Анализ и проектирование социальной организации

Тип работы:
Курсовая
Предмет:
Менеджмент


Узнать стоимость

Детальная информация о работе

Выдержка из работы

РОССИЙСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ СОЦИАЛЬНЫЙ УНИВЕРСИТЕТ

Факультет социального управления

Курсовая работа

по курсу «Теория организации»

АНАЛИЗ И ПРОЕКТИРОВАНИЕ СОЦИАЛЬНОЙ ОРГАНИЗАЦИИ

Москва 2008

Содержание

Введение

1. Выбор и характеристика организации

2. Анализ рассматриваемой организации как социальной системы. Свойства системы

3. Анализ организационной структуры и системы управления

4. Анализ существующей организационной культуры

5. Анализ жизненного цикла организации (схема), организационные кризисы. Проявляющиеся законы организации. Выводы

6. Основные законы и принципы организации

Заключение

Список литературы

Введение

Объектом исследования данной курсовой работы является организация ООО «Комплектсервис», а предметом — анализ этой организации.

Целью работы является анализ организационной структуры для дальнейшей разработки проекта реорганизации стиля руководства и организационной культуры. Следовательно необходимо решить следующие задачи:

1. Характеристика организации (место расположения, технология, описание конечного продукта или услуги, условия реализации и т. п.).

2. Анализ рассматриваемой организации как социальной системы. Рассмотрение свойств системы (целостность, эмерджентность, иерархичность). Обоснование отнесения данной системы к видам: простая, большая, сложная; открытая, закрытая; статическая, динамическая и т. п.

3. Анализ организационной структуры и системы управления: субъект, объект управления, связи, внешняя среда.

4. Анализ внешней и внутренней среды. Применение метода СВОТ.

5. Анализ существующей организационной культуры.

6. Анализ жизненного цикла организации (схема), организационные кризисы.

Актуальность: В настоящее время на потребительском рынке стали всё чаще применять услуги комплексного обслуживания организаций во имя экономии времени и средств. Сейчас существует множество специализированных организаций, предоставляющих товары или же услуги. ООО «Комплектсервис» предоставляет возможность офисам различных организаций пользоваться комплексными услугами: оптовые и розничные поставки канцелярских товаров, офисной техники и т. д., а также различного рода услуг.

Для создания системы, имеющей аналоги в прошлом, разработчик подыскивает подходящий аналогичный проект и принимает его за основу будущей системы.

Системный анализ представляет собой методологию исследования и решение сложных проблем, основанная на общей теории систем, под которой понимается совокупность общих методологических принципов построения знаний о системных объектах. Он применяется для исследования различных организаций. Помогает решить проблемы, стоящие перед этими организациями. Позволяет свести решение сложной задачи к четкой последовательности простых задач, прийти к решению проблем, возникших, или тех, которые могут возникнуть на пути существования и жизнедеятельности организации. При исследовании системы естественным является системный подход.

1. Выбор и характеристика организации

В данной работе я буду исследовать компанию ООО «Комплектсервис», которая является поставщиком товаров, а также службе по различного рода офисных услуг, предназначенных для ведения производственной деятельности.

Хорошо известна многим организациям малого, среднего и крупного бизнеса. На протяжении нескольких лет работает с постоянной клиентской базой. Имеет свою систему сотрудничества с клиентами.

Опыт работы организации в области обслуживания офисов составляет 7 лет. ООО «Комплектсервис» присутствует на рынке 2 года. Территориально деятельность ООО «Комплектсервис» распространяется на Москву и Московскую область.

Специалисты компании постоянно проводят совершенствование технологии производства, а также обучение менеджеров для обеспечения высокого уровня качества своих зданий и удовлетворения запросов Заказчиков.

Поставка

ООО «Комплектсервис» располагает множеством складов по Москве.

В отличие от многих традиционных поставщиков, ООО «Комплектсервис» поставляет товар из собственных складов. Поскольку для многих фирм ООО «Комплектсервис» является единым источником поставок, им это удобно, им это выгодно. Поставка позволяет предотвратить множество проблем в делопроизводстве фирм, таких как координация поставок и совместимость компонентов, возникающих при поставках от разных поставщиков. Качество услуг и удовлетворение потребностей заказчика является основным жизненным правилом ООО «Комплектсервис».

2. Анализ организации как социальной системы. Рассмотрение свойств системы

Любая система, в набор элементов которой входит человек, называется социальной. Поэтому любую фирму, компанию, организацию следует рассматривать как социально-экономическую систему, так как важнейшими отношениями в них выступают социальные и экономические.

Социальная система — это мысленный образ, подход, определяющий как систему общество или коллективное единство, основанное на взаимодействии людей и не существующее в сумме изолированных индивидов.

Организацией же является группа людей, деятельность которых сознательно координируется для достижения общей цели или целей.

Исходя из данных определений, рассмотрим свойства данной организации: Данная организация представляет собой некую целостность. Это означает, что относительно окружающей среды система выступает и, соответственно, воспринимается как нечто целое; в связи с этим важно уяснить границы или зону границы системы и окружающей среды, даже если эта граница размыта. Система ООО «Комплектсервис» является целостной, так как только при соединении всех выполненных работ различными отделами мы получаем конечный результат функционирования системы как целого, относительно окружающей среды.

Система ООО «Комплектсервис» является открытой системой, поскольку процессы в системе протекают под воздействием внешней среды и сами оказывают влияние на среду. В системе ресурсы, потребляемые из среды перерабатываются в организации не для собственного потребления. Энергия, информация, материалы -- это объекты обмена с внешней средой через проницаемые границы системы. Такая система не является самообеспечивающейся, она зависит от энергии, информации и материалов, поступающих извне. Кроме того, открытая система имеет способность приспосабливаться к изменениям во внешней среде и должна делать это для того, чтобы продолжить свое функционирование. Они свободно обмениваются с внешней средой и с другими системами энергией, материальными потоками и информацией. Достаточно успешно организация вписывается во внешнюю среду -- экономическую. Вся внутрифирменная структура управления выстраивается согласно этому внешнему условию, а изменения, происходящие в ней, являются реакцией фирмы на изменения во внешней среде. Также можно сказать о системе ООО «Комплектсервис», что она не является иерархичной, поскольку это единая система, а не элемент высокого порядка. Здесь же подразумевается разделение труда, упорядоченного управления, для оптимизации возможностей каждого человека отдельно при совместной работе.

Здесь же следует отметить, что данная организация эмерджентна. Эмерджентность — свойства элементов, составляющих систему, могут отличаться от свойств системы в целом (в организации это проявляется в разделении и кооперации труда); в слабо развитых системах это свойство может не быть ярко выраженным. Данное свойство можно объяснить тем, что любой из отделов (отдел продаж, производственный отдел) не может существовать отдельно относительно окружающей среды.

ООО «Комплектсервис» — динамическая система, то есть, система постоянно изменяющаяся под воздействием среды и обеспечивающая адаптивность. Например, большая потребность в услугах организации, задаёт основной темп на данный период.

Основные понятия системного анализа.

Системный анализ — система методов исследования и создания сложных систем, используемых для подготовки и обоснования решений по проблемам различной сложности.

Система — это совокупность элементов, взаимосвязанных, взаимообусловленных и представляющих целостное образование; обособленная сознанием часть реальности, элементы которой обнаруживают свою общность в процессе взаимодействия.

Элемент системы — предел членения системы с точки зрения решения конкретной задачи и поставленной цели.

Внешняя среда системы — часть множества не входящих в систему элементов, которые могут влиять на поведение системы или подвергаться ее влиянию.

Связь — ограничение степени свободы элемента.

Подсистема — относительно независимая часть системы, сохраняющая ее основные свойства.

Структура системы — то, что остаётся неизменным в системе при измени её состоянии, при реализации различных форм поведения.

Сценарий — гипотетическое альтернативное описание того, что может произойти в будущем.

3. Анализ организационной структуры и системы управления

Организационная структура

Приведенная ниже схема отражает организационную структуру организации.

Выделение элементов.

В качестве элементов в нашей организации были выбраны отделы. Выбор этот не случаен — обмен информацией, издержки, квалификацию проще рассматривать по каждому отделу в целом.

1. Отдел безопасности.

2. Финансовый отдел.

3. Отдел кадров.

4. Отдел коммерции.

5. Отдел делопроизводства.

6. Административно-хозяйственный отдел.

Принимая во внимание, что в данной курсовой работе рассматривается непосредственно деятельность ООО «Комплектсервис», считаю правильным рассмотреть организацию более подробно.

Генеральный директор осуществляет управление и контроль всех сотрудников фирмы и принимает решения о подписании договоров с Партнерами от лица компании на основе выданной ему лицензии.

Субъектом управления в данной организации является Генеральный директор, наделенный управленческими функциями. Субъект управления — это звено или часть системы управления, которые воздействуют на объект управления. Управляющая подсистема определяется тем, какие функции нужно выполнять в процессе управления (собирать и обрабатывать необходимую информацию, изучать рынок данной продукции, вести бухгалтерский учет, контроль, планировать деятельность предприятия, обеспечивать поступление денег), а также размерами и сложностью производства.

Объектами управления в организации выступают отделы, а также вся система взаимоотношений, складывающихся между отделами при оказании услуг. Субъект, объект управления и существующие между ними разнообразные связи составляют систему управления организацией.

От того, какие функции должны выполнять отдельные звенья организации для решения стоящих перед ним задач, во многом зависит выбор типа организационной структуры управления. К классическим структурам управления относятся линейные структуры, функциональные, линейно-функциональные, матричная и т. д.

Структура организации — это логические взаимоотношения уровней управления и функциональных областей, построенные в такой форме, которая позволяет наиболее эффективно достигать целей организации. Это то, что остается низменным в системе при изменении ее состояния, при реализации различных форм поведения.

Структура ООО «Комплектсервис», является линейной. Иерархическая система управления, в которой вышестоящий руководитель осуществляет единоличное руководство подчиненными ему нижестоящими руководителями, а нижестоящие руководители подчиняются только одному лицу — своему непосредственному вышестоящему руководителю. Линейно-функциональная структура обеспечивает такое разделение управленческого труда, при котором линейные звенья управления призваны командовать, а функциональные -- консультировать, помогать в разработке конкретных вопросов и подготовке соответствующих решений, программ, планов.

Преимущества линейной структуры управления:

четкая система взаимных связей функций и подразделений;

четкая система единоначалия — один руководитель сосредотачивает в своих руках руководство всей совокупностью процессов, имеющих общую цель;

ясно выраженная ответственность;

быстрая реакция исполнительных отделов на прямые указания вышестоящих.

согласованность действий исполнителей;

оперативность в принятии решений;

простота организационных форм и четкость взаимосвязей.

Недостатки структуры:

§ каждое звено заинтересовано в достижении своей узкой цели, а не общей цели фирмы;

§ отсутствие тесных взаимосвязей и взаимодействия на горизонтальном уровне между лабораториями;

§ чрезмерно развитая система взаимодействия по вертикали;

§ аккумулирование на верхнем уровне полномочий по решению наряду со стратегическими множества оперативных задач.

Анализ логической структуры проблемы.

Для того чтобы полнее понимать структуру проблемы и иметь более широкие возможности по ее разрешению, необходимо заглянуть в саму ее суть. Попробовать понять, из чего она состоит.

Был резко увеличен штат сотрудников. Каждый отдел получил вместо прежних 2 менеджеров по 5−7 продавцов. Увеличился до 7 штат товароведов, появилась должность заместителя главного бухгалтера, увеличилось до 15, вместо 7 человек количество работников отдела продаж по безналичному расчету. До 18, вместо 10 увеличилось число работников склада. Резко возросло количество хозяйственных рабочих, и т. д. В итоге, число работников фирмы возросло с 28 полгода назад, до 52 человек на сегодняшний день. Плюс к этому был увеличен парк автотранспорта. Ранее он составлял 2 грузовых микроавтобуса типа «Газель» и 2 легковых автомашины, было дополнительно закуплено еще 2 микроавтобуса и 2 легковых.

3. Анализ внешней и внутренней среды. Применение метода СВОТ

организационный культура социальный управление

Стратегическое управление — установление динамического баланса между внутренней и внешней средой организации для осуществления ее миссии. Это удел высших уровней управления. Главным в стратегическом управлении является перенос центра внимания высшего руководства на окружение, среду, чтоб своевременно реагировать на происходящие изменения.

Для того чтобы успешно выживать в долгосрочной перспективе, организация должна уметь прогнозировать то, какие трудности могут возникнуть на ее пути в будущем, и то, какие новые возможности могут открыться для нее. Для этого необходимо провести анализ внешней и внутренней среды.

Наиболее удобная схема анализа — это СВОТ — анализ. Он заключается в выявлении сильных и слабых сторон организации в условиях проявления возможностей и угроз внешней среды. Затем оцениваются возможности установления динамического баланса между внутренней средой организации и её внешней средой. Применяя метод СВОТ, удается установить линии связи между силой и слабостью, которые присущи организации, и внешними угрозами и возможностями. Методология СВОТ предполагает сначала выявление сильных и слабых сторон, а также угроз и возможностей, и после этого установление цепочек связей между ними, которые в дальнейшем могут быть использованы для формулирования стратегии организации.

SWOT-метод был разработан американскими экономистами и называется так по первым буквам английских слов, составляющих основное содержание анализа (Strength — достоинство, Weakness- недостаток, Opportunities -возможность, Threat- угроза). Анализ сильных и слабых сторон характеризует исследование внутренней среды организации. Внутренняя среда имеет несколько составляющих, и каждая из них включает набор ключевых процессов и элементов организации (видов бизнеса), состояние которых в совокупности определяет тот потенциал и те возможности, которыми располагает организация. Внутренняя среда включает маркетинговую, финансовую, производственную и кадрово-организационную составляющие, каждая из которых имеет свою структуру.

Матрица СВОТ ООО «Комплектсервис»

Возможности:

1. Выход на новый уровень

2. Расширение деятельности

3. Возможность перейти в группу с лучшей стратегией

Угрозы:

1. Возможность появления новых конкурентов

2. Изменение потребностей покупателей, клиентов

3. Возрастающее конкурентное давление в области предоставления услуг

Сильные стороны:

1. Хорошая репутация среди клиентов

2. Скорость обслуживания

3. Высокая квалификация персонала

4. Качество предоставляемых услуг

5. Должное отношение к клиенту

Поле «СиВ»

1. Хорошая репутация среди клиентов, — расширение деядельности

2. Скорость обслуживания, Качество предоставляемых услуг — Выход на новый уровень

3. Должное отношение к клиенту, высокая квалификация — Возможность перейти в группу с лучшей стратегией

Поле «СиУ»

1. Хорошая репутация среди клиентов, Качество предоставляемых услуг — Изменение потребностей покупателей, клиентов

2. Качество предоставляемых услуг — Возрастающее конкурентное давление в области предоставления услуг

Слабые стороны:

1. Большая текучесть кадров

2. Неправильная политика оплаты труда

3. Отсутствие мотивации сотрудников

Поле «СлВ»

1. Неправильная политика оплаты труда, Большая текучесть кадров — Возможность перейти в группу с лучшей стратегией

2. Отсутствие мотивации кадров- расширение деятельности

Поле «СлУ»

1. Большая текучесть кадров — Рецессия и затухание делового цикла

2. Отсутствие мотивации- Возрастающее конкурентное давление в области предоставления услуг

Исходя из данной матрицы можно сделать следующие выводы:

В отношении тех пар, которые находятся в поле СиВ (Скорость обслуживания, Качество предоставляемых услуг — Выход на новый уровень) следует разрабатывать стратегию по использованию сильных сторон организации для того, чтобы получить отдачу от возможностей, которые появились во внешней среде.

Для тех пар, которые оказались на поле СлВ (Неправильная политика оплаты труда, Большая текучесть кадров — Возможность перейти в группу с лучшей стратегией; Очень узкая производственная линия — Расширение производственной линии), стратегия должна быть построена таким образом, чтобы за счет появившихся возможностей попытаться преодолеть имеющиеся в организации слабости.

Для пар, находящихся на поле СиУ (Хорошая репутация среди клиентов, Качество предоставляемых услуг — Изменение потребностей покупателей, клиентов), стратегия должна предполагать использование силы организации для устранения угрозы.

Наконец, для пар, находящихся на поле СлУ (Отсутствие мотивации — Возрастающее конкурентное давление в области предоставления услуг), организация должна вырабатывать такую стратегию, которая позволила бы ей как избавиться от слабости, так и попытаться предотвратить нависшую над ней угрозу.

Анализ внешней среды организации

Под внешней средой организации понимаются все условия и факторы, возникающие в окружающей среде, независимо от деятельности конкретной фирмы, но оказывающие или могущие оказать воздействие на её функционирование и поэтому требующие принятия управленческих решений.

Группа факторов

Факторы

Факторы

способств. достижен. целей

препятств. достижен. целей

Экономические факторы

1. Нормы налогообложения.

2. Производительность труда.

4. Темпы инфляции.

+

-

Технологические факторы

1. Совершенствование технологии делопроизводства.

+

Политические

факторы

1. Нормативные документы местных органов, властей региона, правит-ва.

2. Соглашения по тарифам и торговле.

+

-

Рыночные факторы

1. Уровень конкуренции.

3. Уровень доходов населения

+

-

Социальные факторы

1. Отношение людей к работе и к качеству жизни.

3. Уровень образования рабочей силы.

+

+

Анализ внутренней среды организации

Внутренняя среда организации — это та часть общей среды, которая находится в пределах организации. Она оказывает постоянное и самое непосредственное воздействие на функционирование организации. Внутренняя среда имеет несколько срезов, состояние которых в совокупности определяет тот потенциал и те возможности, которыми обладает организация.

Сфера

Факторы

Сильная сторона

Слабая сторона

Кадры

1. Управленческий персонал (стиль управления, квалификация и др.).

2. Совокупность выплат работникам в сравнении с аналогичным показателем у конкурентов и в целом по отрасли.

3. Кадровая политика.

4. Использование стимулов для мотивирования выполнения работы.

5. Текучесть кадров и прогулы.

6. Опыт.

+

+

+

+

+

-

-

Организация

общего

управления

1. Организационная структура (четкость распределения в организации прав и обязанностей).

2. Престиж и имидж фирмы.

3. Организация системы коммуникаций.

4. Эффективность общей для всей организации системы контроля.

+

+

+

-

Торговля

1. Стоимость продукции в сравнении с конкурентами.

2. Система скидок постоянным покупателям.

3. Возможность предоставления скидок покупателям.

4. Качество обслуживания.

+

+

-

-

Проанализируем некоторые из них:

Качество обслуживания

Качество обслуживания является ее сильнейшей стороной. Сотрудники компании умеют работать даже с самыми требовательными клиентами, удовлетворяя их потребности, отслеживают ведение каждого заказа. Быстрое реагирование на запросы клиентов позволяет улучшить качество обслуживания и добиться авторитета у клиентов.

Организационная структура (четкость распределения в организации прав и обязанностей)

В данной организации четко устроена организационная структура. При намечающихся задачах всегда ясно, кого именно нужно подключать к их решению, кто и каким образом будет их контролировать, и кто будет отчитываться за результат.

Сильные стороны:

-адекватные финансовые ресурсы;

-высокая квалификация;

-хорошая репутация среди клиентов;

-скорость обслуживания

-изобретательный стратег в функциональных сферах деятельности организации;

-возможность получения экономии от роста объема производства;

-защищенность (хотя бы где-то) от сильного конкурентного давления;

-подходящая технология;

-высокая квалификация персонала

-качество предоставляемых услуг

-должное отношение к клиенту

Слабые стороны:

-нет ясных стратегических направлений;

-ухудшающаяся конкурентная позиция;

-устаревшее оборудование;

-более низкая прибыльность потому, что… ;

-недостаток управленческого таланта и глубины владения проблемами;

-отсутствие некоторых типов ключевой квалификации и компетентности;

-плохое отслеживание процесса выполнения стратегии;

-мучение с внутренними производственными проблемами;

-уязвимость по отношению к конкурентному давлению;

-отставание в области исследований и разработок;

-очень узкая производственная линия;

-слабое представление о рынке;

-конкурентные недостатки;

-ниже среднего маркетинговые способности;

-неспособность финансировать необходимые изменения в стратегии

-большая текучесть кадров

-неправильная политика оплаты труда

-отсутствие мотивации сотрудников

Возможности:

-выход на новые рынки или сегменты рынка;

-расширение производственной линии;

-увеличение разнообразия во взаимосвязанных продуктах;

-добавление сопутствующих продуктов;

-вертикальная интеграция;

-возможность перейти в группу с лучшей стратегией;

-самодовольство среди конкурирующих фирм;

-ускорение роста рынка. Угрозы:

-возможность появления новых конкурентов;

-рост продаж замещающего продукта;

-замедление роста рынка;

-неблагоприятная политика правительства;

-возрастающее конкурентное давление;

-рецессия и затухание делового цикла;

-возрастание силы торга у покупателей и поставщиков;

-изменение потребностей и вкуса покупателей;

-неблагоприятные демографические изменения

-выход на новый уровень

-расширение деятельности

-возможность перейти в группу с лучшей стратегией.

Организация может дополнить каждую из четырех частей списка теми характеристиками внешней и внутренней среды, которые отражают конкретную ситуацию, в которой она находится.

После выявления сильных и слабых сторон, а также угроз и возможностей устанавливается цепочка связей между ними, которая в дальнейшем может быть использована для формулирования стратегий организации.

4. Анализ существующей организационной культуры

Наряду с изучением различных аспектов внутренней среды организации очень большое значение имеет также анализ организационной культуры. Она пронизывает любую организацию, проявляясь в том, как осуществляют свою работу сотрудники организации, как они относятся друг к другу и к организации в целом. Организационная культура может способствовать тому, что организация выступает сильной, устойчиво выживающей в конкурентной борьбе структурой. Но может быть и так, что организационная культура ослабевает организацию, не давая ей успешно развиваться даже в том случае, если она имеет высокий технико-технологический и финансовый потенциал. Особая важность анализа организационной культуры состоит в том, что она определяет не только отношения между людьми в организации, но также оказывает сильное влияние на то, как организация строит свое взаимодействие с внешним окружением, как относится к своим клиентам и какие методы выбирает для ведения конкурентной борьбы.

Организационная культура — это набор наиболее важных предположений, принимаемых членами организации и получающих выражение в заявляемых организацией ценностях, задающих людям ориентиры их проведения и действий.

Культура организации — это динамичная и постоянно развивающаяся система, в которой тесно связаны материальные и духовные артефакты. Выделим основные элементы организационной культуры.

Ценности представляют собой все окружающие объекты, в отношении которых члены организации занимают позицию оценки в соответствии со своими потребностями и целями организации. Они определяют поведение сотрудников согласно избираемым им приоритетам.

Организационные нормы — это общепринятые в данной организации правила и образцы поведения.

Формальные организационные нормы: соблюдение закона, следование внутренним правилам и распоряжениям, воспроизведение статусной иерархии.

Например, соблюдение распорядка рабочего дня, отчета перед вышестоящим лицом.

Неформальные организационные нормы: моральные стандарты действий в организации, способы взаимоотношений между участниками организации.

В данной компании присутствует феномен неформальной организации, то есть все сотрудники общаются на равных. Нормой считается обращение на «ты», не используя отчества.

Традиции в организации — установившиеся правила поведения и действий, принятые в организации, которые передаются от сотрудников к сотрудникам и закрепляют организационные норма. Например, традиция ужина в ресторане после прошедшего двухдневного семинара. В данном мероприятии принимаю участие все сотрудники компании.

Обычаи — воспринятые из прошлого формы совместных действий, которые регулируют жизнь организации в настоящем, являются для её сотрудников привычными и значимыми.

Ритуалы — периодически совершаемая совокупность действий, которые в упорядоченной символической форме воспроизводят связь участников организации с каким-либо объектом или событием.

Например, проводы на пенсию, вступление в должность сотрудника, поздравления первых лиц организации.

Мифы и легенды — выдуманные или приукрашенные истории о наиболее значимых событиях или людях, связанных с организацией.

Язык организации — слова, выражения, сленг, профессиональная лексика — совокупность вербальных символов, которые вырабатываются в процессе совместной деятельности людей в организации, облегчая взаимопонимание в процессе достижения целей.

В данной организации это офисно-молдавская лексика, поскольку корни уходят в Молдавию.

Миссия организации — основная идея, с которой организация приходит в мир, которая позволяет понять её замысел, выгодно отличает от других, со схожими целями.

Имидж организации — представление об организации в целом, о её сотрудниках и её деятельности, которое формируется у окружающих. Имидж это фактор доверия или недоверия потребителей услуг организации, её партнёров, поставщиков ресурсов, других заинтересованных лиц.

ООО «Комплектсервис» имеет хороший имидж и репутацию, заслуженную профессионализмом и надёжностью.

Механизм действия культуры ООО «Комплектсервис» основан на единстве разделяемых всеми его участниками целей, ценностей, реализации общепринятых образцов и норм поведения, понимании единых символов.

5. Анализ жизненного цикла организации (схема), организационные кризисы. Проявляющиеся законы организации. Выводы

Формирование рост стабилизация спад ликвидация либо возрождение

Жизненный цикл компании ООО «Комплектсервис»

Рост фирмы на рынке сопряжен с изменением ее организационных состояний, называемых стадиями жизненного цикла организации. Суть этих моделей состоит в том, что функционирование (жизнедеятельность) предприятия представляет собой последовательность сменяющих друг друга этапов, которые имеют определенные характеристики. Можно выделить два уровня рассмотрения подобной этапности. Периоды, проживаемые фирмой в рамках однотипных ценностных установок и фиксирующие, в первую очередь, специфику управленческих задач в определенный период функционирования организации — стадии; периоды, в которых организация принципиально изменяет внутренние ценности и ориентации, — этапы или циклы развития. Организация может выжить и перейти к следующему циклу развития только в том случае, если найдет новую идею, новый товар, привлекательные для потребителя, и займет новое место на рынке. Если ей это удается, то она (организация) может вновь пережить стадии создания, роста, зрелости, которые неизбежно перетекут в новый кризис. Задача руководства заключается в постоянном осуществлении мониторинга среды с целью прогнозирования позиции предприятия на кривой жизненного цикла и осуществления эволюционных организационных изменений. Основа эффективного управления любой организации — фундаментальный закон, гласящий что все организации, как живые организмы, проходят через различные стадии жизненного цикла. На каждой новой стадии развития каждая организация сталкивается с уникальным набором вызовов и сложностей. Успех организации определяется способностью лидеров управлять здоровым переходом от одной стадии к другой.

Сложности, с которыми сталкивается организация на разных стадиях, связаны как с ростом и успехом компании, так и с внешними факторами: изменениями рынка, конкурентами, технологиями, экономической и политической средой. Это простая и неизбежная реальность является основой следующих 3 важных принципов природы проблем в организации.

1. Проблемы — естественное следствие изменений. Единственная стадия кривой жизненного цикла, где нет проблем, это то, где нет изменений, а именно — в стадии ликвидации. Способность ООО «Комплектсервис» работать единой командой, быстро бороться с любыми проблемами — это ключевое конкурентное преимущество.

2. Некоторые встречающиеся проблемы — нормальны, некоторые — нет. Нормальными проблемами являются те, которые можно ожидать на данной стадии жизненного цикла. Ненормальные проблемы — не ожидаются или не желательны на данной стадии. Так как никогда не бывает достаточно времени и ресурсов, чтобы разрешать все встречающиеся проблемы, фирма сосредотачивается на тех, что не являются нормальными. Многие нормальные проблемы можно игнорировать, так как они сами решаться при нормальном ходе роста и развития.

3. Расцвет (Prime) — источник молодости организаций. Возраст компании по жизненному циклу не связан с хронологическим возрастом, количеством сотрудников или размером капитала. Вместо этого, возраст по кривой жизненного цикла определяется взаимоотношением гибкости и контроля. Расцвет (Prime) -- оптимальная точка «кривой» жизненного цикла, где организация достигает баланса между самоконтролем и гибкостью.

Считается, что циклы организационного развития отделяются друг от друга моментами организационных кризисов. Кризис — это затруднительное, тяжелое положение, как правило, характеризуется снижением эффективности деятельности ниже границ рентабельности, потерей места на рынке, и возможностью гибели организации. ООО «Комплектсервис» сейчас переживает кризис, связанный с необходимостью перехода одной фазы развития в другую. С помощью обновления области аккредитации и расширения используемых методов, обучения своих сотрудников, повышения квалификации, найма профессиональных менеджеров, пересмотра политики выплаты зарплаты. Для этого руководству необходимо быть более внимательным к своим сотрудникам, следить за тем кто какие функции, доп. работы выполняет, требовать отчетности выполненных работ, необходимо расширение производственной линии. Итак, сопоставим цели конкретным элементам. За соблюдением законности и правопорядка будет следить отдел охраны. Поиском кредитов, уменьшением сроков оборачиваемости и качества бухгалтерского анализа займется финансовый отдел. Повышением квалификации сотрудников и оптимизацией кадрового состава предлагается заняться отделу кадров. Отдел коммерции должен заняться логистикой и планированием производства, его совершенствованием, прогнозированием продаж и поиском более качественной продукции. Делопроизводящий отдел предположительно займется проведением рекламных акций, а административно-хозяйственный отдел — поиском возможностей для безотходного производства. Директору предстоит поиск новых зданий, с целью снижения коммунальных платежей и арендной платы, поиском энергосберегающих технологий, расширением номенклатуры и комплекса услуг, продвижением товара в регионы.

Таким образом, каждый при деле, каждый занят. Логично предположить, что это не потребует каких-либо специальных мер по изменению структуры фирмы. Все можно вполне исправить и так.

Законы организации.

Законы организации имеют в своем составе общее и особенное. Общая часть закона имеет механизм действия независимо от географического расположения, страны, сферы деятельности организации, а особенное — это та часть закона, которая не меняет его сути и отражает особенности организации как социальной системы. (Например, общий уровень культуры и профессиональной подготовки). Законы играют решающую роль в теории организации, в том числе образуют теоретический фундамент, способствуют переходу от эмпирического подхода к профессиональному, позволяют правильно оценить возникающую ситуацию и анализировать зарубежный опыт.

Законы организации по важности делятся на 2 уровня:

— основополагающие (законы синергии, самосохранения, развития)

— менее важные (информативности-упорядоченности, единства синтеза и анализа, композиции и пропорциональности, специфические законы социальной организации).

6. Основные законы и принципы организации

Закон информированности-упорядоченности

Все коммуникации в организации основаны на получении, обработке, передаче и хранении данных. Данные — это сообщения, результаты мыслительной деятельности, сведения любого происхождения, вида и назначения. Закон: чем большей информацией располагает организация о внутренней и внешней среде, тем она имеет большую вероятность устойчивого функционирования (самосохранения). Следствие: информированность работника после достижения ею критического уровня переходит в его компетентность. Поэтому, руководитель должен создать работникам условия для получения информации. Управленческая информация — это данные, несущие в себе новизну и полезность для работника, принимающего решение. Информация здесь рассматривается как часть данных. В моей организации все данные, информация поступает своевременно, является исчерпывающей и в исключительных случаях требует уточнений, что иногда затрудняет и приостанавливает работу — это касается данных о распорядке и выполнении заданий. Здесь стоит заметить, что остро стоит проблема не информированности новых работников об истории создании, целях и достижениях организации.

Самым важным приложением закона информированности-упорядоченности является рекламная деятельность. Реклама — это информация о потребительских свойствах товаров и услуг с целью их реализации и создания спроса на них. Здесь тоже стоит заметить, что деятельность этой организации нуждается в масштабной рекламе. Существует недостаток оповещения населения о занятии и роде деятельности организации, многие просто не знают, что существует такой вид услуги населению и как исследование продуктов питания: состава, вредности, угрозе жизни и здоровью, чистоте, исследование на генно-модифицированные организмы и т. п.

Закон развития

Закон развития: каждая организация в процессе своего развития стремится к оптимальной самореализации как целого, так и составных своих элементов на основе их активности и динамического равновесия.

Развитие организации обусловлено следующими факторами: изменение внешней среды (экономика, политика, этика, культура и др.), изменение внутренней среды (перемещения работников, переход на новые уровни и др.), потребности и интересы человека и общества (потребность в самовыражении человека, потребность в прибавочном продукте общества и др.).

Так же можно сказать о законе дополнения — основывается на том, что функции и процессы предприятия дополняются противоположными. Делегирование полномочий дополняется их концентрацией, власть — исполнением, специализация — универсализацией и т. д. О закон композиции — предполагает, что деятельность всех сотрудников организации должна подчиняться ее общей цели, а индивидуальные цели выражаются в виде ее составляющих. О законе онтогенеза — заключается в том, что любая организация, как и живое существо, проходит определенные этапы развития, такие как становление, развитие и угасание. В соответствии с этим целью руководителя являются ускорение первой фазы, продление второй и отодвижение во времени третьей.

Закон самосохранения

Закон самосохранения: каждая организованная динамическая система обычно противостоит внутренним и внешним разрушающим воздействиям, используя для этого значительную часть своего потенциала. Если изъять из деятельности предприятия принцип стабильности, то оно придет к анархии и разорится, если исключить принцип развития, то оно закостенеет и тоже разорится. Самосохранение обеспечивается за счет искусного сочетания стабильности и развития.

Закон синергии

Закон синергии: любая сложная динамическая система стремится получить максимальный эффект за счет своей целостности; стремится максимально использовать возможности кооперирования для достижения эффектов.

Также нам почти не приходится искать клиентов, в основном клиенты сами подают нам заявки, заключают контракты и договоры.

Заключение

Проделанная работа показывает, что приведенная структура соответствует поставленным в дереве целей задачам. Это наглядно доказывает, что применение системного анализа вполне оправдано — он помогает решить на первый взгляд неразрешимые задачи, как, например, эта. Другие не менее важные проблемы также решаемы силами системного анализа.

Руководителю никогда не помешает своевременно и трезво взглянуть на ситуацию в его компании. И здесь ему также приходят на помощь средства системного анализа — куда уж проще понять рисунок-граф, чем сотни ничего не выражающих таблиц.

Расширить фирму, увеличить штат.

И реакция внешней среды не заставит себя ждать. В штате будут работать только высококвалифицированные сотрудники, что исключит возможность досадных ошибок.

Любая организация, чьей целью является серьезный бизнес с перспективой качественного развития, должна уметь применять знания системного анализа. Сделать его неотъемлемой частью своей жизнедеятельности. Только тогда возможно серьезное и грамотное проникновение в сегодняшний бизнес.

Мной был осуществлён анализ ООО «Комплектсервис» — службой комплексного обслуживания. Рассмотрев строение организации можно сделать некоторые выводы.

В процессе работы были рассмотрены свойства организации как социальной системы, рассмотрена структура организации, выявлены преимущества линейной структуры, а так же недостатки, проанализированы причины недостатков структуры ООО «Комплектсервис».

Профессиональное использование законов организации способствует установлению устойчивых количественных и качественных соотношений между управляющей и управляемой системами. Они составляют часть управленческой технологии организации. На результаты подобных исследований должна опираться организация, оно должно помочь ей оптимизировать свою работу в актуальных рыночных условиях и меняться в случае изменения курса экономики и рынка.

Список литературы

Кафидов В.В., Скипетрова Т. В. Теория организации: Учебное пособие для вузов. — М.: Академический Проект: Фонд «Мир», 2005. — 144 с. (Gaudeamus).

ПоказатьСвернуть
Заполнить форму текущей работой