Особливості розгляду номенклатури справ структурного підрозділу

Особливості розробки номенклатури справ структурного підрозділу представлені на рис. 3, а зведеної номенклатури справ — на рис. 4. Зупинимося далі на організації роботи зі зведеною номенклатурою справ безпосередньо після її затвердження. Посадові особи та структурні підрозділи підприємства, в діяльності яких утворюються документи, керуються зведеною номенклатурою справ при розподілі документів у справах, визначенні термінів їх зберігання до передачі в архів і в інших необхідних випадках.

Рисунок 3 — Особливості розробки номенклатури справ структурного підрозділу

З цією метою зведена номенклатура справ тиражується в необхідній кількості примірників, які спрямовуються: — У діловодство (службу ДОП) — в якості робочого примірника; - В архів; - До архівної установи. Структурні підрозділи підприємства отримують у своє розпорядження виписки з відповідних розділів зведеної номенклатури справ.

Рисунок 4 — Особливості розробки зведеної номенклатури справ.

Примірники номенклатури справ та виписки з неї можуть використовуватися в практичній роботі як у паперовому, так і в електронному вигляді.