Microsoft Excel - средство для создания списков и баз данных на рабочем листе

Тип работы:
Курсовая
Предмет:
Программирование


Узнать стоимость

Детальная информация о работе

Выдержка из работы

КУРСОВАЯ РАБОТА

по дисциплине «Информатика»

Содержание

  • Введение
  • 1. Теоретическая часть
  • 1.1 Списки и базы данных Excel
  • 1.2 Создание и фильтрация списков
  • 1.3 Сортировка данных
  • 1.4 Создание собственного списка автозаполнения
  • 1.5 Сортировка с помощью списка автозаполнения
  • 1.6 Сортировка «слева направо»
  • 1. 7 Cтруктурирование листа
  • 1.7.1 Автоматическое структурирование листа
  • 1.7.2 Структурирование листа вручную
  • 1.8 Сводные таблицы
  • 1.9 Заключение
  • 2. Практическая часть
  • 2.1 Общая характеристика задачи
  • 2.2 Описание алгоритма решения задачи
  • Список использованной литературы

Введение

Комплект Microsoft Office — это набор инструментов, необходимых для организации работы в офисе, учебном заведении или дома и применяют его не только как комплект настольных приложений, но и как платформу для создания специализированных решений, например таких, как создание списков и баз данных. MS Office обеспечивает легкость использования, многофункциональность и интеграцию приложений для широкого круга пользователей.

В комплект MS Office входит такая программа как MS Excel, которая представляет собой не просто удобное средство для выполнения математических и логических операций, а мощный и универсальный инструмент по решению задач, возникающих в сфере экономики и финансов. Создавая отчетную, финансовую и экономическую документацию на рабочем листе MS Excel важно уметь анализировать информацию и выбирать оптимальное решение на основе имеющихся данных. Для представления экономической информации на листе рабочей книги очень часто используются списки, так как это удобный способ представления данных и возможность использования целого ряда мощных инструментов MS Excel по обработке и анализу данных.

Еще одна из программ, входящая комплект MS Office — это MS Access.

MS Access — это система управления базами данных позволяющая создавать как автономные базы данных для персонального компьютера, так и базы данных для совместного использования в отделе или на целом предприятии. MS Access обеспечивает простые в использовании и управлении решения для местной обработки информации. Access не только содержит традиционно широкий набор простых инструментальных средств обработки данных, а также содержит дополнительные средства автоматизации, повышающие производительность.

В теоретической части данного курсового проекта будут рассмотрены основные определения и понятия и методика создания списков и баз данных в MS Excel, а в практической части — решение поставленной задачи в MS Excel для 15 варианта методического пособия.

1. Теоретическая часть

1.1 Списки и базы данных Excel

Список или база данных рабочего листа — это упорядоченный набор данных, обладающий следующими свойствами:

данные располагаются в столбцах;

каждый столбец имеет однородный тип данных;

каждый столбец имеет уникальное имя;

первая строка списка — строка заголовков столбцов списка.

Столбцы списка называют полями, а строки — записями. К списку применимы следующие операции: сортировка, фильтрация, подведение итогов, построение сводных таблиц. Списки Microsoft Excel предоставляют средства, упрощающие управление и анализ групп связанных данных на листе Excel. Если объявить некоторый диапазон ячеек списком, то данными этого списка можно управлять и анализировать независимо от данных, не вошедших в список. Например, используя только данные из списка, можно фильтровать столбцы, добавлять строки итоговых значений и создавать отчет сводной таблицы. На листе можно задать несколько списков, что позволяет гибко делить данные на отдельные хорошо управляемые наборы.

При создании списка Excel процесс распознавания и изменения содержимого списка можно упростить за счет средств списка и визуальных элементов, разработанных для улучшения этих средств.

Рисунок.1. 1 Создание списков

К каждому столбцу списка по умолчанию применяется Автофильтр, кнопки которого расположены в строке заголовков, что позволяет быстро фильтровать и сортировать данные, изображено на рис. 1.1 цифрой 1.

Темно-черная рамка вокруг списка четко выделяет интервал ячеек, составляющий список, изображено на рис. 1.1 цифрой 2.

Строка со звездочкой (*) называется строкой вставки. Ввод данных в это строку приводит к автоматическому добавлению данных в список и расширению рамки вокруг списка, изображено на рис. 1.1 цифрой 3.

В список можно добавить строку итогов. При щелчке мышью по ячейке в строке итогов появляется раскрывающийся список обобщенных функций, изображено на рис. 1.1 цифрой 4.

Изменить размер списка можно с помощью перемещения метки изменения размера, находящейся в нижнем углу рамки списка изображено на рис. 1.1 цифрой 5.

1.2 Создание и фильтрация списков

Внутренней базой данных в Excel являются списки. Списки практически ничем не отличаются от того, с чем пользователь обычно имеет дело, работая в Excel: здесь информация также сохраняется в строках и столбцах.

Согласно терминологии, принятой в базах данных, понятие поле эквивалентно принятому в Excel понятию столбец. Метки, описывающие поля, называются именами полей. Понятие запись эквивалентно принятому в Excel понятию строка. На рисунке 1.2 показан пример базы данных, имеющей четыре поля: Студенты, Тест1, Тест2 и Средний показатель. В ней имеется также семь записей, по одной на каждого студента.

Рисунок 1. 2 Пример базы данных (Левин А. Самоучитель работы на компьютере. — М.: Нолидж, 2007. — 643с.) ок 2.1 Обычный список в Excel

При осуществлении фильтрации списка, согласно установленному критерию или правилам, часть его данных оказываются «спрятанными» (на экране их не видно). Предположим, что у нас имеется список всех клиентов некой фирмы из России и стран СНГ. Мы можем отфильтровать наш список так, что в нем останутся клиенты только из Украины. Или же этот список можно отфильтровать так, что в нем останутся только те клиенты, заказы которых превышают некоторую заранее установленную сумму. Для каждого конкретного списка имеется много возможных путей его фильтрации.

Фильтрация данных в списках Excel осуществляется с помощью двух инструментов: Автофильтр и Расширенный фильтр.

Использование инструмента Автофильтр

Инструмент Автофильтр используется для того, чтобы показать определенные строки рабочего листа. Он предоставляет ряд возможностей.

Из меню Данные надо выбрать команды Фильтр | Автофильтр. После этого в заголовках столбцов появятся стрелки Автофильтра. Если щелкнуть по одной из таких стрелок, то раскрывается меню, в котором представлены различные параметры Автофильтра. Это меню предлагает несколько возможных вариантов фильтрации данных:

Все записи

Первые десять записей

Фильтрация данных согласно определенному условию.

Фильтрация по определенному значению

Параметры фильтрации определяются типом данных, с которым ведется работа. Если выбрать из меню Автофильтра некоторое значение, то в списке останутся только те записи, в ячейках которых записано именно это значение. Рассмотрим конкретный пример. Если щелкнуть на стрелке Автофильтра F3, содержащей имя поля Средний показатель, и из появившегося меню выбрать 71%, то в представленном списке останутся видны только студенты Лепин и Якушев, поскольку только у них средние показатели равны 71%.

Если выбрать имя одного из студентов из списка Автофильтра (Рисунок 1. 3), то в списке останется только запись с результатами этого студента, а остальные записи окажутся скрытыми.

Меню Автофильтра содержит все имеющиеся в каждом поле записи, так что всегда есть возможность отфильтровать список по любому из представленных в нем значений.

Использование фильтра Первые 10

Если после включения инструмента Автофильтр, выбрать команду Первые 10, то появится диалоговое окно Наложение условия по списку. В первом поле слева можно определить количество выводимых записей.

Рисунок 1. 3 Список со стрелками и открытым меню инструмента Автофильтра (Левин А. Самоучитель работы на компьютере. — М.: Нолидж, 2007. — 643с.)

Также можно определить, по какому параметру будет производиться отбор элементов: наибольшие или наименьшие значения. Наибольшее значение в списке — это самое большое числовое значение, записанное в одной из ячеек столбца, наименьшее — это самое маленькое из числовых значений, содержащееся в ячейках выбранного столбца.

В третьем поле диалогового окна Наложение условия по списку можно определить, будет ли выведено указанное количество элементов или же доля элементов списка (процент).

При осуществлении операции фильтрации адреса ячеек не изменяются. Например, если будут отфильтрованы строки 6 и 7, то после строки 5 будет видна строка 8.

Для отключения инструмента Автофильтр следует из меню Данные выбрать команду Фильтр и щелкнуть на команде Автофильтр.

Выборочная фильтрация

Можно также определить и свои собственные критерии фильтрации данных. Для того чтобы осуществить выборочную фильтрацию, необходимо сначала включить инструмент Автофильтр, выбрав команды Данные | Фильтр

Автофильтр. Затем щелкнуть на стрелке Автофильтра и из появившегося меню выбрать команду Условие. Появится диалоговое окно Пользовательский Автофильтр. В раскрывающихся списках в левых полях диалогового окна Пользовательский автофильтр имеется ряд параметров:

Равно

Не равно

Больше

Больше или равно

Меньше

Меньше или равно

Начинается с

Не начинается с

Заканчивается на

Не заканчивается

Содержит

Не содержит

Применение двух параметров, объединенных функцией И/ИЛИ

позволяет сузить область поиска (Рисунок 1. 4).

Рисунок 1. 4 Выборочная фильтрация с использованием двух параметров

Расширенный фильтр представляет практически неограниченные возможности для фильтрации данных. Он позволяет выполнять фильтрацию данных по многочисленным критериям в одном или нескольких полях.

1.3 Сортировка данных

Для организации данных можно воспользоваться имеющимися в Excel инструментами сортировки. В зависимости от типа данных, Excel может задать ряд вопросов с тем, чтобы определить, по какому принципу необходимо сортировать эти данные. В отличии от фильтрации данных, операция сортировки не приводит к скрытию данных. Можно видеть те же данные, но в другом порядке.

Предположим, что на рабочем листе Excel список товаров. Можно воспользоваться инструментом Сортировка для того, чтобы разместить все эти товары в алфавитном порядке, начиная с буквы А. Для выполнения сортировки списка товаров в алфавитном порядке, начиная с буквы А, надо выделить колонку, которую нужно отсортировать и щелкнуть на стандартной панели инструментов кнопку Сортировка по возрастанию.

Для численных значений щелчок на этой кнопке приведет к тому, что данные расположатся по возрастанию численных значений: начиная с самого меньшего и кончая самым большим числом.

Если нужно расположить список товаров в обратном алфавитном порядке, то следует воспользоваться кнопкой Сортировка по убыванию. Использование этой кнопки для численных значений приведет к тому, что вверху столбца расположится самое большое численное значение, а внизу самое маленькое.

Отсортировать данные можно также и в том случае, если они расположены не в столбце, а в строке. Для этого необходимо просто выделить эти данные и щелкнуть по кнопке Сортировка по убыванию или Сортировка по возрастанию.

При сортировке данных программа Excel использует действительное значение, а не ту величину, которая показана на экране. Эти численные данные могут содержать до пятнадцати знаков после запятой, и именно эти значения берет программа Excel при создании упорядоченного списка.

1.4 Создание собственного списка автозаполнения

В Excel есть возможность для создания своих списков автозаполнения и сохранения их для дальнейшего использования. Например, можно создать список государств и затем сохранить его как список для автозаполнения. Теперь, после того как введены два первых государства, инструмент Автозаполнение заполнит весь список. Можно также создать список месяцев в году или список дней недели.

Для того, чтобы воспользоваться инструментом Автозаполнение необходимо сделать следующее:

Создать список, который будет использоваться в дальнейшем. Затем следует расположить создаваемый список в последовательном ряду ячеек в строке или столбце.

Выделить весь список.

Выбрать из меню Сервис команду Параметры. В появившемся диалоговом окне Параметры перейти на вкладку Списки.

Щелкнуть на кнопке Импорт.

Щелкнуть на кнопке Ok

Предварительное выделение списка не обязательно. Вместо этого можно на вкладке Списки просто ввести адреса ячеек, в которых располагается список, в поле Импорт списка из ячеек.

После создания списка автозаполнения, можно в дальнейшем использовать его при заполнении любого рабочего листа. Просто ввести первые два элемента списка и затем использовать инструмент Автозаполнение для задания значения остальных ячеек.

1.5 Сортировка с помощью списка автозаполнения

Если данные соответствуют списку автозаполнения, то для их сортировки можно использовать этот список. Для выполнения сортировки данных с помощью списка автозаполнения необходимо выполнить следующие действия:

Выделить ячейки, подлежащие сортировке.

Выбрать из меню Данные команду Сортировка. В диалоговом окне Сортировка диапазона щелкнуть на кнопке Параметры. Появится диалоговое окно Параметры сортировки

В поле Сортировка по первому ключу щелкнуть на направленной вниз стрелке и из раскрывшегося меню выбрать список, который будет использован для сортировки.

1.6 Сортировка «слева направо»

Чаще всего производится сортировка строк (при этом изменяется порядок следования записей в столбцах). Однако сортировать можно и данные в строке (при этом будет производится перестановка столбцов).

Для того чтобы с помощью диалогового окна Сортировка выполнить сортировку слева направо, необходимо сделать следующее:

Выделить диапазон значений. Не включать в этот диапазон ячейки, в которые введены названия строк, иначе они тоже будут подлежать сортировке.

Выбрать из меню Данные команду Сортировка. В диалоговом окне Сортировка диапазона щелкнуть на кнопке Параметры. Появится диалоговое окно Параметры сортировки.

В поле Сортировать, оно расположено в нижней части диалогового окна Параметры сортировки, выбрать параметр Столбцы диапазона.

Для закрытия диалогового окна Параметры сортировки щелкнуть на кнопке Ok

В диалоговом окне Сортировка диапазона в поле Сортировать по выбрать номер строки, подлежащей сортировке.

Для того, чтобы при сортировке учитывались строчные или прописные символы в диалоговом окне Параметры сортировки поставте метку в поле Учитывать регистр.

1.7 Cтруктурирование листа

Структурирование используется для выделения важных данных. Так, например, при создании документов в текстовом редакторе Word все заголовки оформляются специальным образом для того, чтобы облегчить восприятие информации. Программа Excel может выполнить структурирование листа автоматически и «вручную».

1.7.1 Автоматическое структурирование листа

Лист должен содержать строки или столбцы, суммирующие детальные данные. Итоговые ячейки формул должны быть расположены в согласованных направлениях. Итоговые строки находятся выше или ниже строк, содержащих относящиеся к ним детальные данные (или слева или справа для итоговых столбцов). Для выполнения автоматического структурирования листа необходимо сделать следующее:

. Выделить диапазон ячеек, для которых необходимо создать структуру. Для структурирования листа целиком указать любую ячейку.

2. Выбрать команду Структура в меню Данные, а затем — Автоструктура.

1.7.2 Структурирование листа вручную

. Выделить строки или столбцы, содержащие детальные данные. Детальные строки или столбцы обычно подчинены строке или столбцу, содержащему соответствующие итоговые данные. Например, если строка 6 содержит суммы для строк с 3 по 5, то выделите строки 3 — 5.

. Выбрать команду Структура в меню Данные, а затем — Сгруппировать. Рядом с группой на экране должны появиться символы структуры.

. Продолжать выделение детальных строк или столбцов и выполнять команду Сгруппировать до тех пор, пока в структуре не будут созданы все необходимые уровни.

Структура может иметь до 8 уровней детальных данных, где каждый «внутренний» уровень предоставляет детальные данные для предыдущего «внешнего».

По умолчанию, итоговые строки и столбцы расположены ниже или справа соответственно от детальных строк и столбцов. Если итоговые строки выше детальных или итоговые столбцы левее детальных данных, то необходимо снять соответствующие флажки в группе флажков Размещение итогов диалогового окна Структура документа. Чтобы просмотреть диалоговое окно Структура документа, надо выбрать команду Структура в меню Данные, а затем — Параметры.

1.8 Сводные таблицы

Сводная таблица — это таблица, которая используется для быстрого подведения итогов или объединения больших объемов данных. Меняя местами строки и столбцы, можно создать новые итоги исходных данных; отображая разные страницы можно осуществить фильтрацию данных, а также отобразить детальные данные области. В сводной таблице содержатся поля, подводящие итоги исходных данных в нескольких строках. Переместив кнопку поля в другое место сводной таблицы, можно изменить представление данных.

Рисунок 1. 5 Пример сводной таблицы (Левин А. Самоучитель работы на компьютере. — М.: Нолидж, 2007. — 643с.)

Поле страницы — это поле исходного списка или таблицы, помещенное в область страничной ориентации сводной таблицы. В этом примере «Область» является полем страницы, которое можно использовать для подведения итогов по регионам. При указании другого элемента поля страницы происходит пересчет сводной таблицы для отображения итогов, связанных с этим элементом.

Элементы поля страницы объединяют записи или значения поля или столбца исходного списка (таблицы). В этом примере, элементу «Восток», отображаемому в поле страницы «Область», приведены в соответствие все данные по восточному региону.

Поле данных — это поле исходного списка или таблицы, содержащее данные. В этом примере поле «Сумма по Заказ» является полем данных, подводящим итоги исходных данных в поле или столбце «Сумма заказа». В поле данных обычно подводятся итоги группы чисел (например статистика или количество сбыта), хотя текущие данные могут быть и текстовыми. По умолчанию в сводной таблице подведение итогов текстовых данных производится с помощью итоговой функции «Кол-во значений», а числовых данных — с помощью итоговой функции «Сумма».

Элементы поля — это подкатегории поля сводной таблицы. В данном примере значения «Мясо» и «Дары моря» являются элементами поля в поле «Продукты». Элементы поля представляют записи в поле или столбце исходных данных. Элементы поля появляются в виде заголовков строк или столбцов, а также в раскрывающемся списке для полей страниц.

Поля строки — это поля исходного списка или таблицы, помещенные в область строчной ориентации сводной таблицы. В этом примере «Продукты» и «Продавец» являются полями строки. Внутренние поля строки (например «Продавец») в точности соответствуют области данных; внешние поля строки (например «Продукты») группируют внутренние.

Поле столбца — это поле исходного списка или таблицы, помещенное в область столбцов. В этом примере «Кварталы» является полем столбца, включающим два элемента поля «КВ2» и «КВ3». Внутренние поля столбцов содержат элементы, соответствующие области данных; внешние поля столбцов располагаются выше внутренних (в примере показано только одно поле столбца).

Областью данных называется часть сводной таблицы, содержащая итоговые данные. В ячейках области данных отображаются итоги для элементов полей строки или столбца. Значения в каждой ячейке области данных соответствуют исходным данным. В этом примере в ячейке C6 суммируются все записи исходных данных, содержащие одинаковое название продукта, распространителя и определенный квартал («Мясо», «ТОО Мясторг» и «КВ2»).

Сводную таблицу можно создать на основе данных, находящихся в списке или базе данных Microsoft Excel, нескольких листах Microsoft Excel, во внешней базе данных, а также в другой сводной таблице.

1.9 Заключение

Программа MS Excel, представляет собой не просто удобное средство для создания списков и баз данных на рабочем листе, а так же мощный инструмент по анализу данных и выбору оптимального решение на основе имеющихся данных. При представлении информации на листе рабочей книги очень часто используются списки, так как это удобный способ представления данных и возможность использования целого ряда мощных инструментов MS Excel по обработке и анализу данных.

2. Практическая часть

2.1 Общая характеристика задачи

Рассмотрим следующую задачу:

Пекарня реализует свою продукцию через три торговые точки: две булочные и кафе.

1. Создать сводку о реализации товара за один день по приведенной ниже форме (табл.2. 1) и провести вычисления по графе «Сумма, руб.» с расчетом итогов по торговым точкам.

2. Сформировать итоговую таблицу (табл.2. 2), выполнив консолидацию по категории, результаты представить в графическом виде.

3. Создать сводную таблицу, выполнив группировку данных по виду хлебобулочных изделий (белый хлеб, черный хлеб), для всех торговых точек.

Таблица 2. 1

Наименование

Количество, шт.

Цена, руб.

Сумма, руб.

Булочная № 1

Городской

50

10

Ржаной

75

12

Бородинский

20

11

Батон белый

25

14

Лаваш

20

20

ИТОГО

Булочная № 2

Городской

120

10

Ржаной

100

12

Лаваш

20

20

Калач

10

15

ИТОГО

Кафе «XXI век»

Выпечка

150

13

Батон белый

7

14

Ржаной

5

12

Лаваш

50

20

ИТОГО

ВСЕГО

Таблица 2. 2

Наименование

Количество, шт.

Цена, руб.

Сумма, руб.

Городской

Ржаной

Бородинский

Выпечка

Батон белый

Лаваш

Калач

ИТОГО

2.2 Описание алгоритма решения задачи

1. Запускаем табличный процессор MS Excel.

2. Создаем книгу с именем «Пекарня».

3. Лист 1 переименовываем в лист с названием «Сводка о реализации товара».

4. На рабочем листе «Сводка о реализации товара» MS Excel создаем таблицу «Сводка о реализации товара за один день».

5. Заполняем таблицу «Сводка о реализации товара за один день» исходными данными (рис. 2. 1).

excel список база лист

Рисунок 2. 1 Сводка о реализации товара за один день

6. Вычисление по графе «сумма, руб.» для товаров

для «Булочной № 1»:

заносим в ячейку D4 формулу:

=B4*C4

Размножаем введенную в ячейку D4 формулу для остальных ячеек (с D4 по D8) данной графы.

для «Булочной № 2»:

заносим в ячейку D11 формулу:

=B11*C11

Размножаем введенную в ячейку D11 формулу для остальных ячеек (с D11 по D14) данной графы.

для «Кафе XXI век»:

заносим в ячейку D17 формулу:

=B17*C17

Размножаем введенную в ячейку D17 формулу для остальных ячеек (с D17 по D20) данной графы.

7. Расчет итогов по торговым точкам

для «Булочной № 1»:

заносим в ячейку D9 формулу:

=СУММ (D4: D8)

для «Булочной № 2»:

заносим в ячейку D15 формулу:

=СУММ (D11: D14)

для «Кафе XXI век»:

заносим в ячейку D21 формулу:

=СУММ (D17: D20)

Суммарный итог для трех торговых точек:

заносим в ячейку D21 формулу:

=СУММ (D9+D15+D21)

Сводка о реализации товара за один день представлена на рис. 2. 2

Рисунок 2. 1 Сводка о реализации товара за один день

8. Формирование итоговой таблицы

Для формирования итоговой таблицы выполняем консолидацию данных по категории, в данном случае по виду хлебобулочных изделий. Для этого создаем новый рабочий лист и называем его «Итоговая таблица».

Выполняем команду Данные > Консолидация.

Задаем параметры для диалогового окна «Консолидация»

8.1 В поле «Функция» указываем функцию Сумма, которая показывает тип объединения данных.

8.2 В поле «Ссылка» вводим ссылку на диапазон, находящийся на листе «Сводка о реализации товара»: 'Сводка о реализации товара'! $A$ 4: $D$ 9 и добавляем в список диапазонов. Таким образом, данные о булочной № 1 будут добавлены в список для консолидации данных. Для булочной № 2 делаем ссылку в меню окна консолидации: 'Сводка о реализации товара'! $A$ 11: $D$ 15 и добавляем в список диапазонов. Для кафе «XXI век» делаем ссылку в меню окна консолидации: 'Сводка о реализации товара'! $A$ 17: $D$ 21 и добавляем в список диапазонов.

8.3 Устанавливаем опции Значения левого столбца. В результате Excel будет подбирать данные по виду хлебобулочных изделий.

8.4 Для того, чтобы консолидация была динамической, установим опцию «Создавать связи с исходными данными» и нажимаем кнопку «ОК». В результате Excel создаст структуру, содержащую внешние ссылки. В результате чего у нас создается таблица, которая объединяет значения по виду хлебобулочных изделий для трех торговых точек и показывает значения об общем количестве, цене и сумме определенного вида хлебобулочного изделия, находящегося в данных торговых точках, которая представлена на рис. 2.3.

Рисунок 2. 3 Консолидация данных

Для представления полученных результатов в графическом виде на панели инструментов выбираем Вставка> Диаграмма и в меню «Мастер диаграмм» и выбираем тип диаграммы Линейчатая первый тип, которая отображает значения различных категорий, затем жмем кнопку «Далее», и в появившемся окне вводим диапазон значений, в нашем случае A4: А21 и D4: D21 и указываем, что ряды в столбцах. Нажимаем кнопку «Далее», в появившемся окне, во вкладке заголовки вводим по оси Х «Наименование хлебобулочных изделий», по оси Y «Сумма, руб», остальные настройки оставляем по умолчанию и нажимаем кнопку «Далее», где указываем, что данная диаграмма будет находится на листе «Итоговая таблица», нажимаем на кнопку «Готово», в появившейся диаграмме изменяем цвет для разного вида хлебобулочного изделия, для наглядности, рис. 2.4.

Рисунок 2. 4 Итоговая диаграмма

9. Создание сводной таблицы

Для создания сводной таблицы создадим новый лист с названием «Сводная таблица» и скопируем итоговую таблицу на этот лист.

Данные в первом столбце имеют текстовый формат, а данные второго, третьего и четвертого — числовой формат. Добавим еще одно поле-вид хлебобулочного изделия, где присвоим каждому реализуемому товару — вид хлебобулочного изделия, к которому он относится. Городской, выпечка, батон белый, лаваш и калач относятся к белому хлебу, а ржаной и бородинский к черному хлебу. Выполним группировку столбцов: «Наименование» и «Вид хлебобулочных изделий», для этого выделяем столбец А1: А21 и заходим в данные> группа и структура> группировать столбцы. Далее выполним сортировку данных по виду хлебобулочных изделий, для этого заходим в данные> сортировка>сортировать по «Вид хлебобулочных изделий» и идентифицировать поля по подписям, рис. 2.5.

Рисунок 2. 5 Группировка столбцов

Для создания сводной таблицы: заходим в данные> сводная таблица, в мастере сводных таблиц выбираем пункты: создать сводную таблицу на основе данных, находящихся в списке или базе данных Microsoft Excel и вид создаваемого документа — сводная таблица, затем нажимаем на кнопку «Далее». Указываем диапазон, предварительно нажав на, для того чтобы скрыть столбец «Наименование», содержащий исходные данные: 'Сводная таблица'! $B$ 1: $E$ 19, затем нажимаем на кнопку «Далее» и в появившемся окне «Мастер сводных таблиц и диаграмм» выбираем пункт «Параметры», где в поле «Формат» убираем галочки с пунктов «Общая сумма по столбцам» и «Общая сумма по строкам», затем нажимаем на кнопку «Готово». Из появившегося окна: «Список полей сводной таблицы» переносим мышью «Вид хлебобулочных изделий» в поле строк, а пункт-количество и сумма переносим в область данных, чтобы происходило суммирование по полю количество и сумма. В итоге получаем сводную таблицу, изображенную на рис. 2.6.

Рисунок 2. 6 Сгруппированные и отсортированные данные и сводная таблица

Список использованной литературы

1. Информатика. Лабораторный практикум для студентов 2 курса всех специальностей. — М.: ВЗФЭИ, 2006

2. Е. К. Овчаренко, О. П. Ильина, Е. В. Балыбердин «Финансово — экономические расчеты в Exsel», Москва, 2009 г.

3. http: //www. microsoft. com/rus/ - Российская страница компании Microsoft.

4. Уемпен Ф., Пейд Д. Excel. — М.: Феникс, 2008. — 592 с.

5. Заболотнова Е. Ю. Организация данных в виде таблиц. Практическая работа с программой Microsoft Excel. — http: //www. nbuv. gov. ua/books/ /2007/excel/

6. Левин А. Самоучитель работы на компьютере. — М.: Нолидж, 2007. — 643с.

7. Информатика. Методические указания по выполнению курсовой работы. М.: ВЗФЭИ, 2006

ПоказатьСвернуть
Заполнить форму текущей работой