Архивное хранение документов

Тип работы:
Контрольная
Предмет:
Военная наука


Узнать стоимость

Детальная информация о работе

Выдержка из работы

Содержание

  • 1. Архивное хранение документов
  • 2. Организационные документы, их характеристика
  • Задание № 1
  • Задание № 2
  • Список использованной литературы

хранение документ архивный организационный

1. Архивное хранение документов

Появление архивов связано с возникновением письменности. В настоящее время собственные архивы имеют все учреждения, организации и частные лица — учёные, писатели, общественные деятели.

Для современных архивов строят специальные помещения с узкими окнами, не пропускающими прямых солнечных лучей: от солнечного света фон и типографская краска выгорают, линяют, а бумага желтеет и портится. Вредит документам и загрязнённый воздух, поэтому в архивах его очищают с помощью специальных фильтров.

Чтобы документы лучше сохранялись, их укладывают в плотно закрывающиеся коробки и размещают на полках — стеллажах. В больших архивах общая длина стеллажей достигает десятков километров.

Наиболее ценные документы переснимают на фотопленку — получаются диафильмы с очень маленькими кадрами — микрофильмы. Их хранят отдельно от документов на случай, если оригинал будет повреждён или утерян. Документы тщательно исследуют ученые различных отраслей знаний, и на основании их свидетельств пишут научные труды

В архивах организаций документы хранятся в течение определенных сроков, после чего они должны быть переданы на государственное хранение в государственные и муниципальные архивы. Федеральным законодательством определены предельные сроки хранения документов, включенных в установленном порядке в состав Архивного фонда Российской Федерации:

1. документов по личному составу, записей нотариальных действий, похозяйственных книг и касающихся приватизации жилищного фонда документов -- 75 лет;

2. проектной документации по капитальному строительству -- 20 лет;

3. технологической и конструкторской документации -- 20 лет;

4. патентов на изобретение, полезную модель, промышленный образец -- 20 лет:

5. научной документации -- 15 лет;

6. кино- и фотодокументов -- 5 лет;

7. видео- и фотодокументов -- 3 года.

В случае ликвидации организации, документы постоянного срока хранения и поличному составу передаются в государственный (муниципальный) архив. Для негосударственных организаций, часть документов которых отнесена к составу Архивного фонда Российской Федерации, для такой передачи необходимо заключение договора с учреждением системы Федеральной архивной службы России. Если организация своевременно не заключила договор с архивом, то в этом случае государственный (муниципальный) архив обязан принять на хранение только документы по личному составу работников организации. Место хранения остальных документов определяется председателем ликвидационной комиссии или конкурсным управляющим.

Итак, архив учреждения создается для централизованного хранения и использования законченных делопроизводством документов, как отнесенных в установленном порядке к Архивному фонду РФ, так и других архивных документов длительного хранения (свыше 10 лет), в т. ч. документов по личному составу учреждения, образующихся в процессе его деятельности,

В соответствии со статьей 15 Федерального закона от 22. 10. 04 № 125. ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (далее — Закон об архивном деле) государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, обязаны обеспечивать финансовые, материально-технические и иные условия, необходимые для комплектования, хранения, учета и использования архивных документов, предоставлять для создаваемых ими архивов здания и (или) помещения, отвечающие нормативным требованиям хранения архивных документов и условиям труда работников архивов.

Практика проверок постановки архивного дела в организациях показывает, что лишь немногие организации имеют специально выделенные изолированные помещения для хранения архивных документов, оборудованные надлежащим образом. Как правило, документы, законченные делопроизводством, годами хранятся в структурных подразделениях организации в необработанном виде, что затрудняет их использование, в т. ч. для исполнения запросов граждан о подтверждении трудового стажа и размера заработной платы за отработанный в данной организации период. Несвоевременное упорядочение документов нередко ведет к невосполнимой утрате сведений, затрагивающих социально-трудовые интересы граждан.

Кроме того, помещения, выделенные для хранения архивных документов, зачастую не соответствуют требованиям обеспечения их сохранности. Некоторые организации в помещении архива складируют отработанную оргтехнику, оборудование, чистые бланки документов и другие посторонние предметы, не имеющие никакого отношения к архивным документам.

Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков хранения, утвержденных Росархивом 06. 10. 00 (см. НАК, № 2 2005) в соответствии со статьей 17 Закона об архивном деле организации всех форм собственности обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в т. ч. документов по личному составу, в течение сроков их хранения, установленных Федеральным архивным агентством. Ведомственный срок хранения документов по личному составу — 75 лет. В связи с несоблюдением законодательства об архивном деле УК РФ и КоАП РФ установлены меры ответственности за нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов.

Требования к обеспечению сохранности архивных документов.

Чтобы обеспечить сохранность архива предприятия, необходимо осуществить комплекс мероприятий по созданию оптимальных условий, соблюдению нормативных режимов и надлежащей организации хранения документов, исключающих их утрату и обеспечивающих их поддержание в хорошем физическом состоянии.

Архиву должно быть предоставлено специально построенное или приспособленное здание либо отдельные, изолированные помещения. Не допускается размещение архива в ветхих, сырых, неотапливаемых, не отвечающих санитарно-гигиеническим требованиям помещениях (в частности, подвальных и чердачных), а также помещениях, соседствующих со службами общественного питания, пищевыми складами и организациями, связанными с хранением или применением химических и взрывоопасных веществ.

Предприятию в соответствии с существующими нормативными актами по организации работы архивов необходимо иметь:

— хранилища для хранения документов;

— помещение для приема, временного хранения, акклиматизации документов;

— помещение для работы исследователей (читальный зал);

— рабочие комнаты для работников архива (причем такие комнаты и помещения для работы исследователей должны быть изолированы от архивохранилищ).

Требования к хранилищу документов:

— оно должно быть безопасным в пожарном отношении, гарантированным от затопления, иметь запасной выход;

— в нем не должны проходить газовые, водопроводные, канализационные и другие магистральные трубопроводы. Наличие труб немагистрального характера допускается при условии их изоляции в специальных защитных приспособлениях;

— электропроводка в них должна быть скрытой, штепсельные розетки — герметичными;

— в них запрещается применение огня, нагревательных приборов, хранение пищевых продуктов, курение;

— не допускается размещение посторонних предметов и объектов.

Хранилища должны быть оборудованы стационарными или передвижными металлическими стеллажами с соблюдением следующих требований:

— расстояние между рядами стеллажей (главный проход) — 120 см;

— расстояние (проход) между стеллажами — 75 см;

— расстояние между наружной стеной здания и стеллажами, параллельными стене, — 75 см;

— расстояние между стеной и торцом стеллажа или шкафа (обход) — 45 см;

— расстояние между полом и нижней полкой стеллажа (шкафа) — не менее 15 см.

Документы следует размещать на стеллажах в коробках или связках. Не допускается хранение документов на полу, подоконниках, а также в неразобранном виде.

Стеллажи должны устанавливаться перпендикулярно стенам с оконными проемами, имеющим элементы питания, так, чтобы расстояние от окон и источников тепла было не менее 0,6 м. Нельзя размещать стеллажи, шкафы и другие средства хранения документов вплотную к наружным стенам здания и к источникам тепла.

Для хранения научно-справочного аппарата и учетных документов архива необходимо приобрести сейфы или металлические шкафы.

Соответствующий режим хранения документов обеспечивается за счет создания условий, исключающих утрату, повреждение и вредные воздействия окружающей среды

Освещение в хранилищах может быть естественным и искусственным. При естественном освещении на окнах должны быть светозащитные шторы или жалюзи, исключающие попадание прямых солнечных лучей на документы. Для искусственного освещения применяют лампы накаливания в закрытых плафонах. Допускается применение люминесцентных ламп с урезанным ультрафиолетовым участком спектра. Оптимальный температурно-влажностный режим хранения документов зависит от вида их носителя:

— для документов на бумажной основе — температура 17−19 °С, относительная влажность воздуха 50−55%;

— для документов на пленочных носителях:

а) черно-белых — температура 15 °C, относительная влажность воздуха 40−55%;

б) цветных — температура воздуха 2−5 °С, относительная влажность воздуха 40−55%;

— для документов на магнитных лентах и дисковых носителях — температура 15−20 °С и влажность 50−65%.

В хранилищах необходимо поддерживать стабильную соответствующую нормам температуру и влажность воздуха

Нельзя допускать резких колебаний параметров окружающей среды, т. к. повышенная или пониженная температура и влажность воздуха, а также их резкие изменения отрицательно воздействуют на физическое состояние документов, ведут к их порче и утрате содержащейся в них информации. В помещениях хранилищ с нерегулируемым климатом рекомендуется проветривание, установка дополнительных источников осушения воздуха и т. п.

Температурно-влажностный режим хранения документов следует контролировать путем измерения параметров воздуха контрольно-измерительными приборами: термометрами, психрометрами, гигрометрами, которые нужно разместить в главном проходе на стеллаже на отдаленном расстоянии от отопительных и вентиляционных систем. Показания приборов фиксируются в специальном журнале.

Для обеспыливания коробок и связок архивных дел, стеллажей и всего помещения архива можно использовать бытовой электропылесос.

Помещения архива должны содержаться в чистоте, в условиях, исключающих возможность появления плесени, насекомых, грызунов и накопления пыли. Чтобы защитить документы от пыли, следует обеспечить максимальную герметичность помещений и по возможности оборудовать их установками, очищающими воздух от пыли и вредных газообразных примесей. В хранилищах необходимо систематически проводить влажную уборку помещений, не реже одного раза в год обеспыливать стеллажи, шкафы, коробки, связки и другие средства хранения документов.

Рекомендуется периодически, например до и после отопительного сезона, хотя бы выборочно проводить обследование документов на выявление насекомых и плесневых грибов. В случае обнаружения биологических вредителей необходимо принять срочные меры по дезинфекции и дезинсекции помещений силами работников архива, а также санэпидемиологических или карантинных служб.

В целях профилактики полы, плинтусы, подоконники, цокольные части стеллажей и иное оборудование помещений хранилищ следует не реже одного раза в год обрабатывать водными растворами антисептиков (2%-ный формалин, 5%-ный катамин АБ и т. п.).

При обнаружении документов, пораженных плесенью, их необходимо изолировать и передать на дезинфекцию. Стеллажи, шкафы, коробки, в которых они хранились, следует протереть водным раствором формалина (3−5%) и просушить. Если плесень появилась на стенах, полах или потолках, нужно обработать пораженные поверхности тем же раствором формалина.

В помещениях архивохранилищ должна быть свободная циркуляция воздуха. Чтобы избежать проникновения насекомых и мелких грызунов в помещения, окна, открывающиеся в теплое время года, а также вентиляционные отверстия в стенах, потолках, полах хранилищ и наружные отверстия вентиляционных систем должны быть защищены сетками с диаметром ячеек не более 0,5 мм.

2. Организационные документы, их характеристика

К организационным документам относятся: устав организации, положение, штатное расписание, структурна и штатная численность, должностная инструкция.

1. Устав организации — учредительный документ, устанавливающий правовой статус юридического лица, необходимый согласно закону для его государственной регистрации.

Устав — это сложный и объемный документ.

В него входит следующий состав реквизитов:

1) эмблема организации (если она есть);

2) наименование организации;

3) справочные данные об организации;

4) наименование документа — УСТАВ;

5) зарегистрировано;

6) гриф утверждения;

7) текст.

Структура текста и его содержание определяются разработчиками Устава. В число обязательных разделов текста включаются:

1) общие положения (определяются цели и задачи создаваемой организации);

2) организационная структура (состав структурных подразделений, их функции и взаимосвязи);

3) регламент организации (формы и методы управления, права и обязанности должностных лиц);

4) финансово-материальная база (определение размеров основных и оборотных средств, источники, порядок распоряжения средствами и ценностями);

5) отчетная и ревизионная деятельность;

6) порядок ликвидации организации.

Уставы государственных организаций утверждаются вышестоящими органами (министерствами, ведомствами). Уставы муниципальных предприятий утверждаются районными или городскими администрациями. Уставы частных предприятий утверждаются соответствующими владельцами или коллективами и регистрируются в областных, краевых, городских и районных администрациях.

2. Положение. Положение — это документ, регламентирующий организацию работы предприятия в целом или его отдельных стандартных подразделений.

Положение о персонале предприятия включает следующие разделы:

— «Общие положения» (определяется цель создания Положения);

— «Порядок найма и высвобождения персонала»;

— «Основные обязанности персонала»;

— «Основные обязанности администрации»;

— «Рабочее время и его использование»;

— «Поощрения за успешные результаты работы»;

— «Ответственность за нарушение трудовой дисциплины».

Положение о персонале предприятия подписывается заместителем руководителя, визируется юрисконсультом и утверждается руководителем предприятия.

Положение о структурном подразделении определяет правовой статус, задачи, функции, права, обязанности и ответственность подразделения.

Включает следующие разделы:

1) «Общие положения» — определяют правовой статус структурного подразделения, его подчиненность, порядок назначения и освобождения от должности руководителя подразделения;

2) «Основные задачи» — определяют направления деятельности структурного подразделения;

3) «Функции» — перечисляются конкретные виды деятельности подразделения;

4) «Права и обязанности» — устанавливаются права и обязанности необходимые подразделению для выполнения своих функций;

5) «Ответственность» — устанавливается ответственность руководителя подразделения за несвоевременное и некачественное выполнение структурным подразделением своих функций;

6) «Взаимоотношения. Связи» — определяются взаимоотношения и связи с другими подразделениями предприятия и сторонними организациями;

7) «Организация работы» — определяется порядок деятельности структурного подразделения, организации контроля деятельности подразделения, его реорганизации и ликвидации.

Разрабатывается и подписывается руководителем подразделения, согласовывается с юрисконсультом, утверждается руководителем организации.

3. Структура и штатная численность предприятия.

Структура и штатная численность предприятия определяется в соответствии с его Уставом и закрепляется специальным документом, в котором указываются все структурные подразделения предприятия, наименования должностей и количество штатных единиц по каждой из разновидностей. Документ подписывается заместителем руководителя предприятия, визируется главным бухгалтером, утверждается руководителем предприятия. Гриф утверждения заверяется печатью.

4. Штатное расписание.

Штатное расписание — это документ, в котором закрепляется должностной и численный состав предприятия с указанием заработной платы.

Оно подписывается заместителем руководителя предприятия, согласовывается с главным бухгалтером и утверждается руководителем предприятия. В грифе утверждения указываются штатная численность работников и месячный фонд заработной платы. Гриф утверждения заверяется печатью.

5. Должностная инструкция.

Должностная инструкция — это документ, регламентирующий правовое положение работника организации, его функции, права и обязанности.

Включает следующие разделы:

«Общие положения» — устанавливают сферу деятельности данного специалиста, его подчиненность, порядок его назначения и освобождения от занимаемой должности;

«Функции» — раздел, где определяются основные направления деятельности специалиста;

«Должностные обязанности» — перечисление конкретных задач, возложенных на специалиста;

«Права» — определение прав, предоставляемых специалисту для выполнения своих обязанностей;

«Ответственность" — установление видов ответственности за некачественное и несвоевременное выполнение своих обязанностей;

«Взаимоотношения. Связи по должности» — перечисление должностных лиц с которыми специалист вступает в взаимоотношения, определение порядка подписания, согласования и утверждения документов.

Должностная инструкция разрабатывается и подписывается руководителем подразделения, согласовывается, как правило, с юрисконсультом и утверждается руководителем предприятия.

Задание № 1

1. Составьте распоряжение директора экономико-статистического колледжа о запрете курения в помещениях колледжа и общежитии. Укажите ответственных, а также меру ответственности за нарушение распоряжения.

2. Составьте служебную записку о внесении изменений в график работы подразделения.

Муниципальное бюджетное образовательное учреждение

«Экономико-статистический колледж № 4»

(МБОУ «ЭСК № 4»)

РАСПОРЯЖЕНИЕ

12. 05. 2013 Краснодар № 1220

О запрете курения в помещениях колледжа и в общежитии.

Во исполнение требований Федерального закона РФ № 87-ФЗ «Об ограничении курения табака» и соответствующего приказа Минобразования от 16. 08. 01 г. № 2974 и в целях пропаганды здорового образа жизни, повышения успеваемости учащихся, повышения производительности труда работников образовательных учреждений и с учетом отрицательных последствий влияния курения табака на организм человека, невозможности исключения этого влияния на «пассивных курильщиков», обеспечения пожарной безопасности, и во исполнение приказа Комитета по образованию № 339 от 31. 07. 2012 года.

1. Утвердить запрет на курение табака в помещениях, расположенных в зданиях, на территории колледжа, на территориях, прилегающих к зданиям учебного корпуса, учебных мастерских, учебного полигона и общежития.

2. Заместителю директора колледжа по безопасности, заместителю директора колледжа по организации внеклассной и внешкольной работе с детьми, заместителю директора колледжа по УВР:

2.1. Довести распоряжение до сведения педагогов, сотрудников, учащихся и родителей, предупредив их об ответственности за его невыполнение.

2.2. Предупредить руководителей организаций, арендующих площади в колледже, и руководителей сторонних организаций, выполняющих работы по договорам, о запрете курения табака в стенах школы;

2.4. Разработать план мероприятий по выполнению требований Федерального закона РФ № 87-ФЗ «Об ограничении курения табака» и соответствующего приказа Минобразования от 16. 08. 01 г. № 2974 и представить в Комитет по образованию (каб. 217) до 1 сентября 2012 года;

2.5. Заместителю директора школы по УВР информацию о запрете курения табака в здании и на территории образовательного учреждения поместить на школьном сайте, на стендах в школе.

3. Назначить меру ответственности за каждое нарушение распоряжения о запрете курения в виде штрафа в размере 100 (сто) рублей.

4. Контроль за исполнением оставляю за собой.

Директор экономико-статистического

колледжа МБОУ «ЭСК № 4» ________________________ Н.Н. Семенов

СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА

12. 05. 2013 Краснодар № 42

О внесении изменений в учебный план

Глубокоуважаемый Савелий Станиславович!

Прошу Вас рассмотреть на заседании учебно-методической комиссии вопрос о внесении указанных ниже изменений в учебный план.

Выписку из протокола заседания кафедры прилагаю.

Предлагаемые изменения

1. Наименование направления подготовки (специальности)

Экономика

2. Уровень обучения

подготовка специалиста

3. Форма обучения

очно-заочная

4. Наименование программы, наименование профиля (при наличии)

Программа обучения экономике 2 курс. 1 семестр

5. Регистрационный номер учебного плана

№ 5

6. Содержание изменений

Изменить вид промежуточной аттестации в 1 семестре 2 курса по дисциплине «экономика» с «зачет» на «экзамен»

Заведующий _______________________________ О.П. Литвинов

Савельева М.О.

8−237−142−52−66

Задание № 2

1. Составьте приказ о проведении аттестации работников Зимовниковского элеватора в связи с необходимостью проверки соответствия квалификации работников выполняемой ими работе и выявления результатов труда. Необходимо создать аттестационную комиссию, подготовить график проведения аттестации, указать период проведения аттестации.

2. Составьте протокол производственного совещания работников бухгалтерии, которые обсуждали вопрос организации в отделе в связи с развитием коммерческой деятельности и приняли решение о необходимости увеличения численности работников бухгалтерии и об оснащении отдела новыми компьютерами.

Приказ

ООО «Р-С»

Зимовниковский элеватор

ПРИКАЗ

12. 05. 2013 № 202

Зимовниковск

О проведении аттестации работников Зимовниковского элеватора.

В целях проверки соответствия работников Зимовниковского элеватора занимаемым должностям.

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Провести плановую аттестацию сотрудников элеватора с 01. 06. 2013 г. по 05. 06. 2013 г.

2. Подготовить список работников, подлежащих аттестации, и график аттестации — начальнику отдела кадров Емелиной О. Б.

3. Создать аттестационную комиссию в составе 5 человек:

Председатель — заместитель директора Сивелов Н. П.

Секретарь — Николаева М. Р.

Члены комиссии:

— начальник отдела кадров Емелина О. Б.

— начальник отдела приема Журин П. В.

— начальник отдела сбыта Мокин О. В.

4. Начальнику подотдела элеватора подготовить характеристики на аттестуемых работников и представить их в аттестационную комиссию до 01. 06. 2013 г.

5. Начальнику отдела кадров Емелиной О. Б.

— Организовать методическую подготовку проведения аттестации.

6. Председателю аттестационной комиссии — предоставить материалы аттестации директору в срок до 29. 05. 2013 г.

7. Контроль за исполнением приказа оставляю за собой.

Директор ___________________________ / С.С. Моисеев

к Положению об аттестации ООО «Р-С»

От 01. 06. 2013

УТВЕРЖДАЮ:

Директор Зимовниковского элеватора

______________ С.С. Моисеев

«____» ___________ 2013 г.

График проведения аттестации работников

Ф.И.О.

аттестуемого

Должность

Дата проведения аттестации

Дата предоставления документов

Ответственный за предоставление документов

1

Асташина М.Р.

Рабочий

02. 06. 2013

29. 05. 2013

Емелина О.Б. ¦

2

Макеев Р.В.

Рабочий

02. 06. 2013

29. 05. 2013

Емелина О.Б. ¦

3

Николаева Р.И.

Диспетчер

02. 06. 2013

29. 05. 2013

Емелина О.Б. ¦

4

Осоргина Е.И.

Диспетчер

03. 06. 2013

29. 05. 2013

Емелина О.Б. ¦

5

Осипов И.Н.

Эксперт

03. 06. 2013

29. 05. 2013

Емелина О.Б. ¦

6

Якимов А.Т.

Механик

03. 06. 2013

29. 05. 2013

Емелина О.Б.

Протокол

ООО «ФРИСТАЙЛ»

ПРОТОКОЛ

03. 01. 2013

№ 4

г. Москва

Производственного совещания работников бухгалтерии Общества с ограниченной ответственностью «Фристайл»

Председатель: начальник отдела бухгалтерского учета и отчетности Беляева Кристина Анатольевна

Секретарь: Мороз Валентина Петровна

Присутствовали:

1. Главный специалист отдела бухгалтерского учета и отчетности: Николаева Евгения Андреевна

2. Ведущий специалист отдела бухгалтерского учета и отчетности: Тихонов Игорь Николаевич

3. Специалист отдела бухгалтерского учета и отчетности: Леванин Игорь Олегович

ПОВЕСТКА ДНЯ:

1. Организация работы в отделе в связи с развитием коммерческой деятельности.

2. Об оснащении отдела новыми компьютерами.

1. СЛУШАЛИ:

Николаева Евгения Андреевна, Тихонов Игорь Николаевич, Леванин Игорь Олегович — об организации работы в отделе в связи с развитием коммерческой деятельности.

ВЫСТУПИЛИ:

Беляева Кристина Анатольевна — предлагаю расширить штат работников бухгалтерии.

ГОЛОСОВАНИЕ:

«ЗА» единогласно все участники.

ПОСТАНОВИЛИ:

По вопросу организации работы в отделе бухгалтерского учета и отчетности ООО «Фристайл» в связи с развитием коммерческой деятельности принято единогласное решение о необходимости увеличения численности работников бухгалтерии.

2. СЛУШАЛИ:

Беляева Кристина Анатольевна, Николаева Евгения Андреевна, Тихонов Игорь Николаевич — об оснащении отдела новыми компьютерами.

ВЫСТУПИЛИ:

Леванин Игорь Олегович — предлагаю заменить старые компьютеры на

новые.

ГОЛОСОВАНИЕ:

«ЗА» единогласно все участники.

ПОСТАНОВИЛИ:

В связи с развитием коммерческой деятельности и увеличением численности работников бухгалтерии принято единогласное решение об оснащении отдела новыми компьютерами.

Председатель: _______Беляева______ / К. А. Беляева /

Секретарь: ________ Мороз ________ / В.П. Мороз

Список использованной литературы

1. ГОСТы по документационному обеспечению (в соответствии с Федеральным законом «О техническом регулировании»). М.: «Книга сервис», 2006 г.

2. Клоков И. В. Эффективное делопроизводство на ПК. — СПб.: Питер, 2006.

3. Стенюков М. В. Документы. Делопроизводство. — М.: 1999.

4. Теплицкая Т. Ю. Настольная книга секретаря-референта. Ростов н/Д: «Феникс», 2005.

ПоказатьСвернуть
Заполнить форму текущей работой