Змістовий огляд предметної області. 
Основні вимоги до системи

В умовах глобалізації та інформатизації суспільства на державні підприємства, установи, приватні організації обрушився великий потік інформації. Розвиток обчислювальної техніки, всесвітня мережа Інтернет призвели до глобальних змін у процесах створення, розповсюдження та обміну інформацією. У процесі документообігу на сьогоднішній день неможливо ігнорувати все зростаючий потік документів, ведення електронного документообігу. Це змушує запроваджувати роботу з новими джерелами інформації, удосконалювати нові форми документообігу, розробляти процеси автоматизації документообігу. З огляду на вище зазначені факти дійсності обрана тема є надзвичайно актуальною з точки зору сучасних проблем діловодства та потреб впровадження єдиної системи електронного документообігу з метою автоматизації інформаційно-документного забезпечення діяльності будь-якого підприємства.

Організація й робота з різними документами охоплюють усі процеси, які відносяться до запису (фіксування) на різних носіях та оформлення за встановленими правилами інформації, необхідної для здійснення управлінських функцій. Документування здійснюється як природною мовою (рукописні, машинописні документи), так і штучними мовами з використанням нових носіїв. У роботі розглядається використання комп’ютерної техніки для автоматизації ведення діловодства, зокрема для укомплектування каталогів документів.

Організація роботи з документами — головна задача управління у будь-якому закладі: від офісу невеликого підприємства до державної установи або крупної корпорації.

Сучасний документообіг певного підприємства — це не лише паперові документи, а й змішані системи традиційних та електронних ресурсів. На відміну від традиційних фондів, які створюються повільніше, електронні ресурси створюються значно швидше, і вже сьогодні виникає проблема не їх накопичення, а їх зберігання і спільного використання. Документообіг, архів нового типу — віртуальний каталог, де можна знайти не лише те, що складає фонд даного сховища, але й миттєво отримати інформацію щодо історії певного документу, ознайомитися із його повною версією. Таку можливість дає каталогам Інтернет.

Інтернет — це глобальна система, що об'єднує понад 100 тис. локальних, корпоративних і відомчих мереж, більш 10 млн. комп’ютерів і 200 млн. користувачів. Інформаційні ресурси зберігаються в Інтернеті на WWW-серверах, а програмна продукція на FTP-серверах. Для встановлення місцезнаходження потрібної інформації в Інтернеті створено понад 200 спеціалізованих пошукових серверів, які можна розглядати як каталоги ресурсів глобальних комп’ютерних мереж. В Україні понад 1100 серверів. Це досить велика цифра для України.

Сучасні інформаційні Інтернет-технології розвиваються за двома напрямками:

надання доступу до корпоративних каталогів організацій;

створення інформаційних Web-сайтів.

Згідно положенню, яке працює в Технікумі промислової автоматики, «Кар'єрний центр» є структурним підрозділом Технікуму промислової автоматики Одеської національної академії харчових технологій, що здійснює організаційний, інформаційний та документальний супровід заходів в системі працевлаштування студентів і випускників технікуму.

Головною метою діяльності «Кар'єрного центру» є реалізація взаємовідносин технікуму з підприємствами та установами незалежно від форм власності, іншими зацікавленими організаціями, юридичними та фізичними особами у створенні умов для забезпечення права студентів і випускників на працю, їх працевлаштування та надання випускникам першого робочого місця.

Основними завданнями діяльності «Кар'єрного центру» є:

• · сприяння працевлаштуванню студентів і випускників технікуму;
• · проведення постійного аналізу попиту і пропозицій на ринку праці фахівців, підготовку яких здійснює технікум;
• · налагодження співпраці з державною службою зайнятості населення, підприємствами, установами та організаціями незалежно від форм власності, які можуть бути потенційними роботодавцями для студентів і випускників;
• · забезпечення координації дій з центральними та місцевими органами виконавчої влади, службами зайнятості населення, підприємствами, установами та організаціями (роботодавцями) щодо оптимального узгодження реальних потреб ринку праці та ринку освітніх послуг;
• · запровадження системи зворотного зв’язку між підприємствами, установами та організаціями (роботодавцями) і ТПА ОНАХТ для отримання об'єктивної оцінки якості фахової підготовки;
• · інформування студентів і випускників технікуму про вакантні місця на підприємствах, в установах та організаціях, що відповідають їх фаховій підготовці (спеціальності);
• · здійснення спільно з державною службою зайнятості населення моніторингу працевлаштування випускників за місцем їх проживання;
• · подання державній службі зайнятості населення за місцем проживання випускника, y якого питання працевлаштування залишається невирішеним, відомостей про нього (за його згодою) та здійснення спільних з державною службою зайнятості населення дій, направлених на пошук першого робочого місця.

Завдання Центр виконує через безпосереднє здійснення таких функцій:

• · налагодження зв’язків та ділових стосунків технікуму з центральними та місцевими органами виконавчої влади, службами зайнятості населення, підприємствами, установами та організаціями (роботодавцями) з питань професійної підготовки та працевлаштування студентів і випускників;
• · організація роз’яснювальної роботи серед студентів і випускників щодо нормативно-правових актів з питань державного регулювання зайнятості та трудових відносин;
• · вивчення динаміки попиту на фахівців на ринку праці, надання відповідної інформації та пропозицій керівництву технікуму;
• · створення бази даних про студентів і випускників, що звернулися до «Кар'єрного центру» з питань працевлаштування, та накопичення банку місць працевлаштування (потенційних роботодавців) для студентів і випускників;
• · організація укладання та облік замовлень роботодавців на працевлаштування студентів і випускників технікуму, контроль виконання роботодавцями умов працевлаштування;
• · інформування навчальних структурних підрозділів технікуму (відділень, випускових циклових комісій) про наявні вільні вакансії для подальшого працевлаштування випускників;
• · надання інформації студентам і випускникам про вакантні місця роботи відповідно до їх фахової підготовки (спеціальності);
• · організація зустрічей роботодавців зі студентами і випускниками з питань їх працевлаштування на конкретних підприємствах, в установах та організаціях, заходів щодо сприяння працевлаштуванню студентів і випускників (дні кар'єри, круглі столи, семінари-практикуми, науково-практичні конференції, ярмарки вакансій, конкурси на заміщення вакантних посад за замовленням роботодавця, проведення зустрічей з кращими випускниками технікуму тощо);
• · запровадження системи зворотного зв’язку між підприємствами, установами та організаціями (роботодавцями) і технікумом для отримання об'єктивної оцінки якості фахової підготовки студентів, здійснення моніторингу працевлаштування випускників та відстеження їх кар'єрного зростання;
• · надання консультацій випускникам щодо можливостей перепідготовки та підвищення кваліфікації з метою прискорення подальшого працевлаштування;
• · налагодження тісної співпраці з органами студентського самоврядування у вирішенні питань працевлаштування;
• · планування і координація роботи відділень, випускових циклових комісій щодо організації зайнятості студентів, які бажають працювати у вільний від навчання час;
• · ведення обліку студентів, які бажають працевлаштуватись у вільний від навчання час та сприяння працевлаштуванню студентів у літній оздоровчий період;
• · здійснення пошуку місця роботи для студентських трудових загонів (бригад), молодіжних трудових об'єднань та сприяння ефективній організації їх роботи;
• · організація роз’яснювальної роботи серед студентів та випускників технікуму щодо нормативно-правових актів з питань державного регулювання зайнятості та трудових відносин;
• · надання консультацій студентам і випускникам з питань оформлення резюме та розміщення його на сайті ТПА ОНАХТ;
• · налагодження тісної співпраці з органами студентського самоврядування у вирішенні питань працевлаштування;
• · щорічне інформування Педагогічної ради технікуму про проведену роботу;
• · щорічне інформування адміністрації ТПА ОНАХТ та студентів про проведену роботу шляхом розміщення звіту на Інтернет — сайті та інших інформаційних ресурсах;
• · розробка інструктивних документів, методичних рекомендацій для організації працевлаштування студентів і випускників;
• · підготовка аналітичних звітів, інформаційних довідок, звітних даних ТПА ОНАХТ з питань організації працевлаштування студентів і випускників.

З функцій, визначених для кар'єрного центру, видно, що є потреба в зберіганні та обробці великих масивів інформації, її накопиченні, зберіганні та створенні звітів на основі цієї інформації. Ведення бази даних спрощується при використанні програмних засобів які дозволяють в один клік заповнювати дані, створювати вибірку та звіти. Таким чином, обрана тема є актуальною.