Механізм оцінки результативності програм

Механізм оцінки результативності програм

Оцінка результативності програм є досконалим інструментом управління, який дає можливість здійснити оцінку ефективності використання головним розпорядником коштів на виконання бюджетної програми для досягнення її мети та завдань.

Різні результативні показники не повинні розглядатися як такі, що суперечать один одному, а як такі, що доповнюють один одного. Використання показників результативностіце корисний аналітичний інструмент. Чим більше показників результативності, тим краще можна визначити ступінь ефективності використання головним розпорядником бюджетних коштів .

Багатопланові і багато аспектні критерії оцінки надання конкретних послуг можуть сприяти продовженню функціонування або розширенню програми. Системи постійного контролю, в яких наголос робиться на аналізі результативних показників, який проводиться для визначення шляхів поліпшення функціонування головного розпорядника бюджетних коштів, можуть сприяти відстеженню результатів діяльності, а з часом і їх поліпшенню.

Оцінка результативності програм може сприяти визначенню пріоритетів у діяльності головного розпорядника. Особливо важливим для проведення оцінки та відстеження ефективності виконання програми є вчасне отримання даних, які відображають надання послуг. Оцінка повинна стосуватися всієї організації як цілісної системи. Важливо при цьому вивчити діяльність та результати програми в цілому, а не просто її кількісні показники або ефективність.

Показники результативності можуть бути використані для різних напрямків роботи. Аби успішно керувати своїми організаціями державні управлінці повинні володіти ключовими даними про свої відомства. Це стосується всіх рівнів управління і всіх типів організацій. Необхідно, щоб оцінка результативності програми розглядалася як невід «ємна і дуже важлива частина управлінського процесу.

4.2 Типи результативних показників.

Результативні показники поділяються на такі типи:

1. показники затрат або вхідних ресурсів визначають обсяги та структуру.

ресурсів, що забезпечують виконання бюджетної програми (наприклад, кількість штатних одиниць, кількість установ, кількість обладнання тощо);

2. показники продукту (обсяг виконаних робіт) використовуються для оцінки.

досягнення поставлених цілей. Показниками продукту, зокрема, є кількість споживачів товарів (робіт, послуг), вироблених в процесі виконання бюджетної програми (наприклад, кількість студентів, підготовлених спеціалістів, вилікуваних хворих, відвідувачів бібліотек і музеїв тощо);

3. показники ефективності (рентабельності) визначаються як відношення.

кількості вироблених товарів (виконаних робіт, наданих послуг) до їх.

вартості у грошовому або людському вимірі. Ці показники визначають вартість.

(у грошах або робочих годинах) одиниці продукції, витрати ресурсів на одиницю.

показника продукту (наприклад, кількість студентів на одного викладача,.

вартість підготовки одного студента тощо);

4. показники якості повинні відображати якість вироблених товарів (виконаних.

робіт, наданих послуг). Вони показують користь від здійснення заходів.

бюджетної програми (наприклад, зниження захворюваності на туберкульоз на 2% порівняно із минулим періодом) .

При збиранні даних і проведенні оцінки виконання бюджетної програми необхідно визначити програми, які функціонують так, як було заплановано, і ті, які є недостатньо функціональними. Якщо якась програма істотно перевищує результати, визначені на стадії планування, то слід провести дослідження на предмет можливого підвищення планових показників на наступний рік або визначення реальної ефективності програми. Якщо виявляється, що програма була особливо ефективною, то потрібно визначити ресурси, необхідні для підтримання даного рівня, а зайві ресурси спрямувати на виконання іншої програми. Однак, якщо програма не відповідає заданому рівню або очікуваним результатам, організація повинна визначити, чи прийнятний такий рівень, чи слід шукати додаткових ресурсів для неї. Якщо рівень виконання програми є дуже низьким, тобто таким, що програма перетворюється на неефективну, слід відмовитись від її виконання.

Кожен з результативних показників має свої переваги. Для різних типів програм використовують різні показники. Таким чином, при розробці й використанні показників, посадові особи, відповідальні за розробку рішень, а також за оцінку програми, повинні зважати на викладені нижче міркування. Як правило, слід вибирати й використовувати ті показники, які найкраще відображають результати програмидосягнення встановленої мети та виконання поставлених завдань.

4.3 Збір даних для розрахунку показників результативності.

Якщо розпорядник бюджетних коштів правильно організовує роботу по визначенню основних джерел даних, необхідних для оцінки програм під час розробки та вибору показників результативності, безпосередньо процес збору даних не є складним.

Дані, які розпоряднику бюджетних коштів необхідно зібрати, залежать від показників, які були вибрані. До певної міри вибір показників результативності залежить від наявних даних. Для кожного результативного показника, розпорядник бюджетних коштів повинен спочатку вирішити «що збирати? », «коли збирати? », «яким чином? «і «хто буде збирати? «дані.

Збір даних по результативних показниках має відповідати наступним критеріям:

• доступність: Чи доступні дані в цей час? Якщо ні, чи можуть вони бути.

зібраними взагалі (або пізніше)? Чи є більш важливі показники, для яких можна зібрати дані?

• точність: Чи є дані достатньо достовірні? Чи існує заниження або.

завищення показників? Чи піддаються дані перевірці чи звітності?

• періодичність: Чи достатньо даних для того, щоб проводити оцінку?

Як часто необхідно аналізувати дані для того, щоб отримати найбільш точний результат (наприклад, щомісяця, щокварталу, кожних півроку тощо)?

• вартість збору даних: Яка вартість збору даних? Чи доступна інформація.

щодо важливих ресурсів (наприклад, штатна чисельність персоналу)? Чи є збір даних економічно ефективним (чи корисність від отримання цих даних перевищує витрати, передбачені на збір цих даних)?

Найбільш складним завданням при зборі даних є вибір показників ефективності та якості для визначення впливу та взаємозв «язку між бюджетними призначеннями та результатами виконання програми. Коли приймається рішення щодо того, які дані збирати, відповідність даних є важливішою, ніж їх деталізованість. Наприклад, кількість людей, які проходять навчальний курс, — 25 студентів, відображає точність. Якщо ж написати — 12 чоловіків та 13 жінок, то цей показник відмічає зайві деталі.

4.4 Застосування показників результативності.

1. Два найбільш уживаних типи результативних показників — це показники затрат і.

продукту. Показники затрат забезпечують кількісну інформацію про результати діяльності.

бюджетної програми, вони є важливими, оскільки показують структуру ресурсів, затрачених.

на виконання програми. Показники затрат є найбільш вживаною формою показників, а оскільки.

вони безпосередньо впливають на результат діяльності бюджетної програми, то вони є.

найлегшими для розуміння.

2. Показники продукту забезпечують інформацію про реальний продукт, отриманий.

в результаті виконання програми. Вони є важливими, оскільки відповідають на питання «Що.

саме зроблено? «Збирання інформації про показники продукту може виявитися нелегкою.

справою, однак часто ці показники стають найбільш корисною формою оцінки, оскільки.

показують кінцевий результат діяльності бюджетної програми, який, у свою чергу, ставить.

питання про місію організації або програми.

3. До інших типів показників належать показники ефективності та показники якості.

Ці типи показників, хоча і є важливими, однак часто дають менше інформації про призначення.

програми, ніж показники продукту та затрат. Показники ефективності є прийнятними для.

певних напрямів діяльності, і якщо ефективність є кінцевою метою програми, то ці показники.

є цілком прийнятними. Проте ефективність не завжди збігається з продуктивністю. Часто.

ефективність свідчить лише про зв «язок між кінцевим продуктом і використаними ресурсами,.

не забезпечуючи при цьому інформації про якість продукту. Показники якості дозволяють.

оцінити кінцевий ефект від здійснення програми, показують користь, яку отримує суспільство.

від виконання програми.

4. Всі результативні показники потрібно вибирати для кожної програми за трьома.

критеріями.

• По-перше, вони повинні бути переконливими і стосуватися головних зав;

дань бюджетної програми на рік; бути значимими для керівників у процесі розробки рішень і управління програмою; ефективно показувати вплив різних напрямів діяльності на виконання завдань і пріоритетів програми; сприяти у визначенні впливу різних рівнів витрат на продуктивність програми та її пріоритети. Показники повинні бути вимірними, щоб їх можна було використовувати протягом року.

• По-друге, результативні показники мають бути чіткими і не повинні залишати.

сумнівів у тому, що дана інформація означає.

• По-третє, вони повинні бути послідовними і стосуватися безпосередньо питання,.

яке характеризують; їх слід використовувати в однаковий спосіб кожного разу,.

коли вони з «являються.

5. Деякі програми є доволі простими та використовуються для оцінки відокремленого.

напрямку діяльності, який не має прямого зв «язку з головною метою. До таких програм можна.

застосовувати спрощені показники результативності. Наприклад, програми «Забезпечення.

виготовлення документів, що засвідчують особу та їх видача ", «Виготовлення випускних.

документів про освіту " .

6. Деякі програми можна оцінити лише на основі певної схеми, тобто для досягнення.

певної мети програма потребує ряду послідовних заходів за певний період часу. Припускаючи,.

що такі заходи запроваджені за схемою, слід зазначити, що прийнятними показниками.

виконання в цьому випадку стане запровадження поетапних заходів згідно зі схемою.

Наприклад, програми «Створення інформаційно-аналітичної системи », «Створення Єдиної.

державної автоматизованої паспортної системи " .

7. Деякі програми неможливо визначити в кількісних термінах, а лише в описових.

термінах або термінах якості. Наприклад, для успіху тривалої екологічної програми або.

тривалого наукового дослідження доцільно використовувати щорічно послуги експертів;

фахівців з окремих галузей для оцінки:

• початкових умов дослідження;

• визначених цілей;

• визначених напрямів діяльності;

• визначених рівнів ресурсів;

а також:

• для порівняльного аналізу із успішно завершеними програмами такого типу;

• для використання цієї інформації для запровадження оцінки кращих результатів,.

тобто висновку про те, що на основі даної інформації дослідження провадиться за правильною методикою і може мати позитивні результати.

Наприклад, програми «Керівництво та управління діяльністю органів внутрішніх страв », «Наукова та організаційна діяльність президії Академії педагогічних наук » .

8. Деякі програми призначені для запобігання певним явищам (можна сказати, що.

оборонні програми призначені для запобігання війнам), а деякі призначені для реагування на.

події, які можуть статися, а можуть і не статися (наприклад, програми ліквідації наслідків.

стихійного лиха). У таких випадках використовуються замінні оцінки для показу ефективності,.

такі як оцінка оборонної готовності або оцінка можливостей реагування на стихійне лихо.

Наприклад, програми «Захист від шкідливої дії вод сільських населених пунктів та.

сільськогосподарських угідь ", «Розробки найважливіших новітніх технологій у сфері.

попередження надзвичайних ситуацій кліматичного та технічного походження " .

4.5 Розробка і впровадження системи оцінки результативності програм.

Розробка системи оцінки програм за допомогою результативних показників передбачає розуміння того, якої мети намагаються досягти у разі виконання бюджетної програми, хто є її основними користувачами/клієнтами, і наскільки є повною інформація про обсяг послуг, що надаються бюджетною програмою за відповідний проміжок часу. Етапи цього процесу можна представити таким чином:

Етап 1. Встановлення цілей бюджетної програми.

Етап 2. Встановлення об «єктів оцінки.

Етап 3. Визначення показників затрат, продукту, ефективності, якості.

Етап 4. Поточний контроль.

Етап 5. Звітування про виконання бюджетної програми.

Етап 6. Аналіз і подальші заходи щодо реалізації бюджетної програми .

Етап 1. Встановлення цілей бюджетної програми.

Для початку мають бути чітко визначені і розмежовані між різними бюджетними програмами окремі види діяльності, виконувані головними розпорядниками. Програми являють собою сукупність окремих стандартних напрямів діяльності, спрямованих на надання тієї чи іншої послуги. Наприклад, такі чотири види діяльності як перебруківка, дрібний ремонт вулиць, водоізолювання інженерних мереж, ремонт узбіч є програмою, яка може мати назву «Утриманням шляхів ». Як правило, програми визначаються самими головними розпорядниками, відповідальними за виконання програм, і, зазвичай, ці програми відображають його організаційну структуру.

З одного боку, кількість програм не може бути надто маленька, адже в такому разі покривається лише незначна частка послуг відомства або збирається недостатня інформація. З іншого боку, вона не повинна бути занадто велика, в такому разі кожна вимагає дуже багато коштів та зусиль для звітування. Загалом, система оцінки результативності програм краще функціонує там, де вона призначена для збирання обмеженої, але важливої інформації про виконання основних бюджетних програм, що потребує серйозного нагляду й контролю з боку керівництва.

Також потрібно з «ясувати, за яких умов можна стверджувати, що цілей програми досягнуто. Фактично, потрібно з «ясувати, яким чином у майбутньому перевірити, що завдання програми виконані. Як правило, це робиться по закінченню певного терміну і вимірюється найчастіше у кількісному виразі (в тому числі у відсотках). Наприклад, для програм охорони здоров «я це може означати зменшення на 2,5 відсотків захворюваності на туберкульоз у порівнянні з минулим роком. Трапляються випадки, коли показники якості, які вважаються найбільш вагомими у процесі оцінки програми, оскільки вони показують кінцевий результат, не можна розрахувати. Це стосується в основному програм Міністерства Культури та мистецтва, оскільки дуже важко вимірити користь, яку отримує суспільство від впровадження культурних програм. В даному випадку достатньо буде розрахувати показники затрат, продукту та ефективності. Наприклад, у разі недостатніх ресурсів, заплановані затрати можуть мати дуже велику вагу.

Етап 2. Встановлення об «єктів оцінки.

Визначення того, що саме оцінювати у програмі, є дуже важливим етапом. Можна оцінювати ступінь ефективності її функціонування, виходячи лише із інформації про те, чого програма має досягти. В ідеалі починати треба з чіткого визначення мети програми, яка оцінюється, тому що часто у визначенні мети вже закладається показник якості. Якщо мету ще не сформульовано, тоді можна почати з опису програми. Наприклад, можна застосувати такий критерій для оцінки надання послуг громадського транспорту: основною їх метою є безпечні, надійні, зручні і комфортабельні транспортні послуги за мінімальну ціну для громадян, включаючи пільгові категорії населення (забезпечення 85% населення транспортними послугами за мінімальну ціну).

Етап 3. Визначення показників затрат, продукту, ефективності, якості.

Показники затрат відображають структуру ресурсів, використаних для виконання програми; їх визначають кількістю людино-годин або еквівалентами повної зайнятості, тобто натуральними (не грошовими) показниками. Віддача, як правило, вимірюється у показниках продукту або кількості послуг, наданих споживачам. Більшість фахівців радять враховувати також і одиницю продукції - кількісний показник кожної послуги (продукту/типу діяльності), виробленої програмою. Показники ефективності відповідають на питання «Наскільки добре надається послуга? «Ефективність є мірилом питомих витрат (у грошовому вимірі чи в людино-годинах). Показники якості відповідають на питання «Наскільки якісними є надані послуги? «Слід розуміти, що визначити логічно обґрунтовані та надійні показники якості для всіх програм неможливо. Наприклад, в закладах охорони здоров «я показники затрат складатимуться із кількості ліжок, медичного обладнання тощо. Показники продукту включатимуть кількість госпіталізованих, кількість пролікованих хворих тощо. Показники ефективності включатимуть середньодобові витрати на медикаменти, харчування, кількість пацієнтів на одного лікаря тощо, а показники якості (які є найскладнішим типом показників) включатимуть зниження рівня захворюваності.

Етап 4. Поточний контроль.

За виконанням кожної запланованої програми та досягненням мети має бути встановлений постійний контроль. Поточний контроль забезпечує отримання інформації, яка необхідна для прийняття рішень щодо того, чи досягнуто поставленої мети чи ні. Систематичний і періодичний контроль забезпечує моніторинг програми і можливість коригувати її у процесі виконання. Поточний контроль може здійснюватися керівниками, відповідальними за виконання бюджетних програм, і проводитися що півроку, щоквартально або щомісяця. Наприклад, якщо контролюється ефективність роботи музею, зоопарку або іншої освітньо-розважальної установи, то інформація про кількість відвідувачів збирається щомісяця для того, щоб подивитись, чи існують які-небудь сезонні коливання, вивчити попит на подібні послуги і т.д.

Збирання інформації повинно бути обґрунтованим і не переобтяжувати фінансові та кадрові можливості організації. Зазвичай, поточний контроль залежить від послуги, яка надається і мети поставленого завдання. Для більшості важливих послуг (програм) система щомісячного збирання даних і звітування була б непоганим способом узагальнення Показників затрат, продукту, ефективності та якості.

Етап 5. Звітування про виконання кошторису програми.

Звітування про виконання кошторису програми узагальнює всі показники і порівнює фактичні результати з поставленими раніше завданнями. Крім порівнянь із плановими цифрами звіти можуть включати порівняння з:

1. попереднім періодом;

2. подібними програмами в інших відомствах;

3. спеціально розробленими стандартами та нормами ;

4. витратами у державному та приватному секторах, а також результатами,.

досягнутими подібними організаціями.

Форми звітування значною мірою залежатимуть від обставин. В ідеалі вони мають зводитися до подання у зручній та доступній формі таких даних:

1. назва програми, організаційна підвідомчість і виклад мети діяльності;

2. показники затрат, продукту, ефективності і якості, і завдання, для досягнення.

яких вони застосовуються, напрямки діяльності програми;

3. стислий огляд додаткової пояснювальної інформації.

Інформація має бути викладена у такий спосіб, щоб полегшити сприйняття порівнянь. Дуже часто форми звітування і поточного контролю можуть співпадати.

Етап 6. Аналіз і подальші заходи.

Хоча багато хто може не вважати цей етап складовою частиною системи оцінки результативності програм, логічним її завершенням є аналіз і подальші заходи, що з нього випливають. Добре побудована система оцінка результативності програм дасть можливість її виконавцям виявити як слабкі сторони програми і спрогнозувати негативний вплив на неї зовнішніх чинників, так і визначити її сильні сторони і можливості, які вона відкриває. Таким чином, визначення сильних і слабких сторін дасть керівникові (а також іншим виконавцям) можливість для організаційного вдосконалення і буде спонукати до вжиття необхідних заходів.