Вимоги до інформаційного забезпечення

Рішення з використання інформаційного забезпечення повинні передбачати можливість розширення можливостей системи, без зміни елементів даного інформаційного забезпечення.

Інформаційне забезпечення системи є сукупністю системи класифікації та кодування, уніфікованої систем документації, схем інформаційних потоків, а також методологію побудови бази даних.

Вказана система класифікації і кодування має підтримувати методи класифікації та опису документів, прийняті у неавтоматизованій системі. Методи класифікації та опису документів мають відповідати прийнятій уніфікованій системі документації. Уніфікована система документації також має відповідати найбільш поширеним форматам представлення документації. Також, система класифікації і кодування має забезпечувати оптимізацію процесу накопичення та зберігання інформації, а також вирішення поставлених задач з максимальною швидкістю, та мінімальним використання пам’яті.

Інформаційне забезпечення також включає у себе поза машинну інформаційну базу та внутрішньомашинну інформаційну базу.

Позамашинна інформаційна база має розроблятися з урахування вищезазначеної уніфікованої системи документації, та відображати сукупність вхідних і вихідних документів та повідомлень, що призначені для обміну інформацією, що циркулює у неелектронному вигляді (наприклад, договори, чеки, звіти, що передаються на паперових носіях). Позамашинна інформаційна база може містити методики формування описів інформаційних ресурсів та самі інформаційні ресурси на зовнішніх носіях, що підготовлені за цими методиками.

Розробка внутрішньо машинної інформаційної бази має відображати фізичний рівень зберігання інформації, тобто представлення інформації у електронному вигляді. На фізичному рівні інформація зберігається у вигляді таблиць баз даних та масивів повнотекстової інформації. При розробці внутрішньо машинної бази має бути враховано :

• · розподілене збереження інформаційних ресурсів;
• · динаміку актуалізації інформації;
• · спосіб представлення та структуризацію інформації (реляційні БД, текстові файли, електронні документи і т. ін.).

БД має містити наступну інформацію:

Перелік проектів, якими на даний момент займається підприємство, а також клієнтів, що є замовниками конкретного проекту. Сукупність інформації про проекти містить у собі інформацію про вартість проекту, дату початку та передбачуваного закінчення проекту. Дана інформація має бути використана при плануванні задач та ресурсів, виділених на реалізацію проекту.

Перелік етапів та задач проекту. Для кожного етапу вказується перелік задач, які мають бути виконані у ході виконання даного етапу, а також відділи підприємства, що працюють над виконанням даного етапу. Кожний етап розбивається на сукупність задач, над кожною з яких працюють групи розробників, що складаються з працівників певного відділу.

Інформацію про персонал, що працює на підприємстві. Тобто особисті дані, а також дані про приналежність до певної організаційної структури, та дані посади, яку обіймає робітник. Дані посади в свою чергу містять назву посади, посилання на керівника, інформацію про заробітну плату, що отримує займаючий посаду робітник.

Інформацію про техніку, що міститься у розпорядженні підприємства. Тобто дані, про технічні ресурси, що є у наявності на підприємстві, також особу, яка на даний момент використовує даний технічний ресурс.

Інформацію, про поточні запити робітників на використання конкретних технічних ресурсів.

Інформацію про ієрархічну структуру відділів та груп, тобто, перелік їх керівників, а також керівні співвідношення між окремими посадами.

Поточних та минулих клієнтів підприємства. Тобто містити інформацію для зворотного зв’язку, таку як ім'я контактної особи, телефон, адреса клієнта, тощо.

База даних має бути спроектована таким чином, щоб задовольняти вимогам щодо швидкості обробки запитів. Швидкість відклику на запит для менеджерів, що займаються планування ресурсів, не має перевищувати трьох секунд, для усього іншого персоналу — п’яти секунд.

Інформаційне забезпечення повинно задовольняти вимозі швидкого складання необхідних звітів. Мова опису інформаційних запитів та опису вихідних документів (звітів, повідомлень, наказів та інше) повинна бути максимально простою.