Автоматизация рабочего места секретаря-референта

Тип работы:
Дипломная
Предмет:
Программирование


Узнать стоимость

Детальная информация о работе

Выдержка из работы

ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНСТВО ПО ОБРАЗОВАНИЮ

Государственное образовательное учреждение высшего профессионального образования

«ИЖЕВСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ТЕХНИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ»

Кафедра «Организация вычислительных процессов и систем управления»

ДИПЛОМНЫЙ ПРОЕКТ

ТЕМА: «Автоматизация рабочего места секретаря-референта»

РАСЧЕТНО-ПОЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА

2009

Содержание

Введение

1. Современное состояние предприятия

1.1 История создания и развития ОАО «Торговый дом Воткинский завод»

1.2 Экономическая среда и конкуренты

1.3 Бизнес-процесс

1.4 Анализ предметной области

1.5 Функции программы

1.6 Основные правила организации документооборота на предприятии

2. Проектирование и создание системы

2.1 Создание информационной структуры системы

2.2 Описание информационных объектов

2.3 Инфологическая модель

2.4 Даталогическая модель

2.5 Целостность БД

3. Пользовательский интерфейс

Заключение

Список литературы

Приложение А

Приложение Б

Введение

Документационное обеспечение управления (делопроизводство) — это специфическое направление деятельности, которое заключается в составлении, оформлении документов, их обработке и хранении. От того, насколько правильно составлен и оформлен документ, организована работа с ним, во многом зависит своевременность и правильность принятия управленческого решения. В документах отражается и учитывается деятельность организации, поэтому ведение многих документов предписано законами.

Документы структурируют информационные потоки, содержат учетные и отчетные показатели, в них определяются планы, материально-техническое обеспечение и работа с персоналом предприятия.

Правильно организовать работу с документами и перейти на электронный документооборот помогают технологии и программные продукты документационного обеспечения управлением.

Организация и ведение делопроизводства требуют профессиональных знаний и навыков, поэтому эту работу ведут специальные подразделения или секретари-референты [1].

Главная цель данной работы — исследовать состояние организации документооборота на предприятии ОАО Торговый дом «Воткинский завод», выявить основные причины, которые влияют на ритмичность, оперативность, качество документооборота, как технологического процесса и перейти на электронный уровень.

Исходя из поставленных целей, можно сформировать задачу: создание автоматизированного рабочего места секретаря- референта.

1 Современное состояние предприятия

На основании решения Общего собрания акционеров, проведенного 31. 07. 2003 г. ОАО «Торговый дом «Воткинский завод» реорганизовано в виде выделения двух самостоятельных обществ — ОАО «Воткинская промышленная компания» и ОАО «Производство строительных конструкций», о чем получено свидетельство о внесении записи в единый государственный реестр юридических лиц от 01. 10. 2003 г.

После преобразований сегодня — это не крупное производственно — коммерческое предприятие, а предприятие торговли, которое не только реализует товары ФГУП «Воткинский завод», но и осуществляет сервисное обслуживание проданных товаров, что не мало важно при существующей конкуренции на рынке сбыта.

Основными видами деятельности с 01. 10. 2003 г. являются:

Маркетинг:

· Маркетинговые исследования по всей продукции;

· Маркетинговые исследования изделий, предлагаемых к освоению на ФГУП «Воткинский завод»;

· Поиск перспективных изделий для серийного производства;

· Заключение договоров с проектными институтами и организациями на проектирование новых перспективных изделий производственно — технического назначения.

Торговля:

· Оптовая торговля;

· Розничная торговля.

Услуги:

· Монтаж сложного технического нефтегазового оборудования;

· Пуско — наладка оборудования;

· Гарантийный и послегарантийный ремонт нефтегазового оборудования;

· Гарантийный и послегарантийный ремонт товаров народного потребления;

· Услуги по экспертизе промышленного оборудования.

Большую часть объема реализации ОАО «Торговый дом «Воткинский завод» занимает оптовая торговля, так как основной целью ОАО является профессиональное продвижение продукции производства ФГУП «Воткинский завод».

1.1 История создания и развития ОАО «Торговый дом «Воткинский завод»

История создания Общества начинается с образования Управления маркетинга и сбыта в феврале 1993 года. Рождение подобного подразделения было вызвано рыночными преобразованиями. Основной задачей Общества являлось продвижение на рынке продукции, изготовляемой на ГПО «Воткинский завод».

Общество зарегистрировано 12. 08. 93 г. Решением Исполкома Воткинского городского Совета народных депутатов УР за № 255/3. Форма собственности смешанная.

На сегодняшний момент на предприятии организованы служба маркетинга, отдел технического сервиса, в обязанности которого входят ремонтные, пуско-наладочные работы и сервисное обслуживание оборудования и продукции продаваемой предприятием в пределах Российской Федерации. Предприятием организованы склады ответственного хранения предлагаемой продукции в городах Российской Федерации находящихся в крупных промышленных центрах. Отдел рекламы — занимающийся продвижением продукции на рынок, выпуском и размещением рекламы, организацией выставок, инструмента.

После преобразований — сегодня это уже не крупное производственно — коммерческое предприятие, а торговое, так как основной целью ОАО «Торговый дом «Воткинский завод» является профессиональное продвижение продукции производства ФГУП «Воткинский завод».

1.2 Экономическая среда и конкуренты

Закон конкуренции побуждает всех участников рыночных отношений планировать мероприятия, направляемые на повышение конкурентоспособности, при этом важно знать, не только виды мероприятий, но и рейтинговую оценку значимости этих мероприятий, которая отличается по масштабам бизнеса.

В настоящее время рынок электробытовых товаров благоприятен для развития — в 2001 г. возросли доходы большинства населения (повышен пенсии, увеличены зарплаты работников бюджетных организаций, работников предприятий). По информации от оптовых фирм, торгующих российской бытовой техникой, уровень продаж в 2001 г. вырос как минимум на 50%. В том числе и уровень продаж стиральных машин. Весь этот процесс происходит на фоне снижения объемов производства заводами, изготавливающими бытовую технику, сворачивая и закрывая ее производства.

1.3 Бизнес-процесс

Технология управления, упрощенная до простейшей схемы, может быть представлена так: принятие решения, организация его управления, контроль за выполнением. Такую схему можно проследить от проведения простейшего разового мероприятия до организации сложных отраслевых и общегосударственных систем. Они будут неизмеримо отличаться проработкой и подготовкой принятия решения, организацией его проведения в жизнь (кадры, финансы, снабжение, сбыт и т. д.) и организацией контроля за исполнением. Но во всех случаях указанные части будут присутствовать.

Любое решение не возникает из ничего, оно может быть принято только на базе информации по данному вопросу. Причем к этой информации предъявляются два жестких требования:

Во-первых, она должна быть своевременной, во-вторых, она должна быть достаточной для принятия наилучшего решения. Если информация пришла с опозданием, вы уже можете принять участие в каких-то действиях, мероприятиях. Шанс упущен. С другой стороны, если информация недостаточна, вы знаете, что-то на половину, ваше решение может быть не только не самым лучшим, но наоборот, ошибочным, так как вы учли не все факторы.

Информационно-документационное обслуживание выступает главной обеспечивающей функцией управления, выполнение которой требует специальных профессиональных знаний. От того, как поставлена эта работа зависит: оперативность, четкость, слаженность в деятельности любой организации (фирмы).

В сфере управления все работают главным образом с информацией и документами, выступающими ее носителями. Документ-объект и результата труда в сфере управления.

Работа по информационно-документационному обслуживанию состоит из одних и тех же операций. Только в одних организациях они выполняются вручную, в других — с помощью средств механизации, в третьих — автоматизированы. Но все этапы работы с документами остаются.

Работа секретаря-референта отличается быстро меняющейся ситуацией, разнообразием выполняемых задач и потребностью их оперативного решения и необходимостью часто вести параллельно несколько видов работ, многообразием контактов. Работа секретаря-референта в данный момент изображена на рисунке 1.3.1.

Поэтому секретарю-референту предъявляется ряд требований к деловым и личным качествам.

К деловым качествам, прежде всего относятся профессиональные навыки, т. е. секретарь-референт должен иметь специальное образование, быть профессионально подготовлен.

Секретарь-референт должен отличаться высоким уровнем самоорганизованности, т.к. именно на него падает организационное обслуживание руководителя, фирмы. Он обязан обеспечить своевременность подготовки совещания, приема, оформления документа и т. д.

Не менее важно такое качество секретаря, как ответственность за качественное и своевременное выполнение постановленных задач.

Секретарь-референт должен отличаться инициативностью, умением принимать самостоятельные решения в пределах своей компенсации, не дожидаясь указаний руководителя по каждому поводу. При подборе секретаря-референта на одно из первых мест выдвигается требование сохранение служебной тайны. Умением проявить дипломатичность в разговорах по телефону и личных контактах, тактично уйти от беседы, которая может нанести ущерб делу фирмы всегда ценится в сотруднике.

К важнейшим качествам секретаря-референта относится пунктуальность. Особенно значение имеет своевременность представление документов и информации для принятия решения, организация встреч, совещаний.

Секретарь-референт должен обладать умением предвидеть напряженные ситуации и уметь детально спланировать работу в этот момент.

Рисунок 1.3 — схема «Учет документов»

Работа секретаря-референта никогда не будет успешной, если он не будет верен своей фирме, организации. Преданность в работе основное качество для идеальных отношений с руководителем.

Для выработки деловых качеств, без которых нельзя стать профессионалом. Из них на первое место следует поставить умение адаптироваться, т. е. быстро переключаться с одного вида работы на другой и способность одновременно выполнять несколько поручений. Медлительному работнику сложно справиться с многообразными обязанностями секретаря.

Не менее важная черта характера — коммуникабельность, т. е. способность легко устанавливать контакты, связи. Замкнутому, малообщительному человеку трудно работать секретарем, учитывая необходимость общения с большой группой людей.

К личным качествам, необходимых секретарю, относится любезность, вежливость, доброжелательность. Они всегда проявляются не только при личных контактах, но и при ведении телефонных переговоров. Именно эти качества создают атмосферу в приемной руководителя, в офисе и помогают в получении поддержки.

Внешний вид секретаря должен всегда отличатся опрятностью, умением одеваться с учетом деловой обстановки.

К личным качествам секретаря-референта следует отнести и его стремление к постоянному пополнению и совершенствованию как общих, так и профессиональных знаний.

Сегодня деловые и личные качества работника, поступающего на должность секретаря-референта, могут быть проверены тестированием.

Сегодня на смену журнальной системе приходит автоматизированная технология, основанная на использовании секретарями персонального компьютера (ПК) и его программное обеспечение.

Работа секретаря-референта никогда не будет успешной, если он не будет своей фирме, организации. Преданность в работе основное качество для идеальных отношений с руководителем.

Для выработки деловых качеств, без которых нельзя стать профессионалом. Из них на первое место следует поставить умение адаптироваться, т. е. быстро переключаться с одного вида работы на другой и способность одновременно выполнять несколько поручений. Медлительному работнику сложно справиться с многообразными обязанностями секретаря.

Не менее важная черта характера — коммуникабельность, т. е. способность легко устанавливать контакты, связи. Замкнутому, малообщительному человеку трудно работать секретарем, учитывая необходимость общения с большой группой людей.

К личным качествам, необходимых секретарю, относится любезность, вежливость, доброжелательность. Они всегда проявляются не только при личных контактах, но и при ведении телефонных переговоров. Именно эти качества создают атмосферу в приемной руководителя, в офисе и помогают в получении поддержки.

Внешний вид секретаря должен всегда отличатся опрятностью, умением одеваться с учетом деловой обстановки.

К личным качествам секретаря-референта следует отнести и его стремление к постоянному пополнению и совершенствованию как общих, так и профессиональных знаний.

Сегодня деловые и личные качества работника, поступающего на должность секретаря-референта, могут быть проверены тестированием.

Сегодня на смену журнальной системе приходит автоматизированная технология, основанная на использовании секретарями персонального компьютера (ПК) и его программное обеспечение [2].

На данный момент в ОАО «Торговом доме Воткинский завод» рабочее место секретаря не автоматизировано и весь документооборот ведется вручную, что замедляет процесс работы и усложняет её. База данных, которую я разработала, намного упростит работу секретаря-референта, что приведет к улучшению качества работы и увеличении времени на те дела, которые невозможно было успеть при ручной работе.

1.4 Анализ предметной области

От того, как налажена работа с документами, во многом зависят оперативность и качество принимаемых решений, эффективность их исполнения, успех компании. Правильно организовать работу с документами и перейти на электронный документооборот помогают технологии и программные продукты документационного обеспечения (ДОУ).

Применение автоматизированных технологий ДОУ достаточно широко.

Для предприятия ОАО «Торговый дом Воткинский завод» интерес представляют не реквизиты документа, а его содержание, маршруты движения, коллективная работа и ее скорость, то есть управление электронными документами.

Функции руководителя — согласование. Подписание, наложение резолюций, контроль исполнения, оперативный доступ и поиск необходимой информации в контексте решаемых задач. Современные системы отвечают этим требованиям.

В самостоятельное направление автоматизации документационного обеспечения управления выделяется потоковый ввод бумажных документов и передача содержащейся в них информации в другие корпоративные системы.

Критическим фактором для предприятия является скорость поиска информации в большом объеме данных, особенно если это похожие документы или разные версии одного и того же. Современные технологии ДОУ позволяют консолидировать и структурировать информацию из разных источников, сократить время на просмотр ненужной информации в списке результатов запросов до получения требуемого документа.

Много вопросов приходится решать предприятию при организации архивов. И это не только вопросы выбора компьютерных программ и электронных хранилищ данных, а еще организационные, методические и юридические. Рынок автоматизированных технологий работы с документами предоставляет такую услугу, аутсорсинг — выделение архива (электронного и бумажного) из организации и передача его в управление специализированной компании. При этом организация получает к электронным документам доступ через Интернет, а при необходимости бумажные документы доставляются в сроки, оговоренные договором на обслуживание.

И, несомненно, комплексный подход к решению задач документационного обеспечения управления требует соответствия систем электронного документооборота требованиям международных стандартов функциональности и наличия информационной безопасности.

автоматизированное рабочее место документооборот

1.5 Функции программы

Программа должна обеспечивать работоспособность следующих функций:

— ввод / удаление информации входящих документов

— перерегистрация документов

— ввод / удаление информации исходящих документов

— ввод / удаление информации внутренних документов

— возможность редактирования информации о документе

— идентификация документа

— составление и печать информации документов:

1 Журнал выдачи информации документов

2 Запрос информации документов сотрудниками организации

3 Запрос информации документов других организаций

4 Дата выдачи информации документов

5 Кому была выдана информация о документе (контроль за исполнением)

6 Отчет о движении информации документов за день, месяц.

— автоматическое сохранение всех данных.

— защита несанкционированного доступа персонала (конфиденциальность сведений)

Ввод и удаление входящих и исходящих документов. Подразумевает собой то, что те и других документы при автоматизированной системе можно как вводит их в базу данных составленной программистом, так и удалять из нее все ненужные входящие и исходящие документы.

Перерегистрация документов. Когда документ поступает в организацию, он регистрируется, как входящий и получает свой регистрационный номер. После того как над ним была проведена работа тем отделом каким требовался он отправляется в организацию, какую требует этот документ и становится уже исходящим документом «Торгового дома «Воткинский завод». Значит подлежит перерегистрации т.к. это уже считается другим документом и заносится в базу данных, где содержатся все исходящие документы.

Ввод и удаление внутренних документов. Внутренний документ — это документ, который находится внутри организации (приказы, благодарности, поощрения, высказывания и др.). Его как и все входящие и исходящие документы можно вводит в базу данных, так и удалять из нее по мере необходимости.

Возможность редактирования информации о документе. Информация о каждом документе находящимся в базе данных секретаря-референта может по мере необходимости меняться (сроки сдачи документов могут быть увеличены или уменьшены в соответствии со сложностью решаемых задач, может поменяться адрес организации куда должен быть отправлен документ и т. д.). Поэтому программа может вносить изменения о сведениях документа, тем самым редактировать его.

Идентификация документа. Означает определение документа. Программа позволяет определить к каким документам относится тот или иной документ (входящим, исходящим, внутренним), кому он предназначен, от какой организации он был доставлен или какой должен быть направлен.

Составление и печать документов. Позволяет составлять журнал о всех выданных документах, делать запрос документов сотрудниками организации, т. е. сотрудники из разных отделов могут делать запрос у секретаря-референта о выдачи им тех документов, которые нужны в ходе работы или были присланы от другой организации. Так же такой запрос могут делать сотрудники других организаций, которые сотрудничают с «Торговым домом «Воткинский завод». Секретарь-референт на всех документах поступающих в базу данных компьютера составляет дату выдачи его тем сотрудникам, которым был предназначен документ и кому они были выданы, т. е. следит за тем правильно ли был доставлен документ. Каждый день (месяц, квартал, полугодие, год) производится отчет и движении документов. Сколько документов было отправленных и поступивших, в те ли сроки что указаны в документе были они выполнены и т. д.

Автоматическое сохранения всех данных. Все данные, которые заносятся в компьютер секретаря-референта должны автоматически сохранятся, т. е. при поступлении всех документов (входящих, исходящих, внутренних) и информация о них будет сохранятся даже тогда, когда документ не был специально сохранен работником и может быть только удален специальной командой (удалить или вырезать). Что помогает в работе, особенно при большой загруженности документооборота и есть уверенность, что все данные которые будут заносится в компьютер не смогут быть потеряны.

Защита несанкционированного доступа персонала. Вся информация, которая содержится в базе данных должна быть защищена от постороннего доступа специальными кодами, паролями, ключами и т. д. Это нужно для того, что бы недоброжелатели организации, конкуренты или посторонние лица не могли просмотреть ту или иную информацию содержащееся в компьютере, которая является конфиденциальной и предназначена определенному лицу.

1.6 Основные правила организации документооборота на предприятии

Вся документация учреждения делится на три документопотока:

— входящие (поступающие) документы;

— исходящие (отправляющие) документы;

— внутренние документы.

Каждый из документопотоков имеет свою особенность в составе, количестве, обработке и движении. В технологической цепочке обработки и движения документов можно выделить этапы:

· прием и первичная обработка документов;

· предварительное рассмотрение и распределение;

· регистрация документов;

· контроль исполнения документов;

· информационно-справочная работа;

· исполнение документов и отправка.

Прием и первичная обработка документов. Операция в основном техническая. Проводится секретарем-референтом, вручную.

Распределение поступивших документов. Предварительное рассмотрение и распределение документов определяет прямоточность их движения и скорость доставки документа конкретному исполнителю, то есть фактическое время решения вопроса.

Для того чтобы квалифицировать, нужно предварительно рассмотреть и распределить документы, надо хорошо знать функции структурных подразделений и распределение обязанностей между исполнителями. В учреждении надо иметь классификатор вопросов деятельности с указанием исполнителей по каждому вопросу. Задача секретаря-референта на данном этапе освободить руководителя от лишнего потока документов, рассмотрения второстепенных вопросов.

К руководителю должны поступить документы, касающиеся деятельности учреждения в целом, по принципиальным вопросам или несущие новую информацию. Остальные документы должны передаваться непосредственно исполнителям-специалистам.

Обработка, рассмотрение и передача документов исполнителям проводится в день их поступления.

Если документ предназначен к исполнению нескольким структурным подразделениям или лицам с него снимается копия или устанавливается очередность исполнения.

Регистрация документов. Регистрация документов определяется как «Фиксация факта создания либо получение документов путем присвоения им порядковых номеров и записи установленных сведений о них».

Регистрация преследует три цели: учет документов, контроль за их исполнением и справочная работа по документам.

Регистрации подлежат все документы, требующие специального учета, исполнения и использования в справочных целях независимо от способа получения. Сам процесс регистрации — это снятие с документа показателей (реквизитов) для создания базы данных о документах учреждения.

Из документа выписываются, как правила, следующие сведения:

— дата получения;

— входящий № (индекс);

— дата документа;

— индекс документа;

— автор (корреспондент) — т. е. чей это документ;

— заголовок (о чем документ);

— резолюция;

— срок исполнения;

— исполнитель (кто с ним работает);

— ход исполнения (фиксируются все передачи документа и как исполнен);

— № дела (куда документ помещен после исполнения).

При регистрации отдельных видов документов, например обращений граждан, внутренних и исходящих документов сведения, вписываемые в регистрационные формы частично изменяются и дополняются.

Формы регистрации могут быть трех видов: журнальная, карточная и автоматизированная электронная (на ПЭВМ).

Наиболее рациональной является сегодня регистрация документов на компьютере. Но и в этом случае на экран выводится форма карточки с аналогичными полями и в нее заносятся сведения о документе.

Контроль за исполнением документов. Контроль исполнения порученного задания является одной из функций управления. В контроле можно выделить контроль по существу решения вопроса и контроль за сроками исполнения задания. Контроль по существу выполнения поручения, решения вопроса осуществляет руководитель (учреждения или отдела) или специально уполномоченные лица. Контроль по существу — это оценка, насколько правильно, удачно, полно решен вопрос.

Контроль за сроками исполнения документов ведет секретарь-референт. Сроковый контроль можно разделить на текущий и предупредительный.

Ведения контроля требует знания несложных методов, приемов и наличия технических средств.

Сроки исполнения документов могут быть определены законодательством.

А документах, поступивших от вышестоящих организаций и содержащих какое-либо поручение обычно срок указан в самих документах

В распорядительных документах и решениях коллегиальных органах срок указывается по каждому пункту. На документах, рассмотренных руководителем, срок их исполнения содержится в резолюции.

Для документов, содержащих сложное задание, могут быть установлены длительные сроки исполнения (несколько месяцев, полгода, год). В таком случае необходимо разделить поручения на этапы и контролировать выполнения задания поэтапно.

Форма контроля выбирается исходя из возможностей учреждения. Это может быть ручная сроковая картотека или автоматизированная система контроля исполнения документов (АСКИД, АСК, АКИД и др.).

Автоматизированный контроль за исполнением документов секретарь ведет на ПЭВМ. Специальные программы позволяют выводить на экран списки документов, исполнение которых истекает в определенный срок. Автоматизированная система контроля легко позволяет просмотреть все задания по исполнителям таким образом видеть загрузку каждого. Так как машина фиксирует все задержки исполнения документов, программу контроля можно увязать с премированием сотрудников. При использовании локальных сетей в учреждении компьютер в любой момент может выдать списки неисполненных документов. Соответствующие аналитические справки могут автоматически составляться компьютером по заданной форме и поступать на компьютер руководителя.

Информационно-справочная служба. Одна из главных целей регистрации — создания банка данных о документах учреждения. Секретарь референт на основе этого банка данных обязаны в несколько минут ответить на вопросы двух типов:

— у кого, где, в какой стадии работы находится любой документ

— в каких документа можно найти информацию по конкретному вопросу.

Владение всей совокупностью информационно-документационных ресурсов

— главнейшая задача секретаря-референта. И, прежде всего чтобы выполнить именно эту задачу записываются в регистрационные формы данные о документах.

Информационно-справочная работа, как и сама система регистрации, может вестись как в традиционной форме с помощью справочных картотек, так и в автоматизированном режиме.

Если в «Торговый дом Воткинский завод» будет применяется автоматизированная система, то и справочная работа буде вестись в автоматизированном режиме. Следует учесть, что справки по документам наводятся по корреспондентам (авторам) и по вопросам (тематике) документов. Соответственно, именно эти признаки должны лежать в основе первичной сортировки информации.

Отправка документов. Обработка и отправка исходящих документов, так же, как и прием и обработка входящих, проводятся секретарем-референтом.

Получив документ к отправке, прежде всего проверяют правильность его оформления:

— наличие подписи;

— наличие даты (если нет на отправляемом документе, её проставляют);

— наличие заголовка;

— правильность адресования;

— если документ предназначен разовому корреспонденту, наличие адресата;

— наличие всех страниц в документе и всех указанных приложений.

Эти элементы оформления обязательны при отправки документа, как по почте, так и по факсу. Если документ оформлен не правильно или представлен в не полном комплекте, он возвращается исполнителю для доработки [2].

2. Проектирование и создание системы

2.1 Создание информационной структуры системы

Процесс проектирования базы данных представляет собой последовательность переходов от неформального словесного описания информационной структуры предметной области к формализованному описанию объектов предметной области в терминах некоторой модели. В общем случае можно выделить следующие этапы проектирования:

1) системный анализ и словесное описание информационных объектов предметной области;

2) проектирование инфологической модели предметной области — частично формализованное описание объектов предметной области в терминах некоторой семантической модели;

3) даталогическое или логическое проектирование БД, то есть описание БД в терминах принятой даталогической модели данных.

4) физическое проектирование БД, то есть выбор эффективного размещения БД на внешних носителях для обеспечения наиболее эффективной работы приложения.

2.2 Описание информационных объектов

Автоматизированная система предназначена для получения следующих выходных данных:

1 последовательность документооборота в процессе их поступления в БД: — электронный документ, отображающий текущее состояние информации о документе;

— регистрационный номер;

— тип документа (исходящие, входящие, внутренние);

— вид документа (письмо, распоряжение, постановление);

— дата получение документа;

— название документа;

— исполнитель документа (ответственное лицо): подразделение, должность, срок исполнения;

— автор документа;

— адрес отправителя документа;

— адрес получателя.

2 отчет об информации документа — электронный документ, отображающий текущее состояние информации о документе включающий:

— информацию о документе;

— список телефонов и необходимой информации о сотрудниках;

— сведения о дате событий и их темы.

2.3 Инфологическая модель

Инфологическая модель применяется на втором этапе проектирования, то есть после словесного описания предметной области. При разработке информационных систем проект базы данных является тем фундаментом, на котором строится вся система в целом. Следовательно, инфологическая модель должна включать такое описание предметной области, которое легко будет «читаться» не только специалистами по базам данных. И это описание должно быть настолько емким, чтобы можно было оценить глубину и корректность проработки проекта БД, и оно не должно быть привязано к конкретной СУБД. Общепринятым стало сокращенное название ER-модель.

В настоящий момент модель «сущность-связь», стала фактическим стандартом при инфологическом моделировании баз данных. Как и любая модель, модель «сущность-связь» имеет несколько базовых понятий, которые образуют исходные кирпичики, из которых строятся уже более сложные объекты по заранее определенным правилам.

Сущность — с помощью которой моделируется класс однотипных объектов. Сущность имеет имя, уникальное в пределах моделируемой системы. Та как сущность соответствует некоторому классу однотипных объектов, то предполагается, что в системе существует множество экземпляров данной сущности. Объект, которому соответствует понятие сущности, имеет свой набор атрибутов.

Атрибут — определяет свойства данного представителя класса. При этом набор атрибутов должен быть таким, чтобы можно было различать конкретные экземпляры сущности.

Связь — показывает, каким образом сущности соотносятся или взаимодействуют между собой. Связи делятся на три типа по множественности:

1) один-к-одному (1: 1) — означает, что экземпляр одной сущности связан только с одним экземпляром другой сущности.

2) один-ко-многим (1: М) — означает, что один экземпляр сущности, расположенный слева по связи, может быть связан с несколькими экземплярами сущности, расположенных справа по связи

3) многие-ко-многим (М: М) — означает, что один экземпляр первой сущности может быть связан с несколькими экземплярами второй сущности, и наоборот.

Первичный ключ — столбец или набор столбцов таблицы, которой однозначно идентифицирует каждую строку. Столбец, являющийся первичным ключом, обычно используется для создания индекса таблицы, предназначенного для ускорения доступа к ее строкам.

Внешний ключ — столбец или набор столбцов таблицы, импортированной из другой таблицы. Обычно внешний ключ является первичным ключом соответствующей таблицы. Кроме того, он может в таблице, где он используется как внешний ключ, быть и первичным ключом, хотя в большинстве случаев этого не делается.

Метод сущность-связь является простым и быстрым. Так как для облегчения процесса проектирования и наглядности производимых операций возможно использование CASE-средств.

Для построения информационной модели использовалось CASE-средство ERWin, в результате чего была получена модель сущность-связь (рисунок 2.3. 1). В ней определены все основные сущности и связи, которые существуют между ними [3].

Рисунок 2.3.1 — Схема сущностей

Следующим этапом является детализация атрибутов сущностей. На этом этапе также проверяется соответствие полученной модели нормальным формам.

Каждой сущности приписываются:

1 Первичный ключ;

2 Внешний ключ;

3 Атрибуты.

/

Рисунок 2.3.2 — Инфологическая модель

Наполняем сущности следующими атрибутами:

1 документы (номер регистрации, тип документа, вид документа, резолюция, дата получения, дата подписания, заголовок, исполнитель, подразделение, должность, срок исполнения, автор, индекс отправителя, город отправителя, адрес отправителя, индекс получателя, город получателя, адрес получателя).

2 календарь (номер события, дата, тема, комментарий к теме)

3 сотрудники (номер сотрудника, фамилия, имя, отчество, подразделение, должность, номер кабинета, индекс, улица, номер корпуса, номер дома, номер квартиры, телефон рабочий, телефон домашний, телефон внутренний, телефон сотовый).

4 тип документа (код типа документа, тип документа);

5 вид документа (код вида документа, вид документа);

6 подразделение (код подразделения, подразделение, должность);

7 города (индекс, название города).

Таким образом, получаем инфологическую модель данных, представленную на рисунке (2.3. 2).

2.4 Даталогическая модель

В базе данных даталогическое или логическое проектирование приводит к разработке схемы БД, то есть совокупности схем отношений, которые моделируют объекты предметной области и семантические связи между объектами. Основой анализа корректности схемы являются так называемые функциональные зависимости между атрибутами БД. Некоторые зависимости между атрибутами отношений являются нежелательными из-за побочных эффектов и аномалий, которые они вызывают при модификации БД. При этом под процессом модификации БД мы понимаем внесение новых данных в БД или удаление некоторых данных из БД, а также обновление значений некоторых атрибутов.

Даталогическая модель строится на основании инфологической модели и выполняется на языке описания данных конкретной СУБД. Каждому полю таблицы назначается имя, тип и размер. В имени поля будет задаваться название столбцов, которые будут созданы с помощью таблицы. Тип данных поля таблицы определяет тип информации, которая будет размещаться в этом поле. Полям можно назначать только те типы данных, с которыми работает СУБД [6].

В нашей базе данных используются следующие типы данных:

1 текстовый — (значение по умолчанию) текст или числа, не требующие проведение расчетов. Максимальное число символов 255.

2 числовой — в этом типе могут использоваться только числовые значения.

3 дата/время — Даты и время, относящиеся к годам с 100 по 9999. В этом типе можно использовать несколько форм, от полного до краткого формата даты и времени.

В размере указываем число символов необходимые для создаваемого столбца в текстовом типе число символов недолжно превышать 255. В числовом поле это может быть: байт, целое, длинное целое, одинарное с плавающей точкой, двойное с плавающей точкой, код репликации, действительное. Поле Дата/время имеет размер: полный формат даты, длинный формат даты, средний формат даты, полный формат времени, длинный формат времени и средний формат времени.

В таблице 2.4.1 указаны отношения и соответствующие им названия таблиц базы данных, а также название полей каждой из таблиц, их тип и размерность.

Таблица 2.4.1 — Базы данных

Отношение

Таблица

Поля

Тип

Длина

Документы

Dokuments

Num_reg

Числовой

Длинное целое

Tip_dok

Текстовый

20

Vid_dok

Текстовый

20

Rezol

Текстовый

50

Data_pol

Дата/время

Краткий формат даты

Data_pod

Дата/время

Краткий формат даты

Nazvan

Текстовый

50

Podraz

Текстовый

30

Dol

Текстовый

30

Ispol

Текстовый

20

Srok_isp

Числовой

Длинное целое

Avtor

Текстовый

20

Index_otp

Числовой

Длинное целое

Gorod_otp

Текстовый

20

Adress_otp

Текстовый

30

Index_pol

Числовой

Длинное целое

Gorod_pol

Текстовый

20

Adress_pol

Текстовый

30

Тип документа

Tip dokuments

Kod_tip_dok

Числовой

Длинное целое

Tip_dok

Текстовый

20

Вид документа

Vid dokuments

Kod_vid_dok

Числовой

Длинное целое

Vid_dok

Текстовый

20

Отношение

Таблица

Поля

Тип

Длина

Подразделение

Podraz

Kod_podraz

Числовой

Длинное целое

Podraz

Текстовый

30

Dol

Текстовый

30

Города

Goroda

Index

Числовой

Длинное целое

Name_citi

Текстовый

20

Сотрудники

Sotrudniki

Num_sot

Числовой

Длинное целое

Famely

Текстовый

18

Name

Текстовый

18

Sekond_name

Текстовый

18

Doljnost

Текстовый

30

Podraz

Текстовый

30

Num_kab

Числовой

Длинное целое

Index

Числовой

Длинное целое

Street

Текстовый

18

Num_korpusa

Числовой

Длинное целое

Num_doma

Числовой

Длинное целое

Num_kv

Числовой

Длинное целое

Tel_rab

Числовой

Длинное целое

Tel_dom

Числовой

Длинное целое

Tel_vnutr

Числовой

Длинное целое

Tel_sot

Числовой

Длинное целое

Календарь

Kalendr

Num_sob

Числовой

Длинное целое

Data

Дата/время

Tema

Текстовый

20

komment

Текстовый

50

Полученная даталогическая модель представлена на рисунке 2.3.3.

2.5 Целостность БД

Одним из основополагающих понятий в технологии баз данных является понятие целостности. В общем случае это понятие прежде всего связано с тем, что база данных отражает в информационном виде некоторый объект реального мира или совокупность взаимосвязанных объектов реального мира. В реляционной модели объекты реального мира представлены в виде совокупности взаимосвязанных отношений. Под целостностью будем понимать соответствие информационной модели предметной области, хранимой в базе данных, объектам реального мира и их взаимосвязям в каждый момент времени. Любое изменение в предметной области, значимое для построения модели, должно отражаться в базе данных, и при этом должна сохранятся однозначная интерпретация информационной модели в терминах предметной области.

Мы отметили, что только существенные или значимые изменения предметной области должны отслеживать в информационной модели. Действительно, модель всегда представляет собой некоторое упрощение реального объекта, в модели мы отражаем только то, что нам важно для решения конкретного набора задач.

То, что мы можем построить схему базы данных только из совокупности нормализованных таблиц, определяет структурную целостность. И мы построили схему секретаря из взаимосвязанных отношений. Для этого необходимо установить ограничения, которые будут осуществлять контроль целостности данных в таблице [5].

В базе данных установлено ограничение на наборе данных в таблице «Документы», в поле srok_isp. В данное поле вводится количество дней исполнения документа. Т.к. максимальное число дней в году 366, поэтому можно наложить ограничение меньше или равно 366.

Выводы. Во второй части мы проектировали базу данных. Современные базы данных являются основой многочисленных информационных систем. Информация, накопленная в них, является чрезвычайно ценным материалом, и в настоящий момент широко распространяются методы обработки данных с точки зрения извлечение из них дополнительных знаний, методов, которые связаны с обобщением и различными дополнительными способами обработки данных. Базы данных в данной концепции выступают как хранилища информации. Поэтому от проектирования базы данных зависит сама база.

Кроме того, разработаны методы автоматического преобразование проекта БД из ER-модели в реляционную, при этом преобразование выполняется в даталогическую модель, соответствующей конкретной СУБД.

/

Рисунок 2.3.3 — Даталогическая модель

3. Проектирование интерфейса приложений

Для организации эффективной работы пользователя целесообразно создать целостное приложение предметной области, в которой все его компоненты должны быть сгруппированы по функциональному назначению. При этом необходимо обеспечить удобный графический интерфейс, чтобы пользователь мог решать задачи, не затрачивая усилий на поиск объектов — таблиц, запросов, форм, отчетов, макросов и модулей, реализующих эти задачи.

Важную роль играют формы. Формы являются основным средством создания диалогового интерфейса приложения пользователя. Форма может создаваться для ввода и просмотра взаимосвязанных данных базы на экране в удобном виде, который соответствует документу, привычному для пользователя. Формы также могут применятся для создание панелей управления в приложении.

В мастере форм предоставляется возможность построить многотабличную форму на основе связанных таблиц. Форма, построенная мастером, будет содержать подчиненную форму, если в качестве источника основной частью выбирается главная таблица. При этом может быть выбран вариант, предусматривающий явное включение подчиненной формы, или кнопку для вызова подчиненной формы.

Подчиненная форма отображает данные из всех записей подчиненной таблицы, которые связаны с записью главной таблицы, отображаемой в основной частью формы. С помощью мастера можно создать составную форму, включающую одну или несколько подчиненных форм стандартного вида с выбранными полями.

Если выбран вариант с кнопкой вызова связанной формы, то при необходимости просмотра подчиненных записей связанная подчиненная форма вызывается нажатием этой кнопки [4].

Первая форма является форма «Старт», после запуска системы Секретарь, она появляется на экране. С помощью ее можно войти во все формы, которые имеются в системе. Это удобно тем, что нам не придется открывать каждую форму отдельно, а они все будут показаны на экране, которое называется автоматизированное рабочее место (АРМ) секретаря.

В форме «Старт» имеется четыре кнопки, такие как: работа с документами, сотрудники, открыть ежедневник и кнопка со значком, который обозначает выход из системы секретарь. Данная форма представлена на рисунке 3. 1

Кнопка «Работа с документами» позволяет открыть форму «Документы», где записывается информация о документе. Следующая кнопка, это кнопка «Сотрудники», в котором записаны телефоны сотрудников организаций, по которым с ними можно связаться, а также краткая информация о сотрудниках, которую должен знать секретарь-референт. Под кнопкой «Открыть ежедневник» открывается форма «Календарь», где записаны мероприятия предприятия. Последняя кнопка «Выход» позволяет выйти из системы секретарь.

Рисунок 3.1 — форма «Старт»

Главной формой в системе секретарь является форма «Документы», представленная на рисунке 3.2. В которой описана вся информация о документах, которые находятся на предприятии. Она необходима для оперативного доступа и поиска необходимой информации в большом объеме документооборота на предприятии, за своевременным и качественным контролем их исполнения.

Рисунок 3.2 — форма «Документы»

В данной форме изображены следующие поля: номер регистрации, тип документа, вид документа, резолюция, дата получения, дата подписания, название, подразделение, должность, исполнитель, автор, срок реализации, индекс отправителя, город отправителя, адрес отправителя, индекс получателя, город получателя, адрес получателя.

В таких столбцах как тип документа, вид документа, подразделение, должность, исполнитель, автор, индекс отправителя, город отправителя, индекс получателя, город получателя значения вводятся из списка представленных в полях ввода данных. С помощью этого списка можно каждый раз не вписывать определенные значения, а выбирать из представленных тот вариант, который нам необходим, что позволяет увеличить производительность труда секретаря-референта и улучшить качество заполнения документа. Для занесения новых данных существуют кнопки «Добавить», при нажатии этих кнопок открываются формы (тип документа, вид документа, подразделение, сотрудники и города) на рисунке 3.3 изображена форма «Тип документа», где вводится код типа документа и само название типа документа. Выход из формы автоматически сохраняет новые данные.

Рисунок 3.3 — форма «Тип документа»

Вторая кнопка «Добавить», которая находится напротив поля вид документа открывает форму «Вид документа», изображенная на рисунке 3. 4, в которой вводится код вида документа и его название. При выходе из формы «Вид документа» новые данные автоматически сохраняются и заносятся в поле со списком принадлежащий полю вид документа.

Рисунок 3.4 — форма «Вид документа»

Кнопка находящиеся напротив строк подразделение и должность, открывает форму «Подразделение». В эту форму записываются название отделов и должности, а также их код. Данная форма показана на рисунке 3.5.

Рисунок 3.5 — форма «Подразделение»

Кнопки, которые находятся напротив полей исполнитель и автор, открывает форму «Сотрудники». Данная форма показана на рисунке 3. 6, в которую заносятся данные о сотрудниках предприятия и тех сотрудниках, которые сотрудничают с предприятием их адреса, телефоны и должности. Последняя кнопка «Добавить» открывает форму «Город», которая имеет два поля, такие как «Введите индекс города» и «Введите название города». Данная форма изображена на рисунке 3.7.

Рисунок 3.6 — форма «Сотрудники»

Рисунок 3.7 — форма «Города»

Кроме полей в форме «Документы» имеются необходимые кнопки, необходимые для работы с имеющей информацией о документе находящейся в базе данных. Такие же кнопки находятся в формах «Тип документа», «Вид документа», «Подразделение», «Сотрудники», «Города». Одна из таких кнопок «Просмотр отчетов», она позволяет просматривать отчеты о документах. Кнопка «Удалить запись», позволяет удалить запись, которая находиться на экране. Кнопка «Добавить запись», позволяет добавить новую запись не пролистывая все документы. Кнопка со знаком, необходима для поиска нужного документа, именно с помощью этой кнопки решается одна из главных задач автоматизации рабочего места секретаря-референта — ускорения поиска необходимой информации о документе. При ее нажатии на экране появляется окно представленное на рисунке 3.8. Под названием «Поиск и замена».

Рисунок 3.8 — первая закладка окна «Поиск и замена»

Первая закладка предназначена для поиска информации о документе. Где при заполнении полей и при нажатии кнопки «Найти далее» на экране отображается именно тот документ, на который мы послали запрос.

Вторая закладка предназначена для замены информации о документе, представлена на рисунке 3.9.

Последняя кнопка «Выход», позволяет выйти из формы «Документы» в первоначальную форму «Старт».

Рисунок 3.9 — вторая закладка окна «Поиск и замена»

Второй формой является форма «Сотрудники» в ней записаны телефоны сотрудников и необходимые данные важные по работе. Она необходима для поиска сотрудника на предприятии и за его пределами. Форма «Сотрудники» представлена на рисунке 3.6.

В данной форме изображены поля: фамилия, имя, отчество, подразделение, должность, номер кабинета, индекс, улица, номер корпуса, номер дома, номер квартиры, телефон рабочий, телефон домашний, телефон внутренний, телефон сотовый.

Так же как и форме «Сотрудники», имеются поля со списком: подразделение, индекс и город. А также кнопки: найти запись, добавить запись, удалить запись, просмотр отчетов и выход. В форме «Сотрудники» при выборе кнопки «Найти запись» вместо поиска и замены документов как форме «Документы», производится поиск и замена сотрудника.

Последней формой является форма «Календарь» он позволяет планировать события или мероприятия и устанавливать их время проведения. Он необходим для организации дня. Форма «Календарь» показана на рисунке 3. 10

В данной форме представлены следующие поля: дата события, тема события и комментарий. А для просмотра отчетов существует кнопка «Просмотреть все записи». Кнопка «Найти запись», позволяет найти мероприятие, а также заменить данные.

Рисунок 3. 10 — форма «Календарь»

Средства разработки отчетов в Access предназначены для создания макета отчета, по которому может быть осуществлен вывод данных в виде выходного печатного документа.

Перед началом создания отчета пользователь должен спроектировать макет отчета. При этом определяется состав и содержание разделов отчета, размещение в нем значений, выводимых из полей таблиц базы данных, и вычисляемых реквизитов, а также определяются поля, по которым нужно группировать данные. Для каждого уровня группировки определяются заголовки и примечания, вычисляемые итоговые значения. Кроме того, оформляются заголовки и подписи реквизитов отчета, и определяется порядок вывода данных на экран.

Из этого можно сделать вывод, что отчеты предназначены для формирования выходных документов, содержащих результаты решения задач пользователя, и вывода их на печать [4]. Самым главным отчетом является отчет по документам, представленный на рис 3. 11. В этом отчете изображена вся информация о документе, который возможно распечатать и представить его в распечатанном виде.

Рисунок 3. 11 — отчет по документам

Следующий отчет представляет данные о сотруднике в форме «Сотрудники», который представлен на рисунке 3. 12.

.

Рисунок 3. 12 — отчет Рисунок 3. 13 — отчет

по сотрудникам по календарю

На рисунке 3. 13 представлен образец отчета формы «Календарь», в отчете описаны все мероприятия, их дата, тема и краткий комментарий.

Заключение

Как известно, ведущее место в организации процессов управления отводится секретарю- помощнику руководителя, автоматизация его рабочего места является необходимым условием эффективного управления любого учреждения.

При выполнении данного дипломного проекта была разработана система «Секретарь». Для ее проектирования было проведено:

1 Детальное изучение предметной области;

2 Проектирование инфологической модели;

3 На основании инфологической модели была построена даталогическая модель.

4 Спроектирована и создана база данных в MS Access.

5 Разработаны пользовательские приложения.

Автоматизация рабочего места секретаря-референта приведет к улучшению качества работы секретаря и облегчит ему поиск: документов, сведений о сотруднике и записей в ежедневнике. А также будет выполняться контроль за исполнением документов.

Список литературы

1) Кузнецова Т. В., Санкина Л. В., Быкова Т. А. и др. Делопроизводство (Организация и технологии документационного обеспечения управления): Под ред. Т. В. Кузнецовой. — М.; ЮНИТА-ДАНА, 2001. — 359с.

2) Кузнецова Т. В., Серова Г. А., Андреева В. И., Литвинцева Н. А. Секретарское дело, М.; 2000. — 496с.

3) Карпова Т. С. Базы данных: модели, разработка, реализация — СПб,.: Питер, 2001. — 304с.; ил.

4) Бокаревич Ю. Б., Пушкина Н. В. MS Access 2000 за 30 занянятий — СПб.: БХВ — Санк-Петербург, 2000

5) С. М. Дюго Базы данных: проектирование и использование: Учебник. — М.: Финансы и статистика, 2005. — 592с.: ил.

ПоказатьСвернуть
Заполнить форму текущей работой