Створення таблиць. 
База даних "Центр зайнятості"

Таблиця містить дані про певну область, наприклад дані про роботодавців, безробітних, вакансії. Кожен запис у таблиці містить дані про один елемент, наприклад про певного роботодавця. Запис складається з полів, наприклад імені, адреси й телефонного номера. Запис також зазвичай називається рядком, а поле — стовпцем.

Проста база даних, наприклад список контактів, може використовувати лише одну таблицю. Проте більшість баз даних містять кілька таблиць. Під час створення нової бази даних створюється новий файл на комп’ютері, який працює як контейнер усіх об'єктів бази даних, зокрема таблиць.

Створити таблицю БД Access можна за допомогою трьох способів:

• · за допомогою майстра
• · режим конструктора
• · шляхом введення даних

У програмі MS Office Access автоматично визначається тип даних для поля, що створюється в поданні таблиці. Але іноді потрібно перевизначити рішення, прийняте програмою Access. Наприклад, товари можуть мати певні коди для належної ідентифікації під час продажу. Якщо в поданні таблиці ввести в таблицю числовий код, наприклад, 103, функція автоматичного визначення типу даних встановить для поля числовий формат даних. Але числовий формат даних потрібно використовувати лише для полів, які беруть участь в арифметичних розрахунках. Зазвичай ідентифікатори, такі як код товару, слід зберігати в полях текстового типу даних.

Якщо потрібно безпосередньо визначити тип даних і формат поля, щоб перезаписати параметри, вибрані программою MS Office Access, це можна зробити за допомогою команд у групі «Тип даних і форматування» на вкладці «Режим таблиці».

Ключ (ключове поле БД) — поле або декілька полів, що однозначно визначають (ідентифікують) запис.

Наприклад, знаючи номер телефону людини можна отримати і деяку іншу інформацію про неї; знаючи прізвище, ім'я, по батькові та дату народження людини, можна однозначно знайти іншу інформацію про неї із відповідної бази даних; знаючи код книги в бібліотеці, можна її швидко там знайти. Тому першим полем будь-якої таблиці найчастіше задається поле з типом «Счетчик», уміст якого автоматично збільшується на одиницю при створенні нового рядка. Щоб поле стало ключовим, у режимі конструктора, його варто виділити (тобто виділити весь рядок цього поля) і натиснути мишею на зображення ключа на панелі інструментів. Ліворуч, біля даного поля, з’явиться маленький ключик, що і символізує, що дане поле є ключовим. Більш того, без обов’язкового призначення одного чи декількох ключових полів Mіcrosoft Access не дозволить знову створювану таблицю зберегти.

База даних, як правило, складається з декількох таблиць. Кожна таблиця містить інформацію про об'єкти одного класу. Між об'єктами різних класів розрізняють чотири типи зв’язків «один-до-одного», «один-до-багатьох», «багато-до-одномго», «багато-до-багатьох». Відношення між об'єктами визначає відношення між таблицями.

Якщо зв’язок між класами об'єктів «один-до-одного», то для відображення обох об'єктів і зв’язку між ними можна використовувати одну таблицю. У різних ситуаціях може знадобитися розбити таблицю на більш дрібні, наприклад, деяку інформацію з цієї таблиці ви використовуєте не дуже часто, чи не можна давати доступ до деяких даних усім користувачам. Наприклад, у БД потрібно обмежити доступ до інформації про адресу співробітників. У результаті в БД включаються дві таблиці «Список» і «Адреси», зв’язані відношенням «один-до-одного». У цьому випадку кожен запис в одній таблиці відповідає тільки одному запису в іншій таблиці. Відношення «один-до-багатьох» означає, що кожен запис в одній таблиці відповідає багатьом записам іншої таблиці, але в той час будь-який запис другої таблиці зв’язаний тільки з одним записом першої таблиці.