Інформаційні системи. 
Використання інформаційних технологій в архівній справі України

В.Ф.Ситник розглядає проблеми розвитку і застосування інформаційних систем (IС) обробки даних на об'єктах управління різного рівня, подано ретроспективний аналіз еволюції цих систем. В умовах сучасної інформаційної технології найбільш перспективним напрямком застосування обчислювальної техніки є створення і впровадження інформаційних систем нового покоління .

Інформаційна система, як система управління, тісно пов’язується, як з системами збереження та видачі інформації, так і з іншої - з системами, щозабезпечують обмін інформацією в процесі управління. Вона охоплює сукупність засобів та методів, що дозволяють користувачу збирати, зберігати, передавати і обробляти відібрану інформацію. Інформаційні системи існують з моменту появи суспільства, оскільки на кожній стадіїйого розвитку існує потреба в управлінні. Місією інформаційної системи є виробництво потрібної для організації інформації, потрібної для ефективного управління всіма її ресурсами, створення інформаційного та технічного середовища для управління її діяльністю. Інформаційна система може існувати і без застосування комп’ютерної техніки — це питання економічної необхідності.

Загальна схема інформаційних систем:

Вхідні дані - Обробка — Кінцева інформація У розряд ІС входять також і джерела інформації. Це можуть бути різні довідники, розробки в тому числі і виконані на лазерних дисках. Але найбільший об'єм даних може надати глобальна мережа «Інтернет».

Федеральна служба комп’ютерних мереж США 24 жовтня 1995 року дала наступне визначення термінові Інтернет.

Інтернет відноситься до глобальної інформаційної системи що:

1. Логічно пов’язана між собою адресними простором на основі протоколу Інтернет (IP) або його похідних.

2. Здатна підтримувати зв’язок за допомогою протоколу TCP/IP або його похідних і/або сумісних з ним;

3. Надає, використовує або робить доступним привселюдно або для обмеженого кола осіб високий рівень послуг пов’язаних з комунікаціями і суміжними видами діяльності описаними вище.

Це — формальне визначення. У спрощеному вигляді мережі Інтернет можна описати так: це глобальна комп’ютерна мережа, окремі частини якої субсидуються різними державними установами. Ця мережа підтримує величезну кількість інформаційних потоків. Оскільки Інтернет є ні що інше як об'єднання місцевих мереж, то говорити про якийсь орган керування в ньому не можна — усі в мережі рівні між собою. Існують різні підходи до класифікації інформаційних систем. Але Найбільш поширенішими є розподіли ІС за видами виконуваних робіт.

Розглянемо ці системи докладніше.

Система підтримки фінансових операцій (СПФО) підтримує щоденні операції фірми, так чи інакше пов’язані з фінансовими питаннями. Це можуть бути системи резервування квитків, системи опрацювання чеків, системи опрацювання замовлень. Усі вони допомагають організації контролювати фінансові операції. Це найстаріший тип ІС. Вперше вони з’явилися наприкінці 50-х років у бухгалтерських відділах великих корпорацій. Саме з них починається розвиток індустрії інформаційних систем[ 26- 38 C.].

Управлінські інформаційні системи (УІС) інакше ці системи можна назвати системами підтримки керування. Вони регулярно створюють структуровані і коротковикладені звіти про різні аспекти діяльності організації. УІС концептуально знаходяться вище систем підтримки фінансових операцій. У їх задачу входить не проведення різних операцій, а їх оцінка і створення на її основі звіту. Звичайно УІС обробляють дані, що «поставляються» фінансовими системами. Користувач передає запит на створення повідомлення системі підтримки керування. Вона у свою чергу обробляє дані СПФО, структуруючи її, і потім видає звіт. Ці звіти можуть бути відображені на екрані або роздруковані.

Деякі системи підтримки керування можуть генерувати звіти в автоматичному режимі. Наприклад, можна задати системі наприкінці кожного робочого дня роздруковувати звіти про діяльності різних підрозділів фірми або ж знаходити протягом дня деякі значення заздалегідь визначених параметрів.

Системи підтримки прийняття рішень (СППР). Класичні теоретики менеджменту вважали прийняття рішень однієї знайважливіших задач, що стоять перед керівником. Звичайно, існують і інші задачі, такі як формування команди, лідерство, поширення інформації. Але так чи інакше, прийняття рішень залишається важливою частиною управлінського процесу.

За останні 20 років уже багато разів починалися спроби підтримати цей процес. Сьогодні вже можна стверджувати, що ці спроби увінчалися успіхом. Щоб краще зрозуміти механізм дії цих систем необхідно розібратися в самому процесі ухвалення рішення.

Системи автоматизації роботи офісу (САРО) створють, зберігають, змінють, відображують і здійснють ділову кореспонденцію. Як уже відзначалося вище, розвиток комп’ютерної техніки та засобів зв’язку значно видозмінив технічне оснащення офісів.

Сьогодні, мабуть, не існує фірми, яка б не мала своєї електронної адреси (e-mail), а деякі досить активно використовують і інші можливості глобальної комп’ютерної мережі Інтернет, наприклад, пошук інформації або проведення відеоконференцій. Наявність в офісі факсу-машини уже ввійшло у культуру роботи сучасної фірми. Таким чином, офіс перетворився в досить серйозний аналітичний центр організації, службовці якого можуть виконати практично будь-які запити менеджерів.

Система підтримки діяльності апарата вищого менеджменту (СПДАВМ). Дана система призначена для підтримки роботи керівників вищої ланки. Вона систематизує і представляє дані найвищою мірою стисло і структуровано. Зазвичай вони використовуються для створення звітів у стандартних форматах, у яких можуть зустрічатися графіки.

СПДАВМ є наймолодшими з розглянутих систем. І дотепер вони не одержали великого поширення. Це відбувається через те, що менеджери вищої ланки рідко є професіоналами в області комп’ютерної техніки. Але ситуація змінюється. Структура цієї системи схожа на структуру системи підтримки прийняття рішень. Власне саме вона і стоїть в її центрі, а робоча станція менеджера є генератором запитів і приймачем відповідей. фактор часу, тобто час витрачений на обробку запиту і точність виведеного результату є основоположними характеристиками даної системи.

Отже, Інформаційна технологія тісно зв’язана з інформаційними системами, що є для неї основним середовищем. На перший погляд може здатися, що введені в підручнику визначення інформаційної технології й системи дуже схожі між собою. Однак це не так.

Інформаційна технологія є процесом, що складається з чітко регламентованих правил виконання операцій, дій, етапів різного ступеня складності над даними в архівах, що зберігаються в комп’ютерах. Основна мета інформаційної технології - у результаті цілеспрямованих дій з переробки первинної інформації одержати потрібну для користувача інформацію.

Інформаційна система є середовищем, що складовими елементами якої є комп’ютери, комп’ютерні мережі, програмні продукти, бази даних, люди, документація, різного роду технічні й програмні засоби зв’язку тощо. Основна мета інформаційної системи — організація збереження й передачі інформації. Інформаційна система являє собою людино-комп'ютерну систему обробки інформації.