Автоматизация оборота документов в отделе документационного обеспечения в государственном учреждении "Городская больница № 40"

Тип работы:
Дипломная
Предмет:
Программирование


Узнать стоимость

Детальная информация о работе

Выдержка из работы

Содержание

Введение

Раздел 1. Общая часть

1.1 Цель разработки

1.2 Анализ использования разработки

1.3 Описание ПЭВМ IBM PC Intel Celeron 800 MHz

1.3.1 Основные характеристики ПЭВМ IBM PC Intel Celeron 800 MHz

1.3.2 Операционная система ПЭВМ Microsoft Windows XP Service Pack 2

1.4 Обоснование выбора средства программирования Microsoft Access 2000

Раздел 2. Специальная часть

2.1 Постановка задачи

2.1.1 Назначение задачи

2.1.2 Технико-математическое описание задачи

2.1.3 Структура входной информации

2.1.4 Структура выходной информации

2.1.5 Требования к программе

2.1.5.1 Требования к функциональным характеристикам

2.1.5.2 Требования к надежности

2.1.5.3 Требования к параметрам и составу технических средств

2.2 Описание алгоритма

2.3 Текст программы с описанием

2.4 Описание процесса отладки

2.5 Анализ результатов решения задачи

2.6 Инструкция к программе

Раздел 3. Экономическая часть

3.1 Определение группы сложности разрабатываемой программы

3.2 Определение степени новизны разрабатываемой программы

3.3 Определение степени охвата реализуемых функций разрабатываемой программы

типовыми программами на ПСВТ

3.4 Определение трудоемкости разработки программы

3.5 Расчет стоимости разработки программы

3.6 Расчет экономической эффективности от использования разработанной программы

Раздел 4. Мероприятия по технике безопасности, противопожарной безопасности и окружающей среды

4.1 Электробезопасность при эксплуатации вычислительных средств

4.2 Мероприятия по противопожарной технике

Введение

За последние двадцать лет во всех сферах жизнедеятельности человека значительно возрос объём и оборот информации: экономической, финансовой, политической, духовной. Процесс накопления, обработки и использования знаний постоянно ускоряется. Учёные утверждают, что каждые десять лет количество информации увеличивается вдвое. В связи с этим использование автоматических средств, позволяющих эффективно хранить, обрабатывать и распределять накопленные данные стало необычайно актуальным.

Исходя из современных требований, предъявляемых к качеству работы любого предприятия, нельзя не отметить, что эффективная работа его всецело зависит от уровня оснащения компании информационными средствами на базе компьютерных систем автоматизированного учёта.

В настоящие время появилась возможность автоматизировать многие процессы. Компьютерный учёт имеет свои особенности и радикально отличается от обычного. Компьютер не только облегчает учёт, сокращая время, требующееся на оформление документов и обобщение накопленных данных для анализа хода налоговой деятельности. При применении компьютера «количество переходит в качество»: увеличение скорости расчётов делает возможным качественное улучшение самой схемы построения учёта и хранения информации.

При переходе от автоматизации предметной области к созданию автоматизированных информационных систем требуется не только взаимоувязка приложений, но и качественно новый подход к организации данных. Этот подход состоит в использовании единого хранилища — базы данных. Отдельные пользователи перестают быть владельцами тех или иных данных. Все данные накапливаются и хранятся централизованно.

Важнейшим компонентом автоматизированной системы сбора, накопления и эффективного использования информации является система управления базами данных (СУБД). Программы, составляющие СУБД, включают ядро и сервисные средства. Ядро — это набор программных модулей, необходимый и достаточный для создания и поддержания БД. Сервисные программы предоставляют пользователям ряд дополнительных возможностей и услуг по обслуживанию систем баз данных. Языковые средства служат для описания БД и используются для обработки данных пользователями.

С появлением персональных компьютеров СУБД становятся наиболее популярным средством обработки информации и являются инструментальным средством проектирования банков данных для обработки больших объёмов информации. СУБД можно применять при решении задач процесса делопроизводства.

Делопроизводство — это деятельность, охватывающая вопросы документирования и организации работы с документами при осуществлении процесса правления. Документированием называется процесс подготовки и создания документов. Документ — материальный носитель информации.

Документы имеют юридическую силу и служат доказательством фактов при решении хозяйственных споров в арбитражном суде или при рассмотрении трудовых споров с работниками предприятия.

Значение организации делопроизводства для совершенствования аппарата управления объясняется большим удельным весом документации в процессе управления организацией, предприятием, учреждением.

В зависимости от назначения документы могут выполнять различные роли. Коммуникативная функция документов обеспечивает внешние связи учреждений, организаций; информационная функция дает возможность анализировать деятельность; научно-историческая функция обеспечивает исследование истории организаций, их взаимосвязи, место и значение в обществе.

От организации делопроизводства зависят оперативность, надёжность управления, организация труда, культура работы аппарата, использование информации в будущем.

Одним из средств для правильной организации делопроизводства служит база данных, где собраны сведения о входящих и исходящих документах, сроках исполнения, другая информация, позволяющая выводить на печать журналы.

1. Общая часть

1.1 Цель разработки

При проведении анализа работы отдела документационного обеспечения ГУ «Городская больница № 40» было отмечено: приход и отправка очень большого количества разнообразных документов, по запросам, и ряда организаций возникла необходимость подобрать документ, написать ответ. Создание И С стало жизненно необходимо. В ИС будет находиться информация о входящих, исходящих и внутренних документах.

ИС автоматизации потока оборота документов в отделе документационного обеспечения в ГУ «Городская больница № 40» предназначена для учёта за приёмом и отправкой всех документов, отслеживается их исполнение. Отдел документационного обеспечения ведёт журналы, которые формируются на основе данных таблиц.

1. 2 Анализ использования разработки

Применение ИС позволит автоматизировать процессы:

Учёта исходящих документов за день;

Учёта входящих документов за день;

Учёта исходящих документов за период (то есть с заданными начальной и конечной датами);

Учёта входящих документов за период;

Контроля исполнения на дату;

Контроля невыполненных документов на дату;

Подбора документа по запросам руководителей, сторонних организаций или граждан;

Поиска по типу документа;

Удаления из базы данных документов через определённый срок;

Редактирования реквизитов документов в базе;

Выполнять печать экстренных документов.

Разработанную программу можно будет использовать в любых учреждениях (типа больниц, поликлиник и т. д.) в отделах документационного обеспечения (канцеляриях).

1. 3 Описание ПЭВМ IBM PC Intel Celeron 800 MHz

1.3.1 Основные характеристики ПЭВМ IBM PC Intel Celeron 800 MHz

Персональный компьютер состоит из следующих основных устройств: системного блока, монитора, клавиатуры и мышки. В состав системного блока входят: материнская плата, процессор, оперативная память, жесткий диск, устройство для чтения CD-ROM, устройство для чтения-записи гибких дисков (дискет).

Дипломный проект разрабатывался на компьютере, имеющем следующую конфигурацию:

Процессор Intel Celeron 800 Mhz. Основу П К составляет центральный процессор, в котором совершаются все арифметические и логические операции и который контролирует работу всех остальных устройств, входящих в ПК. Поскольку этот основной элемент выполнен в виде микросхемы, его называют микропроцессором.

Оперативная память (ОЗУ) ёмкостью 192 Мбайт DDR. Оперативная память, или оперативное запоминающее устройство (ОЗУ), в которой хранятся во время работы все работающие программы и используемые данные. Запоминающим элементом динамической памяти является конденсатор, который может находиться в заряженном состоянии, тогда в ячейку памяти записана логическая «1» или разряженном, тогда в ячейки записан логический «0». При выключении компьютера эти данные пропадают, поэтому для хранения между сеансами работы служат устройства внешней памяти.

Процессор, оперативная память, КЭШ-память и BIOS (базовая система ввода-вывода), также контроллеры ввода-вывода располагаются на материнской плате.

Материнская плата D850CB представляет собой узел, к которому непосредственно или нет, подключены все остальные компоненты компьютера. Внешняя частота, устанавливаемая на материнской плате, переключателями может выставлять от 60 до 133 МГц. Также для плат расширения используют слоты расширения с шинами, обеспечивающими передачу данными между процессором и картами расширения стандарта PCI, а также для подключения видеокарты стандарта AGP.

Жёсткий диск (винчестер) — 40 Гбайт Seagate. Устройства внешней памяти встроены в системный блок и включают в себя накопители информации. Они позволяют длительно хранить информацию, вводить и выводить ее. Основной из них — жёсткий магнитный диск или просто жёсткий диск. Его ёмкость может составлять десятки и сотни Гбайт. Скорость обращения к нему существенно выше, чем к другим типам накопителей. Это определило его обязательное присутствие в компьютере.

Флоппи-дисковод FDD 1. 44 MB, 3,5 дюйма. В настоящее время в современных компьютерах используется дисковод 3,5 дюйма для гибких дисков объемом 1,44 Мбайт. Дисковод работает довольно просто. Диск вращается со скоростью 300 об/мин. При вращении диска головки могут перемещаться вперед и назад на расстояние приблизительно в один дюйм и записывать 40 или 80 дорожек. Дорожки наносятся на обе стороны диска и поэтому иногда называются цилиндрами. Для операционной системы данные на дисках ПК организованы в дорожки и секторы. Дорожки представляют собой узкие концентрические кольца на диске. Секторы -- это области в виде «кусков торта» на диске. Накопители на гибких магнитных дисках используются также в процессе восстановления данных, которые иногда приходится извлекать из носителей более ранних версий.

CD-ROM — LG 52-скоростной. CD-ROM (Compact Disc Read-Only Memory — память только для чтения на компакт-диске). Сегодня накопитель CD-ROM — неотъемлемая часть практически любого компьютера. Оптический носитель информации CD-ROM предназначен только для чтения; на нем может храниться до 650 Мбайт данных, что соответствует примерно 333 тыс. страниц текста, 74 минутам высококачественного звучания или их комбинации. Кроме того, новые 80-минутные диски содержат уже до 737 Мбайт данных. Сегодня выпущено сотни тысяч наименований разнообразных тематических дисков — от статистических данных до обучающих игр для дошкольников. Множество мелких и крупных частных фирм и государственных организаций выпускают собственные компакт-диски со сведениями, представляющими интерес для специалистов в определенных областях.

Монитор SAMSUNG SyncMaster 765 MB. 17-дюймовый монитор с зерном 0,24 имеющий практически плоский кинескоп и поддерживающий режимы вплоть до 1600 на 1200 точек, при частоте кадровой развертки 70 Гц. Для вывода информации и контроля за работой программ служит дисплей, называемый также монитором, он позволяет постоянно контролировать работу.

Для ручного ввода информации и управления работой программ служит клавиатура Logitech. Информация вводится также от устройства внешней памяти. Дополнительными средствами управления программами являются манипуляторы.

Мышь — Genius POWER SCROLL. Для работы со многими современными программами практически обязательным является использование мыши. Мышь — манипулятор, представляет небольшую коробочку с двумя/тремя кнопками, которые называются указательными устройствами, т.к. они позволяют указать на те или иные элементы на экране.

Все устройства и их характеристики представлены в таблице 1.1.

Таблица 1.1 — Основные характеристики ПЭВМ Intel Celeron 800 Mhz

Наименование устройства

Название

Характеристики

1

2

3

1. Материнская плата

D850CB

Частота шины 100 MHz

2. Процессор

Intel Celeron 800 Мhz

Частота 800MHz

3. Оперативная память

DDR

Ёмкость 192 Мбайт

4. Жёсткий диск (винчестер)

Seagate

Ёмкость 40 Гбайт

5. Флоппи-дисковод

FDD 1. 44 MB

Ёмкость 1,44 Мбайт

6. CD-ROM

LG 52-скоростной

Максимальная скорость 52X

7. Монитор

SAMSUNG SyncMaster 765 MB

Размер по диагонали: 17 Максимальное разрешение: 1600 * 1200 Частота: 70 Гц

8. Клавиатура

Logitech

101 клавиша

Продолжение таблицы 1. 1

9. Мышь

Genius POWER SCROLL — оптическая мышь

2 клавиши

1.3.2 Операционная система ПЭВМ Microsoft Windows XP Service Pack 2

Среди всех системных программ, с которыми приходится иметь дело пользователям, особое место занимают операционные системы (ОС). ОС управляет компьютером, запускает программы, обеспечивает защиту данных, выполняет различные сервисные функции по запросам пользователя и программ. Каждая программа пользуется услугами ОС, а потому может работать только под управлением той ОС, которая обеспечивает для нее эти услуги.

В основе операционной системы Windows® XP Professional лежит основной программный код, используемый в Windows 2000 и Windows NT® Workstation. Благодаря этому коду, называемому ядром NT или новым ядром Windows, операционная система Windows XP становится более эффективной, безопасной и стабильной по сравнению с системами Windows Me, Windows 98 и Windows 95. Пользователи, работавшие в прошлом с этими операционными системами, смогут по достоинству оценить огромное преимущество, которым обладает Windows XP: даже если происходит сбой в программе, компьютер в большинстве случаев продолжает работать.

Преимущества нового ядра Windows:

— Эффективная и гибкая технология операционной системы, включающая преимущества многозадачности, отказоустойчивости и защиты системной памяти, благодаря которым предотвращаются и устраняются возникающие в процессе работы неполадки и поддерживается устойчивость системы.

— Возможность восстановления проделанной пользователем работы во многих случаях, когда сбой программы произошел до того, как было выполнено сохранение соответствующего документа.

— Защита системной памяти позволяет предотвратить воздействие написанных с ошибками программ на устойчивость работы компьютера.

— Кроме того, во время установки нового программного обеспечения в большинстве случаев не потребуется перезапускать Windows XP, как это было необходимо в более ранних версиях Windows.

В Windows XP существует защита системных файлов, которая обеспечивается по следующим направлениям:

— Защита файлов операционной системы Windows XP. Основные системные файлы Windows XP защищены от перезаписи, которая может произойти в процессе установки новых программ. Если произошла перезапись файла, служба защиты файлов Windows восстановит его правильную версию.

— Блокирование драйверов, содержащих ошибки. На веб-сайте Windows Update корпорации Microsoft размещена регулярно обновляемая база драйверов устройств, в которой содержатся также сведения об известных неполадках. Перед установкой нового оборудования рекомендуется посетить веб-сайт Windows Update, чтобы получить необходимые сведения о нем. Функция блокирования некачественных драйверов (Defective Driver Blocking), используемая в Windows XP, предотвращает установку драйверов, о которых известно, что они вызывают появление ошибок.

В операционной системе Windows® XP Professional упрощены процессы установки и использования новых устройств благодаря поддержке новейших технологических стандартов современного оборудования. Пользователь может больше внимания уделять своей основной работе и затрачивать меньше усилий на настройку и устранение неполадок при установке нового оборудования.

Функции Windows XP, упрощающие установку устройств:

— Самонастройка устройств (Plug and Play), имеющаяся в операционной системе Windows XP, используется для поиска нового оборудования и установки соответствующего драйвера. В Windows XP включены драйверы для значительно большего количества устройств, чем в Windows 2000 Professional.

— С помощью функции автозапуска Windows XP определяется вид содержимого, хранящегося на новых устройствах, и тип носителя (например, Zip-диски или компакт-диски). В зависимости от вида содержимого -- графика, музыка или видео -- функция автозапуска открывает программу, предназначенную для работы с соответствующим типом файлов.

Поддержка большего числа устройств и технологий в Windows XP позволяет:

— Наиболее полно использовать потенциальные возможности DVD и компакт-дисков благодаря имеющейся в Windows XP собственной поддержке чтения и записи дисков DVD-RAM и чтения новейшего стандарта Universal Disk Format (UDF) 2. 01 для DVD.

— Записывать компакт-диски с помощью устройство записи, не прибегая к помощи программного обеспечения независимых производителей, а используя процедуру перетаскивания и соответствующие мастеры.

— Использовать расширенные клавиатуры PS/2 и USB-устройства ручного ввода, имеющие дополнительные клавиши для функций работы с мультимедиа, просмотра веб-страниц, управления электропитанием и других функций.

— Воспользоваться преимуществами новых USB-микрофонов, применяемых при работе с приложениями, разработанными для организации конференций и IP-телефонии. USB-микрофоны снабжены функцией Acoustic Echo Cancellation (AEC), предназначенной для подавления эха и других внешних шумов, мешающих проведению разговора.

— Применять беспроводные сетевые устройства, избавляющие от необходимости создавать сети сложной конфигурации.

— Использовать мониторы высокого разрешения, способные отображать до 200 точек на дюйм (200 dpi).

— Работать с многофункциональными устройствами, объединяющими в себе возможности, например, сканера, факса и принтера.

Кроме того, в операционной системе Windows XP поддерживаются широко известные, надёжные стандарты оборудования, такие как IrDA (Infrared Data Association), USB (Universal Serial Bus) и высокоскоростная шина IEEE 1394.

В операционной системе Windows® XP Professional можно запускать сотни приложений. Даже если программа не поддерживается Windows XP Professional, можно настроить систему для запуска приложения в режиме эмуляции. В этом режиме можно запускать программы, совместимые с Windows NT® 4. 0, Windows 95, Windows 98 или Windows Me. Это позволяет использовать в Windows XP старые программы без значительного замедления их работы.

Обновления к программному обеспечению, которые создаются поставщиками ПО для обеспечения совместимости своих продуктов с операционной системой Windows XP Professional, будут публиковаться на веб-сайте Windows Update. Обновив приложение, можно перенастроить систему для запуска этого приложения без использования режима эмуляции.

Одним из основных преимуществ операционной системы Windows® XP Professional является поддержка файловой системы NTFS. Под файловой системой подразумевается способ именования, хранения и упорядочивания файлов на компьютере. Благодаря возможности шифровать файлы и папки, и устанавливать запрет на доступ к ним использование файловой системы NTFS повышает безопасность компьютера. Файловая система NTFS безопасна и надежна. Она обеспечивает более высокое быстродействие, чем файловые системы FAT16 и FAT32, используемые в Windows Me, Windows 98 и Windows 95.

Преимущества файловой системы NTFS.

— Технология шифрованной файловой системы (Encrypting File System -- EFS), используемая в операционной системе Windows XP, помогает защитить важные данные. Файл, зашифрованный с помощью технологии EFS, может быть открыт только тем пользователем, который его зашифровал. Особенно удобно использовать эту технологию на переносных компьютерах. В случае, если такой компьютер будет потерян или украден, никто не сможет получить доступ к файлам, хранящимся на жестком диске.

— Технология EFS может применяться для шифрования локальных файлов и папок. Кроме того, предоставляются новые возможности для совместной работы с шифрованными файлами и для отключения программ дешифровки данных. Операционная система Windows XP Professional упрощает системным администраторам управление шифрованной файловой системой с помощью групповых настроек и служебных программ, запускаемых из командной строки.

— Файловая система NTFS обеспечивает более высокую степень сжатия информации, а также полную поддержку разделов и файлов большого размера.

Операционная система Windows XP поддерживает три файловые системы: NTFS, FAT16 и FAT32, поэтому на одном компьютере можно запускать не только Windows XP, но и более ранние версии Windows, используя конфигурацию с двойной загрузкой.

Средства ограничения работы приложений, включенные в операционную систему Windows® XP Professional, помогают защитить компьютер от вирусов и вредоносных программных кодов, распространяемых, например, по электронной почте и через Интернет.

С помощью средств ограничения работы приложений можно:

— Сделать работу приложения строго контролируемой. Можно самому решить, как, когда и где может запускаться код, или же вообще запретить работу какого-либо конкретного кода на данном компьютере.

— Вызывающий подозрения код можно изолировать в специальной области до тех пор, пока не будет установлена его безопасность. Таким образом, можно использовать программное обеспечение даже в том случае, если отсутствует полная уверенность в его безопасности («песочница» предотвращает повреждение системы непроверенным программным кодом).

Кроме того, средства ограничения работы приложений защищают от пораженных вирусами вложений в сообщения электронной почты, действуя, в том числе, на вложенные файлы, сохраняемые во временной папке, и даже на внедренные в тело письма объекты и сценарии (макросы).

Встроенные в Windows XP средства также защищают и компьютеры, подключенные к интернету, в том числе:

— от ссылок URL и UNC, которые могут запускать браузер Internet Explorer или другое приложение и загружать веб-страницу, содержащую опасный внедренный макрос;

— от опасных элементов управления ActiveX™, загружаемых из интернета.

Системный администратор компании может использовать средства ограничения работы приложений, чтобы разрешить запуск только проверенных антивирусом приложений. Кроме того, администратор может разрешить выполнение только тех макросов, которые содержат подпись авторизации. Это воспрепятствует запуску макровирусов, к которым, например, относится широко известный вирус ILOVEYOU. VBS, распространяющийся по электронной почте.

Протокол проверки подлинности Kerberos 5. В операционной системе Windows XP Professional секретный ключ проверки подлинности (личные данные пользователя) может быть заменен паролем, протоколом Kerberos или смарт-картой, если компьютер оснащен соответствующим устройством для обработки смарт-карт. Протокол Kerberos версии 5 обеспечивает возможность взаимной проверки подлинности между клиентом (пользователем, компьютером или используемой службой) и сервером. Этот метод, применяемый серверами для проверки подлинности клиентов, является очень эффективным и может использоваться даже в очень больших и сложных сетях.

Брандмауэр интернет-подключений. В течение многих лет для защиты больших корпоративных сетей от хакерских атак используются брандмауэры. В операционную систему Windows XP включен брандмауэр интернет-подключений (Internet Connection Firewall), обеспечивающий такой же высокий уровень безопасности также для домашней сети и сети малого предприятия.

Поиск файлов и информации на компьютере, в локальной сети и в интернете должен быть быстрым и удобным. В операционной системе Windows® XP Professional процесс поиска усовершенствован с помощью дополнения Search Companion, осуществляющего объединение задач поиска, оптимизацию наиболее типичных сценариев поиска и предоставляющего возможности для уточнения критериев поиска.

Например, если требуется найти текстовый документ, не обязательно знать расширение имени файла или полное название документа. Вместо этого можно выполнить поиск по приблизительному времени, когда документ использовался в предыдущий раз, или по любой части имени файла. При использовании дополнения Search Companion для поиска информации в интернете можно вводить запрос поиска на естественном языке. Search Companion предложит наиболее эффективный способ выполнения поиска и отправит запрос в интернет-службы, которые с наибольшей вероятностью смогут получить нужный вам результат.

Операционная система Windows XP включает два средства, упрощающих перенос файлов и параметров. Каждое из этих средств ориентировано на определенную категорию пользователей и предназначается для использования в определённых ситуациях.

— Мастер переноса файлов и параметров. Предназначается для пользователей домашних компьютеров и сотрудников небольших офисов. Это средство также может использоваться в корпоративных сетях, в тех случаях, когда сотрудники, осуществляющие переход на новый компьютер, должны осуществить перенос файлов и параметров самостоятельно, без помощи отдела информационных технологий или службы технической поддержки.

— USMT (User State Migration Tool). Это средство предназначено для администраторов, выполняющих массовое развертывание операционной системы Windows XP Professional в корпоративной среде. USMT предоставляет те же функциональные возможности, что и мастер переноса файлов и параметров, однако позволяет выполнять миграцию для большого числа пользователей. Благодаря этому средству администраторы могут осуществлять точную настройку некоторых параметров (например, вносить изменения в реестр), работая в режиме командной строки.

1.4 Обоснование выбора средства программирования Microsoft Access 2000

Программная разработка «Автоматизация оборота документов в отделе документационного обеспечения в государственном учреждении «Городская больница № 40» создана при помощи СУБД (Системы управления базами данных) Microsoft Access 2000, т.к. Microsoft Access — это не только мощная, гибкая и простая в использовании СУБД, но и система для разработки работающих с базами данных приложений. С помощью Access можно создать приложение, работающее в среде Windows полностью соответствующее потребностям по управлению данными. Используя запросы, можно выбирать и обрабатывать хранящуюся в таблицах информацию. Можно создавать формы для ввода, просмотра и обновления данных, а также использовать Access для создания как простых, так и сложных отчетов. Формы и отчеты «наследуют» свойства базовой таблицы или запроса, так что в большинстве случаев указываются форматы, условия назначения и некоторые другие характеристики данных только один раз. К числу наиболее мощных средств Access относятся разработки объектов — Мастера, которые можно использовать для создания таблиц, запросов различных типов форм и отчётов, просто выбрав с помощью мыши нужные опции. Чтобы полностью автоматизировать работу приложений, с помощью макросов Access легко связывает данные с формами и отчётами. Можно создать большинство приложений, не написав ни единой строки программы, но если необходимо создать что-то совершенное, то на этот случай Microsoft Access предоставляет мощный язык программирования — Visual Basic for Application.

Все средства СУБД Access позволяют создавать приложения, работающие не только с его базой данных, но и с другими наиболее распространенными базами данных. Созданное приложение может работать непосредственно с файлами dBase, с базами данных Paradox и любой базой данных, поддерживающей ODBC. Можно также легко импортировать данные из текстовых файлов, документов текстовых процессоров и электронных таблиц (и экспортировать данные в них).

В пакете Microsoft Office, куда включён MS Access, содержатся текстовый редактор MS Word, табличный процессор MS Excel, средство для разработки презентаций MS PowerPoint, почтовый клиент MS Outlook, редактор веб-страниц MS FrontPage. Для работы в Access’e достаточно использовать приложения пакета, а сторонние устанавливать необязательно.

База данных (БД) — это совокупность сведений (о реальных объектах, процессах, событиях и явлениях), относящихся к определенной теме или задаче, организованная таким образом, чтобы обеспечить удобное представление этой совокупности, как в целом, так и любой ее части. Реляционная база данных представляет собой множество взаимосвязанных таблиц, каждая из которых содержит информацию об объектах определенного типа. Каждая строка таблицы содержит данные об одном объекте, а столбцы таблицы содержат различные характеристики этих объектов — атрибуты. Строки таблицы называются записями, все записи имеют одинаковую структуру — они состоят из полей, в которых хранятся атрибуты объекта. Каждое поле записи содержит одну характеристику объекта и имеет определенный тип данных. Все записи имеют одни и те же поля, только в них содержатся повторяющиеся или разные значения атрибутов.

Для работы с данными используются СУБД. Основные функции СУБД — это определение данных (описание структуры данных), обработка данных и управление данными. Прежде чем заносить данные в таблицу, нужно определить структуру этих таблиц. Под этим пониманием не только описание наименований и типов полей, но и ряд других характеристик (формат, критерии проверки вводимых данных). Кроме описания структуры таблиц, обычно задают связи между таблицами. Связи в реляционных базах данных определяются по совпадению значений полей в разных таблицах.

Связи могут быть трёх типов: «один-ко-многим», «многие-ко-многим», «один-к-одному». В связи типа «один-ко-многим» одной записи в таблице, может соответствовать несколько записей в другой таблице. В связи типа «многие-ко-многим», как одной записи в первой таблице, может соответствовать несколько записей второй таблицы, так и во второй таблице может соответствовать несколько записей первой таблицы. Связь типа «один-к-одному», такой тип отношений встречается гораздо реже. Как правило, это бывает в двух случаях: запись имеет большое количество полей, и тогда данные об одном типе объектов разносятся по двум связанным таблицам, или нужно определить дополнительные атрибуты для некоторого количества записей в таблице, тогда создается отдельная таблица для этих дополнительных атрибутов, которая связывается отношением «один-к-одному» с основной таблицей.

Любая СУБД позволяет выполнять четыре простейшие операции с данными:

— Добавлять в таблицу любое количество записей;

— Удалить из таблицы любое количество записей;

— Обновить значения некоторых полей в одной или нескольких записях;

— Найти одну или несколько записей по заданному условию.

Для выполнения этих операций используется механизм запросов. Результатом выполнения запросов является либо отобранное по определенным критериям множество записей, либо изменение в таблицах. Запросы к базе данных формулируются на специально созданном для этого языке. Который так и называется язык структурированных запросов (Structured Query Language — SQL).

Работа в Microsoft Access начинается с определения реляционных таблиц и их полей, которые будут содержать данные. После этого с помощью форм, отчетов и макросов можно определять действия над этими данными.

Таблицы — это основной объект Access. Каждая таблица содержит информацию об объектах определенного типа. Каждая строка таблицы содержит данные об одном объекте, а столбцы таблицы содержат различные характеристики этих объектов. Строки таблицы называются записями, все записи имеют одинаковую структуру — они состоят из полей. Каждое поле в записи содержит одну характеристику объекта и имеет строго определенный тип данных. Все записи имеют одни и те же поля, только в них содержатся различные значения атрибутов.

Типы данных, используемые в Microsoft Access для создания таблиц:

Текстовый — текст или комбинация текста и чисел, например, адрес, а также числа, не требующие вычислений, например, номера телефонов, номенклатурные номера или почтовый индекс. Содержит до 255 символов. Хранятся только введенные в поле символы, позиции, не использованные в текстовом поле, не хранятся. Для управления максимальным числом вводимых символов определяется свойство Размер поля.

Поле MEMO — длинный текст или числа, например, пометки или описание. Содержит до 64 000 символов.

Числовой — числовые данные, используемые для математических вычислений, за исключением вычислений, включающих денежные операции. Для определения числового типа определите свойство Размер поля. Содержит до 1, 2, 4 или 8 байт. 16 байт только для кодов репликации.

Дата/время — хранит данные о дате и/или времени. Содержит до 8 байт.

Денежный — значения валют. Денежный тип используется для предотвращения округлений во время вычислений. Предполагает до 15 символов в целой части числа и 4 — в дробной.

Счётчик — автоматическая вставка последовательных или случайных чисел при добавлении записи. Содержит до 4 байт. 16 байт только для репликации кодов.

Логический — поля, содержащие только одну или два значения, таких как «да/нет», «истина/ложь», «вкл/выкл». Содержит 1бит.

Объекты OLE — объекты (например, документы Microsoft Word, электронные таблицы Microsoft Excel, рисунки, звуки и другие данные), созданные в других программах, использующих протокол OLE. Объекты могут связанными или внедренными в таблицу Microsoft Access. Для отображения объекта OLE в форме или отчете необходимо использовать присоединенную рамку объекта. До 1 Гб.

Гиперссылки — поле, в котором хранятся гиперссылки. Гиперссылка может быть либо типа путь UNC, либо URL. До 64 000 символов.

Мастер подстановок — создаёт поле, позволяющее выбрать значение из другой таблицы или из списка значений, используя поле со списком. При выборе данного параметра в списке типов данных для их определения загружается мастер. Размер такой же, как и размер ключевого поля, которое также является мастером подстановок, обычно 4 байта.

Microsoft Access позволяет настраивать большое количество спецификаций практически для всех типов полей, что позволяет облегчить дальнейшее использование базы данных. Например, при написании данной программы мною для повышения надежности работы системы и для удобства оператора для ввода данных в некоторых полях были использованы поля со списком. Данные для создания динамических списков содержатся во вспомогательных таблицах или запросах. Всё, что требуется от оператора в данном случае — это выбрать значение из списка и если данные в списке отсутствуют можно вручную вписать другое значение для поля.

Для каждой таблицы задается ключевое поле. Это обеспечивает уникальность каждой записи в таблице для избежания дублирования. Microsoft Access по умолчанию предлагает создавать ключевое поле в виде счётчика записей. Это не всегда удобно, поэтому ключевое поле следует задавать исходя из общей структуры данных, содержащихся в базе.

В Microsoft Access существует два основных режима работы с таблицами: режим Таблицы и режим Конструктора. В режиме Таблицы осуществляется работа с данными находящимися в таблице: просмотр, редактирование, добавление, сортировка и т. п. В режиме Конструктора создается или модифицируется структура таблицы, т. е. задаются имена полей таблицы и их типы, поля описываются, задаются их свойства. Существует также дополнительный режим — режим предварительного просмотра, который позволяет увидеть расположение данных на листе перед осуществлением печати таблицы.

Запрос — объект программы Microsoft Access, с помощью которого из базы данных извлекаются записи, отвечающие заданным условиям. Чаще всего используются запросы на выборку, результатом выполнения которых является набор записей, собранных в таблице. Запрос может строиться на основе одной или нескольких таблиц. Запрос позволяет выбрать необходимые данные, отсортировать их, произвести вычисление, получить результат в виде таблицы. В Microsoft Access может быть создано несколько типов запросов:

— Запрос на выборку — выбирает данные из взаимосвязанных таблиц и других запросов. Результатом выполнения такого запроса является таблица, которая существует до закрытия запроса.

— Запрос на создание таблицы — основан на запросе выборки. Результат выполнения запроса сохраняется в новой таблице.

— Запрос на обновление, добавление, удаление — запросы действия, в результате выполнения которых изменяются данные в таблице.

Запросы позволяют отсортировать, применить фильтрацию и т. д. При помощи запроса можно удалять записи сразу из нескольких таблиц одновременно. Их можно использовать для создания полей со списками. На их основе можно создавать формы и отчёты.

Формы и отчёты можно использовать для задания форматов вывода данных на экран и дополнительных вычислений, что похоже на работу с электронными таблицами. Но в этом случае содержащиеся в формах и отчётах форматы и инструкции по проведению вычислений отделены от данных (находятся в таблицах), так что Microsoft Access предоставляет полную свободу действий в использовании данных, не меняя при этом сами данные — достаточно создать дополнительную форму или отчёт, использующие те же самые данные. Если нужно автоматизировать некоторые действия, то для установления связи между определенным формами и отчётами или для выполнения определённых действий в качестве отклика на некоторое событие (например, изменение данных в некотором поле формы) можно без особого труда создать макросы.

Макросами называют набор из одной или более макрокоманд, выполняющих определённые операции, такие как открытие форм или печать отчетов. Макросы могут быть полезны для автоматизации часто выполняемых задач. Например, при нажатии пользователем кнопки можно запустить макрос, который распечатает отчет. Макрос может быть как собственным макросом, состоящим из последовательности макрокоманд, так и группой макросов. В некоторых случаях для решения, должна ли в запущенном макросе выполняться определенная макрокоманда, может применяться условное выражение.

Модуль — это набор объявлений и процедур на языке Visual Basic для приложений собранных в одну программную единицу. Существует два основных типа модуля: модули класса и стандартные модули.

Модули форм и модули отчётов являются модулями класса связанными с определенной формой или отчётом, они часто содержат процедуры обработки событий, запускаемых в ответ на событие в форме или отчёте. Процедуры обработки событий используются для управления поведением формы или отчета и их откликом на событие, например, такие как нажатие кнопки. При создании первой процедуры обработки события для формы или отчёта автоматически создаётся связанный с ней модуль формы или отчёта. В процедурах модулей форм и отчётов могут содержаться вызовы процедур, добавленных в стандартные модули.

В стандартных модулях содержатся общие процедуры, не связанные ни с каким объектом, а также часто используемые процедуры, которые могут быть запущены из любого окна базы данных.

Microsoft Access является настольной СУБД реляционного типа, которая имеет все необходимые средства для выполнения перечисленных выше функций. Достоинством Access является то, что она имеет очень простой графический интерфейс, который позволяет не только создавать собственную базу данных, но и разрабатывать простые и сложные приложения.

Так как Microsoft Access является современным приложением Windows, можно использовать все возможности DDE (Dynamic Data Exchange, динамический обмен данными) и OLE (Object Linking and Embedding, связь и внедрение объектов). DDE позволяет осуществлять обмен данными между Access и любыми другими поддерживающими DDE приложениями. В Access можно при помощи макросов или Access Basic осуществлять динамический обмен данными с другими приложениями. OLE является более усовершенствованным средством Windows, которое позволяет установить связь с объектами другого приложения или внедрить какие-либо объекты в БД Access. Такими объектами могут быть картинки, диаграммы, электронные таблицы или документы из других, поддерживающих OLE приложений Windows.

В отличие от других СУБД, Access хранит всю информацию в одном файле, хотя и распределяется по разным таблицам.

В Microsoft Access можно просматривать, изменять и удалять данные прямо в таблицах. Однако иногда удобнее использовать для этого специально созданные экранные формы, которые могут иметь как табличный вид, когда в форме отображается сразу несколько записей, так и отображать одну запись в виде некоторого бланка. В формах можно отображать информацию сразу из нескольких таблиц. В этом случае в основе формы будет не таблица, а запрос. Запрос позволяет объединять данные из нескольких связанных таблиц, выполнять вычисления над данными из других столбцов таблицы, добавлять, изменять и удалять записи в таблицах. При этом в большинстве случаев не нужно изучать язык Access SQL, т.к. запросы создаются очень просто с помощью конструктора. При любой обработке данных из нескольких таблиц используются однажды заданные связи между таблицами. Можно сконцентрировать усилия на решении информационных проблем, не затрачивая сил на построение сложной системы, которая отслеживает в базе все связи между структурами данных. В Microsoft Access имеется также простое и в то же время богатое возможностями средство графического задания запроса — так называемый «запрос по образцу» (QBE, query by example), которое используется для задания данных, необходимых для решения некоторой задачи. Используя для выделения и перемещения элементов на экране стандартные приемы работы с мышью в Windows и несколько клавиш на клавиатуре, можно буквально за секунды построить довольно сложный запрос. В то же время всегда можно посмотреть тот запрос, который сформирует Access в результате интерактивного процесса конструирования.

Для того чтобы можно было анализировать хранящуюся в базе данных Access информацию, создаются разные отчёты, которые позволяют извлекать нужные данные, группировать и сортировать их в нужном виде, вычислять итоговые значения по группам и в целом по всем отобранным записям. Отчёты могут быть дополнены рисунками, диаграммами, содержательными комментариями, могут быть выведены на печать, преобразованы в документ Word или опубликованы в Web.

Формы и отчёты можно использовать для задания форматов вывода данных на экран и дополнительных вычислений, что очень похоже на работу с электронными таблицами. Но в этом случае содержащиеся в формах и отчётах форматы и инструкции по проведению вычислений отделены от данных (находящиеся в таблицах), так что имеется полная свобода действий в использовании данных, не меняя при этом сами данные, — достаточно создать дополнительную форму или отчёт, использующие те же самые данные. Если нужно автоматизировать некоторые действия, то для установления связей между определенными формами и отчётами или для выполнения определенных действий в качестве отклика на некоторое событие (например, изменение данных в некотором поле формы) можно без особого труда создать макросы. Если нужны более модифицированные средства, например библиотечные утилиты Windows, можно написать процедуру на Access Basic.

Для выполнения всех перечисленных операций Access предлагает большое количество Мастеров и Построителей, которые помогут быстро научиться работать с данными и добиваться желаемых результатов.

2. Специальная часть

2.1 Постановка задачи

2.1.1 Назначение задачи

В последнее время большинство организаций стараются автоматизировать документооборот или отдельные его этапы. Автоматизированное продвижение документов имеет ряд преимуществ по сравнению с традиционной, а именно:

· более быстрый оборот документов в больнице;

· сокращение трудоёмкости обработки документов;

· повышение оперативности и эффективности выполнения должностных обязанностей;

· повышение качества принимаемых решений;

· автоматическое составление сводок, отчётов, справок и реестров по запросам организаций и граждан, которые представлены в приложении;

· быстрый и результативный поиск документов как по одному атрибуту, так и по совокупности атрибутов;

· автоматизированное ведение контроля исполнения документов и как результат — повышение исполнительской дисциплины;

· автоматическая рассылка необходимого числа электронных версий документов и регистрационных карточек и т. д.

Организация наглядного и понятного интерфейса позволит упростить работу по документообороту и даст возможность использования программной разработки руководителю отдела документационного обеспечения и его сотрудникам. Разрабатываемая программа позволит оптимизировать работу отдела документационного обеспечения, то есть сотрудники быстрее подбирают документы по запросам организаций и граждан. Для этого документоведу достаточно ввести данные в запрос базы данных по заданным реквизитам и будут выведены нужные сведения о документе. К тому же по уже введённым данным за определённый период отдел формирует отчёты. Использование базы позволит существенно снизить трудоёмкость этой работы, просто введя дату (даты) для формирования соответствующего отчёта за временной промежуток.

программирование access отладка надежность

2.1.2 Технико-математическое описание задачи

Программа «Автоматизация оборота документов в отделе документационного обеспечения в государственном учреждении «Городская больница № 40» будет использовать алгоритмы поиска в базе данных нужных сведений. Для этого составляются запросы на выборку, которые ищут нужную информацию в таблицах по введённым данным. Введённые данные сравниваются с имеющимися в таблице и если значения совпали, то выводится информация в виде таблицы или в форме. При этом выводится информация, которая имеет отношение к введённым данным в запрос. Схема документооборота представлена на рисунке 2.1.

Рисунок 2.1 — Оборот документов в отделе документационного обеспечения.

Документооборот осуществляется в виде потоков документов, циркулирующих между пунктами обработки внешними источниками информации (руководителями, специалистами, служащими) и пунктами технической обработки (экспедиция, секретарь, копировально-множительная служба и т. п.).

Различают три основных потока документов:

¦ входящий (поступающий в учреждение документы),

¦ исходящий (отправляемые из учреждения документы),

¦ внутренний (создаются в учреждении и не выходят за его пределы).

Входящие документы разделяют на документопотоки, направляемые руководителям, в структурные подразделения и отдельным исполнителям.

В подразделениях формируются исходящие документы.

Движение документов должно быть прямоточным, т. е. исключающим возвратные маршруты. Следует руководствоваться принципом однократного пребывания документа в одном подразделении или у одного исполнителя.

Документы распределяются в учреждении в соответствии с функциями подразделений и исполнителей, которые закреплены в положениях о структурных подразделениях, в должностных инструкциях для исполнителей и в ежегодном организационном приказе по учреждению.

Отдел документационного обеспечения обрабатывает следующие документы:

— благодарность;

— директива;

— жалобы;

— задание администрации;

— задание Комитета Здравоохранения;

— закон;

— запрос;

— заявления;

— извещение;

— информационное письмо;

— контрольная карта;

— личные заявления;

— обращение;

— письмо;

— план;

— постановление;

— предписание;

— приказ;

— протокол;

— распоряжение;

— реабилитация;

— рекомендации;

— решение;

— служебная записка;

— телефонограмма;

— телеграмма;

— требование;

— указ.

Приказ (по основной деятельности) — правовой акт, издаваемый руководителем предприятия, действующего на основании единоначалия, для разрешения основных и оперативных задач предприятия.

Приказ — это основной распорядительный документ. Приказами оформляются: порядок деятельности предприятия, решения и поручения по организации работы, организационные мероприятия, итоги работы, результаты ревизий и т. д.

Распоряжение — правовой акт управления государственного органа, имеют обязательную силу для граждан и организаций, которым оно адресовано. Их издают предприятия, организации, министерства, правительство, администрации городов, районов и т. д.

Письмо — обобщённое название различных по содержанию документов, пересылаемых по почте.

Телеграмма — документы, выделяемые по способу передачи (по телеграфу).

Телефонограмма — обобщённое название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста (передаётся по телефону, записывается получателем).

Заявление — документ, адресованный организации или должностному лицу, с просьбой о приеме на работу, увольнении, переводе, предоставлении отпуска.

Протокол — документ фиксирует ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях, других формах работы коллегиальных органов.

Также целью программы является ведение журналов. Каждый журнал в базе данных формируется на основе ранее созданного отчёта. Отчёты формируются по ранее сделанным запросам, после чего данные из заполненных таблиц записываются в соответствующие поля. Журналы ведутся на соответствующие даты, которые должен ввести документовед. Когда журналы сформируются, их выводят на печать. Распечатанные журналы подшиваются в специальные папки.

Часто возникает необходимость найти сведения о документе по соответствующим запросам организаций или граждан. Для этого в программе необходимо реализовать функции поиска по входящему или исходящему номеру и типу документа. Документовед должен ввести в базу какой-либо номер и тип документа, после чего также формируется отчёт, по которому выводятся все данные по реквизитам соответствующего документа. Эту информацию можно вывести на печать.

2.1.3 Структура входной информации

Структура входных документов представлены в таблице 2.1.

Формы входных документов представлены в ПРИЛОЖЕНИИ А.

Таблица 2.1 — Структура входных документов

Наименование входного документа

Реквизиты

Тип данных

1

2

3

Новые документы

№ входящий

Текстовый

Дата поступления

Дата/время

Откуда

Текстовый

Тип документа

Текстовый

Номер документа

Текстовый

Дата документа

Дата/время

Краткое содержание документа

Текстовый

Исполнитель

Текстовый

Дата исполнения

Дата/время

Исполнен

Текстовый

исходящий № документа

Текстовый

дата отправления

Дата/время

ПоказатьСвернуть
Заполнить форму текущей работой