Автоматизированные системы управления

Тип работы:
Курсовая
Предмет:
Менеджмент


Узнать стоимость

Детальная информация о работе

Выдержка из работы

Министерство образования Российской Федерации

ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ УПРАВЛЕНИЯ

Институт Управления на транспорте и логистики

Кафедра Логистики

КУРСОВОЙ ПРОЕКТ

по дисциплине: «Управление информационными ресурсами»

на тему: «Автоматизированные системы управления»

ВЫПОЛНИЛА

студент 3 курса дневного отделения

Института Управления на транспорте

Группы 1

Бухтеев А. С

РУКОВОДИТЕЛЬ ПРОЕКТА

Филиппов Е. Е

Москва 2009 г.

Введение

Сегодня успех любой компании в сфере продаж просто немыслим без применения современный информационных технологий управления. Современное программное обеспечение — это немаловажный критерий успешности, прибыльности и процветания фирмы.

В настоящее время, когда научно-технический прогресс не только не стоит на месте, а движется вперед семимильными шагами, в мире появляется огромное количество автомобилей различных марок и модификаций, а как следствие большое количество компаний-поставщиков запчастей к ним. Для производственно-складских компаний, таких как, рассматриваемая в курсовой работе компания ООО «UKOR AUTO», встает вопрос быстро и чутко откликаться малейшим изменениям в сфере машиностроения и научно-технического прогресса в целом, при этом не только по стране, но и в мире в целом.

Конкуренция между компаниями по продажам сейчас в современной рыночной экономике очень велика, это, безусловно. Ну, а для того, чтобы выбиться из высокой конкурентной среды передовиком, уже очень мало предлагать потребителю оптимальный ассортимент продукции и набор услуг, но и, главное, самым эффективным образом организовать свою работу в сфере продаж.

А для этого, как уже было сказано, в компании должны быть самые передовые, а следовательно и самые удобные и высокоэффективные современные информационные технологии управления, которые позволили бы качественно усовершенствовать многие процессы происходящие в компании, ускорить процесс обработки заказов и, в конечном итоге, вследствие всего, значительно увеличить оборот продаж и прибыльность компании в целом, а следовательно и повысить ее конкурентоспособность на рынке продаж.

Производственно-складским компаниям характерна повышенная внимательность и правильность обрабатываемых информационных потоков. Если учесть значительный объем и темпы роста количества товара в данной сфере, а так же специфические требования к его хранению и реализации, здесь очень важно наладить быстрый и качественный сбор, обработку и анализ информации, относящейся к сфере продаж компании. Осуществить это представится возможным только путем внедрения автоматизированных информационных технологий управления, позволяющих упорядочить процесс оборота товара и потоки отчетных документов в компании — начиная от заказа очередной партии у поставщика и заканчивая непосредственной реализацией продукции.

Так как растет количество новых запчастей и их поставщиков, а так же ежегодно выходят из использования так же большое их количество, внедрение компьютерных систем в компании ООО «UKOR AUTO» стало необходимым. В связи с постоянно возрастающим потоком информации, как внутренней, так и внешней, все сотрудники компании просто обязаны быстро в нем ориентироваться для того, чтобы качественно выполнять свои обязанности и продвигать компанию на более высокий уровень. Делать это становится все труднее, если учитывать постоянно расширяющийся и обновляющийся ассортимент программных средств и методик.

Не секрет, что система автоматизации компаний разных сфер деятельности отличаются друг от друга. У каждой отрасли очень много своей специфики, в основном связанной с ценообразованием, документооборотом и многими другими факторами.

На сегодняшний день организации, которые не были автоматизированы и работали по старому принципу, срочно начинают внедрение современных информационных технологий управление в свою работу. Различные системы автоматизации дают много новых возможностей работникам компании, как то: просмотреть данные о товарах, которые имеются в наличии, оперативно и точно передавать данные между отделами, вести постоянный контроль за работой компании в целом и отдельных ее подразделений.

1. Описание объекта проектирования

1.1 Краткая характеристика объекта проектирования

Объектом исследования данной работы является компания ООО «ПСК «Ukor Auto» (ПСК — производственно-складская компания).

Работает на рынке запчастей для корейских автомобилей с 1997 года. Основное направление деятельности -- оптовые поставки запчастей для автомобилей любых моделей фирм KIA, Hyundai, Daewoo, SsangYong, Chevrolet, Chery.

Также поставляет запчасти фирм Valeo, CTR, SangShin, Fenghua, Yulim, Dongil, Seco, Mando, Pmc, Cardex, FAG, SKF, GMB, FRIXA, которые являются официальными поставщиками корейских автокомпаний для сборочных конвейеров. Эти запчасти не считаются оригинальными, цена их ниже, но качество соответствует требованиям прооизводителя.

За время работы значительно расширился ассортимент и количество запчастей, имеющихся на складе.

Существует отдел оптовой торговли, а так же открыт магазин розничной продажи. Сотрудничаем и готова сотрудничать с розничными компаниями как в Москве, так и в других городах России. Возможна оптовая поставка запчастей для дилеров.

Организационная структура ООО «UKOR AUTO»

Ген. директор

Зам. ген. директора

Отдел импортных продаж

Отдел региональных продаж

Отдел ВЭО

Отдел отечественных продаж

Бухгалтерия

Ст. менеджер

Менеджеры

Нач. отдела

Менеджеры

Менеджеры ВЭО

Ст. менеджер

Менеджеры

Рис. 1"Организационная структура ООО «UKOR AUTO»

В данной курсовой работе к рассмотрению будет приняты отделы продаж, в частности: отдел импортных продаж, отдел региональных продаж и отдел отечественных продаж.

1.2 Анализ потенциала организации

В представленной ниже таблице приведен количественный и качественный анализ персонала компании ООО «UKOR AUTO»:

Таб. 1. «Анализ персонала компании ООО «UKOR AUTO».

Должность

Образование

Стаж работы

Возраст

Зарплата, у.е.

Ген. Директор Петров А. С.

Высшее

13

44

1100

Зам. Ген. Директора Смирнов Д. В.

Высшее

8

46

900

Отдел импортных продаж:

Ст. Менеджер Сидоров С. В.

Высшее

10

43

800

Менеджеры:

Акиньев Д.В.

Незаконченное высшее

5

36

500

Малуга А.В.

Незаконченное высшее

4

38

500

Астафьев П.С.

Высшее

6

41

600

Калиниченкло А.М.

Высшее

5

36

550

Отдел региональных продаж:

Нач. отдела Изатулаев Д. В.

Высшее

8

42

800

Менеджеры:

Кривуненко И.С.

Высшее

7

40

600

Отдел ВЭО:

Менеджер ВЭО Тимонина Е. А.

Высшее

8

41

850

Отдел отечественных продаж:

Cт. Менеджер Бондарев И. В.

Высшее

9

39

800

Менеджеры:

Матвеев А.А.

Высшее

7

37

600

Рассчитаем коэффициент соответствия работников занимаемым дожностям:

где — количество работников, занимающих должности согласно должностным требованиям;

— общее количество работников.

Отсюда получаем, что

Коэффициент соответствия работников равен единице, что свидетельствует о том, что все члены коллектива компании ООО «UKOR AUTO» занимают должности согласно должностным требованиям.

Из вышеприведенного анализа можно сделать вывод, что в штате компании работают молодые и высококвалифицированные люди с опытом и хорошем стажем работы в данном секторе, а значит, им не составит труда принять планируемые изменения.

1.3 Перечень имеющихся технических и программных средств

На момент рассмотрения в компании ООО «UKOR AUTO» на балансе находятся, представленные ниже в таблице, технические средства:

Таб. 2.

Отдел

Технические

Средства

Количество штук

Балансовая

стоимость, у.е.

Ген. Директор

(P IV)

Принтер HP LaserJet 1160

1

1

730

280

Зам. ген. Директора

(P IV)

1

690

Отдел импортных продаж

(P IV)

Принтер HP LaserJet 1160

5

1

3450

280

Отдел региональных продаж

(P IV)

Принтер HP LaserJet 1160

2

1

1380

280

Отдел отечественных продаж

(P IV)

Принтер HP LaserJet 1160

2

1

1380

280

Отдел ВЭО

(P IV)

Принтер HP LaserJet 1160

1

1

690

280

Так как во все отделы оборудование закупалось централизованно, то на данный рассматриваемый период времени имеются одинаковые технические средства, условно в таблице обозначенные одинаково (P IV). Это подразумевает под собой следующие показатели:

Процессор

Pentium-V 3400 MHz

Материнская плата

Gigabyte

Оперативная память

1024 Mb DDR PC6400

Жесткий диск

300 Gb IDE 9600rpm

Видеокарта

Radeon 9250 128 Mb Sapphire

Клавиатура

Genius KB-21M Keyboard PS/2

Мышь

Microsoft Wireless Optical 2. 0A

CD-DVD-Rom

Combo [DVD + DVD-RW]

Флоппи-дисковод

FDD 3,5″ NEC black

LCD-панель

17″ ViewSonic VP930

Балансовая стоимость данного имеющегося технического обеспечения составляет 690 у.е. из расчета на одного менеджера компании.

Технические характеристики ЭВМ генерального директора немного отличаются от имеющихся у менеджеров компьютеров:

Процессор

Pentium-V 4200 MHz

Материнская плата

Gigabyte

Оперативная память

2048 Mb DDR PC6400

Жесткий диск

600 Gb IDE 9600rpm

Видеокарта

Radeon 9250 128 Mb Sapphire

Клавиатура

Genius KB-21M Keyboard PS/2

Мышь

Microsoft Wireless Optical 2. 0A

CD-DVD-Rom

Combo [DVD + DVD-RW]

Флоппи-дисковод

FDD 3,5″ NEC black

LCD-панель

19″ ViewSonic VP931

Балансовая стоимость данного имеющегося технического обеспечения составляет 730 у.е.

Имеющиеся программные средства:

В компании ведется активная работа с приложениями Microsoft Office: MS Word, MS Excel. Вся отчетность оформляется в приложении MS Excel. Так же ежедневно менеджерам по продажам приходится непосредственно контактировать с бумажными каталогами имеющейся продукции. Так как компания ООО «UKOR AUTO» имеет дело с более чем 20 поставщиками автозапчастей, ассортимент продукции которых постоянно обновляется, менеджерам не рационально работать с каталогами имеющейся продукции, представленными в бумажном виде. В компании имеется удаленный доступ в Internet, а так же ЛВС, обеспечивающая бесперебойный, довольно быстрый и удобный обмен данными.

Отсюда, можно увидеть, что техническая оснащенность компании не достаточна и внедрение электронного каталога имеющейся продукции «TecDoc CD (8/2009)», с постоянной возможностью его обновления по средствам сети Internet, значительно сократит трудоемкость служащих и увеличит объемы продаж. А так же, что не маловажно, значительно уменьшит среднее время обработки заказа.

1.4 Условия труда сотрудников, работающих с ЭВМ

Согласно допустимым нормам работы с ЭВМ все помещения компании оборудованы общеобменной вентиляцией и искусственным освещением. Применено рациональное цветовое оформление помещений направленное на улучшение санитарно-гигиенических условий труда, повышение его производительности и безопасности. Соблюдены так же все меры противопожарной безопасности, а так же электробезопасности. Торгово-офисные площади компании ООО «UKOR AUTO» удовлетворяют минимальным нормам, по количеству ЭВМ на квадратный метр.

Условия труда служащих компании полностью соответствуют нормам, что повышает работоспособность, а как следствие и производительность работы сотрудников.

Описание приема заказа и работы с клиентами на примере отдела импортных продаж.

Работа с клиентами осуществляется ежедневно и требует довольно больших затрат времени, так как менеджеры по продажам постоянно ведут поиск необходимого клиенту товара вручную.

Оформление заказа происходит путем набивания артикулов в готовые шаблонные формы накладных, используя приложение MS Word.

Представим данные о временных затратах одного менеджера отдела импортных продаж, затрачиваемые в среднем на одного клиента в таблице:

Производимые действия

Затраты времени, мин.

Непосредственное (или интерактивное, удаленное) общение с клиентом по вопросу необходимых запчастей

5−10

Проверка наличия необходимого товара с помощью каталога

10−15

Составление заказа, непосредственное заполнение формы заказа

15

Проверка правильности данных

3

Подготовка к отправке, отправка заказа на склад

2

Итого:

35−45

Отсюда определяем, что в среднем на каждого клиента ежедневно затрачивается около 40 минут. При этом происходит обработка полученной информации и обработку необходимой документации.

Схема информационных потоков в компании ООО «UKOR AUTO»:

Данная рассмотренная схема информационных потоков не учитывает полностью документообмен в компании, а ограничивается документооборотом между отделами по продажам, бухгалтерией и генеральным директором.

Так, на схеме буквенно обозначены следующие документы:

Д1 — заявка на приобретение продукции компании, предоставляемая клиентом в устной, письменной, электронный форме;

Д2 — кассовый, товарный чеки, получаемые клиентом при оплате товара;

Д3 — отчетный документ, раскрывающий движение товарно-материальных ценностей и денежных средств в компании;

Д4 — отчетный документ, подтверждающий принятие продукции, согласование ее стоимости, количества и т. д.

Д5 — накладная поставки, получается бухгалтерией от поставщиков товаров, содержит информацию о самом поставщике и о поставленной продукции;

Д6 — накладная, счет-фактура

Д7 — выписка, содержащая необходимый клиенту артикул товара, его наименование, количество и стоимость;

Д8 — документация о наличие товара, его наименовании и стоимости.

1.5 Направления совершенствования информационных технологий управления

Работа компании ООО «UKOR AUTO» организована не достаточно эффективно, поэтому в структуре работы компании необходимы изменения. Основной недостаток в работе, пожалуй, — повышенная трудоемкость ввода данных вручную, а так же значительные временные потери, затрачиваемые на работу с клиентом по ведению и составлению накладных документов.

Итак, направлениями для совершенствования информационных технологий управления в компании послужат отделы продаж.

Внедрение новых информационных технологий позволят автоматизировать процесс формирования накладной, а так же должно значительно облегчить работу менеджеров по продажам по вопросу поиска необходимых запчастей, информации об их наличие, артикуле, наименовании, количестве и стоимости. Так же значительно облегчится работа генерального директора и отдела бухгалтерии, они смогут с легкость контролировать движение товаров и денежных средств, ввод скидок при продажах и многое другое. Сотрудникам будет предоставлен оперативный, а главное, удобный доступ к информации.

2. Задание на проектирование

2.1 Цели разработки проекта

Целью разработки проекта является внедрение в компанию наиболее эффективной информационной технологии управления, которая в процессе работы будет способна быстро, качественно, удобно и своевременно выполнять стоящие перед организацией задачи, а также обрабатывать необходимую информацию.

Помимо этого целью внедрения новой современной технологии управления послужит будущее планируемое увеличение прибыли компании за счет расширения клиентской базы менеджеров, а так же за счет оперативного получения информации о наличии, остатке, спросе и предложении товара.

2.2 Основания для внедрения современной информационной технологии управления

В процессе работы компании выявились некоторая неэффективность обработки информации, которую, после анализа работы компании решено было устранить.

Итак, оснований для внедрения более современной информационной технологии управления было несколько. Прежде всего, это, безусловно, большие затраты времени на ведение необходимой документации менеджерами вручную. Как было упомянуто выше, эти затраты связаны непосредственно с тем, что многие этапы документооборота в компании были сопряжены с бумажными носителями информации. Так, к примеру, все менеджеры по продажам ежедневно работали с бумажными каталогами имеющейся продукции.

Работа с бумажными носителями информации так же вызывала огромную трудоемкость, в связи с тем, что в ассортименте компании огромное количество запчастей, более 4500 наименований, поставляемых различными поставщиками на различные марки автомашин. Этот список постоянно обновляется., поставляемых различными поставщиками на различные марки автомашин. ными каталогами имеющейся продукции. с бумажными __________ Необходимо было обеспечить менеджерам наилучшие условия работы с клиентами, нацеленные на снижение трудоемкости, повышение качества обслуживания и количества клиентов. Отсюда же и большая загрузка персонала компании работами по учету движения товарных ценностей и денежных средств, по оформлению первичных документов и составлению ежедневных регламентированных отчетов.

Как показал анализ работы в компании, реестровые каталоги запчастей не всегда способны обеспечить их уникальную идентификацию, что приводит к сбоям в работе с клиентами, бухгалтерией, складом и начальством.

Как известно, при работе с клиентами не исключены ошибки менеджеров по продажам, тем более при работе с бумажными каталогами. Они происходят чаще всего в случае неточности выбора запчастей, а так же в несоответствии марки машины и артикула необходимого товара.

Еще одной причиной для внедрения современной информационной технологии управления послужило то, что при составлении накладной, менеджеры часто были невнимательны при работе с большим количеством цифровой информации и допускали ошибки при составлении накладных документов и счет-фактуры. Вследствие чего некорректные данные поступали в бухгалтерию, осложняя тем самым работу отдела, а так же, в последствии работу генерального директора, связанную с контролем. Необходимо было сократить количество таких ошибок до минимума, что могло быть достигнуто только путем внедрения автоматизированного программного обеспечения.

Возникла необходимость сделать так, чтобы менеджеры по продажам, не отходя от своего рабочего места, в частности, от компьютера, могли бы дать максимально полную информацию о наличии товара, его стоимости и т. д.

2.3 Требования, предъявляемые к внедряемой информационной технологии управления

При анализе рынка имеющихся информационных технологий управления в сфере продаж выяснилось, что для компании ООО «UKOR AUTO» в данной ситуации наиболее подходящим и наименее капиталозатратным является внедрение информационной технологии управления, удовлетворяющей следующим требованиям:

Во-первых, выбранное программное обеспечение должно быть совместимым с имеющимися техническими и аппаратными средствами компании, чтобы минимизировать материальные затраты на внедрение технологии.

Во-вторых, оно должно непременно подразумевать постоянное обновление и дополнение необходимыми приложениями в последствии, для облегчения работы с ним, осуществляющееся по возможности по средствам компании и без привлечения больших капитальных вложений.

В-третьих, новое программное обеспечение должно быть несложным в последующей его эксплуатации менеджерами компании. Этот критерий был необходим для минимизации времени обучения персонала и исключения отправки кадров на повышение квалификации, что, несомненно, повлекло бы за собой дополнительные материальные затраты.

Именно этих критериев стоит придерживаться в данной ситуации компании ООО «UKOR AUTO». Наиболее важными требованиями являются требование совместимости программного обеспечения имеющимся техническим средствам компании и возможность его обновления, так как их невыполнение влечет за собой наибольшие затраты для компании.

Третий критерий является дополнительным, или, даже не обязательным в данном случае, так как весь персонал компании высококвалифицирован и ему не составит труда научиться работать с новым программным обеспечением. В то же время исключить его вовсе нельзя, потому что абсолютно новое и сложное программное обеспечение может, если не вызвать затраты на переобучение, так вполне способно в первое время значительно затормозить работу менеджеров с ним.

Не менее важным является так факт, что выбранное программное обеспечение должно иметь возможность производить профилактические и ремонтные работы, без каких-либо потерь информации.

2.4 Перечень проектных мероприятий

Перечень проектных мероприятий составляется путем рассмотрения недостатков компании ООО «UKOR AUTO», выявленных в процессе комплексного анализа.

Итак, основным мероприятием является внедрение современной информационной технологии управления в виде нового необходимого программного обеспечения, а так же закупка и установки необходимых технических средств для работы с выбранными программными продуктами:

Существующие недостатки технологий

Проектное мероприятие

Организационно-распорядительная документация

Постоянная работа менеджеров с бумажными носителями информации (каталогами имеющейся продукции).

Внедрение в работу менеджеров по продажам нового автоматизированного электронного каталога.

Списки товара, полученного от поставщиков продукции в электронном виде.

Оформление накладных менеджерами по продажам, вручную набивая информацию.

Внедрение в работу менеджеров по продажам нового программного обеспечения для автоматизированного составления накладных.

Программное обеспечение, поддерживающее составление накладных.

Частое отсутствие полной современной информации о наличии продукции, а так же о новинках и товарах, снятых с производства.

Внедрение в работу менеджеров по продажам нового автоматизированного каталога, с постоянной возможностью обновления данных.

Списки товара, полученного от поставщиков продукции в электронном виде.

Повышенная трудоемкость процесса принятия и оформления заказа, а так же большие временные затраты на эту работу.

Использование в работе внедряемых технологий.

Накладные в электронном виде, сделанные с помощью нового программного обеспечения.

Вероятность несоответствия принятых и оформленных данных реальной информации.

Автоматическая система проверки правильности введенных данных.

Программное обеспечение, поддерживающее автоматическую проверку правильности введенной информации.

Частое несоответствие реальной продукции ее реестровой маркировке.

Использование в работе внедряемых технологий, а так же встроенной системы проверки.

Формы заказа, проверенные автоматически внедряемым программным обеспечением.

Необходимость отправки накладной в бумажном, в связи с несоответствием программного обеспечения отделов продаж и бухгалтерии.

Внедрение совместимого программного продукта в отдел бухгалтерии и отделы продаж.

Накладные и счет-фактуры в электронном виде.

Данный перечень наглядно демонстрирует необходимость внедрения современной информационной технологии управления в отделы продаж компании ООО «UKOR AUTO», с целью устранения имеющихся недостатков в работе менеджеров отдела импортных, отечественных и региональных продаж.

3. Проектная часть

3.1 Описание информационных потоков рассматриваемой компании

В курсовой работе выше, в первом разделе, приводился пример схемы имеющихся информационных потоков компании ООО «UKOR AUTO». Данная схема, оказалась неэффективной, имеющей множество недостатков. Она приводила к возникновению ошибок и сбоев в работе, а как следствие, к потере части прибыли компании. Все ее недостатки указаны выше.

Отсюда следует постановка задачи: разработка новой модели документооборота в компании путем внедрения современной информационной технологии управления. Она, как запланировано, должна будет исправить имеющееся положение и устранить по возможности все указанные выше недостатки. После внедрения нового программного обеспечения многая документация в компании ООО «UKOR AUTO» будет вестись в электронном виде, и пересылаться непосредственно из отдела в отдел с использованием внутренней локально-вычислительной сети. Эта информация будет обрабатываться в установленном новом программном обеспечении, совместимом во всех отделах организации.

Эффективность функционирования всей компании в целом, безусловно, зависит от характера движения потоков документов в процессе обеспечения ее необходимой информацией.

Потому рассмотрим движение информационных потоков в компании ООО «UKOR AUTO» после внедрения современной информационной технологии управления. Производя анализ документооборота после модернизации, так же рассмотрим схему информационных потоков в компании, ограничиваясь только документооборотом между отделами по продажам, бухгалтерией и генеральным директором.

Итак, ранее буквенно обозначенные на схеме потоки документов, будут характеризоваться следующими характеристиками:

Д1 — заявка на приобретение продукции компании, предоставляемая клиентом в устной, письменной, электронный форме.

Ежедневно, и не по одному разу в организацию, а точнее в отделы продаж обращаются потребители продукции компании: мелко- и крупнооптовые юридические и физические лица. Они оставляют заявку на приобретения необходимой им продукции менеджерам отделов импортных, отечественных или региональных продаж. Часто бывает такая ситуация, что потребители не точно знают необходимую им продукцию, а потому могут возникнуть проблемы с ее соответствием имеющейся на складе ООО «UKOR AUTO». Внедрение нового программного обеспечения позволит:

А) для заказов через Internet — осуществлять выбор продукции самостоятельно клиентом, что значительно облегчит работу менеджеров (в особенности в отделе региональных продаж).

Б) для обычных заказчиков — представить необходимую продукцию, вызвавшую сомнения, на экране монитора менеджера, продемонстрировав ее клиенту.

Д2 — кассовый, товарный чеки, получаемые клиентом при оплате товара.

При оплате счет-фактуры клиент получает документы, подтверждающие оплату — кассовый и товарный чеки. Эти документы необходимы в любом случае, и внедрение современного программного обеспечения влиять на них не будет.

Д3 — отчетный документ, раскрывающий движение товарно-материальных ценностей и денежных средств в компании.

Отчетные документы оформляются бухгалтерией и предоставляются генеральному директору, их движение обеспечивается техническими средствами бухгалтерии. А потому тоже после нововведений не измениться.

Д4 — отчетный документ, подтверждающий принятие продукции, согласование ее стоимости, количества и т. д.

Поставщики осуществляют контакт с генеральным директором компании по средствам данного документа. Его формат так же не видоизмениться. Само его изменение нецелесообразно, так как у поставщиков существует определенная форма отчетности, которая необходима для слаженной работы компании.

Д5 — накладная поставки, получается бухгалтерией от поставщиков товаров, содержит информацию о самом поставщике и о поставленной продукции.

Накладная поставки будет автоматически обрабатываться введенным программным обеспечением на вопрос совместимости с ним и автоматически добавляться в электронные каталоги.

Д6 — накладная, счет-фактура.

Накладные, счет-фактуры будут отсылаться генеральному директору на подпись в модернизированном электронном виде, поддерживающимся установленным программным оборудованием.

Д7 — выписка, содержащая необходимый клиенту артикул товара, его наименование, количество и стоимость.

Данный документ замениться формой заказа (накладной), которая будет оформляться менеджерами отделов продаж с использованием внедренной информационной технологии управления, и будет отсылаться в бухгалтерию по локально-вычислительной сети.

Д8 — документация о наличие товара, его наименовании и стоимости.

Формализованная и обработанная накладная поставки будет отсылаться бухгалтерией в отделы продаж так же по локально-вычислительной сети. Представляться эта документация будет в виде приложений введенной информационной технологии управления.

Представим алгоритм функционирования планируемой системы:

Итак, всю рассмотренную информацию, участвующую в процессе деятельности компании можно охарактеризовать как внутреннюю и внешнюю по отношению к самой компании.

3.2. Анализ движения информационных потоков в компании.

Представим движение информационных потоком в компании в виде следующих таблиц:

Состав входной внешней информации:

Наименование документа

Откуда поступает

Периодичность

Накладная поставки, получается бухгалтерией от поставщиков товаров, содержит информацию о самом поставщике и о поставленной продукции.

Поставщики

2 раза в месяц

Заявка на приобретение продукции компании, предоставляемая клиентом в устной, письменной, электронный форме.

Потребители

Несколько раз в день

Состав выходной внешней информации:

Наименование

документа

Куда поступает

Периодичность

Кассовый, товарный чеки, получаемые клиентом при оплате товара.

Потребители

Несколько раз в день

Отчетный документ, подтверждающий принятие продукции, согласование ее стоимости, количества и т. д.

Поставщики

2 раза в месяц

Состав входной внутренней информации:

Наименование

документа

Откуда поступает

Периодичность

Выписка, содержащая необходимый клиенту артикул товара, его наименование, количество и стоимость.

Отделы продаж

Несколько раз в день

Документация о наличие товара, его наименовании и стоимости.

Бухгалтерия

2 раза в день

Отчетный документ, раскрывающий движение товарно-материальных ценностей и денежных средств в компании.

Бухгалтерия

1 раз в день

Накладная, счет-фактура.

Бухгалтерия

1 раз в день

Состав выходной внутренней информации:

Наименование

документа

Куда поступает

Периодичность

Выписка, содержащая необходимый клиенту артикул товара, его наименование, количество и стоимость.

Бухгалтерия

Несколько раз в день

Документация о наличие товара, его наименовании и стоимости.

Отделы продаж

2 раза в день

Отчетный документ, раскрывающий движение товарно-материальных ценностей и денежных средств в компании.

Генеральный директор

1 раз в день

Накладная, счет-фактура.

Генеральный директор

1 раз в день

Построение логико-информационной схемы:

На основании предложенных таблиц построим логико-информационную схему. Для ее разработки воспользуемся информационной таблицей, представленной ниже:

№№

Наименование задачи

Информация

Исполнитель

Результирующая информация

Потреб-ль инф-ции

какая

откуда

1

Получение товара

Д5

Поставщики

Бухгалтерия

Д8, Д3

Отделы продаж, Ген. Директор

2

Составление формы заказа

Д1

Потребители

Отделы продаж

Д7

Бухгалтерия

3

Составление накладной, счет-фактуры

Д7

Отделы продаж

Бухгалтерия

Д6, Д2

Ген. Директор, Потреб-ли

4

Отчет перед поставщиками

Д3

Бухгалтерия

Ген. Директор

Д4

Поставщики

Теперь можно перейти к непосредственному построению логико-информационной схемы, для этого введем условные обозначения:

I — Поставщики; II — Потребители; III — Отделы продаж;

IV — Бухгалтерия; V — Генеральный директор.

Логико-информационная схема показывает, что в компании внутренняя информация имеет большую долю в общем объеме информации. Отсюда можно сделать вывод, что эффективная деятельность организации в большей степени зависит от рациональности и оперативности использования внутренней информации и именно корректированию внутренних информационных потоков следует уделить особое внимание при внедрении современной информационной технологии управления.

Внедряемое программное обеспечение, как было сказано выше, частично заменит бумажную документацию электронными ее аналогами. В этом случае, схема информационных потоков компании будет выглядеть следующим образом:

Список и структура бумажных документов используемых в документообороте организации:

Представленная схема документооборота показывает:

D1 — заявка на приобретение продукции компании потребителями.

D2 — кассовый, товарный чеки, получаемые клиентом при оплате товара.

D3 — отчетные документы, накладные, счет-фактуры, раскрывающий движение товарно-материальных ценностей и денежных средств в компании.

D4 — отчетный документ, подтверждающий принятие продукции, согласование ее стоимости, количества и т. д.

D5 — накладная поставки, автоматически обрабатывается введенным программным обеспечением на вопрос совместимости с ним и автоматически добавляться в электронные каталоги, содержит информацию о самом поставщике и о поставленной продукции.

D6 — форма заказа (накладной), оформляется менеджерами отделов продаж с использованием внедренной информационной технологии управления, и будет отсылаться в бухгалтерию по локально-вычислительной сети.

Теперь видно, что многие информационные потоки в компании перешли в электронный вид, что позволило быстро и надежно обмениваться данными между отделами.

3.3 Описание внедряемого программно-аппаратного комплекса «TecDoc» и «1С: Предприятие»

TecDoc

Итак, для внедрения новой современной информационной технологии в компанию ООО «UCOR AUTO» была выбрана удобная и простая в использовании программа TecDoc — немецкий каталог автомобильный запчастей.

Внедренное программное обеспечение осуществляет работу под любой версией операционной системы Windows. Все программное оборудование адаптировано к русским менеджерам. Вся работа ведетя исключительно на русском языке, программа имеет файлы помощи, а так же довольно подробное описание так же на русском языке. Программа поддерживает так же пять европейских языков: немецкий, английский, французский, испанский и португальский.

В данном выбранном электронном каталоге TecDoc представлена информация о запасных частях более чем 140 всемирно известных фирм производителей, таких как: BOSC, HEKG, VARTA, VALEO, TEXTAR, PHILIPS, OSRAM, LUCAS, CHAMPION, BOSAL, CENTRO и многих других. Автомобильные запчасти представлены практически для всех автомобилей, продаваемых и обслуживаемых в Европе, как легковых, начиная с 60-х годов, так и грузовых, начиная с 80-х, что в общей сложности составляет примерно 95% всего парка иномарок.

Программа позволяет менеджеру, работающему с ней получить справочную информацию о группах запчастей, о их применимости, взаимозаменяемости на различных автомобилях и совместимости, о трудовых затратах на их замену. Так же с помощью TecDoc становиться возможным поиск не только запчастей, но еще и их непосредственных производителей.

В программе TecDoc имеется возможность осуществления поиска запчастей по их оригинальному номеру, можно посмотреть перечень применяемости детали, выбрать автомобиль по номеру двигателя (эта возможность появляется, начиная с версии 4/98. Менеджеры смогут найти специфические детали двигателя, непосредственно вводя код двигателя, не выбирая предварительно автомобиль, на котором он установлен), включить фильтрацию по марке автомобиля или производителю. Кроме всего прочего, электронный каталог TecDoc содержит иллюстрации и фотографии многих имеющихся деталей.

Данный электронный каталог выпускается на CD или DVD компакт-дисках. В случае записи программы на обычных CD накопителях, она занимает в среднем 7 — 9 CD дисков, в случае же записи на DVD носителях, все программное обеспечение записывается на 2х DVD дисках, с подробным описанием и приложениями.

Программа TecDoc удобна еще и тем, что может быть установлена в нескольких предлагаемых вариантах: от минимального до максимально полного.

Не маловажен и тот факт, что обновление данных осуществляется довольно таки часто, как правило, это происходит 4 раза в год, то есть каждый квартал. Это очень удобно для компании. Потому что обновление может происходить несколькими путями:

· обновление через Internet;

· обновление с помощью технической поддержки фирмы производителя данного программного обеспечения;

· обновление силами компании, путем докупки дополнительных приложений и обновлений.

Такого рода обновления позволяют четко отслеживать важные для профессионалов рынка запчастей изменения и нововведения.

Самое главное и удобное свойство данного программного обеспечения заключается в том, что, начиная с версии 4/98, программа работает со стандартом обмена данными PRICAT, с помощью которого возможен экспорт данных разного характера, в частности об изделиях в другие программы (например, в складские, бухгалтерские и прочие).

Внедряемое программное обеспечение, в качестве электронного каталога TecDoc, улучшает эффективность работы компании ООО «UKOR AUTO» за счет:

1. Удобного и оперативного получения менеджерами компании необходимой информации о товаре, поставщиках и т. п.

2. Точного и бесперебойного обеспечения необходимой информацией клиентов.

3. Сокращения количества ошибок менеджеров, связанных с невнимательностью работы с бумажными носителями информации.

Программа TecDoc представляет исчерпывающую информацию о запчасти: код производителя, оригинальный код запчасти по каталогу производителя автомобиля (артикул), код EAN, рекомендуемые цены, количество в упаковке и многие другие необходимые сведения о предоставляемой продукции.

Информация в каталоге подразделяется на следующие группы продуктов:

· «Легковые автомобили»;

· «Коммерческие (грузовые) автомобили»;

· «Двигатели»;

· «Новый коммерческий автомобиль» — демонстрационная версия;

· «Лаки, краски, химия»

Приведем характеристику данного программного обеспечения:

Наименование

Категория

Язык

Совместимая операционная система

Кол-во дисков

Стоимость, у.е.

TecDoc 4/03

Оригинал

Все

Win 98/ME/NT/2000/

6 CD

40

TecDoc 1/04

Оригинал

Все

Win 98/ME/NT/2000/XP

5 CD

50

TecDoc 2/04

Оригинал

Все

Win 98/ME/NT/2000/XP

1 DVD

45

TecDoc 3/04

Оригинал

Все

Win 98/ME/NT/2000/XP

6 CD

45

TecDoc 4/05

Оригинал

Все

Win 98/ME/NT/2000/XP

2 DVD

60

Приведем минимальные требования к компьютеру для работы с приложением TecDoc CD:

· процессор от 486;

· RAM мин. 4 МВ;

· 7МВ на жестком диске (в зависимости от конфигурации);

· WINDOWS 95 или WINDOWS NT;

· CD ROM;

· графическая карта VGA

1С: Предприятие

Программа «1С: Предприятие» производится фирмой «1С» — и является самой распространенной экономической информационной системой на территории России и стран СНГ, предназначенной для решения различных задач автоматизации учета и управления.

В настоящее время более 700 000 организаций используют для автоматизации своей деятельности продукты, входящие в систему программ «1С: Предприятие».

Программное обеспечение «1С: Предприятие» состоит из двух частей -- технологической платформы и прикладного решения (конфигурации).

Технологическая платформа программы «1С: Предприятие» представляет собой программную «оболочку», с помощью которой осуществляется разработка и обеспечивается функционирование прикладных решений (конфигураций). В настоящее время существуют две разные технологические платформы «1С: Предприятие» -- «1С: Предприятие 7. 7» и «1С: Предприятие 8. 0».

«1С: Предприятие 7. 7» представляет собой недорогую и надежную платформу, для которой разработано и поддерживается по настоящее время огромное количество достаточно функциональных конфигураций, с помощью которых можно решить большинство задач автоматизации, стоящих сегодня перед малыми и небольшими компаниями.

«1С: Предприятие 8. 0» представляет собой платформу для средних и крупных компаний, для которых особенно критичны требования к производительности (быстродействию), надежности и функциональности системы автоматизации. Прикладные решения для платформы «1С: Предприятие 8. 0» представляют собой законченные программные продукты, обладающие функционалам, часто превосходящим функционал большинства отечественных и даже западных решений MRPII-- и ERP-- класса.

Функциональность программы «1С: Предприятие» (например, наборы хранимых данных, отчетов, документов, интерфейсы работы пользователей, различные функции и пр.) определяется исключительно конфигурацией (термин используется для программы «1С: Предприятие 7. 7») или прикладным решением («конфигурация» в терминах программы «1С: Предприятие 8. 0»). Для каждой версии платформы существует свой набор конфигураций или прикладных решений Фирмой «1С» выпускается набор типовых тиражных конфигураций (прикладных решений), ориентированных на наиболее массовые виды деятельности предприятий и задачи их автоматизации. Параллельно с фирмой «1С» разработку тиражных конфигураций (прикладных решений) осуществляют ее официальные партнеры.

Возможности программы «1С: Предприятие» позволяют создавать индивидуальные решения, учитывающие особенности и потребности конкретной организации ООО «UKOR AUTO».

Рекомендации по выбору оборудования для работы с «1С: Предприятие 8. 0»:

Для работы с программным обеспечением рекомендуемая конфигурация компьютера имеет следующие характеристики:

компьютер пользователя:

операционная система MS Windows 2000/ XP / Server 2003;

процессор Intel Pentium III 866 МГц;

оперативная память 256 Мбайт;

сервер «1С: Предприятия 8. 0»:

операционная система: MS Windows 2000/XP/Server 2003;

процессор Intel Pentium IV/Xeon 2,4 ГГц, рекомендуется два и более процессоров;

оперативная память 1024 Мбайт;

сервер баз данных:

технические характеристики компьютера и операционная система должны соответствовать требованиям Microsoft SQL Server 2000;

Microsoft SQL Server 2000 + Service Pack 3a;

Эти значения можно использовать в качестве базовых при выборе состава оборудования для решения задач автоматизации компании.

Клиентские компьютеры:

В качестве операционной системы рекомендуется использовать Windows 2000 или XP. Производительность «1С: Предприятия 8. 0», работающего под управлением одной из этих операционных систем, существенно выше, чем при работе под управлением MS Windows 98/ Me. Этот особенно заметно на операциях, требующих интенсивной работы с памятью — при работе с комплексными конфигурациями (включающими большой объем функциональности), при формировании отчетов и запросов, обрабатывающих большие объемы данных, при формировании накладных отчетных документов.

«1С: Предприятие 8. 0» предъявляет более высокие, по сравнению с версией 7. 7, требования к производительности процессора и к объему оперативной памяти, установленной на клиентском компьютере. Это обусловлено большими возможностями и функциональностью интерфейса клиентской части «1С: Предприятия 8. 0». В «1С: Предприятии 8. 0» реализован современный дизайн интерфейса и повышена комфортность при работе пользователей с системой в течение длительного времени. Интерфейс системы спроектирован с учетом необходимости массового ввода информации, а также с учетом работы начинающих пользователей, что не маловажно при внедрении программы в работу менеджеров компании ООО «UKOR AUTO».

Представим некоторые характеристики внедрения данного пакета программ:

Наименование

Цена, у.е.

Программные продукты 1С: Предприятие 8. 0

1С: Бухгатерия 8. 0

300

1С: Предприятие 8.0 Управление торговлей

420

1С: Зарплата и Управление Персоналом 8. 0

420

Лицензии 1С: Предприятие 8. 0

1С: Предприятие 8.0 Дополнительная лицензия на одно рабочее место

150

1С: Предприятие 8.0 Дополнительная лицензия многопользовательская на пять рабочих мест

520

1С: Предприятие 8.0 Дополнительная лицензия многопользовательская на десять рабочих мест

1000

1С: Предприятие 8.0 Дополнительная лицензия многопользовательская на двадцать рабочих мест

1900

1С: Предприятие 8.0 Дополнительная лицензия на сервер 1С: Предприятия 8. 0

1200

Программно-техническое сопровождение

Телефонные консультации зарегистрированных пользователей

бесплатно

Демонстрация возможностей программ

бесплатно

Предоставление новых релизов программ 1С в нашем офисе при условии подписки на диски ИТС

бесплатно

Предоставление новых форм квартальной отчетности в нашем офисе при условии подписки на диски ИТС

бесплатно

ИТС Технологическая поставка CD за квартал / за год

75 / 276

ИТС 2CD за квартал / за год

96 / 360

ИТС 3CD за квартал / за год

162 /600

ИТС. Бюджет за квартал / за год

102 / 384

ИТС. Бюджет. Проф, 2CD за квартал/ за год

126 / 468

Индивидуальная доработка программ 1С по Договору Технического задания

звоните

Стоимость часа работы программиста

Вид работы

При заключении Договора на обслуживание от 5 часов

Разовое обслуживание

Сопровождение ПП 1С за 1 час по Москве

30

40

Сопровождение ПП 1С за 1 час по МО

40

45

3.4 Проектирование информационного обеспечения в компании

Внедряемое программное обеспечение должно будет частично заменить бумажную документацию электронными ее аналогами, что позволит поднять качество и повысить бесперебойность работы. Информационный обмен между структурными подразделениями компании будет по-прежнему осуществляться с помощью локально-вычислительной сети (по возможности будет сокращено взаимодействие менеджеров с бумажными носителями информации).

Планируется закупить вышеуказанное программное обеспечение и установить его на аппаратных средствах менеджеров компании, что должно повлечь за собой сокращение сроков формирования накладных, что в свою очередь вызовет увеличение клиентской базы менеджеров, и, как следствие, повышение оборота компании.

3.5 Проектирование технического обеспечения в компании

При внедрении указанной выше современной информационной технологии управления, в частности программного обеспечения «TecDoc», в компании ООО «UKOR AUTO» необходимо будет ввести в эксплуатацию DVD-дисководы.

Анализ рынка имеющихся технических средств, а так же анализ внутренней среды, оснащенности компании ООО «UKOR AUTO» показали, что компании необходимо закупить DVD-RW дисководы со следующими техническими и стоимостными характеристиками:

«Дисковод DVD+ReWriter40X/32X/48X TSST TS-H552»

Цена: 54. 50 у.е.

Описание:

Внутренний привод, позволяющий читать и записывать диски DVD±R/RW и CD-R/RW

Время доступа: DVD-ROM: 130 мс

Механизм загрузки: Tray

Буфер: 2 Mb; используется технология предотвращения ошибки опустошения буфера.

Емкость записываемых дисков: До 4,7 Гб

Поддерживаемые форматы: DVD+R, DVD+RW, DVD-R, DVD-RW, DVD-Video, DVD-ROM, CD-R/RW, CD-ROM, CD-ROM/XA, CD-Audio, Video-CD, Photo CD, CD-I (FMV), CD-Extra, CD-Text

Пропускная способность интерфейса: 33,3 Mб/с

Размеры (ширина, высота, глубина): 148,2×42×184 мм

Вес брутто: 0,751 кг.

3.6 Общие затраты на проведение проектных мероприятий в компании ООО «UKOR AUTO»

Итак, после внедрения нового современного программного и технического оборудования в компанию ООО «UKOR AUTO» необходимо подсчитать общий объем материальных затрат на проведенное усовершенствование. Данную информацию рациональнее всего было бы отобразить в таблице, с учетом вышеприведенных данных о стоимости программного обеспечения и технического оборудования:

Наименование затратных мероприятий

Стоимость единицы, у.е.

Количество

Общая стоимость, у.е.

Установка дополнительных DVD-RW дисководов на имеющиеся в компании компьютеры.

54,5

12

654

Приобретение и установка современного электронного каталога TecDoc 4/05.

60

12

720

Приобретение и установка «1С: Предприятие 8.0 Управление торговлей»

420

1

420

Приобретение дополнительной многопользовательской лицензии.

1300

1

1300

Итого

3094

Проведенная калькуляция показала, что общие затраты компании на внедрение предложенного программного и аппаратного обеспечения составят примерно 3094 у.е.

Необходимые средства выделятся из фонда накопления компании. Окупаемость и эффективность мероприятий — это немаловажная вещь во внедрении инновационных новинок, потому она тоже должна быть просчитана.

3.7 Оценка экономической эффективности проведенных мероприятий в компании ООО «UKOR AUTO»

Внедрение современной информационной технологии управления в работу менеджеров по продам компании ООО «UKOR AUTO», несомненно, привело к желаемым результатам. Но какими способами была достигнута окупаемость нововведений рассмотрим ниже.

Во-первых, временные затраты менеджеров, затрачиваемые на каждого клиента, связанные с оформлением заказа, как и планировалось в работе, значительно сократились. Так, например, временные затраты одного менеджера отдела импортных продаж, затрачиваемые в среднем на одного клиента представлены в таблице:

Производимые действия

Затраты времени, мин.

Непосредственное (или интерактивное, удаленное) общение с клиентом по вопросу необходимых запчастей

5−10

Проверка наличия необходимого товара с помощью каталога

3−7

Составление заказа, непосредственное заполнение формы заказа

7−9

Проверка правильности данных

2

Подготовка к отправке, отправка заказа на склад

2

Итого:

19−30

Значит, в среднем на каждого клиента ежедневно затрачивается около 25 минут, вместо имеющихся 40 минут. А это неизменно приводит к тому, что менеджеры получают больше свободного времени, которое тратиться на их усмотрение: либо на свободное от работы времяпрепровождение, либо на привлечение новых клиентов, что, как правило, и делается, так как сотрудники заинтересованы в этом, в связи с увязкой количества заказов и прибавкой к фиксированной заработной плате. Тем самым удастся увеличить объемы продаж, что в свою очередь вызовет рост общего объема продаж компании.

Получается, что предложенный проект, если он будет финансироваться из фонда накопления компании не повлечет за собой видимых финансовых недостатков, но есть так же возможность оплатить его при помощи кредитных средств, полученных компанией банком. В данной ситуации проект так же получается выигрышным. Это связано с тем, что среднее время, сэкономленное менеджерами от работы с одним клиентом, будет затрачиваться на привлечение новых. Прибыль от продаж вновь привлеченных клиентов, по минимальным, самым скромным подсчетам, окупит данные мероприятия не более чем через 6 месяцев.

Заключение

В данном курсовом проекте приводился вариант автоматизации некоторых процессов в отделах продаж производственно-складской компании ООО «UKOR AUTO». Она заключалась во внедрении современного программного и технического обеспечения в работу менеджеров по продажам. Целью разработки проекта послужило будущее планируемое увеличение прибыли компании за счет расширения клиентской базы менеджеров, а так же за счет оперативного получения информации о наличии, остатке, спросе и предложении товара. Проведенный анализ процесса работы менеджеров показал его неэффективность. В компании существовал ряд недостатков. Которые возможно было устранить только путем автоматизации некоторых процессов работы менеджеров.

Было предложено внедрение нового программного обеспечения, в частности:

электронного каталога «TecDoc»

приложения «1С: Предприятие»

Это предложение повлекло за собой некоторые затраты на техническое оснащение имеющихся компьютеров, так, были закуплены DVD-RW дисководы, для установки и корректной работы предложенных программ.

Планировалось сократить затраты времени менеджеров на общение с бумажными носителями информации, а так же сократить неточности в работе и несоответствия информации в разных отделах.

Проведенные исследования рынка программного и технического обеспечения показали примерную стоимость планируемых работ. Данная сумма оказалась под силу для оплаты компанией ООО «UKOR AUTO». Потому, просчитав экономическую эффективность и рассмотрев целесообразность внедрения данных информационных технологий управления был сделан вывод о там, что данный проект, оправдает, а может даже и превзойдет ожидания компании.

Список используемых источников

1. Официальный сайт ПСК ООО «UKOR AUTO» http: //www. ukor-auto. ru

2. http: //www. autocd. ru/

3. http: //www. tecdoc. com/

4. Компьютерные системы и сети: Учебное пособие / Под ред. В. П. Косарева и Л. В. Еремина. — М.: Финансы и статистика, 1999.

5. Смирнова Г. Н., Сорокин А. А., Тельнов Ю. Ф. Проектирование экономических информационных систем. — М.: Финансы и статистика, 2001.

ПоказатьСвернуть
Заполнить форму текущей работой