Автоматизація обліку нарахування амортизації на прикладі СВК «Багачанське» Хорольського району Полтавської області

Дипломний проект

на тему " Автоматизація обліку нарахування амортизації на прикладі СВК " Багачанське" Хорольського району Полтавської області"

Зміст

Вступ

1.Теоретичні аспекти організації обліку при обробці інформації на ПЕОМ

2. Організація бухгалтерського обліку у СВК «Багачанське»

2.1 Стан організації бухгалтерського обліку у СВК «Багачанське»

2.2Передумови переходу з ручної обробки інформації до автоматизованої

3.Автоматизація обліку нарахування амортизації в СВК «Багачанське»

3.1 Можливості і структура АРМ бухгалтера

3.2 Формування нормативно-довідкової інформації і її призначення

3.3 Формування оперативної інформації з обліку амортизації

3.4 Вихідні машинограми їх зміст і призначення Висновки та пропозиції

Список використаної літератури

облік автоматизований амортизація інформація

Вступ

Комп’ютеризація народного господарства України — один з основних чинників підвищення ефективності виробництва, забезпечення розвитку економіки й техніки нашої країни згідно з вимогами міжнародних стандартів. Одне з провідних місць в управлінні підприємством займає сучасний бухгалтер. Він не лише відповідає за ведення рахунків бухгалтерського обліку, але і здійснює велику роботу по плануванню, контролю, оцінці і огляду господарської діяльності підприємства, по аудитуванню і розробці управлінських рішень.

Для удосконалення управління підприємством необхідно використовувати нові методи управління і сучасні технічні засоби побудови різноманітних інформаційних систем. В першу чергу необхідно провести корінну реконструкцію його технічної і інформаційної бази на основі введення автоматизованої системи обліку, контролю і аудиту.

Керівники і фахівці, які пов’язані з конкретним управлінням не можуть обходитися без вірогідної оперативної зовнішньої і внутрішньої інформації при виробленні та прийнятті управлінських рішень, які спрямовані на покращення виробничої, господарської та іншої діяльності керованого ними суб`єкта управління. Діючі системи автоматизованої або машинної обробки економічної інформації, як правило, забезпечують внутрішньою інформацією лише бухгалтерський облік, статистику, складання зведеної звітності, тощо. А тому необхідну інформацію для вироблення та прийняття управлінських рішень керівники здебільшого вимушені збирати і обробляти вручну або іншим неефективним способом. При виконанні такої технічної роботи вона дорого коштує і забирає багато часуїм не вистачає інколи часу для оперативного аналізу процесів, які відбуваються на ринку та у виробничо-господарській діяльності, тому вони наспіх підготовлюють управлінські рішення, які не завжди оптимальні і ефективні. Врешті зазнають збитків виробництво та інші ланки, що за умов ринкових відносин призводить об`єкт управління до банкрутства.

Для того, щоб підвищить оперативність і покращити якість управління, а також щоб постійно вдосконалювати методи управління, потрібно забезпечувати керівників своєчасною і об`єктивно необхідною інформацією зовнішнього і внутрішнього характеру, яку б вони використовували при виробленні та прийнятті управлінських рішень.

Розробки вчених і практиків спрямовані на всебічну комп`ютеризацію, з одного боку, правової, ділової, економічної інформації, яка стосується автоматизації управління в організаційно-економічних об`єктах різних рівнів і призначень, з іншого-соціально-побутової інформації, яка потрібна населенню як послуга для забезпечення нормальної життєдіяльності.

1. Теоретико-методологічні аспекти організації обліку нарахування амортизації при обробці інформації ПЕОМ

Агропромисловий комплекс — один з найбільших і важливих секторів економіки України. Тут формується основна частина продовольчих ресурсів та майже ѕ роздрібного товарообороту, що впливає на гарантування продовольчої безпеки держави, розвиток внутрішнього та зовнішнього ринків, покращення життєвого рівня населення.

Статтею 15 Конституції України[1]затверджується право власності, держава при цьому забезпечує захист прав усіх суб'єктів права власності і господарювання, соціальну спрямованість економіки. Кожен має право володіти, користуватися і розпоряджатися своєю власністю, а згідно статті 42 кожен має право на підприємницьку діяльність, яка не заборонена законом. На землю, врешті, прийшов господар-власник і переконливо довів, що він господарює ефективніше.

З метою припинення спаду, стабілізації та нарощування агропромислового виробництва згідно з розпорядженням Президента України від 01.12.98 № 574 розроблена Національна програма розвитку агропромислового виробництва і соціального відродження села України на 1999;2010 р.

Реалізація права власності на бізнес запроваджується шляхом створення підприємств, що здійснюють підприємницьку діяльність з метою одержання прибутку. На сьогоднішній день основні питання, пов’язані з правовими аспектами створення, реорганізації й ліквідації господарюючих суб'єктів визначаються Господарським кодексом України. [3]

Указом президента України «Про невідкладні заходи щодо прискорення реформування аграрного сектора економіки» від 3 грудня 1999року започаткований новий етап аграрної реформи в країні, який спрямовується на перенесення центра ваги соціально-економічних перетворень безпосередньо у виробничу сферу на місцях. Зроблено винятково важливий крок упослідовному здійсненні аграрної реформи, що підтверджуються позитивним сприйняттям Указу переважною більшістю всіх верств трудового селянства. [4]

Прийнятий в 1999 році Закон України «Про бухгалтерський облік і фінансову звітність в Україні» передбачає здійснення регулювання бухгалтерського обліку у напрямку гармонізації з міжнародними стандартами фінансової звітності. Саме цей закон встановлює основні принципи бухгалтерського обліку, визнавши його далі базовими для складання будь-якої звітності, в якій містяться вартісні показники [5]

Ще до прийняття зазначеного закону неодноразово ставились питання про реформування системи бухгалтерського обліку із застосуванням міжнародних стандартів. Відповідна Програма [6], затверджена КМУ, визначила основні завдання реформи — створення національних положень (стандартів) бухгалтерського обліку (далі - П (С)БО), серед яких при розгляді даної теми слід зупинитись на «Основні засоби», так як нарахування амортизації в більшості випадках здійснюється на основні засоби підприємства.

Для регулювання обліку при автоматизованій формі обліку необхідно звернутись до законів «Про електронні документи та електронний документообіг» [8], «Про інформацію"[9], «Про захист інформації в автоматизованих системах». В даних законах наведено принципи ведення обліку при автоматизованій системі обліку та висвітлюються основні питання організації ведення бухгалтерського обліку з використанням компютерних систем.

П (С)БО 16 «Витрати» визначає формування бухгалтерського обліку інформації про витрати підприємства та її розкриття в фінансовій звітності. П (С)БО 2 «Баланс» визначає зміст і форму балансу та загальні вимоги до розкриття його статей. В Даному П (С)БО відображається основні засоби, які розташовані у І розділі активу балансу.

Для обліку активів, капіталу і зобов’язань передбачено План рахунків бухгалтерського обліку [13], що є переліком рахунків і схем реєстрації та групування на них фактів фінансово-господарської діяльності. У ньому наведені за десятковою системою коди і найменування синтетичних рахунків і субрахунків, що розміщуються в певних класах.

Відповідно до статті 9 Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» обліково-економічна інформація, що міститься у прийнятих до обліку первинних документах, систематизуються на рахунках бухгалтерського обліку шляхом занесення методом подвійного запису до регістрів синтетичного і аналітичного обліку з використанням типової кореспонденції рахунків. Господарські операції мають бути відображені у регістрі за той місяць, в якому вони були здійснені. Підприємство повинно забезпечити запобігання несанкціонованому та непомітному виправленню записів у регістрах бухгалтерського обліку, а також належне їх зберігання протягом встановленого строку.

При автоматизації обліку Хілінський Ю. пропонує застосовувати звітність в електронній формі. Зокрема він наголошує, що податкова звітність може бути надана за добровільним рішенням платника податку податковому органі в електронній формі, за умови реєстрації електронного підпису підзвітних осіб у порядку визначеного законодавством.

В своїй статті Кириченко В. вказує, що згідно з Законом України «Про оподаткування прибутку підприємств» платники податків мають право віднести до валових будь-які витрати, пов`язані з поліпшенням основних засобів, які підлягають амортизації, в сумі, що не перевищує 10% сукупної балансової вартості груп основних фондів на початок такого звітного кварталу. Для оподаткування витрати пов`язані з проведенням демонтажу, ремонту і введення в експлуатацію основних фондів не можна кваліфікувати як витрати, пов`язані з поліпшенням основних фондів, що підлягають амортизації. По суті, вони є витратами, пов`язаними з доведенням об`єкта до стану, придатного для використання в господарській діяльності, тому на їх суму потрібно збільшити балансову вартість об`єкта і амортизувати його згідно з чинним законодавством.

Важливим питанням є питання амортизації основних засобів які були одержані безкоштовно. Щоб визначити як амортизувати основні фонди отримані безкоштовно, достатньо прочитати визначення терміну Амортизація з Закону України «Про оподаткування прибутку підприємств». Отже, амортизація основних фондів і нематеріальних активів — це поступове віднесення витрат на їх придбання, виготовлення або поліпшення, на зменшення скоригованого прибутку платника податків у межах норм амортизаційних відрахувань. Таким чином, якщо підприємство отримало безкоштовно основні фонди витрат воно по їх придбанню не несло, і тому амортизувати нічого непотрібно [18,19]. Об'єкти основних засобів зараховуються на баланс підприємства за фактичною собівартістю, яка склалася в результаті викупу у громадян сільськогосподарської техніки. У цьому випадку — це договірна вартість плюс вищевказані витрати. Визначає в своїй праці «основні засоби: оцінка та переоцінка сільськогосподарської техніки викупленої у громадян» Харитонова А. і вказує, що: «Мінфін рекомендує (п. 34 Методичних рекомендацій № 561) підприємству переоцінити об'єкти основних засобів, якщо залишкова вартість у порівнянні із справедливо. Вартістю відрізняється більш ніж на 10% (поріг істотності)».

Питання амортизації основних засобів розглянула також Могилова М. М. В Законі України «Про оподаткування прибутку підприємств» зазначено, що операції з включення основних фондів до складу статутного фонду прирівнюються до придбання таких основних фондів із подальшим віднесенням їх до відповідних груп. При цьому балансова вартість основних фондів, внесених до статутного фонду товариства, визначають погоджену засновником товариства їх справедливу вартість, визначену згідно з ПСБО № 7 «Основні засоби».

В сучасних ринкових умовах сільськогосподарські підприємства використовують спрощену систему оподаткування, в зв`язку з цим велику увагу необхідно приділити податковому обліку при обліку основних засобів та нарахування амортизації .

Тему обліку ПДВ при продажу раніше експлуатованих основних засобів розглянув також Іванченко М. в своїй праці «Сільськогосподарське підприємство продає основні засоби: як бути з ПДВ». Він стверджує, що при продажі основних засобів які були придбані раніше необхідно суму ПДВ яку сплатили при придбанні розподілити між двома деклараціями з ПДВ. Це необхідно внаслідок того, що ми придбали основні засоби для потреб власного сільськогосподарського виробництва, а продаємо його не як продукцію свого виробництва [21−23].

Микола Білуха розглядаючи, на даному етапі розвитку важливу тему"Застосування АРМ бухгалтера в обліку і контролі на підприємстві", стверджував, що АРМ бухгалтера забезпечує розв`язання завдань бухгалтерського обліку з найменшою трудомісткістю. При цьому в технології виробництва і використанні (реалізації) облікових даних доцільно застосовувати діалоговий режим, який виключає ручну або пакетну обробку даних. Технологія автоматизованих робочих місць розробляється для працівників, які не мають досвіду програмування комп`ютерних систем, а є користувачами.

В Інструкції з обліку необоротних активів бюджетних установ вказано, що якщо будівлі стоять поруч і мають загальну стіну, але кожна з них — самостійне конструктивне ціле, вони вважаються окремими інвентарними об'єктами. Земля і будівлі розташовані на ній є окремими основними засобами і нарахування амортизації в бухгалтерському обліку відображаються окремо.

А.О.Ніколашин розглядає поняття електронного документообігу при бухгалтерській системі. Він розглядає позитивні і негативні моменти при автоматизації бухгалтерського обліку. Автоматизація передбачає зменшення затрат праці, покращується оперативність документообігу та дає змогу оптимізувати роботу працівників підприємства. Однак при цьому збільшується трудоміскість праці, знижується ефективність поділу праці, погіршується оперативність обліку і аналізу. 29]

У бухгалтерському обліку згідно п. 4 ПСБО 7 «Основні засоби» під терміном «об'єкт основних засобів» слід розуміти закінчений пристрій з усіма пристосуваннями і приладдям до нього; конструктивно відокремлений об'єкт, призначений для використання певних самостійних функцій; відокремлений комплекс конструктивно з'єднаних предметів однакового або різного призначення, що мають для їх обслуговування загальне пристосування, приладдя, керування та єдиний фундамент, унаслідок чого кожен предмет може виконувати свої функції, а комплекс — певну роботу тільки в складі комплексу, а не самостійно; інший актив, що відповідає визначеним основним засобам, або частина такого активу. Також на даний об'єкт заведена інвентарна картка в якій зазначена балансова, ліквідаційна вартості та строк корисного використання, що робиться з метою правильного нарахування амортизації на даний об'єкт згідно з методом вказаним в Наказі про облікову політику. Для цілей податкового обліку поняття об'єкта основних фондів не встановлено, оскільки п. 8.3 статті 8 Закону України «Про прибуток» передбачає пооб'єктний облік основних фондів тільки для першої групи. Цей та інші недолік в законодавстві України з обліку був розглянутий Галена Т. В. в її науковій статті «організація первинного обліку на підприємствах».

У сучасних умовах існує чимало комп`ютерних систем обліку. Серед них Білоусько В.О. у своїй статті розглядає такі програми як: «1С бухгалтерія», «Парус», «Fin expert 4.1for Windows» для бухгалтерського обліку. 31 ]

Л.Г. Панченко, О. В. Мелешко стверджують, що на ринку програмного забезпечення останнім часом з’явилася велика кількість бухгалтерських програм, які с спеціалізованими відповідно до характеру діяльності підприємства. Діяльність агропромислових підприємств с специфічною і відрізняється від інших галузей народного господарства. Галузева специфіка підприємств АПК вимагає від українських виробників програмного забезпечення створення спеціалізованих бухгалтерських програм. Серед них вони виділяють програму «АРМ бухгалтера» [32 ].

М.Білуха стверджує, що незважаючи на досить поширене використання ПЕОМ, повністю автоматизованих систем, які б охоплювали всі ділянки обліку і контролю матеріально-технічних ресурсів, поки що не має[35].

Сучасний бухгалтер повинен не тільки достовірно та своєчасно відображати в обліку фінансово-господарську діяльність підприємства, а миттєво реагувати на зміни в нормативно-правовій базі, правдиво відображати результати змін в фінансовій і податковій звітності. Останніми роками на базі колишніх колективних сільськогосподарських підприємств створені нові форми господарювання: господарські товариства, сільськогосподарські виробничі кооперативи, приватні підприємства, агрофірми, фермерські господарства. Основним видом діяльності таких підприємств є виробництво сільськогосподарської продукції, первинна її обробка та реалізація. Н. М. Ткаченко, В. В. Квачан провели аналіз стану бухгалтерського та податкового обліку, проблеми автоматизації їх ведення та можливості існуючих на сьогодні в Україні відповідних програмних продуктів. Для підприємства одним із важливих етапів автоматизації обліку є проведення правильної оцінки складу та обсягу необхідного документообігу, визначення переліку документів, які мають вестися в електронній формі, а які в паперовій. В зв’язку з цим необхідно чітко визначити завдання автоматизації.

Стосовно управлінського обліку, слід відмітити, що комплексна автоматизація обліку дозволяє не тільки створити базу інформації, але й якісно опрацювати її, при цьому завдяки автоматизованій обробці інформації зменшується кількість помилок в бухгалтерському обліку. Завдяки веденню прогресивних форм ведення бухгалтерського обліку надзвичайно складне. Із використанням ЕОМ вона зросла ще більше.

Раціональна організація бухгалтерського обліку передбачає таку його побудову, при якій він забезпечує своєчасне виконання важливих функцій в справі планування при мінімальних затратах засобів праці. Сучасними дослідженнями автоматизації бухгалтерського обліку є покращення інформаційного забезпечення органів управління і контролю за рахунок введення, обробки, видачі облікових даних.

Оскільки у процесі управління сільськогосподарським виробництвом облік є найбільш трудомісткою ділянкою, то якраз із нього починається комп’ютеризація управлінських робіт. До того ж наявність сталої інформації створює сприятливі умови для використання обчислювальної техніки. Але необхідно розвивати не лише автоматизацію бухгалтерського обліку, а й комп’ютеризацію усього сільськогосподарського виробництва. Це передусім створення програмного забезпечення з аналізу основних видів діяльності.

Отже, з вищесказаного видно, що проблема обліку амортизації необоротних активів, а з них в першу чергу амортизації основних засобів та автоматизація облікового процесу залишається найбільш розповсюдженою в наукових доповідях, статтях та працях видатних вчених, які занепокоєні станом законодавства та невідповідності податкового та бухгалтерського обліків з обліку основних засобів і та автоматизацією облікового процесу.

2. Організація бухгалтерського обліку в СВК «Багачанське»

2.1 Стан організації бухгалтерського обліку

Під організацією бухгалтерського обліку розуміють систему умов та елементів побудови облікового процесу з метою отримання достовірної та своєчасної інформації про господарську діяльність підприємства і здійснення контролю за раціональним використанням виробничих ресурсів і готової продукції.

Закон України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» визначає основні засади організації бухгалтерського обліку в Україні. Зокрема, він надає право підприємству самостійно:

· визначати облікову політику підприємства;

· обирати форму бухгалтерського обліку як певну систему реєстрів обліку, порядку і способу реєстрації та узагальнення інформації в них з додержанням єдиних засад, встановлених цим Законом, та з урахуванням особливостей своєї діяльності і технології обробки облікових даних;

· розробляти систему і форми внутрішньогосподарського (управлінського) обліку, звітності і контролю господарських операцій, визначати права окремих працівників на підписання бухгалтерських документів;

· затверджувати правила документообігу і технологію обробки облікової інформації, додаткову систему рахунків і реєстрів аналітичного обліку;

· виділяти на окремий баланс філії, представництва, відділення та інші відокремлені підрозділи, які зобов’язані вести бухгалтерський облік, з наступним включенням показників їхньої бухгалтерської звітності до фінансової звітності підприємства.

Протягом тривалого періоду склалися різні системи обліку і безліч форм організації поточних облікових записів, які відомі на практиці як форми бухгалтерського обліку. Система бухгалтерського обліку ґрунтується на окремих, узгоджених між собою економічних принципах, що мають велике значення при практичному їх застосуванні.

Форма бухгалтерського обліку — це сполучення різних регістрів аналітичного і синтетичного обліку, їх взаємозв'язок, послідовність і способи облікових записів з метою узагальнення й одержання звітності.

Основними принципами, що визначають ту чи іншу форму обліку, є: структура реєстрів синтетичного обліку, взаємозв'язок реєстрів синтетичного і аналітичного обліку, зовнішня форма реєстрів, послідовність і спосіб записів, кількість реєстрів.

Можна нарахувати на цей час десятки різних форм бухгалтерського обліку. Багато з них мало відрізняються одна від одної, оскільки виникли як результат поєднання і коливання різних елементів форм, які існували раніше. Різноманітність форм бухгалтерського обліку поступово скорочувалася під впливом тенденції до типізації і уніфікації.

Завдання вибору найбільш прогресивних форм бухгалтерського обліку надзвичайно складна. Складність і разом з тим актуальність цього питання ще більше зросла у зв’язку з інтенсивним використанням на сьогоднішній день персональних електронно-обчислювальних машин і впровадженням складної системи оподаткування.

На сьогоднішній день в Україні найпоширенішими формами обліку є: меморіально-ордерна, журнал-Головна, Журнально-ордерна, автоматизована та змішані форми обліку.

Якщо характеризувати форму обліку, застосовувану в СВК «Багачанське», вона є меморіально-ордерною формою обліку.

Меморіально-ордерна форма обліку в Україні виникла у 1928;1930 рр. Вона передбачає по всіх без винятку операціях складання проводок у меморіальних ордерах на підставі первинних документів або накопичувальних відомостей. Меморіальний ордер оформляють на спеціальному бланку, який перевіряє і підписує головний бухгалтер або його заступник. У меморіальних ордерах коротко описується зміст господарської операції або дається посилання на документ, приводиться рахункова формула, тобто зазначається шифр кореспондуючих рахунків і сума обороту.

Зараз меморіальні ордери мають постійні номери, що дає можливість складати на кожну групу однотипних операцій лише один меморіальний ордер за місяць. Зберігаються меморіальні ордери разом із підшитими до них документами.

При меморіально-ордерній формі бухгалтерського обліку хронологічний запис операцій відокремлений від систематичного. Хронологічний запис ведуть у спеціальному реєстрі — реєстраційному журналі, який передбачений для порядкової нумерації меморіальних ордерів і контролю за їх збереженням.

Записи групують у реєстрі синтетичного обліку — Головній книзі. У ній фіксують номери меморіальних ордерів, проставляють дату їх оформлення і суми по операціях.

Обороти по кожному синтетичному рахунку як по дебету, так і по кредиту розділяють на складові по кореспондуючих рахунках. У Головній книзі реєструють тільки поточні обороти, які підсумовують за місяць по дебету і по кредиту кожного рахунка в розрізі кореспондуючих рахунків. Сальдо по рахунках у Головній книзі не виводиться.

По закінченні місяця на підставі даних Головної книги складають оборотну відомість по синтетичних рахунках (або пробний баланс). Відповідні підсумки оборотної відомості звіряють з підсумками записів у реєстраційному журналі.

Аналітичний облік ведуть у книгах, картках, на вільних аркушах. Картки і вільні аркуші реєструють у реєстрах. Аналітичний облік касових операцій здійснюється тільки в Касовій книзі. Записи в реєстри аналітичного обліку ведуть безпосередньо з первинних документів, підшитих разом із меморіальними ордерами. По закінченні місяця по аналітичних рахунках підводять підсумки і складають оборотні або сальдові відомості.

Перевірка правильності аналітичного і синтетичного обліку здійснюється шляхом складання оборотних відомостей по рахунках аналітичного обліку з відповідними сумами оборотної відомості по синтетичних рахунках.

Меморіально-ордерна форма відрізняється простотою і гнучкістю побудови синтетичних і аналітичних реєстрів, що дозволяє рівномірно розподілити обсяг роботи між працівниками бухгалтерії. Можливе широке використання засобів обчислювальної техніки. Все це забезпечило широке розповсюдження меморіально-ордерної форми обліку.

Та все ж меморіально-ордерній формі обліку притаманні суттєві недоліки. Так, для неї характерна багатократність записів і пов’язані з цим зайві затрати праці. Багато часу займають підрахунки підсумків і взаємна звірка реєстрів синтетичного і аналітичного обліку, які в основному здійснюють у найбільш напружені періоди — кінці облікового циклу. Це створює неритмі-чність у роботі, нерівномірність завантаження працівників бухгалтерії протягом місяця.

Меморіально-ордерна форма обліку не вирішила найважливіших проблем бухгалтерської техніки — відставання аналітичного обліку від синтетичного, забезпечення безпосереднього складання відомостей за даними облікових реєстрів, скорочення кількості робочих прийомів. Нині цю форму обліку використовують переважно на невеликих підприємствах.

2.2 Передумови переходу з ручної обробки бухгалтерської інформації на автоматизовану

В період переходу до повноцінної ринкової економіки автоматизація бухгалтерського обліку, точність і оперативність інформації є вирішальними факторами успішного розвитку економіки України. При цьому необхідно враховувати значну різницю у змісті бухгалтерського обліку в Україні і в країнах з розвинутою економікою. Якщо в Україні бухгалтерська справа обмежувалася обліково-реєстраційними завданнями, то в країнах з розвинутою ринковою економікою вони не є основною частиною бухгалтерського обліку основна увага приділяється фінансовому аналізу та прогнозуванню. Тому дуже важливо оцінити завдання й цілі автоматизації бухгалтерського обліку.

Перехід до автоматизованого бухгалтерського обліку вимагає не лише бажання і коштів, а й значної підготовчої роботи як організаційної, так і методичної. Перехід потрібно організовувати плавно, поетапно, краще за все до початку звітного періоду (кварталу, року). Звірений баланс, залишки, звітність за попередній період необхідні як вхідна інформація для введення в комп’ютер. Потрібно також правильно оцінити склад і обсяг необхідного документообігу, визначити, які документи будуть вестись в електронному вигляді, а які - в паперовому. Для цього насамперед необхідно точно визначити завдання автоматизації.

Звичайно, найбільша кількість помилок в обліку при паперовій технології виникає на етапі переносу даних з одного облікового регістру до другого, а також при складанні різноманітних довідок і звітів. Використання автоматизованого обліку дасть змогу повністю звільнитися від такого роду помилок, оскільки як правило при автоматизованому обліку ведеться тільки один обліковий регістр, всі інші формуються автоматично і ризик помилки при переносі даних між регістрами обліку дорівнює нулю.

Кожний бухгалтер знає, скільки часу і сил вимагає підготовка тих чи інших довідок, звітностей та іншої оперативної інформації, що завжди потрібна терміново. Використання засобів автоматизації дає змогу практично повністю вирішити цю проблему, протягом лічених хвилин підготовити найрізноманітніші й деталізовані бухгалтерські дані. Потрібно також звернути увагу на те, що правильний вибір засобів автоматизації програмного забезпечення дозволить легко і швидко адаптувати роботу бухгалтерії до частих змін правових норм, які вносяться Урядом України. На жаль, подеколи цей вибір доручається спеціалістам, котрі мають смутну уяву про повсякденну рутинну роботу і проблеми бухгалтерії й чиї критерії не завжди збігаються з інтересами бухгалтерії даного підприємства.

Автоматизація не лише підвищує якість обліку, а й якість бізнесу підприємства. Тому вибір засобів автоматизації завжди має здійснюватися безпосередньо зацікавленими спеціалістами — бухгалтером і керівником підприємства. Лише спеціаліст-бухгалтер може правильно оцінити систему за всіма критеріями, основними з яких є такі.

Настроюваність системи як на специфіку конкретної організації (незалежно від форми власності), так і на можливі зміни в законодавстві. Користувачеві має бути надана можливість в мінімальний термін і без втрат інформації перебудувати не тільки план рахунків, звітні форми, типові проводки, а й формувати звітність згідно з новими вимогами. Так, наприклад, підприємства з іноземними інвестиціями як правило надають своїм зарубіжним партнерам звітність за формами, заснованими на інших, ніж в Україні, методах.

Можливість роботи не тільки в локальних обчислювальних мережах, а й з іншими джерелами бухгалтерської інформації, такими, як системи зв’язку «клієнт — банк» для пересилання платіжних документів безпосередньо з комп’ютера до банку; касові апарати для оперативного обліку і відображення операцій у роздрібній торгівлі тощо.

Наявність з боку розроблювача кваліфікованої підтримки користувача приблизно за такими напрямками:

а) навчання роботі з програмами, що особливо важливо, оскільки в багатьох випадках через відсутність необхідних навичок і відпрацьованих методик навчання бухгалтер не може використовувати програмне забезпечення;

б) супроводження програмного забезпечення, що необхідно не тільки на випадок ушкодження програми з різних причин, а й у випадках радикаль них змін у законодавстві;

в) оперативні консультації, оскільки проблеми, що виникають у процесі роботи, значною мірою зумовлені або порушенням технології роботи з про грамами, або недостатнім знанням можливостей системи.

Комп’ютерна інформаційна система бухгалтерського обліку (КСБО) -сукупність економіко — математичних методів і моделей, технічних, програмних, технологічних засобів і рішень, а також спеціалістів, призначена для обробки інформації і прийняття управлінських рішень.

В Україні використовується значна кількість програмних продуктів для автоматизації бухгалтерського обліку, найбільш популярними з яких є: «Парус», «Fin Expert», «БЕСТ», «Lady Fin», «Фінанси без проблем», «1С — Бухгалтерія — Проф. для Windows» та ін.

Організація автоматизованого бухгалтерського обліку потребує певних передумов:

· детального вивчення технології виробництва;

· високої кваліфікації головного бухгалтера;

· наявності грошових коштів для інвестицій в створення та експлуатацію інформаційної системи;

· зацікавленості керівника та головного бухгалтера.

Створення комп’ютерних систем бухгалтерського обліку повинно базуватися на таких принципах:

Економічна доцільність. Переваги, що очікуються від використання системи, повинні перевищувати витрати на проектування, впровадження, вивчення, супровід;

Гнучкість. Система, що створюється, повинна мати достатній запас гнучкості, щоб забезпечити можливість реагування на зміну зовнішніх факторів. Основними вимогами до гнучкості бухгалтерських систем є такі можливості:

· зміна (налагодження) плану рахунків;

· ведення аналітичного обліку за довільними рахунками та ознаками;

· зміна (налагодження) шаблонів типових бухгалтерських операцій;

· зміна (налагодження) форм типових звітів і доповнення новими звітами.

Контроль. Створення паралельних інформаційних потоків, які контролюють один одного та забезпечують достовірність даних.

Захист і безпека даних. Якісна комп’ютерна система бухгалтерського обліку повинна виконувати наступні функції щодо безпеки даних:

· поділ доступу до функцій і даних системи шляхом авторизації користувачів за паролем;

· шифрування даних;

· наявність контролю за входом до системи і ведення журналу робочого часу;

· контроль за періодичністю створення резервних копій інформації.

Сумісність. Система повинна проектуватися з урахуванням людського фактору та організаційних особливостей підприємства, вже наявних комп’ютерів та програм.

Універсальність. Програмна система повинна розв’язувати не окрему задачу, а виконувати стандартні процедури і обробляти конкретну задачу як окремий випадок більш загальної. Тому при складанні алгоритму слід звертати увагу на масові операції. Розробник повинен зібрати дані про типи господарських операцій та їх частоту на конкретному підприємстві. Після цього слід поділити інформаційний масив на стандартні і нестандартні операції. Алгоритм повинен бути орієнтований на масові операції, але передбачати обробку і не масових.

Крім застосування засобів захисту, що вбудовуються в програмне забезпечення (паролі, шифрування даних), також повинно бути ряд організаційних та адміністративних заходів. Служба безпеки підприємства повинна стежити за можливістю акустичного прослухування приміщення бухгалтерії, відсутністю підслуховуючих пристроїв у комп’ютерах, комп’ютерних мережах, телефонах, копіювальній техніці.

Створення КСБО на підприємстві складається з трьох основних етапів:

вивчення особливостей господарської діяльності підприємства;

проектування системи і узгодження проекту;

впровадження та удосконалення системи.

Вивчення особливостей господарської діяльності підприємства Мета етапу — отримати об'єктивну інформацію про діяльність підприємства та обґрунтувати необхідність створення КСБО. На цьому етапі необхідно визначити:

· що саме повинні отримати від системи користувачі;

· з яких джерел інформації;

· якою є послідовність перетворення інформації для надання її в зручному, зрозумілому і придатному вигляді з метою подальшого використання І аналізу.

Метою вивчення наявної організації бухгалтерського обліку на підприємстві є визначення: реквізитів первинних документів, за якими проводиться обробка інформації; обсягу звітної інформації, її шляхів та руху; реквізитівознак, на підставі яких формуються вихідні дані в обліковому регістрі і взаємозв'язки показників цих регістрів між собою; форми бухгалтерського обліку; системи контролю, в тому числі ревізій; системи кодування, що викорис,-. товується; комп’ютерної техніки.

Проектування системи і узгодження проекту

Підготовка підприємства до комп’ютеризації починається з видання наказу про зміни в його структурі, документообігу, розподілу обов’язків між працівниками, переходу на нову технологію обробки облікової інформації.

На стадії проектування формулюють вимоги до створювання КСБО. Для цього необхідно забезпечити співпрацю широкого кола фахівців юристів, програмістів, інженерів, а також майбутніх користувачів системи, які безпосередньо будуть працювати в КСБО.

Впровадження та удосконалення системи

Після того, як проект КСБО створено, необхідною умовою його успішного впровадження є вдалий підбір працівників та їх підготовка до роботи. Підготовка може і проводитися силами розробників системи або за допомогою спеціальних курсів підвищення кваліфікації.

Паралельно з підготовкою персоналу проводять роботи зі встановлення та налагодження апаратних та програмних засобів, визначають місця встановлення комп’ютерів, засоби їх охорони, осіб, відповідальних за збереження та супровід програмного забезпечення.

Кафедрою бухгалтерського обліку ХНАУ ім. В.В. Докучаєва був розроблений пакет прикладних програм для автоматизованої обробки облікової інформації «АРМ бухгалтера», який використовується більш ніж у 30-ти сільськогосподарських підприємствах.

Процес обробки облікової інформації можна розділити на шість етапів:

— створення та зведення робочого кодифікатора;

— підготовка вхідної інформації на первинних документах;

— первинна (обчислювальна) обробка вхідної інформації;

— створення і введення нормативно-довідкової та оперативної інформації;

— отримання вихідної інформації (машинограм);

— використання машиноірам для складання бухгалтерського балансу та інших форм фінансової звітності під час аналізу і контролю фінансово-господарської діяльності підприємства.

Технологічний процес обробки облікової інформації в умовах АРМ складається з двох частин, Перша частина включає пакет прикладних програм з обліку праці та заробітної плати, а другадокументи зведеного синтетичного й аналітичного обліку. У результаті використання двох пакетів програм розроблено інтегроване автоматизоване робоче місце бухгалтера.

Вхідною інформацією для автоматизованої обробки слугують первинні документи, які повинні містити кількісно-ціннісні показники або відповідні коефіцієнти.

Нормативно-довідкову інформацію господарство створює на момент упровадження «АРМ бухгалтера». У подальшому її постійно коригують для автоматизації розрахунків і здійснення автоматизованих операцій з метою отримання вихідних документів.

Упровадження «АРМ бухгалтера» дасть змогу підвищити якість облікової інформації, прискорити її опрацювання та дозволить комплексно вирішувати завдання обліку в господарстві, ефективно здійснювати свою фінансово-господарську діяльність.

Для бухгалтерії перехід до реформування системи бухгалтерського обліку із застосуванням міжнародних стандартів означає постійне підвищення вимог до обсягу, якості та оперативності роботи. Дедалі зростають вимоги до рівня кваліфікації, — вже мало бути лише бухгалтером, необхідні глибокі знання економічної теорії, права, фінансового аналізу. Відповідно підвищуються вимоги до автоматизованих систем: це й можливість надання даних для фінансового аналізу, і поширення можливостей бухгалтерського діловодства й документообігу, і системи зведеного обліку та фінансової звітності, яку складають підприємства різних країн світу і яка має певні відмінності у підходах до змісту фінансових звітів, необхідних для прийняття рішень в умовах розвитку міжнародної торгівлі, транснаціональних корпорацій, глобалізації фінансових ринків.

3.Автоматизація обліку нарахування амортизації в СВК «Багачанське»

3.1 Можливості і структура АРМ бухгалтера

Основу машинно-орієнтованих форм бухгалтерського обліку складає інформація первинних документів. Подвійний запис, що є основним способом відображення господарських операцій на рахунках бухгалтерського обліку, зберігається і в умовах обробки бухгалтерської інформації за допомогою ПЕОМ.

Машинні носії інформації сприяють автоматизації процесів її обробки, суміщенню синтетичного і аналітичного обліку, накопиченню інформації, необхідної для розробки показників місячної, квартальної і річної звітності підприємств.

При машинних формах обліку технологічний процес обробки даних в бухгалтерії зводиться до кодування документів і зв’язаних з цим логічних дій, а всі інші дії виконує комп’ютер.

Весь процес обробки облікової інформації можна умовно розділити на шість етапів:

— створення і ведення робочого кодифікатора;

— підготовка вхідної інформації на первинних документах;

— первинна (обчислювальна) обробка вхідної інформації;

— створення і введення нормативно-довідкової і оперативної інформації;

— отримання вихідної інформації (машинограм);

використання машинограм при складанні бухгалтерського балансу, звітності, для аналізу і контролю господарської діяльності підприємства.

На першому етапі обробки облікової інформації необхідно розробити номенклатуру, яка підлягає кодуванню, і вибрати систему кодування.

Коди — це сукупність умовно позначених всіх елементів систематизованої облікової номенклатури. Вони повинні бути єдиними для усіх структурних підрозділів і мати мінімальну кількість цифрових знаків. У розвиток коду застосовуються шифри, які означають собою конкретний елемент облікової номенклатури.

Систему кодів і шифрів до впровадження машинної обробки інформації розробляє програміст спільно з фахівцями і працівниками бухгалтерії господарства. Існує декілька систем побудови кодів: порядкова, серійна, порозрядна, система повторення і комбінована.

При порядковій системі кодування усі позиції облікової номенклатури кодують за ростом номерів без пропуску їх для резерву. Серійна система кодування, на відміну від порядкової, для кожної групи має однорідний номенклатурний резерв вільних номерів для її розширення. У порядковій десятковій системі кодування кожній ознаці облікової номенклатури відводять певне число розрядів. При комбінованій (змішаній) системі код будують зразу за декількома системами.

Запропоноване програмне забезпечення передбачає застосування семизначного коду синтетичного та аналітичного обліку, де перші два знаки відповідають коду синтетичного рахунку, третій-субрахунку, останні чотирианалітичному рахунку. Сукупність кодів для кожної господарської операції, які необхідно перенести з документа на технічний носій ПЕОМ, називають обліковою фразою. Елементами будь-якої облікової фрази є або називається: група реквізитів документа, група дебету, група кредиту, група натуральних показників, сума операції. Облікову фразу можна виразити у вигляді таблиці:

Таблица

1 — код підприємства; 2 — дата; 3 — місяць; 4 — код виробничого підрозділу; 5 — код синтетичного рахунку; 6 — крд субрахунку; 7 — код аналітичного рахунку; 8 — код статті витрат; 9 — кількісні показники; 10 — сумові показники; 11 — код синтетичного і аналітичного рахунку по кредиту.

Якщо в цю формулу ввести цифрові характеристики господарської операції, то одержимо конкретну фразу, яка буде розміщена на первинному документі і без утруднень перенесена на технічний носій.

Формули облікової фрази можуть бути різними в залежності від видів операцій, що відображаються в документах. Тому всі документи ділять на дві групи. До першої групи включають документи по обліку праці та її оплаті, до другоївсі інші документи.

Відповідно до порядку кодування рахунків один із двох взаємозв'язаних кореспондуючих рахунків умовно називається основним, другийкореспондуючим. Кожний із двох кореспондуючих рахунків є одночасно і основним, тобто показує динаміку окремого об'єкту обліку, і кореспондуючим, тобто показує напрямок руху засобів (кредитовий оборот) або джерело цього руху (дебетовий оборот).

Технологічний процес обробки облікової інформації в умовах АРМ складається з двох частин. Перша частина включає пакет прикладних програм з обліку праці і заробітної плати (ППП АРМ УТЗП); друга — зведений синтетичний і аналітичний облік (ППП АРМ САУ). У результаті спільного використання двох пакетів програм одержано інтегроване автоматизоване робоче місце бухгалтера (ІАРМ бухгалтера), яке автоматизує такі розділи бухгалтерського обліку:

— облік основних засобів;

— облік виробничих запасів;

— облік витрат на виробництво і вихід продукції;

— облік готової продукції, товарів і реалізації;

— облік грошових запасів і розрахунків;

— облік фінансових результатів;

— облік фондів і резервів;

— облік кредитів банку і фінансування;

— спільний синтетичний облік;

— бухгалтерська звітність.

Таке розділення зумовлено спільністю показників вхідних документів, операцій технологічного процесу, принципів ведення бухгалтерського обліку і дозволяє проводити роботу із автоматизації окремих розділів обліку. Вихідною інформацією для автоматизованої обробки є первинні документи, які повинні мати кількісно-ціннісні (сумові) показники або відповідні коефіцієнти.

Документи заповнюють чітко і у відповідних графах. Первинні документи складаються відповідно до діючих інструктивних положень -" Альбомів форм первинного обліку і регістрів первинно-перфокарточної форми бухгалтерського обліку в сільськогосподарських підприємствах" .

При заповненні вихідної інформації з обліку праці та її оплати відображаються такі кількісні показники: години — в цілих числах, дні і коне-дні - з одним десятковим знаком, обсяг виконаних робіт в натурі і норма виробітку — з двома десятковими знаками (при відсутності проставити «І»). В облікових листах тракториста-машиніста, крім того, заповнюють в цілих числах графи «Витрати пального за нормою на одиницю роботи» і «Витрати пального фактично». При підготовці первинних документів з останніх розділів бухгалтерського обліку підлягають заповненню і кодуванню такі реквізитиознаки: дата, номер пачки, номер документа, бригада-замовник, операція руху, одержувач, відправник, основний синтетичний і аналітичний рахунки, кореспондуючий синтетичний і аналітичний рахунки, інвентарний номер основних засобів, стаття виробничих витрат, кількість (гол., шт., кг, л), кількість (жива маса, кг), кількість (залікова вага), сума, кормо-дні, ознака-сторно.

Коди операції руху, одержувача і відправника — проставляють на документах з обліку руху товарно-матеріальних цінностей, сільськогосподарської продукції і тварин (рахунки № 10, 11, 20, 21, 22, 26, 27, 28, 70, 90). Ознака — інвентарний номер основних засобів — проставляється на документах з обліку руху, основних засобів і витрат на їх ремонт (рахунки № 10, 234). Код-стаття виробничих витрат проставляється на документах про списання витрат на виробництво, утримання допоміжних і обслуговуючих виробництв (рахунки № 23, 91, 92, 93, 94).

Ознака-кількість (гол., шт., кг, л) — заповнюється на усіх первинних документах.

Ознака-кількість (жива маса, кг) — заповнюється тільки за рахунком 21 «Тварини на вирощуванні і відгодівлі» — жива маса.

Ознака-кількість (залікова вага) — заповнюється при здачі продукції державі (кредит рахунку № 70).

Реквізит-сума — проставляється по всіх господарських операціях, крім витрат товарно-матеріальних цінностей і сільськогосподарської продукції (рахунки 20, 21, 22, 26, 27, 28), оскільки розрахунок суми за їх витратою здійснюється автоматично ПЕОМ. Ознака-сторно дорівнює «1», якщо господарська операція сторнується, запис в первинному документі повинен бути зроблений «червоним» .

Заповнені і закодовані первинні документи комплектуються за формою в пачки по 100 документо-рядків. На кожну пачку виписується супровідний ярлик і присвоюється порядковий двозначний номер. Комплектування в пачки для обробки рекомендується робити за рахунками, а при великих номенклатурах — і за субрахунками, що полегшить звірку залишків аналітичного обліку зі складським господарством, контроль за вірністю одержаних машинограм.

3.2 Формування нормативно-довідкової інформації з обліку амортизації та її призначення

Нормативно-довідкову інформацію створює господарство на дату впровадження АРМ бухгалтера. Потім її постійно коригують для автоматизації розрахунків і здійснення автоматичних операцій, щоб мати вихідні документи.

Уведення нормативно-довідкової інформації, підтримання її в робочому стані в умовах автоматизації обліку є важливим обов’язком працівників бухгалтерії, несвоєчасне або неповне подання змін для коригування довідників призводить до невиконання автоматичних розрахунків і додаткових затрат часу працівників бухгалтерії на дооформлення документів і перерахування даних.

При переході на машинну обробку інформації розробляється Довідник найменувань аналітичних рахунків, в якому за відповідним синтетичним рахунком наводиться вся номенклатура оборотних та необоротних активів, складових власного капіталу, дебіторів та кредиторів, доходів і результатів діяльності, витрат діяльності.

Крім того, складаються окремі довідники найменувань синтетичних рахунків та субрахунків, операцій руху активів, статей витрат, професій та категорій працюючих, видів виплат і утримань, платників податку, видів робіт, структурних підрозділів та ін.

Дані названих довідників уводяться в пам’ять ПЕОМ і використовуються в автоматичному режимі при переносі кількісно-сумових показників з первинних документів. Документальне оформлення господарських операцій проводиться в момент їх здійснення. При цьому звертається увага не тільки на юридичну сторону оформлення, але й правильність використання записів і наявність в документах усіх необхідних реквізитів.

Нормативно-довідкова інформація створюється господарством на дату впровадження АРМ бухгалтера і надалі постійно коректується з метою автоматизації розрахунків і здійснення автоматичних операцій для одержання вихідних документів.

Ведення нормативно-довідкової інформації, підтримання її в робочому стані в умовах автоматизації обліку є важливим обов’язком робітників бухгалтерії. Несвоєчасне або неповне подання змін для коректування довідників призводить до невиконання автоматичних розрахунків і вимагає додаткової праці робітників бухгалтерії для дооформлення і перерахунків.

Для обліку нарахування амортизації застосовують довідники інформації:

ь підприємство;

ь назви синтетичних та аналітичних рахунків;

ь працюючих;

ь найменування бригад-замовників;

ь інвентарних номерів;

ь найменування статей витрат;

ь найменування операцій руху.

Введення нормативно-довідкової інформації з обліку амортизації здійснюється за відповідними структурами довідників. Довідник являє собою спецтаблицю за певною ланкою нормативно-довідкової інформації.

За допомогою довідника підприємства формується назва підприємства по всих видах машинограм, крім того показники довідника використовуються для виписки накладних, рахунків-фактур, платіжних доручень та ін.

Довідник назви синтетичних та аналітичних рахунків наводиться вся номенклатура основних засобів. Згідно структури довідника записуються такі показники: код синтитичного та аналітичного рахунку, найменування синтетичного рахунку, код субрахунку, найменування субрахунку .

Нормативнодовідкова інформація про працюючих згідно відповідного довідника формується на підставі кадрового обліку та даних бухгалтерського обліку. Дані даного довідника потрібні для формування інформації в інвентарних картках, щодо матеріально відповідальної особи за якими закріплений відповідний основний засіб .

Нормативнодовідкова інформація про структурні підрозділи згідно відповідного довідника потрібна для формування інформації в інвентарних картках, щодо структурного підрозділу за яким закріплений відповідний основний засіб .

За допомогою довідника інвентарних номерів основні засоби згруповані за відповідними субрахунками. Даний довідник складається з інвентарного номеру основного засобу та його найменування згрупованих в окремі групи такі як: будинки та споруди, машини та обладнання та ін. .