Документационное забезпечення діяльності организаций

ІНСТИТУТ СУЧАСНОГО БИЗНЕСА.

ФІНАНСИ І КРЕДИТ.

Тема: «Організація роботи з документами».

Предмет: «Документационное забезпечення діяльності организаций».

МОСКВА.

1. Вступна часть…3 2. Основна часть…4.

2.1. Організація документообігу на предприятии.4.

2.2. Реєстрація документов…6.

2.3. Контроль виконання документов…8.

2.4. Систематизація документов…10.

2.5. Формування дел…12.

2.6. Підготовка документів до архівному хранению.15 3. Заключна часть…18 Приложение…19 Литература…21.

1. Вступна часть.

Діловодство становить повний цикл оброблення і руху документів з їх створення (одержання) до завершення виконання й отправки.

Документи закріплюють виробничі відносини, і в середині підприємства, і коїться з іншими організаціями та нерідко служать письмовим доказом у разі виникнення майнових, трудових та інших суперечок, аналізованих цивільними, арбітражними і третейськими судами.

Вагомий внесок у вдосконалення роботи з документами підприємства може зробити секретар-референт, оскільки значної частини діловодних операцій виконується з його робоче місце. Така централізація дає змогу провадити операції з документами більш кваліфіковано і дуже застосовувати для однотипних робіт кошти оргтехники.

Саме секретар-референт може об'єктивно оцінити ефективність прийнятої для підприємства системи діловодства і в міру придбання досвіду, внести суттєві й зауваження і пропозиції щодо його изменению.

2. Основна часть.

2.1. Організація документообігу на предприятии.

Документообігрух документів з їх отримання чи створення до завершення виконання, відправки чи здачі в дело.

На підприємстві розрізняють три основних потоку документації: вхідні док-ты, які з інші організації; вихідні док-ты, відправлені до інших організації; внутрішні док-ты, створювані для підприємства і використовувані працівниками підприємства у управлінському процессе.

Усі, вступники на підприємство проходять: первинну обробку, розгляд, реєстрацію, розгляд керівництвом, передачу на исполнение.

Служба документационного забезпечення управління (ДОП), яка може бути представлена для підприємства як самостійним структурним підрозділом, і окремим співробітником, має приймати до опрацювання лише правильно оформлені документи, мають юридичної чинності й надіслані у його комплекті (за наявності докладання). Інакше надіслані документи повертаються автору із відповідною супровідній запискою. де пояснюється причина возврата.

Конверти від вступників документів залишають у разі, коду по конверту можна визначити адресу відправника, час відправки і дату отримання документів. Не розкриваються і передаються за призначенням документи з позначкою «особисто» на адресу громадських организаций.

Попереднє розгляд документів проводиться працівником служби ДОП з єдиною метою розподілу які поступили документів на: щоб їх в руки керівнику підприємства; щоб їх у структурні підрозділи розміщуються чи конкретним исполнителям.

Без розгляду керівником передаються за призначенням документи, містять поточну оперативну інформацію чи адресовані на конкретні підрозділи. Це дозволяє звільнити керівника підприємства від розгляду дрібних поточних питань, рішення про які можуть приймати відвідувачів відповідальні исполнители.

На розгляд керівництва передаються документи, адресовані керівнику підприємства міста і документи, містять інформацію з найбільш важливих питань діяльності предприятия.

Обробка і передачі документів виконавцям ввозяться день їх надходження у ДОП. Якщо він повинен виконуватися кількома підрозділами чи посадовими особами, його розмножують у властивому кол-ві экземпляров.

Документи, підлягають відправлення до іншої організацію сортують, упаковують, оформляють як вивішення й складають у зв’язку. Перед упаковкою служби ДОП зобов’язана перевірити правильність оформлення документів, наявність додатків, відповідність кол-ва примірників кол-ву адресатів. Неправильно оформлені документи підлягають поверненню виконавцю на доопрацювання. М замовлену кореспонденцію становлять опис розсилки, яка підписується працівником служби ДОП і датируется.

Вихідні документи повинні оброблятися і вирушати щодня регистрации.

Внутрішні документи підприємства передаються виконавцям під розписку у реєстраційній форме.

Служба ДОП повинна систематично вести облік кол-ва оброблюваних документів, включаючи всі їх види й розмножені екземпляри. Результати обліку документообігу узагальнюються і доводяться до керівника підприємства в обробці заходів про вдосконаленню роботи з документами.

2.2. Реєстрація документов.

Реєстрація документів — це фіксація факту створення, або надходження документа шляхом проставлена у ньому індексу і дати із наступною записом необхідної інформації документ в реєстраційних формах. Реєстрації підлягають всі документи, потребують обліку, виконання й подальшого використання їх у довідкових цілях (организационно-распорядительные, планові, звітні, обліково-статистичні, бухгалтерські, фінансові та т.д.). Реєструються вхідні, вихідні та внутрішні документы.

Реєстрація документів має бути лише однократної. Вступники документи реєструються щодня надходження, відправлені та внутрішні - в день підписання чи затвердження. При передачі зареєстрованого документа вже з підрозділу інше вона повинна реєструватися повторно.

Вхідні, вихідні та внутрішні документи реєструються окремо. Реєстраційний індекс вхідних і вихідних документів включає: порядковий номер не більше реєстрованого масиву документів; індекс за номенклатурою дел.

ПРИКЛАД: 218/01−15, де 218 — порядковий реєстраційний номер; 01−15 номер справи в самісінький що буде підшитий документ або його копія (для вихідних документов).

Внутрішні документи при реєстрації діляться на групи з видам документів, кожна з яких реєструється окремо, наприклад: накази по основний діяльності, накази з особового складу, акти ревізій тощо. Порядкові реєстраційні номери (індекси) присвоюються документам в межах кожної зареєстрованим групи. Для внутрішніх документів зазвичай застосовується проста порядкова нумерація, наприклад: наказ № 22, протокол № 5, акт № 13.

Реєстраційні індекси присвоюються що входить, що виходить і внутрішнім документам не більше календарного года.

Як реєстраційних форм, залежно від обсягу реєстрованих масивів документів, використовуються реєстраційні журнали чи регистрационно-контрольные картки (РК). Журнали зручні при порівняно невеличкому кол-ві реєстрованих документів, т.к. пошук по журналу досить тривалий за часом. Сповідуючи названі вище правила доцільно вести одночасно кілька журналів реєстрації окремо для вхідних, вихідних та міністр внутрішніх документів, розділивши останні що й за видами документів. З іншого боку, за журналом неможливо вести контролю над виконанням документів, необхідно вдруге реєструвати поставлені на контролю над виконанням документів на контрольних карточках.

Встановлено наступний обов’язковий склад реквізитів для реєстрації документів: автор (кореспондент); назва документа; дата документа; індекс документа; дата надходження документа (для вхідних); індекс надходження документа (для вхідних); заголовок документа або його стислий зміст; резолюція (виконавець, зміст доручення, автор, дата); термін виконання; позначка про виконання (коротка запис вирішення питання сутнісно, дата фактичного виконання й індекс документа — відповіді); номер дела.

У разі потреби склад обов’язкових реквізитів то, можливо доповнений такими: виконавці; розписка виконавця отриманні документа; хід виконання; докладання і др.

Форми реєстраційного журналу і картки не регламентовані, тобто. порядок розташування реквізитів у тих формах визначається службою ДОП підприємства. Зразки реєстраційних журналів і карток дано у додатку 1).

2.3. Контроль виконання документов.

Контролю підлягає виконання всіх зареєстрованих документів. Контроль включає: постановку документа для контролювання; перевірку своєчасного проведення документа до виконавця; перевірку і регулювання ходу виконання; облік і узагальнення результатів контролю та виконання документів, інформування руководителя;

Основна мета організації контролю виконання — забезпечення своєчасного і більш якісного виконання документів. Контроль здійснюють керівники служби ДОП та відповідальні виконавці. Служба ДОП контролює организационно-рапорядительные документи. Документи інших систем контролюються відповідними підрозділами чи сотрудниками.

Терміни виконання обчислюються календарних днях з дати підписання (затвердження) документа, а які поступили — з дати поступления.

Типові терміни виконання документів встановлюються актами вищих органів державної влади управління, і навіть центральних функціональних і галузевих органів управления.

Індивідуальні терміни встановлюються керівником підприємства. Кінцева дата виконання вказується з тексту документа чи резолюції руководителя.

Зміна терміну виконання роблять лише за вказівкою керівника наступному порядку: типові терміни — ухваленням нової акта, індивідуальні - керівником, що їх установил.

Перенесення терміну виконання документа на прохання виконавця, вмотивованою наявністю поважних причин, здійснюється керівником підприємства після отримання доповідній записки від виконавця. Рішення про перенесення терміну виконання відбивається у резолюції керівника і переноситься з резолюції в контрольну карточку.

Картки контрольованих документів (контрольна картотека) систематизуються за термінами виконання документів, по виконавцям, групам документов.

Службою контролю здійснюються такі операції: формування картотеки контрольованих документів; напрям картки контрольованого документа (пункту завдання) в підрозділ виконавець; з’ясуванні в структурному підрозділі прізвища, імені, по батькові й телефону виконавця; нагадування подразделению-исполнителю про терміні виконання; отримання інформації про перебіг і результатах виконання; запис ходу і результатів виконання картці контрольованого документа; регулярне інформування керівників стану війни і результатах виконання; повідомлення про перебіг і результатах виконання документів на оперативних нарадах, засіданнях колегіальних органів; зняття документів з контролю у вказівкою керівників; формування картотеки виконаних документов.

Перевірка ходу виконання складає всі етапи закінчення терміну у порядку: завдання наступних років — не менше десь у рік; завдань наступних місяців цього року — не менше десь у місяць; завдань, доручень поточного місяці - щодесять днів, і поза п’ять днів до закінчення срока.

Документ вважається виконаним і звільняє з контролю після виконання завдань, повідомлення результатів зацікавленим організаціям, і особам чи іншого документованого підтвердження виконання. Результати виконання відзначаються у контрольній картці і самому виконаному документе.

2.4. Систематизація дел.

Задля більшої правильного формування та обліку справ підприємства має складатися номенклатура дел.

Номенклатура — це систематизований перелік заголовків справ за зазначенням термінів зберігання, оформлений у порядку. У номенклатуру справ охоплюють усі документи, які утворюються у діяльності підприємства., крім технічної документації і більшістю друкованих изданий.

Номенклатура справ підприємства розробляється фахівцем, відповідальних організацію роботи з документами.

Номенклатура справ складається по встановленої формі (додаток 2) і включає реквізити: найменування підприємства; найменування виду документ; дату; індекс; місце складання; гриф затвердження; заголовок до тексту; текст; підпис; гриф узгодження (одобрения).

Змістовна частина номенклатури справ є таблицю з п’яти граф: індекси справ, заголовки справ, кількостей справ (томів, частин), і № статті з переліку, примечания.

Порядок розташування заголовків всередині розділів і підрозділів визначається важливістю документів, які входять у справа. На початку розташовуються заголовки справ, містять організаційно-розпорядчу документацію, далі - містять планові і звітні документи, потім інші заголовки у порядку спаду термінів зберігання документов.

Під час упорядкування заголовків справ треба враховувати що: заголовок повинен цілком відійти відповідати смисловому змісту документів, группируемых у справі; заголовок має бути коротким, чітко сформульованим; заголовки типу: «Загальна листування», «Різні документи» і т.п. не допускаются.

Заголовки справ у процесі формування можуть уточняться.

Склад заголовка справ утворює такі елементи: назва виду (листування, журнал) чи різновиду документів (накази, вказівки, протоколи тощо.) назва підприємства або його структурного підрозділи; адресат чи кореспондент документа; короткий зміст документів справи; дати (період), до яких належать документи справи; вказівку на копийность документів дела.

У заголовках справ, містять листування, вказується, з хто, і по якому питання (питанням) вона ведется.

У заголовках справ, містять листування за однорідними кореспондентами, останні не перераховуються, а вказується їх загальну видове назва. Наприклад: «Листування з замовниками про відмову від оплати рахунків предприятия».

У заголовках справ, містять планову чи звітну документацію, вказується період який складено документи, вид документа (план, отчет).

У найменуваннях справ, містять организационно-распорядиетльные документи, вказується вид документи й автор.

У заголовках справ, містять документи різного виду за одним питання, які пов’язані послідовністю діловодних операцій, в ролі виду справи вживається термін «документи», тож під кінець заголовка в дужках вказуються основні різновиду документів, що їх згруповані в деле.

Справи з питань не дозволеним протягом один рік, є «переходять» і вносять у номенклатуру з индексом.

У номенклатуру справ підприємства також включаються довідкові картки, журнали обліку документов.

При оформленні номенклатури справ необхідно залишати у кожному її розділі резервні номер справ (вільне місце), які можна використані подальшому внесення заголовків справ, не передбачених у номенклатурі справ, але сформованих протягом календарного года.

Після закінчення календарного року у номенклатурі справ складається підсумкова запис про кількість заведених справ М. Білоконя стосовно постійного насилля і тимчасового термінів хранения.

2.5. Формування дел.

При формуванні документів мають у справи використовуються такі ознаки закладу дел.

Підставою для угруповання документів по номінальному ознакою служить назву їхнього різновиду (накази, протоколи, акти і т.д.).

При формуванні документів мають у справи з предметно-вопросному ознакою в основі беруть їхній вміст (н-р: «Документи з питанням підвищення якості продукции»).

Авторський ознака передбачає угруповання у справи документів одного автора.

Для угруповання листування використовується кореспондентський ознака. Причому у заголовку справ вказується кореспондент, з яким ведеться листування і розкривається зміст вопроса.

Об'єднання на справі документів кількох кореспондентів здійснюється за географічною ознакою (н-р: «Листування з підприємствами Східного Сибіру з питань поставки продукции»).

Угруповання документів за певну період здійснюється за хронологічного ознакою (н-р: «Квартальні звіти про основний діяльності підприємства міста і квартальних вложениях»).

Планово-отчетные документи групуються у справи по номінальному, авторському, предметно-вопросному і хронологічного признакам.

Справи формуються відповідно до номенклатурою справ підприємства. У справа повинні поміщатися документи, які своєю змістовний частиною відповідають заголовку дела.

При формуванні справ необхідно враховувати такі вимоги: документи постійного насилля і тимчасового термінів зберігання необхідно групувати у справи роздільно; оригінали обділяти від копій; річні плани і звіти — від квартальних і місячних; затверджені документи — від своїх проектів; включати у справу з одному примірнику кожного документа.

Кожен документ, поміщений у справа, має бути оформлений в відповідно до вимог держ. стандартів, і інших нормативних актов.

У справу групуються документи одного календарного року, крім перехідних справ, не закриття після закінчення календарного года.

Додатка до документів, незалежно від дати їхнього затвердження чи складання приєднуються до документів, до яких относятся.

Документи, що вміщені у справа повинен мати підписи, дату, індекс, копії - заверительную напис, оцінку «У дело».

Документи у справі повинні розташовуватися у порядку: спочатку поміщають основний документ і які стосуються нього докладання, потім у хронологічному порядку йдуть документи, які з мері рішення питання. Забороняється підшивати до справи неисполненные документи, розрізнені екземпляри документів, документи підлягають поверненню, дублюючі документы.

Прийнято певні правила угруповання документів мають у справи з видам і хронології. Статути,, становища, інструкції, затверджені розпорядчими документами, є додатками до них і групуються разом із зазначеними документами.

Накази по основний діяльності групуються окремо від наказів по особового складу; справжні екземпляри наказів по основою діяльності систематизуються і підшиваються у справи разом із додатками гаразд їх номерів. Документи до наказам по основний діяльності групуються і підшиваються і зберігаються в особи, яке готувало ці проекты.

Накази з особового складу групуються відповідно до термінами їх хранения.

Затверджені підприємством плани, звіти, кошторису, ліміти, титульні списки групуються окремо від своїх проектів. Планові і звітні документи зберігаються у справах саме цього року, до якого ставляться за змістом, незалежно від часу на їхнє складання чи дати поступления.

Лицьові рахунки працівників підприємства по заробітної плати групуються в самостійні справи і містяться у них же в порядку алфавіту фамилий.

Протоколи засідань Ради колективу групуються по хронології і порядку номеров.

Листування гуртується за календарний рік і систематизується в хронологічної послідовності: документ-ответ поміщається на документ запросом.

Огляди, доповідних записок, акти, довідки інші документи, відбивають основний зміст діяльності підприємства, групуються в справі, якщо вони стосуються однієї й тієї ж вопроса.

2.6. Підготовка документів до архівному хранению.

Значення і практична цінність документів підприємства різні. Одні документи використовуються тривалий час для довідково-інформаційної роботи, інші нас дуже швидко втрачають свою значимость.

Для тривалого зберігання документів створюється архів предприятия.

Для ведення архіву виділяється штатна посаду «архівіст» або його функції наказом керівника покладаються однієї колектив з працівників підприємства, компетентного у питаннях делопроизводства.

До завдань архіву входять: прийом, облік і збереження документів, закінчених діловодством; інформаційно-довідкова робота з архівних документів підприємства; організаційно-методична допомогу з ведення делопроизводства.

Спеціалісти встановлено оптимальний термін використання документів мають у діловодстві - 3 року. По закінченні цього часу вирішується подальша «доля» документів: передати їх у архів підприємства; знищити чи залишити задля її подальшого використання їх у делопроизводстве.

Для визначення термінів зберігання документів, підготовки документів до архівному збереження й відбору документів знищення не підприємстві створюється постійно діюча експертна комісія (ЕК), яка призначається наказом керівника підприємства міста і складається з трьох людей. Комісія що з архівістом повинна проводити щорічний відбір документів для архівного збереження і знищення тих документів, терміни яких минули. ЕК є дорадчим органом. Його із зберігання чи знищення набирають сили після їхнього затвердження їх керівником предприятия.

Визначення конкретних термінів зберігання документів проходить за «Переліку документів, які виникають у діяльності Держкомітетів, міністерств, відомств і інших установ, організацій, підприємств, з термінів хранения».

З використанням Переліку необхідно враховувати, що це організації, підприємства розділені на 2 групи: 1. Організації (міністерства, комітети, ін. держ. керівні органи), в діяльності яких створюються документи постійного терміну зберігання, які потім вступають у госархивы.

2. Підприємства, організації допоміжних органів, обслуговуючого (сервісного) характеру, у яких не створюється документів постійного хранения.

Поруч із Переліком можна використовувати номенклатуру справ підприємства, позаяк у ній вказані терміни зберігання дел.

За документами терміни зберігання яких немає передбачені Переліком, ЕК виносить висновок про тривалості їх хранения.

При обчисленні термінів зберігання враховуються лише роки. День і місяць складання документів значення не имеют.

До документам тривалого зберігання, що передаються у архів, ставляться передусім документи з особового складу підприємства, статут і установчого договору, протоколи засідань Ради директорів, і т.д.).

Бухгалтерські документи (крім лицьових рахунків із зарплати, річних звітів, балансів) і листування підприємства, за рідкісними винятками, на архівне зберігання не передаються. Слід враховувати, що забороняється виділяти до знищення бухгалтерські документи, які пройшли ревізію, навіть якщо відлік терміну їх збереження закончен.

Усі справи, підготовлені на архівне зберігання діляться на 2 групи: справи з особового складу; справи з основний (виробничої)деятельности.

На кожну групу справ складаються окремі опису: опис № 1 (справи з основний діяльності) і опис № 1 л/с (справи з особового складу). Опис складається на документи один рік. Справи в опис вносяться за рівнем важливості. Наприкінці кожної опису вказується цифрами і прописом кількість справ, включених у ній. Кожне залежить від опису отримує своєї порядковий номер, і потім проставляється на обкладинці відповідного дела.

На документи, виділені до знищення складається акт.

Акти і опису складаються і підписуються членами ЕК, розглядаються і затверджуються керівником предприятия.

Прийом-передача справ у архів виробляється секретарем-референтом (працівником служби діловодства) і архівістом. У цьому усім примірниках опису проти кожного справи ставиться позначка про нього. У кінці кожного примірника опису вказується цифрами і прописом кількість фактично які у архів справ, номери відсутніх справ, дата прийомупередачі, і навіть підписи учасників приема-передачи.

Разом зі справами у комп’ютерний архів підприємства передаються журнали реєстрації чи реєстраційні картотеки на документи. Тільки після передачі документів мають у архів підприємства дозволяється виробляти знищення документів, включених в акт.

Документи довгострокового та сталого зберігання можуть передаватися у державні архіви на договірної основе.

3. Заключна часть.

Фундаментальна обізнаність із документами повинен мати настільки відпрацьований порядок (документообіг), ніж відволікати працівників від головних виробничих цілей предприятия.

Неважливо якому рівні вестиметься діловодство: традиційним способом чи сучасним безбумажным обміном електронними документами — в будь-якому разі документування і з документами здійснюється за встановленим правилам.

Приложение.

1. Зразки реєстраційних журналов.

Форма журналу реєстрації вхідний документів |Дата |Кореспондент, |Короткий |Резолюція чи |Позначка про | |надходження и|дата і індекс |зміст |кому |исполне-нии| |індекс |надходження | |направляет-ся | | |документа |документа | |документ | | |1 |2 |3 |4 |5 |.

Форма журналу реєстрації вихідних документів |Дата і індекс |Кореспондент |Короткий содержание|Отметка про | |документів | | |виконанні | |1 |2 |3 |4 |.

Форма журналу реєстрації внутрішніх документів |Дата і індекс |Хто підписав |Короткий содержание|Отметка про | |документа | | |виконанні | |1 |2 |3 |4 |.

2. Форма номенклатури справ предприятия Наименование УТВЕРЖДАЮ підприємства Керівник підприємства підпис розшифровка НОМЕНКЛАТУРА СПРАВ Дата подпись.

00.00.00 № 00 Москва на 19__год.

|Індекс справи |Заголовок дела|Кол-во справ |Термін збереження |Примітки | | | |(томів, |частин 17-ї та № | | | | |частин) |статті з | | | | | |переліку | | |2 |3 |4 |5 |6 |.

Посада керівника служби ДОП Підпис Розшифровка подписи ОДОБРЕНО Протокол засідання ЕК підприємства від 00.00.00 № 00.

Використані джерела литературы.

«Делопроизводство» В.І. Андрєєва Довідник з діловодства М. В. Стенюков Документи і діловодство О. С. Мельникова.