Порядок видачі готівки під звіт на відрядження

В ПАТ «Кременчуцький завод дорожнiх машин» готівка видається під звіт з каси установи тільки за дозволом керівника установи і лише у разі відсутності заборгованості за раніше отримані підзвітні кошти.

Основна маса підзвітних коштів видається під звіт на службові відрядження у межах сум, необхідних відрядженим особам на оплату вартості проїзду до місця відрядження і назад, добових і витрат на наймання житлового приміщення.

Термін відрядження в межах України визначається керівником або його заступником, але не може перевищувати 30 календарних днів.

Термін відрядження працівника за кордон визначається також керівником установи, але не може бути більше 60 календарних днів.

Підзвітні кошти відрядженому працівникові за кордон видається в національній валюті країни, куди відряджається працівник, або у вільно конвертованій валюті на поточні витрати в розмірах, які обумовлені реальними потребами в країні перебування.

В ПАТ «Кременчуцький завод дорожнiх машин» після повернення з відрядження підзвітна особа зобов’язана подати в бухгалтерію звіт про використання підзвітних сум про витрачені у відрядженні кошти до закінчення 5 (п'ятого) банківського дня, наступного за днем завершення відрядження (п.п 2.11 і 2.12 Положення № 637 та п. п 170.92 ПКУ), до якого додаються посвідчення на відрядження (додаток Ж) з відмітками про прибуття і вибуття, а також в оригіналі документи, що підтверджують вартість витрат (проїзні квитки, рахунки, чеки, квитанції тощо). Залишок невикористаних коштів згідно з звітом про використання підзвітних сум підлягає поверненню до каси установи у валюті, в якій були видані підзвітні кошти.

У бухгалтерії здійснюється арифметична перевірка звітів про використання підзвітних сум, а також перевірка правильності оформлення документів і витрачання коштів за призначенням. Керівник установи зобов’язаний не пізніше трьох робочих днів прийняти рішення щодо затвердження перевірених звітів про використання підзвітних сум. Після затвердження звіту про використання підзвітних сум бухгалтерія повністю розраховується з підзвітною особою.

У разі неподання в строк звітів про використання підзвітних сум або неповернення в касу невикористаних підзвітних коштів бухгалтерія має право здійснювати утримання цієї заборгованості із заробітної плати осіб, які отримали аванси, з дотриманням вимог, встановлених чинним законодавством.

В ПАТ «Кременчуцький завод дорожнiх машин» до передачі в касу підприємства касові ордери реєструються в Журналі реєстрації прибуткових і видаткових касових документів (п. 3.11 Положень № 637). Крім того, для обліку готівки в касі застосовується касова книга і книга обліку прийнятих і виданих старшим касиром грошей.

Розглянемо операції щодо розрахунків з підзвітними особами на відрядження директора ПАТ «Кременчуцький завод дорожнiх машин» Данилейко М.І.

18 грудня 2012 року директор ПАТ «Кременчуцький завод дорожнiх машин» Данилейко М.І. був у відрядженні в м. Київ, для укладання договорів поставки на 3 дні. 17 грудня на передодні відрядження, згідно видаткового касового ордеру № 386 (додаток К), йому видається авансова сума в розмірі 1800 грн. У м. Київ він проживав у готелі. Повернувшись з відрядження 21 грудня, він склав звіт про використання підзвітних сум від 21 грудня 2012 року № 37 (додаток Л) на суму 1710 грн.

Залишок невикористаних підзвітних сум повернуто за прибутковим касовим ордером № 386 (додаток М) до каси підприємства.