Оформлення машинописних документів

Специфіка роботи секретаря у тому, що він доводиться не лише виконувати операції з неодушевлёнными предметами праці (документи, технічні засоби), а й здійснювати численні контакти з людьми: керівником, співробітниками, відвідувачами, телефонними абонентами. Слід враховуватиме й те, що секретарю доводиться зіштовхуватися з великим розмаїттям розв’язуваних завдань, значною різницею у яких за рівнем труднощі, необхідністю виконувати паралельно кілька робіт. Нерідко неполадки у роботі секретаря є результатом його негативних ділових та особистих якостей. Неможливо, приміром, ефективно виконувати роботу, якщо секретар немає повного уявлення про роль та військово-політичні завдання свого керівника та його значення діяльності своєї партії, немає досить професійної подготовленности.

Ділові та особисті якості і під час певній роботи виявляється у тісній взаємодії і доповнюють одне одного. Знання правил прийому відвідувачів, і ефективне застосування практично вимагає того що в секретаря, таких особистих якостей, як інтелігентність, тактовність, доброжелательность.

У цій практиці оцінки праці секретарів прийнято виділяти такі ділові якості: професійну майстерність, ініціативність, організованість, пунктуальність, обізнаність, дипломатичність, вміння зберігати службову таємницю, хороша пам’ять, відданість работе.

Щоб напрацювати і розвинути названі ділові якості, секретарю потрібно виховувати у собі ряд особистих якостей. Залежно від отриманого виховання ступінь розвитку особистих якостей люди розрізнивши, багато тут й індивідуальними схильностями, звичками, типом нервової системы.

Виділимо найважливіші особисті риси, необхідні секретарю: інтелігентність, працьовитість, сумлінність, чуйність, вміння адаптуватися, скромність, акуратність, доброжелательность.

Серед інших особистих якостей, які потрібні сучасному секретарю, можна справити й такі, як вміння швидко вникати у суть подій чи явищ; товариська характері і контактність, які допоможуть секретарю налагодити правильні стосунки з відвідувачами, співробітниками, керівником тощо.; розумна обачність прийняття рішень; артистизм — якість, що допоможе секретарю подолати особисті емоції заради справи, провести на непоганому рівні прийом відвідувачів, і т.п.; спроможність до самостійного навчання, розширенню кругозора.

Багато керівників, розглядаючи кандидатури посаду секретаря, звертають уваги таких боку, як сімейна улаштованість, справедливо вважаючи, що з стану цього питання на значною мірою залежить працездатність секретаря, його настроение.

Усі названі ділові та особисті якості, необхідні секретарю, не даються фахівця в царині готовому вигляді. Потрібен повсякденну працю потужні мізки і душі, вперта і відповідальна підготовка до роботи у обраної профессии.

ВИМОГИ До ДОКУМЕНТАМ, ВИГОТОВЛЕНИМ МАШИНОПИСНИМ СПОСОБОМ.

Вимоги до машинописному виконання організаційно-розпорядчих документів враховують особливості широко застосовуваних сучасних вітчизняних і зарубіжних пишучих машин зі стандартними характеристиками їх друкувальних элементов.

У основу вимог до машинописному оформленню документів були покладено найбільш раціональні правила, сформовані в РФ.

На пишучої машині оформляють такі реквізити, як адресат, гриф затвердження, назва виду документа, дата, індекс, посилання індекс і дату вхідного документа, заголовок до тексту, текст, позначка про наявність докладання, підпис, гриф узгодження, позначка про завіренні копій. Прізвище музиканта, і номер його телефона.

Якщо він оформляється не так на бланку, то машинописним способом оформляються також реквізити, встановлені ГОСТ 6.39 — 72, в заголовної частини документа (тобто. реквізити штампа бланка документа).

Найвища вимога до документів, оформляемым машинописним способом, прописані у ГОСТ 6.38 — 72, частина 2.

Для скорочення часу друкування документів застосовуються табулирование.

ГОСТ 6.36 — 72 встановив, що з друкування документів використовують вісім стандартних положень табулятора:

0 — кордон лівого поля;

1 — після 5 друкованих знаків від кордону лівого поля;

2 — після 16 друкованих знаків від кордону лівого поля;

3 — після 24 друкованих знаків від кордону лівого поля;

4 — після 32 друкованих знаків від кордону лівого поля;

5 — після 40 друкованих знаків від кордону лівого поля;

6 — після 48 друкованих знаків від кордону лівого поля;

7 — після 50 друкованих знаків від кордону лівого поля.

Стандартом встановлено, що з 0-го становища табулятора друкують реквізити: найменування установи, найменування міністерства чи відомства, організації, або підприємства, найменування структурного підрозділи, індекс підприємства, зв’язку, поштовий і телеграфний адресу, номер телетайпа (абонентського телеграфу), номер телефону, номер рахунку в банку, код по ОКПО (для листів), назва виду документа, дату, посилання індекс і дату вхідного документа, місце складання чи видання, заголовок до тексту, текст (без абзаців), оцінку про наявність докладання, найменування посади на реквізиті «підпис », гриф узгодження, заверительную напис «вірно «дату при завіренні копій. Прізвище музиканта, і номер його телефону, оцінку про виконання документи й напрямі їх у дело.

Якщо тексті документа є примітки чи виділена в самостійний абзац посилання документ, що послужив підставою для її виданню, то слова «примітка «і «підставу «також друкують від 0-го становища табулятора, а належить до ним текст — через один межстрочный інтервал. З метою однаковості в оформленні документів текстову частина реквізитів «додаток «і «підставу », «примітка «можна друкувати від 2-го становища табулятора.

1-е становище табулятора використовують із позначення початку абзаців в тексте.

2,3 і 7-ме становище табулятора застосовують при друкуванні бланків з трафаретними текстами й складання таблиць. З іншого боку, загальних бланках від 7-го становища табулятора слід розташовувати коди по ОКПО і ОКУД.

Від 4-го становища табулятора друкують реквізит «адресат », номер сторінки багатосторінкового документа.

Від 5-го становища табулятора друкують реквізити «гриф затвердження «і «гриф обмеження доступу до документа », і навіть другий ряд грифів узгодження, всі вони розташовуються одному рівні двома вертикальними рядами. У разі перший ряд грифів узгодження розташовується від 0-го становища табулятора, а другий від 5-го становища табулятора.

Від 6-го становища табулятора друкують розшифровку підписи на реквізитах «підпис », «гриф затвердження «посадовою особою, у другому ряду «грифа затвердження «- позначки про завіренні копии.

Перед друкуванням тієї чи іншої документа на пишучої машині встановлюють ті стандартні становища табулятора, які необхідні групи виготовлених документів, керуючись таблицей.

ГОСТ 6.38 — 72 встановлює також правила установки числа межстрочных інтервалів під час оформлення різних реквізитів документов.

При оформленні многострочных реквізитів варто використовувати рядки максимальної довжини не більше розмірів, що допускаються ГОСТ 6.39 — 72, например:

Заступнику директора ВНИИКИ з наукової работе.

Іванову 0.Л.

103 001, Москва, К-1, вул. Миру, 4.

При найменуванні посади на реквізиті «підпис »: Начальник Управління праці і збільшення заробітної платы.

О.С. Смирнов.

У цьому прикладі під час оформлення реквізиту, котрій стандартом встановлено лише його початок, загальна довжина реквізитів прийнята такий, щоб залишилося досить місця й інших частин реквізиту: «підпис », «особиста підпис », «розшифровка підписи » .

Початок рядків многострочных реквізитів має бути выровнено за однією вертикальної линии.

При друкуванні документів, містять в одній сторінці кілька реквізитів, необхідно у складі стандартних вибирати поєднання межстрочных інтервалів, яке зажадає мінімальних за тривалістю операцій їхнього зміни. Відповідно до ГОСТ 6.38 — 72 текст документів на папері формату А4 повинен друкуватися через 1,5 межстрочных інтервалу. Допускається друкування через один межстрочный інтервал текстів документів формату А5 по ГОСТ 9327–60. Тексти документів, подготовляемых до видання типографическим способом, друкують після двох межстрочных интервала.

Реквізити (крім тексту), які з кількох рядків, друкують через один межстрочный інтервал. У цьому складові реквізитів «адресат », «гриф затвердження », «позначка про наявність докладання », «гриф узгодження «слід відокремлювати друг від друга 1,5−2 межстрочными интервалами.

Реквізити відокремлюють друг від друга 2−4 межстрочными интервалами.

З встановленого стандартом числа інтервалів слід вибирати поєднання, що призводять до найменшим затратам труда.

Значення межстрочных інтервалів, вказаних у графах першими, є предпочтительными. Назва виду документа друкують прописними буквами.

Побудова формуляра — зразка організаційно-розпорядчих документов.

Важлива завдання, що з удосконаленням управління, — спрощення роботи з документами, прискорення їхнього складання і оформлення. Її рішенню в значною мірою сприяє створення стандартів уніфікованої системи організаційно-розпорядчою документації - ГОСТ 6.33 — 72 і ГОСТ 6.39 — 72. Вони уявляють собою звід єдиних науково обгрунтованих правил підготовки й оформлення документів. Впровадження цих стандартів створює необхідні передумови ще повної уніфікації документів, що, своєю чергою, дозволить їх обробляти в автоматизованих системах управления.

Стандартами встановлюються найбільш загальні правила складання документів, і навіть машинописного оформлення окремих реквізитів. Тривалої час организационно-распорядительная документація розвивалася стихійно, що призвело до виникнення безлічі видів тварин і різновидів службових документів, різних способів оформлення окремих реквизитов.

ГОСТ 6.39 — 72 поширюється на організаційно-розпорядчу документацію, застосовується під час оформлення розпорядницької та постанов виконавчої діяльності центральних і місцевих органів управління РФ, і навіть підвідомчих їм підприємств, організацій та установ, і встановлює загальні вимоги до її оформленню, встановлює порядок розташування кордону реквізитів в формулярі - зразку вимоги до бланків документов.

Формуляр — зразок документа — це модель уніфікованої форми документа.

У формулярі - зразку чітко визначено площі розміщувати різних реквізитів документа, як постійних, і змінних, встановлено довжина реквізитів робочому полі, соціальній та службовому полі документа.

Постійний реквізит — це реквізит документа, заподіювана при виготовленні уніфікованої форми документа чи бланка документа.

Перемінний реквізит — це реквізит документа, заподіювана при складанні документа.

Під довжиною реквізиту розуміється число знаків необхідне записи його за документе.

Площа уніфікованої форми документа чи бланка, призначена заповнення реквізитами, є робочою полем документа, а площа, призначена закріплення документа в технічних засобах зберігання, для нанесення спеціальних зображень, є службовим полем документа.

ГОСТ 6.39 — 72 встановлює два формату папери до створення документів — А4 (210 X 297 мм) і А5 (147 Х 210 мм) по ГОСТ 9327– —60 «Папір. Споживчі формати ». До кожного формату встановлюються два варіанта розташування реквізитів — кутовий і продольное.

Стандарт встановлює такі розміри полів формуляра-образца: ліве — 35 мм, праве — 8 мм, верхнє - 20, потрібніші листку формату А4 — не менше 19-ти, але в Форматі А5 — щонайменше 16 мм. Ліва полі призначено для підшивки документів, праве — резерв папери для зносу (з єдиною метою схоронності тексту), нижнє полі для службових оцінок про вступ чи виконанні документа, перенесення даних із нього з боку машинний носій. При друкуванні документа звороті аркуша (обох сторони аркуша дозволяється друкувати документи з терміном зберігання до трьох років) потрібно, щоб розмір лівого поля був 8 мм, правого — 35 мм, а нижнє і верхнє поля залишалися без изменения.

У документах, виготовлених на папері формату А4 і які включають змістовну частина, подану як таблиці, допускається розташовувати реквізити паралельно довгою боці листа.

На кресленнях штриховими лініями відзначені кордону реквізитів, переміщуваних в передбачених стандартом випадках, номери реквізитів є такі цифрами в кружочках.

Формуляр — зразок встановлює наступний склад реквизитов:

1 Державний герб;

2 — емблема організації, або предприятия;

3 — зображення наград;

4 — код підприємства, заклади, чи організації з Загальносоюзному класифікатору підприємств і закупівельних організацій (ОКПО);

5 — код форми документа по Загальносоюзному класифікатору управлінської документації (ОКУД);

6 — найменування міністерства чи ведомства;

7 — найменування установи, організації, або предприятия;

8 — найменування структурного подразделения;

9 — індекс підприємства зв’язку, поштовий і телеграфний адресу, номер телетайпа (абонентського телеграфу), номер телефону, номер рахунку в банке;

10 — назва виду документа;

11 — дата;

12 — индекс;

13 — посилання індекс і дату вхідного документа;

14 — місце складання чи издания;

15 — гриф обмеження доступу до документу;

16 — адресат;

17 — гриф утверждения;

18 — резолюция;

19 — заголовок до тексту;

20 — позначка про контроле;

21 — текст;

22 — позначка про наявність приложения;

23 — подпись;

24 — гриф согласования;

25 — визы;

26 — печать;

27 — позначка про завіренні копии;

28 — прізвище музиканта, і номер його телефона;

29 — позначка про виконання документи й напрямі їх у дело;

30 — позначка про перенос даних на машинний носитель;

31 — позначка про поступлении.

До кожного конкретної документа застосовуються в усіх реквізити, а лише такі, які відповідають тільки документам такого типу і є обов’язковими, з юридичних требований.

Установи, організації та підприємства, які підпадають під дію спеціальних положень, вказують реквізити 1, 2, 6 — 8, 13, 23, 24 в відповідність до правилами, встановлюваними цими положеннями, а реквізит 9 за необхідності вмуровують в бланк документа машинописним способом чи вказують в тексте.

Стандартом допускається розміщення реквізитів 1, 2, 3 площею, займаній реквізитами 6, 7 і трьох. Реквізит 2 можна розташовувати лівому полі документа лише на рівні реквізиту 7.

Якщо обсяг реквізитів 15, 16 і 17 Демшевського не дозволяє розмістити в цій площі реквізит 16, його можна розташовувати про всяк вільної площі робочого поля документа, крім полів. Реквізит 18 розташовується лише з на лицьовій стороні документа.

У багатосторінкових документах реквізити 22 — 23 і З0 потрібно розташовувати в останній странице.

Гриф погодження з організаціями, які підпадають під дію спеціальних положень, слід розташовувати на місці, передбаченому цим положением.

У документах, оформлюваних машинописним способом, реквізити необхідно розташовувати не більше кордонів, встановлених формуляром — образцом.

Требования до бланкам.

ГОСТ 6.39 — 72 установило як основних два виду бланків: загальний бланк (для оформлення наказів, протоколів, актів та інших.) і бланк листів. Бланки повинні конструюватися відповідно до формуляром — зразком ОРД. Бланки кожного виду можуть виготовлятися з урахуванням як кутового, і подовжнього розташування реквізитів. Там би мало бути надруковані випускні дані про ГОСТ 7.4 — 77: назва друкарні, номер замовлення і за необхідності тираж і формат бланка.

На загальних бланках друкуються реквізити 1 — 3, 6 — 8 і 14, трафаретні частини окремих реквізитів і допускається розміщувати обмежувальні позначки для полів і реквізитів 4, 5, II, 12, 17, 19, 20, 24, і навіть позначки для пробивки отворів для подшивки.

Допускається виготовлення бланків окремих документів з урахуванням загального бланка, доповнений у своїй реквізитами 5 і 10.

На бланках для службових листів друкуються реквізити 1 — 9, трафаретні частини окремих реквізитів і допускається розміщувати обмежувальні позначки для полів і реквізитів II — 13, 16, 19, 20 і позначки для пробивки отворів для подшивки.

На бланках документів установ, організацій та підприємств союзних і автономних республік реквізити 6 — 10 і 14 можуть друкуватися національними і російською мовою. На бланках з кутовим рас становищем реквізитів початку друкують реквізити національними мовами, а нижче — російською. На бланках з подовжнім розташуванням реквізитів зліва друкують реквізити на національних мовами, справа — на русском.

На бланках документів реквізити 6 — 10 і 14 не більше площі, що відводиться їм формуляром — зразком, можуть розташовуватися однією з способов:

— центрованим (початок і поклала край кожного рядка реквізиту одно віддалені до кордонів площади);

— флаговым (кожна рядок реквізиту починається від лівої кордону площади).

На бланках для службових листів реквізити 4 і п’яти розташовуються централізованим способом у зоні А.

Бланки документів повинні друкуватися до однієї фарбу. На бланках документів, виділені на механізованої обробітку грунту і автоматичного зчитування інформації, допускається нанесення службових оцінок та допоміжних ліній кольором, відмінними від кольору основних реквізитів бланка.

Реквізити чи його частини, внесені рукописним способом до них, призначені для розмноження, слід виконувати чорнилом чи пастою чорного цвета.

При друкуванні бланків застосовуються типографические шрифти розміром від 6- го кегля: по ГОСТ 3489.2 — 71; 3489.4 — 71; 3489.5 — 71; 3489 — 71; 3489.10 — 71; 3489.33 — 72. Тільки для оформлення реквізиту 7 допускається застосування малювальних шрифтів від 6-го до 24-го кегля.

При друкуванні на бланках трафаретних частин тексту підстави суміжних рядків, у яких вноситься машинописний текст, повинні розташовуватися на відстані, кратному межстрочному інтервалу пишучих машин.

Організації, у яких загальна кількість вихідних документів становить менш 200 на рік, можуть користуватися під час оформлення документів гумовим штемпелем. Склад і місцезнаходження реквізитів в штемпелі повинні відповідати вимогам ГОСТ 6.39 — 72.

Допускається застосування про посадових бланків. Ці бланки за загальним складу та розміщення реквізитів повинні відповідати вимогам ГОСТ до бланків для листів. Додатковий реквізит «найменування посади «розміщається нижче реквізиту «найменування установи організації чи підприємства ». Рішення про виготовлення і застосування зазначених бланків в організаціях приймається міністерствами, державними комітетами і відомствами, у яких перебувають НАТО і ЄС. Більшість документів повинна виготовлятися на бланках з кутовим варіантом розташування реквізитів заголовної части.

Бланки з подовжнім розташуванням реквізитів заголовної частини застосовують у випадках, коли найменування організації та вищих організацій, яких вона підпорядкована, містять дуже багато друкованих знаків. Такі бланки застосовуються, наприклад, в організаціях союзних і автономних республик.

При розробки бланків окремих видів документів мають у загальний бланк вносяться найменування виду документи й окремі реквізити, притаманні лише даному виду документа.

У реквізиті «місце складання чи видання «скорочення «р. «при позначення міст Москва, Санкт-Петербург та інших. не вживається, наприклад: Москва р. Баковка Одинцовского району Московської обл.

Бланки документів повинні друкуватися фарбою чорного чи іншого насиченого кольору на папері білого кольору. У виняткових випадках допускається застосування папери, слабко забарвлену в світлі тона.

Зображення Державного герба Росії у бланках з кутовим розташуванням реквізитів заголовної частини поміщається на верхньому полі бланка над серединою рядки реквізиту «найменування міністерства чи відомства «чи «найменування установи, організації, або підприємства » .

На бланках з подовжнім розташуванням реквізитів заголовної частини цей реквізит поміщається посередині верхнього поля бланка. Цей реквізит поміщають на бланках документів підприємств, установ та організацій у випадках, передбачених законодавством Росії, причому відтворюване зображення Державного герба має відповідати зображенню, встановленому чинним законодательством.

Як емблеми організацій використовують найбільш представницький товарний знак (знак обслуговування), приналежний цієї організації. Вимоги до товарному знаку визначено «Положенням про товарному знаку (знаку обслуговування) », затвердженим Держкомвинаходів в 1973 року. Заміняти найменування організації її емблемою не допускается.

Підприємства, об'єднання, установи, організації, військові частини, нагороджені орденами, заслуговують відтворити зображення орденів на бланках службових документів і майже включати в найменування своєї организации.

У бланку мають бути зазначені найменування міністерства (Державного комітету чи відомства), об'єднання (комбінату) і організації, например:

Державного комітету Росії з народному образованию.

Московський міської комітет із народному образованию.

Професійно-технічна училище № 5.

Найменування організації, яка випускає бланк документа, вищих органів, і навіть структурного підрозділи повинні відповідати найменувань, встановленим відповідними правовими актами.

Замість повного найменування вищих органів допускається поміщати їх сокращённое найменування, встановлений відповідним правовим актом, наприклад: «Минпромстрой «- замість «Міністерство промислового будівництва «чи «Главсибирпромстрой «замість — «Головне управління з промисловому будівництва околицях Сибіру ». Найменування організації можна виконувати мальованим шрифтом.

Найменування структурного підрозділи, зазвичай, друкується машинописним способом на бланки організації нижче її наименования.

Порядок і форма записи даних про поштовому і телеграфному адресі організації, які у бланку для листів, повинні відповідати Поштовим правилам Міністерства зв’язку России.

Заголовок до тексту.

Документи формату А4 по ГОСТ 9327– — 60 повинен мати заголовок до тексту. На документах формату А5, телефонограммах, извещениях і телеграмах заголовок до тексту не составляется.

Заголовок до тексту маю коротко розкривати зміст документа. Заголовок призначений щодо його ефективного пошуку, проведення реєстрація документів без попереднього прочитання всього тексту, і навіть при контролі виконання документів. Складає заголовок зазвичай виконавець (упорядник). Заголовок може бути максимально коротким і точним. Формулювати заголовок рекомендується з допомогою отглагольного іменника, відповідаючи питанням що ж?: «Про зміни… », «Про напрямі… », «Про скасування… » .

Якщо документі відбито декілька питань, заголовок може формулюватися обобщённо.

Заголовок тексту друкують рядковими літерами (крім заголовних) від 0-го становища табулятора флаговым способом через 1 межстрочный інтервал і підкреслюють. Крапка після заголовка не ставиться. Якщо тексті заголовка є розділові знаки, їх ставят.

У заголовку допускається застосовувати скорочення слів і словосполучень, відповідних правилам орфографії і пунктуации.

У документі великого обсягу чи що відбиває декілька питань поруч із заголовками складаються підзаголовки. Підзаголовки оформляють за тими самими правилам, як і заголовки.

Требования до текстів документов.

Текст — основний реквізит документа. Текст документа друкують через 2 — 4 межстрочных інтервалу після реквізиту «заголовок до тексту «від 0-го становища табулятора. Абзаци з тексту друкують від 1-го становища табулятора після 5 друкованих знаків від кордону лівого поля документа). Для полегшення роботи друкарок у деяких бланка документів початок тексту позначається обмежувальними отметками.

На документах формату А4 текст друкують через 1,5 межстрочных інтервалу, але в документах формату А5 допускається друкувати через 1 межстрочный інтервал. Тексти документів, подготовляемых до видання типографическим способом, слід друкувати через 2 межстрочных интервала.

Тексти організаційно-розпорядчих матеріалів можна друкувати на дві сторони аркуша. Виняток становлять окремі види документів, встановлювані міністерствами й России.

Найпростішої частиною тексту є абзац. Абзацом називають частина тексту, несе закінчену думку й яка була значеннєве єдність. Нормальним вважається абзац, у якому трохи більше 2−3 предложений.

Тексти документів рекомендується розділяти на дві основні частини. У першій його частині вказується підставу складання документа. В другій частині викладаються висновки, пропозиції, рішення, розпорядження чи просьбы.

Якщо він складається з однієї фрази, то першої її частини також рекомендується повідомляти підставу чи причини створення документа, тоді як у других — рішення, розпорядження, просьбу.

У окремих випадках текст документа може містити лише заключну частину: накази — распорядительную частина без преамбули, листи — прохання без пояснень і т.п.

Для конкретної документа рекомендується розробляти певну схему побудови тексту, закрепляемую відповідним розпорядницьким документом установи. За наявності державного стандарту даний вид документа його текст будується відповідно до чинним стандартом.

Під час підготовки тексту документа мають дотримуватися такі принципи: об'єктивність забезпечення і нейтральність викладу, повнота інформації та кратність викладу, типізація мовних зворотів і стандартизація терминов.

Рівень складання текстів документів одна із показників культури управління у цілому. Робітник, що становить документ, ні допускати помилок з тексту, неясностей, стилістичних похибок, утрудняють читання документи й розуміння його смысла.

На відміну від стилю красного письменства в діловому стилі документів заборонена образне висловлювання думок з допомогою порівнянь, метафор (переносного вживання слів за аналогією), алегорій (зображення абстрактною ідеї у вигляді конкретного), гіперболи (перебільшення). У тексті документа повинно бути переустановок слів чи висловів, що порушують звичайний порядок слів у пропозиції. Ділова мова мусить бути близька до наукової точності, до газетно-публицистической по гнучкості і до художньої по доступности.

Під час підготовки тексту документа рекомендується дотримуватися такі правила:

1. Документи, містять інформацію з різним питанням діяльності установи (доповіді, становища, звіти, огляди тощо. буд.), діляться на розділи (глави, пункти, подпункты).

2. Розділи повинен мати заголовки, які виражають істота змісту документа. Розподіл тексту на пункти та підпункти виробляється у відповідність з ГОСТ 1.5 — 68.

3. Заміняти складні пропозиції простими; застосовувати стійкі (трафаретні) словосполучення; використовувати прямий порядок слів в пропозиції у разі, якщо логічне (значеннєве) наголос вихоплює об'єкт действия.

4. Використовувати зворотний порядок слів у пропозиції у разі, якщо логічне наголос вихоплює саме дію чи суб'єкт действия.

5. Заміняти отглагольные іменники, особливо у розпорядчих документах, відповідними дієсловами; вживати в розпорядчих документах дієслова невизначеною форми (призначити, відряджати, преміювати, затвердити, зобов’язати тощо.); заміняти займенника іменниками, наприклад: училищу потрібно, міністерство просит.

6. Використовувати в розпорядчих документах мовні конструкції наказового (імперативного) характеру; застосовувати стійкі словесні формули, наприклад: наказую (у наказі), пропоную (в вказуванні), вирішив (в решении).

Постанови (рішеннях) колегіальних органів рекомендується використовувати форму викладу від третя особа однини, наприклад: колегія постановляет.

За інших видах організаційно-розпорядчих документів використовується наступна форма викладу: від першої особи однини: необхідне, прошу виділити; від першої особи множини: просимо направити, направляємо на розгляд; від третя особа однини: міністерство не заперечує, училище вважає за необхідне і др.

Текст документа, поданий у вигляді таблиці, мають побудувати в відповідність до ГОСТ 1.5 — 68. Таблиці можуть лежати з тексту документа чи додатках. Усі таблиці слід пронумерувати арабськими цифрами. Нумерація таблиць тексту документи й додатків то, можливо наскрізний чи самостійної. Якщо документі приведено одна таблиця, її не нумерують і слово «таблиця «не пишут.

Текстова частина документа то, можливо представлена й у вигляді анкети чи трафарета.

У нинішньому вигляді анкети представляють текст, який містить словесну чи цифрову характеристику одного об'єкта за низкою ознак. Постійної інформацією в анкеті є перелік ознак, розміщених у певній послідовності, а перемінної - їх конкретна характеристика.

Трафарет містить інформацію як пропозицій чи частин тексту, частин пропозицій і прогалини, під час заповнення яких утворюється зв’язковою текст документа. Трафаретні тексти фіксуються, зазвичай, безпосередньо на бланках.

Стиль і естонську мови службових документів повинні відповідати таким принципам, как:

1. Дотримання вимог офіційно-ділового стилю, і норм сучасного російського языка.

2. Використання слів, закріплених практикою документування управлінської діяльності (на ваш номер, належним чином, зазначені факти і т.д.).

3. Широке застосування термінів юридичного і бухгалтерського характеру, слов-профессионализмов (позовна заява, претензія, дебет, кредит, недопоставка і т.д.).

4. Застосування іменних прийменників (у світі рішень, у зв’язку з необхідністю, гаразд надання помощи).

5. Уніфікація і стандартизація ділового мовлення в часто повторюваних документів. Типові тексти становлять з допомогою вироблених практикою словесних штампів, трафаретов (просимо компенсувати збитки, виходячи з договору поставки, змушені звернутися до прокуратури). Використання трафаретних текстів значно прискорює складання документів і майже підвищує їх грамотность.

6. Тенденція скорочення текстів шляхом заміни складних пропозицій простими, ліквідації причетних і дієприкметникових оборотів, вживання скорочень (абревіатур), термінів стандартизованих оборотів. За даними інженерної психології, стандартизовані обертів сприймаються швидше в 8−10 раз.

Працівникам управлінського апарату треба вміти правильно висловлювати свої і складати текст документів з урахуванням всіх своїх вимог. Треба лише багато читати, користуватися словниками, довідниками, посібниками по граматиці, збагачувати свій словниковий запас, володіти професійної терминологией.

За наявними тестами документів годі було вживати таких слів і словосполучень, як невідкладно (негайно); благоволите повідомити (повідомте); у моїй проханні прошу не відмовити, чекаючи вашого відповіді, всемірне сприяння (допомогу); забороняється (забороняється); з метою (для, з метою); до відома і ротації керівництва (керівництво, до відома); досконально (точно); коли (якщо); добряче (сильно); бо (оскільки, так як); звороті цього (звороті); щодо (для); не відмовте повідомити (повідомте); прохання (заяву); поки (поки); за належністю (по призначенню); вільна вакансія (вакансія); уявляємо при цьому (направляємо, докладаємо); з справжнім вірно (вірно, копія); вважаємо можливим клопотатися (просимо); такою (такий); клопотання (прохання); оповіщаємо (повідомляємо); слід (слід; якщо (коли, якщо); не преминуть (не забути); личить (слід); суто (посилено) і т.п.

Не рекомендується вживати з тексту документа застарілі слова обертів, виступаючі як застиглі конструкції, неповноцінні за змістом. Наприклад: замість «справжнім пропонується… «треба писати «пропонуємо… »; замість «справжній акт складено… «- «акт складено… »; замість «при цьому направляємо… «- «направляємо… » .

Необхідно уникати тавтології (повторення сказаного, несе невиправдану надмірність информации).

ПРАВОВА ОХОРОНА ДОКУМЕНТОВ.

Особи, відповідальні роботи з документами, зобов’язані забезпечувати схоронність документів, створюваних у пихатій інституції, організації, предприятии.

Справи з їх заклади й до здачі у комп’ютерний архів заклади, чи знищення зберігаються у робочих кімнатах чи спеціально відведених закрывавшихся приміщеннях. Приміщення має відповідати вимогам пожежної безпеки, мати певний температурно-зволожувальний режим.

Справи вкладаються у напівзачинені шафи канцелярського типу, предохраняющие документи від пилу, впливу сонячного світла, і які забезпечують їхню сохранность.

Документи підшивають в твёрдые обкладинки, оформлені відповідно до ГОСТ 17 914– — 72 і номенклатурою справ, чи папки реєстратори. Папки встановлюють на полицях шафи у тому послідовності, у якій зазначені у номенклатурі справ, досить плідно притиснутих друг до друга. Папки встановлюють в вертикальному становищі корінцями назовні. За такої зберіганні основне тиск цілеспрямовано на корінець і листи документів всередині діда тиску їй не довіряють. Це сприятливо б'є по схоронності документів. Виймати вертикально які стоять справи легко і удобно.

Якщо документи підшиті в теки з м’якими обкладинками, то ставити їх вертикально не можна, тому що від цього старіють і рвуться нижні краю документів. Такі от справи зберігаються горизонтально.

Забезпеченню фізичної схоронності документів сприяє і правильна підшивка аркушів документів мають у справі. При підшивці необхідно стежити, щоб нижні краю документів на одному рівні, і вище приблизно за 1 див краю папки.

Місця пробивки отворів для підшивки документів мають у справи визначено ГОСТ 6.39 — 72.

Вилучення і видача будь-яких документів з цих справ постійного зберігання не разрежаются. У виняткових випадках (наприклад, на вимогу судебнослідчих органів) таке вилучення здійснюється з дозволом керівника заклади, з обов’язковим постановою у справі точної завіреною копії найнятого документа в вкладенням акта про причини вилучення подлинника.

Протягом діловодного року в видане через службові необхідності справа заповнюється карточка-заместитель, у якій вказуються структурне підрозділ, номер справи, його заголовок, дата видачі, кому справа видано, дата повернення, передбачаються глави для розписок у отриманні і прийомі дела.

Коммерческая тайна.

Комерційної таємницею є ділова інформація, має тактичну чи потенційну цінність підприємствам з комерційних причин. Ця інформація є комерційно вигідною для несумлінних конкурентів в разі влучення до рук. Втрата комерційної таємниці можуть призвести збитки підприємству й у остаточному підсумку, призвести до його банкротству.

Методы захисту комерційної тайны.

Щоб запобігти витоку комерційної таємниці зазвичай використовуються такі меры:

— правова защита,.

— організаційні меры,.

— захист з допомогою технічних средств.

Правова захист здійснюється закріпленням правий і порядку захисту комерційної таємниці в нормативних і статутних документах. Ці заходи може бути обумовлено в Статуті підприємства, трудових договорах (контрактах) з співробітниками підприємства, наказах, правилах внутрішнього розпорядку підприємства міста і т.д.

Організаційні захисту беруть у себя:

— організацію секретного (конфіденційного) діловодства. «Грифи «і Порядок Функціонування цього діловодства визначає керівництво предприятия;

— розмежування доступу ж інформації: кожен співробітник підприємства повинен володіти лише відомостями, що містять комерційну таємницю, необхідних йому виконання своїх обов’язків. Розрідження на доступом до такий інформації видається керівником підприємства, у своїй співробітник несе відповідальність за розголошення отриманих сведений;

— встановлення такого порядку використання технічних засобів і приміщень, який би виключав відплив відомостей. Наприклад, під час роботи з копіювальними засобами необхідно забезпечити суворо регламентоване копіювання тих документів, куди распространён режим конфіденційності. Доцільно використовувати зберігання документації з допомогою мікрофільмів, значно полегшить захист информации;

— встановлення порядку роботи з відвідувачами — їх облік у спеціальній журналі, визначення приміщення прийому відвідувачів, їх супровід при відвіданні основних робочих помещений;

— встановлення порядку ведення переговорів із відвідувачами, який повинен переслідувати двояку мета: по-перше, недопущення просочування інформації і, по-друге, отримати найбільш повні інформацію про намірах посетителей;

— навчання працівників підприємства заходам захисту комерційної таємниці, підвищення його відповідальності за ненавмисне розголошення комерційної тайны.

Защита з допомогою технічних средств.

Використання технічних засобів задля забезпечення схоронності інформації створює додаткові гарантії те, що документи та інші носії інформації будуть надійно захищені. Технічні засоби захисту можна розділити на следующие:

— кошти охорони території підприємства, засоби захисту коммуникации,.

— засоби захисту комп’ютерних систем і баз даних від несанкціонованого доступа.

Кошти охорони території є різні типи обмежень та безліч контролюючих систем, включно з огорожами із автоматичною системою сигналізації про спроби подолання, системи телевізійного контролю території, різні електронно-оптичні й інші засоби охорони. До них ж можна віднести кошти розмежування доступу співробітників у приміщення з різноманітною ступенем секретности.

Засоби захисту комунікації. Нині джерелом витоку інформацією значною мірою є процеси обробки, передачі й зберігання інформації, пов’язані із застосуванням та використанням електронних, електромеханічних і електротехнічних пристроїв. Дія таких пристроїв, зазвичай, супроводжується (а то й приймаються спеціальні заходи) побічними чи паразитными випромінюваннями. Побічні випромінювання безпосередньо несуть інформацію, але поширюються «безадресно «(персональні ЕОМ, звукоі видеозаписывающая апаратура, телевізори, електрифіковані пишучі машинки, телетайпи і телефакси, апаратура передачі, гучномовна і селекторна зв’язок, і навіть всі види зовнішньої провідного і радіозв'язку, які мають спеціальних шифрующих і дешифрующих пристроїв). Паразитні - супроводжують процеси перетворення сигналів. Наприклад, импульсное випромінювання супроводжує роботу персональної ЕОМ. Стаціонарну «картинку «на екрані дисплея з відривом 200 — 300 м. Вочевидь, що паразитні наведення на сусідні пари телефонного кабелю чи спеціальні підслуховувальні «муфти «можуть бути джерелами витоку інформації. Джерелами паразитного випромінювання можуть бити деякі виду датчиків пожежної й охоронної сигналізації, елементи системи електричних годин, радіоточки, труби опалення й газові труби, переговорні устрою і поділи телефонних аппаратов.

Основними заходами захисту під час використання технічних способів є: пошук заставних (підслуховуючих чи записуючих) устройств;

— забезпечення скритності передачі по телефонно-телеграфным каналам шляхом їх шифрования;

— спеціальна захист апаратури від випромінювання з допомогою захисних блоков;

— використання спеціальних засобів захисту комп’ютерних систем і баз данных;

— створення штучних перешкод перехоплення електричних чи акустичних сигналов.

Заходи захисту комерційної таємниці під час використання комп’ютерних систем і баз даних можна розділити ми такі группы:

— приховане кодування документів на магнітних носіях, тобто. доповнення тексту документів на магнітних носіях нечитаемым при нормальному відтворенні ознакою авторства чи майнової приналежності, завдяки якому можливо звинуватити осіб, які зробили крадіжку документов;

— криптографирование (шифрування) всього документа або його частини на машинних носіях, які роблять цей документ ще недоступним розуміння особам, не що володіє ключем чи кодом для дешифрования.

Використання комп’ютерів у бізнесі призвела до того, що великі обсяги ділової інформації передаються і виходять по комп’ютерних мережах, яка охопила практично увесь світ. Саме через комп’ютерні мережі відбувається більшість розкрадань информации.

Якщо ваша комп’ютер підключено до такий сіті й працює лише у вашому присутності, ви зможете запобігти спробу отримати з вашого комп’ютера. При автоматичному режимі роботи комп’ютера захистити себе від несанкціонованого доступу можна лише тому випадку, коли ви найбільш цінну інформацію будете зберігати лише з дискетах в недоступному для недоброзичливця месте.

Інший проблемою є захист переданої інформації від підробок і спотворень. Для цього користуються програмою під назвою «електронна підпис ». Ця програма дозволяє засвідчити приналежність вам переданого через мережу документа, та його текст у своїй залишається незащищенным.

Аби захистити всю передану інформацію, її потрібно зашифрувати. Зручніше зашифрувати з допомогою апаратних коштів, підключаючи до комп’ютера додаткову електронну плату.

Просто і ефективно захищають дані в комп’ютері від копіювання механічні чи електромеханічні ключі, що входять до комплект комп’ютера. Поворотом ключа, що ви можете носити з собою, може блокуватися робота компьютера.

ПОРЯДОК ЗНИЩЕННЯ ДОКУМЕНТІВ З ИСТЕКШИМ.

СРОКОМ.

На документи, виділені до знищення, складається акт. У акт на знищення будь-який послідовності вносяться заголовки окремих справ, чи групові заголовки справ Росії із зазначенням кількості справ, включених у групу, наприклад, «Листування за 1987 — 1990 р. — 4 справи » .

Акти складаються і підписуються членами ЕК, розглядаються і затверджуються керівником предприятия.

До групи коштів знищення документів входять бумагоуничтожающие машини із видачею відходів у вигляді шматочків, смуг, массы.

Бумагоуничтожающие машини діляться на дві основні виду залежно від способу знищення (сухого чи мокрого). Машини з сухим способом знищення документів, своєю чергою, поділяються з вигляду відходів — смуг (МП) і шматочків (МК). Відходи у бумагоуничтожающих машин мокрого способу (ММ) бувають лише у вигляді массы.

У бумагоуничтожающих машин з сухим способом переробки ріжучий вузол і двох чи більше груп дискових ножів. При обертанні дискові ножі захоплюють папір і ріжуть її в вузькі смуги, ширина яких дорівнює відстані між дисковими ножами. Якщо різання провадити у двох перпендикулярних напрямах, то відходи виходять як невеликих кусочков.

Машина знищення документації МП40−1,2 варта знищення документації, виконаною на паперової основі, у вигляді механічного її подрібнення. Відходи як полос.

Машина знищення документації МК4−05×5 і МК15−1,2×15 дозволяють швидко знищити документи і зберегти сировину для повторного використання за виробництві папери, і картону. Розміри і форма відходів виключають можливість відновлення документів. Продуктивність 16 кг/ч.

ТЕХНІКА БЕЗОПАСНОСТИ.

До роботи на електричної пишучої машині, допускаються люди, спеціально навчені які подолали інструктаж за правилами электробезопасности.

Початковий підключення пишучої машини до неї зобов’язаний виробляти електрик, котрий попередньо перевіряє справність электрошнура, виделки і вимикача. Не допускається включення машини зі знятої передній кришкою. При внесенні машини з холодного приміщення в тепле підключення до мережі дозволяється її Повного обігріву протягом щонайменше 4 годин. По закінчення роботи вимикач електродвигуна потрібно переключити у безвихідь нуль і від'єднати жилку шнура від електромережі. Машина мусить бути заземлена, навіщо передбачені трёхжильный присоединительный шнур і спеціальна виделка з заземляющими контактами. При зняття передній кришки вимикач перериває головну електричну ланцюг й престижний автомобіль відключається. Машина нормально працює за нормальної температури навколишнього повітря від 10 до 350 і відносній вологості повітря 30−60%. Для зменшення шуму працюючої машини її встановлюють на гумову чи повстяну підкладку, край якої повинен збігатися з переднім краєм машини. Технічний огляд машини повинен виробляється через кожні 6 місяців експлуатації кваліфікований механік, має документ на право обслуговування електричних пишучих машин.

Технічні огляди містять у собі: перевірку механізмів, відновлення мастила, регулювання й усунення дрібних несправностей без заміни деталей. Чистку від багна й пилу із застосуванням часткової розбиранням машини, малий (поточний), середній та капітальний ремонти повинні виробляти спеціалізовані майстерні з ремонту пишучих машин.