Розділ 1. Аналіз літературних джерел, що стосуються предметної області

Документне забезпечення органів регіонального управління

Система регіонального управління для сучасної України є одним з актуальних питань. Ця форма публічної влади забезпечує державі стабільність у соціально-економічній та політичній сферах. Саме на місцевому рівні реалізується основна частина життєвих потреб та інтересів територіальної громади. Успішний розвиток держави залежить від реальної наявності тісного зв’язку між центральною та місцевою владами.

Розглядаючи діловодство як частку інформаційних ресурсів суспільства, зупинимося на діловодстві районних державних адміністрацій. Уся їхня діяльність спрямована на забезпечення потреб та інтересів територіальної громади, на підвищення рівня її життєдіяльності. Позитивна результативність цієї діяльності залежить від наявності відповідної інформації, яка надходить до органів регіонального управління або ними утворюється у вигляді документів [21].

Розгляд більшості питань, які постають перед органами регіонального управління, супроводжуються створенням або опрацюванням відповідних документів. Документування та робота з документами для регіонального управління є одним із основних елементів їхньої діяльності, в якій документ одночасно виступає і як засіб праці, і як її результат. Якість його оформлення та оперативність опрацювання, системність зберігання та використання інформації, яка міститься в ньому, впливає на розроблення й прийняття раціонального управлінського рішення даним органом [33].

У сучасних районних адміністраціях збільшується потік інформації, яку не завжди встигають опрацьовувати, що затримує виконання покладених на ці органи завдань, а також в певній мірі підриває їхній авторитет серед населення. Раціоналізація роботи з документами в органах регіонального управління уможливлює зменшення обсягу канцелярської діяльності, скорочення зайвого листування з конкретного питання між зацікавленими сторонами його вирішення, зосередження більшої уваги на спілкуванні з громадянами, а не на створенні паперів, які іноді мають вигляд банальної відписки, запобіганню поширення бюрократичних методів управління та тяганини при розгляді актуальних проблем, характерних для територіальної громади [14].

Технологічні процеси сучасного документного забезпечення діяльності регіонального управління мають достатній рівень розвитку. Для досліджуваних органів характерною є централізована форма організації документного забезпечення.

Документування діяльності органів регіонального управління здійснюється за допомогою як традиційних засобів, так і новітніх засобів. Використання комп’ютера при створенні документів спрощує цей процес, робить його швидшим. Форми деяких документів зберігаються в комп’ютері у вигляді шаблонів, які зазвичай містять основні реквізити конкретного виду документа або позначку їхнього фіксування, елементи тексту, які постійно використовуються у відповідному документі, а також зберігається місце для змінної інформації. Таким чином, здійснюється уніфікація документів та в робочому порядку створюється комп’ютерний варіант альбому цих документів.

Чітко простежуються такі групи документів:

документи для задоволення потреб органів виконавчої влади і управління, тобто для прийняття управлінських рішень;

документи про діяльність самої виконавчої влади, які характеризуються на сьогодні значним збільшенням обсягу інформаційно-аналітичних документів;

документи особового характеру — заяви, скарги, пропозиції громадян [21].

За видом носіїв інформації виділяються документи на паперових та електронних носіях. У документах райдержадміністрацій містяться такі види інформації: статистична, адміністративна, інформація про діяльність самого органу виконавчої влади — райдержадміністрації, інформація про особу, довідково-аналітична, соціологічна інформація тощо [24].

Документи, з якими працюють в регіональному управлінні, об'єднуються у документопотоки: вхідний, вихідний, внутрішній. Вхідний документопотік складається з документів, які надходять до нього від вищих органів управління, від об'єктів нижчого рівня у вертикалі управління, від місцевих установ, підприємств та громадських організацій, від громадян. Документи-відповіді або ініціативні документи для зазначених адресатів складають вихідний документопотік. Внутрішній документопотік представлений документами, які утворюються в райдержадміністрації і використовуються виключно для вирішення управлінських завдань у його межах. Основною відмінністю документів визначених потоків є їхній матеріальний носій. Вхідні документи здебільшого представленні документами на паперовому носії, внутрішні та вихідні — на паперовому або електронному носіях [33].

Робота зі службовими документами в органах регіонального управління здійснюється за правилами, які зазначенні в індивідуальній інструкції з діловодства. Набір діловодних операцій, які виконуються при опрацюванні інформації, залежить від того, яким є документ — вхідним, вихідним або внутрішнім [21 ].