщение и представление — это одна из функций, которая присуща всем системам документооборота-
— автоматизация управления.
По сути, такие системы автоматизируют всего два процесса — процесс регистрации документов и контроля исполнения документов. Эти процессы и функционируют в системах электронного документооборота.
С точки зрения документационного обеспечения персональный компьютер позволил представить управленческую и/или коммерческую информацию в электронно-цифровой форме и тем самым обеспечить решение функций, присущих документообороту бумажному (т.е. движения документов в органе государственной власти или организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки)9.
Электронный оборот более эффективен потому, что он легче поддается оптимизации. Затраты на введение систем электронного документооборота окупаются за счет не только повышения скорости обмена информацией и сокращения расходов на хранение бумаг, но и уменьшения количества сотрудников, занятых работой с документами. Этому способствуют следующие преимущества электронного документооборота:
— ускорение и упрощение информационных процессов (применение электронных средств для документооборота позволяет ускорить обработку информации, автоматизировать такую обработку полностью или частично) —
— хранение электронных документов, в отличие от бумажных, не требует места: электронные носители компактны, и на них можно сосредоточить большое количество информации-
8 Министерство экономического развития и торговли РФ внедряет систему электронного документооборота, построенную с использованием NET-технологии на базе платформы DocsVision // Microsoft Россия, 2010 // http: //www. microsoft. com/Rus/Casestudies_archive/casestudy. aspx? id=344 (дата обращения 28. 09. 10).
9 Федорова Г. В. Информационные технологии бухгалтерского учета, анализа и аудита. М.: Омега-Л. 2008. С. 34.
— передача информации по телекоммуникационным сетям (Интернет) происходит значительно быстрее, нежели при использовании почтовых либо курьерских служб-
— повышение гибкости и управляемости процессов передачи информации-
— применение средств автоматизированной обработки информации позволяет легко контролировать все информационные потоки, быстро находить нужные документы и извлекать из них информацию, можно легко изменить и структуру хранения и передачи информации-
— при изменении ситуации (смене законодательства, реструктуризации бизнеса) можно легко изменить и структуру хранения и передачи информации- устранение пространственных барьеров- резкое сокращение финансовых расходов- снижение административного бремени (обход учреждений для сбора справок, стояние в очередях) за счет увеличения скорости административных процессов (исключение физического перемещения людей и бумаг) —
— возможности дополнительной защиты передаваемой информации. В отличие от традиционного бумажного оборота при использовании электронных документов можно ограничить доступ к информации без существенных затрат — оборудования помещения, использования специальных служб.
При построении системы электронного документооборота необходимо максимально следовать принципу идентичности10, максимальной схожести с обычным документооборотом. Ибо в противном случае обе эти системы будут находиться в противоречии друг с другом, что в итоге негативно скажется на их работе. Кроме того, в обязательном порядке должны быть решены вопросы с назначением лиц, ответственных за подпись электронных документов и постановку резолюций, определение порядка выработки ключей электронной цифровой подписи и их хранение. Несмотря на принятие ряда нормативно-правовых актов, в частности ФЗ «Об электронной цифровой подписи» или «Об информации, информационных технологиях и защите информации», и пересмотр устаревших нормативных положений, отечественное законодательство по-прежнему довольно скупо регулирует данную область отношений. С точки зрения безопасности это не самый оптимальный метод в силу того, что в рамках систем документооборота могут обрабатываться различные категории данных — это и персональные данные лиц, и сведения, содержащие коммерческую тайну и другую информацию, доступ к которой ограничен, — а потому требуется системный подход к урегулированию этих аспектов.
Основная проблема оборота электронных документов заключается в том, что в российских подзаконных актах в настоящее время сохраняются и прямые требования, предписывающие использование традиционных бумажных документов, целесообразность которых объясняется только тем, что бумажный документ может быть прочитан без использования дополнительной техники, а с сообщениями, полученными при помощи электронной связи, можно ознакомиться лишь на экране компьютера или после распечатки на бумаге. В основном государственные органы страны предоставляют в онлайне только самую
10 Фатьянов А. А. Правовое регулирование электронного документооборота. М.: ЗАО «Библиотечка РГ», 2005 г. С. 75.
элементарную информацию справочного характера11. Такие положения, а также несогласованность и противоречия в нормативных актах представляют собой реальные правовые препятствия развитию современных средств передачи данных в сфере правового регулирования различных форм деятельности. Поэтому в отечественном законодательстве следует более обстоятельно регламентировать электронный обмен данными с точки зрения оптимального соотношения норм административного, гражданского и других отраслей права и разработать необходимые критерии соблюдения обязательной письменной формы при использовании электронных документов. Данная задача потребует создания новых правил на уровне как закона, так и отраслевых подзаконных актов.
11 Просвирин Ю. Г. Вопросы электронного правительства: Административное и муниципальное право // Правовые реформы в современной России: значение, результаты, перспективы. Материалы научно-практической конференции, посвященной 50-летнему юбилею юридического факультета Воронежского государственного университета. Изд-во Воронеж. гос. ун-та, 2009. С. 380−400.

ПоказатьСвернуть
Заполнить форму текущей работой