Проблемы внедрения системы электронного документооборота на промышленных предприятиях

Тип работы:
Реферат
Предмет:
Общие и комплексные проблемы технических и прикладных наук и отраслей народного хозяйства


Узнать стоимость

Детальная информация о работе

Выдержка из работы

Актуальные проблемы авиации и космонавтики. Социально-экономические и гуманитарные науки
УДК 651. 48(075. 8)
А. Б. Пацук, А. С. Лобов Научный руководитель — Л. А. Жереб Сибирский государственный аэрокосмический университет имени академика М. Ф. Решетнева, Красноярск
ПРОБЛЕМЫ ВНЕДРЕНИЯ СИСТЕМЫ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА НА ПРОМЫШЛЕННЫХ ПРЕДПРИЯТИЯХ
С помощью информационных технологий стало возможно осуществить очередную инновацию, на этот раз уже в организации информационных потоков. В статье рассмотрены проблемы, связанные с внедрением систем электронного документооборота (СЭД) на промышленных предприятиях. Акцентировано внимание на решении некоторых проблем.
Документооборот является одним из поддерживающих видов деятельности предприятия. Без него невозможно представить управление современными, в том числе промышленными, предприятиями. Любое управленческое решение закрепляется соответствующими документами. В процессе исполнения документы движутся по предприятию, а по окончанию исполнения систематизируются, хранятся и по истечении определенного срока уничтожаются. Создание управленческих документов и работа с ними составляют документооборот предприятия.
Практически до 80−90 гг. XX века документы в большинстве случаев оформлялись на бумажных носителях. В последние 20−30 лет широкое распространение стали получать информационные технологии, которые дают возможность обрабатывать и передавать информацию с помощью электронных носителей, что, в свою очередь, требует создания специальных систем электронного документооборота (СЭД).
Под системами электронного документооборота понимаются системы автоматизации работы с документами на протяжении всего их жизненного цикла (создание, изменение, хранение, поиск, классификация и пр.) с помощью компьютерных технологий. Как правило, СЭД включает в себя электронный архив документов, систему автоматизации деловых процессов и поддержку функциональности делопроизводства [1]. При этом под документами в первую очередь подразумеваются неструктурированные электронные документы (файлы Word, Excel и пр.).
Однако, с введением СЭД в организациях, особенно на промышленных предприятиях, связан ряд проблем, как финансовых, так и организационных.
При внедрении СЭД неизбежны затраты, связанные с созданием компьютерных сетей, разработкой или покупкой программного обеспечения, которое будет поддерживать движение документов. Также необходимо вводить серьезные изменения в существующую законодательно-нормативную базу. Учитывая активно развивающиеся международные связи, российские нормы необходимо разрабатывать с учетом уже существующих международных правил. Иначе эффективное электронное трансграничное взаимодействие будет невозможным.
Отсутствуют законы, позволяющие уничтожать бумажные документы при переводе их в электронный вид, что существенно тормозит переход на использование электронных документов и создание электронных архивов, так как организации, выигрывая в опе-
ративности работы с документами, одновременно теряют время и средства на организацию хранения как бумажных подлинников, так и их электронных копий. Есть серьезные проблемы с электронной подписью и электронной печатью и т. д. По-видимому, решением таких проблем может быть использование региональной нормативно базы, отечественных и зарубежных стандартов там, где не хватает федеральной нормативной базы.
Еще одна серьезная проблема — организационная. Во главе каждой организации обычно стоит конкретный человек, который выработал свою систему мер воздействия на деятельность предприятия. Есть и ответственные лица, которые занимаются вопросами документооборота, у них тоже выработались свои привычки, благодаря которым документационное обеспечение управления предприятием осуществляется эффективно. В этой ситуации чисто механическое внедрение системы СЭД, неизбежно приведет к сбоям, задержкам и другим нежелательным последствиям. Этого можно избежать, если инициатива будет исходить от руководства, а решение о внедрении СЭД будет приниматься коллегиально с участием всех сотрудников службы ДОУ. Например, на этапе разработки осуществлять консультации с ними, чтобы привнести в СЭД весь необходимый функционал.
Помимо этого необходимо также провести работу по переквалификации сотрудников, чтобы ознакомить их с функциями и интерфейсом программного обеспечения. Вводить СЭД стоит постепенно, для начала используя тестовый, затем смешанный и наконец, полнофункциональный режимы. Это позволит сотрудникам привыкнуть и освоиться в программе, и тогда вероятность сбоев в работе будет сведена к минимуму.
Можно выделить два основных направления, в рамках которого развиваются современные системы электронного документооборота:
1) автоматизация организационно-распорядительного документооборота-
2) создание электронных хранилищ документов вместо архивов бумажных носителей.
Автоматизация организационно-
распорядительного документооборота представляет собой вытеснение движения бумажных носителей внутри организации. Здесь возникает еще одна проблема — создание и внедрение необходимого программного обеспечения для поддержания функционирования СЭД предприятия. Наиболее эффективным
Секция «Управление современными предприятиями, отраслями, комплексами»
подходом является передача функций по разработке такого программного обеспечения сторонним организациям, которые будут применять индивидуальный подход при проектировании СЭД. Это обеспечит наибольшую эффективность и сведение к минимуму вероятности сбоев.
Кроме того, промышленные предприятия, более или менее крупные, часто имеют сложную структуру, когда разные уровни производства разделены географически. Также стоит учитывать, что многие из них имеют филиалы в разных городах, а иногда и странах. И это уже не единичные случаи для огромных корпораций, а повсеместная тенденция в мировой экономике. В данном контексте следует учитывать не только организационную структуру предприятия, но и социокультурные и национальные особенности для каждого филиала.
Документооборот на промышленном предприятии имеет свою специфику. Здесь ротация документов состоит не только из организационно-распорядительной, но также и из технической и научной документации. Зачастую таких документов даже больше. В этом случае целесообразным является разделение потоков документации и создание подсетей для каждого потока. Это позволит снизить нагрузку на локально-вычислительные сети и избавит сотрудников от проблем с поиском нужных файлов в общем информационном потоке.
В рамках разработки электронных хранилищ документов можно выделить схожие проблемы. С точки зрения разработки — хранилище электронных документов гораздо более сложный продукт в отличие от системы автоматизации.
Во-первых, это разработка программных решений, которые будут взаимодействовать с системой автоматизации организационно-распорядительного документооборота. Во-вторых, такая система должна отвечать требованиям надежности и безопасности. Поэтому очень высоки будут требования по информационно защите.
Несмотря на трудности, переход к СЭД на промышленных предприятиях становится насущной необходимостью. Это позволяет существенно усилить эффективность управления на предприятии, что в свою очередь будет иметь положительные экономические последствия. Наличие СЭД свидетельствует о благополучии предприятия и эффективности ее руководства.
Библиографическая ссылка
1. URL: http: //ecm-journal. ru/docs/Sistema-ehlektro-nnogo-dokumentooborota-SEhD-ili-EDMS-Electronic-Document-Management--Systems. aspx (дата обращения: 21. 03. 2013).
© Пацук А. Б., Лобов А. С., 2013
УДК 65. 013
В. В. Пилипенко Научный руководитель — Е. С. Рыбакова Сибирский государственный аэрокосмический университет имени академика М. Ф. Решетнева, Красноярск
РОЛЬ ЧЕЛОВЕЧЕСКОГО ФАКТОРА ПРИ РАЗРАБОТКЕ УПРАВЛЕНЧЕСКОГО РЕШЕНИЯ
Рассмотрены понятие управленческого решения и психологические факторы, оказывающие влияние на его разработку. Выявлена роль человеческого фактора при разработке управленческого решения.
Актуальность темы исследования обусловлена высокой значимостью влияния человеческого фактора при разработке управленческого решения. Управленческое решение — это творческое, волевое действие субъекта управления на основе знания объективных законов функционирования управляемой системы и анализа информации о ее функционировании, состоящее в выборе цели, программы и способов деятельности коллектива по разрешению проблемы или изменению цели [1].
Практически каждое управленческое решение отражает индивидуальность его инициатора и систему его ценностей. Руководители существенно различаются по способностям к разработке управленческих решений. Частично это обусловлено различиями в знаниях, в жизненном и профессиональном опыте, однако наиболее существенное влияние на разработку управленческих решений оказывают психологические факторы:
1. Особенности мышления (логика, скорость
мышления, пространственное мышление, творческие способности и др.).
2. Мотивация, выражающаяся в степени заинтересованности или незаинтересованности в принятии тех или иных решений.
3. Личностные особенности (коммуникабельность, тревожность, уровень самооценки, личностная зрелость и др.).
4. Деловые качества (инициативность, настойчивость, ответственность, самостоятельность и др.).
5. Особенности восприятия рассматриваемых проблем.
6. Ценности и установки, лежащие в основе системы приоритетов и предрасположенности к конкретным действиям, к принятию определенных решений.
7. Этические принципы, которых придерживается руководитель (справедливость, внимание к людям, честность и др.) [2].
Также на разработку управленческих решений оказывают такие качества руководителя, как роман-

ПоказатьСвернуть
Заполнить форму текущей работой