Excel

ЗАПРОВАДЖЕННЯ :

1. ИНСТАЛЯЦИЯ ПРОГРАМИ :

1.1. Системні требования.

1.2. Програма установки.

1.3. Запуск також завершення роботи з программой.

2. УПРАВЛІННЯ ФАЙЛАМИ:

2.1. Створення нового документа.

2.2. Завантаження робочого документа.

2.3. Збереження документа.

2.4. Автоматичне сохранение.

2.5. Створення резервних копий.

2.6. Захист данных.

2.7. Додаткові інформацію про файлах.

3. СТРУКТУРА ДОКУМЕНТІВ :

3.1. Управління робітниками листами.

3.2. Додавання робочих листов.

3.3. Переміщення робочих листов.

3.4. Перейменування робочих листов.

3.5. Корекція висоти рядків і ширини столбцов.

4. ПОБУДОВУ ТАБЛИЦЬ :

4.1. Маркірування ячеек.

4.2. Скасування операций.

4.3. Копіювання данных.

4.4. Видалення данных.

4.5. Форматування чисел.

4.6. Вирівнювання данных.

4.7. Установка шрифтов.

5. ТАБЛИЧНІ ОБЧИСЛЕННЯ :

5.1. Введення формул.

5.2. Складні формулы.

5.3. Редагування формул.

5.4. Інформаційні связи.

5.5. Групові імена.

6. ПОБУДОВУ І ОФОРМЛЕННЯ ДІАГРАМ :

6.1. Побудова диаграмм.

6.2. Типи диаграмм.

6.3. Написи на осях.

6.4. Додаткові объекты.

6.5. Актуалізація диаграмм.

7. ФУНКЦІЇ :

7.1. Конструктор функций.

7.2. Редагування функций.

7.3. Обчислення суммы.

7.4. Обчислення середнього значения.

7.5. Обчислення величини лінійної амортизации.

7.6. Комбінування функций.

7.7. Текстовий режим індикації формул.

8. ОБМІН ДАНИМИ :

8.1. Імпортування малюнків в Excel 97.

8.2. Редагування малюнків робочому листе.

8.3. Включення таблиці в текст.

9. ОБРОБКА СПИСКІВ :

9.1. Створення списков.

9.2. Введення списку данных.

9.3. Пошук елемента у списке.

9.4. Редагування списков.

9.5. Автоматичний фильтр

9.6. Комбінована фильтрация.

9.7. Сортування списков.

10. АНАЛІЗ ДАНИХ :

10.1. Опорні таблицы.

10.2. Редагування опорних таблиц.

10.3. Перебування значений.

11. БАЗИ ДАНИХ :

11.1. Запуск програми обробки баз данных.

11.2. Оболонка програми Query.

11.3. Завантаження зовнішнього набору данных.

11.4. Критерії вибору данных.

11.5. Комбіновані запросы.

11.6. Обмін даними із зовнішнього базой.

12. КОНФИГУРИРОВАНИЕ ПРОГРАМИ EXCEL :

12.1. Створення піктографічного меню.

12.2. Зміна виду основного окна.

12.3. Зміна виду робочого листа.

12.4. Установка стандартного шрифта.

12.5. Установка національних параметров.

12.6. Зміна цветов.

12.7. Автоматична завантаження документов.

12.8. Шаблони таблиц.

13. VISUAL BASIC :

13.1. Програмування табличных функций.

13.2. Вбудовування функций.

13.3. Застосування функций.

Введение.

Історія розвитку програм обробки електронних таблиць налічує трохи більше 10-ти років, та є значний прогрес у сфері розробки такого програмного забезпечення. Програмний продукт, претендує звання найпотужнішої і продуктивної програми обробки електронних таблиць з що сьогодні над ринком, дійсно набагато перевершив колишній рівень возможностей.

Розглянемо основні компоненти Excel 97. Як раніше, основний програмою є обчислювальний модуль, з допомогою якого виконується обробка текстових і числових даних. У цьому версії програми від цього модуля з’явилося багато цікавих функцій: контроль допустимості впроваджуються значень, виявлення і виправляти найпоширеніших помилок, обчислення полів на таблицях. Нова панель формул і можливість зменшити діалогове вікно до розділу поля введення істотно спрощують введення і редагування формул.

До сформування презентаційної графіки використовується модуль діаграм, що дозволяє з урахуванням числових значень, опрацьованих з допомогою обчислювального модуля, будувати діаграми різних типів. З’явилися нові типи діаграм. Тепер поруч із діаграмою можна розмістити і таблицю з вихідними даними. Важливим і те, що стала можливим попередній перегляд діаграми будь-якою етапі її создания.

У Excel 97, як й у попередньої версії програми, можна макроси і з допомогою Visual Basic for Applications (VBA). Мова Visual Basic for Applications нині доступна переважають у всіх програмах пакета, що дозволяє його основі гнучкіші докладання. Одна з головних достоїнств цієї мови у тому, що, створені засобами Excel 97 VBA — макроси можна без особливих труднощів залучити до інших програмах фірми Microsoft.

Excel 97 має потужними засобами колективної роботи, орієнтовані насамперед спільну роботу кількох додатків пакета в мережевий середовищі. Високий рівень сумісності додатків, включених в окремий пакет Microsoft Office 97, обумовлена підтримкою технології зв’язування і впровадження OLE 2.0. Прикладом застосування цій технології може бути впровадження Excel — таблиць чи PowerPoint — презентацій до документа, створений засобами Word 97. З використанням цій технології між об'єктами встановлюється динамічна зв’язок. Подвійний щиголь на об'єкті, уставленому до документа, призводить до запуску докладання, коли він був создан.

1. ИНСТАЛЯЦИЯ ПРОГРАММЫ.

Програму Excel 97 можна встановити різних конфігураціях. Нижче розглянута лише установка програми у повній конфігурації.

1.1. Системні требования.

Перед установкою Excel 97 слід ознайомитися з системними вимогами і побачити, чи їм конфігурація компьютера.

Робота Excel 97 потрібно таке апаратне і забезпечення :

— операційна система Microsoft Windows 95 чи операційна система Microsoft Windows NT Workstation версії не нижче 3.51 ;

— персонального комп’ютера з процесором 80 486 DX (рекомендується комп’ютер з процесором Pentium) ;

— Оперативна пам’ять обсягом 8 МБ під час роботи з Windows 95 і 16 МБ під час роботи з Windows NT Workstation ;

— Пристрій для читання компакт-дисков.

— 31 МБ вільної пам’яті на жорсткому диску ;

— миша Microsoft Mouse чи аналогічний маніпулятор ;

— видеоадаптер VGA чи з вищої роздільну здатність, наприклад 256-цветный SVGA-видеоадаптер.

1.2. Програма установки.

Якщо цю систему відповідає викладеним вище вимогам, то успішної установці програми більше щось може зашкодити. Установка виконується з допомогою спеціальної програми, а її кожному кроці інформує користувача необхідність виконання зазначених операцій. Для повної установки програми виконайте такі дії :

— включіть комп’ютер, у якому встановлено операційна система Windows.

— вставте компакт-диск з Microsoft Office 97 в дисковод CD-ROM.

— натиснімо кнопку Start лінійки задач.

— в стартовому меню активізуйте команду RUN.

— в діалоговому вікні RUN введіть D: SETUP і натиснімо клавішу [ Enter ] чи клацніть на кнопці OK.

— ознайомтеся з туристичною інформацією про права даний програмний продукт, яка надано в розпочатому окне.

— натисніть кнопку Continue.

— в який з’явився діалоговому вікні Name and Organization Information введіть свої повні ім'я і назву организации.

Програма установки Microsoft Office 97 запропонує інсталювати докладання в папці Program Files Microsoft Office, що у кореневому каталозі диска З. Якщо папка з такою назвою відсутня, вона створена автоматически.

— за необхідності зміните ім'я і місце розташування папки, у якій встановлено Microsoft Office 97, клацнувши на кнопці Change Folder.

— з вікна вибору типу установки Microsoft Office 97 клацніть на піктограмі Custom (вибіркова).

— з вікна Microsoft Office 97 — Custom відключите все компоненти, крім Microsoft Excel, Office Binder і панелі MS Office Shortcut Bar. Для інсталяції цих програм, тож панелі знадобиться мінімум близько 39 МБ пам’яті на диске.

— Клацніть на кнопці Continue з вікна Microsoft Office 97 — Custom.

— У вікні Select Paper Format and Language виберіть демій А4.

Подальші дії програма установки виконає сама.

1.3. ЗАПУСК І ЗАВЕРШЕННЯ РОБОТИ З ПРОГРАМОЮ.

Для запуску Excel 97 з ОС Windows 95 необхідно :

— виконати щиголь на кнопці Start лінійки инструментов.

— встановити покажчик миші на меню Programs в стартовому меню.

— в розпочатому меню активізувати команду Microsoft Excel.

Є й швидший спосіб запуску Excel 97, до застосування якого треба наявність панелі інструментів Microsoft Office.

Якщо панель Microsoft Office встановлено вашому комп’ютері, для запуску Excel 97 досить виконати щиголь на кнопці программы.

Роботу Excel 97, як і коїться з іншими додатками Windows 95, можна завершити однією з наступних способів :

— з допомогою команди Exit з меню File.

— у вигляді кнопки з хрестиком, розташовану в рядку заголовка будь-якого окна.

— використовую комбінацію клавіш [ Alt + F4 ].

Якщо воно редакція документа (робочого аркуша) була збережена, при спроби завершити роботи з Excel 97 програма запитає необхідність збереження змін.

2. УПРАВЛІННЯ ФАЙЛАМИ.

Розглянемо процедури роботи з робітниками документами. З допомогою програми Excel 97 можна найрізноманітніші документи. Робітники листи (Sheets) можна використовуватиме складання таблиць, обчислення статистичних оцінок, управління базою даних, і складання діаграм. До кожного з цих додатків програма Excel 97 може створити окремий документ, який зберігається на диску як файла.

Файл може містити кілька взаємозалежних робочих аркушів, їхнім виокремленням єдиний тривимірний документ (блокнот, робочу папку). З допомогою тривимірних документів користувач отримує прямий доступ одночасно до кількох таблицям і диаграммам що підвищує ефективність їх обработки.

2.1. Створення нового документа.

До сформування нового документа з меню File потрібно викликати директиву New.

На екрані з’явиться документ безпосередньо з ім'ям Book1: програма Excel 97 привласнює новим документам ім'я Book (Книжка) з додаванням поточного порядкового номера.

Новий документ можна створити також, клацнувши мишею по першої піктограмі, яка зараз переживає першої (основний) піктографічної панелі (перший рядок піктографічного меню).

2.2. Завантаження робочого документа.

Щоб завантажити з диска розташований там файл під робочою документом, потрібно викликати директиву Open з меню File.

Можна ще клацнути мишею за другою піктограмі, що є на основний панелі. У кожному разі відкриється діалогове вікно завантаження файла. У цьому вся вікні на полі Drives слід зазначити диск, а полі Directories вибрати директорію, де міститься Ваш файл. Якщо вибір було зроблено правильно, то лівому полі з’явиться список імен файлів, серед що має перебувати шуканий файл. Якщо клацнути під назвою цього файла, з’явиться на полі File Name. Після цього необхідно закрити діалогове вікно, клацнувши мишею по кнопці OK чи двічі клацнувши під назвою шуканого файла.

2.3. Збереження документа.

За першого збереженні Вашого документа потрібно викликати з меню File директиву Save As… Після цього відкриється діалогове вікно, у якому слід зазначити ім'я що зберігається файла, і навіть диск і директорію, у його треба розмістити. Програма Excel за умовчанням пропонує стандартне ім'я (Book[порядковый номер]), яке користувач може замінити будь-якою іншою. У імені файла небажано використовувати деякі символи (наприклад, $ & % () -), хоча й не заборонено. Не слід також можуть використовувати символи кирилиці, щоб уникнути непередбачуваних реакцій програми розвитку й системи Windows. Пропоноване за умовчанням програмою Excel розширення файла .XLS, змінювати годі було. Коли буде зроблено все установки, потрібно закрити діалогове вікно клацанням по кнопці OK.

2.4. Автоматичне сохранение.

Викликайте директиву Add-Ins… з меню Tools, з допомогою якої викликається вмонтований Менеджер розширень. У розпочатому діалоговому вікні включіть опцію AutoSave, клацнувши за нею мишею, та був закрийте вікно, клацнувши по кнопці OK.

Після цього знову відкрийте меню Tools, у якому має з’явитися директива AutoSave… Викликайте цю директиву, тоді з’явиться діалогове вікно AutoSave, у якому користувач може поставити інтервал часу між моментами збереження. З іншого боку, у тому вікні можна визначити, чи справді програма видавати запит зберегти і чи потрібно автоматично зберігати всі документи або тільки активний документ.

2.5. Створення резервних копий.

До сформування резервної копії необхідно викликати директиву Save As… з меню File. У розпочатому діалоговому вікні потрібно клацнути по командної кнопці Options. З’явиться таке діалогове вікно, має назва Save Options. У цьому вся вікні потрібно включити опціональну кнопку Always Create Backup. Тепер за збереження файла буде автоматично створюватися резервний файл з тим самим ім'ям, як і основний, але з розширенням .BAK.

2.6. Захист данных.

Для запровадження пароля необхідно викликати директиву Save As … з меню File. У розпочатому діалоговому вікні слід клацнути по командної кнопці Options. З’являється діалогове вікно Save Options. У центрі введення Protection Password: цього вікна можна вказати свій персональний пароль, тоді при кожному виклик цього файла програма буде вимагати пароль. При введення пароля на екрані замість літер з’являються зірочки. Після закриття вікна Save Options відкривається вікно Confirm Password, у якому потрібно підтвердити пароль. Якщо записати пароль на полі введення Write Reservation Password, та над відкриттям цього файла з’явиться діалогове вікно, де можна поставити пароль чи клацнути по кнопці Read Only. У разі файл можна переглядати, але не можна записати його за диск під тією самою именем.

2.7. Додаткові інформацію про файлах.

За першого збереженні файла директивою Save As відкривається діалогове вікно Summary Info. У цьому вся вікні користувач може заповнити поля введення Title, Subject: і Keywords:. У центрі Author за умовчанням вказується інформація, отримана програмою при інсталяції, але користувач може записати у ньому своє ім'я. У центрі введення Comments можна помістити відповідні коментарі. Якщо коментарі не відбулися за відведеному полі екрана, то, на правом краї поля коментарів з’являються лінійки прокручування їхнього перегляду. Закривається інформаційне вікно клацанням по кнопці OK.

3. СТРУКТУРА ДОКУМЕНТОВ.

Тривимірні документи (блокноти, папки) — одне з найважливіших нововведень програми Excel 97, що дозволяє значно спростити і прискорити роботи з таблицями і управління робітниками листами. У новій версії робочі документи можуть утримувати до 255 таблиць, діаграм чи VBA-программ щодо одного файлі, а принцип роботи із нею нагадує звичайної роботи діловими блокнотами у кожному офісі. У кожному робочому блокноті можна помістити всю ділову інформацію, що стосується однієї темі, й берегти їх у одному файлі, що дозволяє значно підвищити наочність робочих документов.

Це перевагу нових документів особливо проявляється при зв’язуванні даних в таблицях. У попередній версії програми у разі, коли потрібно було використовувати результат із якоїсь осередки інший таблиці, доводилося відкривати відповідний файл і зчитувати важливу інформацію. Тепер під час встановлення інформаційних перетинів поміж таблицями одного документа непотрібно нічого відкривати, т.к. все таблиці перебувають у одному файлі.

Нова технологія полегшує також аналіз даних. Щоб проаналізувати дані, які працюють у кількох таблицях, в Excel 97 ви повинні відкрити лише одне файл.

3.1. Управління робітниками листами.

Окремі робочі листи одного документа розташовані друг під іншому. З допомогою іменного покажчика (регістру імен), що за частині екрана, можна переходити з однієї аркуша в інший. На іменному покажчику перебувають корінці робочих аркушів, які працюють у порядку зростання номерів: Sheet1, Sheet2 і т.д.

Щигля мишею, наприклад, за другим корінцю викликає поява робочого аркуша Sheet2. Корінець активного робочого аркуша маркується на іменному покажчику білим кольором. Спочатку на покажчику видно корінці перших шести робочих аркушів. Зліва від іменного покажчика розташовані піктограми стрілок, з допомогою яких можна змінювати вміст покажчика, щоб одержати доступ наступним листам документа.

Щигля по піктограмі з боку стрілкою зрушує на одиницю вправо діапазон (вікно) видимості корінців робочих аркушів. Щигля по піктограмі з лівого стрілкою зрушує цей діапазон на одиницю вліво. Стрілки з вертикальними штрихами дозволяють перейти відповідно до першого і до останнього листам документа.

3.2. Додавання робочих листов.

Директиви додавання перебувають у меню Insert. Користувач може додати до документа елементи наступних типов:

— робочі листи до створення таблиць;

— діаграми (як елемента таблиці чи на окремому листі);

— робочий лист для записи макрокоманди як програмного модуля.

— робочий лист до створення діалогового окна.

Новий лист завжди вставляється перед активним робочим листом. Якщо лист призначений до створення таблиці, незалежно з позиції він якщо мати назва Sheet17 з наступним збільшенням номери при додаванні нових таблиць. Нові діаграми, розташовані на окремих робочих аркушах, нумеруються починаючи з Chart1 тощо. Робітники аркуші з макрокомандами (макросами Excel 4.0) нумеруються починаючи з Macro1, і з діалоговими вікнами — починаючи з Dialog1 тощо. Робітники аркуші з програмними модулями написаними мові Visual Basic, нумеруються починаючи з Module1. Користувач може клацнути під назвою робочого аркуша правої кнопкою миші, після чого відкриється контекстне (залежить від ситуації) меню, де також є директива додавання. Якщо потрібне видалити робочий лист, потрібно відкрити клацанням правої кнопки миші контекстне меню і директиву удаления.

3.3. Переміщення робочих листов.

Встановіть покажчик миші на корінці робочого аркуша, що потрібно перемістити, і клацанням правої кнопки миші відкрийте контекстне меню. З допомогою директиви Move or Copy відкрийте діалогове вікно з тим самим називанням і зазначте у ньому нову позицію переставляемого аркуша. Закрийте вікно Move or Copy клацанням по кнопці OK, і непрацевлаштований працівник лист займе нову позицію. Якщо включити опціональну кнопку Create a Copy, то даний робочий лист залишиться на колишньої позиції, а нову позицію займе його копія. Назва копії аркуша буде створено шляхом додавання порядкового номери до імені копируемого аркуша, наприклад, Sheet1(2).

Можна переставити відразу кількох аркушів. І тому промаркируйте ці листи, клацнувши з їхньої іменам в іменному покажчику при натиснутій клавіші [Shift]. Потім виконайте директиву Move or Copy, що нинішнього цьому разі буде застосовуватися відразу всім маркированным робочим листам.

3.4. Перейменування робочих листов.

Встановіть покажчик миші на корінці робочого аркуша, що потрібно перейменувати, і клацніть правої кнопкою миші. Відкриється контекстне меню, де з допомогою директиви Rename потрібно відкрити діалогове вікно Rename Sheet. Це вікно можна також ознайомитися відкрити подвійним клацанням лівої кнопки миші під назвою робочого аркуша. У центрі введення Name зазначте ім'я аркуша, які мають утримувати трохи більше 31 символу, включаючи прогалини. Після введення імені клацніть по кнопці OK, і іменному покажчику з’явиться новий ім'я робочого аркуша. При завданні імен робочих аркушів нічого не винні використовуватися такі символи: квадратні дужки «[ ] «; двокрапка »: «; права навкісна риса «/ «; ліва навкісна риса «» .

3.5. Корекція висоти рядків і ширини столбцов.

Насамперед корректируемая рядок чи стовпець таблиці повинні бути промарковані. І тому необхідно клацнути лівої кнопкою миші за безплатним номером (координаті) рядки чи шпальти. У меню Format перебувають підміню Row і Column. При виборі однієї з цих підменю відкривається меню наступного рівня. У підміню Column викличте директиву Width, тоді відкриється діалогове вікно, у якому користувач може вказати ширину шпальти. Як одиниця виміру можна використовувати один символ. Наприклад, тоді як стовпці потрібно записати 10 символів, то полі введення Column Width слід зазначити число 10. Директива AutoFit Selection з меню Column автоматично коригує ширину шпальти відповідно до його содержимым.

Корекцію можна виконати і з допомогою маніпулятора миші. І тому покажчик миші встановити на межу між номерами рядків чи адресами шпальт. У цьому покажчик миші набуває вигляду двунаправленной стрілки. Якщо тепер ліву кнопку миші і відпускаючи її, трохи зрушити покажчик миші, можна побачити штриховую лінію, що описує усунення кордону рядки. Перемістіть цю лінію у потрібний позицію і відпустіть кнопку миші, тоді таблиці з’явиться новий кордон рядки. Якщо двічі клацнути мишею за двозначним номером рядки (адресою шпальти), то висота (ширина) цього рядка (шпальти) буде автоматично скоригована з її содержимому.

4. ПОБУДОВУ ТАБЛИЦ

Усі дані таблиці записуються в звані осередки, які перебувають перетині рядків і шпальт таблиці. За умовчанням вміст осередки представляється програмою Excel 97 в стандартному форматі, який встановлюється під час запуску програми. Наприклад, для чисел тексти задається певний вигляд і розмір шрифта.

У конкурсній програмі Excel 97 є контекстные меню, які викликаються правої кнопкою миші, коли промартільна деяка область таблиці. Ці меню є багато директив оброблення і форматування таблиць. Директиви форматування можна також ознайомитися викликати на панелі форматування (друга рядок піктографічного меню), клацнувши мишею за відповідною пиктограмме.

4.1. Маркірування ячеек.

Окремі осередки таблиці маркуються (виділяються) автоматично з допомогою покажчика осередків. Щоб перевести покажчик в задану осередок, потрібно клацнути за нею лівої кнопкою миші або використати бодай клавіші управління курсором. Для маркування кількох осередків потрібно клацнути на початку маркируемой області (лівий верхній кут) і, утримуючи кнопку миші натиснутої, переміщати маніпулятор насамкінець області (правий нижній кут). Щоб скасувати маркірування області, можна просто клацнути по немаркованої осередку. Для маркірування кількох осередків з допомогою клавіатури необхідно встановити покажчик осередків у початкову осередок області, та був, утримуючи клавішу [Shift] натиснутою, поширити маркірування протягом усього область з допомогою клавіш управління курсором.

Одна рядок чи стовпець таблиці маркуються клацанням за двозначним номером (адресою), розташованого в заголовку рядки чи шпальти. Для маркірування кількох рядків чи шпальт потрібно клацнути за безплатним номером першого рядка чудово (шпальти), та був, утримуючи кнопку миші натиснутої, перемістити маніпулятор у потрібний позицию.

4.2. Скасування операций.

Дія, яке виконано останнім, можна скасувати директивою Undo з меню Edit чи комбінацією клавіш [Ctrl-Z]. Операцію скасування можна також ознайомитися виконати, клацнувши мишею по 11-й піктограмі на панелі управления.

Директива скасування після виконання перетворюється на директиву підтвердження зміни Redo. Виконавши цю директиву, можна знову вводити на таблицю змінені дані тощо. Це можна зробити також з допомогою клавиатурной комбінації [Ctrl-Z] чи щиглика по 11-й пиктограмме.

Попередня дія можна повторити — при цьому служить директива Repeat з меню Edit. Для повторення останнього дії можна також ознайомитися натиснути клавішу [F4] чи клацнути по 12-й піктограмі на панелі управления.

4.3. Копіювання данных.

Насамперед необхідно промаркувати групу осередків, вміст яких має бути скопійовано, та був викликати директиву Copy з меню Edit. Після цього маркіроване область буде взято в рамку. Тепер треба встановити покажчик миші в позицію, куди мали бути зацікавленими скопійовані дані, й тицьнути на клавішу введення [Enter]. Вміст маркірованої області з’явиться з нового місці. Якщо область, куди помістити копію, також маркірована, то розміри обох груп повинні бути однаковими, інакше буде видано повідомлення про ошибке.

У контекстном меню правої кнопки миші також є директива копіювання. Для копіювання можна також ознайомитися використовувати комбінацію клавіш [Ctrl-C] чи 8-му піктограму на панелі управления.

Якщо потрібне видалити вміст групи осередків і вмістили його на місце в таблиці, слід використовувати директиву Cut з меню Edit. На панелі керування цією директиві відповідає 7-ма піктограма (ножиці), але в клавіатурі - комбінація клавіш [Ctrl-X].

4.4. Видалення данных.

Насамперед необхідно промаркувати групу осередків, вміст яких має бути віддалене. Потім можна скористатися однією з способів видалення даних. І тому в меню Edit є підміню Clear, яке містить такі чотири директивы:

All — видаляє вміст і скасовує формат ячейки;

Formats — скасовує лише формат осередки;

Contents — видаляє лише вміст ячейки;

Notes — видаляє тільки коментар до осередку.

Директива видалення Clear Contents є у меню правої кнопки миші. З допомогою цієї директиви можна видалити лише вміст осередків. Той-таки такого результату досягають просто натисканням клавіші [Del]. Якщо ви випадково видалили важливу інформацію, то скористайтеся комбінацією клавіш [Ctrl-Z], яка скасує директиву удаления.

4.5. Форматування чисел.

Насамперед необхідно промаркувати осередки, у яких треба змінити формат уявлення чисел. Після цього можна або відкрити правої кнопкою миші контекстне меню і може викликати у ньому директиву Format Cells, або викликати директиву Cell з меню Format. У кожному разі на екрані з’явиться діалогове вікно Format Cells. За умовчанням у верхній полі цього вікна буде обрано опція Number, що призначалася для форматування чисел. У центрі Category наведено різні типи форматів, які вибираються клацанням миші чи з допомогою клавіш управління курсором. У центрі Format Codes: показані коди форматів обраного типу. У центрі введення Code: користувач може поставити код свого формату і запам’ятати їх у списку форматів. У частині вікна Format Cells перебуває полі перегляду Sample, у якому показано, як виглядатиме вміст осередки в обраному формате.

Піктограма зі знаком $ (долара) на панелі форматування управління дозволяє визначити формат валюти в заданої осередку (до додається символ валюти). Піктограма зі знаком % (відсоток) тій самій панелі дозволяє визначити формат відсотків (до додається символ процентов).

4.6. Вирівнювання данных.

Для вирівнювання вмісту осередків у програмі Excel можна використовувати або директиви меню, або піктограми на панелі форматування (4-та, 5-та, 6-та). Насамперед слід промаркувати выравниваемые осередки. Далі можна відкрити контекстне меню правої кнопкою миші і просить викликати директиву Format Cells, або викликати директиву Cell з меню Format. У кожному разі на екрані з’явиться діалогове вікно Format Cells. У верхньому полі цього вікна виберіть опцію Alignment. Після цього, у полі Horizontal можна вибрати жодну з селекторних кнопок вирівнювання: із лівого краю (Left), у центрі (Center) і з правому краю (Right). За умовчанням текст вирівнюється із лівого краю, а числа по правому.

Найпростіше вирівнювати дані безпосередньо з допомогою піктограм на панелі форматування. І тут потрібно промаркувати відповідні чарунки й виконати щиголь по потрібної пиктограмме.

4.7. Установка шрифтов.

Насамперед слід промаркувати осередки, у яких треба міняти шрифт. Після цього можна або відкрити контекстне меню правої кнопкою миші і просить викликати директиву Format Cells, або викликати директиву Cell з меню Format. У верхньому полі відкритого вікна Format Cells потрібно вибрати опцію Font. У вікні з’явиться полі Font, де можна вибрати вид шрифту з запропонованого списку. Зміст цієї списку залежить від установок, зроблених у середовищі Windows.

У правом полі Size встановлюється розмір (кегль) шрифту. За умовчанням програма Excel встановлює розмір шрифту удесятеро пунктів. У творчому списку шрифтових стилів Font Style: можна вибрати звичайний стиль (Regular), курсив (Italic), жирний шрифт (Bold) і жирний курсив (Bold Italic). У центрі Underline можна вибрати тип підкреслення тексту (однієї або двома лініями). У центрі Effects розташовані три опциональные кнопки, які дозволяють закреслити текст (Strikethrough) або розмістити його за місці верхнього (Superscript) чи нижнього (Subscript) индексов.

Піктограми другого панелі управління (1-ша, 2-га, 3-тя) дозволяють поставити шрифтові стилі: жирне накреслення (символ B), курсив (символ I), підкреслення (символ U з рисою внизу).

5. ТАБЛИЧНІ ВЫЧИСЛЕНИЯ.

Можливість використання формул та зняття функцій одна із найважливіших властивостей програми обробки електронних таблиць. Це, зокрема, дає змогу провадити статистичний аналіз числових значень в таблиці.

Текст формули, яка вводять у осередок таблиці, має починатися зі знака рівності (=), щоб програма Excel 97 могла відрізнити формулу від тексту. Після знака рівності в осередок записується математичне вираз, що містить аргументи, арифметичні операції, і функции.

У якості аргументів на її формулі зазвичай використовуються числа і адреси осередків. Для позначення арифметичних операцій можна використовувати такі символи: + (складання); - (віднімання); * (множення); / (деление).

Формула може містити посилання осередки, розташовані іншою робочому аркуші чи навіть таблиці іншого файла. Якось введена формула можливо, у час модифікована. Вмонтований Менеджер формул допомагає користувачеві знайти помилку чи неправильне заслання у великий таблице.

Крім цього, програма Excel 97 дозволяє працювати з складними формулами, що містять кілька операцій. Для наочності можна включити текстовий режим, тоді програма Excel 97 виводитиме в осередок не результат обчислення формули, власне ж формулу.

5.1. Введення формул.

Програма Excel 97 інтерпретує запроваджувані дані або як текст (вирівнюється із лівого краю), або як числове значення (вирівнюється по правому краю). Для введення формули необхідно провести алгебраїчне вираз, котрого має передувати знак рівності (=).

Припустимо, що у осередку А1 таблиці перебуває число 100, а осередку В1 — число 20. Щоб розділити перше число на друге і результати розмістити у осередок С1, в осередок С1 слід також запровадити відповідну формулу (=А1/В1) й тицьнути на [Enter].

Введення формул можна істотно спростити, використовуючи маленький трюк. Після введення знака рівності слід просто клацнути мишею по першої осередку, потім запровадити операцію ділення клітин і клацнути за другою ячейке.

5.2. Складні формулы.

Застосування складних формул продемонструємо на примере.

B.

C.

D.

E.

РАБОТА.

ВРЕМЯ.

ЦІНА.

СУММА.

Настройка.

Клавиатуры.

$ 17.80.

$ 35.60.

Обслуживание.

Машин.

$ 3.80.

$ 15.20.

Підготовка формуляров.

$ 1.56.

$ 12.48.

Сумма.

$ 63.28.

ПДВ 15%.

$ 9.49.

Рис. 1.

У стовпці З наведеної таблиці зазначено час (в годиннику), витрачене виконання роботи, в стовпці D — вартість однієї години роботи, а в стовпці Є - проміжна сума, і треба сплатити роботу. У осередку Е16 потрібно обчислити загальну вартість усіх необхідних робіт. І тому туди треба записати таку формулу: =Е12+Е13+Е14. Отриману суму помножте на 0,15, щоб врахувати податку додану вартість, і результати помістіть в осередку Е17: =Е16*0,15.

Для обчислення кінцевої суми, підлягає оплаті (наприклад, в осередку Е19) треба спочатку скласти проміжні суми, та був результат помножити на 0,15. Формула повинен мати вид: =(Е12+Е13+Е14)*0,15. Звісно, можна було ще й просто підсумувати вміст осередків Е16 і Е17. Для складання чисел можна також ознайомитися використовувати функцію суми SUM (), тоді формула виглядатиме так: =Sum (E12:E14)*0,15.

5.3. Редагування формул.

Щоб розпочати редагувати вміст осередки, потрібно спочатку промаркувати цей осередок. На наступному кроці необхідно включити режим редагування, натиснувши клавішу [F2] чи виконавши подвійний щиголь мишею. У режимі редагування у верхній частині екрана (під рядком піктографічного меню) активізується складальна рядок, у якій видно сама формула, а чи не результат її вычисления.

5.4. Інформаційні связи.

У конкурсній програмі Excel 97 досить легко запровадити посилання осередок, що у інший таблиці. Після встановлення посилання значення, перебувають у осередках, будуть автоматично обновляться.

Для звернення до значенням осередки, розташованої іншою робочому аркуші, слід зазначити ім'я цього аркуша разом із адресою відповідної осередки. Наприклад, для звернення до осередку В3 робочому аркуші Sheet2 необхідно провести формулу: =Sheet2!B3. Якщо назві аркуша є прогалини, воно (назва) залежить від лапки. Адреси осередків мають бути зазначені написом. Інформаційне зв’язування двох осередків можна спростити, якщо скопіювати значення вихідної осередки в буфер (з допомогою комбінації клавіш [Ctrl-C]) і промаркувати осередок, у якій має з’явитися результат. По-друге, треба виконати директиву Paste Special з меню Edit й у діалоговому вікні цієї директиви клацнути по командної кнопці Paste Link.

5.5. Групові имена.

Припустимо, що необхідно обчислити суму цілої групи осередків. Натомість, щоб у формулі окремі осередки, промаркируйте усю групу і привласніть їй ім'я. Це ім'я можна використовувати в формулах.

Для присвоєння імені маркірованої групі осередків у меню Insert потрібно відкрити підміню Name й може викликати у ньому директиву Define. У центрі введення відкритого діалогового вікна Define Name зазначте ім'я цієї групи. Ім'я групи має починатися з букви і утримувати трохи більше 255 символів. Не припускається використання прогалин. Ім'я групи на повинен збігатися з адресами осередків (А1 тощо.). У цьому вся вікні наводиться також список вже привласнених групових імен, які стосуються даному блокноту.

Якщо Вашої таблиці є заголовки рядків і шпальт, їх теж можна використовувати як імен цих галузей. Треба лише промаркувати сусідні рядки (стовпчики), включаючи перші осередки, де є імена, й може викликати директиву Create з меню Insert Name. У розпочатому діалоговому вікні слід зазначити місцезнаходження імен (У першій чи останньої осередку рядки чи шпальти) і клацнути по командної кнопці OK.

Якщо тепер викликати діалогове вікно Define Name, то списку імен помітні, що ваша програма Excel привласнила зазначеним рядкам (столбцам) ці имена.

У нижньому полі Refers to діалогового вікна Define Name даються табличні адреси що називається групи. Тепер при введення формули замість перерахування адрес осередків, їхнім виокремленням цю групу, можна вказати її имя.

Повний список всіх групових імен розташований зліва складальної рядки. Під час введення формули можна відкрити цей перелік, клацнувши по стрілці списку, і вибрати у ньому цікавить Вас ім'я. Обраний ім'я групи буде відразу уставлено в формулу, незалежно від місцезнаходження активної ячейки.

Наприклад, якщо стовпцю Є (див. рис. 1) присвоєно ім'я «Сума «і треба обчислити суму осередків Е11, Е12 і Е13, то введення формули треба розпочати з знака рівності, котрого супроводжує ім'я функції суми з одного круглої дужкою: =Sum (.

По-друге, треба відкрити список групових імен та клацнути мишею під назвою «Сума ». Програма Excel вставить це в формулу. Ось тільки запровадити праву скобку й тицьнути на клавішу [Enter], щоб завершити введення формулы.

6. ПОБУДОВУ І ОФОРМЛЕННЯ ДИАГРАММ.

Графічні діаграми оживляють сухі колонки цифр в таблиці, тому вже у ранніх версіях програми Excel передбачалася можливість побудови діаграм. Excel 97 включений новий Конструктор діаграм, що дозволяє створювати діаграми «презентаційного якості «.

Красива тривимірна діаграма впадає не лише очей, а й поліпшує якість документа. У конкурсній програмі MS Excel 97 з’явився новим типом тривимірних діаграм — звані кільцеві діаграми, що доповнюють поверхневі і сітчасті тривимірні діаграми четвертої версии.

Діаграму можна розмістити поруч із таблицею чи розмістити в окремому робочому листе.

Конструктор діаграм одна із найпотужніших засобів у програмі Excel. Побудова діаграми з її допомогою виконується протягом кількох кроків. Конструктору вказується вихідна область таблиці, тип діаграми, використовувані написи і кольору. На основний панелі є піктограма для виклику Конструктора диаграмм.

6.1. Побудова диаграмм.

Перш ніж будувати діаграму, необхідно закінчити всі роботи в таблиці, включаючи форматування. Викликайте Конструктор діаграм (ChartWizard), клацнувши на основний панелі по 17-ї пиктограмме.

Конструктор діаграм чекатиме інформації про місцезнаходження діаграми, тому покажчик миші набуває форми піктограми Конструктора. Ви має зробити з допомогою покажчика миші прямокутник на вільному місці робочого аркуша, де розміщуватиметься діаграма. І тому клацніть лівої кнопкою миші, та був, не відпускаючи її, отбуксируйте утворену після щиглика пунктирную рамці з верхнього лівого кута прямокутної області у правий нижній кут. Якщо діаграму потрібно побудувати на на окремому листі, то відкрийте в меню Insert підміню Chart і виберіть у ньому директиву As New Sheet.

Після цього Конструктор відкриває діалогове вікно, у якому за чотири кроку потрібно побудувати діаграму. Але спочатку слід зазначити позицію, де знаходиться таблиця даних, з урахуванням яких грунтується діаграма. І тому першою кроці промаркируйте мишею свою таблицю, включаючи заголовки рядків і столбцов.

Щоб виконувати дві такі кроку, клацніть по командної кнопці Next і виберіть із запропонованих зразків тип й посвідку діаграми відповідно. На четвертому кроці Конструктор пропонує попередній перегляд получившейся діаграми. На останньому (п'ятому) кроці залишається тільки поставити ім'я діаграми, її легенду (тобто. відповідність між стовпчиками діаграми і табличными даними), і навіть вказати написи на вісях діаграми. Наприкінці клацніть по командної кнопці Finish, і діаграма з’явиться у зазначеній області робочого листа.

6.2. Типи диаграмм.

Тип діаграми можна поставити трьома в різний спосіб. Перший спосіб описаний розділ 6.1. Другий спосіб пов’язані з входом в режим редагування діаграми, який включається подвійним клацанням лівої кнопки миші всередині рамки диаграммы.

Тоді, у меню Format з’явиться директива Chart Type. Викликайте цю директиву й у розпочатому діалоговому вікні виберіть підходящий тип диаграммы.

Проте найпростіше скористатися графічним меню. Клацніть правої кнопкою миші у сфері піктографічної панелі й у розпочатому меню викличте директиву Chart. У верхню частину екрана справа з’явиться маленьке графічне меню. Перша піктограма цього меню визначає тип діаграми. Після щиглика по стрілці, що є з цією піктограмою, перед Вами відкриється список, у якому всі типи диаграмм.

6.3. Написи на осях.

Якщо ви не зробили заголовка діаграми і написів на вісях на п’ятому кроці роботи з Конструктором, то зробіть це робити. І тому викличте директиву Titles з меню Insert. У розпочатому діалоговому вікні слід зазначити місце для написів, які Ви цього хочете запровадити. Щоб увести напис, потрібно включити опциональные кнопки Chart Title, Value (Y) Axis і Category (X) Axis. Для тривимірних діаграм з’явиться ще одна кнопка для написів цього разу третьої оси.

Після щиглика по кнопці Value (Y) Axis з діаграми з’являється текстова рамка, у якій перебуває літера Y. Цю букву можна звичайним чином замінити будь-яким текстом. Щоб завершити введення, потрібно натиснути кнопку миші. На діаграмі з’явиться текст, що можна редагувати і форматувати звичайним чином. Треба лише лише клацнути у ній мишею, щоб з’явилася текстова рамка.

6.4. Додаткові объекты.

У меню Insert розташовані директиви, що дозволяють надати діаграмі привабливіший вид. Зокрема, тут є директива Picture, яка імпортує малюнки в стандартних графічних форматах (BMP, PCX тощо.). Після виклику цієї директиви відкривається вікно завантаження графічного файла. На діаграмі з’являється обраний малюнок, укладений у рамку. Цю рамку можна переміщати по діаграмі з допомогою миші змінювати її размер.

Крім цього, Конструктор діаграм дає можливість вставити в діаграму додатковий текст, який привертати пильну увагу до окремим частинам діаграми. Для вставки тексту слід впровадити його з клавіатури в складальну рядок й тицьнути на клавішу введення [Enter]. Тоді, у центрі діаграми з’явиться текстова рамка, яких можна надати з допомогою миші відповідний розмір, та був перенести їх у потрібне місце на диаграмме.

Малюнок з діаграми накреслити вручну з допомогою піктографічної панелі Drawing, де є всі необхідні інструменти. Викликати цю панель можна через меню правої кнопки миші чи директивою Toolbars з меню View.

6.5. Актуалізація диаграмм.

Якщо ви внесете зміни у ті частини таблиці, через яку будувалася діаграма, то програма Excel 97 автоматично модифікує діаграму. Якщо ж Ви додали в таблицю нову рядок чи стовпець, то дійте так. Промаркируйте нові дані в таблиці і перенесіть з допомогою миші на діаграму. І тому поставте покажчик миші на кордон маркованої області й, не відпускаючи лівої кнопки миші, перемістіть в діаграму. Щойно Ви відпустіть кнопку миші, діаграма змінять (актуализирована). Ця техніка отримало корпорації Microsoft назва Drag & Drop чи Drag & Plot.

Якщо діаграма розташована на окремому робочому аркуші, то тут для її актуалізації можна використовувати директиву New Data з меню Insert. У діалоговому вікні цієї директиви слід зазначити область таблиці, що була додана. І тому або промаркируйте цю галузь, або зазначте її адресу. Закрийте діалогове вікно клацанням по кнопці OK, і яскрава програма внесе у діаграму зміни. Якщо ви незадоволені результатом актуалізації діаграми, то скасуйте її директивою Undo з меню Edit.

7. ФУНКЦИИ.

На виконання табличных обчислень потрібні формули. Оскільки деякі формули і їхні комбінації трапляються вкрай часто, то програма Excel 97 пропонує більш 200 заздалегідь запрограмованих формул, які називаються функциями.

Усі функції розділені за категоріями, щоб було легше орієнтуватися. Вмонтований Конструктор функцій допомагає всіх етапах роботи правильно застосовувати функції. Він дає змогу спорудити і обчислити більшість функцій протягом двох шага.

У конкурсній програмі є упорядкований за алфавітом повний перелік всіх функцій, де можна легко знайти функцію, якщо відомо її ім'я; інакше слід пошук за категоріями. Багато функції різняться дуже мало, тому у пошуку за категоріями корисно скористатися короткими описами функцій, який пропонує Конструктор функцій. Функція оперує деякими даними, які називаються її аргументами. Аргумент функції може обіймати свою одну осередок чи будуть показані у цілу групу осередків. Конструктор функцій надає допомогу у завданні будь-яких типів аргументов.

7.1. Конструктор функций.

Промаркируйте ту осередок, у якій має з’явитися результат обчислень. Потім клацанням по 14-ї піктограмі Конструктора функцій (з позначкою fx) відкрийте діалогове вікно Конструктора.

У лівому полі цього вікна перераховані категорії функцій, а правом — функції, відповідні обраної категорії. Щоб побачити всі функції, слід клацнути мишею по опції All на полі категорий.

Клацніть мишею під назвою потрібної Вам функції, тоді назва функції з’явиться в окремої рядку разом із коротким описом цієї функції. Але тут вказуються типи аргументів функції і кількість. Аргументи задаються ось на чому кроці роботи з Конструктором. Для переходу щодо нього, клацніть по командної кнопці Next.

З другого краю кроці в діалоговому вікні Конструктора вказуються аргументи функції. Конструктор розрізняє аргументи, які мають враховуватися обов’язково, і необов’язкові (опциональные) аргументи. Щоб поставити аргумент функції, потрібно або увести його адресу з клавіатури, або у таблиці промаркувати область, який займає. Тоді адресу аргументу функції з’явиться у відповідній полі діалогового вікна Конструктора.

Працюючи з Конструктором можна повернутися до першого кроку, клацнувши по командної кнопці Back, і вибрати іншу функцію. Якщо всі аргументи функції було вказано правильно, у правому верхньому полі Value з’являється результат обчислення цієї функції, який поміщений у таблицю. Клацніть по командної кнопці Finish, щоб закрити вікно Конструктора функций.

Після цього, у зазначеної осередку таблиці з’явиться результат обчислень, але осередок залишиться маркірованої. У складальної рядку помітні обрану функцію разом із відповідними аргументами.

7.2. Редагування функций.

Клацніть мишею по осередку, де знаходиться функція. Потім клацанням по піктограмі Конструктор функцій відкрийте діалогове вікно Editing Function.

У цьому вся вікні дається назва функції, наводиться його коротке письмо речей та перераховуються її аргументи. Щоб змінити вміст поля, де є аргументи, слід або безпосередньо внести нові адреси, або промаркувати відповідну групу осередків. Після закінчення редагування слід клацнути по командної кнопці Finish.

Після щиглика по осередку, де знаходиться функція, в складальної рядку з’явиться текст функції, що містить значення аргументів. Тому редагування можна виконати у складальної рядку, не звертаючись до Конструктору функцій. Треба лише клацнути мишею у тому позиції складальної рядки, де необхідно виправити помилку. Зліва від рядки з’являться три командні кнопки (з позначкою X, «галочкою «і fx).

У тому позиції, де була виконано щиголь, з’явиться мерехтливий текстовий курсор. З цього позицією не важко вводити нові символи з клавіатури. Щигля по піктограмі з хрестиком скасовує всі вироблені зміни, отже вміст осередки залишається без зміни. Щигля по піктограмі з «галочкою «підтверджує зміна, й у осередку з’являється нове значение.

7.3. Обчислення суммы.

Промаркируйте осередок, де повинна розташовуватися сума, і клацніть мишею по 13-й піктограмі сложения.

У складальної рядку з’явиться знак рівності і слово «SUM », на яких в дужках зазвичай настає адресу деякою області, яку програма пропонує після аналізу сусідніх осередків у ролі області підсумовування. Якщо Excel «вгадала «правильно, клацніть по піктограмі з «галочкою » .

Інакше промаркируйте групу осередків, потрібно скласти. Можна промаркувати кілька несуміжних груп осередків, використовуючи клавішу [Ctrl]. Цю клавішу потрібно утримувати нажатом стані до того часу, доки всі групи ні промаркированы.

Адреси груп можна запровадити з клавіатури. І тут слід пам’ятати, що адреси початковій та кінцевої осередків групи поділяються двокрапкою, а адреси різних груп — коми (чи точкою з коми, залежно від установки опцій International серед Windows). Крім цього, у формулу можна запровадити й числові складові. Після цього клацніть по піктограмі з «галочкою », щоб вирахувати сумму.

7.4. Обчислення середнього значения.

Промаркируйте осередок, де повинно міститися середнє, і клацніть по піктограмі Конструктора функций.

Відкриється діалогове вікно Конструктора. У лівому полі цього вікна виберіть категорію Statistical, а правом полі клацніть під назвою функції AVERAGE. Потім клацанням по командної кнопці Next перейдіть до другого кроку роботи з Конструктором.

З другого краю кроці слід зазначити аргументи цієї функції. Тут також і маркування можна або скористатися миша разом із клавіш [Ctrl], або вводити адресу з клавиатуры.

На завершення слід закрити вікно Конструктора функцій клацанням по командної кнопці Finish, після чого таблиці з’явиться середнє значение.

7.5. Обчислення величини лінійної амортизации.

Для обчислення величини лінійної амортизації будь-якого устаткування (наприклад, верстата) треба знати його покупну вартість, тривалість експлуатації і залишкову вартість. Припустимо, що цю інформацію вже внесений у таблицю. Промаркируйте осередок, де перебуватиме значення лінійної амортизації, і викличте Конструктор функций.

У першому кроці виберіть категорію Financial. У правом полі клацніть по абревіатурі SLN (функція лінійної амортизації). Конструктор видасть стисле опис цієї функції. Потім клацніть по командної кнопці Next.

На екрані з’явиться друге діалогове вікно Конструктора функцій. У цьому вся вікні зазначте аргументи функції. Закінчивши введення аргументів, клацніть по командної кнопці Finish. Після цього, у зазначеної осередку таблиці з’явиться значення лінійної амортизации.

7.6. Комбінування функций.

Першу функцію у формулі можна поставити з допомогою Конструктора функцій. Потім активізуйте складальну рядок і введіть з клавіатури знак арифметичній операції, яка пов’язує функції. Для введення другий функції також запустіть Конструктор функцій безпосередньо з складальної рядки (піктограма з позначкою fx). Відтак можна зв’язати друг з одним довільне число функций.

Функції можуть зв’язуватися оператором композиції, коли одна (внутрішня) функція є аргументом інший (зовнішньої) функції. Для освіти композиції введіть звичайним чином зовнішню функцію і промаркируйте осередок, де розташована. Потім активізуйте складальну рядок і клацніть у ній по аргументу, замість якого має бути вставлена внутрішня функція. Після цього запустіть Конструктор функцій і виберіть внутрішню функцію. Цей процес відбувається потрібно повторити кожної внутрішньої функції, якщо вкладень кілька. У цьому слід, що аргументи функцій відокремлюються друг від друга запятой.

Отже, аргументами функцій може бути числа, окремі осередки, групи осередків та інші функции.

7.7. Текстовий режим індикації функций.

У звичайному режимі програма Excel виводить на таблицю результати обчислень по формулам. Можна змінити цей режим і введення текстовий індикації (відображення) формул, натиснувши комбінацію клавіш [Ctrl-~].

Після цього екрані стають видно не результати обчислень, тексти самих формул та зняття функцій. У цьому вся режимі збільшується ширина шпальт, щоб було побачити всю формулу і спробувати знайти ошибку.

Часто робочий лист не поміщається повністю на екрані, що перешкоджає пошук помилок. З іншого боку, досить утомливо довгий час шукати через монітор причину помилки. Тому рекомендується роздруковувати таблицю в текстовому режимі. І тому можна вибрати альбомну орієнтацію аркуша, навіть якщо сам таблиця було зроблено для портретну орієнтацію. При альбомної орієнтації на аркуш паперу поміщається таблиця з дуже широкими столбцами.

8. ОБМІН ДАННЫМИ.

Обмін даними дозволяє користувачеві Excel 97 імпортувати до своєї таблиці об'єкти з деяких інших прикладних програм, тож передавати (експортувати) свої таблиці для вбудови у інші объекты.

Концепція обміну даними є одним із основних концепцій середовища Windows. Між об'єктами, які обробляються різними прикладними програмами, створюються інформаційні зв’язку, наприклад, між таблицями і текстами. Ці інформаційні зв’язку реалізовані динамічно, наприклад, копія таблиці, вбудована до тексту, обновлюватиметься (актуалізуватися) щоразу, як у її оригінал вносяться изменения.

На жаль, в усіх прикладні програми підтримують механізм обміну даними, але програма Excel належить тут до лідерів. Вона підтримує новітній стандарт в обміні даними, що називається OLE 2.0 (Object Linking and Embedding).

8.1. Імпортування малюнків в Excel 97.

Переведіть покажчик осередків у лівий верхній кут вільної області робочого аркуша" й викличте директиву Object з меню Insert. Програма Excel видає список об'єктів, які можна включити в таблицю й у що у системи є відповідні програмні обробки. Зміст цієї списку залежить від набору програм, встановлені у системі Windows. Виберіть зі списку об'єкт Paintbrush Picture і клацніть по командної кнопці OK.

Після цього викликається графічний редактор Paintbrush, де можна зробити малюнок чи вибрати готовий з допомогою директиви Paste from з меню Edit. У діалоговому вікні цієї директиви виберіть файл із потрібною малюнком і завантажте їх у вікно редактора. Потім викличте директиву Exit & Return з меню File, щоб вийти з графічного редактора і повернутися до програму Excel.

При виході редактор запитує, створювати чи динамічну зв’язку з цим малюнком. Тут слід відповісти Yes. Тоді виникає динамічна інформаційна зв’язок (у стандарті OLE) між малюнком робочому аркуші і графічним редактором. Малюнок з’являється робочому аркуші у зазначеному місці поруч із таблицей.

8.2. Редагування малюнків робочому листе.

Двічі клацніть лівої кнопкою миші всередині рамки, у якій перебуває малюнок. Після цього автоматично запускається графічний редактор Paintbrush, бо в нього з цим малюнком було встановлено інформаційна связь.

Тепер у малюнок можна зробити зміни, використовуючи кошти, надані графічним редактором. На завершення слід викликати директиву Exit & Return з меню File, щоб вийти з графічного редактора і повернутися до програму Excel. При виході редактор знову пропонує зберегти інформаційну зв’язок. Тут також потрібно вибрати відповідь Yes. Після цього управління повертається програмі Excel, і змінений малюнок з’являється у тому місці поруч із таблицей.

8.3. Включення таблиці в текст.

Запустіть програму Excel і промаркируйте таблицю, у якій перебувають потрібні дані. Потім клацніть на основний панелі по 8-ї піктограмі. Програма Excel скопіює таблицю в буфер проміжного зберігання середовища Windows.

Завершите роботи з програмою Excel і викличте текстовий редактор WinWord разом із документом. Клацніть мишею там тексту, де потрібна вставити таблицю. Потім на основний піктографічної панелі редактора клацніть по піктограмі вставки з буфера (в редакторі Word це 9-та піктограма, в Excel — 9-та). Після цього таблиця буде вставлена в текстовий документ.

9. ОБРОБКА СПИСКОВ.

Списки дозволяють ефективно працювати з більшими на однорідними наборами данных.

Списком називатимемо упорядкований набір даних, мають однакову структуру. Наприклад, списком є телефонний довідник, у якому наведені прізвища абонентів і номери їх телефонів. Кожен елемент списку посідає один рядок, у якій дані розподіляються з кількох полях (столбцам). У конкурсній програмі Excel 97 списки є спеціальним виглядом таблиць, котрим є операції їхнього обробки. Списки можна розглядати як внутрішні бази даних, у яких записами є рядки таблиці, а полями — столбцы.

У конкурсній програмі Excel 97 розробники з фірми Microsoft значно спростили роботу з списками. Так звані автоматичні фільтри дозволяють відобразити ті частині списку, які потрібні до виконання певної задачи.

9.1. Створення списков.

З технічною погляду списки є звичайні таблиці, котрим у програмі Excel є додаткові операції обробки. Спочатку треба добре продумати назви окремих полів у списку. Наприклад, як полів для списку товарів можна було обрати такі: номер артикулу, назва товару, ціну й наявність складі (запас). Назви полів використовуються програмою Excel на допомогу пошуку елементів у списку та її обробки. Ці назви відповідають назв шпальт в таблице.

У першій рядку робочого аркуша введіть назви окремих полів списку. Стежте те, щоб між ними залишалося вільних шпальт. Цю рядок програма Excel використовують у ролі рядки заголовків списку. Починаючи з наступній рядки введіть свої данные.

9.2. Введення списку данных.

Після виклику директиви Form з меню Data відкривається діалогове вікно, у якому програма запитує, чи можна розглядати перший рядок як заголовка списку. Тут слід відповісти ствердно, клацнувши по кнопці OK.

Після цього відкриється діалогове вікно для введення даних, у якому кожному полю списку відповідає полі введення. Щойно все поля введення будуть заповнені даними, клацніть по командної кнопці New, щоб зробити запроваджений елемент даних до списку. Потім можна розпочати введення наступного елемента даних, і т.д., коли будуть уведено всі елементи списку. На закінчення закрийте вікно клацанням по командної кнопці Close.

Кожен новий список слід гуртуватись у на окремому робочому аркуші. Програма Excel може обробляти лише одне список однією робочому листе.

9.3. Пошук елемента у списке.

Після виклику директиви Form з меню Data в діалоговому вікні з’являється перший елемент списку. Клацніть по командної кнопці Criteria, щоб у режим пошуку. Вигляд діалогового вікна зміниться; кнопка Criteria перетвориться на кнопку Form. Запровадьте значення полів шуканого елемента у поля введення, які працюють у лівої частини вікна. Введені значення служитимуть критеріями пошуку. Можна заповнити в повному обсязі поля введення, стане здійснюватися пошук елементів, відповідні поля яких збігаються з заповненими полями. При введення намагайтеся не стурбуйте прямування полей.

Тепер клацніть по командної кнопці Find Next. Програма Excel починає переглядати весь список починаючи з першого елемента, щоб знайти елемент, який задовольняє критерію пошуку. Якщо програма знаходить відповідний елемент, він з’являється у діалоговому вікні. Якщо потрібне знайти іще одна елемент, задовольняє умові пошуку, знову клацніть по командної кнопці Find Next.

Якщо пошук краще ведуть у напрямку, клацніть по командної кнопці Find Prev. Під час пошуку можна комбінувати різні критерії друг з одним. Наприклад, можна запровадити пошук елементів, які мають значення деякого поля більше заданого числа, а значення іншого поля збігаються з заданої ланцюжком символов.

Якщо критерієм пошуку служить текстова рядок, то тут для маскування текстових позицій можна використовувати символи "? «і «* ». Питальний знак дозволяє ігнорувати ту текстову позицію, яку обіймає. Наприклад, рядку пошуку «М???ер «будуть задовольняти слова «Мюллер », «Майстер «тощо. буд. Зірочка дозволяє ігнорувати усі наступні після неї символи. Наприклад, рядку пошуку «Ми* «будуть задовольняти будь-які слова, які з поєднання «Ми » .

У числових критеріях пошуку можна використовувати логічні оператори. Наприклад, умова «.

Якщо жоден елемент, зрозумілу критерію пошуку, не знайдено, видається звуковий сигнал. Коли використовується кілька критеріїв пошуку, програма знаходить лише елементи, які задовольняють усім зазначеним условиям.

9.4. Редагування списков.

Викликайте директиву Form з меню Data. Якщо Вам відомо, де є задані елементи, то діалоговому вікні цієї директиви слід скористатися лінійкою прокручування. Інакше знайдіть потрібний елемент з допомогою деякого критерію, та був поверніться в режим введення даних, клацнувши по командної кнопці Form. Змініть значення даних просто у полях введення. Якщо з якоїсь причини треба скасувати зміна, то клацніть по командної кнопці Restore. Проте, кнопка Restore функціонує до того часу, не було зроблено перехід до іншого елементу списку. Якщо було зроблено перехід до іншого елементу чи сталося переключення в режим пошуку, то програма Excel запам’ятовує вміст полів входження у таблице.

Якщо потрібне видалити елементи даних, клацніть по командної кнопці Delete. Після цього відкриється діалогове вікно, у якому потрібно підтвердити видалення. При стверджувальному відповіді елемент видаляється зі списку, проте наступні елементи зсуваються однією рядок вверх.

9.5. Автоматичний фильтр.

Відкрийте в меню Data підміню Filter і включіть у ньому опцію AutoFilter. У таблиці поруч із назвами полів з’являться маленькі піктограми зі стрілками. Клацніть за однією з цих стрілок, й з’явиться меню з переліком значень даного поля.

Виберіть одне значення від цього переліку. У творчому списку залишаться тільки ті елементи, які мають значення даного поля збігаються з обраним. З іншого боку, піктограма зі стрілкою і елементи списку будуть зображені іншим кольором. Тому ознакою можна визначити, що список був профільтрований за вказаною полю. У стовпці з номерами рядків буде видно колишні номери елементів, які мали в вихідному списке.

Якщо потрібно повернутися до вихідному повного списку, потрібно вибрати опцію All переліку значень поля, яким виконувалася фильтрация.

9.6. Комбінована фильтрация.

Виберіть полі (стовпець), яким здійснюватиметься фільтрація списку. Клацніть по стрілці автофильтра в обраному стовпці, після чого на екрані з’явиться меню з переліком значень даного поля. Викликайте у тому меню директиву Custom.

Після цього з’явиться діалогове вікно Custom AutoFilter, де можна проводити фільтрацію за двома критеріями. Клацніть по піктограмі зі стрілкою, розташованої зліва першого поля введення, тоді відкриється меню, у тому числі шість логічних операторів («одно », «менше », «більше «тощо.). Виберіть у тому меню потрібну логічний операцію, наприклад, «більше або одно «(>=). У першому полі введення зазначте певна кількість чи виберіть його з меню, розташованого справа. Нехай, наприклад, введено число 20. Тепер у правом полі записано першу умову фільтрації >=20.

Повторіть самі дії на другому поля введення. Нехай, наприклад, було зазначено умова.

9.7. Сортування списков.

Викликайте директиву Sort з меню Data. Відкриється діалогове вікно цієї директиви. Серед опитаної полів Sort by цього вікна необхідно вказати критерії сортування. За умовчанням програма пропонує у першому полі одна з значень цього поля була в ролі критерію. У наступних полях можна додатково вказати значення, за якими сортироваться елементи, мають однакові значення попередньому поле.

Кілька селекторних кнопок Ascending і Descending, розташовані поруч із кожним полем, дає змогу провадити сортування або у зростаючій, або у убутній послідовності. Клацніть по командної кнопці OK, тоді програма Excel виконає сортування списку на відповідність до зазначеними критериями.

10. АНАЛІЗ ДАННЫХ.

Для аналізу великих списків даних у програмі Excel передбачені спеціальні средства.

Під аналізом даних тут розуміються методи, дозволяють краще зрозуміти тенденції і закономірності, яким підкоряються табличні дані. Опорні таблиці (Pivot Table), включені в п’яту версію програми Excel, призначені для аналізу співвідношень між даними у списку. Опорні таблиці будуються з допомогою Конструктора таблиць за чотири кроку. Структуру опорною таблиці можна легко змінити в інтерактивному режимі шляхом переміщення назв полів даних із частині таблиці в другую.

Крім опорних таблиць, у програмі Excel є та інші методи аналізу наборів даних. Дуже корисною є директива пошуку рішення рівнянь, котра, за заданим значенням полів знаходить інших значень, задовольняють певним соотношениям.

10.1. Опорні таблицы.

Директивою PivotTable з меню Data відкрийте діалогове вікно Конструктора опорних таблиць. У цьому вся вікні за чотири кроку потрібно побудувати опорну таблицу.

У першому кроці слід зазначити джерело надходження даних. Якщо вихідні дані перебувають у списку, то клацніть по селекторного кнопці Microsoft Excel List or Database і перейдіть до наступного кроку з допомогою командної кнопки Next.

З другого краю кроці слід зазначити область робочого аркуша, де знаходиться список. За умовчанням програма пропонує список, розташованого на активному робочому аркуші. Тут можна вказати тільки п’яту частину списку, для побудови опорною таблиці решта непотрібна. Клацніть по командної кнопці Next, щоб можливість перейти до наступному шагу.

На третьому кроці задається структура (Layout) опорною таблиці. У правом полі розташовані назви полів списку, а середньому — уявлення структури опорною таблиці. У той полі включається полі назв рядків, полі назв шпальт і полі даних. Щоб поставити структуру таблиці, слід відбуксирувати мишею назви полів списку на відповідні поля таблиці. При побудові опорною таблиці дотримуйтеся таких правил. Назви полів, по значенням яких проводиться аналіз даних, отбуксируйте на полі даних Data. У центрі назв рядків Row й у полі назв шпальт Column перемістіть назви полів, по значенням яких класифікуються (розбиваються) дані. Потім клацніть по командної кнопці Next, щоб можливість перейти до наступному шагу.

На четвертому кроці можна встановити деякі опції для побудови таблиці. У центрі введення Pivot Table Starting Cell вказується адресу, від якого починається побудова таблиці (лівий верхній кут). У центрі введення Pivot Table Name можна вказати назва таблиці. За умовчанням програма використовує назва PivotTable1 з наступним збільшенням номери таблиці. Якщо включити контрольні індикатори Grand Totals for Columns і Grand Totals for Rows, то кожному рядку в кожному стовпці опорною таблиці будуть обчислюватися загальні суми. Контрольний індикатор Save Data With Table Layout служить задля збереження опорною таблиці із заданої структурою. Включення контрольного індикатора AutoFormat Table дозволяє автоматично сформатировать опорну таблицю. Після закриття діалогового вікна Конструктора командної кнопкою Finish програма Excel розміщає опорну таблицю у зазначеній позиции.

Між опорною таблицею і вихідним списком виникає статична зв’язок, тобто. зв’язок, що є під час побудови таблиці. При зміні даних у списку опорна таблиця нічого очікувати змінюватися. Аби виконати у відповідність вміст таблиці і вміст списку, потрібно викликати директиву Refresh Data з меню Data.

10.2. Редагування опорних таблиц.

Назви полів, якими класифікуються дані, можна переміщати з допомогою миші, щоб змінити структуру таблиці. Якщо опорну таблицю треба додати нові поля, то викличте директиву PivotTable з меню Data чи клацніть по піктограмі Конструктора таблиць на опорною (Pivot) панелі. Після цього з’явиться третє вікно Конструктора опорних таблиць, де можна змінити розміщення значень полів в таблиці. Стежте те, щоб за виклик цієї директиви покажчик осередків перебував всередині таблиці, інакше Конструктор почне побудова нової таблицы.

10.3. Перебування значений.

Іноді буває наперед відомо, яким повинен бути результат обчислення деякою функції, але не відомо, яких значеннях аргументу він достигается.

Припустимо, що мені треба знайти максимальну суму, що можна дати три роки по фіксованою відсоткової ставці, якщо клієнт готовий повертати по 2000 $ ежемесячно.

У конкурсній програмі Excel є функція PMT, котра, за значенням суми кредиту, періоду й відсоткової ставки обчислює величину щомісячного внеску на погашення кредиту. Ми повинні вирішити зворотний завдання, коли заздалегідь відома величина щомісяця яку повертатимуть суми і треба знайти суму. Аби вирішити це завдання викличте директиву Goal Seek з меню Tools.

Відкриється діалогове вікно цієї директиви. У центрі введення Set Cell: цього вікна зазначте адресу осередки, у якій розміщено заданий значення функції (у разі це осередок, де знаходиться функція PMT). У центрі введення To Value зазначте значення функції, що у нашому випадку одно 2000 $. У центрі введення By changing Cell зазначте адресу осередки, у якій програма зможе підбирати потрібне значення, що задовольнить заданим умовам. У нашому випадку тут слід зазначити адресу осередки, де знаходиться значення суми кредиту. Закінчивши установки полів, клацніть по командної кнопці OK.

Шляхом добору значень у зазначеній осередку програма Excel намагається знайти максимальне наближення до заданому цільовому значенням функції. Результат з’являється у діалоговому вікні. Якщо Вас задовольняє розходження між знайшли й цільовим значенням, то закрийте діалогове вікно клацанням по кнопці OK, після чого знайдене значення з’явиться в таблиці. Інакше клацніть по командної кнопці Cancel, ніж передавати значення в таблицу.

11. БАЗИ ДАННЫХ.

До комплекту поставки Excel 97 входить програма обробки зовнішніх баз даних MS Query.

Програма Query (Запит) може працювати з текстовими файлами і з цими, які були підготовлені такими програмами управління базами даних: Ms Access, dBASE, FoxPro, Oracle, Paradox, SQL Server. Набір даних, що зберігається на диску в форматі, одній із перелічених вище баз даних, називатимемо зовнішньої базою данных.

Якщо у процесі роботи з таблицею у програмі Excel виникла потреба звернутися до зовнішньої базі даних, потрібно запустити програму Query. Це дозволить імпортувати дані з убозівської бази і дозволяють опрацьовувати їх як звичайні табличні дані у програмі Excel. У окремих випадках зовнішні дані можна обробити безпосередньо програмою Query.

11.1. Запуск програми обробки баз данных.

Викликайте Менеджер розширень директивою Add-Ins з меню Tools. Відкриється діалогове вікно Менеджера. У ньому вибрати зі списку опції розширення, які включаються і вимикаються клацанням за відповідною опциональной кнопці, розташованої перед ім'ям расширения.

За списком опцій можна переміщатися з допомогою лінійки прокручування. Знайдіть у списку рядок MS Query Add-In і клацніть по кнопці у цій рядку, щоб у ній з’явився хрестик. Потім закрийте діалогове вікно клацанням по командної кнопці OK.

Тепер загляньте до меню Data. У частині цього меню має з’явитися директива Get External Data, з допомогою яких можна запускати програму Query.

11.2. Оболонка програми Query.

Вікно програми Query містить багато елементів, що є загальними всім програм, у середовищі Windows. У верхню частину екрана перебуває рядок заголовка з кнопками збільшення і зменшення розмірів вікна. Під нею розташована рядок меню із елементами меню, які містять директиви роботи з зовнішніми базами данных.

Під рядком меню перебуває рядок піктографічного меню (пиктографическая панель), у якій розташовані піктограми для виклику найчастіше використовуваних директив. Якщо встановити покажчик миші на піктограму в статусною рядку, з’явиться опис дії, що з цієї пиктограммой.

Після завантаження файла з даних під піктографічної панеллю з’являється ім'я цього файла разом із списком назв полів його даних. Велике полі частині вікна відводиться розміщувати даних із бази. Лінійки прокручування, які працюють у правій частині вікна, дозволяють переміщатися всередині набору данных.

У частині вікна зліва перебуває полі з номером записи даних, що у цей час обробляється. Стрілки поруч із цим полем дозволяють переходити до наступній чи попередньої записи. З допомогою стрілок з вертикальними штрихами можна перейти на початок чи кінець набору даних. У статусну рядок, що у частині вікна, виводиться інформацію про хід виконання команд і стан программы.

11.3. Завантаження зовнішнього набору данных.

Після запуску програми Query з’являється діалогове вікно Select Data Source, у якому наводиться список доступних типів баз даних. Виберіть потрібний Вам тип і клацніть по командної кнопці Use. Відкриється діалогове вікно Add Tables, у якому слід вибрати потрібний файл і клацнути по командної кнопці Add. У вікні має з’явитися назва цього файла разом із списком назв полів. Якщо потрібно завантажити іще одна файл, то клацніть з його імені Ілліча та знову скористайтеся кнопкою Add. Коли всі необхідні файли буде завантажено, закрийте діалогове вікно клацанням по кнопці Close.

Якщо потрібний тип баз даних немає у діалоговому вікні Select Data Source, клацніть у ньому по командної кнопці Other. Відкриється діалогове вікно ODBC Data Sources. Тут слід клацнути по командної кнопці New й у розпочатому діалоговому вікні додати драйвери для баз даних інших типів, наприклад, Microsoft Access. Закрийте це немовбито вікно клацанням по кнопці OK. З’явиться таке діалогове вікно ODBC Microsoft Access Setup; тут клацніть по командної кнопці Select Database й у розпочатому діалоговому вікні зазначте директорію на диску, де знаходиться цю базу даних, й ім'я файла, що містить потрібний набір даних. Закрийте й інші діалогові вікна клацанням по кнопці OK, після чого обраний набір даних з’явиться з вікна, а відповідний тип баз даних внесе до списку доступних типів баз данных.

Після закриття всіх діалогових вікон у верхній частині вікна програми Query з’явиться список, який містить ім'я завантаженого файла назви полів даних. Якщо було завантажено кілька файлів, то кожному з них відповідати окремий список. У рядку заголовка вікна буде розміщено назва бази данных.

У частині вікна з’явиться порожній полі зі стрілкою — полі списку. Після щиглика по стрілці на полі списку з’явиться список, у якому назви полів даних всіх завантажених файлів. Якщо клацнути мишею однієї зі назв полів даних, то полі списку з’явиться список значень обраного поля, а список назв полів переправитися у таке полі списку зі стрілкою, яке з’явиться праворуч від першого. У цьому вся полі теж можна відкрити список значень іншого поля даних, і т.д. Отже формуються стовпчики таблиці, що у подальшому можна буде потрапити обробляти програмою Excel, і тим самим задається структура записи набору даних, який утримувати обрані значення полів. Ця таблиця може містити значення не всіх полів, які у вихідної базі даних. Тож розгортання значень полів будь-якої миті можна прекратить.

Щоб відсортувати що вийшов набір даних, клацніть по 10-ї чи 11-й піктограмі вікна програми Query. Сортування робити або за зростанню, або за спадаючій значень деякого поля.

У меню Records утримуватися директиви додавання і видалення шпальт даних, і навіть директива сортування данных.

Для переходу до визначеної записи даних, слід викликати у тому меню директиву Go To і зазначити в розпочатому діалоговому вікні номер записи, та був клацнути по кнопці OK.

Як і програмі Excel, в Query є меню Format, у якому містяться директиви коригування ширини шпальт, висоти рядків і деяких видів шрифта.

11.4. Критерії вибору данных.

Коли набір даних завантажений, і із нього потрібно вибрати частина записів. Клацніть по піктограмі включения/выключения критеріїв (6-та на піктографічної панелі), тоді середині вікна з’явиться полі якого слід вказати критерій відбору данных.

Для введення критерію слід клацнути мишею на полі критерію (перший рядок), після чого з’явиться полі списку зі стрілкою. Клацніть у цій стрілці, щоб відкрити список полів. Виберіть тут полі з значенням якого «буде проводитися відбір данных.

Після ось у чому полі введення (друга рядок) зазначте значення цієї поля. Для введення значення поля подвійним клацанням мишею за другою рядок відкрийте діалогове вікно Edit Criteria. У центрі списку Operator виберіть логічний оператор порівняння даних («одно », «не одно «тощо.). Клацанням по командної кнопці Values відкрийте діалогове вікно Select Value[s] з усіма значеннями заданого поля. Виберіть тут потрібне значення і закрийте вікно кнопкою OK, тоді обраний значення з’явиться у відповідній полі вікна Edit Criteria. Це вікно закривається також клацанням по кнопці OK.

Після цього програма Query вибере все записи, мають заданий значення поля, і привертає в частині вікна. На закінчення викличте директиву Return Data to Microsoft Excel, яка завершує виконання програми Query і передає сформовану таблицю у програмі Excel для подальшої обработки.

11.5. Комбіновані запросы.

Завантажте вихідний файл даних із бази програмою Query. Клацніть по піктограмі включения/выключения критеріїв (6-та піктограма), тоді середині вікна з’явиться полі критеріїв відбору даних. Запровадьте до нього перший критерій відбору способом, який був описаний у минулому разделе.

З допомогою директиви Add Criteria з меню Criteria відкрийте діалогове вікно цієї директиви. Клацніть по селекторного кнопці And, якщо що відбираються записи повинні задовольняти обом критеріям, чи з кнопці Or, якщо він досить виконання однієї з критеріїв. Після щиглика по маленькій стрілці на полі Field відкриється список значень полів, з яких виберіть значення поля на другому критерію. Наступного полі Operator аналогічно виберіть зі списку логічний оператор порівняння даних («менше », «більше «тощо.). Нарешті, на полі введення Value слід зазначити значення, з якою провадиться порівняння. Це можна зробити вручну чи вибрати значення зі списку, який відкривається командної кнопкою Values. По виконанні всіх установок клацніть по кнопці Add. Повторіть все установки до таких критеріїв і на закінчення клацніть по кнопці Close. Після цього програма Query відбере записи, які задовольняють складного комбінованому запиту, і розмістить в частині окна.

11.6. Обмін даними із зовнішнього базой.

Зовнішній набір даних можна обробляти або у програмі Query, або передати його за обробці у програмі Excel.

Щоб запам’ятати зміни, зроблені у програмі Query, передусім активізуйте опцію Allow Editing в меню Records. Потім клацніть з кожного полю всередині записи даних, і можете починати редагування. Усі вироблені зміни будуть записуватися в вихідний файл даних, тобто. буде встановлено динамічна связь.

У конкурсній програмі Excel зовнішній набір даних можна редагувати як будь-яку іншу таблицю. Зокрема, можна коригувати ширину шпальт і висоту рядків і застосовувати будь-які процедури форматування. Та заодно потрібно враховувати, що це вироблені зміни нададуть ніякого впливу вихідний зовнішній файл даних, тобто. у разі йдеться про статичної формі інформаційної связи.

12. КОНФИГУРИРОВАНИЕ ПРОГРАМИ EXCEL 97.

Програму Excel 97 можна налаштовувати відповідно до індивідуальними запитами дуже кола користувачів. Кожен користувач програми Excel, визначивши коло найчастіше використовуваних функцій, може організовувати із нею найзручнішим собі чином. З іншого боку, ті функції програми, що ніколи не використовуються, взагалі вилучити з конфігурації, щоб заощадити ресурси комп’ютера та збільшити ефективність обработки.

12.1. Створення піктографічного меню.

Переведіть покажчик миші на будь-яку позицію на основний панелі піктографічного меню і натиснімо праву кнопку маніпулятора. У розпочатому меню з допомогою директиви Customize відкрийте діалогове вікно. У лівому полі цього вікна розташований список категорій пиктограммных кнопок. Виберіть потрібну Вам категорію, тоді правом полі Buttons з’являться все пиктограммные кнопки, які стосуються цієї категорії. Після щиглика з цікавої для Вас кнопці в нижньому полі з’явиться стисле опис директиви, що з цієї кнопкой.

Визначте, які пиктограммные кнопки Ви цього хочете включити на нову пиктографическую панель. Виберіть потрібну пиктограммную кнопку і буксируйте її, утримуючи ліву кнопку миші натиснутою, в довільну позицію робочому аркуші. Щойно кнопка миші відпустять, піктограма вийде в робочому аркуші. Повторюйте той процес, коли будуть обрані всі необхідні пиктограммные кнопки. Кожну нову піктограму слід розташовувати поруч із попередньої. Отже буде сформовано нова пиктографическая панель.

Коли всі піктограми буде обрано, клацніть по командної кнопці Close, щоб закрити діалогове вікно. Після цього замовна панель вийде в робочому аркуші. Використовуючи миша, перемістіть панель у зручний для Вас місце робочому аркуші, або зафіксуйте їх у верхню частину вікна під основний піктографічної панелью.

12.2. Зміни виду основного окна.

Викликайте директиву Options з меню Tools. Відкриється діалогове вікно, у верхній полі якого виберіть опцію View. Тоді, у лівому полі Show з’являться чотири контрольних індикатора (опциональные кнопки), які визначають зовнішній вигляд основного окна.

Якщо контрольний індикатор включений, то поруч із перебуває хрестик. Зазвичай перші двоє індикатора є включеними, оскільки з вмовчанням на екрані відображається складальна рядок (Formula Bar) і статусна рядок (Status Bar). Ці рядки можна прибрати з екрана, виключивши відповідні індикатори. Дві інші кнопки служать для включения/выключения коментарю (Note Indicator) і інформаційного вікна (Info Window). У інформаційному вікні помітні адресу активної осередки, формулу, що вона містить, і коментар. Якщо інформаційному вікні є коментар про вмісті осередки, то, при включенні індикатора коментарів у верхній правом розі активної осередки з’являється маленька червона точка.

А, щоб робочу зону на екрані, слід зарахувати опцію Full Screen з меню View, яке у основний рядку меню. Після цього з екрана зникнуть складальна рядок, пиктографическая панель і статусна рядок; залишиться лише пиктограммная кнопці Full. З допомогою цієї кнопки можна швидко відновити стандартний вид основного окна.

12.3. Зміна виду робочого листа.

Викликайте директиву Options з меню Tools, тоді відкриється діалогове вікно, у верхній полі якого виберіть опцію View. У середньому полі Windows Options з’явиться ряд контрольних індикаторів, статки визначає форму уявлення робочого листа.

Якщо включити індикатор Automatic Page Break, то робочому аркуші з’являться штрихові лінії, що вказують кордону друкованої сторінки, яка вийде при виведення таблиці на печатку при заданих параметрах форматування. З допомогою індикатора Formulas можна включити текстовий режим, у якому замість відображення значень в осередках відбиватимуться формулы.

Контрольний індикатор Gridlines робить лінії координатної сітки видимими чи невидимими. З іншого боку, тут можна управляти відображенням заголовків рядків чи шпальт (Row & Column Headers), нульових значень в таблиці (Zero Values), горизонтальних (Horizontal Scroll Bar) і вертикальних (Vertical Scroll Bar) лінійок прокручування, назв робочих аркушів (Sheet Tabs). Виконавши все установки, закрийте діалогове вікно клацанням по кнопці OK. Вигляд робочого аркуша відповідатиме зазначеному стану контрольних индикаторов.

12.4. Установка стандартного шрифта.

Викликайте директиву Options з меню Tools. У верхню частину відкритого діалогового вікна виберіть опцію General. Тоді, у середньому полі Standard Font: з’явиться назва шрифту, який програма використовує за умовчанням. Клацніть по стрілці, розташованої поруч із цим полем, тоді відкриється список усіх можливих видів шрифту. З допомогою лінійки прокручування можна переглянути весь список. Клацніть мишею під назвою підходящого Вам шрифту, тоді цю назву з’явиться на полі Standard Font:. Тепер щодо вмовчанням використовуватиметься обраний Вами шрифт, але стандартним він буде тільки після перезапуску програми Excel, про що вона повідомить в діалоговому вікні при закритті вікна Options.

Праворуч від поля Standard Font: перебуває полі списків для розмірів шрифту (Size). Зазвичай використовується шрифт площею 10 пунктів, але тут можна поставити будь-яке з доступних розмірів шрифту. Слід враховувати, що з тексту, набраного більшим шрифтом, знадобляться осередки більшого розміру. Це можуть призвести погіршення сприйняття великий таблицы.

Крім установки шрифту, у тому вікні можна змінити стандартну директорію. За умовчанням програма як стандартної використовує директорію, де інстальована (c:excel), але у полі Default File Location: можна вказати будь-яку іншу директорию.

12.5. Установка національних параметров.

Викликайте директиву Options з меню Tools у верхній частини відкритого діалогового вікна виберіть опцію Module General. Тоді, у частині вікна з’явиться група полів International, де можна встановити національні параметри. Зазвичай при інсталяції встановлюються параметри, прийняті і в Америці та Англії (English/USA). Ці параметри стали фактично міжнародними. Зокрема, це теж стосується роздільника до списків (List Separator), за який використовується кома, оскільки цей символ застосовується у програмі Excel потреби ділити аргументів на її функциях.

Клацніть по маленькій стрілці, яка зараз переживає полі Language/Country:. Відкриється список країн, національні параметри яких можна встановити програмі Excel. При виборі конкретної країни у нижньому полі з’являються параметри, які використовуються у нашій країні. Якщо Вашої країни немає у списку, то Вам доведеться встановлювати національні параметри через опції International у програмі настройки (Control Panel) середовища Windows. Зверніть увагу: у Німеччині й Росії кома використовують у ролі десяткового знака, отделяющего цілу частина числа від дробової, у ролі роздільника аргументів на її функціях доводиться використовувати інший символ, саме точку з коми. По виконанні всіх установок закрийте вікно клацанням по командної кнопці OK.

12.6. Зміна цветов.

Викликайте директиву Options з меню Tools у верхній частини відкритого діалогового вікна виберіть опцію Color. Тоді, у першому середньому полі виникне зображення шістнадцяти стандартних колірних тонів (Standard Colors:), основі яких можна отримати роботу всю колірну гаму. У другому середньому полі розташовані зображення восьми колірних тонів, що використовуються заповнення стовпчиків діаграм (Chart Fills:), у третій полі - восьми колірних тонів для побудови діаграм (Chart Colors:), у четвертому полі - восьми квітів щодо ліній на діаграмах (Chart Lines:) й у п’ятому полі помітні зображення 24-х додаткових колірних тонів, виділені на оформлення таблиць (Other Colors:).

У центрі списку Copy Colors from перебуває список файлів, із яких імпортувати колірну палітру. Щоб змінити який-небудь колір, клацніть спочатку з відповідного кольорового квадрату, та був по командної кнопці Modify. У розпочатому діалоговому вікні Color Picker перемістіть мишею маркер колірного тону. У полях Hue, Sat: і Lum: можна змінити відповідно відтінок, насиченість і яскравість кольору. У нижньому лівому полі перегляду помітні колірної тон, який внаслідок цих действий.

12.7. Автоматична завантаження документов.

Припустимо, що деяка версія Вашого документа створено і завантажена. Викликайте директиву Save As з меню File і збережіть свій документ в піддиректорії XLSTART стартовою директорії програми Excel. При кожному запуску програма Excel автоматично завантажує все файли, що у цієї поддиректории.

Інший спосіб пов’язані з вибором опції General в діалоговому вікні директиви Tools Options. У нижньому полі Alternate Startup File Location: можна вказати ім'я директорії, де є Ваші документы.

Можна ще вказати ім'я загружаемого файла як стартового параметра. І тому необхідно перейти в Менеджер Програм (Program Manager) середовища Windows. У нього треба відкрити групу програм Microsoft Office і промаркувати піктограму програми Excel. Потім викликати директиву Properties з меню File. Тоді відкриється діалогове вікно, на полі введення якого Command Line вже буде зовсім перебувати ім'я програми Excel. Запровадьте до цього полі прогалину і зазначте директорію й ім'я Вашого робочого документа. Потім закрийте вікно клацанням по кнопці OK. Тепер під час запуску програми Excel автоматично буде завантажуватися Ваш документ. Коли документ застаріє та її непотрібно буде більше завантажувати, цей стартовий параметр можна буде потрапити аналогічно удалить.

12.8. Шаблони таблиц.

Зробіть вручну таблицю і виконайте у ній всі необхідні процедури форматування. Побудуйте нею типові діаграми, якщо вони у подальшому использоваться.

Викликайте директиву Save As з меню File. У розпочатому діалоговому вікні зазначте ім'я типового документи й виберіть директорію, де буде зберігатися. Потім клацніть по стрілці на полі Save File As Type: й у розпочатому списку виберіть елемент Template. Закрийте вікно клацанням по командної кнопці OK.

Документ отримає розширення .XLT, яке присвоюється шаблонам. Надалі може бути завантажити як будь-який інший файл, але нинішнього разі відкривається не сам шаблон, яке копія, що дозволяє багаторазово використовувати вихідний шаблон при побудові інших таблиц.

Для модифікації самого шаблону викличте директиву Open з меню File. Після вибору шаблону натисніть клавішу [Shift] і клацніть по кнопці OK. Після редагування збережіть шаблон звичайним образом.

13. VISUAL BASIC.

Починаючи з версії 5.0 у програмі Excel включений спеціальну мову програмування, що отримав назву Visual Basic for Applications (VBA).

Запровадження досить потужного мови програмування в Excel робить цю програмну платформу дуже приваблива для професіоналів, які займаються розробкою спеціалізованих прикладних систем.

Розробка мови програмування VBA, встраиваемого в прикладні системи, одна із стратегічних напрямів компанії Microsoft. Її вже інтегрований на такі програми, як Word for Windows, Power Point й інших. VBA дозволяє створювати програмні модулі, меню, діалогові вікна та інші ресурси серед Windows. Завдяки цій мові з’являється можливість значно розширити набір функцій в Excel, і навіть створювати функції, значення яких залежить від деяких умов і подій. У принципі так, можна повністю перепрограмувати всі функції програми Excel, у цьому з’явилася необходимость.

13.1. Програмування табличных функций.

Щоб створити окремий робочий лист для програмного модуля, клацніть по піктограмі Insert Module з піктографічного меню Visual Basic (1-ша піктограма) чи викличте директиву Module з меню Insert Macro. Після цього з’явиться новий робочий лист «Modele1 ». У програмному модулі потрібно описати функцію мовою VBA. У вікні програмного модуля можна працювати, як і вікні невеликого текстового редактора, та заодно пам’ятаймо, що ви пишіть текст програми. Опис функції має починатися оператором Function, на яких через прогалину йдуть назва функції і його аргументи, укладені дужки і розділені комами. Потім іде власне текст програмного коду функції, а закінчуватися опис має оператором End Function.

Якщо тексті програмного коду ім'я обумовленою функції перебуватиме у лівої частини оператора присвоювання (обозначаемого знаком рівності), то присвоєне значення і буде результатом обчислення функції при заданих аргументах. Як приклад можна розгледіти функцію, яка обчислює податку додану стоимость.

Function NDS (Value).

NDS=Value*0.15.

End Function.

13.2. Вбудовування функций.

Клацніть по 3-й піктограмі Object Browser з піктографічного меню VBA чи викличте однойменну директиву з меню View.

Функції, певні користувачем, розглядаються у програмі Excel як самостійні об'єкти. У центрі списку Methods/Properties: перебуватиме ім'я нової функції. Клацніть мишею спочатку під назвою, та був по командної кнопці Options, тоді відкриється діалогове вікно Macro Options. У центрі Description: введіть поясняющий текст, який згодом буде використано Конструктором функцій. У творчому списку Function Category зазначте категорію, у якому Ви цього хочете записати своє завдання. Наприклад, функцію, вычисляющую податку додану вартість, слід розмістити у категорію Financial. Надалі Конструктор функцій розмістить вашу функцію в зазначену Вами категорію. Закрийте вікно Macro Options клацанням по командної кнопці OK, а вікно Object Browser — кнопкою Close.

13.3. Застосування функций.

Перейдіть на робочий лист, де буде розташована таблиця. Перемістіть покажчик осередків у осередок, у якій перебувати формула, і введіть у ній знак рівності. Потім клацніть по 14-ї піктограмі Конструктора функцій на основний піктографічної панели.

З’явиться діалогове вікно Конструктора функцій. У першому кроці виберіть категорію Financial й у правом полі знайдіть своє завдання NDS. Клацніть під назвою цієї функції, після чого перейдіть до наступного кроку, клацнувши по командної кнопці Next.

Відкриється друге діалогове вікно Конструктора функцій. Тут можна буде подивитися Ваш коментар до функції, який запроваджено до цього часу вікні макроопций. Зазначте єдиний аргумент з цією функції Value і закрийте діалогове вікно Конструктора клацанням по кнопці Finish.

У таблиці з’явиться значення, що становить 15% величини аргументу. У таблиці з цим функцією можна працювати з звичайній функцією програми Excel.

Використана литература.

1. А. Колесников — Excel 97 для пользователя.

2. У. Комягин, А. Коцюбинський — Сучасний самовчитель роботи з персональному компьютере.

3. Прикладні програми Office 97.

4. У. Пасько — Excel 97.

5. Microsoft Office 97.

6. Microsoft Excel 97 (файл Help).