Організація комерційної роботи по закупівлі товарів

Закупівельна робота є основою комерційної діяльності в торгівлі. З неї, по суті, починається комерційна робота. Щоб продати товар покупцю і дістати прибуток необхідно розташовувати товаром.

Закупівлею товарів на даному підприємстві займається відділ закупівель. У відділ закупівель входять менеджери з закуп, які мають торгове освіту. Менеджери по закуп займаються підбором найбільш вигідних постачальників продукції по всій Російській Федерації.

Дуже важливо виявити, вивчити і вибрати найбільш підходящі джерела надходження товарів, в яких буде здійснюватися закупівля.

Своєчасне і точне виявлення потреб служить істотною передумовою для можливостей своєчасних закупівель необхідних товарів у необхідних кількостях і потрібної якості.

Якщо потреба в товарах була оцінена занадто високо, то в наслідок цього виникають покладу, тобто запаси товарів на складі, які не можна продати або можна продати зі збитком. Якщо потреба оцінена занадто низько, замовляється мало товарів, а значить і запаси занадто малі. Оборот тому менше, ніж міг бути. Крім того, розсерджені покупці можуть звернутися до конкурентів, тобто виникають втрати збуту. Аналогічна ситуація виникає, якщо якість товарів, необхідна покупцем, оцінено невірно.

Підставою для визначення попиту на досліджуваному підприємстві є:

• а) запити і надходження замовлень від покупців;
• б) регулярні опитування, що можуть проводитися серед визначеного кола покупців (мала вибірка);
• в) доповіді власних співробітників (операторів ПК);
• г) доповіді агентів по збуті (торговельних представників);
• д) статистика по збуті (статистика з продажу), яка дає довідки про попередній обороті, а також обороти по окремих групах товаром або товарам (по більшій частині по областях збуту і групам покупців).

На даному підприємстві працівниками постійно проводяться усні опитування постійних покупців. Торгові представники ведуть активну роботу з виявлення потреб покупців, далі вся інформація передається у відділ закупа, на основі чого формується необхідний асортимент, і визначаються постачальники, у яких можна придбати бажані товари.

Першим етапом вибору постачальника є пошук потенційних постачальників необхідних товарів. Одним з головних джерел пошуку є виставка парфумерної та косметичної продукції «Інтершарм», що проводиться в місті Москва. Директор і менеджер по закуп щоосені відвідують дану виставку, знайомляться з новими товарами і пропонують їх постачальниками. Також при пошуку постачальників працівниками фірми вивчаються спеціальні книги і журнали, проводиться активний пошук через Інтернет.

Після того як відділ закупа склав огляд можливих джерел закупівель, вибираються ті, які найбільшою мірою відповідають вимогам підприємства.

Основним критерієм вибору постачальників на досліджуваному підприємстві торгівлі ІП Ларцева І.В. є відпускна ціна товару, що реалізується даними постачальником. Як відомо, найменша відпускна ціна товару встановлюється виробником товарів, тому фахівці підприємства вважають за краще купувати товар, безпосередньо у його виробника.

Також важливим критерієм вибору постачальника є сума витрат на доставку товару на підприємство. Після проведення деяких розрахунків було визначено, що ціна придбання (яка складається з суми відпускної ціни на товар і транспортних витрат на його доставку) виходить, як правило, нижче при придбанні товарів у виробників товарів, ніж у посередників.

Наступним критерієм відбору постачальників є якість продукції. Аналіз якості проводиться за допомогою усного опитування покупців працівниками даного підприємства.

Таким чином, досліджуване підприємство торгівлі ІП Ларцева І.В., при виборі тих чи інших постачальників керується такими основними критеріями їх відбору:

• а) відпускна ціна;
• б) ціна придбання;
• в) рівень попиту на товар;
• г) рівень якості товару;
• д) умови договору поставки;
• е) ступінь надійності постачальника;
• ж) час виконання замовлення;

На досліджуваному у цій роботі підприємстві проводиться моніторинг діяльності своїх постачальників, так званий рейтинг постачальників. Цей метод можна вважати найбільш поширеним методом вибору постачальника. Вибираються основні критерії вибору постачальника, далі працівниками служби закупівель встановлюється їх значимість експертним шляхом. Наприклад, припустимо, що підприємству необхідно закупити товар, причому його дефіцит неприпустимий. Відповідно, на перше місце при виборі постачальника буде поставлений критерій надійності постачання. Питома вага цього критерію буде найбільшим.

Таблиця 2.5-Рейтинг постачальника ТОВ «Косметик-Стиль» .

Вираховується значення рейтингу по кожному критерію шляхом добутку питомої ваги критерію на його експертну бальну оцінку (наприклад, по 10-бальній системі) для даного постачальника (наприклад ТОВ «Косметик-Стиль»). Далі підсумовують отримані значення рейтингу за всіма критеріями і отримують підсумковий рейтинг для конкретного постачальника. Порівнюючи отримані значення рейтингу для різних постачальників, визначають найкращого партнера. Якщо рейтингова оцінка дає однакові результати для двох і більше постачальників за основними критеріями, то процедуру повторюють з використанням додаткових критеріїв. Після проведення даного методу вибору підприємство ІП Ларцева І.В. зробило вибір на користь наступних постачальників:

Таблиця 2.6 — Постачальники підприємства ІП Ларцева І.В.

Наступним етапом роботи закупівельного відділу є укладення договорів з потенційними постачальниками. Договору можуть укладатися в усній, письмовій чи нотаріальній формі.

У господарській практиці договір є основою ділових відносин двох сторін, викритих у письмову форму, з відповідними правилами (друк, необхідні реквізити сторін тощо).

Договір набирає чинності і стає обов’язковим для сторін з моменту його укладення. Він вважається укладеним, якщо між сторонами в необхідної в які підлягають випадках формі, досягнуто згоди з усіх істотних умов договору.

Договору можуть укладатися на 5, 3 та 2 роки, на рік чи інший період (короткострокові, сезонні, а також на разові поставки).

Підприємство ІП Ларцева І.В. своєчасно і правильно укладає договори з постачальниками, а також встановлює раціональні прямі договірні зв’язки по поставках товарів, як правило, на один рік і здійснює постійний контроль за їх виконанням (додаток Б).

У договорі передбачені наступні умови:

• а) дата укладення договору;
• б) повне найменування сторін, що уклали договір;
• в) предмет договору;
• г) ціна і загальна сума договору;
• д) порядок розрахунків і постачання;
• е) порядок приймання і повернення заставної тари;
• ж) права та обов’язки сторін;

і) відповідальність сторін;

• к) форс-мажор;
• л) вирішення спорів;
• м) термін дії договорів;
• н) прикінцеві положення;
• п) юридичні адреси та платіжні реквізити сторін;

Правильний вибір форми договірних зв’язків, ретельно обмірковане узгодження умов договорів, контрактів, є основою успішної господарської та комерційної діяльності підприємств беруть участь у торгівлі. Після того, як укладено договір з постачальником, відділом закупівель формується замовлення на певну групу товарів. На даному етапі менеджер по закуп, готували і оформляв заявку узгодить її зміст з керівником відділу закупа. Таке погодження на підприємстві проводиться за допомогою подання керівнику бланка заявки. Якщо в процесі узгодження потрібно було внести зміни, в такому випадку працівник проводить повторну підготовку, оформлення та узгодження заявки на матеріал. Відповідно до даної заявкою на товари відділом закупівель готується запит на продукцію, який є прохання до постачальника на поставку, необхідну кількість і терміни поставки якого вказані у відповідних позиціях форми запиту. Підготовлений і відповідним чином оформлений запит на поставку відправляється постачальнику за допомогою обраного засоби зв’язку (електронна пошта, торгові представники даного постачальника). На підставі записів про відправку запиту (зроблених при його відправці) та інформації з документів, що підтверджують його отримання, робляться необхідні записи в реєстраційних формах.

Відповідно до відправленим замовленням, від постачальника повинна бути отримана рахунок-фактура. Далі проводиться виконання зобов’язань по оплаті замовлення, відповідно до умов договору. Як тільки зобов’язання з оплати виконані, відділ закупа за допомогою обраного засоби зв’язку інформує про це постачальника, відправляючи повідомлення про виконання зобов’язань з оплати згідно з договором. Постачальник, при отриманні повідомлення про виконання замовником зобов’язань по оплаті, згідно з договором, відправляє повідомлення, в якому зазначені терміни, в які він готовий провести відвантаження (постачання товару), відповідно до умов поставки за договором. Далі менеджер з відділу закупівель досліджуваного підприємства контролює місцезнаходження і стан вантажу в процесі його доставки до кінцевого пункту. Контроль починає здійснюватися після отримання менеджером повідомлення, що матеріал відвантажено зі складу постачальника. Відхилення від контрольних дат, згідно з угодою, і факти порушення його пунктів та умов, відмічені менеджером відділу закупівлі підприємства ІП Ларцева І.В., відповідним чином реєструються, щоб служити в якості матеріалу для можливого подальшого виставлення претензій постачальнику. Після одержання товару, складськими працівниками підприємства проводиться перевірка відповідності характеристик, якості та комплектності отриманого товару з заявленими постачальником і реєструються виявлені відхилення. Для торговельного підприємства ІП Ларцева І.В. питання вибору постачальників є важливим чинником своєчасного задоволення споживчого попиту. Від вибору постачальника залежать: витрати, якість, своєчасність поставок та інші, а отже і обсяг товарообігу. Все це призводить до необхідності ретельного вибору постачальників. Як видно з проведеного аналізу діяльності підприємства, воно пройшло етап відбору постачальників товарної продукції. В даний час фірма працює з постійним числом постачальників парфумерної та косметичної продукції. На сьогоднішній день з постачальниками товарів налагоджені господарські зв’язки, розроблені та укладені договори поставки. Механізм закупівельної діяльності підприємства досить відпрацьований.