Розділ іі. Склад та зміст технічної документації

Технічна документація складається з пояснювальної записки, додатків до неї та графічних матеріалів.

Пояснювальна записка включає: характеристику об'єкта (місце розташування, загальна площа, кількість та площа населених пунктів); перелік раніше розробленої та використаної документації із землеустрою; інформацію про загальну кількість та площу земельних ділянок наданих у власність чи переданих у користування (у тому числі на умовах оренди), землі які не використовуються власниками сертифікатів на право на земельну частку (пай) та землі, які використовуються без правовстановлюючих документів, а також землі запасу (резервного фонду); загальну характеристику земель в межах населених пунктів (кількість та площа землеволодінь та землекористувань, наявність земель запасу (резервного фонду) та підстави щодо зміни їх меж (за наявності факту); інформацію про підстави надання земельних ділянок (рішення органів місцевого самоврядування або розпорядження органів виконавчої влади), здійснення цивільно-правових угод щодо земельних ділянок, рішення суду; інформацію про кількість громадян, які отримали державні акти на право приватної власності на земельну ділянку в розмірі земельної частки (паю) взамін сертифікату та кількість громадян, які не отримали державні акти на право приватної власності на земельну ділянку; дані про площі земель та кількість громадян, які не повністю (частково) реалізували своє право (за сертифікатом) на виділення в натурі (на місцевості) земельних паїв; інформацію про зміну цільового призначення земель; інформацію про види використання земельних ділянок (товарне сільськогосподарське виробництво, особисте селянське господарство, інше використання) та спосіб їх використання (самостійно, оренда); інформацію про основних товаровиробників сільськогосподарської продукції (форма господарювання, назва, площа земель (у тому числі орендованих); інформацію про дані державного земельного кадастру (за формою 6-зем); дані державного реєстру земель; інші показники, які характеризують територію відповідної ради. план землевпорядно-правових дій щодо вирішення питань ідентифікації прав на земельні ділянки.

ЗБЕРІГАННЯ ТЕХНІЧНОЇ ДОКУМЕНТАЦІЇ.

Технічна документація складається у двох примірниках, один з яких передається районному, міському органу земельних ресурсів, другий — регіональним державним підприємствам Інституту землеустрою. У разі виконання робіт за кошти не Держкомзему виготовляється документація в 3 примірників.

Складання і оформлення організаційно-розпорядчих документів Основою документаційного забезпечення діяльності менеджера є організаційно-розпорядчі документи, які забезпечують процес розпорядчої і виконавчої діяльності. Вони складають одну з підсистем управлінської документації. Організаційно-розпорядча документація грає важливу роль у діяльності підприємств. За допомогою неї документуються такі важливі питання, як: визначення функцій і прав підприємства в цілому, його структурних підрозділів; встановлення і зміна структури і штатів підприємства; реорганізація і ліквідація підприємств і їхніх структурних ланок; контроль за підвідомчими об'єктами; організація діловодства; забезпечення апарату управління кадрами; організація процессу управління. Організаційно-розпорядча документація за функціональною ознакою поділяється на такі групи (рис. 8.1):

Рис. 8.1 Групи організаційно-розпорядчої документації

• 1. Організаційна документація (положення, статути, інструкції, правила, протоколи), за допомогою якої визначається статус підприємства, структурних ланок і порядок їхньої роботи.
• 2. Розпорядча документація (постанови, розпорядження, рішення, накази з основної діяльності, вказівки), що характеризує адміністративну діяльність підприємства.3. Довідково-інформаційна документація (листи, телеграми,
• 3. доповідні записки, довідки, огляди, зведення та ін.).
• 4. Обліково-фінансова документація (інвентаризаційні акти, акт на проведення переоцінки і т. д.).
• 5. Розглянемо деякі з перерахованих видів документів, що найбільш часто застосовуються в роботі менеджера.
• 6. Положення — це правовий акт, що визначає порядок створення, права, обов’язки і організацію роботи підприємства, його структурних підрозділів на тривалий термін часу. Текст положення містить такі розділи: загальна частина, основні задачі і функції, права і відповідальність. Виділяють положення таких видів: про установи, структурні підрозділи (комісії, групи, неформальні підрозділи, громадські організації та ін.), окремі посадові особи і про проведення різних заходів (оглядів, конкурсів та ін.).

Текст положення про підрозділ включає такі розділи:

• 1. Загальні положення.
• 2. Основні задачі.
• 3. Функції.
• 4. Права та обов’язки.
• 5. Відповідальність.
• 6. Взаємини з іншими підрозділами.

Положення про структурний підрозділ підписує його керівник, вищестоящий керівник, якому підпорядкований даний підрозділ, і розроблювач; положення узгоджується з юридичним відділом. Положення про установу затверджується розпорядчим документом вищестоящої організації. Датою положення є дата його затвердження. Структуру і зміст положень про проведення заходів визначають установи, які їх організовують. Положення оформлюють на бланку із заповненням таких реквізитів: назва структурного підрозділу (в разі потреби), гриф затвердження, назва виду документа (положення), дата, індекс, заголовок, коди, текст, візи, грифи погодження. Статут — це документ, що регулює взаємини громадян, підприємств з іншими підприємствами і громадянами в сфері державної або господарської діяльності.

Структура статуту, його зміст визначаються розроблювачем, він включає такі розділи:

• * загальні положення (вказуються задачі і цілі підприємства).
• * регламент діяльності (наводиться інформація про форми управління, права і обов’язки посадових осіб);
• * фінансово-матеріальна база (вказуються джерела фінансових ресурсів, порядок розпорядження коштами);
• * звітна і ревізійна діяльність;
• * порядок ліквідації і відповідальність за справи підприємства.

Крім перерахованих у статут можуть бути включені й інші розділи у відповідності зі специфікою діяльності підприємства. Загальні статути затверджуються вищими органами державної влади; статути громадських організацій — з'їздами цих організацій; статути державних підприємств і установ — вищими органами (міністерствами, відомствами). Статути приватних підприємств затверджуються їхніми колективами. Інструкція — це правовий акт, що встановлює правила, які регулюють організаційні і спеціальні сторони діяльності підприємств, їхніх підрозділів і окремих посадових осіб. Інструкції можуть бути індивідуальними і типовими. Заголовок до тексту інструкції повинен чітко обмежувати коло питань, об'єктів або осіб, на яких поширюються вимоги інструкції: «Інструкція про ведення діловодства», «Інструкція про порядок розгляду…». Текст інструкції складається з розділів, які поділено на пункти і підпункти. Інструкція починається розділом «Загальні положення», де розкриваються цілі її видання, зазначається галузь поширення, викладається порядок використання і подаються інші відомості загального характеру. Датою інструкції є дата її затвердження. Затверджує інструкцію керівник підприємства, найчастіше виданням розпорядчого документу, підписує керівник структурного підрозділу, де її розроблено. Текст інструкції повинен мати директивний характер, тому в ньому доцільно використовувати чіткі формулювання із словами «повинен», «слід», «необхідно», «не допускається» та ін. Зміст викладають від третьої особи або використовують безособову форму. Інструкцію оформлюють на бланку, його формуляр має такі реквізити: назва виду документа (інструкція), гриф затвердження, заголовок, текст, коди, дати, індекс, місце видання, підпис. Різновидом інструкції є посадові інструкції, у яких визначаються права та обов’язки посадових осіб. Як правило, вони розробляються на основі типових інструкцій для певних категорій працівників. Протокол — це документ, що містить запис ходу обговорення питань і прийняття рішень на зборах, нарадах, конференціях і засіданнях колегіальних органів. Однак протокольна документація також може відображати діяльність і неколегіальних органів (слідчих, адміністративних, органів охорони суспільного порядку та ін.). Проведенню засідань, нарад і зборів повинна передувати велика підготовча робота, що полягає в складанні та узгодженні ряду документів: порядку денного, списку учасників нарад і запрошених. Під час засідання секретар або спеціально призначена особа веде протокол. У формуляр протоколу входять:

• * найменування підприємства; назва виду документа (протокол);
• * дата засідання;
• * гриф установи (якщо протокол підлягає затвердженню);
• * заголовок, куди входить найменування колегіального органа або конкретної наради, засідання;
• * вказівка прізвищ голови і секретаря;
• * склад присутніх; порядок денний;
• * текст за формою: слухали — вирішили (ухвалили);
• * підписи голови і секретаря

Протоколи, що фіксують хід роботи і рішення постійних колегіальних (колегії, комітети, ради, президії, комісії) і тимчасових (конференції, збори, наради, комісії) органів, можуть бути трьох видів:

• 1) короткі — записують обговорювані питання, прізвища доповідачів і тих, хто виступає, прийняті рішення;
• 2) повні — містять крім вже зазначеного короткий запис виступів доповідачів і учасників;
• 3) стенографічні — увесь хід засідання записують дослівно.

У повних і стенографічних протоколах відображають зміст усіх виступів з питань, що розглядаються. Протоколи ведуть посадові особи (секретарі, діловоди, стенографістки) або вибрані на засіданні секретаріати, або секретар. Протокол складають на основі рукописних, стенографічних, магнітофонних записів, зроблених під час засідання. Крім того, при оформленні протоколу використовуються подані до засідання матеріали — тексти, тези доповідей і виступів, довідки, проекти рішень та ін. Протокол повинен відрізнятися повнотою і точністю викладу виступів і ходу зборів. У ньому необхідно відображувати всі міркування, які виникали в процесі обговорення, погляди і заяви, а також прийняті рішення. У протоколі заповнюють такі реквізити: назву структурного підрозділу (якщо в цьому є потреба), назву виду документа (протокол), коди, дату, індекс, грифи затвердження (якщо протокол підлягає затвердженню), заголовок, текст, підписи голови і секретаря. Заголовком тексту протоколу є назва колегіального органу або конкретної наради і обговорюване питання. Текст протоколу складається із вступної та основної частин, у вступній частині після слова «Присутні» зазначають прізвища присутніх на засіданні членів колегіального органу або співробітників, а також запрошених осіб. Якщо їх було більше ніж 15, до протоколу додають список присутніх. У цьому випадку у вступній частині протоколу зазначають тільки загальну їх кількість. Прізвища осіб, що брали участь у засіданні, розміщують в алфавітному порядку (окремо — членів колегіального органу, окремо — запрошених). Після прізвища запрошеної особи зазначають назву установи, яку вона представляє, місце роботи і посаду. На багатьох зборах і засіданнях зазначають тільки кількісний склад присутніх: «Присутні 150 чол.». Ініціали і прізвища голови і секретаря, яких обирають, фіксують у вступній частині протоколу. Тут указують також порядок денний засідання — перелік чітко сформульованих питань, які слід розглянути. Питання у порядку денному розміщують за важливістю, складністю і відведеним часом їх обговорення. Найпростіші питання, як правило, вказують останніми. Питання формулюють у називному відмінку, наприклад: «Розглядання звіту за 2011 р.» (невірно «Про розглядання звіту за 2011 р.»). Основна частина тексту протоколу складається з розділів, що відповідають пунктам порядку денного. Розділи нумерують і будують за схемою: слухали — виступили —- вирішили (постановили). У тих випадках, коли текст доповіді додають, виступи у розділі «СЛУХАЛИ» не записують, а після прізвища доповідача зазначають «Текст доповіді додано». У розділі «ВИСТУПИЛИ» особливу увагу звертають на ті виступи, де було виявлено незгоду з положеннями доповіді і особливу думку особи, що виступала. Запис виступів і доповідей не обов’язково фіксують слово в слово. Іноді це може бути короткий звіт про неї. Питання до доповідача і тих, хто виступає, а також їхні відповіді заносять у протокол за мірою виступів згідно з такою формою:

В.Л. Сидоренко — Коли було завершено ремонт цеху?

О.В. Василенко — у другій декаді серпня 2011 р.

Слову «УХВАЛИЛИ» у протоколах сесій Рад народних депутатів і їх виконавчих комітетів відповідає слово «ВИРІШИЛИ». Якщо рішення містить різні питання, його розподіляють на пункти, які нумерують арабськими цифрами. Кожен пункт друкують з абзацу. Якщо рішенням або одним з його пунктів затверджується будь-який документ, то останній додають до протоколу. Стиль протокольних рішень — розпорядчий, лаконічний, такий, що не допускає подвійного тлумачення. Якщо одне з питань порядку денного не розглядали на цьому засіданні, це фіксують у протоколі. Датою протоколу є дата події (наради, зборів, сесії та ін.). Якщо вона триває два і більше днів, через тире зазначають дати початку і закінчення наради, зборів, наприклад, 22−23 березня 2011 р. Протокол повинен мати індекс (номер), який, як правило, є порядковим номером засідання постійно діючого колегіального органу. Протоколи спільних засідань мають номер, що складається з порядкових номерів протоколів установ, які беруть участь у засіданні. Як правило, їх нумерують у межах року або строку повноважень колегіального органу. Витяг з протоколу оформлюють на бланку. Нижче від реквізиту «підпис» розміщують реквізит «позначення про засвідчення копії». У тексті витягу може бути зазначений той або інший пункт протоколу повністю (слухали, виступили, ухвалили) або частково (слухали, ухвалили). Індексом витягу є індекс протоколу. На бланку ставлять дату протоколу. Дату, коли було зроблено витяг, зазначають у реквізиті «позначення про засвідчення копії». Постанови видають Кабінет Міністрів України, державні комітети і комісії, а також комісії, створені місцевими Радами народних депутатів, — адміністративні, у справах неповнолітніх та ін. Постановою є також заключна частина протоколу засідання колегіального органу (зборів, правління, президії та ін.). Ці постанови включають до протоколу або додають до нього, в разі потреби їх можна оформляти як витяг з протоколу. Текст постанови складається з констатуючої і розпорядчої частин. У констатуючій викладають мотиви дій, про які йдеться у постанові, роблять посилання на розпорядчий документ вищестоящого органу — підставу для видання постанови. Розпорядча частина починається з назви колегіального органу і слова «Постановляє». Подальший текст викладають у наказовій формі. У кожному пункті постанови перелічують дії, які слід виконати, виконавців (підприємство, підрозділ або особу) і строки виконання. Датою постанови є дата засідання колегіального органу, де її прийнято. Підписують постанову голова і секретар (керуючий справами) колегіального органу. Постанову оформляють на бланку із заповненням таких реквізитів: назва виду документа, дата, індекс, місце видання, заголовок, текст, підписи, візи, гриф погодження, коди. Розпорядження видають Кабінет Міністрів України, районні Ради народних депутатів, адміністрації представників президента, підприємств у межах прав, які надаються їм законодавчими актами. У деяких випадках розпорядження видають і інші організації. Текст розпорядження має констатуючу і розпорядчу частини. У першій зазначають мету або причину видання розпорядження, у другій, яка починається словом «ПРОПОНУЮ», — дії, що треба виконати. У констатуючій частині доцільно використовувати стійкі формулювання типу «згідно з», «у зв’язку», «з метою». Наприклад: «У зв’язку з відрядженням за кордон завідуючого відділом № 5 С. І. Курченко покласти виконання його обов’язків на головного спеціаліста Н. С. Самойленка з 26.07.2011 р.». Формуляр розпорядження включає такі реквізити: назва структурного підрозділу (якщо розпорядження видає його керівник), коди, назва виду документа (розпорядження), дата, індекс, місце видання, заголовок до тексту, текст, підпис, візи. Виконавцями розпоряджень можуть бути підприємства, структурні, підрозділи або посадові особи; у останньому пункті розпорядження зазначають осіб, на яких покладається контроль за виконанням розпоряджень. Рішення приймають місцеві органи державної влади і державного управління — місцеві Ради народних депутатів, а також інші колегіальні органи — колегії міністерств і відомств, науково-технічні та інші ради, комітети та ін. Проекти рішення візують: особа, яка його склала, керівник підрозділу, що виносить цей проект, зазначені у ньому виконавці, юрисконсульт, а також посадові особи, які відповідальні за виконання рішення. Текст рішення складається з констатуючої і розпорядчої частин. У констатуючій висвітлюють причини видання рішення і мету, якої слід досягти при його виконанні. Якщо рішення видають на основі розпорядчого документа вищестоящого органу, то в констатуючій частині зазначають назву, номер, дату, заголовок цього розпорядчого документа, а також передають зміст того розділу документа, який стосується діяльності виконкому або іншого колегіального органу, що приймає його. Наказ є розпорядчим документом, який найчастіше використовується у практиці управління. Накази видають керівники підприємств, що діють на основі єдиноначальності. Накази, як правило, видають з питань створення, організації, ліквідації, зміни назви, масштабу діяльності підприємства або структурного підрозділу; затвердження або зміни положень, інструкцій, правил, планів, структури, призначення, переміщення або звільнення працівників та ін. У наказах висвітлюють також питання адміністративної діяльності підприємства, що потребують правового вирішення. Готує проект наказу підрозділ (керівник підрозділу) або посадова особа, робота яких пов’язана з наказом або з його виконанням. Залежно від змісту розрізняють накази із загальних питань (за основною діяльністю) і накази з особового складу. Накази із загальних питань видають на виконання директивних вказівок вищестоящих органів, за ініціативою керівника, що видає наказ, або підпорядкованих структурних підрозділів. У останньому випадку обґрунтування потреби видання наказу вміщують у доповідній записці. Наказами з особового складу оформлюють призначення, переміщення, звільнення, заохочення, стягнення та ін. Наказ видають на основі доповідних записок, записок керівників підрозділів, заяв громадян. Текст наказу складається з констатуючої і розпорядчої частин. У першій викладають факти і міркування, які є підставою для видання наказу; у другій перелічують дії, які слід виконати. Якщо наказ видають на основі письмової вказівки вищестоящої організації (постанова, наказ, директивний лист та ін.), то в констатуючій частині наказу вказують назву виду документа, його номер, дату і заголовок. Якщо в констатуючій частині наказу необхідно підкреслити роль конкретної особи, використовують активну форму, наприклад: «Економіст планово-економічного відділу Іванов О. Б. не забезпечив своєчасне доведення планів з товарообігу до структурних підрозділів…» Якщо факт, про який йдеться у наказі, має більше значення, ніж роль конкретної особи, або йому надається узагальнене значення, використовують пасивну форму: «Послаблено контроль за витрачанням коштів; виявлено порушення у виконанні правил…». Констатуючу частину можна опустити, якщо розпорядча частина наказу не потребує обґрунтування. Розпорядча частина наказу починається словом «Наказую». Текст в разі потреби розподіляють на пункти, які нумерують арабськими цифрами. Дії однорідного характеру об'єднують у одному пункті, наприклад: «Генеральному директору науково-виробничого об'єднання „Маяк“ Іванову О. П., директору заводу „Прогрес“ Сидорову К. Д. і директору заводу „Хімприлад“ Ковалю К. М. забезпечити відвантаження вузлів і деталей комбінату „Північ“ до 16.06.2011 p.». Кожен пункт розпорядчої частини починається із зазначення виконавця, потім перелічують дії і строки виконання їх. Дію, яку слід виконати, виражають дієсловом у неозначеній формі (здійснити, забезпечити, покласти, відвантажити, зарахувати та ін.). Виконавцями можуть бути установа, структурний підрозділ або посадова особа, яку називають у давальному відмінку. Наказ може мати загальний для усіх виконавців строк виконання або встановлювати конкретні строки виконання для кожної дії.

Наприклад:

Відділу вторинних енергоресурсів завершити розгляд поданих методик до 06.03.2007 p., відділу нормування сировини і матеріалів до 06.04.2011 p., відділу паливних ресурсів до 06.05.2011 р. Строк виконання п. 1,3,6 цього наказу — 10.01.2011 p., п. 2,4, 5, 7−20.01.2011 р. Строк виконання цього наказу 30.06.2011 р. Розпорядчу частину наказу дозволяється викладати у табличній формі із зазначенням у називному відмінку назви підприємства або посади і прізвища виконавця. В одному з останніх пунктів розпорядчої частини зазначають осіб, на яких покладено контроль за виконанням наказу: «Контроль за виконанням п. 5 і 8 цього наказу покласти на головного бухгалтера центральної бухгалтерії міністерства; п. 6 і 7 — на головного бухгалтера господарського управління міністерства». У разі потреби окремим пунктом у кінці наказу перелічують розпорядчі документи, які цим наказом скасовуються, змінюються або доповнюються. Проект наказу погоджують візуванням із зацікавленими підприємствами і підрозділами, юрисконсультом і посадовими особами, яких він стосується. На візування звертають особливу увагу, оскільки окремі пункти наказу можуть стосуватися різних підрозділів і осіб. Проект наказу в усіх випадках візують особа, що його склала, і керівник структурного підрозділу, який виносить проект наказу або готує його. Проект наказу погоджують з юрисконсультом з таких питань:

• * доцільність видання наказу з певного питання; відповідність проекту наказу постановам уряду, наказам керівництва підприємства, діючому законодавству, нормам, положенням, інструкціям;
• * логічна побудова тексту, правильність редакції, чіткість формулювань і відповідність окремих формулювань спеціальним вимогам, що діють у деяких органах (наприклад, вимогам суду, прокуратури, органів охорони праці, соціального забезпечення, охорони здоров’я та ін.). Наказ має не тільки адміністративно-правове, а й виховне значення, тому його формулювання повинно відрізнятися винятковою точністю і високою культурою викладу. Виконавець, що готує проект наказу, визначає установи, підрозділи і посадових осіб, яким його слід направити. Список адресатів можна друкувати на звороті останнього аркуша наказу або додавати у вигляді самостійного документа. Наказ набуває чинності з моменту його підписання (деякі пункти можуть мати свої строки набування чинності). Призначають і переміщують працівників, якщо строки спеціально не обумовлені, з дня підписання наказу. Наказ друкують на бланках формату А4. Формуляр наказу містить такі реквізити: назва виду документа (наказ), місце складання аби видання, дата, індекс, заголовок до тексту, текст, підпис, візи. За мірою вдосконалення управлінської діяльності, поглиблення розподілу праці в управлінні, більш повного і чіткого його документування (розробка положень про підрозділи, посадових інструкцій, переліку обов’язків) відпадає потреба в оформленні певних управлінських рішень за допомогою видання наказу. В багатьох підприємствах не видають наказів про надання відпусток, відрядження і з деяких інших питань. З наказом ознайомлюють усіх зазначених у ньому осіб, які розписуються на одному з примірників наказу або спеціальному бланку. У ряді випадків накази доводять до відома усіх співробітників і вивішують для ознайомлення з їхнім змістом. Накази із загальних питань і з особового складу мають окрему самостійну індексацію, яка починається з початку кожного календарного року. Практика свідчить, що чим вище рівень організації виробництва, праці та управління, тим менше видають у підприємстві письмових наказів. Невиправдано велика кількість наказів послаблює їхнє значення, перетворюючи у формальні акти, збільшує документообіг і витрати праці в управлінні. Крім того, із збільшенням кількості наказів зростає вірогідність неузгоджених дій, взаємовиключаючих рішень, заходів та ін. Акт — це офіційний документ, складений групою службових осіб для підтвердження виявлених ними фактів. У деяких випадках акт складає одна або кілька посадових осіб. При цьому він не тільки фіксує виявлені факти, а й містить висновки, рекомендації, пропозиції (акти перевірок, обстежень, ревізій фінансово-господарської діяльності та ін.). В цих актах вказують документи, що визначають повноваження осіб, які склали акт. В акт включають тільки ті факти, які було встановлено особами, що його підписали. Акт оформлюють на бланку, який містить такі реквізити: назви структурного підрозділу і виду документа (акт) коди, підстави, місце складання, дата, індекс, заголовок, до тексту, текст, підписи. Деякі акти мають гриф затвердження. Місце і дата складання акта повинні відповідати місцю і даті актованої події. Заголовок формулюють за допомогою віддієслівного іменника з прийменником «про»: «Про перевірку зберігання документів»; «Про інвентаризацію товарно-матеріальних цінностей»; «Про списання обладнання». Текст акту складається з вступної і констатуючої частин. У вступній частині зазначають підстави для складання акту і осіб, що його склали і були присутніми при цьому. Акт може бути складений за вказівкою вищестоящої організації, керівника підприємства або підрозділу, на основі розпорядчого документа. Цій частині тексту передує слово «Підстава», наприклад: Підстава: наказ директора ЗАТ «Донецький ЦУМ» від 16.05.2011 р. № 40. Після слова «Складено» зазначають назву комісії, посади, ініціали і прізвища осіб, що склали акт. Якщо акт складено комісією, то першим зазначають прізвище голови. Прізвища членів комісії або інших осіб, що склали акт, розміщують в алфавітному порядку. Після слова «Присутні» перелічують у алфавітному порядку посади, ініціали і прізвища осіб, що були присутні при складанні акту. У констатуючій частині акту викладають суть, характер, методи і строки виконаної роботи, виявлені факти, а також висновки і пропозиції. Констатуючу частину можна оформити у вигляді таблиці. У кінці тексту вміщують дані про кількість ідентичних примірників акту, місце їх зберігання або адресати, яким їх направлено. Кількість примірників акту визначається нормативними документами або практичною потребою. Акт підписують усі особи, що брали участь у його складанні, без зазначення посади. Особа, яка має зауваження щодо змісту акта, підписує його із зазначенням своєї незгоди і викладає свою думку на окремому аркуші, який додають до акту. Невеликі за обсягом зауваження можна подавати нижче від підпису осіб, що склали акт. Якщо висновки і пропозиції в акті викладено у розпорядчій формі із зазначенням строків виконання запропонованих дій, то акт подають керівнику, який розписується в тому, що ознайомився з його змістом. Доповідна записка інформує керівника підприємства або структурного підрозділу про явища і факти, що мали місце, виконану роботу, ситуацію, яка склалася, та ін. Вона створюється за ініціативою її автора, так і на підставі письмової або усної вказівки керівника і може мати ініціативний, інформаційний або звітний характер. Ініціативну доповідну записку складають з метою примусити адресата прийняти певне рішення. Найчастіше в тексті записки містяться загальні або конкретні пропозиції щодо рішення питань, що розглядаються. Інформаційна доповідна записка інформує керівника про хід або розвиток певного процесу, загальний характер якого керівникові відомий. Інформаційні доповідні записки відрізняються регулярністю їх подання. Звітна доповідна записка має інформувати керівника про завершення роботи або хід виконання вказівок, рекомендацій, планів та ін.,

Наприклад:

Про хід виконання пропозицій комісії, викладених у акті від 10.02.2011 р. № 2 «Про фінансово-господарську діяльність магазину «Комфорт»;

Про роботу постійно діючого семінару «Теорія і практика управління» у 2010/2011 навчальному році. З погляду адресності розрізняють внутрішні доповідні записки, що адресують керівнику підприємства або підрозділу, де працює особа, що її склала, і зовнішні, які адресують керівнику вищого органу. Доповідні записки, які направляють керівнику підприємства або за його межі, необхідно реєструвати. Зовнішню доповідну записку підписує керівник підприємства, внутрішню — особа, що її склала. Дату або період часу, якого стосуються наведені у записці відомості, можна включати у текст заголовку або вони можуть бути його складовою частиною, наприклад: За станом на 25.03.2011 р. Текст доповідної записки складається з двох частин. У першій викладають факти, що зумовили потребу написання записки, у другій містяться висновки і пропозиції, які, на думку автора, мають виконуватися у зв’язку з викладеними фактами. Зовнішню доповідну записку оформлюють на бланку згідно з ГОСТ 6.38−90. Вона має такі реквізити: адресат, назва виду документа, коди, дата, індекс, місце складання, заголовок до тексту, текст, підпис, прізвище виконавця і номер його телефону. Внутрішню доповідну записку можна оформляти на загальному бланку або стандартному аркуші паперу формату А4 із зазначенням таких реквізитів: адресат, назва виду документа, дата, заголовок до тексту, текст, підпис із зазначенням посади автора записки. Заяву оформлюють на стандартному аркуші. Пояснювальну записку використовують для пояснення ситуації, що склалася, фактів, дій або вчинків працівника на вимогу керівника, у деяких випадках — за ініціативою підлеглого. Пояснювальну записку, яка не виходить за межі підприємства, оформлюють на бланку або стандартному аркуші паперу формату А4 із зазначенням таких реквізитів: адресат, назва структурного підрозділу, вид документа, коди, прізвища виконавця і номера його телефону, заголовок до тексту, текст, дата, підпис. Якщо записку направляють за межі підприємства, її оформлюють на бланку і реєструють. На практиці пояснювальною запискою іноді називають частину іншого документа (плану, звіту, проекту та ін.) або один із додатків до нього. Якщо така пояснювальна записка має самостійне значення і відокремлена від основного документа, її оформляють на бланку. Лист — один з основних засобів зв’язку між громадянами, установами, організаціями і підприємствами. До складання службових листів ставляться такі самі вимоги, що й до інших службових документів. У листі має бути розкрите одне питання. Якщо є потреба одночасно звернутися в установу з кількох різних питань, доцільно складати кілька листів. Це спрощує операції з технічної обробки листів і прискорює їх виконання. Робота із складними (що містять кілька питань) документами призводить до труднощів, оскільки в реєстраційній формі слід зазначати не одне, а ряд питань — не зрозуміло, кому слід направити документ у першу чергу, ускладнюється контроль виконання, виникають складні ситуації при визначенні справи, в якій документ треба зберігати, та ін. Текст листа повинен складатися з двох логічно пов’язаних частин. У першій зазначають факти, події, причини, що були підставою для написання листа, а також посилання на документи, де ці факти і причини викладено. У другій частині подають висновки, пропозиції, прохання, рішення та ін. Якщо лист складається з однієї фрази, її слід будувати згідно з поданою рекомендацією. Наприклад: «У зв’язку з подовженням опалювального сезону, що зумовлено винятковими погодними умовами поточного року, просимо закінчити відвантаження палива за фондами першого кварталу до 15 березня». Лист оформлюють на бланку для листів із заповненням таких реквізитів: назва структурного підрозділу, адресат, дата, код, індекс, посилання на індекс і дату вхідного документа, заголовок до тексту, текст, підпис, прізвища і номера телефону виконавця. Форми листів, що використовуються в установах, розроблено і класифіковано за кількома ознаками: листи, що потребують і не потребують відповіді; супровідні та ін. До перших належать листи-запити, звертання, пропозиції, прохання, вимоги та ін. Форма відповідей на них залежить від характеру ініціативного листа. До других — гарантійний лист, листи-повідомлення, нагадування, відмови, підтвердження, розпорядження та ін. У супровідному листі адресату повідомляють про факт відправлення йому документів, які прикладають до цього листа. Ці листи складають тільки у тих випадках, коли адресату необхідно повідомити відомості, яких немає у документі. Найчастіше до них відносять пояснення щодо направлення документу, його особливостей, характеру виконання, особистості автора, а також підтвердження факту і дати відправлення. Супровідні листи слід починати словами «повертаємо», «направляємо», «посилаємо» та ін. Тут зазначають і перелічують також заголовки, індекси і дати документів, наприклад: Направляємо протокол погодження умов постачання. Просимо підписати, засвідчити печаткою і надіслати один примірник на нашу адресу. Додаток: Протокол на 6 арк. в 2 пр. Лист-підтвердження використовується для повідомлення відправника про одержання: відправлених ним документів або цінностей, підтвердження фактів та ін. Наприклад:

Підтверджуючи одержання рекламації, повідомляємо, що для надання допомоги у налагодженні обладнання направлено групу спеціалістів. Лист-нагадування, як правило, містить нагадування про закінчення або наближення встановленого строку, у зв’язку з чим слід вжити необхідних заходів. Складається він з однієї фрази: «Нагадуємо, що строк подання рукопису у видавництво закінчився 1 січня 2011 p.». Лист-повідомлення використовується для повідомлення або затвердження будь-якого факту і, як правило, починається словами «Повідомляємо», «Ставимо до Вашого відома». Наприклад: «Повідомляємо, що для виконання досліджень за темою 17/08—89 виділено 7 тис. грн.». Лист-запрошення адресують конкретній особі або групі осіб, проте його направляють і в підприємства. Заводу «Ремточмеханіка»: Будинок науково-технічної пропаганди проводить 15−16 липня 2011 р. практичну конференцію на тему «Оренда на підприємствах побутового обслуговування». Просимо взяти участь у роботі конференції. Представник заводу може виступити з повідомленням про організацію орендних відносин на Вашому підприємстві. При складанні листів доцільно:

• * враховувати взаємовідносини з підприємствами, з якими проводиться листування;
• * починати виклад із суті питання не починати текст з назви підприємства, оскільки її зазначено на бланку, а також з посилання на раніш одержані від кореспондента листи;
• * підписувати оригінал листа, який направляють у підвідомчі установи, і вміщувати його у справу, розсилаючи копії. Одним з найважливіших напрямів удосконалення форми листа є уніфікація і типізація текстів. Для написання одного ділового листа з вільним викладенням необхідно 20−40, а в разі використання типового тексту — 5−8 хв. План фіксує дії або заходи щодо виконання, послідовність, обсяг, строки їх виконання, виконавців і в ряді випадків відомості про виконання. Основний зміст плану може бути викладений у формі тексту або таблиці. У так званих календарних планах зазначені заходи розміщують у хронологічному порядку, тобто за строками виконання. До кожного пункту плану вказують конкретних виконавців і строки виконання. Плани підписують особи, що брали участь у їх розробці, або відповідальні за виконання. Затверджується план на засіданні колегіального органу або керівником підприємства (структурного підрозділу). Деякі види плану перед затвердженням погоджують. План має такі реквізити: назву підприємства і структурного підрозділу, вид документа, заголовок до тексту, коди, текст, підписи, дату складання, а також візи, грифи погодження і затвердження.

Довідка — це документ, що підтверджує які-небудь факти або події. Довідки бувають двох видів:

• 1) що підтверджують події у виробничій діяльності підприємства;
• 2) що підтверджують юридичні факти (місце роботи, навчання, проживання; займана посада і т. д.). Довідки першого виду складаються за вказівкою вищестоящої організації або керівника. Вони містять інформацію про виконання завдань, доручень і представляються в зазначений термін. У довідці фіксуються дані за визначений період. Заголовок до тексту довідки будується за схемою: «про що?» і включає вказівку періоду, до якого належать викладені в довідці дані, наприклад: «Довідка про наявність договірного контингенту в 2011 році». Довідки, складені для керівника підприємства (підрозділу) підписує укладач; довідки, складені за вказівкою вищестоящої організації, підписує керівник підприємства. Довідки фінансового характеру підписує головний бухгалтер підприємства. Датою довідки є дата її підписання. Довідки другого виду видаються за запитом зацікавлених осіб або установ. Як правило, при їхньому складанні застосовують уніфіковані бланки. Текст такої довідки починається з вказівки прізвища, ім'я і по батькові (у називному відмінку) особи, про яку подають відомості. Наприкінці довідки наводиться назва організації, куди вона направляється. Текст завіряється підписом і печаткою.