Удосконалення організації обліку товарно-матеріальних цінностей в умовах автоматизації

Удосконалення організації обліку товарно-матеріальних цінностей в умовах автоматизації

У статті досліджено організацію обліку товарно-матеріальних цінностей. Актуальність теми визначається удосконаленням обліку, оцінки і документального оформлення. Запропоновано методику ведення аналітичного обліку матеріальних запасів в умовах автоматизації, що дозволяє підвищити контроль їх руху за об'єктами і центрами відповідальності. Проаналізовано, що основним шляхом досягнення поставленої мети являється прискорення науково-технічного прогресу і на цій основі впроваджено автоматизацію обліку товарно-матеріальних цінностей.

У виробничо-господарській концепції діяльності будь-якого підприємства важливе значення мають товарно-матеріальні запаси. Виробничі запаси й матеріальні цінності є предметами праці та забезпечують основний виробничий процес підприємства. Важлива роль у концепції переходу України до ринку належить створенню умов для забезпечення збалансованості економіки і раціонального використання та збереження виробничих ресурсів.

Вирішенню проблеми ефективності використання та збереження виробничих ресурсів приділялось багато уваги на всіх етапах економічного розвитку. Це пояснюється тим, що від неї в значній мірі залежить розв’язання таких економічних завдань, як зниження собівартості продукції, підвищення ефективності виробництва та інше. В умова переходу до ринкової економіки ефективне використання та збереження виробничих ресурсів стає однією з невід'ємних умов виживання та конкурентоздатності підприємства, а тому визначає необхідність створення механізму управління, який впливає на чинники росту ефективності використання та збереження ресурсів і забезпечує мобілізацію усіх існуючих і потенційних резервів.

Значний внесок у вивченні організації обліку товарно-матеріальних цінностей внесли такі автори, як Ф. Ф. Бутинець, О. М. Бандурка, Т. В. Давидюк, Н. М. Малюга, Л. В. Чижевська, Є. Є. Нестеренко, А. В. Савченко та інші.

Метою статті є удосконалення організації обліку товарно-матеріальних цінностей в умовах автоматизації, що є невід'ємною частиною для полегшення роботи з комп’ютерними програмами, щоб покращити роботу користувача (підприємства).

В сучасних умовах система функціонування підприємств супроводжується безперервним кругообігом ресурсів, значне місце в яких займають матеріальні запаси. В зв’язку з цим питання удосконалення їх обліку, оцінки і документального оформлення визначають актуальність теми. Це стосується також створення якісно нової системи управління матеріальними запасами, в якій визначну роль відіграє система їх аналітичного обліку і внутрішньогосподарського контролю. Вирішення питань, пов’язаних з теоретичним визначенням і впровадженням в практику сучасних методів обліку і внутрішньогосподарського контролю, повинно здійснюватись за допомогою їх автоматизації і комп’ютеризації.

Особливості облікових процедур і автоматизація обліку матеріальних запасів дають можливість створювати систему автоматизованих робочих місць (АРМ) бухгалтера. В зв’язку з цим обґрунтовані основні напрями процедур автоматизації обліку матеріальних запасів за об'єктами і центрами відповідальності, що підвищує ефективність аналітичних і контрольних функцій обліку. Використання в обліку і контролі комп’ютерної технології потребує додержання методологічних принципів постановки завдань, організації і технології обробки інформації. Враховуючи ці особливості запропоновано методику ведення аналітичного обліку матеріальних запасів в умовах автоматизації, що дозволяє підвищити контроль їх руху за об'єктами і центрами відповідальності [4].

З метою підвищення аналітичності інформації і оперативності використання їх у системі управління доцільно здійснювати автоматизоване формування бухгалтерських проводок, що звільняє користувачів інформації від ручного способу введення її в бухгалтерську програму. Автоматизація обліку матеріальних запасів потребує впровадження в практику найбільш оптимальних і ефективних комп’ютеризованих систем бухгалтерського обліку (КСБО) з урахуванням особливостей підприємства.

В умовах ручного введення вхідних даних у систему обліку виникають помилки (на 500 операцій в середньому припадає 1 помилка), що призводить до спотворення підсумкової інформації, пов’язаної з обліком матеріальних запасів. Для запобігання цих недоліків пропонується впровадження в практику системи повторного введення в бухгалтерську програму вхідної інформації, що в значній мірі знижує ймовірність помилок при її введені. В той час повторне введення в програму операцій потребує незначного збільшення часу на виконання цих процедур, проте посилює контроль та сприяє запобіганню можливих помилок з боку користувача при введенні даних у програму [2]. автоматизація товарний матеріальний Поряд із цим для підвищення ефективності автоматизації обліку і контролю матеріальних запасів визначена необхідність розробити і впровадити досконалу нормативну базу та методичне забезпечення для виконання процедур обліку і контролю в умовах їх комп’ютеризації.

Склад запасів, їх оцінка та порядок відображення у фінансовій звітності визначено Положенням (стандартом) бухгалтерського обліку 9 «Запаси», яке було затверджене наказом Міністерства фінансів України № 246 від 20.10.1999 р. [1].

Основними типовими документами з оприбуткування та видачі матеріалів є: накладні, товарно-транспортні накладні, прибуткові ордери, акти про приймання матеріалів тощо.

Матеріали, що надходять на склад, ретельно перевіряють, встановлюють відповідність їх якості, кількості, асортименту, умовам поставок і супровідними документами. Якщо не виявлено розходжень, матеріали приймають. При цьому можливі два варіанти оформлення приходу: безпосередньо на документі постачальника або шляхом виписування прибуткового ордера.

У випадках, коли є розбіжності кількості та якості з даними супроводжуючих документів постачальника, а також для матеріалів, що надійшли без платіжних документів, складають акт про приймання матеріалів.

Матеріальні цінності, що надійшли від постачальника автомобільним транспортом, оприбутковуються на склад на підставі товарно-транспортної накладної, одержаної від вантажовідправника.

У разі надходження вантажу на склад без документів, відділ постачання виписує наказ про прийом вантажу без документів. Завідувач складу здає накази до бухгалтерії разом із прибутковими ордерами.

При дрібних купівлях матеріалів готівкою підзвітна особа зобов’язана здати матеріали на склад, а комірник на рахунку постачальника повинен поставити відмітку про дату, номер прибуткового ордера і підпис.

Необхідно щоденно одержувати в банку рахунки-фактури, перевіряти їх відповідність надходження матеріальних цінностей на склад підприємства і контролювати своєчасність їх оплати. Є такі випадки, коли виробничі запаси надходять до складу без рахунків-фактур постачальників. Такі поставки називають не відфактурованими. Бухгалтерія повинна організувати окремий облік розрахунків за ці матеріали і вжити заходів до своєчасного одержання рахунків від постачальників.

Відпуск матеріалів на сторону виконується на підставі договорів, нарядів та інших документів і письмового розпорядження керівника підприємства.

Удосконалення обліку і контролю матеріальних запасів потребує чіткого визначення інструментарію, процедур і методики їх ведення в умовах автоматизації з використанням відповідного програмного забезпечення.

З метою удосконалення обліку і контролю в умовах їх автоматизації важливе значення має розробка алгоритмів, які дають можливість визначати систему послідовності облікового процесу ведення аналітичного, кількісного і кількісно-сумового обліку матеріальних запасів. Для цього потрібно визначити систему носіїв інформації за окремими їх групами в залежності від їх структури та здійснити автоматизоване формування бухгалтерських записів [5].

В даний час на підприємствах величезне значення надається питанням автоматизації рішень задач по обліку, контролю, аналізу та аудиту товарно-матеріальних запасів на програмному продукті 1С-Бухгалтерія. Він базується на створенні і веденні інформаційної бази про наявність товарно-матеріальних запасів, формованих на підставі інвентарної картки. Керівник, бухгалтер і аудитор можуть проаналізувати або отримати значення будьякого необхідного показника з інформаційної бази за необхідний період часу. Таким чином, комплексний підхід до обліку, контролю, аналізу та аудиту товарно-матеріальних запасів дозволяє оперативно отримати всі необхідні дані за певний період й істотно підвищує рівень управління фінансово-господарською діяльністю підприємства.

Ведення додаткового контролю за обліком товарно-матеріальних запасів з боку керівництва підприємства є дуже важливим. Це означає перегляд керівником бухгалтерських документів, вивчення ним нормативних актів, що діють у цій галузі. Такий підхід дозволить більш раціонально витрачати кошти на придбання товарно-матеріальних запасів, витрачати менше часу на переконання керівництва в необхідності придбання того чи іншого запасу, підвищити дисципліну використання товарно-матеріальних запасів співробітниками підприємства. Крім того потрібно вести аналіз ефективності використання товарноматеріальних запасів за даними бухгалтерського обліку під безпосереднім контролем керівника підприємства.

Псування при зберіганні, а також фізичне і моральне старіння теж тягнуть за собою збитки. Конструктивні зміни технології виробництва також можуть викликати миттєве старіння наявних запасів сировини і матеріалів. Оптимальний рівень запасів сировини і матеріалів являє собою щось середнє між рівнями «занадто високим» і «занадто низьким». Запаси не можна представляти як єдину категорію, тому що поведінка різних видів сировини і матеріалів різноманітна, необхідно контролювати кожне найменування виробничих запасів. Основними елементами управління запасами з метою прискорення оборотності є: організаційна структура збутової мережі, попит, стратегія управління, формування і контроль запасів.

Висновки

Підсумовуючи викладене у статті, варто відзначити, що радикально змінені умови підвищення ефективності використання товарно-матеріальних цінностей і управління процесом ресурсозбереження відповідає новий підхід до визначення ролі, місця і змісту бухгалтерського обліку. Адже при переході до ринкових відносин при інших рівних умовах і можливостях у вигідному положенні виявляються ті підприємства, які володіють здатністю краще аналізувати стан бухгалтерського обліку та отримати оперативну оцінку достовірності фінансової (бухгалтерської) звітності, яка включає інформацію про стан господарських засобів і джерел їх формування, з метою прийняття ефективних рішень, у тому числі в системі використання і збереження товарно-матеріальних цінностей, швидше адаптуватись до зміни кон’юнктури.

В цих умовах висуваються нові вимоги до організації економічної інформації, до методики і організації бухгалтерського обліку, використання і збереження товарноматеріальних цінностей. Адже у собівартості продукції питома вага витрат матеріальних цінностей складає біля 50−60%. Тому з метою скорочення матеріальних витрат у процесі виробництва і втрат у відходах, зниження собівартості заготовлення матеріалів, ліквідації не виробничих витрат тощо, необхідно вишукати внутрішні резерви економії. Необхідність економічного використання матеріально сировинних ресурсів посилюється також тим, що їх запаси обмежені. Основний шлях досягнення поставленої мети — це прискорення науковотехнічного прогресу і на цій основі впровадження комплексної переробки сировини, ресурсозберігаючої техніки, маловідходних та безвідходних технологій, утилізація вторинних ресурсів та ін.

Список використаних джерел

• 1. Положення (стандарт) бухгалтерського обліку 9 «Запаси», яке було затверджене наказом Міністерства фінансів України № 246 від 20.10.1999 р.
• 2. Бутинець Ф. Ф. Бухгалтерський фінансований облік / Ф. Ф. Бутинець. — Житомир: 1111 «Рута». — 2011. — 608 с.
• 3. Бутинець Ф. Ф. Бухгалтерський управлінський облік: підруч. для студ. вищ. навч. закл. спеціальності 7.50 106 «Облік і аудит» / Ф. Ф. Бутинець, Т. В. Давидюк, Н. М. Малюга, Л. В. Чижевська; [за ред. проф. Ф. Ф. Бутинця. — 2-ге вид., доп. і перероб.]. — Житомир: 1111 «Рута» 2010. — 480 с.
• 4. Бандурка О. М. Фінансово-економічний аналіз / О. М. Бандурка, І. М. Червяков, О. В. Посилкіна. — Харків, 2009. — 393 с.
• 5. Нестеренко Є. Є. Методи обліку товарно-матеріальних запасів: вітчизняний та зарубіжний досвід / Є.Є. Нестеренко // Управління розвитком. — 2013. — № 17. — С. 58−60.