Організація первинного обліку розрахунків з працівниками

Основним документом з обліку виходу на роботу і відпрацьованого часу є Табель обліку робочого часу (ф. № ПСГ-1). Він складається в одному примірнику протягом місяця окремо за виробничими підрозділами і категоріями працюючих. Для кожного працівника в табелі відводять окремий рядок, у якому записують кількість відпрацьованих годин, умовними літерами зазначають причини невиходу на роботу, наприклад, вихідні або святкові дні - «ВС», дні хвороби — «X», відрядження — «СВ», відпустка — «ЧВ» тощо. У табелі також зазначають посаду працівника, його оклад, вид оплати, суму заробітної плати, табельний номер, код синтетичного і аналітичного обліку. Наприкінці місяця табель передають у бухгалтерію для нарахування оплати праці.

Для обліку розрахунків із працівниками по платі праці в ТОВ «Бердичівський пивоварний завод» використовують наступні типові форми:

№ П-13 «Табель обліку використання робочого часу» .

№ П-49 «Розрахунково-платіжна відомість» ;

№ П-52 «Розрахунок заробітної плати» ;

№ П-53 «Платіжна відомість» .

№ П -54 «Особовий рахунок» .

Платіжна відомість типової форми № П-53 використовується для обліку сум авансу, виданого за першу половину місяця. Узагальнюючим реєстром, в якому відображаються розрахунки за заробітною платою з кожним працівником є Розрахунково-платіжна відомість .

Розрахунково-платіжні відомості складаються за окремими структурними підрозділами. У них записують усіх працівників підрозділу за категоріями із зазначенням прізвища, табельного номера, професії, посади, відпрацьованих днів (годин).

В окремі графи розділу «Нараховано» записують суми нарахованої основної і додаткової заробітної плати за її видами. Підставою для запису є Табель обліку робочого часу, Накопичувальні відомості обліку роботи вантажного автотранспорту, Накопичувальні відомості обліку використання машинно-тракторного парку.

У розділі «Утримано і виплачено» спочатку в окремих графах записують видану із каси заробітну плату за другу половину минулого місяця і аванс у рахунок заробітку за першу половину минулого місяця. Підставою для цих записів є звіти касира і платіжні відомості.

Розрахунково-платіжні відомості підписує керівник та головний бухгалтер підприємства. Цей документ одночасно є особовим рахунком працюючих та оборотною відомістю до рахунку 66 «Розрахунки з оплати праці». При веденні Розрахунково-платіжних відомостей не включаються виплати, які не входять у фонд заробітної плати і в заробітну плату працівників при підрахунку її середніх розмірів, а також суми, які не оподатковуються податком з доходів фізичних осіб (добові при службових відрядженнях, допомога при народженні дитини, допомога малозабезпеченим сім'ям на дітей, допомога на поховання тощо). Ці суми виплачуються окремо за платіжними відомостями або видатковими касовими ордерами. Первинний облік нарахування заробітної плати водіям в ТОВ «Бердичівський пивоварний завод» регулюється Інструкцією «Про порядок виготовлення, зберігання, застосування єдиної первинної транспортної документації для перевезення вантажів автомобільним транспортом та обліку транспортної роботи», затвердженої Наказом Мінстату України і Мінтранспорту України від 07.08.1996 р. № 228/253. Цією Інструкцією затверджені такі форми єдиної первинної транспортної документації: Подорожній лист вантажного автомобіля ф. № 1-ТН; Подорожній лист вантажного автомобіля ф. № 2. Подорожні листи типових форм, оформлені належним чином, видаються водію під розписку. На лицьовому його боці записують завдання водію і характеристику автомобіля та реєструють видачу палива, на зворотному — виконання завдання, що засвідчується підписом відправника і одержувача вантажу. Всі подорожні листи після виконання робіт здають у бухгалтерію, де на їх основі нараховують оплату праці за робочий день (день або зміну), визначають обсяг виконаних робіт і наданих послуг. Для нарахування заробітної плати за чергову або навчальну відпустку, а також звільнення з роботи до закінчення місяця оформляється Розрахунок заробітної плати ф. № ПСГ-6, де обчислюється середній заробіток за місяць і день, показуються усі види оплати та утримань, а також визначається сума, що належить до виплати.

Перевірені і затверджені первинні документи з обліку праці та її оплати повинні бути узагальнені і згруповані за кожним працівником підприємства для організації розрахунків з ними. Групування даних про нараховану заробітну плату за кожним працівником проводять у таких реєстрах і документах:

Табель обліку робочого часу,.

Накопичувальна відомість обліку роботи вантажного автотранспорту (ф. № ЖН-6),.

Наряд на відрядну роботу (ф. № ПСГ-5), але на даний час на підприємстві не має відрядної роботи.

Первинні документи по обліку праці і заробітної плати, що надходять до бухгалтерії, після перевірки і опрацювання групують за ідентифікаційними номерами працівників і використовують для складання розрахунково-платіжних відомостей (ф. №П-49). При значній кількості первинних документів по обліку виробітку робітників для складання розрахунково-платіжних відомостей використовують дані накопичувальних карток виробітку і заробітної плати (ф. №П-55 і ф. №П-56).

Розрахунково-платіжні відомості є основним документом, який використовується для оформлення розрахунків з робітниками і службовцями. Вони містять інформацію про всі нарахування за видами оплат, утримання із заробітної плати і суми, що належать видачі на руки. Підставою для складання розрахунково-платіжних відомостей служать:

• — табель використання робочого часу (для нарахування заробітної плати та всіх інших оплат, в основу яких покладено час — доплати за роботу в нічний і понадурочний час, оплата простоїв, за час непрацездатності тощо);
• — довідки-розрахунки бухгалтерії (за всіма видами додаткової заробітної плати і допомоги по тимчасовій непрацездатності);
• — розрахункові відомості за минулий місяць (для розрахунку сум утримань прибуткового податку з доходів громадян);
• — рішення судових органів (на утримання за виконавчими листками);
• — заяви працівників на різні види перерахувань;
• — платіжні відомості (на раніше виданий аванс за першу половину місяця) тощо.

На платіжних відомостях повинен бути надпис про дозволу видачі грошових коштів із каси, підписаний керівником підприємства і головним бухгалтером, із зазначенням суми і строку виплати (як правило) протягом трьох днів, враховуючи день одержання грошових коштів в банку).

Після закінчення трьох днів, встановлених для виплати заробітної плати, касир перевіряє у платіжній відомості підписи в одержанні коштів і підраховує суму виплаченої заробітної плати.

Своєчасно не одержана робітниками і службовцями заробітна плата депонується, тобто напроти прізвища осіб, які її не одержали, проставляється штамп або пишеться від руки «Депоновано» .

Платіжна відомість закривається двома сумами: видано готівкою і депоновано. На депоновані суми касир складає реєстр невиданої заробітної плати (ф. № П-ІІ). Виплачена за платіжною відомістю сума заробітної плати оформляється видатковим касовим ордером (ф. № КО-І).

Суму депонованої заробітної плати касир вносить в банк для зарахування на поточний рахунок. При цьому в об’яві на внесення готівки зазначається «Депонентські суми». Це необхідно для того, щоб банк взяв ці суми на окремий облік і видав підприємству за його першою вимогою.

В подальшому кожна виплата депонованої заробітної плати здійснюється за реєстром (або книгою) невиданої заробітної плати й оформляється видатковим касовим ордером.

Заробітна плата робітникам за першу половину місяця може видаватись у вигляді авансу, розрахованого виходячи з даних табеля про виконаний час та тарифної ставки.

Сума авансів потім утримується з заробітної плати робітників, розрахованої за підсумком місяця.

В розрахункові відомості зараховуються всі виплати, які входять до фонду заробітної плати, а також окремі, які не входять до нього, якщо вони зараховуються до середньої заробітної плати та підлягають стягненню прибуткового податку.

Не зараховуються до розрахункової відомості виплати, що не входять до фонду заробітної плати та заробітної плати робітників, при підрахунку їх середніх розмірів; одноразові допомоги та добові, пенсії. Ці суми виплачуються окремо по розрахункових відомостях (т.ф. №Т-53) чи видатковим касовим ордером (ф.№КО-2).

При визначенні нарахованих сум заробітної плати бухгалтерія проводить утримання із заробітної плати. Різниця між нарахованою сумою заробітної плати та утриманням по кожному робітнику складає суму до видачі. бухгалтерський звітність виплата працівник Загальна сума, яка належить до видачі, складає перехідну суму розрахунків по заробітній платі, яка погашається в наступному місяці шляхом видачі її готівкою чи депонування суми, яка не була запитана.

Кошти для виплати заробітної плати отримують підприємства по чеку розрахункового рахунку банку.

Отримання заробітної плати відбувається по платіжних відомостях (ф.№Т-53). В відомості вказується табельний номер, прізвище, ім'я, по-батькові робітника та сума до видачі.