Інформаційні системи і технології в обліку

МІНІСТЕРСТВО ОСВІТИ І НАУКИ

МОЛОДІ ТА СПОРТУ УКРАЇНИ

Інститут перепідготовки та підвищення

кваліфікації кадрів

Кафедра Облік і аудит

Контрольна робота

«Інформаційні системи і технології в обліку»

Харків — 2012

Зміст

Введення

1. Створення нової бази даних та таблиць MS Access

2. Пов’язування таблиць. Створення схеми даних

3. Створення запиту на вибірку в режимі конструктора

4. Створення екранних форм для роботи з даними за допомогою майстра форм

5. Створення звітів з допомогою майстра форм Список літератури

Введення

Microsoft Access об'єднує відомості з різних джерел в одній реляційній базі даних. Створювані форми, запити і звіти дозволяють швидко і ефективно оновлювати дані, отримувати відповіді на питання, здійснювати пошук потрібних даних, аналізувати дані, друкувати звіти, діаграми і поштові наклейки.

У базі даних зведення з кожного джерела зберігаються в окремій таблиці. При роботі з даними з декількох таблиць встановлюються зв’язки між таблицями. Для пошуку і відбору даних, що задовольняють певним умовам, створюється запит. Запити дозволяють також відновити або видалити одночасно декілька записів, виконати вбудовані або спеціальні обчислення. Для перегляду, введення або зміни даних прямо в таблиці застосовуються форми. Форма дозволяє відібрати дані з однієї або декількох таблиць і вивести їх на екран, використовуючи стандартний або створений користувачем макет. Для аналізу даних або друку їх певним чином використовується звіт. Наприклад, можна створити і надрукувати звіт, що групує дані і вичислює підсумки, або звіт для друку поштових наклейок.

1. Створення нової бази даних та таблиць MS Access

В Microsoft Access існують чотири режими роботи з таблицями: режим Таблиці; режим Конструктора; режим Зведеної таблиці; режим Зведеної діаграми.

Створення таблиці за допомогою Конструктора таблиць Тепер ми познайомимося з режимом Конструктора. У режимі Конструктора таблиці створюються шляхом завдання імен полів, їх типів і властивостей. Щоб створити таблицю в режимі Конструктора, необхідно:

1. Роботу с базою даних починаємо з створення таблиць. Для створення таблиці в режимі конструктора переходимо у головне вікно бази даних та вибраємо об'єкт «Таблица» та двічі натиснути кнопку миші на елементі «Создание таблицы в режиме конструктора».

2. Наступним кроком є визначення структури таблиці. Обираємо стовпець «Имя поля» та вводимо ім'я поля, відповідно до погодження щодо імен об'єктів Microsoft Access. В стовпці «Тип данных» вибираємо необхідний тип даних у списку. В стовпці «Описание» вводимо опис (коментарій), яке розташовується у цьому полі.

3. Визначаємо ключові поля таблиці. Для цього виділяємо поля, які мають бути ключем та нажимаємо піктограму з зображенням ключа на панелі інструментів.

4. Зберігаємо таблиці. Для збереження таблиці натискаємо кнопку «Сохранить» на панелі інструментів, а далі вводимо ім'я таблиці у відповідності з погодженням щодо імен об'єктів Microsoft Access.

У відповідь на повідомлення Ключові поля не задані і питання Створити ключове поле зараз? Натискаємо кнопку Так, якщо ключове поле необхідне, або кнопку Ні, якщо такого не вимагається.

Після вказаних дій ми створили структуру таблиць для фрагменту реляційної бази даних за допомогою якої автоматизується облік основних засобів. Основні об'єкти предметної області та їх характеристики: група ОЗ (код групи ОЗ, найменування групи, річна норма амортизації,); МВО — матеріально-відповідальна особа (табельний номер, ПІПБ); інвентарний об'єкт ОЗ (інвентарний номер ОЗ, код групи ОЗ, код підрозділу, початкова вартість, начальний знос); амортизація ОЗ (інвентарний номер ОЗ, дата амортизації, сума амортизації); інвентарна карточка ОЗ (номер карточки ОЗ, інвентарний номер ОЗ, табельний номер, код підрозділу, дата відкриття карточки, дата закриття карточки).

2. Пов’язування таблиць. Створення схеми даних

Для пов’язання таблиць необхідно їх проіндексувати за тими полями, по яким створюється зв’язок. Для цього в режимі конструктора таблиці присвоїти властивості «Індексоване поле» для потрібного поля таблиці значення «Так…». При цьому необхідно також вказати чи припускаються збіги значень для даного поля (чи можливі в таблиці декілька записів з однаковим значенням індексуємого поля). Для створення зв’язку необхідно, щоб хоч для одного з пов’язаних полів збіги не припускалися. Поля таблиць, які пов’язуються повинні бути согласованими по типу та розміру.

Для створення схеми даних виконуємо наступне. Зберігаємо та закриваємо всі створені таблиці. Залишаємо тільки головне вікно бази даних. При відкритому вікні бази даних обираємо пункти меню «Сервис» «Схема данних». У діалоговому вікні, що відкриється, послідовно обраємо таблиці, які поміщуються до схеми даних і для кожної таблиці натискаємо кнопку «Добавить». Після додавання таблиць закриваємо діалогове вікно — кнопка «Закрыть». база дані таблиця вибірка

3. Створення запиту на вибірку в режимі конструктора

Під запитом в MS Access розуміють як команду на вибір, просмотр, зміну, створення, або видалення даних. Також запити використовуються для аналізу даних.

У вікні бази даних перейдемо до вкладки «Запити» та натиснемо кнопку «Створити». У діалоговому вікні «Новий запит»обираємо команду «Конструктор». У діалоговому вікні «Додавання таблиці» перейдемо до вкладки, яка містить об'єкти, які включають потрібні дані. Для додавання об'єктів в запит двічі натискаємо кнопку миші на імені кожного об'єкта, а потім «Закрити». Якщо запит містить декілька таблиць або запитів, переконайтесь, що між собою їх з'єднує лінія. Для Microsoft Access це свідчить про те, що дані пов’язані. Якщо зв’язку немає, то створіть його за допомогою діалогового вікна «Схема даних». Якщо таблиці або запити пов’язані, то тип з'єднання можна змінити, маючи тим самим вплив на обрання записів у запиті.

Створюємо запит для відбору даних з БД обліку основних засобів за критерієм:

— річна норма амортизації більше (або менше) певної суми;

— перелік матеріально-відповідальних осіб та інвентарних номерів ОЗ

4. Створення екранних форм для роботи з даними за допомогою майстра форм

Форми створюються для вводу та редагування даних таблиць, перегляду результатів запитів, створення меню для користувачів, діаграм. У головному вікні бази даних обираємо об'єкт «Форми» та двічі натискаємо кнопку миші на елементі «Создание формы с помощью мастера форм». Обираємо ім'я таблиці або запиту, які містять дані, на основі яких буде створена форма та натисніть кнопку ОК. Обираємо поля таблиці або запиту, які будуть відображені на формі, «Далее». При обиранні елементів «Автоформа: в стовпець», «Автоформа: стрічкова» або «Автоформа: таблична» форма створюється автоматично. Для задачі автоматизації обліку основних засобів створили форми для роботи з таблицями «Інвентарна карточка ОЗ», «Матеріально-відповідальна особа», «Інвентарний об'єкт ОЗ», «Група ОЗ».

Слідуючи логіці задачі автоматизації обліку основних засобів створити форму на базі декількох або запитів.

Відкрили форму «Інвентарна карточка ОЗ» в режимі «Конструктор» визначити властивості форми.

5. Створення звітів з допомогою майстра

Звіти це традиційна форма представлення інформації для управляння. Звіти виводяться на екран монітора, принтер, або в файл та створюються на базі таблиць і запитів. Технологія створення звітів MS Access майже ідентична технології створення форм.

Список використаних джерел

1.Дубнов П. Ю. Access 2003: Самовчитель. — М.: Изд-во ДМК Пресс, 2004. — 320с.

2.Бекаревич Ю. М., Пушкина Н. В. Microsoft Access 2003. — Дюссельдорф, К., М., СПб.: БХВ-Петербург, 2001. — 480с.

3.Баркер Скотт Ф. Професійне програмування в Access 2003. — М: Вильямс, 2002. — 992с.

4.Вонг У. Office 2003 для «чайників». Москва, Санкт — Петербург, Киев, Диалектика, 2004. — 259−279

5.Послед Б. Г. Access 2003. БД. — К: «ДиаСофт», 2000. — 512с.

6.Access 2003 для Windows 95 — К.: Торгівельно-видавниче бюро BHV, 1997 — 480с

7.Microsoft Access 2003. Шаг за шагом. — М.: ЭКОМ, 2002. — 352с.

8.Гаевський А. Ю. Самовчитель роботи з Microsoft Office Access 2003.2001 р. — 480 c.

9.Руденко В. Д. Практичний курс інформатики. За ред. Мадгізона В.М. — Фенікс. 1997;2004 р.

10.Леонтьев В. Ю. Microsoft Office: Access 2003.2008 р. — 455 с.